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Besonderes elektronisches Anwaltspostfach beA: Es geht los!

beA, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, Bundesnotarkammer, bnotk. Bundesrechtsanwaltskammer, brak, ERV, Elektronischer RecthsverkehrAm 17. August 2015 hat die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) ein Schreiben samt Informationsbroschüre an alle Rechtsanwälte versendet. Thema: Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) und insbesondere die Beantragung der beA-Karte. Den deutlichen Aufruf von BRAK-Präsident Axel C. Filges können wir nur unterstützen: Bestellen Sie die beA-Karte sobald wie möglich, um sicherzugehen, dass Ihr beA-Postfach zum 1.1.2016 empfangsbereit ist. Gerne unterstützen wir Sie bei der Beantragung und bei der Bestellung und Konfiguration des Kartenlesegerätes und der Integration in Ihre Kanzleisoftware. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf. Den aktuellen Stand der Entwicklungen fassen wir an dieser Stelle für Sie zusammen.

Das besondere elektronische Anwaltspostfach

bea iconDie flächendeckende Digitalisierung des Rechtsverkehrs ist im Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom Oktober 2013 festgeschrieben. Dieses sieht eine schrittweise Einführung im Zeitraum 2016-2022 vor. Ab dem 1. Januar 2016 erhalten alle Rechtsanwälte ein beA-Postfach und sind damit empfangsbereit. Kollegen und teilnehmende Gerichte können Rechtsanwälten Schriftsätze über das beA zusenden. Daher sollte jeder Rechtsanwalt dafür sorgen, dass er ab Januar 2016 auf sein besonderes elektronisches Anwaltspostfach zugreifen kann.

Der Zugang wird über einen gängigen Web-Browser oder eine Kanzleisoftware mit beA-Schnittstelle möglich sein. Die führenden Kanzlei-Anwendungen wie RA-MICRO stellen eine komfortable Schnittstelle zur Verfügung und können die eingehenden Nachrichten direkt im elektronischen Workflow weiterverarbeiten. Die Speicherung und Übertragung der Daten erfolgt ausschließlich verschlüsselt. Bei jeder Ansicht werden die Dateien neu dekodiert. Dieses hohe Sicherheitsniveau hat zur Folge, dass der Betreff einer Mail erst sichtbar ist, wenn die Nachricht geöffnet und damit entschlüsselt wird. Die Bedienung des beA orientiert sich an den gängigen E-Mail Programmen mit Posteingang, Postausgang, Entwürfen, gesendeten Nachrichten und frei definierbaren Ordnen. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nur bis 2018 nötig.

Das Aus für das EGVP kommt am 1.10.2016

Am 1. Oktober wird das Elektronische Gerichts- und Verwaltungs-Postfach EGVP endgültig abgeschaltet, nachdem am 1. April bereits der Support ausläuft. Die Funktionen des EGVP werden vollständig über das beA abgedeckt. Im weiteren Verlauf bis 2020, spätestens gesetzlich aufschiebbar bis 2022, werden sukzessive alle Gerichte am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen. Eine Ausnahme wird vermutlich die Verfassungsgerichtsbarkeit bilden.

Ab dem 1.1.2016 wird afugrund des neuen §945a ZPO das elektronische Schutzschriftenregister eingeführt. Ab 1.1.2017 verpflichtet §49c BRAO Rechtsanwälte dazu, Schutzschriften ausschließlich elektronisch über das beA zu hinterlegen. Die Kosten in Höhe von 70 € pro Kammermitglied für das beA werden übrigens von den Kammern eingezogen und decken Entwicklung, Betrieb und Support ab.

beA-Karten für 165.000 Portfächer

Die Bundesnotarkammer ist mit der Herstellung und dem Versand der beA-Karten beauftragt. Im August erhalten alle Rechtsanwälte ein Anschreiben mit individueller Antragsnummer. Sollte noch kein Schreiben bei Ihnen eingegangen sein, wenden Sie sich an bea@bnotk.de. Die Bestellung der beA-Kartner wird über bea.bnotk.de möglich sein. Bestellen Sie die Karte sobald wie möglich. Bei 165.000 Postfächern kann es zu Lieferengpässen kommen.

Eine beA-Karte wird nur an zugelassene Rechtsanwälte ausgegeben. Die Delegation der Postbearbeitung mit unterschiedlichen Rechtestufen an Mitarbeiter ist möglich. Ab Oktober 2015 beginnen Produktion und Versand der Karten, die Erstanmeldung wird voraussichtlich ab November 2015 möglich sein. Auch die Preise für die Karten stehen bereits fest: In der Basis-Version kostet die beA-Karte 29,90 € netto pro Jahr. Hiermit sind Erstregistrierung und tägliche Anmeldung am beA möglich. Bis 2018 wird für die meisten Kanzleien die beA-Karte Signatur notwendig sein, die zusätzlich die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur ermöglicht. Sie kostet 49,90 € netto pro Jahr.

Kartenlesegerät notwendig

Icon SignaturZur Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches ist neben der beA-Karte ein Kartenlesegerät notwendig. Dieses muss zugelassen sein für die qualifizierte elektronische Signatur (qeS) und über einen Tastaturblock verfügen und damit die Anforderungen des Signaturgesetzes und der Signaturverordnung erfüllen. Modellvorschläge gibt die Bundesnotarkammer direkt auf der Bestellseite. (https://bea.bnotk.de/bestellung/#/products). Auch die Kartenlesegeräte sollten umgehend bestellt werden, da es sonst zu Lieferengpässen kommen kann. Gerne unterstützen wir Sie bei der Bestellung und Konfiguration. Nehmen Sie einfach Kontakt auf.

Dokumentenscanner sinnvoll

Icon Print ScanFür den Versand von Dokumenten ist es darüber hinaus notwendig, Schriftstücke zu digitalisieren, also einzuscannen. Früher oder später wird es zur Regel werden, den gesamten Posteingang zu scannen. Viele Kanzleien nutzen aktuell Multifunktionsgeräte. Hier ist es sinnvoll, auf spezielle Dokumentenscanner umzusteigen: Die Scanner können direkt am Arbeitsplatz aufgebaut werden, so wird die restliche Kanzlei nicht am Drucken gehindert. Der Scanvorgang ist wesentlich schneller und ein Stapelscan vieler Schriftstücke gleichzeitig möglich. Zudem werden keine großen Bild-Dateien erstellt wie bei den Multifunktionsgeräten und eine Texterkennung macht die Inhalte der Dokumenten automatisch im Volltext durchsuchbar. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, um Ihren Scanprozess zu überprüfen und zu optimieren.

Wie fit sind Sie für den elektronischen Rechtsverkehr?

Icon ChecklisteMit dem elektronischen Rechtsverkehr kommen einige neue Anforderungen auf Anwaltskanzleien zu. Wenn sie überprüfen möchten, wie gut Sie vorbereitet sind, können Sie unter elektronischer-rechtsverkehr.net den aktuellen Status Ihrer Kanzlei überprüfen. Dabei können Sie entweder kurze Feedbacks direkt auf der Seite erhalten oder die Umfrage ausfüllen, um einen individuellen 25-seitigen Leitfaden für Ihre Kanzlei zu erhalten. Bei Fragen zum elektronischen Rechtsverkehr, zu Kanzlei-Software oder Kanzlei-IT rufen Sie uns jederzeit gerne an. Seit über 30 Jahren machen wir Kanzlei. IT. Einfach. Sicher.