Sekt Michgehl und Partner IT-Service IT-Sicherheit Kanzleisoftware

10 Jahre Michgehl & Partner Süd GmbH in München

Michgehl & Partner Süd GmbH, IT-Service München, Kanzleisoftware München, RA-MICRO MünchenWie die Zeit vergeht: Im Sommer 2015 ist es schon 10 Jahre her, dass sich die Michgehl & Partner Süd GmbH in München niedergelassen hat. Seitdem unterstützen wir Rechtsanwälte in Bayern bei der Kanzleiorganisation und IT-Sicherheit. Unseren Jahrestag möchten wir mit allen Kunden gebührend feiern und laden Sie herzlich ein, am 3. Juli in die Augsburgerstraße zu kommen. Dort bauen wir für Sie unsere Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft auf: Erleben Sie hautnah, wie sich die digitale und mobile anwaltliche Arbeit in den nächsten Jahren anfühlen wird und sichern Sie Ihre Teilnahme gleich hier.

Fachvorträge, ERV-Check und Podiumsdiskussion

Das Jubiläum am 3. Juli wird begleitet von anwaltlichen und organisatorischen Fachvorträgen und Diskussionen. Erneut konnten wir Rechtsanwältin Andrea Brandenburg von RA-MICRO gewinnen, die uns einen Einblick in die mobile und digitale Arbeitsweise von morgen geben wird. Mit weiteren Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten führen wir eine Podiumsdiskussion zum Thema „Chancen und Risiken der digitalen Kanzlei“ – mit reger Beteiligung des Publikums. Darüber hinaus können alle Teilnehmer vor Ort kostenlos überprüfen lassen, ob ihre Kanzlei fit ist für den elektronischen Rechtsverkehr. Dabei werden auch Themen der IT-Sicherheit intensiv beleuchtet. Die Highlights der Agenda im Überblick:

- „Wie arbeitet der Anwalt 2020?“ – Vortrag von RAin Andrea Brandenburg, RA MICRO

- IT-Sicherheit in der Anwaltskanzlei mit Live Hacking – Vortrag von Franz-Josef Michgehl, Geschäftsführer Michgehl & Partner

- Elektronische Kommunikation mit RA-MICRO – Vortrag von RAin Tina Ablas und RAin Eva-Maria Bendick

- Podiumsdiskussion „Chancen und Risiken der digitalen Kanzlei“ – moderiert von Dipl.-Kfm. Holger Esseling mit anwaltlicher Beteiligung

- Kostenloser ERV-Check für Ihre Kanzlei

RA-MICRO Kanzleisoftware

Ein wesentlicher Bestandteil unserer Kanzlei der Zukunft ist RA-MICRO Kanzleisoftware. Mit einem digitalen Workflow und mobilem Nutzerkonzept ist die Software bestens vorbereitet für den elektronischen Rechtsverkehr. Allerdings sind dafür einige Vorbereitungen zu treffen, was die Datenstruktur und die Abläufe in der Kanzlei betrifft. Das nötige Wissen dazu vermitteln wir in Schulungen und Seminaren – und beim Jubiläum 10 Jahre Michgehl & Partner Süd GmbH in München.

Digitale Signatur, Briefköpfe und e-Brief

Die anwaltliche Kommunikation wird digital. An die Stelle von Briefen treten auf kurz oder lang e-Briefe. Dafür sind ebenfalls Voraussetzungen zu schaffen: Kartenlesegeräte und Signaturkarten stellen die eindeutige Identifikation für das besondere elektronische Anwaltspostfach sicher. HTML-Briefköpfe lassen auch Ihre elektronische Kommunikation hochwertig erscheinen.

Scannen und e-Workflow

Eine weitere Anforderung wird es in naher Zukunft sein, effizient Dokumente einzuscannen. Heute wird in den meisten Kanzleien lediglich bei Bedarf vereinzelt eingescannt. In den nächsten fünf Jahren wird es die Regel werden, den gesamten Posteingang zu digitalisieren. Hierfür sollten die Methoden bekannt sein, beispielsweise der direkte Scan in eine Akte oder der Stapelscan, der es ermöglicht, den gesamten Posteingang in einem Vorgang zu scannen. Im weiteren Verlauf wird dann die Bedeutung der Ablauforganisation für digitale Akten in RA-MICRO deutlich.

IT-Sicherheit

Eines wird bei der Betrachtung dieser Entwicklungen deutlich: Die Bedeutung der IT nimmt in Anwaltskanzleien dramatisch zu. Insbesondere müssen die Systeme gegen Angriffe und Datenverluste abgesichert werden. Wir stellen hingegen immer wieder drastische Sicherheitslücken in Kanzleien fest, die schon heute nicht existieren dürften – und morgen erst recht nicht. Hier ein Auszug der wichtigsten Tipps aus der Praxis für die Praxis:

- Datensicherungen sollten automatisch, an mehreren Orten und in mehreren Generationen erfolgen

- Es muss auch mal überprüft werden, ob sich die Daten tatsächlich wieder herstellen lassen

- Sensible Daten sollten nur verschlüsselt abgelegt werden

- Privatkunden-Router gehören nicht in die Anwaltskanzlei

- Updates und Patches sollten für alle wesentlichen Anwendungen automatisch erfolgen

- Mails können vor der Zustellung im Rechenzentrum auf Viren und Trojaner überprüft werden, damit nur „saubere“ Post Ihre Kanzlei erreicht

- RA-MICRO Anwender müssen in 2015 einen SQL-Server bereit stellen, sonst wird die Schnittstelle zum beA nicht funktionieren

- MICROSOFT Server 2003 läuft Mitte des Jahres aus und muss vorher ersetzt werden – so langsam werden die Termine knapp

Kanzlei. IT. Einfach. Sicher.

All diese Themen bringen wir nicht nur an diesem einen Tag zusammen – sie sind Kernbestandteil unserer Unternehmensmission: Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. Sie sollen so einfach und sicher wie möglich arbeiten können. Dafür bauen wir die Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft. Als Labor für die Weiterentwicklung der IT-Systeme, die Sie täglich unterstützen. Als klares Statement unserer Mission. Als Musterkanzlei, um die teils abstrakten Lösungen vor Ort erleben zu können. Besuchen Sie uns – am 3. Juli in München. Sichern Sie sich gleich hier einen Teilnehmerplatz hier.

 

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IT-Panne des Monats April: Wer billig kauft, kauft zweimal

Scannen, Scan, Einscannen, Multifunktionsgerät, Samsung, Elektronischer Rechtsverkehr, ERV, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, RA-MICRO, KanzleisoftwareBürovorsteherin Biggi ist eine taffe Geschäftsfrau. Ihr macht so schnell keiner etwas vor und besonders in Verhandlungen mit Lieferanten zeigt sie eine Eigenschaft, die ihr Chef mehr schätzt als der Anbieter: Haare auf den Zähnen. Manchmal umgeht Biggi das Gespräch mit Zulieferern auch gänzlich. Sie weiß schließlich genau, was sie braucht und kennt sich mit der Recherche im Internet sehr gut aus. Unsere IT-Panne des Monats April zeigt, warum Biggi und viele ihrer Kolleginnen und Kollegen trotzdem vor einer IT-Investition das Gespräch mit einem professionellen IT-Dienstleister suchen sollten, der sich mit ihrer Kanzlei-IT, Kanzlei-Software und den anwaltlichen Arbeitsabläufen auskennt.

Ein neuer Drucker? Den kaufe ich mal eben.

Bürovorsteherin Biggi zieht also los in die unendlichen Weiten des Internet. Sie weiß ja ganz genau, was Sie sucht: Ein Multifunktionsgerät soll es sein, Laser, farbig und schwarz-weiß, mit Scanner und Dokumenteneinzug. Schließlich werden in der Kanzlei bald alle eingehenden Schriftstücke digitalisiert und das sind schon mal 100 Briefe am Tag, Tendenz steigend. Biggi wird nach ausgiebiger Suche fündig. Kaufpreis, Seitenpreise und Leistungsmerkmale fasst sie in einer Excel-Tabelle zusammen, die ein glasklares Ergebnis produziert. Nach der Freigabe ihres begeisterten Chefs kauft sie das neue Druckstück für knapp 2.000 € (Der Onlineshop hat ihr Rabatt gewährt, damit die Hotline endlich wieder frei wird).

Wie? Der passt nicht?

Zwei Tage darauf wird das Multifunktionsgerät geliefert. Eigentlich nur bis zur Bordsteinkante, aber mit ihrem Charme und der Aussicht auf eine Tasse Kaffee schafft es Biggi, das Gerät direkt an seinem Bestimmungsort aufstellen zu lassen. Kurz darauf greift sie zum Telefon und ruft ihren Experten für Kanzlei-Software und Kanzlei-IT: Uns, die Michgehl & Partner GmbH. Ob wir eben den Drucker und Scanner anschließen könnten? Ach, den haben Sie schon gekauft? Glückwunsch, welchen denn? Ach so…

 Ach so, das hätte man viel besser anders machen können?

Schnell wird unserem Techniker klar: Das neue Gerät ist völlig unbrauchbar. Biggi hat nicht nur ein technisch ungeeignetes Exemplar gekauft, vor allem wusste sie nur scheinbar, was sie wirklich will: Aus ihrer Sicht war das klar: „Ich will einscannen und dann in einen Ordner und von da aus der Akte zuordnen“, höre ich sie noch sagen. Welche unterschiedlichen Methoden es dabei gibt und welche Voraussetzungen ein Scanner dafür erfüllen muss, davon hat Biggi natürlich keine Ahnung. Aber erstmal kaufen… Ach, hätte sie die folgenden Zeilen gelesen, müsste sie jetzt nicht verzweifelt einen Abnehmer für einen gebrauchten Drucker *fast NEU* suchen:

Der Scanprozess in Anwaltskanzleien

Bringen wir es einmal auf den Punkt, um den Biggis dieser Welt Zeit, Geld und Ärger zu ersparen: Bevor Sie einen Scanner kaufen, rufen Sie ihren IT-Dienstleister an. Der sollte sich mit ihren Prozessen in der Anwaltskanzlei auskennen. Tut er das nicht, rufen Sie Michgehl & Partner an. Dann machen Sie sich gemeinsam Gedanken über den Scanprozess. In Zukunft werden Sie vermutlich den gesamten Posteingang vorselektieren und alle aktenrelevanten Schriftstücke direkt am Empfang einscannen.

Der Scanner sollte auf jeden Fall beidseitig scannen können. Bei einem geringen Scanvolumen können Sie direkt in die passende RA-MICRO Akte scannen – dafür muss das Gerät allerdings die passenden Schnittstellen aufweisen. Bei einem höheren Volumen ab ca. 30 Schriftstücken pro Tag lohnt sich der Stapelscan im Black Page Verfahren. Auch dazu ist nicht jeder Scanner in der Lage und zudem unterschiedlich schnell. Professionelle Dokumentenscanner schaffen 80 Blätter beidseitig in einer Minute, inklusive Texterkennung. Die Dateien werden direkt in einen öffentlichen Ordner gelegt und im RA-MICRO e-Postfach weiter bearbeitet und der passenden Akte zugeordnet.

Erst fragen, dann kaufen

So, Biggi. Das waren 149 Wörter zum Einscannen. Es hätte zwei Minuten gedauert, das am Telefon zu erläutern. Und es hätte knapp 2.000 € gespart. Das ist ein Stundenlohn von 60.000 €! Das gekaufte Multifunktionsgerät ist jedenfalls unbrauchbar für den Einsatz in Biggis Kanzlei. Nach einem kurzen Gespräch über ihre Prozesse sind wir uns schnell einig, dass sie einen schnellen und spezialisierten Dokumentenscanner benötigt. Alternativ könnte sie jeden Morgen eine Stunde lang an ihrem neuen Prachtstück stehen und einzelne Dokumente digitalisieren. Wir feilen noch an der Argumentation ihrem Chef gegenüber und natürlich unterstützen wir Biggi beim Wiederverkauf des Multifunktionsgeräts. Unser eindringlicher Appell lautet jedoch: Rufen Sie uns an, bevor Sie IT für Ihre Anwaltskanzlei kaufen! Sie können das ja gerne selbst im Internet einkaufen, die Marge für IT-Systeme ist eh gering. Aber lassen Sie uns helfen, damit Sie das Richtige kaufen.

 

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Die Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft: Ein Rückblick auf Zukunftsweisendes

RA-MICRO, Kanzleisoftware, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, ERV, Schulung, IT-Sicherheit, IT-ServiceDer elektronische Rechtsverkehr kommt. Mit der Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA) für jeden Anwalt setzt am 1. Januar 2016 die mehrstufige flächendeckende Digitalisierung aller Anwaltskanzleien ein. Dementsprechend ist das Interesse der Anwaltschaft an Kanzleisoftware und Kanzlei-IT sehr groß.

Am 24. April haben wir in Düsseldorf die Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft eröffnet. Hier ist die komplette IT-Infrastruktur einer modernen Anwaltskanzlei aufgebaut. Sie dient uns selbst als Labor zur Entwicklung und Überprüfung neuer IT-Lösungen und soll darüber hinaus Anwälten die Möglichkeit bieten, mobiles und digitales Arbeiten vor Ort auszuprobieren und im Detail zu erleben.

Neue Webseite: www.elektronischer-rechtsverkehr.net

Elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, ERV-check, RA-MICRO, KanzleisoftwareIn den vergangenen Monaten wurde rund um die Kanzlei der Zukunft ein umfassendes Konzept für den elektronischen Rechtsverkehr aufgebaut: Der Michgehl & Partner ERV-Check hat bereits über 100 Kanzleien mit einem individuellen Leitfaden bei den anstehenden Veränderungen unterstützt. Auf Basis der Antworten konnten wir die wichtigsten Sicherheitslücken und fehlenden Vorbereitungen für den elektronischen Rechtsverkehr in Anwaltskanzleien identifizieren und entsprechende ERV-Module dafür entwickeln. Das gesamte Konzept sowie aktuelle Informationen zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach und zum elektronischen Rechtsverkehr haben wir auf der neuen Webseite www.elektronischer-rechtsverkehr.net zusammengefasst.

Wegen Überfüllung geschlossen

elektronischer rechtsverkehr, besonderes elektronisches anwaltspostfach, kanzlei der zukunft, michgehl, kanzleisoftware, ra-micro, dictanetZum ersten Mal in der langen Geschichte der Michgehl & Partner Veranstaltungen mussten wir in den letzten Tagen Absagen wegen Überbuchung aussprechen. Mit 50 Teilnehmern aus Anwaltskanzleien war unser Standort in Düsseldorf prall gefüllt und auch der Zusatztermin am 13. Mai ist bereits gut gebucht. Wir möchten gemeinsam mit Ihnen zurückblicken auf eine zukunftsweisende Veranstaltung. Alle Vorträge und Diskussionen werden in den kommenden Tagen als Video zur Verfügung gestellt und auf www.elektronischer-rechtsverkehr.net publiziert. Auch die IT-Lösungen für den elektronischen Rechtsverkehr werden in Wort, Bild und Video aufbereitet und dort bereitgestellt. Wir freuen uns auf Ihren Besuch.

Wie arbeitet der Anwalt 2020?

andrea brandenburg, ra-micro, erv, eloektronischer rechtsverkehr, kanzleisoftware, rechtsanwalt software, anwaltssoftware, dictanet, Nach der Begrüßung durch Franz-Josef Michgehl, Geschäftsführer und Inhaber der Michgehl & Partner GmbH, läutete Rechtsanwältin Andrea Brandenburg (RA-MICRO GmbH & Co. KGaA, Berlin) die Agenda ein: „Wie arbeitet der Anwalt 2010?“, war die Fragestellung ihres inspirierenden Vortrags. Die Zahl zugelassener Anwälte steigt stetig, insbesondere in den Ballungsgebieten. Hier versprechen Spezialisierung und Kooperation, Marketing und Organisation eine Behauptung im enger werdenden Markt. Die Arbeitsweise von 70% der Anwaltschaft arbeitet noch mehrheitlich papiergebunden, Scanprozesse sind kaum etabliert – Es wird einzeln bei Bedarf digitalisiert, elektronische Akten sind nicht das führende System.

Diese Ausgangslage wird sich in den nächsten Jahren dramatisch verändern: Kaum eine Kanzlei wird darauf verzichten, ihren gesamten Posteingang einzuscannen. In der Folge wird die Weiterverarbeitung der digitalen Schriftstücke an Bedeutung gewinnen. Die marktführende Kanzleisoftware RA-MICRO unterstützt dabei mit einer Schnittstelle zur integrierten Benutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches und mit einem umfassenden elektronischen Workflow, um die wesentlichen Prozesse in der Kanzlei digital abzubilden. Abschließend stellte RAin Brandenburg den möglichen Tagesablauf eines Anwalts im Jahr 2020 vor: Digital vernetzt mit jederzeitigem Zugriff auf alle Informationen der Kanzlei kann der Anwalt der Zukunft an jedem Ort vollwertig seiner Arbeit nachgehen. Die digitale Kommunikation in sozialen Netzwerken dient nicht nur der Mandantenakquise sondern auch der Pflege strategisch wichtiger Kooperationen. Der einzige Nachteil: Die Trennung von Beruf und Privatleben erfordert mehr Disziplin und ist an einigen Stellen nicht mehr aufrecht zu erhalten.

Elektronischer Rechtsverkehr: Wie fit ist Ihre Kanzlei?

Holger Esseling, Franz-Josef Michgehl, Kanzlei der Zukunft, Michgehl, Elektronischer Rechtsverkehr, ERV-Check, ERV-Module, Im Anschluss präsentierten Franz-Josef Michgehl und Dipl.-Kfm. Holger Esseling (Marketingleiter bei Michgehl & Partner) das Herzstück der Veranstaltung: Die Kanzlei der Zukunft. „Wie sind wir überhaupt darauf gekommen, hier eine eigene Kanzlei aufzubauen?“, leitete Esseling den Vortrag ein. Die Unsicherheit in der Anwaltschaft in Bezug auf den elektronischen Rechtsverkehr sei so groß gewesen, dass der eigens entwickelte ERV-Check von vielen Anwaltskanzleien dankbar angenommen wurde. Dabei beantworten Anwälte einen Fragebogen zu ihrer Kanzlei-IT und erhalten im Anschluss einen individuellen 20-seitigen Leitfaden zum elektronischen Rechtsverkehr für ihre Kanzlei.

Die Antworten, die bisher von über 100 Kanzleien eingegangen sind, helfen wiederum dabei, den Status Quo und die wichtigsten Sicherheitslücken zu identifizieren. Für alle wichtigen Bedürfnisse wurden bei Michgehl & Partner daraufhin Lösungen entwickelt, die als „ERV-Module“ angeboten werden. Frei nach dem Motto des Unternehmens „Kanzlei. IT. Einfach. Sicher.“ erhalten Anwälte damit gezielte Lösungen auf Knopfdruck. Mit einem Beispiel sorgte Holger Esseling für Verständnis aber auch für betretenes Schweigen Raum:

Esseling: Wer von Ihnen hat in dieser Woche seine Daten gesichert?

Publikum (unter Gelächter): Ja, sicher. Ist doch selbstverständlich.

Esseling: Wer von Ihnen sichert seine Daten an mehreren Orten?

Publikum (zumindest 70% davon): Klar, machen wir.

Esseling: Und wer von Ihnen hat irgendwann einmal überprüft, ob sich die Daten wirklich wieder herstellen lassen?

Publikum (irritierte Blicke, Schweigen, vereinzeltes Schmunzeln)

Esseling: Halten wir fest: Wir alle halten Datensicherung für extrem wichtig, aber niemand von Ihnen hat eine Ahnung, was er überhaupt sichert und ob es sicher wieder herstellen lässt. Das ist nur eines von 14 häufigen Problemen, für die wir eine einfache Lösung geschaffen haben.

Franz-Josef Michgehl führte die Präsentation fort mit der Vorstellung der Kanzlei der Zukunft am Düsseldorfer Standort. Zu betrachten sind ein Anwalts-Arbeitsplatz mit NAS-Speicher und Server, die Vernetzung und Absicherung über Router und Firewall, VoIP-Telefonie, eine Assistentenarbeitsplatz mit verschiedenen Möglichkeiten zum Einscannen und vieles mehr. Deutlich wird bei der Präsentation: Auf den ersten Blick wird die Kanzlei-IT mobiler und einfacher – doch im Hintergrund sind einige Voraussetzungen zu treffen, um sicher und komfortabel zu arbeiten.

Elemente der Kanzlei der Zukunft

Scannen, Scan, Einscannen, Multifunktionsgerät, Samsung, Elektronischer Rechtsverkehr, ERV, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, RA-MICRO, KanzleisoftwareUnmittelbar nach dem Vortrag zur Kanzlei der Zukunft nutzten die Teilnehmer die Gelegenheit, vor Ort alle Facetten intensiver zu ergründen und auszuprobieren. Besonderen Zulauf erhielt der aufgebaute Arbeitsplatz für Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, an dem unter anderem verschiedene Möglichkeiten des Einscannens von Schriftstücken gezeigt wurden. So können Dokumente über Multifunktionsgeräte direkt in die RA-MICRO Akte importiert werden oder als Stapelscan in einem Vorgang verarbeitet werden. Besondere Aufmerksamkeit erregte der spezielle Dokumentenscanner, der 80 Seiten innerhalb einer Minute beidseitig scannt, voneinander trennt, mit einer Texterkennung analysiert und in Buchstaben übersetzt und auf Wunsch verschlüsselte Dokumente importiert. Die Rechtsanwältin Tina Ablas-Henrichmann und die Assessorin Eva-Maria Bendick (beide Kanzleiberaterinnen bei Michgehl & Partner) präsentierten die verschiedenen Möglichkeiten mit technischer Unterstützung von Guido Weitkämper, der als IT-Techniker über langjährige Erfahrung in Anwaltskanzleien verfügt.

Datensicherung, NAS, Backup, Wiederherstellung, Rekonstruktion, Recovery, Elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, ERV, Kanzleisoftware, RA-MICROAm Anwalts-Arbeitsplatz erwartete Gunnar Holm (IT-Techniker und Consultant bei Michgehl & Partner) viele interessierte Rechtsanwälte und Kanzlei-Mitarbeiter. Im Fokus standen hier neben dem allgemeinen Aufbau und der Vernetzung von Telefonie, Datenspeicher und Server vor allem die Themen Datensicherung und professioneller IT-Service. Unterstützt wurde Herr Holm vom Geschäftsführer der Michgehl & Partner Süd GmbH Assessor jur. Reinhard Cebulla sowie den vertrieblichen Consultants Jürgen Hennecke und Ismail Aksoy.

it-monitoring, it-service, it-dienstleister, it-dienstleistung, managed service, elektronischer rechtsverkehr, erv, bea, besonderes elektronisches anwaltspostfach, ra-micro, kanzleisoftwareWie die aktive Überwachung der Kanzlei-IT aus Sicht des Dienstleisters aussieht, konnten die Teilnehmer im nächsten Raum begutachten. Hier stand IT-Techniker und Consultant Max Riedel mit weiteren Kollegen Frage und Antwort. Insbesondere zeigte er das Dashboard des Michgehl & Partner Monitoring-Systems: Hier werden wesentliche Parameter vieler Kanzlei-Infrastrukturen in Echtzeit gesammelt und analysiert: Prozessorauslastungen, freie Speicherkapazitäten oder Ereignisse wie eine erfolgte Datensicherung. Im Ergebnis können die Spezialisten von Michgehl & Partner Probleme in der Kanzlei-IT häufig erkennen und beheben, bevor sie in der Anwaltskanzlei überhaupt registriert werden.

Elektronische Kommunikation mit RA-MICRO

RA-MICRO, Kanzleisoftware, Anwaltssoftware, Eva-Maria Bendick, Tina Ablas, Tina Ablas-Henrichmann, Michgehl, Kanzlei der Zukunft, Musterkanzlei, Elektronischer Rechtsverkehr, ERV, besonderes elektronisches Anwaltspostfach,Nach dem Rundgang durch die Kanzlei der Zukunft stellten Tina Ablas-Henrichmann und Eva-Maria Bendick die elektronische Kommunikation mit RA-MICRO im Detail vor. Wie kommen die Schriftstücke in die Akte? Wie werden digitale Akten im elektronischen Workflow bearbeitet, mit Verfügungen und Kommentaren versehen und weitergeleitet? Wie werden elektronische Briefe erstellt, signiert und versendet, um massiv Druck- und Portokosten zu senken? All diese Fragen beantworteten die beiden Kanzleiberaterinnen durch einen Vergleich der analogen mit der digitalen Kanzlei.

Digitalisierung? Aber sicher!

it-sicherheit, virus, trojaner, michgehl, elektronischer Rechtsverkehr, erv, beA, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, RA-MICRO, Kanzleisoftware, AnwaltssoftwareFranz-Josef Michgehl und Maximilian Hampe wiesen im Anschluss anschaulich auf die Gefahren des elektronischen Rechtsverkehrs für Anwaltskanzleien hin: Eine höhere Bedeutung der Kanzlei-IT erfordert bessere Schutzmechanismen. Wie einfach Viren und Trojaner in die Kanzlei gelangen, zeigte Hampe am Beispiel einer manipulierten Webseite: Ein falscher Klick und schon werden automatisch schadhafte Anwendungen heruntergeladen. Der Benutzer bekommt es meistens gar nicht mit. Auch referierte er über Schadensfälle aus der Praxis, in denen es zu Systemausfällen und Datenverlusten als Folge von Virenbefall kam. Dabei gehen die Hacker immer kreativer und intelligenter vor, so dass eine Viren-Software alleine längst nicht mehr ausreicht. Michgehl und Hampe zeigten, wie ein professioneller Rundum-Service mit einem unternehmenstauglichen Router, intensiverem Scannen der eingehenden Mails und umgehenden Sicherheitsupdates gegen viele Gefahren schützen kann. Dabei ist auch die Schulung der Mitarbeiter ein wichtiger Bestandteil des Sicherheitskonzepts.

Drei Meinungen zum elektronischen Rechtsverkehr

Holger Esseling, Claas Kuhfuß, Ralf Heidemann, Andrea Brandenburg, Elektronischer Rechtsverkehr, Podiumsdiskussion, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, bea, erv, it-service, ra-micro, kanzleisoftware, Den Abschluss der Veranstaltung bildete die Podiumsdiskussion zum Thema „Chancen und Risiken der digitalen Kanzlei“. Moderiert von Holger Esseling brachten drei Teilnehmer ihre Sicht aus der Praxis zu Gehör. RAin Andrea Brandenburg von RA-MICRO ist naturgemäß optimistisch im Hinblick auf den elektronischen Rechtsverkehr. Sie sieht insbesondere massive Einsparungen von Druck- und Portokosten sowie eine schnellere Verfügbarkeit von Informationen als wesentliche Vorteile. Dafür seien zwar einige Änderungen in der Kanzleiorganisation notwendig, was allerdings mit einer bewährten und innovativen Kanzleisoftware wie RA-MICRO einfach umsetzbar sei.

RA Claas Kuhfuß von der Kanzlei Worbs und Partner in Düsseldorf zeigte sich zurückhaltend optimistisch. Er unterschied klar zwischen Hype und realem Nutzen in der Digitalisierung. In der Kanzlei sind Skeptiker und Befürworter des elektronischen Rechtsverkehrs vertreten und es ist ein Balanceakt, hier für einen reibungslosen Übergang zu sorgen. Dieses Zwischenstadium hat RA Ralf Heidemann bereits hinter sich gelassen: In seiner Kanzlei CNH Anwälte in Essen ist die elektronische Akte bereits führend. Voraussetzung war auch hier eine behutsame Einführung mit sanftem Druck. Ein paar Tipps für die Praxis lassen sich aus der Diskussion und den drei Sichtweisen ziehen:

- Die Digitalisierung der Anwaltskanzlei ist ein kultureller Prozess. Er lässt sich nicht von heute auf morgen verordnen, sondern muss sich entwickeln.

- Planen Sie ein Jahr für die Vorbereitung der Umstellung ein und starten Sie mit einem Workshop. Alle Kollegen der Kanzlei sollten teilnehmen und ein Projektteam aufgesetzt werden. Die rechtzeitige und umfassende Information ist ein Erfolgkriterium

- Definieren Sie frühzeitig den eindeutigen Zeitpunkt, ab dem die elektronische Akte das führende System wird.

- Machen Sie nach der Umstellung die Arbeit mit Papierakten unbequemer: So könnte jeder Anwalt seine Akten selbst ausdrücken müssen, wenn er unbedingt Papier nutzen möchte.

- Lassen Sie sich begleiten von einem professionellen Dienstleister, der sich mit Kanzlei-IT, Kanzleisoftware und den zugehörigen Prozessen in der Kanzlei auskennt.

www.elektronischer-rechtsverkehr.net

michgehl, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches anwaltspostfach, beA, ERV, Kanzleisoftware, RA-MICRO, DictanetWir danken allen Beteiligten herzlich für die sehr gelungene Veranstaltung. Alle anwesenden Kanzleivertreter waren hoch interessiert und haben die Veranstaltung mit Fragen und Meinungen bereichert. Das Team von Michgehl & Partner zeigte innovative Lösungen für die Anwaltskanzlei und stand jederzeit für die Teilnehmer zur Verfügung, um konstruktive fachliche Gespräche zu führen. Alle Vorträge werden nun in der Folge als Video aufbereitet und auf www.elektronischer-rechtsverkehr.net zur Verfügung gestellt. Hier finden sich auf die neuen Module zum elektronischen Rechtsverkehr sowie der Michgehl & Partner ERV-Check. Besuchen Sie uns auf www.elektronischer-rechtsverkehr.net.

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LKA warnt vor neuer Cryptowall Angriffswelle / Erste Vorfälle in Anwaltskanzleien

cryptowall, verschlüsselung, crypto-virus, cryptowall 3.0, cryptowall 2.0, Datensicherung, Mail Protection, Schulung, Das Cybercrime-Kompetenzzentrum des Landeskriminalamtes Nordrhein-Westfalen (LKA NRW) warnt vor einer neuen Angriffswelle der Schadsoftware Cryptowall. Auch wir als IT-Dienstleister für Anwaltskanzleien erhalten vermehrte und verzweifelte Anrufe von betroffenen Kanzleien. Da es sich um eine besonders bedrohliche Schadsoftware handelt, die Kanzleien die Existenz kosten kann, möchten wir an dieser Stelle aufklären und wichtige Hinweise zum Schutz vor Cryptowall geben.

Datenzugriff nur gegen Lösegeld

Wie funktioniert ein Angriff mit Cryptowall eigentlich? In der Regel gelangt das Virus über eine Mail in die Kanzlei. Meist getarnt als Anhang, der sich als Rechnung oder Mahnung ausgibt. Einmal angeklickt installiert sich eine kleine Software im IT-System der Kanzlei. Kurz darauf, teils nach Minuten, teils nach Tagen, nimmt die Software Ihre Arbeit auf und verschlüsselt den gesamten Datenbestand der Kanzlei. Beim Zugriffsversuch erhalten die Mitarbeiter der Kanzlei eine Warnmeldung, dass alle Daten verschlüsselt wurden und nur gegen Zahlung eines Lösegeldes wieder frei gegeben werden.

In der Regel liegt der geforderte Betrag zwischen 300 und 4000 €. Als Zahlungsweise wird gerne die Online-Währung Bitcoin genutzt. Uns ist allerdings kein Fall bekannt, in dem nach Zahlung von Lösegeld tatsächlich die Daten wieder entschlüsselt wurden. Daher raten wir dringend davon ab, einer Lösegeld-Forderung nachzukommen. Dafür empfehlen wir mit umso mehr Nachdruck, Ihre Kanzlei gegen solche Angriffe abzusichern.

Datensicherung: Die Lebensversicherung Ihrer Kanzlei-IT

Einmal mehr zeigen die Cryptowall-Angriffe: Viele Anwaltskanzleien verfügen nicht über eine hinreichende Datensicherung. Zwar gehen alle IT-Verantwortlichen davon aus, dass ihre Daten gesichert werden. Kaum jemand kann das allerdings mit Sicherheit sagen – es wird einfach nicht überprüft. Da läuft seit einem Monat keine Sicherung und niemand merkt es. Sicherungen werden nur für wenige Tage vorgehalten und nicht in mehreren Generationen gesichert. Eine wirkliche Rekonstruktion der Daten und Simulation des Notfalls wird in 99% der Kanzleien nicht durchgeführt. Erst im Schadensfall wird bemerkt, dass keine saubere und vollständige Sicherung mehr rekonstruierbar ist. Daher lautet unser Aufruf: Sichern. Sie. Ihre. Daten! Richtig!

Der Posteingang als größte Sicherheitslücke

Es ist bekannt, dass die meisten Viren und Trojaner via E-Mail in die Kanzleien gelangen. Die häufigste Abwehrstrategie in Kanzleien: „Uns wird schon nichts passieren“. Aber es passiert eben doch, richtet riesigen Schaden an und wäre so einfach vermeidbar. Zunächst gibt es Mail Protection Lösungen: Hier werden E-Mails VOR der Zustellung in die Kanzlei über ein Rechenzentrum umgeleitet und dort von mehreren Virenscannern intensiv durchleuchtet. So gelangen nur unbedenkliche Mails überhaupt in die Kanzlei. Sollte es doch einmal dazu kommen, dass eine infizierte Mail im Posteingang landet, hilft eine gute Ausbildung der Mitarbeiter, um Schäden zu vermeiden. Ein paar Grundregeln für die Handhabung von Mails und das Risiko ist in Kombination mit Mail Protection Software und einer guten Datensicherung auf Null heruntergefahren.

Datensicherung + Mail Protection + Schulung = Null Risiko

Fassen wir die wichtigsten Punkte einmal zusammen:

  • Sichern Sie Ihre wichtigsten Daten regelmäßig und automatisiert
  • Sichern Sie mindestens drei Generationen, also die gleichen Dateien zu unterschiedlichen Zeitpunkten
  • Simulieren Sie den Notfall und überprüfen Sie, ob sich die Daten wirklich wieder herstellen lassen
  • Lassen Sie Ihre Mails auf Schadsoftware überprüfen, BEVOR Sie in die Kanzlei gesendet werden
  • Lassen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit Mails schulen

Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. Seit 1986.

Seit Jahrzehnten unterstützen wir Anwaltskanzleien bei der effizienten Arbeit mit der Kanzleisoftware RA-MICRO und beim Aufbau und Betrieb einer sicheren IT-Infrastruktur. So heikle Zeiten für die IT-Sicherheit wie heute haben wir noch nicht erlebt. Die meisten Anwaltskanzleien sind dramatisch unzureichend abgesichert, während die Risiken täglich zunehmen. Gerne sorgen wir dafür, dass Ihre Anwaltskanzlei sicher wird. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.