Kategorie-Archiv: Elektronischer Rechtsverkehr

Am 01.01.2016 wird für jeden Rechtsanwalt das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) eingerichtet. Damit fällt der Startschuss für die mehrstufige Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV), der zur flächendeckenden Digitalisierung aller Anwaltskanzleien führen wird. Zur Teilnahme an der digitalen Kommunikation mit Gerichten und Mandanten sind einige Voraussetzungen zu erfüllen. Bleiben Sie mit Michgehl & Partner auf dem Laufenden zu den neuesten Entwicklungen in der anwaltlichen Arbeit:

– Für aktuelle Informationen zum elektronischen Rechtsverkehr und zum sicheren Betrieb Ihrer Kanzlei-IT, melden Sie sich kostenlos an zum Michgehl & Partner Online-Informations-System O.I.S.
– Wenn Sie überprüfen möchten, ob Ihre Kanzlei fit ist für den elektronischen Rechtsverkehr, nutzen Sie unsere Checkliste oder unseren Michgehl & Partner ERV-Check.
– Sie möchten erleben, wie sich die digitalisierte anwaltliche Arbeit anfühlt? Dann besuchen Sie unsere Michgehl & Partner „Kanzlei der Zukunft“ oder vereinbaren Sie einen persönlichen Beratungstermin mit unseren Kanzleiberatern.

Gerne begleiten wir Sie bei der Digitalisierung Ihrer Anwaltskanzlei. Seit 30 Jahren machen wir Kanzlei. IT. Einfach. Sicher.

Moderner Fünfkampf zum Elektronischen Rechtsverkehr – ein Rückblick auf eine inspirierende Neueröffnung in Düsseldorf

I20140918_161828m Zuge des Elektronischen Rechtsverkehrs werden Anwaltskanzleien flächendeckend digitalisiert. Doch was bedeutet das konkret? Zur Neueröffnung unseres neuen Büros in der Nähe des Landgerichts Düsseldorf sind wir dieser Frage auf den Grund gegangen. Unsere Ausstellung, Podiumsdiskussion, Vortrag und moderner Fünfkampf hatten ein Ziel: Die digitale Kanzlei zum Anfassen. 61 Anmeldungen waren die erstaunlich positive Resonanz der Anwaltschaft.

 

RA-MICRO: Die digitale Kanzlei ist nicht aufzuhalten

20140919_111437Zum Auftakt des Tages begrüßte Franz-Josef Michgehl (Geschäftsführer der Michgehl & Partner GmbH) die Teilnehmer im prall gefüllten Seminarraum und kündigte gleich den ersten Vortrag an: Rechtsanwältin Andrea Brandenburg von der RA-MICRO Software GmbH & Co. KGaA referiert über die Einführung des Elektronischen Rechtsverkehrs und die digitale Kanzlei.

20140919_112124Die Schrittweise Einführung der elektronischen Kommunikation mit den Gerichten ist gesetzlich in einem mehrstufigen Prozess von 2016 bis 2022 vorgeschrieben. Die Umsetzung in der Kanzlei bedeutet einige Vorbereitungs-Arbeiten, aber auch deutliche Arbeitserleichterung und Kostenersparnis, insbesondere bei Porto, Büromaterial und Arbeitszeit. Sind die Aktenstrukturen einmal passend eingerichtet, lassen sich mit RA-MICRO Kanzleisoftware schnell und bequem digitale Workflows durchführen, Anlagen zu Akten und Schriftsätzen hinzufügen und Verfügungen erstellen. RAin Brandenburg zeigte überzeugend, wie einfach einige Schritte bereits heute in RA-MICRO durchführbar sind.

DSC_4267Die Reaktionen der Teilnehmer zeigten allerdings auch: Es herrscht Skepsis bei einigen Anwälten. Was mache ich mit Originaldokumenten? Wie kann ich mein IT-System sicher gestalten? Gut, dass wir noch eine Podiumsdiskussion zu genau diesen Fragen auf der Agenda hatten.

 

Handakte oder iPad?

DSC_4308Am Nachmittag moderierte Holger Esseling (Marketing Manager Michgehl & Partner GmbH) die Podiumsdiskussion „(Wann) Verschwindet die Handakte?“. Die beiden Diskutanten RA Oliver Braun und RA Horst Leis diskutierten gemeinsam mit dem engagierten Publikum die Zukunft der Aktenbearbeitung.

RA Braun stellte die gängige Praxis in vielen Kanzleien vor, die auch in der Kanzlei Preuß und Partner eingesetzt wird: Posteingänge werden zwar eingescannt, es wird aber grundsätzlich mit einer physischen Handakte gearbeitet. RA Leis stellte die Strukturen in der Großkanzlei SNP Schlawien Partnerschaft mit 70 Anwälten bundesweit vor: Es wird alles eingescannt, mit digitalen Akten gearbeitet, im eigenen Rechenzentrum verarbeitet und 90% der Dokumente werden vernichtet oder den Mandanten zurück gegeben.

Einig waren sich Diskutanten und Zuhörer: Wir werden in ein paar Jahren alle unsere Posteingänge einscannen und weitestgehend digital arbeiten. Zusätzlich wird es noch lange eine Handakte geben, in der beweispflichtige Originaldokumente zur Vorlage bei Gericht liegen und in der Notizen gemacht werden. Auch werden längere Schriftsätze noch auf absehbare Zeit mit Stift und Papier gelesen und kommentiert.

Beim Aufbau der Kanzlei-Infrastruktur wird es zwei Bauarten geben: Eine lokale Client-Server-Struktur, bei der auch der Zentralrechner in der Kanzlei steht oder eine Auslagerung des Servers und einiger Anwendungen in Rechenzentren. Dabei sind jedoch einige technische und rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten. Für die meisten kleinen und mittelgroßen Kanzleien bedeutet das: Holen Sie sich Unterstützung von einem professionellen IT-Dienstleister mit Erfahrung und Expertise in Anwaltskanzleien.

 

Fünfkampf: Die Disziplinen zum elektronischen Rechtsverkehr.

Neben den Vorträgen und Diskussionen des Tages war es uns ein großes Anliegen, die Kanzlei der Zukunft erlebbar zu machen – zum Anfassen, zum Ausprobieren. Zu diesem Zweck haben wir die wichtigsten Anforderungen an die digitale Kanzlei in fünf Disziplinen verpackt. In unserer Ausstellung konnten die Teilnehmer dann spielerisch die fünf Elemente erkunden:

20140919_083317Digitaliseren: Irgendwie müssen die Schriftstücke in die Akte kommen. Dazu gibt es verschiedene Wege des Scannens und Zuordnens.

20140919_083701Diktieren: Auch das Diktat spielt eine große Rolle in der digitalen Kanzlei. Fehlerfreie Spracherkennung und Workflows vereinfachen die Arbeit dramatsich.

DSC_4247Kommunizieren: Das Leben und Arbeiten des digitalen Anwalts wird mobiler. Daher sollte auch die gesamte Telefonanlage von unterwegs konfigurierbar sein. So sind Handy-Anrufe mit der Büronummer möglich und Weiterleitungen schnell eingerichtet.

DSC_4171Organisieren: Die Verwaltung der digitalen Akten spart Zeit und Nerven – alles ist vollständig zu jeder Zeit an jedem Ort verfügbar. Dafür müssen allerdings die Voraussetzungen geschaffen werden, zum Beispiel Aktenstrukturen und Verfügungsvorlagen.

SicherheitskonzeptSchützen: Die Bedeutung der IT-Infrastruktur steigt immens – und damit auch ihr Schutzbedarf. Anti-Virus-Software reicht dafür nicht aus. Professioneller IT-Service, Monitoring, Patch Management und Mail Protection sind nur einige Elemente eines IT-Sicherheitskonzepts, um das Herzstück der digitalen Kanzlei zuverlässig zu schützen.

 

20140919_155524Der Gewinner des modernen Fünfkampfs zum Elektronischen Rechtsverkehr konnte mit 47 von 50 möglichen Punkten zeigen, dass die Systeme der digitalen Kanzlei schon heute reibungslos funktionieren. Der „Digitale Anwalt 2014“ ist: Rechtsanwalt Werner Reinhardt (Rechtsanwälte Reinhardt und Kniffka in Hagen, Fachanwaltskanzlei mit Schwerpunkt Immobilienrecht, Medizinrecht, Familienrecht, Strafrecht). Wir gratulieren dem Sieger von Herzen!

 

Fazit: Die digitale Kanzlei kommt – stellen Sie jetzt die Weichen

DSC_4369Neben vielen tollen Gesprächen mit interessierten und engagierten Anwälten bleibt vor allem eines hängen: Die flächendeckende Digitalisierung der Anwaltskanzleien ist nicht aufzuhalten. Noch ist kein großer Veränderungsdruck spürbar, aber es sind einige Vorbereitungen zu treffen: Welche Lösungen möchten Sie einsetzen für Scan, Diktat, Telefonie, Aktenverwaltung, IT-Sicherheit und Service? Beginnen Sie jetzt, damit Sie in einigen Monaten nicht überrollt werden von den Umwälzungen, die zwangsläufig auf Kanzleien zukommen.

SektDie Teilnehmer des Fünfkampfs zum Elektronischen Rechtsverkehr haben begonnen, sich zu informieren, zu diskutieren und auszuprobieren. Wir danken allen Beteiligten für eine wunderschöne und inspirierende Veranstaltung.  

Elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, ERV-check, RA-MICRO, Kanzleisoftware

Elektronischer Rechtsverkehr: Aktueller Stand der Entwicklungen

ERV BlogMit der Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA) beginnt am 01.01.2016 die flächendeckende Einführung des Elektronischen Rechtsverkehrs. Dieser mehrstufige Prozess bedeutet für Anwaltskanzleien einen Paradigmenwechsel und wird zur weitgehenden Digitalisierung von Kanzleien führen. Damit Sie bereits die nötigen Voraussetzungen schaffen können und auf dem aktuellen Stand bleiben, werden wir Sie an dieser Stelle über die neuesten Entwicklungen informieren. Weiterlesen

Sonderaktion bis zum 26.09.2014: Ihre komplette professionelle Diktier-Infrastruktur von Philips zum Aktionspreis

dpm_smp_iphone_300x250_diktiervorlage_blau_149Die zunehmende Digitalisierung von Anwaltskanzleien zeigt sich unter anderem in der rasanten Verbreitung des digitalen Diktats. Für viele Rechtsanwälte ist es längst zur Normalität geworden, die Vorteile des digitalen Diktats zu nutzen:

– Ausgezeichnete Tonqualität

– Keine Kosten für Kassetten

– Nachträglich Sätze einfügen ohne Spulen

– Versand des Diktats ohne Kosten und Zeitverlust

– Nutzung von Workflows zur effizienten Steuerung der Abläufe

– Automatische Archivierung

– Nutzung von automatischer Spracherkennung möglich

 

149,00 € sparen beim Einstieg oder Umstieg

Bis zum 26.09.2014 können Sie an unserer Sonderaktion teilnehmen und sparen. Ob Sie nun ins digitale Diktat einsteigen oder Ihre älteren Diktiergeräte ersetzen möchten: Sie sparen 149,00 € beim Kauf eines Komplettpakets bestehend aus:

– zwei professionellen Philips-Diktiergeräten der Serie Pocket Memo 8100 oder 8300

– einem Transkriptions-Set LFH 5220 mit Fußschalter und Kopfhörer für Autor und Assistenz

 

Das Komplettpaket für effizienteres und entspannteres Diktieren

Damit verfügen Sie über eine komplette professionelle Diktier-Infrastruktur von Philips, der Nummer eins im digitalen Diktieren. Hier finden Sie Details zum Angebot. Nehmen Sie gerne direkt Kontakt zu uns auf, wenn Sie die Aktion nutzen möchten.

Spam-Ordner muss täglich überprüft werden

SpamEin Anwalt wurde von seiner ehemaligen Mandantin verklagt, nachdem er es versäumt hatte, ihr eine E-Mail der Gegenseite rechtzeitig weiterzuleiten. Grund hierfür war, dass die betreffende Mail im Spamordner gelandet und deshalb übersehen worden war. Das verspätete Weiterleiten führte dazu, dass die Mandantin die Zahlungsfrist für einen Vergleich versäumte und somit 90.000€ mehr zahlen musste.

Das Landgericht Bonn kam zu dem Schluss, dass der Jurist die im Verkehr erforderliche Sorgfalt nicht beachtet und somit seine anwaltlichen Pflichten verletzt habe.

Wer seine E-Mail-Adresse auf dem Briefkopf ale Kontaktmöglichkeit führe, müsse dafür Sorge tragen, dass ihn ihm zugesandte Mails auch erreichen. Deshalb müsse bei einem geschäftlichen E-Mail-Konto auch der Spam-Ordner täglich überprüft werden um versehentlich als Werbung aussortierte Schreiben zurückzuholen.

Der Anwalt leitete jedoch die Mail auch dann nicht weiter, als er drei Tage nach Versand telefonisch von dem Schreiben erfuhr. Erst sechs Tage nach Ablauf der Frist wurde die Mandantin über den Inhalt der Nachricht in Kenntnis gesetzt, sodass der Vergleich nicht mehr zustande kam. Der dadurch entstandene Schaden in Höhe von 90.000€ muss nun von dem Anwalt ersetzt werden.

Einige Rechtsanwälte kritisierten das Bonner Urteil. Folge man ihm, bedeute dies, dass man den Spam-Filter auch gleich ausstellen könne.

19.09.2014: Neueröffnung in Düsseldorf, nur 500m vom Landgericht entfernt

Die Michgehl & Partner GmbH bezieht im September neue Räumlichkeiten in Düsseldorf. Als spezialisierter Anbieter von IT-Services und Software für Rechtsanwälte sind wir sehr froh, künftig nur wenige Minuten vom Landgericht entfernt für Sie da zu sein.

Am 19.09.2014 laden wir Sie herzlich ein, unseren neuen Standort gemeinsam mit uns einzuweihen. An diesem Tag werden wir einen modernen Fünfkampf rund um den elektronischen Rechtsverkehr durchführen. Erleben Sie mit uns eine Reise in die nahe Zukunft der digitalen Kanzlei: Weiterlesen

Mobiles Arbeiten mit RA-MICRO

RA-MICRODas im Oktober 2013 verkündete ERV-Gesetz sieht eine flächendeckende Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten bis Januar 2018 vor. Im ersten Schritt wird am 01.01.2016 das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) für alle Anwälte eingeführt. Dieses ermöglicht die sichere Übertragung von Schriftsätzen, Anlagen und sonstigen Dokumenten an Gerichte auch ohne eine die Unterschrift ersetzende elektronische Signatur.

Die zunehmende Digitalisierung und das Nutzen von mobilen (Kommunikations-)Geräten bieten Anwälten zahlreiche neue Möglichkeiten für mobiles Arbeiten. Aus diesem Grund veranstaltete RA-MICRO kürzlich ein Anwendertreffen unter dem Motto „Mobiles Arbeiten“, bei dem die neuesten Entwicklungen vorgestellt und RA-MICRO-Nutzer mit der RA-MICRO E-Akte und RA-MICRO Mobile vertraut gemacht wurden.

Das RA-MICRO Mobile Nutzer-Konzept bietet verschiedene Möglichkeiten, den Kanzlei-E-Workflow zu optimieren. Dazu zählen

  • der RA-MICRO Mobile Arbeitsplatz, der das Lesen und Schreiben von RA-MICRO Kanzleidaten ermöglicht
  • die RA-Box, mit der Kanzleidaten unterwegs gelesen werden können
  • DictaNet Mobile, zum Diktieren und Verfassen von Voicemails und dem Lesen von bereits geschriebenen Diktaten.

Weitere Neuheiten aus dem Hause sind die RA-Mobile App, DictaNet App und die DG Deutsche Gesetze App, die es dem mobilen Anwalt ermöglicht, sich unterwegs zu informieren und Auskünfte zu erteilen.

Weitere Apps zur mobilen Erfassung von Adressdaten, zur Aktenanlage für mobil aufgenommene Mandate und eine optimierte Touch-Bedienung der im Mobile Nutzer AP enthaltenen Programmfunktionen befinden sich bereits in der Entwicklungsphase.

Gerne beraten wir Sie umfassend zur Kanzleiorganisation, RA-MICRO-Neuheiten und der Umsetzung des elektronischen Rechtsverkehrs und der digitalen Aktenführung in Ihrer Kanzlei.