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besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, elektronischer Rechtsverkehr, ERV,

Neue Erpressungstrojaner-Welle: Wie Sie Ihre Kanzlei schützen

Mail ProtectionOb im privaten Posteingang oder in der Anwaltskanzlei: Bestimmt haben auch Sie einen sehr starken Anstieg zweifelhafter E-Mails beobachtet. Es grassiert eine neue Welle von Angriffen mit manipulierten Nachrichten und Erpressungstrojanern im Anhang. Die Methode ist dabei weiter verfeinert worden, um die Erfolgswahrscheinlichkeit nochmals zu steigern. In diesem Beitrag zeigen wir auf, wie sich Kanzleien wirksam schützen können.

Doc und zip auch von bekannten Absendern

Manipulierte E-Mails erkannte man vor wenigen Jahren noch an schlechten Übersetzungen, grammatischen Fehlern und einer geradezu lächerlichen Aufmachung – Diese Zeiten sind vorbei. Aktuelle Angriffswellen nutzen Bewerbungen oder Rechnungen im Anhang und sind gut formuliert. So werden plausible Signaturen real existierender Online-Shops verwendet und die Mails werden über Botnetze auch von bekannten Absendern zugestellt.

Hinzu tritt ein weiterer Effekt, der das Angriffsszenario so gefährlich macht, dass es selbst das Innenministerium getroffen hat: Die eigentlich veraltete Methode, Makros in Word-Dokumenten zu nutzen, wurde reaktiviert. So kommt der Schadcode unerkannt durch die meisten Virenscanner. Auch die zip-Datei profitiert häufig von diesem Effekt, da der Inhalt im Vorfeld nicht ersichtlich ist. Dabei sind allerdings einige Schritte nötig, um ein Virus wirklich freizusetzen: Word-Dokumente müssen zunächst geöffnet werden und dann müssen noch die standardmäßig deaktivierten Makros aktiviert werden. Und wer versendet schon eine Rechnung als Word-Datei? Die Sensibilisierung von Mitarbeitern spielt daher eine große Rolle bei der Vermeidung von Infektionen. Leiten Sie diesen Beitrag daher gerne an Ihre Kollegen und Mitarbeiter, damit sie die Gefahren erkennen und sich adäquat verhalten.

To Donts: Das sollten Sie nicht machen

  • Grundsätzlich gilt noch immer: Öffnen Sie nur E-Mail von bekannten Absendern
  • In der aktuellen Situation sollten Sie Word-Dateien und zip-Dateien grundsätzlich nicht öffnen, wenn sie nicht direkt in dieser Form beim Absender angefordert wurden
  • Aktivieren Sie keinesfalls Makros in heruntergeladenen Word-Dateien, auch wenn Sie dazu aufgefordert werden
  • Besondere Vorsicht ist bei den gängigen Maschen geboten:
    • Mail-Benachrichtigung über eine WhatsApp Sprachdatei mit einer zip-Datei im Anhang
    • Rechnung eines Ihnen unbekannten Onlineshops mit .doc oder .zip Datei im Anhang
    • Beliebt sind auch große und bekannte Absender: Amazon, eBay, Google.

To Dos: Grundregeln für sicheres Arbeiten

  • Datensicherung: Man kann es gar nicht oft genug betonen: Eine professionelle Datensicherung nimmt jedem Cyber-Angriff den Schrecken. Auch ein Erpressungstrojaner läuft völlig ins Leere und hält Sie im schlimmsten Fall ein paar Stunden von der Arbeit ab. Ohne richtig gute Datensicherung erleiden Sie hingegen einen Datenverlust – und das kann existenzgefährdend sein, zumindest aber bedeutet es einen großen Schaden. Richten Sie daher unbedingt eine Datensicherung ein, die folgende Kriterien erfüllt:
    • Sicherung an mindestens zwei Orten (hier ist Online-Backup eine gute Lösung)
    • Automatisierte Sicherung
    • Sicherung in mehreren Generationen, so dass Sie auch Datenbestände von vor zwei Wochen wieder herstellen können
    • Regelmäßige Archivierung der Sicherungen
    • Laufende Überprüfung der erfolgreichen Datensicherung
    • Regelmäßige Rekonstruktion der Daten, um die Wiederherstellbarkeit wirklich zu prüfen
    • Lassen Sie diese Punkte nicht durch einen Dienstleister erledigen, das ist Chefsache. Ein Dienstleister kann Sie lediglich unterstützen.
  • Patch Management: Viele Viren nutzen offene Sicherheitslücken. Spielen Sie unverzüglich alle relevanten Updates ein, auch für Browser, Java und weitere Anwendungen. Am besten geht das mit einem automatisierten Patch Management.
  • Mail Protection: Viele Virenscanner beinhalten einen Schutz vor Spam und Viren auch bei E-Mails. Die Prüfung erfolgt dabei erst in der Kanzlei. Eine neue Generation von Virenschutz leitet E-Mails zunächst über ein Rechenzentrum, in dem mehrere verschiedene Virenscanner und Spamfilter die Nachrichten intensiv durchleuchten, um eine Gefährdung mit deutlich höherer Wahrscheinlichkeit auszuschließen. 

Professionelle Unterstützung vor Ort

Nehmen Sie erfahrene Spezialisten hinzu, wenn Sie die IT-Sicherheit Ihrer Kanzlei planen und umsetzen. Wir bei der Michgehl & Partner GmbH teilen unsere langjährige Erfahrung in Anwaltskanzleien gerne mit Ihnen. Nehmen Sie direkt Kontakt auf.

Gebäude Michgehl

BRAK verschiebt beA-Einführung: Aufgeschoben ist nicht aufgehoben

IT-Service Münster, IT-Service Düsseldorf, IT-Service München, Datensicherung, IT-Sicherheit, Kanzleisoftware, Anwalt, Software,In einer Pressemitteilung vom 26.11.2015 verkündet die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK), dass die Einführung des beA verschoben wird. Ein neuer Starttermin wurde dabei nicht genannt. Der Grund für die Entscheidung liege in qualitativen Mängeln hinsichtlich der Nutzbarkeit. Das System erfülle aktuell nicht die hohen Anforderungen, die sich die Kammer selbst gestellt habe. BRAK-Präsident Ekkehart Schäfer betonte, die Entscheidung sei nicht leicht gefallen – jedoch habe die BRAK eine besondere Verantwortung, dass System erst dann einzuführen, wenn “alle Funktionen verlässlich den Nutzern zur Verfügung stehen”.

Eigentlich war es zu erwarten

Bereits seit Wochen fragten sich Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte und auch wir als IT-Dienstleister für Kanzleien: “Wie soll das alles bis zum 01.01.2016 klappen?”. Die Schnittstellenbeschreibungen für die Software-Hersteller wie RA-MICRO lagen erst verspätet vor, so dass eine nahtlose Integration zum Jahresbeginn nicht gewährleistet werden konnte. Die hohe Verunsicherung wird nun durch die Entscheidung der BRAK entschärft. Aus unserer Sicht eine gute Wahl, um einen geordneten Start zu ermöglichen.

Mehr Zeit für die Vorbereitung

Die Verärgerung in der Anwaltschaft ist groß, wie die Kommentare in den sozialen Medien zeigen. Allerdings lässt sich die Entscheidung der BRAK auch positiv sehen: Viele Anwaltskanzleien haben die wesentlichen Vorbereitungen für den elektronischen Rechtsverkehr noch nicht geschaffen und nun einige Monate länger Zeit für die nötigen Maßnahmen. Die BRAK nimmt nun die Gespräche mit dem Entwickler Atos auf, um einen neuen Starttermin festzulegen.

Was jetzt zu tun ist und was warten kann, haben wir im beA-Leitfaden für Sie zusammengefasst.

Hierbei geht es insbesondere um folgende Punkte:

  • beA-Karten und Lesegeräte
  • Internetverbindung
  • Synchonisation mit der Kanzlei
  • Datensicherung
  • Dokumentenscanner
  • beA-Beauftragter
  • E-Mail Benachrichtigung
  • IT-Sicherheit

 

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, Kanzleisoftware

IT-Panne des Monats November: Rien ne va plus

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, KanzleisoftwareManchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht. Täglich ereilen uns Meldungen von Cyber-Angriffen, Hackern und Geheimdienst-Spionage. Selbst Großunternehmen und der Bundestag bleiben nicht verschont. Da beschleicht den einen oder anderen der Eindruck, man könne ja eh nichts machen. Allerdings geht die größte Gefahr für Anwaltskanzleien von ungezielten Angriffen aus, gegen die man sich sehr gut schützen kann. Und von ganz handfesten Bedrohungen, wie die folgende Geschichte zeigt.

Nichts geht mehr

Wie so häufig beginnt die IT-Panne mit einem Anruf. Susi Sorglos ist Bürovorsteherin einer renommierten Anwaltskanzlei – eine höfliche und aufgeschlossene Dame mit dem Herzen am rechten Fleck. Und heute hat sie ein Problem: Sie kann nicht auf den Server zugreifen – die Kollegen auch nicht. Leider konnten wir Susi noch nicht davon überzeugen, unseren Managed IT-Service in Anspruch zu nehmen, dann hätten wir den Fehler aus der Ferne erkannt, bevor sie ihn realisiert. So müssen wir ihr wohl einen Besuch abstatten.

Die Fehlersuche vor Ort ist schnell beendet: Alle Festplatten wurden entfernt. Offenbar ist über Nacht jemand in die Kanzlei eingebrochen und hat den kompletten Serverschrank gründlich aufgeräumt. Ja, wer rechnet denn mit sowas? Erstmal tief durchatmen und dann geht es an die Wiederherstellung. Hilft ja nichts…

Wo ist die Datensicherung?

Gott sei dank ist es nicht lange her, dass wir der Susi eine NAS-Station für die Datensicherung eingerichtet haben. Dumm allerdings, dass auch hier die Festplatten entfernt wurden. Gut, dann nehmen wir halt die externe Sicherung… Es ist einer unserer Grundsätze, dass jede Kanzlei eine Datensicherung außerhalb der eigenen Räumlichkeiten aufbewahrt, am besten mit unserem Online-Backup, um eine schnelle Wiederherstellung zu garantieren.

Doch nun dämmert es unserem Techniker: War da nicht letztens ein schwieriges Vertriebsgespräch, bei dem die Sicherung an mehreren Orten vehement abgelehnt wurde? Aus Kostengründen oder so? Das sei übertrieben? War es vielleicht Susi, die zuletzt in unserem Beratungsprotokoll unterzeichnet hat, dass sie entgegen unserer expliziten und dringenden Empfehlung auf eine externe Sicherung verzichtet? Hoffentlich nicht. Doch.

Und jetzt?

Wir können ja niemanden zwingen. Wir würden gerne, aber wir können nicht. Seit Jahren missionieren wir: Datensicherung ist die wichtigste Maßnahme der IT-Sicherheit und die Sicherung an zwei Orten ist genau so notwendig wie mehrere Generationen, Verschlüsselung und weitere Faktoren. Wir lassen uns aus Haftungsgründen gegenzeichnen, wenn jemand darauf verzichtet und bitten eindringlich, diesen Punkt professionell zu organisieren. Wenigstens die RA-MICRO Daten sollten umfassend geschützt werden. Dafür bieten wir eine Rundum-Sorglos-Lösung ab 22,65 € im Monat.

22,65 €! Susi wollte das Geld nicht ausgeben. Irgendwann muss es ja auch mal gut sein, schließlich hat sie gerade die NAS-Station gekauft – war ja auch nicht billig. Das bittere Ergebnis: Die Daten sind weg – alle. Also irgendwie sind sie ja noch da: In den Papierakten. Aber Mandantendaten der letzten 20 Jahre nachpflegen macht nun wirklich keinen Spaß und kosten Zeit und Geld.

Was hätten wir noch machen können? Hätten wir Susi noch intensiver auf die Gefahren hinweisen können? War es nicht eindeutig genug? Wir sind selbst etwas ratlos – Vielleicht können wahre Geschichten wie diese dazu beitragen, solche Tragödien in Zukunft zu vermeiden – zumal es bald keine Papierakten mehr geben wird, die als greifbares Backup zur Verfügung stehen. Wenn Ihnen, lieber Leser, noch eine Idee einfällt, freuen wir uns sehr auf Ihren Kommentar.

Veranstaltungen 2016

Über 100 Seminare und Events in 2016: RA-MICRO, Kanzlei-IT und Strategie

Veranstaltungen 2016Die Anwaltschaft steht vor einer großen Veränderung: Mit der Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches
beA am 1. Januar 2016 beginnt die flächendeckende Digitalisierung der anwaltlichen Arbeit. Diese Entwicklung stellt vollkommen neue Anforderungen an die Kanzleiorganisation und die zugrundeliegende IT-Infrastruktur und IT-Sicherheit.

Wir möchten Sie bestmöglich vorbereiten auf die Risiken und die Chancen, die der elektronische Rechtsverkehr mit sich bringt.
In über 100 Seminaren an den vier Standorten München, Düsseldorf, Dortmund und Nordwalde werden wir in 2016 insbesondere die folgenden Themen mit Ihnen bearbeiten:

  • RA-MICRO: Einführungskurse, Finanzbuchhaltung, effektive Korrespondenz mit Word und beA, Gebühren, Mahnwesen und Zwangsvollstreckung
  • Elektronischer Rechtsverkehr und RA-MICRO E-Workflow
  • Datenschutz und Datensicherheit in der Anwaltskanzlei
  • Online-Marketing und betriebswirtschaftliche Steuerung mit Kanzlei-Kennzahlen
  • Michgehl & Partner Anwaltsforum: Impulse von Anwalt zu Anwalt - Kanzleistrategie, Mandantenakquise und Kanzleiorganisation

Unsere 30-jährige Erfahrung in Anwaltskanzleien teilen wir gerne mit Ihnen und begleiten Sie auf dem Weg zu mehr Erfolg in der Anwaltskanzlei. Melden Sie sich einfach auf www.michgehl.de an. Wir freuen uns auf Sie.

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Schnellere KFZ-Schadensabwicklung für Sie, Ihre Mandanten und Autohäuser

WebAkte KanzleisoftwareWie viel Zeit kostet Sie die Bearbeitung einer gewöhnlichen Verkehrsunfallsache? Ein Mandat wird für Sie umso lukrativer, je schneller Sie die Unfallakte abwickeln. Daher stellen wir Ihnen als RA-MICRO Partner heute eine Version der WebAkte unseres Partners e.Consult AG vor, die für eine besonders schnelle Schadensabwicklung konzipiert ist.

Die WebAkte bringt Rechtsanwalt, Versicherung und Autohaus an einen virtuellen Tisch:

  • Schnellere Abläufe in der Schadensabwicklung, da Sie mit WebAkte direkt an das GDV-Branchennetz angeschlossen sind
  • Dokumente und Nachrichten zur Unfallakte erreichen in Sekundenschnelle die Sachbearbeitung des zuständigen Versicherers – mit beweiskräftiger Zustellbenachrichtigung
  • Automatisierte Zentralrufabfrage bei unbekannter Versicherung und Weiterleitung der Schadensmeldung
  • Sicherer Austausch von Daten, Dokumenten und Nachrichten zwischen Mandanten, KFZ-Haftpflicht- und Kaskoversicherern sowie der ausführenden KFZ-Werkstatt

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Die WebAkte ermöglicht Ihnen kürzere Bearbeitungszeiten und somit höhere Fallabwicklungszahlen sowie ein Plus an zufriedenen Mandanten. Sie steuern die WebAkte ganz  bequem über eine Schnittstelle in Ihrer RA-MICRO-Anwendung.

Nutzen Sie die WebAkte außerdem zu Ihrem Wettbewerbsvorteil: Zeigen Sie, dass Sie mit der Zeit gehen und gewähren Sie Ihren Mandanten online Zugriff auf Dokumente der Unfallakte. Sobald Ihr Mandant eine Nachricht von Ihnen in der WebAkte öffnet, erhalten Sie eine Lesebestätigung. Ihren Mandaten verschaffen Sie so einen zeitnahen Überblick zum Sachstand und ganz nebenbei sparen Sie Portokosten sowie Zeit für Rückfragen.

Ihre Mandanten werden diese Zusatzleistung sowie Ihr professionelles Engagement zu schätzen wissen und Sie weiterempfehlen.

Über 11.000 Kanzleien vertrauen bereits auf die WebAkte. Starten auch Sie jetzt.

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Nutzen Sie das  Einstiegsangebot bis 15. Dezember  2015 und Sie erhalten die technische Inbetriebnahme und Einrichtung kostenfrei.

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Module

Anwaltskanzleien und IT-Dienstleister: Die 5 wichtigsten Haftungsfallen

ModuleAnwaltskanzleien sind besonders. Immer häufiger hören wir in letzter Zeit von IT-Dienstleistern: „Mit Anwälten arbeiten wir nicht mehr – das ist uns zu aufwändig und zu gefährlich“. Wir bei der Michgehl & Partner GmbH zählen ausschließlich Anwaltskanzleien zu unseren Kunden und können nur bestätigen: In sehr vielen Fällen wissen weder die Anwälte noch die IT-Dienstleister um die rechtlichen Risiken ihrer Zusammenarbeit. In der Folge finden wir immer wieder IT-Strukturen in Kanzleien vor, die klar gegen geltendes Recht verstoßen, ohne dass es einem der Beteiligten bewusst wäre. Die fünf wichtigsten Fehler und mögliche Lösungen finden Sie in diesem Artikel.

Rechtliche Grundlagen

Von herausragender Bedeutung für die (Un-)Vereinbarkeit von anwaltlicher Arbeit und IT-Service ist das Strafgesetz. § 203 StGB regelt die besondere Verschwiegenheitspflicht von Geheimnisträgern und explizit von Rechtsanwälten. Die Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern ist nach Meinung führender Standesvertreter nur unter erschwerten Bedingungen rechtlich zulässig. So zeigt RA Dr. Rainer Spatscheck im Anwaltsblatt ausführlich, dass ein IT-Dienstleister nicht als Gehilfe angesehen werden kann. Die eBroschüre „Datenschutz und Datensicherheit in der Rechtsanwaltskanzlei“ des DAV kommt zu dem Schluss, dass eine sorgfältige Anbieterauswahl und Vertragsgestaltung das Risiko eines Verstoßes zumindest stark reduzieren. Anwaltskanzleien sollten daher einen langfristigen Vertrag mit einem spezialisierten IT-Dienstleister für Anwälte abschließen. Es bleibt jedoch das Restrisiko, dass auch in diesem Fall kein Zeugnisverweigerungsrecht und keine Beschlagnahmefreiheit vorliegen.

Neben das Strafrecht treten zahlreiche weitere Regelungen in Datenschutz und Berufsrecht hinzu. So verlangt § 11 BDSG eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung und die technisch-organisatorischen Maßnahmen der Anlage zu § 9 BDSG sind als Leitlinie für Datenschutz und Datensicherheit auch in der Anwaltskanzlei zu betrachten. Die Berufsordnung für Rechtsanwälte regelt in § 2 BORA die Verschwiegenheit und wurde jüngst neu gefasst: Einen Verstoß bedeutet demnach nur noch eine Handlung, die nicht „sozialadäquat“ ist. Die Frage lautet demnach: „Muss der Mandant davon ausgehen, dass diese Handlung vorgenommen wird?“. Bei der Speicherung von personenbezogenen Daten ist das sicherlich zu bejahen – bei der Verarbeitung in externen Rechenzentren eher nicht. Abschließend regelt § 43 BRAO die allgemeinen Berufspflichten des Rechtsanwalts, wobei die Wörter „gewissenhaft“ und „würdig“ zwar schwammig klingen, in der Rechtsprechung jedoch häufige Verwendung finden.

Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung

Wer andere im Auftrag personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder nutzen lässt, der ist für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich. Der Auftraggeber ist also in der Pflicht und muss nach sorgfältiger Anbieterauswahl einen detaillierten Vertrag mit dem Auftragnehmer schließen. § 11 Abs. 5 BDSG macht unmissverständlich klar, dass diese Regelung auch für die Betreuung von IT-Systemen gilt: „(5) Die Absätze 1 bis 4 gelten entsprechend, wenn die Prüfung oder Wartung automatisierter Verfahren oder von Datenverarbeitungsanlagen durch andere Stellen im Auftrag vorgenommen wird und dabei ein Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden kann.“ Wichtig ist dabei, dass die Regelungen konkret und spezifisch getroffen werden. Jüngst wurde ein fünfstelliges Bußgeld verhängt, weil allgemeine Standardformulierungen verwendet wurden.

Passwörter für sensible Daten

Ein großes Risiko des Geheimnisverrats im strafrechtlichen Sinne stellt die Weitergabe von Passwörtern dar. In der Praxis kommt es allerdings häufig vor, dass IT-Dienstleister vollen Zugriff auf die Server, Datensicherung und Software in Anwaltskanzleien haben. In diesem Fall hilft auch eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nicht weiter. Wer so vorgeht, macht sich strafbar – und das betrifft nicht den Dienstleister sondern den Rechtsanwalt. Um dieses Risiko so weit wie möglich zu minimieren, bleiben die Passwörter unserer Kunden für sensible Systeme ausschließlich in den Händen der Anwälte. Der Zugriff erfolgt dann nur gemeinsam mit der Kanzlei, unter Beobachtung, transparent und für einen kurzen Zeitraum. So ist ein Höchstmaß an Daten- und Geheimnisschutz sicher gestellt.

Vorsicht bei Cloud-Diensten

Ähnlich verhält es sich mit Cloud-Diensten: Dateispeicherorte und Datensicherung sind möglich, wenn eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung benutzt wird. Sonst nicht! Eine Kanzleisoftware aus der Cloud ist damit aktuell nicht zulässig: Daten müssen in der Cloud entschlüsselt werden –  der Dienstleister ist kein Gehilfe im Sinne des § 203 StGB und auch die Sozialadäquanz nach § 2 BORA ist fraglich. Die einzige Lösung liegt im Betrieb einer Private Cloud, in der namentlich genannte und als Gehilfe zu betrachtende Mitarbeiter ausschließlichen Zugriff auf die Server haben.

Druckerfestplatten als Gefahr für die Verschwiegenheitspflicht

Eine weitere Gefahr für den Verstoß gegen die besondere Verschwiegenheit sollten man als Anwalt und als IT-Dienstleister kennen: Drucker und Kopierer verfügen mittlerweile fast ausnahmslos über interne Festplatten, die sämtliche Dokumente speichern. Von hier aus lassen sie sich mit wenig Aufwand auslesen und insbesondere bei Weiterverkauf oder unsachgemäßer Entsorgung sind die Daten offen zugänglich. Es sollte daher regelmäßig der Speicher des Geräts geleert werden, vor allem am Ende seines Lebenszyklus in der Kanzlei.

Verschlüsselung

Die Verwendung aktueller Verschlüsselungsmethoden wird nicht nur im Bundesdatenschutzgesetz explizit vorgeschrieben, sie ist auch aus nachvollziehbaren Gründen dringend zu empfehlen: Auf gestohlene Notebooks kann mit wenigen Handgriffen das Windows-Kennwort umgangen werden, E-Mails können trotz Transportverschlüsselung an allen Knotenpunkte einfach mitgelesen werden und Daten in der Cloud sind ohne Verschlüsselung undenkbar. Die Lösung liegt in maßgeschneiderten Software-Angeboten für Anwaltskanzleien. So ist die Kommunikation mit Gerichten und Kollegen in naher Zukunft über das besondere elektronische Anwaltspostfach möglich, die Mandantenkommunikation erfolgt jedoch immer häufiger per (unsicherer) E-Mail. Hier bieten wir die WebAkte an, die direkt aus RA-MICRO heraus eine Ende-zu-Ende-verschlüsselte Übermittlung strukturierter Daten ermöglicht. Darüber hinaus verwenden wir verschlüsselungsfähige Wechselfestplatten mit PIN-Pad und natürlich verschlüsselte Datensicherungen.

Spezialisierte Anbieter für Kanzlei IT

Die vorstehenden Beispiele verdeutlichen exemplarisch, wie wichtig ein IT-Dienstleister ist, der sich wirklich mit Anwaltskanzleien auskennt. Mittlerweile unterstützen wir bei der Michgehl & Partner GmbH viele weitere IT-Systemhäuser in der Arbeit mit Rechtsanwälten, da die Risiken für alle Beteiligten schwer überschaubar sind und nur mit spezialisierten Lösungen zu bewältigen sind. Ob Sie Anwalt oder IT-Dienstleister sind: Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, um eine mögliche Zusammenarbeit zu besprechen. Wir freuen uns auf Sie.

 

 

WebAkte, Ra-MICRO, Kanzleisoftware

Zwei Vorträge, die Sie nicht verpassen sollten…

WebAkte, Ra-MICRO, KanzleisoftwareHeute wenden wir uns einmal mit einem ganz anderen Tipp an Sie. Möchten Sie die Aufwände rund um Postversand, mobiles Büro und E-Mail-Stress in Ihrer Kanzlei verringern? In zwei kostenfreien Online-Vorträgen können Sie jetzt erfahren, wie das gelingt.

Bequem aus Ihrem Bürosessel nehmen Sie an den Vorträgen per Webkonferenz teil. Im Anschluss an die Vorträge können Sie Fragen stellen. Wir wünschen Ihnen viele nützliche Informationen!

Vortrag 1:  So sparen Anwälte 30 min. Zeit pro Tag

Dieser Web-Vortrag richtet sich an Kanzleien die ihren Gewinn skalieren, ihren Marktvorteil ausbauen möchten oder einfach weniger Arbeitsstress anstreben:

  • Wie der Umstieg von Briefpost auf elektronischen Versand gelingt.
  • Perfekte Vorbereitung Ihrer elektronischen Arbeitsabläufe auf beA.
  • Endlich mobiler Aktenzugriff von unterwegs.
  • Mehr Service für Ihre Mandanten per Smartphone.
  • Datensicherheit/-schutz „sozialverträglich“ gem. § 2 BORA für den Mandanten umgesetzt.
  • „Effizienz anstatt E-Mail-Stress“ in Ihrem gesamten  Kanzleiteam

Melden Sie sich jetzt an und lernen Sie WebAkte kennen. Wir zeigen Ihnen wie Sie mit WebAkte 30 Minuten Arbeitszeit pro Tag sparen und diese gleichzeitig als perfekter Service für Ihre Mandanten fungiert.

Bequem aus Ihrem Bürosessel nehmen Sie an unserem kostenfreien Web-Vortrag teil. Sie werden Ihre Zeit genießen.

Mittwoch, 04.11.2015
von 11.00 bis 12.00  Uhr
kostenfrei & online
 Anmeldung WebAkte Webinar

Vortrag 2: Beschleunigen Sie die Abwicklung Ihrer Verkehrsunfallakten
 
Als Verkehrsrechtler kennen Sie sicherlich Kollegen, die WebAkte in der Schadenbearbeitung einsetzen und damit ihre Effizienz gesteigert haben. Verschaffen Sie sich selbst einen Eindruck, jetzt ist die Gelegenheit. In unserem Vortrag zeigen wir Ihnen, wie Sie

  • Ihre Unfallschaden-Abwicklung automatisieren.
  • die Bearbeitungszeiten reduzieren.
  • die Fallabwicklungszahlen erhöhen.

Die technische Basis dafür liefert Ihnen WebAkte (keine Installation, sofort starten, TÜV-zertifiziert):

  • einfacher Versand in das Schadensystem Ihrer Versicherer
  • automatische Sendequittung
  • standardisierte Ablaufprozesse aus Ihrer Kanzleisoftware RA-MICRO

Exklusiv stellen wir auch kurz die WebAkte Autohaus Edition zur besseren Anbindung von Autohäusern, Werkstätten etc. vor.

Mittwoch, 11.11.2015
von 11.00 bis 12.00  Uhr
kostenfrei & online
 Anmeldung WebAkte Webinar
 Blug Referentin

Katja Blug, e.consult AG
Handlungsbevollmächtigte

Zur Person: Frau Blug verfügt als geprüf. Rechtsfachwirtin über 10 Jahre Berufserfahrung in Aufbau- und Ablauforganisation in Kanzleien. Prozessoptimierung und Gewinnskalierung durch elektronische Aktenführung, bis hin zur strukturierte Datenübertragung nach außen zählen zu ihren Schwerpunkten. Das Streben nach mehr Service und Zufriedenheit für den Mandanten verfolgt sie stetig.

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, Kanzleisoftware

IT-Panne des Monats Oktober: Wiederherstellen klingt doch gut…

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, KanzleisoftwareWofür braucht man eigentlich einen IT-Dienstleister? Sind wir nicht mittlerweile alle so geübt im Umgang mit Computern, dass wir die anfallenden Aufgaben selbst erledigen können? Und gilt das nicht in besonderem Maße für gut ausgebildete und intelligente Menschen wie Rechtsanwälte? In der Tat haben die IT-Kenntnisse in den vergangenen Jahren stark zugenommen, doch auch die IT selbst wird immer komplexer. Es bedarf tiefer Expertise und langjähriger Erfahrung, um eine sichere Kanzlei-IT zu betreiben. Diese These ist theoretisch schwer belegbar. Allerdings liefert das wahre Leben regelmäßig Beweise dafür, dass IT-Systeme in der Anwaltskanzlei nicht auf sich gestellt sein sollten. Die gut gemeinten Pflege- und Reparaturabsichten der Mitarbeiter verschärfen die auftretenden Probleme mitunter mehr, als sie zu mindern.

Der Rechner startet nicht…

Unsere IT-Panne des Monats Oktober beginnt wie so oft mit dem Anruf aus einer Anwaltskanzlei. Rechtsanwaltsfachangestellte Else Emsig klingt hektisch erregt – dieser Zustand zwischen erschrocken und panisch – und doch voller Tatendrang. Das Notebook ihres Chefs lässt sich nicht mehr starten. Die Erste Hilfe per Telefon führt nicht zur Wiederbelebung und so beruhigen wir die Else mit den Worten: „Lassen Sie alles, wie es ist – wir kommen“. Vorsichtshalber fügen wir hinzu: „Kommen Sie bitte auch nicht auf die Idee, da jetzt selber mit einer Recovery-CD oder so zu experimentieren.“

Unser Gehirn versteht das Wort „nicht“ nicht

„Recovery-CD? Das ist ja eine gute Idee.“ Genau das und nicht mehr ist offensichtlich bei Else hängen geblieben. Sie nimmt die Dinge eh am liebsten selbst in die Hand. Als wir in der Kanzlei ankommen, läuft der Rechner des Anwalts wieder. Eine Windows 7 Oberfläche strahlt uns genauso an wie die zufriedene Else. Sollten wir ihr anbieten, in die Technik von Michgehl & Partner zu wechseln? Lieber nicht. Denn bei genauerem Hinsehen wird klar: Der Anwalts-Arbeitsplatz wurde nicht wiederhergestellt – er wurde neu installiert. Positiv: Es läuft. Negativ: Nur das Betriebssystem…

Wo sind die Daten?

Herzlichen Glückwunsch! Alle Anwendungen und Daten des Notebooks wurden unwiderruflich gelöscht. Naja, aber was hat man schon auf seinem Arbeitsrechner? Machen Sie den Selbsttest: Was befindet sich gerade auf Ihrem betrieblichen Notebook oder PC? Bei mir finde ich zum Beispiel Bilder, Adresslisten, Briefe, Präsentationen und Tabellen. Sind die alle auch zentral auf dem Server abgelegt? Räusper… Hinzu kommen jede Menge Software, lokale Einstellungen und Treiber. Wie lange es wohl dauern würde, das alles wieder einzurichten? Genauso ist es auch bei Elses Chef: Datensicherung auf dem Notebook? Erwartungsgemäß Fehlanzeige. Zentrale Datenhaltung? Bleiben wir realistisch… Alle, aber auch wirklich alle Daten des Notebooks sind weg und bleiben weg. „Aber ich habe doch auf Wiederherstellen geklickt“, meint die sichtlich irritierte Else: „Dann kann der doch nicht einfach alles löschen“. Doch, kann er…

Und die Moral von der Geschicht…

Fehler können passieren: Festplatten geben den Geist auf, Viren zerstören Dateien oder verschlüsseln Ordner. Mit ein paar Grundregeln lässt sich der Schaden vermeiden oder begrenzen:

  • IT-Monitoring: IT-Systeme lassen sich mittlerweile aus der Ferne laufend analysieren, um Fehler zu erkennen und zu beheben, bevor ein Problem auftritt. In diesem Fall wäre vermutlich ein schleichender Festplattendefekt bemerkt worden.
  • Zentrale Datenhaltung: Es ist eine Frage der Gewohnheit, wie viele Daten lokal auf dem Rechner liegen und welche Informationen auf dem Kanzleiserver gespeichert werden. Auf dem Notebook sind die Dateien großen Gefahren ausgesetzt: Nicht nur der Verlust ist ein Risiko – auch bei Diebstahl möchte ich nicht in der Haut eines Geheimnisträgers mit besonderer Verschwiegenheitspflicht stecken
  • Datensicherung: Auf dem Kanzleiserver sollte eine professionelle Datensicherung eine Selbstverständlichkeit sein. Damit sind nicht ein paar Wechselfestplatten gemeint, sondern eine automatisierte Sicherung in mehreren Generationen an mehreren Orten, die regelmäßig rekonstruiert wird. Wenn wichtige Daten auf dem Notebook liegen müssen, dann sollten sie regelmäßig (auch) auf den Server übertragen werden. Alternativ sollte der Datenbestand des Notebooks selbst gesichert werden.
  • Zurückhaltung: Aktivität und Wagemut sind gute Tugenden. In Bezug auf die IT-Systeme der Kanzlei sind Delegation und Vorsicht jedoch wertvolle Herangehensweisen. Sie würden auch nicht auf die Idee kommen, Ihre Alarmanlage oder Ihre Zentralheizung selbst zu reparieren. Else meinte es wirklich nur gut. Aber gut gemeint ist eben noch lange nicht gut gemacht – bisweilen auch das genaue Gegenteil.

 

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Besonderes elektronisches Anwaltspostfach – Leitfaden für den Start

bea iconDer beA-Start am 28. November 2016 läutet einen Paradigmenwechsel in der Anwaltschaft ein: Der gesamte Rechtsverkehr wird sukzessive digitalisiert. Eine Papierakte wird es auch in zehn Jahren noch geben, da sind sich die meisten Rechtsanwälte einig. Die führende und damit vollständige Akte wird jedoch elektronisch geführt. Die Kommunikation zwischen Gerichten und Anwälten wird flächendeckend digitalisiert. Was muss nun bis zum beA-Start erledigt werden, um die gesetzlich vorgeschriebene Empfangsbereitschaft herzustellen? Wir geben einen kurzen Überblick.

Notwendige Voraussetzungen für das beA

Alle 165.000 Rechtsanwälte sind bereits von der BRAK und der Bundesnotarkammer angeschrieben worden, um für eine rechtzeitige Bestellung der nötigen Ausstattung zu werben. Auf der Seite bea.bnotk.de können Karten und Lesegeräte beschafft werden. Doch was genau wird benötigt?

beA-Karte für den Rechtsanwalt

  • Die beA-Karte ermöglicht den Zugriff auf das besondere elektronische Anwaltspostfach. In Kombination mit einem Kartenlesegerät und der PIN wird der Login ermöglicht.
  • Bis 2018 ist eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig. Hierfür kann auch eine bestehende Signaturkarte verwendet werden. Für 20,- € mehr erhalten Sie jedoch alle benötigten Funktionen in einer Karte. Wir empfehlen daher die beA-Karte Signatur für jeden Rechtsanwalt.
  • Die Kosten für die beA-Karte Basis belaufen sich auf 29,90 € jährlich, für die beA-Karte Signatur auf 49,90 € jährlich.

Mitarbeiterkarte und Mitarbeiter-Zertifikat

  • Für jeden Mitarbeiter, der Zugriff auf das beA erhalten soll, muss eine Mitarbeiterkarte (12,90 € jährlich) oder ein Mitarbeiter-Zertifikat (4,90 € jährlich) bestellt werden
  • Mitarbeitern können dreißig verschiedene Rechte eingeräumt werden, zum Beispiel nur lesen, bearbeiten, antworten etc. Nicht delegierbar ist der Versand von Nachrichten über das beA. Hierfür ist die Signatur des Rechtsanwalts notwendig.
  • Die Mitarbeiterkarte funktioniert wie die beA-Karte in Kombination mit einem Kartenlesegerät und einer PIN.
  • Das Mitarbeiterzertifikat ist eine Mitarbeiterkarte ohne Karte. Es wird also eine Datei ausgeliefert, die auf dem Server, PC oder einem USB-Stick gespeichert werden kann. Auf diesem Wege können einige Kartenlesegeräte eingespart werden. Die Funktion von Mitarbeiterkarte und Mitarbeiterzertifikat ist fast identisch, lediglich einige Verwaltungsfunktionen erfordern den höheren Sicherheitsstandard der beA-Mitarbeiterkarte.

Kartenlesegerät

  • Für jeden Rechtsanwalt sollte ein Kartenlesegerät zur Verfügung stehen, zusätzlich für jeden Mitarbeiter, der die Mitarbeiterkarte nutzt.
  • Das Lesegerät muss einen Tastaturblock besitzen und in Deutschland für die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur zugelassen sein. Eine Liste der bestätigten Geräte finden Sie bei der Bundesnetzagentur. Direkt bei der Bestellung auf bea.bnotk.de können allerdings auch Lesegeräte mitbestellt werden, die alle Anforderungen erfüllen.

Internetverbindung

  • Für den Zugriff auf das besondere elektronische Anwaltspostfach wird ein Internetzugang mit 2 Mbit/s benötigt. Die BRAK empfiehlt 6 Mbit/s. Kritisch ist hier in der Regel die Upload-Geschwindigkeit. Als Faustformel kann gelten: Wenn Sie bereits heute Geschwindigkeitsprobleme aufgrund mangelnder Bandbreite verspüren, sollten Sie sich nach einer besseren Anbindung umsehen.

Synchronisation mit der Kanzlei

  • Das besondere elektronische Anwaltspostfach ist ein Übertragungsmedium und kein Speicherort. Nachrichten werden nach einer Aufbewahrungszeit und vorheriger Ankündigung gelöscht. Das ist eine wichtige Feststellung mit Folgen: Die Nachrichten müssen in die Kanzlei übertragen und dort gespeichert und gesichert werden
  • Für die Synchronisation wird RA-MICRO zunächst eine Ordnerschnittstelle bereitstellen. Der vollständige beA-Client wird im Laufe des Jahres zur Verfügung gestellt.
  • Eine sehr einfache, aber wenig zukunftsfähige Möglichkeit besteht darin, alle beA-Nachrichten auszudrucken und wie gewohnt zu verarbeiten.

Datensicherung

  • Spätestens mit der Einführung des beA bekommt die IT der Kanzlei eine neue und wesentlich größere Bedeutung: Die Nachrichten werden in RA-MICRO importiert und müssen zuverlässig gesichert werden, um sie vor Verlust zu schützen.
  • Es gelten einige Grundregeln für die Datensicherung:
    • Mehrere Orte – hierfür empfiehlt sich ein zusätzliches Online-Backup
    • Mehrere Generationen: Es sollten die Datenbestände der letzten Tage wieder hergestellt werden können. Am besten wird ein ganzer Monat mit verschiedenen Generationen abgedeckt.
    • Archive: Monatlich sollte ein Archiv der Datensicherung angelegt werden. So können Daten langfristig gesichert werden
    • Überprüfung: Die erfolgreiche Datensicherung sollte täglich überprüft werden, am besten mit einem automatischen IT-Monitoring
    • Rekonstruktion: Mindestens halbjährlich sollten die Daten in ein RA-MICRO Testsystem importiert werden, um sicher zu gehen, dass sich die Daten auch wirklich vollständig wieder herstellen lassen.
  • All diese Regeln werden im RA-MICRO Backup von Michgehl & Partner befolgt und ab 22,65 € pro Monat zur Verfügung gestellt. Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot für Ihre Kanzlei.

Dokumentenscanner

  • Für die Kommunikation über das beA werden Sie kaum daran vorbeikommen, Dokumente zu scannen. Mittelfristig wird der gesamte aktenrelevante Posteingang eingescannt.
  • Viele Kanzleien nutzen ein Multifunktionsgerät, was grundsätzlich ausreicht. Ein Dokumentenscanner bietet darüber hinaus jedoch einige Vorteile und sollte bei steigendem Scanvolumen in Betracht gezogen werden:
    • Schneller Stapelscan: Der gesamte Posteingang kann in einem Durchgang eingescannt werden. Einzelne Schriftstücke werden automatisch getrennt und jeweils in einem Dokument zusammengefasst.
    • Geringere Dateigrößen: Multifunktionsgeräte erzeugen häufig Bild-Dateien, die um ein Vielfaches mehr Speicherplatz beanspruchen als die Dateien der Dokumentenscanner. Gerade zu Beginn wird das beA auf 30 MB pro Nachricht begrenzt sein – umfangreiche Scans können hier zum Problem werden, wenn sie nicht das passende Dateiformat haben.
    • Texterkennung: Alle Dokumente werden von einer Software in Text umgewandelt. So lassen sich Informationen mit Hilfe einer Volltextsuche einfach wiederfinden.
    • Duplex-Scan: Dokumentenscanner digitalisieren beide Seiten eines Dokuments, erkennen jedoch auch leere Seiten. Das beschleunigt den Scan-Prozess
    • Kein Stau am Drucker: Ein Dokumentenscanner ist klein und lässt sich am zentralen Posteingang unterbringen. Sie blockiert der zuständige Mitarbeiter nicht jeden Morgen den Drucker.
    • Gerne erstellen wir ein Angebot für Ihre Kanzlei.

Zusätzliche Tipps für den beA-Start

Zum beA-Start erhält jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt ein neues Mail-Postfach – nicht mehr und nicht weniger. Es ist zu erwarten, dass die Nutzung zu Jahresbeginn noch sporadisch erfolgt und das Nachrichtenaufkommen gering ist. Die kurzfristigen Auswirkungen des beA werden eher gering sein, die langfristigen hingegen werden unterschätzt. Daher geben wir Ihnen noch einige Tipps für den erfolgreichen Start.

beA-Beauftragter

  • Legen Sie bereits vor der Einführung des beA einen Verantwortlichen in der Kanzlei fest, der die Handhabung der Nachrichten und die Schaffung der technischen Voraussetzungen koordiniert.
  • Der beA-Beauftragte sollte sich auch um die folgenden Punkte kümmern.

Mail-Benachrichtigung bei neuen Nachrichten

  • Gerade in der Anfangszeit werden vermutlich wenige Nachrichten über das beA eintreffen. Um trotzdem keine wichtige Post zu verpassen, sollten Sie eine E-Mail Benachrichtigung einrichten, um bei neuen Nachrichten informiert zu werden.

Ersatzkarten

  • Für die Anmeldung am beA benötigen Sie Ihre Karte und Ihre PIN. Und wenn Sie Ihre Karte verlieren? Wie lange wird es dauern, bis eine neue Karte bestellt und versendet ist? Ein paar Tage? Oder eher Wochen? In dieser Zeit haben Sie keinen Zugriff auf das beA. Vorsichtshalber sollte daher gleich eine Ersatzkarte bestellt werden oder mindestens sichergestellt werden, dass jemand lesend auf das Postfach zugreifen kann.

Rechtestruktur

  • Jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt sollte für sein Postfach die passenden Rechte vergeben. Dazu gehören entsprechende Vereinbarung zu den Abläufen. Wer darf welche Nachrichten lesen? Wer darf sie bearbeiten? Wer darf sie versenden? Wer vertritt den Anwalt?
  • Wichtig ist dabei zu wissen: Es gibt im beA kein Kanzlei-Postfach. Ein beA bezieht sich immer direkt auf einen Rechtsanwalt. Über die Vergabe von Rechten kann jedoch die Nachrichtenbearbeitung trotzdem an einer zentralen Stelle erfolgen.
  • Die meisten Arbeitsschritte können delegiert werden – mit Ausnahme der Signatur, die durch den Rechtsanwalt erfolgen muss.

IT-Sicherheit

  • Mit der Einführung des beA wird die Anwaltskanzlei sukzessive digitalisiert. Die elektronische Akte wird innerhalb der nächsten Jahre führend. Damit verändert sich die Rolle der Kanzlei-IT und ihrer Sicherheit. Aus Erfahrung wissen wir genau, welche Sicherheitslücken sich in Kanzleien befinden und haben den Michgehl & Partner ERV-Check entwickelt, der mittlerweile in über 150 Kanzleien durchgeführt wurde. Hier erfahren Sie Ihre Schwachstellen und erhalten einen 25-seitigen Leitfaden für den elektronischen Rechtsverkehr.
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