Elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, Kanzlei-IT

10 Jahre Michgehl & Partner Süd in München: Die Kanzlei der Zukunft in Bayern

Nur um wenige Stunden sind wir am heißesten Tag des Jahres 2015 vorbeigeschrammt, um das 10-jährige Bestehen der Michgehl & Partner Süd GmbH in München zu feiern. Trotzdem lassen sich die Temperaturen beim Jubiläum als hochsommerlich bezeichnen und umso mehr freuen wir uns, dass über 30 Besucher, Kunden und Interessenten den Weg zu unserer Niederlassung am Sendlinger Tor gefunden haben. Nicht nur die kurzfristig beschafften Ventilatoren, auch die inhaltliche Agenda und die Vorstellung der Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft haben dazu beigetragen, dass über vier Stunden hinweg unsere Büro- und Seminarräume den Vorzug vor dem Biergarten erhalten haben.

Wie arbeitet der Anwalt 2020?

Kanzleisoftware RA-MICRO MünchenNach der Begrüßung durch Geschäftsführer Franz-Josef Michgehl und unseren Niederlassungsleiter in München Assessor jur. Reinhard Cebulla konnten wir erneut Rechtsanwältin Andrea Brandenburg von RA-MICRO in Berlin für den Auftaktvortrag gewinnen. Sie zeigte die wesentlichen Entwicklungen im Anwaltsmarkt auf: Zunehmende Anwaltsdichte insbesondere in den Ballungsgebieten und flächendeckende Digitalisierung beschäftigen Anwälte schon heute. Die nötigen Veränderungen finden auf strategischer und organisatorischer Ebene statt. So sind Spezialisierung und Kooperation recht neue Ansätze für viele Anwälte, ebenso wie vermehrte Marketing- und Vertriebs-Aktivitäten. Die Organisation wird durch die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs zwangsläufig umgestellt: Die elektronische Aktenführung bietet jedoch bei richtiger Umsetzung mehr Chancen als Risiken, zum Beispiel massive Senkung von Druck- und Portokosten sowie den vermehrten wertschöpfenden Einsatz von Angestellten, die bisher mit der Aktenorganisation beschäftigt waren.

Die Kanzlei der Zukunft

Kanzleisoftware RA-MICRO, Kanzlei-IT, Elektronischer RechtsverkehrUm die aktuellen und künftigen Veränderungen der Kanzlei-Organisation sicht- und erlebbar zu machen, hat die Michgehl & Partner Süd GmbH eine komplette Kanzlei-Infrastruktur aufgebaut, die alle Anforderungen des elektronischen Rechtsverkehrs bereits heute erfüllt. Dipl.-Kfm. Holger Esseling, Marketingleiter bei Michgehl & Partner erläuterte die Hintergründe zu diesem Projekt. So wurden mittlerweile über 100 ERV-Checks bei Anwaltskanzleien durchgeführt – dabei überprüft Michgehl & Partner anhand eines Fragebogens mit anschließendem Beratungsgespräch und individuellem Leitfaden, wie gut Kanzleien auf den elektronischen Rechtsverkehr vorbereitet sind. Dabei zeigte er die Ergebnisse und den Online-Check auf der neuen Webseite www.elektronischer-rechtsverkehr.net

ModuleDie IT-Experten haben neben einigem Optimierungspotential beim Scannen oder Diktieren auch eklatante Sicherheitslücken in der überwiegenden Zahl der Anwaltskanzleien gefunden: 95% haben noch nie eine wirkliche Rekonstruktion ihrer Datensicherung vorgenommen und wissen im Zweifel überhaupt nicht, ob sich ihre Anwendungsdaten wirklich wieder herstellen lassen. Für eine Rekonstruktion sind Testsysteme der Kanzleisoftware und eine Menge Erfahrung nötig, aber die Datensicherung ist nunmal existenziell für eine Anwaltskanzlei. „Noch letzte Woche hatten wir eine Kanzlei, die alle Daten verloren hat, weil die Datensicherung nicht weit genug zurückreichte“, berichtet Esseling. „Vor solch immensen Schäden möchten wir unsere Kunden bewahren“. Auch Privatkunden-Router, unerledigte Sicherheitsupdates und mangelhafte Virenabwehr sind häufige Probleme in den Kanzleien.

Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. – zum Anfassen

Kanzleisoftware RA-MiCRO, München, Kanzlei, AnwaltDie folgende Pause wurde von den Teilnehmern genutzt, um sich intensiv mit der Ausstattung der Kanzlei der Zukunft zu beschäftigen: Schnelle Dokumentenscanner mit automatischer beidseitiger Texterkennung, Diktiergeräte mit Spracherkennung der neuesten Generation oder moderne Telefonanlagen und –geräte mit Touchscreen und vielen Möglichkeiten zum einfacheren Arbeiten zeigten neue Impulse zur Verbesserung der Kanzlei-Organisation. Neben einer ausführlichen Darstellung eines Datensicherungskonzepts für Kanzleien wurde auch ein Herzstück des Michgehl & Partner Konzepts besser sichtbar: Managed Services. Hierbei werden wesentliche Parameter in der Anwaltskanzlei laufend und lückenlos analysiert, um Fehler in der Kanzlei zu erkennen und zu beheben, bevor sie zum Systemausfall führen. „Wir wissen bereits vor unserem Kunden, wenn ein Problem auftritt und beheben es in der Regel, ohne dass jemand etwas davon mitbekommt“, sagt Franz-Josef Michgehl und ergänzt: „Damit warten wir nicht mehr auf den Notfall, sondern haben das gleiche Interesse wie unsere Kunden: Eine störungsfreie IT“.

Elektronische Kommunikation mit RA-MICRO

Elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, Kanzlei-ITDie Evolution des Arbeitsplatzes: Rechtsanwältin Eva-Maria Bendick, Kanzleiberaterin bei Michgehl & Partner, wählte zum Einstieg in ihr Thema ein kurzes Video, das die Entwicklung des Schreibtischs vom papierverarbeitenden Ort zum aufgeräumten digitalen Arbeitsplatz eindrucksvoll zeigte. Genau diese Entwicklung wurde in vielen Branchen bereits vollzogen und erhält nun Einzug in die Anwaltskanzleien. Bendick zeigte dabei auf, welche verschiedenen Möglichkeiten dabei zur Verfügung stehen, um Dokumente zu digitalisieren, elektronische Workflows anzulegen und signiert, verschlüsselt und sicher mit Gerichten, Anwälten und Mandanten zu kommunizieren.

IT-Sicherheit in der Anwaltskanzlei

Franz-Josef Michgehl, Maximilian Hampe, IT-Sicherheit in der AnwaltskanzleiIm Anschluss zeigten Geschäftsführer Franz-Josef Michgehl und Maximilian Hampe, technischer Consultant bei Michgehl & Partner, welche Gefahren aktuell für Anwaltskanzleien bestehen und tatsächlich in der Praxis zu Schäden führen. So berichteten sie gleich von mehreren Vorfällen des Cryptolocker-Virus, das ganze Kanzlei-Server mitsamt Daten verschlüsselt hat. Für die Decodierung verlangen die Kriminellen ein Lösegeld. Andere Anwaltskanzleien wurden Teil eines weltweiten Botnets und damit zu professionellen Spamversendern wider Willen. Doch wie gelangen solche Schädlinge in die Anwaltskanlei?

elektronischer Rechtsverkehr, erv, bea, kanzleisoftware, ra-microDer Infektionsweg führt fast immer über eine E-Mail oder eine manipulierte Webseite. Hampe hat kurz vor der Veranstaltung noch kurz ein Demonstrationsvirus erstellt, um zu verdeutlichen, wie einfach es ist, Anwender hinters Licht zu führen: So konnte er eine ausführbare Datei mit einem kleinen Trick in ein scheinbares pdf-Dokument verwandeln – für den Nutzer nicht unterscheidbar vom eigentlich sicheren Dateiformat. Mit einem Klick öffnet sich die Anwendung und kann im Kanzleinetzwerk frei und ungehindert agieren.

Doch es ist nicht einmal eigene Programmierung nötig: Viren und Trojaner sind im Internet inklusive Verteilung über Mailkampagnen und Webseiten so einfach zu bestellen wie ein paar Schuhe. Daher ist mit einer weiterhin deutlichen Steigerung der Angriffe zu rechnen. Kanzleien sollten sich entsprechend rüsten, ihre Mitarbeiter sensibilisieren (lassen), moderne Software-Lösungen zum Scannen von E-Mails und Webseiten einsetzen und auf professionelle Router setzen. Begleitet von einem IT-Monitoring und einwandfreier Datensicherung sind so die meisten Gefahren im Vorfeld gebannt.

Chancen und Risiken des elektronischen Rechtsverkehrs

Podiumsdiskussion 10 Jahre Michgehl und Partner Süd, Holger Esseling, Michael Zoebisch, Eva-Maria Bendick, Andrea BrandenburgWas bedeutet denn nun der elektronische Rechtsverkehr für die Anwaltskanzlei – Gefahren oder Chancen? Die abschließende Podiumsdiskussion bot Gelegenheit, mehrere Standpunkte zu betrachten und abzuwägen. Moderiert von Dipl.- Kfm. Holger Esseling brachten RAin Andrea Brandenburg (RA-MICRO), RA Michael Zoebisch (rwzh Rechtsanwälte München) und RAin Eva-Maria Bendick (Michgehl & Partner) ihre Sichten zu Gehör.

RAin Brandenburg zeigte sich naturgemäß als Berufsoptimistin und betonte die großen Chance, die insbesondere in sinkenden Druck- und Portokosten sowie der schnelleren Bearbeitung an jedem Ort liegen. Auch RA Zoebisch bestätigte diese Sicht aus der Praxis heraus: Er habe 2-3 Assistentinnen in der Aktenverwaltung eingespart, die nun mit Mahnbescheiden und weiteren wertschöpfenden Tätigkeiten befasst seien – ein großer Fortschritt für die Kanzlei und für die Kolleginnen.

RAin Bendick brachte einige kritische Töne ein, die sie in der Beratung und Schulung von Kanzleien erfahren hat: So scheuen einige Anwälte die Investitionen in neue IT-Systeme und die nötige organisatorische Umstellung. Darüber hinaus ist auch die Sicherheit der Daten durchaus ein Thema, das Anwälten Sorge bereitet. Genau wie die Handhabung: Eine Handakte wird es auch in einigen Jahren noch geben, da waren sich alle Teilnehmer einig. Dennoch wird es zum Standard, dass die führende Akte in Anwaltskanzleien elektronisch ist.

www.elektronischer-rechtsverkehr.net

Die Organisation in Anwaltskanzleien wird sich in den nächsten Jahren deutlich verändern, so viel ist an diesem Tag klar geworden. Und es gab wohl keinen besseren Ort, um diese Umwälzungen zu erleben, anzufassen und zu diskutieren. Wir freuen uns über das große Interesse und danken allen Teilnehmern für die offene und aktive Mitgestaltung. Besuchen Sie uns auf www.elektronischer-rechtsverkehr.net, um die Weiterentwicklungen der Kanzlei der Zukunft zu verfolgen oder zu testen, wie fit Ihre Kanzlei für den elektronischen Rechtsverkehr ist.