Datensicherung, Backup, RA-MICRO, Kanzleisoftware

IT-Panne des Monats Dezember: Die Mutter aller IT-Pannen

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, KanzleisoftwareJeden Monat bieten unsere IT-Pannen einen Einblick, was so alles passieren kann in der Kanzlei-IT. Eine Sache gibt es allerdings, die darf nicht passieren, da raufe ich mir jedes Mal die Haare, da denke ich: „Das gibt es doch gar nicht! Jeder Anwalt weiß genau um das Risiko und kümmert sich nicht darum“. Die Rede ist von der Mutter aller IT-Pannen, dem Super-GAU der Kanzlei-IT: DATENVERLUST. Dieser DATENVERLUST ist so einfach zu vermeiden bei so hohem Schaden im Ernstfall, dass wir einfach nicht aufhören mit der Missionierung. Der vorliegende Fall zeigt es wieder einmal.

Schon wieder ein Cryptovirus

Kaum eine Online-Bedrohung ist derzeit so gefährlich wie die Verschlüsselungsviren Cryptolocker und Cryptowall. Sie werden massenhaft in E-Mails-Anhängen versendet – getarnt als Rechnungen oder Bewerbungen in der Dateiform pdf, zip oder neu: .doc. Wöchentlich rufen uns Kanzleien an, deren Datenbestände verschlüsselt wurden und die nur gegen Zahlung eines Lösegelds wieder entschlüsselt werden sollen. So ist es auch unserem Anrufer ergangen: Rechtsanwalt Stefan Sorglos ärgert sich spürbar, dass er „nur einmal falsch geklickt“ hat.

Wer klickt denn auf sowas?

Die Wiederherstellung des Systems nach einem erfolgreichen Crypto-Angriff gehört für uns mittlerweile (leider) zum Tagesgeschäft. Man fragt sich ja immer: „Wer klickt denn auf sowas?“, aber die E-Mails sind auch wirklich besser geworden. Vor einigen Jahren konnte man betrügerische Mails noch aus hundert Metern riechen: „Wichtiger News für Herr Müller“ – da war schon klar, dass die Mail schnell entsorgt werden sollte. Heute werden die Signaturen realer Online-Shops verwendet, deutsche Grammatik fehlerfrei umgesetzt und im Ergebnis täuschend echte Nachrichten versendet – nur eben so viele, dass immer wieder jemand den einen Klick zu viel tätigt.

Das kriegen wir schon wieder hin – oder?

Der Stefan ist also ziemlich aufgebracht und wir beruhigen ihn: Das bekommen wir schon wieder hin. Nach der eindeutigen Bestätigung, dass es sich um einen Crypto-Virus handelt, machen wir uns daran, das System neu aufzusetzen. Sichtlich erleichtert und vielleicht etwas stolz holt Stefan die letzte Datensicherung in Form einer externen Festplatte. Perfekt, da kann doch nichts mehr schiefgehen, oder? Doch! Die drei Jahre alte Platte ist defekt. Hm, dann nehmen wir eine andere Festplatte. Wie, nur eine Platte? Och nö, bitte sagen Sie schnell, dass das ein Scherz ist… Ist es nicht.

Glück im Unglück

Wir sind also auf eine einzige Festplatte angewiesen und die ist kaputt – tolle Ausgangslage. Hätte Stefan nicht unserer dringenden Empfehlung folgen können und erstens seine Festplatte laufend analysieren lassen und zweitens ein professionelles zusätzliches Online-Backup nutzen können? Dann hätten wir jetzt innerhalb von Minuten seine Arbeitsbereitschaft über eine virtuelle Maschine wieder hergestellt. Aber nein – war ja zu teuer… 22,65 € im Monat sind aber auch ein Batzen Geld. Nun gut, hilft ja nichts. Dann machen wir uns an die Datenrettung. Diese IT-Panne wäre natürlich viel überzeugender, wenn die Festplatte vollkommen zerstört gewesen wäre. Alle Daten weg – das wäre eine tolle Geschichte. RA Sorglos hatte hingegen Glück im Unglück: Die Daten ließen sich mit einigem Aufwand retten. Schlecht für die Story – gut für Stefan. Der war auch so hinreichend bedient: Zwei Tage Arbeitsausfall und ein niedriger vierstelliger Betrag für die gesamte Rettungsaktion. Für den Gesamtaufwand hätte er auch ungefähr 10 Jahre Online-Backup nutzen können. Macht er jetzt übrigens auch. Einfach um mal wieder ruhig zu schlafen.

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beA: Gute Vorsätze für das neue Jahr

besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, elektronischer Rechtsverkehr, ERV,Die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs beA wurde jüngst verschoben – damit erhalten Sie mehr Zeit für die nötigen Vorbereitungen.  Die wichtigsten Punkte haben wir in einem beA-Leitfaden für Sie zusammengefasst. Darüber hinaus bieten wir Ihnen einige Sonderaktionen, um Ihnen die Einhaltung der guten Vorsätze so attraktiv wie möglich zu machen:

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  • Dokumentenscanner: Ein spezialisierter Dokumentenscanner ist Multifunktionsgeräten in Geschwindigkeit, Stapelscan und Texterkennung deutlich überlegen. Wir bieten Ihnen den perfekt geeigneten Scanner Fujitsu FI-7160 inklusive Konfiguration und Einweisung im Komplettpaket – und bei Bestellung im Januar 2016 erhalten Sie ein iPad Air 32 GB gratis dazu, um Ihre digitalen Akten auch mobil einsehen zu können.
  • IT-Sicherheit: Wie sicher ist Ihre Kanzlei-IT? Die Bedrohungen nehmen so stark zu wie die Bedeutung Ihrer IT. Wir bieten Ihnen im Januar einen umfassenden Sicherheits-Check für nur 99,- € (Normalpreis 549,- €) an. Der Sicherheitscheck umfasst eine Systemanalyse, die Erstellung eines Sicherheitsreports und ein persönliches Beratungsgespräch.

Wir wünschen Ihnen eine erholsame und besinnliche Adventszeit. Genießen Sie die Feiertage und nutzen Sie die Zeit für Entspannung, Reflektion und Vorausschau. Wenn Sie dann mit frischem Schwung ins neue Jahr starten, freuen wir uns, Sie zu begleiten.

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RA-MICRO Programmhinweis zur Datensicherung

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, KanzleisoftwareAktuell wird Anwendern der RA-MICRO Kanzleisoftware ein Hinweis angezeigt, der in seiner Bedeutung gar nicht überschätzt werden kann. Daher möchten wir die Aussagen noch einmal bekräftigen, ergänzen und unsere Unterstützung bei der Umsetzung anbieten. Der Hinweis betrifft die Lebensversicherung Ihrer Kanzlei-IT: Ihre Datensicherung. Wir wissen aus eigenen Untersuchungen in über 150 Anwaltskanzleien, dass kaum eine Kanzlei alle wesentlichen Regeln der Sicherung einhält und damit das Risiko eines Datenverlustes eingeht.

Was würde ein Verlust Ihrer Kanzleidaten für Sie bedeuten?

Täglich hören und lesen wir von neuen Schreckensszenarien: Viren, Trojaner, Systemausfälle, Einbrüche und vieles mehr. Die Angriffe werden immer intelligenter und erreichen auch in Anwaltskanzleien immer häufiger ihr Ziel. Fast beschleicht einen das Gefühl: „Da kann man eh nichts machen“. Und in der Tat kann man einen kurzzeitigen Systemausfall nicht zu 100% ausschließen. Die schlimmste Folge aller IT-Fehler und Angriffe jedoch ist zuverlässig vermeidbar: Der Datenverlust. Führen Sie sich einmal kurz vor Augen, was es bedeuten würde, wenn Ihre Kanzleidaten ein für alle Mal weg wären.

Die Grundregeln professioneller Datensicherung in Anwaltskanzleien

RA-MICRO stellt in seinem Programmhinweis bereits einige Anforderungen an eine verlässliche Datensicherung vor:

  • Zwei verschiedene Sicherungsmethoden verhindern einen Datenverlust auch dann, wenn ein Sicherungssystem falsch konfiguriert oder fehlerhaft ist.
  • Die Verwahrung einer Sicherung außerhalb der Kanzleiräume sollte eine Selbstverständlichkeit sein – am besten täglich. Hierzu bietet sich ein Online-Backup an.
  • Verschlüsselung ist gerade für Geheimnisträger eine Pflicht. Ob auf der Wechselfestplatte, einer NAS-Station oder im Online-Backup: Fremder Zugriff kann nicht ausgeschlossen werden. Eine Verschlüsselung hilft allerdings zuverlässig vor dem Geheimnisverrat.
  • Die Sicherung der SQL-Datenbank darf nicht vergessen werden und sollte unbedingt von einem Fachmann durchgeführt werden, der sich in Anwaltskanzleien und mit RA-MICRO auskennt.
  • Jährliche Notfallübung: Hier spricht RA-MICRO einen sehr wichtigen Punkt an, den kaum eine Kanzlei beherzigt. Die Wiederherstellung der Daten muss regelmäßig überprüft werden – und zwar vom Anwalt selbst für seine Mandanten. Ein Dienstleister kann dabei unterstützen, aber letztlich müssen Sie als Anwalt selbst nachsehen, ob Ihre Daten rekonstruierbar sind. Viele Kanzleien wägen sich hier in einer Sicherheit, die sich erst im Schadensfall als trügerisch entpuppt.

Weitere wichtige Hinweise zur Datensicherung

Wer die obigen Regeln des RA-MICRO Programmhinweises befolgt, der verfügt über eine gute Datensicherung. Ein paar Punkte sind nicht explizit aufgeführt, die wir gerne ergänzen:

  • Generationen: Daten sollten immer in mehreren Generationen gesichert werden. So wird beispielsweise täglich das gesamte RA-Verzeichnis gesichert und aufbewahrt. Im Ernstfall kann dann auch auf ältere Versionen zurückgreifen. Das wird wichtig, wenn Sie sich ein Virus einfangen, das erst nach einigen Tagen oder Wochen aktiv wird. Dann sollten Sie noch „saubere“ Bestände haben.
  • Archivierung: Über die Generationen hinaus sollten regelmäßig, am besten monatlich Archive erstellt werden. So können Sie auch über längere Zeiträume hinweg auf alle Daten zugreifen. Auch erfüllen Sie damit Grundanforderungen für Steuer- und Finanzbehörden.
  • Automatisierung: Ein häufiger Fehler besteht darin, dass schlicht nicht gesichert wird. Es wird vergessen. Daher empfehlen wir, die Datensicherung vollständig zu automatisieren. Kein Wechsel der Festplatten, nicht einmal ein Klick sollte nötig sein. Die Sicherung sollte vollautomatisch starten.
  • Überprüfung: Wissen Sie, ob Ihre Datensicherung der letzten Nacht erfolgreich war? Richten Sie eine Überprüfung ein, die nicht nur Alarm gibt, wenn die Sicherung nicht funktioniert hat, sondern die aktiv eine Bestätigung versendet. Die Folge ist auch hier bei Nichtbeachtung: Sie verlieren die Datensicherung aus dem Blick und merken erst im Ernstfall, dass sie seit Monaten nicht erfolgreich durchgeführt wurde.
  • Datensicherungskonzept: Erstellen Sie eine Dokumentation Ihrer Datensicherung mit technischen Informationen zu den verwendeten Geräten, Speichermedien und Datenbeständen. Zusätzlich müssen Verantwortliche, Passwörter, Lizenzen und Fristen notiert werden.

RA-MICRO Backup ab 22,65 €

Speziell für Anwaltskanzleien mit der Kanzleisoftware RA-MICRO wurde die Datensicherung RA-MICRO Backup entwickelt. Hierbei wird Ihr gesamtes RA-Verzeichnis (oder der SQL-Server) verschlüsselt in einem zertifizierten Rechenzentrum abgelegt. Die Lösung entspricht den Anforderungen des § 203 StGB und § 2 BORA. Eine Besonderheit: Ihre Daten und damit Ihre Arbeitsfähigkeit lassen sich innerhalb von Minuten wieder herstellen. Damit ist auch die regelmäßige Rekonstruktion mit wenigen Klicks erledigt. Gerne stellen wir Ihnen unser Konzept vor und sorgen für eine wirklich sichere Datensicherung in Ihrer Kanzlei.

 

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Neue Erpressungstrojaner-Welle: Wie Sie Ihre Kanzlei schützen

Mail ProtectionOb im privaten Posteingang oder in der Anwaltskanzlei: Bestimmt haben auch Sie einen sehr starken Anstieg zweifelhafter E-Mails beobachtet. Es grassiert eine neue Welle von Angriffen mit manipulierten Nachrichten und Erpressungstrojanern im Anhang. Die Methode ist dabei weiter verfeinert worden, um die Erfolgswahrscheinlichkeit nochmals zu steigern. In diesem Beitrag zeigen wir auf, wie sich Kanzleien wirksam schützen können.

Doc und zip auch von bekannten Absendern

Manipulierte E-Mails erkannte man vor wenigen Jahren noch an schlechten Übersetzungen, grammatischen Fehlern und einer geradezu lächerlichen Aufmachung – Diese Zeiten sind vorbei. Aktuelle Angriffswellen nutzen Bewerbungen oder Rechnungen im Anhang und sind gut formuliert. So werden plausible Signaturen real existierender Online-Shops verwendet und die Mails werden über Botnetze auch von bekannten Absendern zugestellt.

Hinzu tritt ein weiterer Effekt, der das Angriffsszenario so gefährlich macht, dass es selbst das Innenministerium getroffen hat: Die eigentlich veraltete Methode, Makros in Word-Dokumenten zu nutzen, wurde reaktiviert. So kommt der Schadcode unerkannt durch die meisten Virenscanner. Auch die zip-Datei profitiert häufig von diesem Effekt, da der Inhalt im Vorfeld nicht ersichtlich ist. Dabei sind allerdings einige Schritte nötig, um ein Virus wirklich freizusetzen: Word-Dokumente müssen zunächst geöffnet werden und dann müssen noch die standardmäßig deaktivierten Makros aktiviert werden. Und wer versendet schon eine Rechnung als Word-Datei? Die Sensibilisierung von Mitarbeitern spielt daher eine große Rolle bei der Vermeidung von Infektionen. Leiten Sie diesen Beitrag daher gerne an Ihre Kollegen und Mitarbeiter, damit sie die Gefahren erkennen und sich adäquat verhalten.

To Donts: Das sollten Sie nicht machen

  • Grundsätzlich gilt noch immer: Öffnen Sie nur E-Mail von bekannten Absendern
  • In der aktuellen Situation sollten Sie Word-Dateien und zip-Dateien grundsätzlich nicht öffnen, wenn sie nicht direkt in dieser Form beim Absender angefordert wurden
  • Aktivieren Sie keinesfalls Makros in heruntergeladenen Word-Dateien, auch wenn Sie dazu aufgefordert werden
  • Besondere Vorsicht ist bei den gängigen Maschen geboten:
    • Mail-Benachrichtigung über eine WhatsApp Sprachdatei mit einer zip-Datei im Anhang
    • Rechnung eines Ihnen unbekannten Onlineshops mit .doc oder .zip Datei im Anhang
    • Beliebt sind auch große und bekannte Absender: Amazon, eBay, Google.

To Dos: Grundregeln für sicheres Arbeiten

  • Datensicherung: Man kann es gar nicht oft genug betonen: Eine professionelle Datensicherung nimmt jedem Cyber-Angriff den Schrecken. Auch ein Erpressungstrojaner läuft völlig ins Leere und hält Sie im schlimmsten Fall ein paar Stunden von der Arbeit ab. Ohne richtig gute Datensicherung erleiden Sie hingegen einen Datenverlust – und das kann existenzgefährdend sein, zumindest aber bedeutet es einen großen Schaden. Richten Sie daher unbedingt eine Datensicherung ein, die folgende Kriterien erfüllt:
    • Sicherung an mindestens zwei Orten (hier ist Online-Backup eine gute Lösung)
    • Automatisierte Sicherung
    • Sicherung in mehreren Generationen, so dass Sie auch Datenbestände von vor zwei Wochen wieder herstellen können
    • Regelmäßige Archivierung der Sicherungen
    • Laufende Überprüfung der erfolgreichen Datensicherung
    • Regelmäßige Rekonstruktion der Daten, um die Wiederherstellbarkeit wirklich zu prüfen
    • Lassen Sie diese Punkte nicht durch einen Dienstleister erledigen, das ist Chefsache. Ein Dienstleister kann Sie lediglich unterstützen.
  • Patch Management: Viele Viren nutzen offene Sicherheitslücken. Spielen Sie unverzüglich alle relevanten Updates ein, auch für Browser, Java und weitere Anwendungen. Am besten geht das mit einem automatisierten Patch Management.
  • Mail Protection: Viele Virenscanner beinhalten einen Schutz vor Spam und Viren auch bei E-Mails. Die Prüfung erfolgt dabei erst in der Kanzlei. Eine neue Generation von Virenschutz leitet E-Mails zunächst über ein Rechenzentrum, in dem mehrere verschiedene Virenscanner und Spamfilter die Nachrichten intensiv durchleuchten, um eine Gefährdung mit deutlich höherer Wahrscheinlichkeit auszuschließen. 

Professionelle Unterstützung vor Ort

Nehmen Sie erfahrene Spezialisten hinzu, wenn Sie die IT-Sicherheit Ihrer Kanzlei planen und umsetzen. Wir bei der Michgehl & Partner GmbH teilen unsere langjährige Erfahrung in Anwaltskanzleien gerne mit Ihnen. Nehmen Sie direkt Kontakt auf.