Michgehl & Partner Veranstaltungen und Seminare im April 2015

Seminare, Schulungen, RA-MICRO, ERV, beA, Elektronsicher Rechtsverkehr, Online-Marketing für Anwaltskanzleien, Anwalt, Rechtsanwalt, IT-Sicherheit, Datenschutz, §203 StGB, BDSG, Viren, Trojander173 Seminare führen wir in 2015 bei der Michgehl & Partner GmbH in Nordwalde, Düsseldorf, Dortmund und München durch.  Als zertifizierter RA-MICRO Schulungspartner kennen wir seit 30 Jahren die Abläufe in Anwaltskanzleien und jeden Winkel der Kanzleisoftware RA-MICRO. Dazu stellen wir sichere IT-Infrastrukturen zur Verfügung und beraten Sie zu Datenschutz und Datensicherheit. Diese einzigartige Kombination hilft Ihnen und uns bei der Umsetzung des elektronischen Rechtsverkehrs.  Unsere Seminare im April 2015:

Nordwalde:

15.04.2015: RA-MICRO Kompetenz-Seminar Finanzbuchhaltung I

22.04.2015: RA-MICRO Kompetenz-Seminar Grundkurs / Wiedereinsteiger 

Düsseldorf:

14.04.2015: RA-MICRO Kompetenz-Seminar Finanzbuchhaltung I

21.04.2015: RA-MICRO Kompetenz-Seminar Grundkurs / Wiedereinsteiger 

22.04.2015: RA-MICRO Kompetenz-Seminar Elektronischer Rechtsverkehr und E-Workflow

24.04.2015: Eröffnung der Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft

Dortmund:

15.04.2015: RA-MICRO Kompetenz-Seminar Elektronischer Rechtsverkehr und E-Workflow

16.04.2015: RA-MICRO Kompetenz-Seminar Finanzbuchhaltung I

30.04.2015: RA-MICRO Kompetenz-Seminar Grundkurs / Wiedereinsteiger 

München:

14.04.2015: RA-MICRO Kompetenz-Seminar Grundkurs / Wiedereinsteiger 

16.04.2015: RA-MICRO Kompetenz-Seminar Elektronischer Rechtsverkehr und E-Workflow

21.04.2015: RA-MICRO Kompetenz-Seminar Finanzbuchhaltung I

30.04.2015: RA-MICRO Kompetenz-Seminar Gebühren, Kosten und eigenes Mahnverfahren

RA-MICRO, Kanzleisoftware, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, ERV, Schulung, IT-Sicherheit, IT-Service

Neuigkeiten zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach

RA-MICRO, Kanzleisoftware, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, ERV, Schulung, IT-Sicherheit, IT-ServiceBRAK stellt Prototyp des beA-Clients vor

Im BRAK Magazin Nr 1/2015 stellt ein ausführlicher Bericht Funktionen und erste Details des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches vor. Wir fassen die wesentlichen Informationen für Sie zusammen und bewerten die Auswirkungen auf Anwaltskanzleien

  • Das beA wird über eine Internet-Anwendung per Browser (zum Beispiel Internet Explorer, Firefox oder Safari) erreichbar sein
  • Ebenso entwickeln die Hersteller von Kanzleisoftware Schnittstellen, mit denen die elektronische Kommunikation direkt aus der Kanzleisoftware heraus möglich sein wird
  • Das besondere elektronische Anwaltspostfach wird von der Grundstruktur her bekannten Systemen wie Outlook ähneln: Posteingang, Postausgang, Enwürfe, Papierkorb, gesendete Nachrichten, weitere Ordner, Sortier- und Ansichtsfunktion
  • Zusammenfassung der Posteingängen und Ausgänge mehrerer Rechtsanwälte in einem virtuellen Kanzleipostfach, detailliertes Rechtesystem zur Steuerung der Lese- und Bearbeitungs- und Sendebefugnisse
  • Anbindung des beA an das bundesweite anwaltliche Anwaltsverzeichnis zur eindeutigen Authentifizierung
  • Eine qualifizierte elektronische Signatur in herkömmlicher Form (Signaturkarte und Lesegerät) wird nicht mehr nötig sein
  • Ende-zu-Ende Verschlüsselung mit 256 Bit AES ohne zwischenzeitige Entschlüsselung
  • Alle Server des Systems stehen in Deutschland und entsprechen deutschem Datenschutz
  • Technische Entwicklung bis Sommer 2015 abgeschlossen. Design der Weboberfläche wird Mitte 2015 vorgestellt.
  • Testläufe mit Kanzleisoftware und Testkanzleien in 2015

 

Einfach, sicher, aber isoliert

Zusammenfassend stellen wir fest: Der Zugriff auf den elektronischen Posteingang wird im beA-Client einfach und sicher möglich sein. Ab dem 01.01.2016 wird die Installationsdatei für das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach nicht mehr zum Download zur Verfügung stehen und nach einer Übergangsfrist vollständig durch das besondere elektronische Anwaltspostfach ersetzt. Für die effektive Nutzung des beA ist allerdings die Einbindung in eine Kanzleisoftware dringend zu empfehlen.

 

Einbindung des beA in den RA-MICRO e-Workflow

Wenn Sie in der Anwaltskanzlei Schriftsätze über das besondere elektronische Anwaltspostfach erhalten, möchten Sie diese vermutlich nicht ausdrucken und für die weitere Bearbeitung Ihren Papierakten hinzufügen. Vielmehr sollte die Nachricht nahtlos in Ihren RA-MICRO Posteingang gelangen und vor dort aus mit dem e-Workflow weiter bearbeitet werden – spätestens zur Einführung der wechselseitigen Kommunikation mit den Gerichten. So vermeiden Sie Medienbrüche, damit einhergehende Fehlerquellen und Kosten für das Ausdrucken und Einscannen.

 

SQL-Server ist Voraussetzung für die Nutzung der RA-MICRO Schnittstelle zum beA

RA-MICRO stellt eine Schnittstelle zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach zur Verfügung, mit dem Sie Nachrichten direkt in Ihr E-Postfach importieren. Von dort aus können Sie elektronische Notizen und Verfügungen ergänzen, die Dokumente weiterleiten und letztlich mit zusätzlichen Dokumenten versenden. Für die Nutzung dieser Schnittstelle ist es allerdings zwingend erforderlich, dass Kanzleien einen SQL-Server betreiben. Bis sieben Arbeitsplätze reicht hier die kostenlose SQL-Express Version aus, ab acht Arbeitsplätzen wird mindestens SQL Standard vorausgesetzt. Die Datenhaltung in RA-MICRO wird im Zuge der Softwareentwicklung für den elektronischen Rechtsverkehr vollständig alternativ zum file-basierten System auf SQL umgestellt. Gerne unterstützen wir Sie bei der Vorbereitung und Einrichtung, damit Sie gut vorbereitet in den elektronischen Rechtsverkehr starten. Sprechen Sie uns einfach an.

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IT-Panne des Monats März: Telekom sperrt Internetanschluss

URLZone2, Virus, Botnetz, Spam, IT-Sicherheit, Sperrung, Internetverbindung, Telekom, Speedport, Häufig sind es die kleinen Pannen, die in Summe zu großen Problemen führen. Auch im März möchte ich Ihnen die IT-Panne des Monats nicht vorenthalten. In der Hauptrolle ist dieses Mal seit langer Zeit wieder eine Frau, nennen wir sie Bärbel. Bärbel macht eigentlich nur einen kleinen Flüchtigkeitsfehler, der sich zusammen mit weiteren Nachlässigkeiten in der IT der Kanzlei allerdings zur Resonanzkatastrophe entwickelt. Aber lesen Sie selbst.

Wir haben kein Internet mehr

Wie so oft beginnt die Geschichte aus unserer Perspektive mit einem klingelnden Telefon. Witzig ist übrigens, dass man nach einem wirklichen Problemanruf denkt, das Telefon hätte vorher lauter geklingelt als sonst, zumindest irgendwie anders, aggressiver. Am anderen Ende eine aufgelöste Bärbel, in deren Kanzlei keine Internetverbindung besteht. Ob sie schon mit dem Internet-Anbieter telefoniert habe? Ja, das sei ja das Schlimme: Der Anschluss wurde vorübergehend gesperrt, weil von der Kanzlei ein hohes Volumen an Spam-Nachrichten ausgehe. Von Bärbels Kanzlei! In ihrem Namen!

Nichtstun kann schön sein, „Nichts-tun-können“ eher nicht!

Der Schaden für den Ruf der Kanzlei ist das eine – vielleicht merkt es ja keiner. Auf der anderen Seite kann in der Kanzlei erstmal nicht gearbeitet werden. Bei elf Mitarbeitern ist das ein bisschen mehr als ärgerlich. Wie gut, dass unser Techniker am Michgehl & Partner Standort Düsseldorf als schnelle Eingreiftruppe bereitsteht und dem Problem auf den Grund geht.

Telekom? Das hefte ich mal ab.

Wie kommt es denn eigentlich zur Sperrung des Anschlusses? Auf Nachfrage stellt sich heraus, dass die Telekom bereits vor Wochen eine Ankündigung zur Sperrung gesendet hat. Aber Bärbel hat die nie erhalten. Oder doch? Telekom – da gibt es doch einen Ordner… Und tatsächlich: Zwischen den Rechnungen findet sich der freundliche Brief des Telekom Abuse Teams, mit der Bitte, die missbräuchliche Nutzung des Breitbandanschlusses doch einzustellen. Bärbel hatte ihn im Eifer des alltäglichen Gefechts für eine Rechnung gehalten und wie gewohnt abgeheftet. Kann ja mal passieren…

Von Auslösern und Ursachen

Ohne Bärbels Fehler wäre es nicht zur Sperrung gekommen. Die Ursache liegt allerdings, wie so häufig, in der mangelhaften IT-Ausstattung der Kanzlei. Das müssen wir bei der Fehlersuche und Behebung am eigenen Leibe erfahren. Im ersten Schritt trennen wir den befallenen Rechner vom Netz. Aber welcher Arbeitsplatz ist denn befallen? „Hoffentlich hat Bärbels Chef ein paar Euro für einen professionellen Router ausgegeben, der alle Netzwerkaktivitäten protokolliert“, denkt unser Techniker auf seinem kurzen Fußweg, der vor einem Speedport Router endet. Es gibt so Tage, da bleibt man besser im Bett. Für einen echten Vollblut-ITler fängt es jetzt allerdings erst an, richtig spannend zu werden.

Die schwierige Suche nach der einfachen Lösung

Mithilfe eines sogenannten Sniffers sucht unser Techniker nach dem infizierten Computer. Das Schnüffel-Tool zur Netzwerkanalyse, das auch gerne zur Spionage eingesetzt wird, durchsucht das Kanzleinetzwerk nach Auffälligkeiten im Datenverkehr. Schließlich kann ein Rechner eindeutig identifiziert werden, der mit dem Virus URLZone2 zum Bestandteil eines Botnetzes gemacht wurde und seitdem in unregelmäßigen Abständen haufenweise Spam-Nachrichten versendet. Nun ist die Lösung brutal, aber einfach: Es hilft nichts, außer den Rechner komplett neu aufzusetzen. Gut dass Bärbel eine aktuelle Datensicherung – ach, wir fragen gar nicht erst… Das Problem ist nach 5 Arbeitsstunden behoben, die Internet-Sperre wird am nächsten Tag aufgehoben. Der Gesamtschaden insbesondere durch ausfallende Arbeitszeit beläuft sich auf 5.000 €.

Die Moral von der Geschicht

Es gibt eine ganze Reihe von Tipps, die wir abschließend zur Vermeidung solcher Zwischenfälle oder zur Reduzierung des Schadens geben möchten

  1. Lesen Sie Ihre Briefe, bevor Sie sie abheften
  2. Verwenden Sie einen professionellen Router und keine Privatgeräte
  3. Nutzen Sie eine Managed Antivirus Software, die von anderen Vorfällen weltweit in Echtzeit lernt und auch neueste Schädlinge entdeckt
  4. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Erkennung böswilliger Mails und schadhafter Anwendungen
  5. Setzen Sie eine Mail Protection Software ein, um Viren und Trojaner VOR der Zustellung im Rechenzentrum ausführlich überprüfen zu lassen.

Darf man darüber eigentlich lachen?

Wir hoffen, unsere kleine Geschichte hat Sie amüsiert. Ehrlich gesagt wäre es mir am liebsten, wenn Sie schmunzeln oder herzlich lachen und es Ihnen dann doch ein bisschen im Halse stecken bleibt. Darf man das sagen? Ich finde ja. Sie sind ein Profi. Sie sind Rechtsanwalt mit besonderen Verschwiegenheits- und Sorgfaltspflichten. Wir möchten Sie bestmöglich beim Schutz Ihrer Daten und Ihrer Infrastruktur unterstützen. Wir machen Kanzlei. IT. Einfach. Sicher.

 

 

 

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Positionierung schafft Klarheit – für Unternehmen und Kunden

Michgehl und Partner, IT-Service, Positionierung, EKS, Engpass-konzentrierte Strategie, EKS Phasen, Workshop, Kanzleisoftware, Rechtsanwalt, anwalt software, Manchmal sind große Veränderungen von außen kaum sichtbar. So würde wohl niemand auf die Idee kommen, dass hinter der Veränderung des Michgehl & Partner Logos ein halbes Jahr Strategie-Arbeit steckt. Natürlich haben wir nicht 6 Monate für ein neues Bild gebraucht – es symbolisiert jedoch einige grundlegende Entscheidungen, die wir in dieser Zeit getroffen haben. Zusammengefasst haben wir uns noch klarer fokussiert auf unsere Zielgruppe Rechtsanwälte und den Nutzen, Ihnen das Arbeiten in der Kanzlei so sicher und einfach wie möglich zu machen – Kanzlei.IT. Einfach. Sicher.

Warum sollte sich jedes Unternehmen (und jede Anwaltskanzlei) positionieren?

In erster Linie geht es um bewusste Entscheidungen. Das Ergebnis ist zweitrangig. Steuern Sie Ihr Unternehmen aktiv oder werden sie gesteuert? Wer sich zwei Tage gemeinsam zurückzieht, trifft bessere Entscheidungen als Einzelpersonen im hektischen Alltag. Eine klare Positionierung hilft bei der Herausbildung von besonderen Stärken. So können bessere Lösungen für klar definierte Kundengruppen entwickelt werden. Sie behalten leichter den Überblick über Ihre Kunden, kennen deren Probleme besser und ihre Botschaften kommen ohne Streuverlust an. Ein Problem richtig zu durchdenken und überzeugend zu lösen, hat viele Vorteile. Aber das wichtigste ist die bewusste Entscheidung.

Wie läuft eine Positionierung ab?

Wir haben uns bei der Reflektion und Ausrichtung unseres Unternehmen stark an die Engpass-konzentrierte Strategie (EKS) angelehnt, da ich (Holger Esseling, Marketingleiter Michgehl & Partner) hier bereits praktische Erfahrung in der Moderation und praktischen Anwendung habe. Leicht abweichend haben wir allerdings die Fähigkeiten gar nicht so sehr betont, da sie teils relativ leicht erlernbar sind. Die wichtigsten Schritte sind die Konzentration auf eine Zielgruppe und das Finden der wichtigsten Bedarfe sowie einer richtig guten Lösung dafür. Und das schafft ein kleines mittelständisches Unternehmen nicht für zehn Zielgruppen, sondern für eine. Der Ablauf im Überblick:

Phase 1: Bestandsaufnahme und Stärken

Phase 2: Aussichtsreichstes Geschäftsfeld / Spezialgebiet

Phase 3: Aussichtsreichste Zielgruppe

Phase 4: Brennendstes Problem der Zielgruppe

Phase 5: Innovationsstrategie

Phase 6: Kooperations-Strategie

Phase 7: Konstantes Grund-Bedürfnis

Phase 1 – Ganz ehrlich: Was können wir richtig gut und was nicht?

Diese Frage ist häufig nicht einfach zu beantworten, insbesondere für vertriebsorientierte Menschen, die den ganzen Tag verkaufen, dass ein Unternehmen alles brillant beherrscht. Hinzu kommt die Sorge: Wenn wir das nicht mehr verkaufen, dann verkaufen wir doch weniger. Wir haben unsere Leistungen ehrlich hinterfragt und auch die Entwicklungen der eigenen Umsätze und jeweiligen Motivation sowie Marktprognosen, Trends, und Wettbewerber angesehen. Das Ergebnis wurde von allen Vertriebsmitarbeitern gemeinsam erarbeitet und war stimmig:

  • Wir sind bundesweit einer der erfahrensten Experten für RA-MICRO Kanzleisoftware und können sie daher sehr gut verkaufen, installieren, schulen und betreuen.
  • Wir kennen die Abläufe in Anwaltskanzleien sehr gut. So können wir Prozesse verbessern und durch den Einsatz von IT-Lösungen Kosten senken und Ergebnisse erhöhen
  • Wir kennen die Sicherheitslücken in Anwaltskanzleien sehr gut. So können wir Lösungen genau für diese Schwachstellen entwickeln.
  • Der elektronische Rechtsverkehr ist gesetzlich festgeschrieben und führt zur Digitalisierung aller Anwaltskanzleien. Wir beschäftigen selber Rechtsanwälte, beobachten alle Entwicklungen im IT-Markt und im juristischen Markt. Damit schaffen wir eine einzigartige Verbindung.
  • Wir sind keine Händler, aber auch keine Berater. Wir sind Dienstleister, die auch handeln und auch beraten. Im Kern allerdings stellen wir Leistungen für Anwälte gegen monatliche Entgelte zur Verfügung. Es macht uns Freude, und das ist wesentlich, im Hintergrund laufend für die Sicherheit unserer Kunden zu sorgen.

Phasen 2 und 3 – Machen ist machbar, Lassen ist wirklich schwer

In den nächsten beiden Schritten geht es um eine scheinbar einfache Frage: Welche Leistung wollen wir für wen erbringen? Dabei sind verschiedene Arten der Spezialisierung genauso zu berücksichtigen wie die Zielgruppe. Und ganz wichtig: Es ist von großer Bedeutung, was das gesamte Team mit Freude macht und was nicht. Schnell sind wir uns einig, dass unsere Zielgruppe Rechtsanwälte sind. Und diese Definition wurde noch deutlich verfeinert, bis wir wirklich die Gesamtheit von Menschen vor Augen hatten, die wir damit meinen: Rechtsanwälte in Kanzleien bis 50 Mitarbeiter, die einen professionellen Anspruch an IT-Lösungen haben und sich noch in weitere Untergruppen teilen lassen.

Neukunden-Akquise? Ja! Nein, doch nicht.

Doch was bedeutet das? Verkaufen wir unsere guten Sicherheitslösungen an mittelständische Unternehmen? NEIN! Sprechen wir aktiv Großkanzleien an? NEIN! Wir konzentrieren uns auf unsere Zielgruppe. Auf Basis von Marktdaten und eigenen Kundenbetrachtungen können wir die 160.000 Anwälte in Deutschland weiter differenzieren: Von 54.000 Kanzleien sind 15.000 RA-MICRO Kanzleien, 10.000 dieser Kanzleien kennen wir bereits und stehen in einer mehr oder weniger festen Kommunikationsbeziehung mit ihnen. Ca. 1000 davon können wir als Kunden bezeichnen. Das sind wichtige Erkenntnisse: Wir müssen keine neuen Kontakte generieren, wir müssen den bestehenden Kontakten besseren Nutzen bieten. Das sind völlig verschiedene Aufgaben. Also konzentrieren wir uns auf die Verbesserung unserer Leistungen RA-MICRO Kanzleisoftware und sichere IT-Systeme für Kanzleien.

Phase 4 – Engpass-Analyse: Wann platzt der Knoten?

Die schönste Frage, um den Sinn dieser Phase zu verbildlichen: „Wann werden Sparsame verschwenderisch?“. Was also ist der zentrale Engpass? Was hält unsere Zielgruppe davon ab, bei uns zu kaufen? Hier fragen wir nochmal intensiv weiter und geben uns nicht mit der erstbesten Lösung zufrieden. Ein zentraler Engpass unserer Kunden: Sicherheit und Orientierung. Die IT wird immer wichtiger, gerade im Zuge des elektronischen Rechtsverkehrs und der damit verbundenen Digitalisierung. Hinzu kommen besondere rechtliche Pflichten für Rechtsanwälte im Straf- und Berufsrecht. Wir wollen diese Orientierung bieten, diese Sicherheit gewährleisten. Wie genau wir das umsetzen, wird in Workshops am zweiten Tag konkretisiert.

Kanzlei. IT. Einfach. Sicher.

An dieser Stelle, nach Phase vier, ist die eigentliche Positionierung abgeschlossen. Unsere Mission diskutieren wir lebhaft und einigen uns auf die kurze Formel: Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. In weniger Worten kann man nicht zum Ausdruck bringen, was wir im Kern machen. Wir machen IT-Systeme für Kanzleien einfach und sicher. Und alle vier Elemente sind gleichermaßen wichtig, ohne dass ein fünftes fehlen würde. Als Moderator bin ich nach einem halben Tag Arbeit ziemlich zufrieden mit diesem Ergebnis.

Phasen 5 und 6 – Innovation und Kooperation: Make or Buy?

Die beiden folgenden Phasen dienen letztlich dazu, die Unternehmensmission besser zu erfüllen. Welche Innovationen benötigen wir noch, um den Nutzen für unsere Kunden zu erhöhen? Was können wir selbst und was kann ein anderes Unternehmen besser für uns machen? Wir stellen fest, dass wir bessere Möglichkeiten der Vorführung benötigen – eine eigene Kanzlei als internes Labor und Präsentationsmöglichkeit für Anwälte wäre optimal. Aufbereitete Informationen zum elektronischen Rechtsverkehr und zur Kanzleiorganisation wären hilfreich, um dem Kunden gegenüber deutlich zu machen, dass wir mehr sind als der Verkäufer seiner IT-Systeme. Viele weitere gute Ideen und Kampagnen konnten in dieser Phase generiert werden.

Phase 7 – Das konstante Grundbedürfnis: Die Elementarschaden-Versicherung

Zum Abschluss stellt sich noch eine Frage: Wenn sich das Umfeld ändert, verschwindet dann das Bedürfnis, auf das wir uns gerade spezialisieren? Um das zu verhindern, sollte ein konstantes Grundbedürfnis identifiziert werden, das über kurzfristige Trends hinaus geht. Würden wir uns nur auf den elektronischen Rechtsverkehr stürzen, könnte es sein, dass wir 2022 unsere Existenzberechtigung verlieren. Anwaltskanzleien, die sichere und einfache IT-Strukturen benötigen, wird es allerdings auch dann noch geben. Unser Ziel ist der Zielgruppenbesitz: Wenn es um Kanzlei-IT geht, dann sind wir der erste Ansprechpartner unserer Zielgruppe.

Und? Hat es etwas gebracht?

Strategie-Workshops werden von Pragmatikern häufig belächelt – und manchmal zu Recht. „Was Ihr in der Zeit alles hättet arbeiten können“, lautet dann der Vorwurf bloßer Zeitverschwendung. In diesem Fall ist es allerdings offensichtlich, dass wir unsere Zeit kaum besser hätten investieren können. Das sollen nur drei Ergebnisse zeigen, die in den letzten Monaten seit dem Workshop erreicht wurden:

  • Verdoppelung der Klickrate im Newsletter: Wir haben die Inhalte unseres Newsletters konsequent an den Interessen unserer Kunden ausgerichtet und mehr Aufwand in die Erstellung guten Contents gesteckt. Ergebnis: Wir erreichen mit jedem Newsletter doppelt so viele Kunden.
  • Steigerung der Online-Buchungen um 200%: Unsere Idee einer eigenen Kanzlei haben wir mit der Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft umgesetzt. Allein die Ankündigung (im mittlerweile besser gelesenen Newsletter) führt dazu, dass die Mindestteilnehmerzahl der Veranstaltung nach kurzer Zeit erreicht ist. Früher waren dafür tausende Print-Einladungen nötig.
  • Über 30% Antwortquote auf ein Mailing: Die Idee „Orientierung geben“ haben wir konsequent umgesetzt in Bezug auf den Trend „elektronischer Rechtsverkehr“. So haben wir den Michgehl & Partner ERV-Check entwickelt, mit dem Anwälte prüfen können, wie fit ihre Kanzlei für die anstehenden Herausforderungen ist. Über 30% der Kanzleien sendeten uns vollständig ausgefüllte vierseitige Fragebögen. Eine Antwortquote von 1% war bisher der Durchschnitt.

Und das alles nur durch Positionierung?

Jeder amerikanische Wirtschaftsautor würde schreiben: Sicher! Das ist eine Wunderwaffe! Ich wünsche mir da immer mehr Bescheidenheit. Ganz ehrlich: Wir wissen es nicht genau. Wir treffen seit dem Workshop offenbar besser die Themen unserer Kunden und wir haben uns ein paar Kampagnen sehr genau überlegt und sie waren überaus erfolgreich. Viele Überlegungen wurden allerdings auch in der Zeit vor und nach dem Workshop entwickelt und verfeinert. Einige Effekte wären auch ohne die Zusammenkunft bestimmt eingetreten. Entscheidend für diese Erfolge ist es, sich ehrlich zu hinterfragen und sich in den Kunden hinein zu versetzen, erst an den Kundennutzen und dann an Geld zu denken. Geld folgt automatisch, wenn die Lösung gut ist.

 

Crypto-Virus: IT-Service hilft

IT-Panne des Monats Februar: Lösegeld oder Daten weg

Crypto-Virus: IT-Service hilftEs gibt so Fälle, da kann einem ein Kunde einfach nur leid tun. Insbesondere wenn er sich auf einen scheinbar professionellen IT-Dienstleister verlässt, um das wahre Ausmaß seiner Inkompetenz erst im Schadensfall kennen zu lernen.  So wie bei unserer IT-Panne des Monats Februar. Was ist geschehen?

Cryptovirus verschlüsselt RA-MICRO Daten

Einmal mehr ruft ein aufgeregter Rechtsanwalt an, nennen wir ihn Hans. Hans kann nicht mehr auf seine Kanzleisoftware RA-MICRO zugreifen und wird stattdessen aufgefordert, eine Lösegeldzahlung in Höhe von 300 US-$ in Bitcoins vorzunehmen. Gut, der Schaden wäre überschaubar – aber werden die Daten dann wirklich entschlüsselt? Also erstmal den IT-Dienstleister des Vertrauens hinzuziehen, denkt sich Hans. Bis hierher hat er also alles richtig gemacht.

Woran erkennt man einen guten IT-Dienstleister?

In den folgenden Stunden zeigt sich, dass Hans‘ Fehler weiter vorne lag: Er hat den falschen IT-Dienstleister ausgewählt – und bis der Notfall eintrat, konnte er das nicht einmal bemerken. Es lief doch immer alles. Jetzt allerdings werden die großen Sicherheitslücken der Kanzlei genau so offensichtlich wie die Unfähigkeit, das System strukturiert wieder herzustellen. Die Qualität eines IT-Systemhauses erkennt der Laie erst im Notfall – oder daran, dass überhaupt ein Notfall daraus wird.

Wie kommt ein Virus in die Kanzlei?

Machen wir uns nichts vor: Es gibt keine 100% Sicherheit, wenn es um die Abwehr digitaler Angriffe und Schadsoftware geht. Auf der anderen Seite gibt es einfache Lösungen, um über 99% aller Bedrohungen zu vermeiden. Die meisten Schadprogramme kommen per E-Mail oder über manipulierte Webseiten ins IT-System. Geeignete Absicherungen sind professionelle Virenschutzlösungen, Firewalls und Router für den professionellen Einsatz und zusätzliche Mail- und Web-Protection Software. Doch selbst bei der besten Ausstattung kann niemand eine Garantie auf Virenfreiheit übernehmen – da möchten wir gar nicht auf unserem Marktbegleiter herumhacken.

Wie entfernt man ein Virus?

Ist der Schaden erstmal eingetreten, offenbart sich die Professionalität eines IT-Systemhauses und im vorliegenden Fall die Inkompetenz: Alle Versuche, den Virus zu entfernen, schlugen fehl. Doch es ist vor allem der Fehler aller Fehler, der den Zwischenfall zur Katastrophe werden lässt: Unzureichende Datensicherung. So installierte der IT-Dienstleister den Server neu – spielte die Datensicherung auf – und damit leider auch den Virus, der umgehend seine Arbeit aufnahm… Und es kommt noch schlimmer: Eine „saubere“ Datensicherung war überhaupt nicht mehr vorhanden. Der Virus befand sich vor seiner Aktivierung schon mehrere Tage im System und eine professionelle Datensicherung über mehrere Generationen wurde nie eingerichtet. Leider merkt man erst hinterher, ob vorher gute Arbeit geleistet wurde.

Daten sichern!

Aber irgendwie ist es auch gut, dass es IT-Pfuscher gibt: So kommen regelmäßig verzweifelte Menschen zu uns und werden treue Kunden, so wie Hans. Wir haben seinen Server neu aufgesetzt, die Kanzleisoftware von Grund auf neu installiert und die wesentlichen Daten aus der Sicherung retten und wieder importieren können. Das hat unsere Zeit und sein Geld gekostet. Daher ist er jetzt auch sehr offen für eine professionelle Datensicherung mit dem M-IT Backup von Michgehl & Partner. Damit aus dem nächsten Fall kein Notfall wird.

 

RA-MICRO, Kanzleisoftware, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, ERV, Schulung, IT-Sicherheit, IT-Service

Eröffnung der Kanzlei der Zukunft am 24.04.2015 in Düsseldorf

RA-MICRO, Kanzleisoftware, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, ERV, Schulung, IT-Sicherheit, IT-ServiceDiesen Termin sollten sich Rechtsanwälte schon jetzt in den Kalender schreiben: Am 24. April 2015 eröffnen wir die „Kanzlei der Zukunft“ in Düsseldorf. Erleben Sie hautnah, wie sich die anwaltliche Arbeit in den nächsten Jahren anfühlen wird. Wir bauen eine komplette Kanzlei-IT in Düsseldorf auf, um alle Anwendungsszenarien der digitalen Kanzlei erlebbar zu machen.

Fachvorträge, ERV-Check und Podiumsdiskussion

Die Eröffnungsveranstaltung am 24.04. wird begleitet von anwaltlichen und organisatorischen Fachvorträgen und Diskussionen. Erneut konnten wir Rechtsanwältin Andrea Brandenburg von RA-MICRO gewinnen, die uns einen Einblick in die mobile und digitale Arbeitsweise von morgen geben wird. Mit weiteren Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten führen wir eine Podiumsdiskussion zum Thema „Chancen und Risiken der digitalen Kanzlei“ – mit reger Beteiligung des Publikums. Darüber hinaus können alle Teilnehmer vor Ort kostenlos überprüfen lassen, ob ihre Kanzlei fit ist für den elektronischen Rechtsverkehr. Dabei werden auch Themen der IT-Sicherheit intensiv beleuchtet. Die Highlights der Agenda im Überblick:

–       „Wie arbeitet der Anwalt 2020?“ – Vortrag von RAin Andrea Brandenburg, RA MICRO

–       IT-Sicherheit in der Anwaltskanzlei mit Live Hacking – Vortrag von Franz-Josef Michgehl, Geschäftsführer Michgehl & Partner

–       Elektronische Kommunikation mit RA-MICRO – Vortrag von RAin Tina Ablas und Dipl.-Betriebswirt Jürgen Hennecke

–       Podiumsdiskussion „Chancen und Risiken der digitalen Kanzlei“ – moderiert von Dipl.-Kfm. Holger Esseling mit anwaltlicher Beteiligung

–       Kostenloser ERV-Check für Ihre Kanzlei

RA-MICRO Kanzleisoftware

Ein wesentlicher Bestandteil unserer Kanzlei der Zukunft ist RA-MICRO Kanzleisoftware. Mit einem digitalen Workflow und mobilem Nutzerkonzept ist die Software bestens vorbereitet für den elektronischen Rechtsverkehr. Allerdings sind dafür einige Vorbereitungen zu treffen, was die Datenstruktur und die Abläufe in der Kanzlei betrifft. Das nötige Wissen dazu vermitteln wir in Schulungen und Seminaren – und bei der Eröffnung in Düsseldorf.

Digitale Signatur, Briefköpfe und e-Brief

Die anwaltliche Kommunikation wird digital. An die Stelle von Briefen treten auf kurz oder lang e-Briefe. Dafür sind ebenfalls Voraussetzungen zu schaffen: Kartenlesegeräte und Signaturkarten stellen die eindeutige Identifikation für das besondere elektronische Anwaltspostfach sicher. HTML-Briefköpfe lassen auch Ihre elektronische Kommunikation hochwertig erscheinen.

Scannen und e-Workflow

Eine weitere Anforderung wird es in naher Zukunft sein, effizient Dokumente einzuscannen. Heute wird in den meisten Kanzleien lediglich bei Bedarf vereinzelt eingescannt. In den nächsten fünf Jahren wird es die Regel werden, den gesamten Posteingang zu digitalisieren. Hierfür sollten die Methoden bekannt sein, beispielsweise der direkte Scan in eine Akte oder der Stapelscan, der es ermöglicht, den gesamten Posteingang in einem Vorgang zu scannen. Im weiteren Verlauf wird dann die Bedeutung der Ablauforganisation für digitale Akten in RA-MICRO deutlich.

IT-Sicherheit

Eines wird bei der Betrachtung dieser Entwicklungen deutlich: Die Bedeutung der IT nimmt in Anwaltskanzleien dramatisch zu. Insbesondere müssen die Systeme gegen Angriffe und Datenverluste abgesichert werden. Wir stellen hingegen immer wieder drastische Sicherheitslücken in Kanzleien fest, die schon heute nicht existieren dürften – und morgen erst recht nicht. Hier ein Auszug der wichtigsten Tipps aus der Praxis für die Praxis:

–       Datensicherungen sollten automatisch, an mehreren Orten und in mehreren Generationen erfolgen

–       Es muss auch mal überprüft werden, ob sich die Daten tatsächlich wieder herstellen lassen

–       Sensible Daten sollten nur verschlüsselt abgelegt werden

–       Privatkunden-Router gehören nicht in die Anwaltskanzlei

–       Updates und Patches sollten für alle wesentlichen Anwendungen automatisch erfolgen

–       Mails können vor der Zustellung im Rechenzentrum auf Viren und Trojaner überprüft werden, damit nur „saubere“ Post Ihre Kanzlei erreicht

–       RA-MICRO Anwender müssen in 2015 einen SQL-Server bereit stellen, sonst wird die Schnittstelle zum beA nicht funktionieren

–       MICROSOFT Server 2003 läuft Mitte des Jahres aus und muss vorher ersetzt werden – so langsam werden die Termine knapp

Kanzlei. IT. Einfach. Sicher.

All diese Themen bringen wir nicht nur an diesem einen Tag zusammen – sie sind Kernbestandteil unserer Unternehmensmission: Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. Sie sollen so einfach und sicher wie möglich arbeiten können. Dafür bauen wir die Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft. Als Labor für die Weiterentwicklung der IT-Systeme, die Sie täglich unterstützen. Als klares Statement unserer Mission. Als Musterkanzlei, um die teils abstrakten Lösungen vor Ort erleben zu können. Besuchen Sie uns – am 24.04.2015 in Düsseldorf. Weitere Informationen und die Anmeldung finden Sie hier