Datensicherung, Backup, RA-MICRO, Kanzleisoftware

IT-Panne des Monats Juni: Es läuft doch alles…

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, KanzleisoftwareSeit heute weiß ich: Es gibt einen Gott und er meint es gut mit mir! Ich muss ja zugeben, dass es immer schwieriger wird, eine gute IT-Panne des Monats zu finden und die besten Geschichten scheinen schon erzählt zu sein. Doch wenn Du denkst, es geht nicht mehr, kommt von irgendwo ein Lichtlein her. Und so darf ich Ihnen heute wieder eine IT-Panne präsentieren, die auf drastische Weise darstellt, was im Ansatz in vielen Anwaltskanzleien falsch läuft.

Wir hatten noch nie Probleme damit

Die meisten Pannen beginnen mit einem aufgeregten Anruf bei uns – in dieser Geschichte starten wir ein paar Wochen zuvor. Kundentermin bei einer RA-MICRO Kanzlei. Der Anwalt, nennen wir ihn Peter Pfennigfuchser, weigert sich mal wieder, unseren dringenden Rat anzunehmen und seine IT-Infrastruktur zu aktualisieren. Der Server ist mittlerweile 13 Jahre alt, die Datensicherung wurde noch nie überprüft – solche Zustände in einer Kanzlei mit 20 Arbeitsplätzen, das ist einfach unhaltbar. Der Peter ist da anderer Meinung, schließlich läuft das seit Jahren, es gab noch nie Probleme, „Never touch a running system“.

Basale Vertriebsstrategien für IT-Verkäufer

Vertriebler lieben es, Kunden in Schubladen zu stecken. Versuchen wir es mal. Es gibt schlaue Menschen: Denen muss man nur vernünftig erklären, warum ein 13 Jahre alter Server Unsinn ist. Dann wird er kurz nachdenken und ihn aktualisieren. Dann gibt es ängstliche Menschen: Wenn man denen die fatalen Folgen eines Datenverlustes vor Augen führt, dann unterschreiben sie und wollen noch heute mit der Umsetzung beginnen. Und dann gibt es eine Restgruppe, die weder schlau noch ängstlich ist: Die Peters der Welt. Für einen Verkäufer, selbst wenn er es noch so gut meint, kann das eine unlösbare Herausforderung sein. Uns zumindest ist es mit fast unangenehmer Hartnäckigkeit nicht gelungen, den Peter vor seinem drohenden Schaden zu bewahren.

Nur eine Frage der Zeit…

Es kommt also wie es kommen musste: Der panische Anruf von Peter ließ ganze drei Monate auf sich warten. Nichts bewegt sich mehr, der Server steht still. Ärgerlich, aber kein Weltuntergang. Dann kann der Peter samt seinen 20 Kollegen eben ein oder zwei Tage nicht arbeiten und mit etwas Glück verpasst er keine Fristen. Und die Datensicherung schützt ihn ja vor dem Verlust seiner Informationen. Moment. Datensicherung? Hatten wir da nicht mit Nachdruck empfohlen, den Notfall zu simulieren und herauszufinden, ob sie wirklich funktioniert? Hatten wir, aber das kostet ja Geld… Es sind diese Momente, in denen man nicht weiß, ob man schreien, lachen oder weinen soll.

Am falschen Ende gespart

Weinen ist allerdings die einzig angebrachte Reaktion, nachdem wir feststellen: Die Datensicherung ist seit Jahren nicht gelaufen – und niemand hat es gemerkt. Kein Monitoring (zu teuer), keine Rekonstruktion (zu teuer), kein Notfallplan (zu teuer), ja nicht einmal ein professioneller IT-Dienstleister (zu teuer). Nun sind alle Daten der Kanzlei: WEG. Ja, weg. Die kommen nicht wieder – es dauert eine Weile, bis sich der Gedanke bei allen Beteiligten setzt. Und genau in diesem stillen Moment, in dem es „Klick“ macht im Kopf, versteht der Kunde die Bedeutung von Datensicherung. Entweder ist er gerade schlauer oder ängstlicher geworden. Vermutlich beides.

 

Mail Protection

Mit Mail Protection wäre der Bundestag noch virenfrei

Mail ProtectionDer jüngste Cyber-Angriff auf den Bundestag zeigt eindrücklich, welche Auswirkungen Schadsoftware in Behörden, Unternehmen und Kanzleien haben kann:  Die 20.000 Rechner müssen zwar vermutlich nicht ausgetauscht werden und auch sonst ranken sich einige wenig glaubhafte Gerüchte um diesen ernsten Zwischenfall – Der Schaden ist dennoch immens. Neben den erforderlichen IT-Investitionen und deutlichem Zusatzaufwand, weil Abgeordnete und Mitarbeiter nun von Privatrechnern aus arbeiten, verlieren gleich mehrere Behörden ihre Glaubwürdigkeit. In den Medien ist nun häufig zu lesen und zu hören: „Gegen so einen Angriff können Sie nichts ausrichten – es ist unmöglich, sich dagegen zu verteidigen“. Hier möchten wir vehement widersprechen.

Das Virus kam per E-Mail – ganz wie gewohnt

Nach aktuellen Informationen der „Welt“ wurde die Schadsoftware nicht etwa von spezialisierten Hackern auf abenteuerliche Weise in den Bundestag geschleust, wie man es sich vielleicht Hollywood-inspiriert vorstellen könnte. Nein, das Virus kam so, wie die meisten Viren kommen: per E-Mail. Klickt nur einer der 20.000 Mitarbeiter auf den enthaltenen Link, startet automatisch der Download der Schadsoftware, die in der Folge in kürzester Zeit das gesamte Netzwerk infiziert. Anders gesagt: Wenn nur 0,005% der Mitarbeiter einen schlechten Tag haben und unaufmerksam einen Link klicken, dann ist es passiert. Wie soll man sich dagegen verteidigen?

Infizierte E-Mails dürfen gar nicht erst zugestellt werden

Ist das Virus erst einmal im Bundestag, wird es in der Tat sehr schwierig, das Netzwerk zu verteidigen. Daher empfehlen wir seit Jahren, E-Mails bereits zuvor umfangreich überprüfen zu lassen. Mit der Michgehl & Partner Mail Protection leiten wir alle Mails über ein Rechenzentrum, wo sie intensiv durchleuchtet werden: Gigantische Rechenleistung, mehrere Virenscanner und Scanebenen garantieren die bestmögliche Untersuchung ohne Leistungsverlust beim Empfänger. Und das Wichtigste: Infizierte Mail gelangen gar nicht erst in den Posteingang.

Auch Unternehmen und Anwaltskanzleien sollten sich schützen

Um es ganz offen zu sagen: Es ist uns ein Rätsel, warum Software-Lösungen zur Mail Protection nicht viel weiter verbreitet sind. Sie hätten den Bundestag zuverlässig vor großem Schaden bewahrt und erfüllen die gleiche Funktion auch in Unternehmen und Kanzleien. Letztere sollten gerade aufgrund ihrer besonderen Verschwiegenheitspflicht an zuverlässigen Abwehrmöglichkeiten interessiert sein. Vermutlich ist das Kind in manchen Organisationen auch bereits in den Brunnen gefallen, ohne dass es jemand gemerkt hat: Immer mehr Viren und Trojaner werden nicht sofort aktiv, sondern warten einige Zeit ab, bis sie aktiv werden. Gerne führen wir bei Ihnen eine Sicherheitsüberprüfung durch und unterstützen Sie bei der professionellen Absicherung Ihrer Kanzlei, Ihres Unternehmens oder Ihres Bundestages.

 

Update

Windows 10 Upgrade: Nicht auf dem Kanzleirechner

UpdateAm 29. Juli 2015 ist es so weit: MICROSOFT veröffentlicht sein neues Betriebssystem Windows 10. Die Software verspricht, die besten Eigenschaften der beiden Vorgänger Windows 7 und Windows 8 zu kombinieren und darüber hinaus einige Zusatzfunktionen bereit zu stellen. Viele Fachleute und auch wir bei der Michgehl & Partner GmbH haben einen durchweg guten Eindruck vom neuen Betriebssystem und sind voller Vorfreude auf den offiziellen Start.

Die Kanzlei-IT ist keine Spielwiese

Eine deutliche Warnung möchten wir allerdings an alle Anwaltskanzleien senden: Installieren Sie Windows 10 nicht einfach auf Ihrem Kanzleirechner. MICROSOFT  macht es Nutzern von Windows 7 und Windows 8 sehr einfach, kostenlos auf Windows 10 zu aktualisieren. Über Windows Update wird das neue Betriebssystem bereitgestellt und kann mit wenigen Klicks installiert werden. Seit einigen Tagen finden viele Nutzer sogar ein neues Symbol in ihrer Taskleiste, mit dem das automatische Upgrade am Erscheinungstag durchgeführt wird.

Nutzen Sie ein Testsystem und probieren Sie risikofrei alle Funktionen

Der Wechsel eines Betriebssystems ist ein schwerwiegender Eingriff. MICROSOFT wird zwar alles dafür tun, dass das Upgrade so einfach wie möglich durchgeführt werden kann. Trotzdem werden einige Funktionen und Treiber nicht kompatibel sein und nach dem Upgrade nicht mehr verfügbar sein. Vorsicht ist insbesondere bei Fremdsoftware geboten: Warten Sie auf jeden Fall auf die Freigabe durch den Software-Hersteller. So können auch bei RA-MICRO Kompatibilitätsprobleme auftreten, wenn die Freigabe noch nicht erfolgt ist.

Unsere dringende Empfehlung lautet daher: Lassen Sie das Erscheinungsdatum 29. Juli ohne Upgrade verstreichen. Sehen Sie sich in Ruhe die ersten Reaktionen an, lassen Sie andere die Fehler finden und korrigieren. Dann probieren Sie selbst alle Funktionen des neuen Windows 10 nach einem Upgrade. Nutzen Sie dafür auf jeden Fall ein Testsystem, also einen Rechner, den Sie nicht produktiv in der Kanzlei einsetzen. Erst wenn alle Funktionen ausgiebig überprüft wurden, installieren Sie das Upgrade auf Ihren Kanzlei-Rechnern. Gerne unterstützen wir Sie bei der Aktualisierung.

Kein Upgrade ohne Datensicherung

Ein weiterer wichtiger Punkt: Sichern Sie Ihre Daten, bevor Sie Windows 10 installieren. Dazu erstellen Sie ein Image Ihres gesamten Rechners. Nutzen Sie dafür Ihre Datensicherungs-Software oder den kostenlosen Windows Sicherungsdienst. Das Backup ist in diesem Falle doppelt wichtig: Auf der einen Seite sollte vor jedem größeren Eingriff in ein IT-System eine Sicherung durchgeführt werden, auf der anderen Seite können Sie auf diesem Weg zu Ihrem alten System zurückkehren, wenn Windows 10 nicht wie erwartet funktioniert oder Ihnen schlicht nicht gefällt.

Kanzleisoftware und IT-Service für Kanzleien

Sprechen Sie uns gerne an bei Fragen zur Aktualisierung auf Windows 10, zur Datensicherung und grundsätzlich zum sicheren und einfachen Betrieb Ihrer Kanzlei-IT und Kanzleisoftware RA-MICRO. Von Nordwalde / Münster, Düsseldorf und München aus stehen wir Ihnen vielen Standorten in Deutschland mit kurzen Anfahrtswegen zur Verfügung. Gerne teilen wir über 30 Jahre Erfahrung in Anwaltskanzleien mit Ihnen.