Kategorie-Archiv: IT-Service für Anwaltskanzleien

Als einer der stärksten RA-MICRO Vertriebspartner garantieren wir Ihnen seit 20 Jahren kompetenten Service und Erfahrung bei der Integration Ihrer Anwalts-Kanzleisoftware.
An unseren Standorten Nordwalde/Münster, Düsseldorf und München bieten wir Ihnen darüber hinaus IT-Service, IT-Sicherheit und IT-Dienstleistungen an folgenden Standorten:
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Digitales Diktat, Dictanet, Dragon, Spracherkennung

IT-Panne des Monats September: Windows 10 Update mit Folgen

Digitales Diktat, Dictanet, Dragon, SpracherkennungEs war ja nur eine Frage der Zeit, bis die ersten Kanzleien auf die Idee kommen, ohne Rücksprache und professionelle Unterstützung auf Windows 10 umzustellen. Da können wir noch so viele Blogbeiträge schreiben und empfehlen, zunächst Testsysteme zu verwenden, zu warten bis alle relevanten Hersteller die Freigabe erteilt haben oder wenigstens im Vorfeld Kontakt mit uns aufzunehmen: Es wird trotzdem gemacht. Und das ist ja auch verständlich. Neugier ist eine menschliche Triebfeder, die zu Entwicklung und Verbesserung führt – naja, manchmal auch nicht…

Das funktioniert ja alles nicht!

Unsere IT-Panne des Monats beginnt mit einer unangenehmen Eigenart von Anwälten. Ich muss ja sagen: Ich mag Rechtsanwälte, wirklich. Sie haben ein ausgesprochenes analytisches Denkvermögen und sind zum Ausgleich ihrer verkopften Tätigkeit meistens sehr musikalisch und humorvoll. Aber eine Angewohnheit scheint so etwas wie eine Berufskrankheit zu sein: Dreistigkeit. Ich möchte kurz ausholen, um zu erläutern was ich damit meine, bevor wir auf die IT-Panne des Monats kommen.

Normale Menschen und Anwälte

Nehmen wir folgenden Fall an, der Parallelen zu unserer Geschichte aufweist: Ein Mensch kauft sich eine Kassette mit seiner Lieblingsmusik. Ein Jahr später rüstet er auf und legt sich einen CD-Player zu. Nun muss er enttäuscht feststellen, dass seine Kassette mit diesem Gerät nicht kompatibel ist. Was macht der normale Mensch? Er probiert es einmal aus, stellt fest dass es nicht geht und nimmt vielleicht noch Kontakt mit dem Anbieter der Kassette auf. Dabei fragt er höflich, ob es nicht irgendeine Möglichkeit gebe, seine Lieblingsmusik von der Kassette auf eine CD zu übertragen. Der Anbieter wird ihm mögliche Wege aufzeigen und der Kunde wird zu dem Schluss kommen, dass es wohl das einfachste ist, wenn er sich einen neue CD kauft.

Was aber macht ein Anwalt in dieser Situation? Auch der Anwalt stellt fest, dass seine Kassette nicht in den CD-Player passt. Eine leise Stimme in seinem Kopf sagt zu ihm: „Komm, kauf Dir einfach die CD“. Aber das kann der Anwalt nicht auf sich sitzen lassen. Schließlich kennt er seine Rechte nur zu gut und hat beste Erfahrungen mit einer anderen Vorgehensweise gesammelt. Er diktiert kurzerhand ein Schreiben an den Anbieter der Kassette, in dem er ihm eklatante Beratungsfehler hinsichtlich der Zukunftsfähigkeit des Tonträgers attestiert. Im Anschluss nimmt er sein Diktiergerät zur Hand, um den Hersteller des CD-Spielers in seine Schranken zu weisen und ihm mitzuteilen, dass seine Lieblingsmusik mit dem Gerät nicht abspielbar ist und dieser jetzt wohl wisse, warum seine Rechnung noch nicht beglichen worden ist. Dass es sich um eine Kassette handelt, sagt der Anwalt nicht, mit solchen Details möchte er weder sich noch sein Gegenüber belasten.

Das Upgrade auf Windows 10

OK, zurück zu unserem Fall. Wir erhalten also die Monierung einer Kanzlei, dass sein DictaNet nicht richtig eingerichtet sei. Beim digitalen Diktat sei die Ton-Wiedergabe zu leise, nach dem Drücken der Leertaste starte automatisch die Aufnahme und viele weitere Funktionen seien einfach nicht verfügbar. Aus diesem Grund wurde auch die lange überfällige Rechnung für die Beschaffung, Konfiguration und Installation der Rechner vorsichtshalber nicht bezahlt. Seltsam, wir haben dort im letzten Jahr alles korrekt installiert und gemeinsam mit den Anwälten und Mitarbeitern abgenommen, auch das Diktat hat einwandfrei funktioniert und es kamen auch im Anschluss keine Beschwerden. Sehen wir uns das mal an.

„Ach, Sie haben auf Windows 10 gewechselt?“

So fahren wir also zu mit zwei Personen zur Kanzlei, denn unzufriedene Kunden passen einfach nicht in unser Konzept. Wir machen Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. und nicht etwas Anwälte. Einfach. Traurig. oder IT-Systeme. Kaputt. Also sehen wir uns das Problem mal an. Noch bevor wir DictaNet starten, blitzt es vor unseren Augen: Windows 10? Wir hatten im vergangenen Jahr doch alles auf Windows 7 installiert? Der wird jetzt nicht im Ernst selbständig und ohne Rücksprache ein neues Betriebssystem eingeführt haben und dann noch die Dreistigkeit besitzen, uns dieses Detail zu verschweigen und erstmal unsere Leistung in Frage zu stellen, oder? Doch, er wird. Ist ihm nicht selbst klar, dass er den Fehler verursacht hat? Vielleicht eine kleine leise Stimme, die so etwas murmelt…

Fehlende Treiber und Datentransfer nach China

Nach freundlichen, klaren Worten und einer Zusage, die letzte Rechnung zu begleichen, sehen wir uns das System genauer an: Es fehlen Treiber für Soundkarten und Funktastaturen, die im Vorgängersystem korrekt eingerichtet waren und zudem ist DictaNet für Windows 10 noch nicht freigegeben. Mit ein paar Handgriffen können wir dennoch ein reibungslos funktionierendes System herstellen. Dass alle Standards-Einstellungen von Windows 10 einfach übernommen wurden und ein reger Datenaustausch mit einem Server in China besteht, müssen wir an dieser Stelle wohl nicht erwähnen – also nehmen wir auch hier noch die wichtigsten Einstellungen vor, um Windows so weit es geht zum Schweigen zu bringen.

Warum hat er nicht einfach angerufen?

Im Ergebnis ist ja nicht viel passiert. Und doch bleibt die verständnislose Frage: „Wie kann man so etwas machen?“. Die Folgen eines Betriebssystem-Wechsels sind für Laien unüberschaubar. Ein vollständiges Backup wurde vor der Umstellung natürlich auch nicht vorgenommen. Letztlich war es ein großes Glück, dass nicht mehr geschehen ist. Warum hat er nicht einfach angerufen? Wir hätten ihm die wichtigsten Tipps für die Umstellung gegeben oder sie einfach innerhalb kürzester Zeit mit den richtigen Einstellungen für ihn vorgenommen. Daher schließen wir diesen Beitrag mit zwei Aufrufen:

  1. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, BEVOR Sie eigenständig auf Windows 10 umstellen!
  2. Wenn Sie doch selbständig an Ihrem Betriebssystem herumbasteln und nachher etwas nicht mehr funktioniert, beginnen Sie Ihren Anruf bei uns bitte mit den Worten „Ich habe Mist gebaut und hoffe, dass Sie mir helfen können“.

 

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Erfolgreiche Premiere des Michgehl & Partner Anwaltsforums

Michgehl & Partner Anwaltsforum, Anwaltsforum, Kanzleisoftware, Kanzlei-IT, IT-Service, IT-Sicherheit, RA-MICRO, Am 18. September 2015 haben wir an unserem Stammsitz in Nordwalde etwas Neues ausprobiert: Das erste Michgehl & Partner Anwaltsforum. In Gesprächen mit Anwaltskanzleien kamen immer wieder ähnliche Themen auf den Tisch: Strategische Ausrichtung, Kanzleiorganisation, Mandantenakquise und beA. Eine wirkliche Anlaufstelle, um sich darüber auszutauschen, existiert bisher nicht. So haben wir beschlossen, ein Forum für genau diese Fragen aufzubauen. „Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer“ hieß dann auch der Titel der Auftaktveranstaltung. Um es gleich vorweg zu sagen: Dieser Start war ein voller Erfolg und das Anwaltsforum wird zu einer festen Instanz mit regelmäßigen Veranstaltungen und einem Online-Forum zum strategischen Austausch von Anwalt zu Anwalt. Melden Sie sich direkt an.

Den Erfolg verdanken wir dabei nicht in erster Linie uns selbst, sondern vor allem dem sonnigen Wetter, den hervorragenden Referenten und dem zahlreich erschienenen und aktiven Publikum. Eigentlich wollten wir ja 40-50 Anwälte ins ländliche Nordwalde einladen – angemeldet haben sich 140. Kurzerhand haben wir unseren Stammsitz daher um ein 100 m² Vortragszelt und ein Verpflegungszelt erweitert. Damit und mit zahlreichen weiteren Vorbereitungen sahen wir uns gut gerüstet für die größte Kundenveranstaltung der Firmengeschichte.

Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiNach der Begrüßung durch Geschäftsführer Franz-Josef Michgehl und Marketingleiter Dipl.-Kfm. Holger Esseling wurde der Auftakt der Vortragsreihe von Prof. Dr. Peter Knief mit seiner Key Note gesetzt. Die Koryphäe für betriebswirtschaftliche Fragen in Anwaltskanzleien hielt ein leidenschaftliches Plädoyer für unternehmerisches Denken und Arbeiten in Anwaltskanzleien. Mit Fragen wie „Kennen Sie die Rentabilität Ihrer Referate?“, „Kennen Sie Ihr Working Capital?“ oder „Haben Sie die wichtigsten Kennzahlen Ihrer Kanzlei im Kopf?“ stieß Professor Knief auf fragende Gesichter und offene Münder und zeigte damit: Betriebswirtschaft und Anwaltschaft haben aktuell nur auf ein Minimum beschränkt etwas miteinander zu tun. Dieses Anwaltsforum soll für Anwälte den ersten Schritt in Richtung Unternehmer erleichtern.

Sie möchten die Unterlagen zum Vortrag erhalten? Senden Sie einfach eine formlose E-Mail an h.esseling@michgehl.de

Organisation & Führung versus Strategie & Marketing

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiIm Anschluss an die gelungene Key Note im prall gefüllten Zelt wurden die Vorträge auf zwei Räume mit zwei Themenbereichen aufgeteilt. Organisation & Führung auf der einen Seite befasste sich als thematischer Strang insbesondere mit den Vorbereitungen für den elektronischen Rechtsverkehr und die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs beA. Der Bereich Strategie & Marketing auf der anderen Seite fokussierte Themen wie Spezialisierung und Kooperation, Online-Marketing, Akquise und die Ermittlung des Unternehmenswertes. Alle Themen erfreuten sich so großer Nachfrage, dass es stets in einem Raum ein paar Sitzplätze zu wenig gab – aber ganz ehrlich: Das war uns lieber als anders herum. Trotzdem wurde uns schon an dieser Stelle klar: Das nächste Anwaltsforum findet in einer anderen, größeren Location statt.

Optimierung der Kanzleiabläufe im Hinblick auf digitale Aktenführung, Scannen und elektronische Workflows

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiEin großer Teil der Zuhörer blieb im großen Vortragszelt, um den Ausführungen von Rechtsanwältin Eva-Maria Bendick zu lauschen. Der elektronische Rechtsverkehr bietet einige Vorteile, insbesondere die Ersparnis von Druck- und Portokosten sowie die Reduzierung von Suchzeiten und händischer Aktenarbeit. Dafür müssen allerdings einige Voraussetzungen erfüllt sein, die zunächst einen Zusatzaufwand bedeuten, bevor sie zeit- und kostensenkend wirken. So sind laut Bendick professionelle Scan-Lösungen ratsam, die ein Dokumentenscanner besser erfüllt als ein Multifunktionsgerät. Die digitalen Dokumente werden in einen elektronischen Workflow übergeben und durchlaufen die Kanzlei ganz ähnlich den Papierakten – nur mit dem Vorteil, dass sie an mehreren Orten zeitgleich bearbeitet und eingesehen werden können. Die digitale Akte wird dabei früher oder später führend, während eine Handakte vermutlich auch in einhundert Jahren noch teilweise ihre Existenzberechtigung hat. Kunden, die erfolgreich auf die digitale Akte umgestellt haben, berichten bereits, dass sie ihre Rechtsanwaltsfachangestellten nun durch freie Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten wie das Erstellen von Mahnbescheiden einsetzen können. Diese und weitere Vorteile schilderte Bendick aus der Praxis für die Praxis.

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Digitalisierung und Automatisierung: Schwerpunkt Sicherheit

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiIm Anschluss führten Michgehl-Geschäftsführer Franz-Josef Michgehl und Rechtsanwältin Tina Ablas die steigende Bedeutung der IT-Sicherheit vor. Wenn alle Akten und Dokumente in elektronischer Form vorliegen, wird die Kanzlei-IT nicht nur zum notwendigen Werkzeug, um die tägliche Arbeit zu verrichten und Fristen einzuhalten – sie muss auch zwingend besser abgesichert werden, um die Anforderungen des Straf- und Berufsrechts zu erfüllen. Hier sieht Michgehl großen Nachholbedarf in den Kanzleien. In über 150 Kanzleien hat der IT-Experte mittlerweile den eigens entwickelten ERV-Check durchgeführt, mit dem Anwaltskanzleien überprüfen können, wie gut ihre Kanzlei vorbereitet ist. „Von professionellem IT-Service sind die meisten Anwaltskanzleien weit entfernt“, betont Michgehl und führt aus: „Privatkunden-Router, unzureichende Datensicherung und unerledigte Sicherheitsupdates sind leider nicht die Ausnahme sondern die Regel“. Michgehl & Partner selbst bietet für Anwaltskanzleien einen pro-aktiven IT-Service, in dem wesentliche Parameter der IT-Systeme laufend analysiert werden. So können Probleme bereits vor ihrer Entstehung erkannt und behoben werden.

Testen Sie gleich hier online, wie gut Ihre Kanzlei abgesichert und für den elektronischen Rechtsverkehr vorbereitet ist. 

Spezialisierung und Kooperation als Chance für Anwaltskanzleien

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, Anwaltskanzlei, Ralf Heidemann, CNH AnwälteIm Seminarraum startete unterdessen der Themenbereich Strategie und Marketing: Rechtsanwalt Ralf Heidemann von CNH Anwälte in Essen referierte über die Potentiale, die in der Spezialisierung für Anwälte liegen. CNH ist klar fokussiert auf das Arbeitsrecht und hier wiederum auf die Arbeitnehmervertretung. Betriebsräte, Personalräte, Aufsichtsräte, Arbeitnehmer und Beamte gehören zum Kundenkreis. „Vertrieb müssen wir nicht machen“, sagt Heidemann: „Die Mandanten kommen über Empfehlungen zu uns und wir haben uns einen Namen in der Arbeitnehmervertretung gemacht, der ohne Spezialisierung nicht möglich gewesen wäre“. Heutzutage ist schon sehr detailliertes Wissen notwendig, um ein Fachgebiet wirklich mit der angemessenen Sorgfalt in kurzer Zeit bearbeiten zu können und dabei positiv herauszustechen. Gerade in Ballungsgebieten ist Spezialisierung daher nicht nur sinnvoll sondern notwendig, um erfolgreich als Anwalt tätig zu sein. In ländlichen Gebieten hingegen kann es durchaus ausreichen, ein gut vernetzter Jurist mit breiter Fachkenntnis zu sein.

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Online-Marketing für Anwaltskanzleien

Holger Esseling, Online-Marketing, Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiDer Vortrag von Ralf Heidemann bot eine passende Überleitung zum folgenden Thema: Auch im Online-Marketing ist die Fokussierung auf ein Problem oder eine Leistung ein entscheidendes Erfolgskriterium. Dipl.-Kfm. Holger Esseling führte das an anschaulichen Beispielen aus der Anwaltschaft und seinem Hobby vor: einem der erfolgreichsten Online-Gitarrenkurse Deutschlands. So suchen zwar fünzig Personen im Monat einen Fachanwalt für Familienrecht in Osnabrück, fast 10.000 hingegen suchen monatlich nach dem Begriff „Trennungsunterhalt“. Versetzen Sie sich in die Lage des Kunden, lautet eine der Kernbotschaften. Die meisten Webseiten von Anwaltskanzleien beinhalten laut Esseling: „Wir, wir, wir: Startseite, unser Team, unsere Historie, unsere Fachgebiete. Gehen Sie vom Wir zum Sie: Ihr Nutzen, die Antwort auf Ihre Fragen“. Es sollten auf einer erfolgreichen Webseite also neben der lokalen Präsenz wirklich interessante Inhalte aufbereitet werden, die den potentiellen Mandanten interessieren. Das Beispiel eines Rechners für den Trennungsunterhalt stieß dabei auf geteiltes Echo. „Genial, dann hole ich die Mandanten gleich am Anfang ab“, meinten nur wenige Anwälte. Es überwog die Sorge, ob ein solches Vorgehen nicht die eigene Arbeit untergrabe. Esseling meinte dazu: „Wenn Sie es nicht machen, macht es ein anderer. Darüber hinaus herrscht im folgenden Scheidungsverfahren Anwaltszwang“. Man merkte schnell, dass dieses Thema durchaus einen Tages-Workshop gerechtfertigt hätte.

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Die Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiGerade die beiden Themen IT-Sicherheit und Scan-Lösungen ließen sich in der Kanzlei der Zukunft beobachten, diskutieren und anfassen, wovon in der Mittagspause ausgiebig Gebrauch gemacht wurde. Die Michgehl & Partner GmbH hat bereits vor einigen Monaten die IT-Systeme einer Musterkanzlei aufgebaut und aktualisiert sie laufend. Auch beim Anwaltsforum konnte die Kanzlei der Zukunft besichtigt werden: Wie genau funktioniert der IT-Service mit laufender Systemanalyse? Wie sieht eine Datensicherung aus, die wirklich zuverlässig vor Datenverlust schützt? Wie fühlt sich die schnelle Digitalisierung mit einem Dokumentenscanner und Texterkennung an? Warum sollte ich auch als Klein-Kanzlei über einen Server verfügen? Ist das digitale Diktat mit Spracherkennung mittlerweile so weit, dass es wirklich eine Zeitersparnis bedeutet? All diese Fragen konnten in der Kanzlei der Zukunft nicht nur beantwortet sondern ausprobiert werden.

Hat die Anwaltskanzlei einen Wert?

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, Anwaltskanzlei, Professor Dr. Peter Knief, Peter KniefEine wesentliche Frage für den Anwalts-Unternehmer drückt sich im Unternehmenswert aus. Bin ich ein Freiberufler oder baue ich eine Organisation auf, die über die Tätigkeit von Anwälten und Mitarbeitern hinaus einen eigenen Wert hat – ein Unternehmen? Diese Frage ist nicht nur von theoretischem Wert, um die Anwaltskanzlei strategisch erfolgreich zu führen – sie ist auch ganz praktisch im Falle von Scheidung, Fusion oder Verkauf von Bedeutung. Prof. Dr. Peter Knief lief zur Höchstform auf, als er erläuterte, dass das gängige BRAK-Verfahren der Umsatzmultiplikatoren zu völlig unzureichenden Ergebnissen kommt. Es sind bei der Wertermittlung insbesondere der Ertragswert und der Substanzwert zu berücksichtigen. Dabei kann der Ertragswert durchaus negativ sein, wenn ein angemessener kalkulatorischer Unternehmerlohn angesetzt wird. Auch bei faktischer Unverkäuflichkeit wäre es unangemessen, von einem Unternehmenswert zu sprechen. Mit detaillierten Rechnungen aus der Praxis führte Professor Knief in die komplexe Materie ein, die in den Vortragsunterlagen gut nachvollziehbar ist.

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Mandantenakquise in der Praxis

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiDas nachfolgende Thema musste der intensiven Diskussion des Unternehmenswertes leider weichen. So entschied Dipl.-Kfm. Holger Esseling als Workshopleiter kurzerhand, sich mit einigen Interessierten am Stehtisch zu versammeln und die Akquise von Mandanten dort zu diskutieren. Zunächst stellte er anhand einer Grafik dar, dass viele Anwaltskanzleien Vertriebsmaßnahmen durchführen, die sie selbst für wenig erfolgversprechend halten. Erste Ideen für die Mandantenakquise kamen bereits in diesem Mini-Workshop zu Tage. So können ein Verkehrsrechtler doch durchaus Vorträge, Videos oder Podcasts für Fahrschulen initiieren. Auch das Thema Online-Marketing kam häufiger wieder auf. Einig waren sich alle Beteiligten, dass Vorträge und Seminare eigentlich die wirkungsvollsten Instrumente sind – nur eben auch aufwändig in Vorbereitung und Durchführung. Holger Esseling schlug vor, die Inhalte aufzubereiten und in der neuen Facebook-Gruppe „Anwaltsforum“ weiterzuführen, was auf große Zustimmung stieß.

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Das besondere elektronische Anwaltspostfach in der Praxis

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, Anwaltskanzlei, Ilona CosackEin weiteres Highlight des Anwaltsforums stellte für viele Teilnehmer der Workshop zum beA dar. Eigentlich wollten Rechtsanwalt Oliver Braun von der Kanzlei Preuss & Partner in Düsseldorf und Anwaltsberaterin Ilona Cosack von der ABC Anwaltsberatung aus Mainz sich die Workshopleitung teilen. Leider ist RA Braun kurz vorher erkrankt und konnte seine Inhalte nicht einbringen. Ilona Cosack demonstrierte hingegen mit großem Sachverstand und offenkundiger Erfahrung alles Wissenswerte zur Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs. Nach Vorstellung des Zeitplans und allgemeiner Informationen zeigte sie, was wirklich notwendig ist, um am 1.1.2016 zu starten: Ein Scanner, ein Kartenlesegeräte, eine beA-Karte und eine leistungsfähige Internetverbindung. Darüber hinaus ist eine komplette Umstellung der Kanzlei laut Cosack nicht notwendig, wenn auch langfristig sinnvoll. Entscheidend ist: Jedes der 160.000 beA-Postfächer ist ab dem 1. Januar 2016 empfangsbereit – ob der Anwalt selbst die Voraussetzungen geschaffen hat oder nicht: Er kann auf diesem Weg Post erhalten, die er lesen sollte. Cosack empfiehlt die Bestellung eines beA-Beauftragten für jede Kanzlei. Die einzelnen Schritte, die für die Vorbereitung der Anwaltskanzlei erfolgen sollten, sind in den Vortragsfolien gut zu ersehen.

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Sonniger Ausklang bei Cocktails und Barbecue

War es ein Zeichen des Himmels oder einfach nur Glück? Die ganze Woche über regnete es – nur zum Michgehl & Partner Anwaltsforum schien die Sonne. So konnten alle Teilnehmer nach viel fachlichem Input und neuen Impulsen den Ausklang mit Cocktails und Grillbuffet genießen.

Kanzleisoftware, RA-MICRO, Anwaltsforum, Dictanet, Dragon, Anwalt, Kanzlei, IT-Service, IT-SicherheitDabei zeigte das Team von Michgehl & Partner einmal mehr, dass Dienstleister vor allem „dienen“ bedeutet: Die Cocktails wurden vom Vertriebsteam gemixt und an den Mann und an die Frau gebracht, während die weiteren der insgesamt 24 Mitarbeiter sich ebenso um des leibliche oder kommunikative Wohl der Gäste kümmerten.

Die Rückmeldungen der Teilnehmer zum ersten Michgehl & Partner Anwaltsforum waren überwältigend: Offenbar haben wir trotz einiger kurzfristiger Improvisationen den Nerv der Anwaltschaft getroffen und organisatorisch nur wenige Wünsche offen gelassen. Ein kurzer Auszug der Feedbacks:

  • Schulnote: 1, Ihre Mitarbeiter haben mich in der Kanzlei der Zukunft sehr gut und ausführlich beraten. Danke.
  • Auch aus meiner Sicht war dieses Anwaltsforum eine rundum gelungene Veranstaltung.
  • Die Planung dieser Veranstaltung war einfach perfekt.Dies begann schon mit der Einweisung auf dem Parkplatz und setzte sich über die zeitliche Koordinierung bis hin zu der angekündigten Nachbereitung in Form von Videomitschnitten der Vorträge fort.
  • Sehr angenehm fiel auf, dass man für jede Frage einen Ansprechpartner des Hauses fand.
  • Die Referenten- und Themenauswahl waren erstklassig.Insbesondere die Einladung von Frau Ilona Cosack war ein Glücksgriff, zu dem ich Ihnen nur gratulieren kann.
  • Nicht zuletzt ließ auch die Verköstigung der Gäste keine Wünsche offen.
  • Meine Schulnote ist ein ganz klares „sehr gut“.
  • Einziger (kleiner) Kritikpunkt : Gerade weil die Vortragsthemen alle sehr interessant waren, fand ich es teilweise schade, sich zwischen zwei Vorträgen entscheiden zu müssen. Aber auch dieses Problem haben Sie ja durch die angekündigten Videomitschnitte bestens gelöst.
  • Es wäre schön, wenn man derartiges auf einer jährlichen Basis – die Mahlzeiten müssen ja nicht immer so opulent ausfallen – abhalten würde und dies zum regen Austausch der Rechtsanwälte/Kollegen und Ihnen, die an manchen Stellen hinkt, führt.
  • Es war nicht nur eine sehr informative, sondern auch angenehme Veranstaltung, die Ihnen rundherum gelungen ist. Wir hoffen sehr, dass dies kein Einzelfall ist, sondern bald ein Nachfolgetreffen stattfindet.
  • Die Schulnote lautet „sehr gut“ (15 Punkte). Das gilt für das gesamte Team, wobei besonders erwähnenswert die alkoholfreien Cocktails und der aufmerksame Service von Julian Michgehl sind
  • Es war ein sehr informativer Tag. Da Sie eine Vergabe einer Schulnote wünschen, so denke ich, dass die Veranstaltung ein „sehr gut“ verdient hat.
  • Die „Schulnote“ lautet: sehr gut (1). Mir persönlich fällt nichts ein, was es zu verbessern gäbe.

Nach dem Anwaltsforum ist vor dem Anwaltsforum

michgehl, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches anwaltspostfach, beA, ERV, Kanzleisoftware, RA-MICRO, DictanetGanz ehrlich: Das gesamte Team von Michgehl & Partner ist sehr dankbar und erleichtert, dass die Veranstaltung so wunderbar verlaufen ist – auch weil uns bewusst ist, dass wir einige Umstände nicht in den eigenen Händen hatten: Das Wetter hat hervorragend gepasst, die Referenten waren professionell und informativ und alle Gäste haben sich aktiv eingebracht und zu einem rundherum gelungenen Anwaltsforum beigetragen. Wir rufen Ihnen ein herzliches DANKESCHÖN zu und freuen uns nun auf die nächsten Schritte:

  • Viele Kanzleien haben die Möglichkeit genutzt, den Michgehl & Partner ERV-Check auszufüllen. Sie erhalten in den nächsten Tagen einen individuellen 20-seitigen Leitfaden für die Vorbereitungen zum elektronischen Rechtsverkehr. Sie können den Check auch online durchführen.
  • Aufgrund vielfacher Nachfrage wurde die Facebook-Gruppe „Anwaltsforum“ gegründet, in der wir die Themen weiter diskutieren können. Holger Esseling wird hier als federführender Moderator die Gespräche von Anwalt zu Anwalt moderieren und für regelmäßig neue Impulse sorgen. Melden Sie sich direkt an, um sich zu strategischen Kanzleifragen auszutauschen.
  • Die Unterlagen zur Veranstaltung, insbesondere alle Vortragsfolien werden im Laufe der Woche an alle Teilnehmer versendet. Das Schneiden und Hochladen der Videos wird noch ein paar Tage mehr in Anspruch nehmen und den Teilnehmern im Anschluss zur Verfügung gestellt.
  • Das Anwaltsforum 2016 ist ein fester Bestandteil unserer Veranstaltungsplanung. Hierfür werden wir größere Räumlichkeiten nutzen und die Organisation weiter professionalisieren.

Wir freuen uns sehr über die gelungene Premiere und freuen uns auf den weiteren Austausch mit Ihnen. Senden Sie uns Ihre Anmerkungen, Verbesserungsvorschläge oder Themenwünsche für das nächste Mal gerne direkt an h.esseling@michgehl.de

 

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Besonderes elektronisches Anwaltspostfach beA: Es geht los!

beA, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, Bundesnotarkammer, bnotk. Bundesrechtsanwaltskammer, brak, ERV, Elektronischer RecthsverkehrAm 17. August 2015 hat die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) ein Schreiben samt Informationsbroschüre an alle Rechtsanwälte versendet. Thema: Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) und insbesondere die Beantragung der beA-Karte. Den deutlichen Aufruf von BRAK-Präsident Axel C. Filges können wir nur unterstützen: Bestellen Sie die beA-Karte sobald wie möglich, um sicherzugehen, dass Ihr beA-Postfach zum 1.1.2016 empfangsbereit ist. Gerne unterstützen wir Sie bei der Beantragung und bei der Bestellung und Konfiguration des Kartenlesegerätes und der Integration in Ihre Kanzleisoftware. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf. Den aktuellen Stand der Entwicklungen fassen wir an dieser Stelle für Sie zusammen.

Das besondere elektronische Anwaltspostfach

bea iconDie flächendeckende Digitalisierung des Rechtsverkehrs ist im Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom Oktober 2013 festgeschrieben. Dieses sieht eine schrittweise Einführung im Zeitraum 2016-2022 vor. Ab dem 1. Januar 2016 erhalten alle Rechtsanwälte ein beA-Postfach und sind damit empfangsbereit. Kollegen und teilnehmende Gerichte können Rechtsanwälten Schriftsätze über das beA zusenden. Daher sollte jeder Rechtsanwalt dafür sorgen, dass er ab Januar 2016 auf sein besonderes elektronisches Anwaltspostfach zugreifen kann.

Der Zugang wird über einen gängigen Web-Browser oder eine Kanzleisoftware mit beA-Schnittstelle möglich sein. Die führenden Kanzlei-Anwendungen wie RA-MICRO stellen eine komfortable Schnittstelle zur Verfügung und können die eingehenden Nachrichten direkt im elektronischen Workflow weiterverarbeiten. Die Speicherung und Übertragung der Daten erfolgt ausschließlich verschlüsselt. Bei jeder Ansicht werden die Dateien neu dekodiert. Dieses hohe Sicherheitsniveau hat zur Folge, dass der Betreff einer Mail erst sichtbar ist, wenn die Nachricht geöffnet und damit entschlüsselt wird. Die Bedienung des beA orientiert sich an den gängigen E-Mail Programmen mit Posteingang, Postausgang, Entwürfen, gesendeten Nachrichten und frei definierbaren Ordnen. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nur bis 2018 nötig.

Das Aus für das EGVP kommt am 1.10.2016

Am 1. Oktober wird das Elektronische Gerichts- und Verwaltungs-Postfach EGVP endgültig abgeschaltet, nachdem am 1. April bereits der Support ausläuft. Die Funktionen des EGVP werden vollständig über das beA abgedeckt. Im weiteren Verlauf bis 2020, spätestens gesetzlich aufschiebbar bis 2022, werden sukzessive alle Gerichte am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen. Eine Ausnahme wird vermutlich die Verfassungsgerichtsbarkeit bilden.

Ab dem 1.1.2016 wird afugrund des neuen §945a ZPO das elektronische Schutzschriftenregister eingeführt. Ab 1.1.2017 verpflichtet §49c BRAO Rechtsanwälte dazu, Schutzschriften ausschließlich elektronisch über das beA zu hinterlegen. Die Kosten in Höhe von 70 € pro Kammermitglied für das beA werden übrigens von den Kammern eingezogen und decken Entwicklung, Betrieb und Support ab.

beA-Karten für 165.000 Portfächer

Die Bundesnotarkammer ist mit der Herstellung und dem Versand der beA-Karten beauftragt. Im August erhalten alle Rechtsanwälte ein Anschreiben mit individueller Antragsnummer. Sollte noch kein Schreiben bei Ihnen eingegangen sein, wenden Sie sich an bea@bnotk.de. Die Bestellung der beA-Kartner wird über bea.bnotk.de möglich sein. Bestellen Sie die Karte sobald wie möglich. Bei 165.000 Postfächern kann es zu Lieferengpässen kommen.

Eine beA-Karte wird nur an zugelassene Rechtsanwälte ausgegeben. Die Delegation der Postbearbeitung mit unterschiedlichen Rechtestufen an Mitarbeiter ist möglich. Ab Oktober 2015 beginnen Produktion und Versand der Karten, die Erstanmeldung wird voraussichtlich ab November 2015 möglich sein. Auch die Preise für die Karten stehen bereits fest: In der Basis-Version kostet die beA-Karte 29,90 € netto pro Jahr. Hiermit sind Erstregistrierung und tägliche Anmeldung am beA möglich. Bis 2018 wird für die meisten Kanzleien die beA-Karte Signatur notwendig sein, die zusätzlich die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur ermöglicht. Sie kostet 49,90 € netto pro Jahr.

Kartenlesegerät notwendig

Icon SignaturZur Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches ist neben der beA-Karte ein Kartenlesegerät notwendig. Dieses muss zugelassen sein für die qualifizierte elektronische Signatur (qeS) und über einen Tastaturblock verfügen und damit die Anforderungen des Signaturgesetzes und der Signaturverordnung erfüllen. Modellvorschläge gibt die Bundesnotarkammer direkt auf der Bestellseite. (https://bea.bnotk.de/bestellung/#/products). Auch die Kartenlesegeräte sollten umgehend bestellt werden, da es sonst zu Lieferengpässen kommen kann. Gerne unterstützen wir Sie bei der Bestellung und Konfiguration. Nehmen Sie einfach Kontakt auf.

Dokumentenscanner sinnvoll

Icon Print ScanFür den Versand von Dokumenten ist es darüber hinaus notwendig, Schriftstücke zu digitalisieren, also einzuscannen. Früher oder später wird es zur Regel werden, den gesamten Posteingang zu scannen. Viele Kanzleien nutzen aktuell Multifunktionsgeräte. Hier ist es sinnvoll, auf spezielle Dokumentenscanner umzusteigen: Die Scanner können direkt am Arbeitsplatz aufgebaut werden, so wird die restliche Kanzlei nicht am Drucken gehindert. Der Scanvorgang ist wesentlich schneller und ein Stapelscan vieler Schriftstücke gleichzeitig möglich. Zudem werden keine großen Bild-Dateien erstellt wie bei den Multifunktionsgeräten und eine Texterkennung macht die Inhalte der Dokumenten automatisch im Volltext durchsuchbar. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, um Ihren Scanprozess zu überprüfen und zu optimieren.

Wie fit sind Sie für den elektronischen Rechtsverkehr?

Icon ChecklisteMit dem elektronischen Rechtsverkehr kommen einige neue Anforderungen auf Anwaltskanzleien zu. Wenn sie überprüfen möchten, wie gut Sie vorbereitet sind, können Sie unter elektronischer-rechtsverkehr.net den aktuellen Status Ihrer Kanzlei überprüfen. Dabei können Sie entweder kurze Feedbacks direkt auf der Seite erhalten oder die Umfrage ausfüllen, um einen individuellen 25-seitigen Leitfaden für Ihre Kanzlei zu erhalten. Bei Fragen zum elektronischen Rechtsverkehr, zu Kanzlei-Software oder Kanzlei-IT rufen Sie uns jederzeit gerne an. Seit über 30 Jahren machen wir Kanzlei. IT. Einfach. Sicher.

 

Michgehl & Partner Anwaltsforum 2015: Strategischer Austausch von Anwalt zu Anwalt

IT-Service Münster, IT-Service Düsseldorf, IT-Service München, Datensicherung, IT-Sicherheit, Kanzleisoftware, Anwalt, Software,Am 18. September 2015 findet in Nordwalde bei Münster eine Premiere statt: Das Michgehl & Partner Anwaltsforum bietet Rechtsanwälten eine neue Plattform, um sich über Kanzleistrategie, Organisation und Führung, Marketing und Akquise auszutauschen. In zwei parallel stattfindenden Vortragsreihen werden Workshops und Praxisberichte von Anwalt zu Anwalt stattfinden, bevor wir nachmittags zum gemütlichen Teil bei Barbecue und Cocktails übergehen. Für den Auftakt konnten wir spannende Referenten für Sie gewinnen.

Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer: Die Agenda

10:30 – 11:00     Eintreffen der Teilnehmer

11:00 – 11:15 

Franz-Josef Michgehl, Michgehl & Partner, RA-MICRO, Kanzleisoftware, Dictanet, Dragon, IT-Service, IT-Sicherheit

Begrüßung

durch Franz-Josef Michgehl, Geschäftsführer Michgehl & Partner GmbH (Seminarraum)

 

 

11:15 – 12:00

Peter Knief

Key Note: Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer – Prof. Dr. Peter Knief (Seminarraum)

 

 

12:00 – 12:30

Ralf Heidemann, CNH Anwälte, Essen

Strategie & Marketing: Spezialisierung und Kooperation als Chance für Anwaltskanzleien – RA Ralf Heidemann, CNH Anwälte Essen (Seminarraum)

 

Kanzleisoftware, RA-MICRO, Dictanet, Dragon, IT-ServiceOrganisation & Führung: Optimierung der Kanzleiabläufe im Hinblick auf die digitale Aktenführung, Scannen und elektronische Workflows – RAin Eva-Maria Bendick (Raum 1. OG)

12:30 – 13:00

Holger Esseling, Michgehl & Partner, Kanzleisoftware, RA-MICRO, Dictanet, IT-Service

Strategie & Marketing: Online-Marketing für Anwaltskanzleien – Dipl.-Kfm. Holger Esseling (Seminarraum)

 

 

Michgehl & Partner, RA-MICRO Kanzleisoftware, DictanetDigitalisierung und Automatisierung: Schwerpunkt Sicherheit – RAin Tina Ablas und Franz-Josef Michgehl (Raum 1. OG)

 

13:00 – 14:00     Snacks & Gespräche

14:00 – 14:30

Peter KniefStrategie & Marketing: Hat die Anwaltspraxis einen Wert? Wenn ja: Wie hoch zu welchem Anlass und zu welchem Zeitpunkt? – Prof. Dr. Peter Knief (Seminarraum)

 

Oliver BraunOrganisation & Führung: Workshop besonderes elektronisches Anwaltspostfach in der Praxis – Was kommt da eigentlich auf uns zu? Funktioniert es überhaupt? – RA Oliver Braun, Kanzlei Preuss & Partner, Düsseldorf (Raum 1. OG)

14:30 – 15:00

Holger Esseling, Michgehl & Partner, Kanzleisoftware, RA-MICRO, Dictanet, IT-ServiceStrategie & Marketing: Workshop Mandantenakquise in der Praxis – Erfolgsbeispiele und Strategien verschiedener Anwaltskanzleien – Moderation Dipl.-Kfm. Holger Esseling (Seminarraum)

 

Ilona Cosack, Michgehl & Partner Anwaltsforum

Organisation & Führung: Workshop besonderes elektronisches Anwaltspostfach in der Praxis – Illona Cosack, ABC Anwaltsberatung (Raum 1. OG)

 

15:00 – 15:30

Resümee und Überleitung in den Barbecue-Ausklang

 

15:30 – 18:00    

Cocktails

Barbecue und Cocktails

Jetzt Teilnehmerplatz sichern

Unsere letzten Veranstaltungen waren bereits nach kurzer Zeit ausgebucht. Da wir zum Michgehl & Partner Anwaltsforum nicht einfach einen Zusatztermin anbieten können, zumindest nicht mit der geballten Referenten-Kompetenz, empfehlen wir Ihnen, jetzt einen Teilnehmerplatz zu sichern. Wir freuen uns auf Sie am 18.9. in Nordwalde / Münster.

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Studie zum Stand der Vorbereitungen in den Anwaltskanzleien in Bezug auf den elektronischen Rechtsverkehr

Aufgrund der gestiegenen Anforderungen an die IT-Systeme in Anwaltskanzleien haben wir für unsere Kunden den Michgehl & Partner ERV-Check entwickelt: Wir überprüfen mit einem Fragebogen die wichtigsten Eckdaten zu IT-Sicherheit und Infrastruktur sowie zu Kanzleisoftware und Prozessen im Unternehmen. Dabei stellen wir fest, dass einige Kanzleien bereits gut vorbereitet sind, in fast allen Kanzleien allerdings auch schwerwiegende IT-Fehler existieren, die einen Verstoß gegen Berufs- und teilweise Strafrecht bedeuten und im Notfall die Existenz der Kanzlei kosten können. Manchmal erlauben die bestehenden Fehler auch einfach kein flüssiges Arbeiten. Die wichtigsten Erkenntnisse und Hinweise fassen wir hier für Sie zusammen.

Die folgende Auswertung basiert auf 107 Antworten von Anwaltskanzleien mit 1-48 Arbeitsplätzen – durchschnittlich 8,15. Die Kanzleien sind mit einer Ausnahme Nutzer der Kanzleisoftware RA-MICRO. Durchgeführt wurde die Umfrage im Zeitraum von Januar bis Juli 2015.

Sind Sie fit für den elektronischen Rechtsverkehr? Hier können Sie direkt online die Vorbereitungen Ihrer Kanzlei überprüfen. 

Windows Server 2003

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Am 14. Juli 2015 ist der erweiterte Support für Windows Server 2003 ausgelaufen. Damit werden keine Sicherheitsupdates mehr bereitgestellt und das System wird eine offene und bekannte Sicherheitslücke. Genau wie bei Windows XP in 2014 muss das Betriebssystem Server 2003 dringend ersetzt werden. In den meisten Kanzleien ist das jedoch bereits geschehen.

MICROSOFT SQL-Server

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Ab Januar 2016 sollte in jeder RA-MICRO Kanzlei ein MICROSOFT SQL-Server ab Version 2008 zur Verfügung stehen (bis 7 Arbeitsplätze auch in der Express-Version). RA-MICRO empfiehlt für die Integration des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA)  einen SQL-Server. Insbesondere bei steigenden Datenmengen durch vermehrte Nutzung digitaler Dokumente kommt die herkömmliche file-basierte Datenhaltung an ihre Grenzen, weshalb RA-MICRO vollständig alternativ auf SQL umstellt. Aktuell ist allerdings in weniger als 20% der Kanzleien ein SQL-Server vorhanden.

Datensicherung

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Datensicherung ist mit Abstand die wichtigste Maßnahme in der IT-Sicherheit. Dabei gehört es zu den Grundregeln, dass mindestens zwei Orte für die Sicherung verwendet werden, wie es sowohl das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) als auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfehlen. Fast zwei Drittel der befragten Kanzleien befolgen diesen Grundsatz nicht, was zusätzlich ein deutliches Indiz für weitere Fehler in der Datensicherung ist: Nicht ausreichende Anzahl an Generationen, kein schriftliches Datensicherungskonzept, keine Automatisierung der Sicherung oder keine Verschlüsselung.

Zu einer hinreichenden Datensicherung gehört zudem zwingend die regelmäßige Rekonstruktion der Daten. Über 67% der Kanzleien geben offen zu, dass sie noch nie überprüft haben, ob sich ihre Daten wieder herstellen lassen. Die Dunkelziffer dürfte enorm sein, denn die wenigsten Kanzleien und IT-Verantwortlichen sind überhaupt in der Lage, Anwendungsdaten der Kanzleisoftware in ein Testsystem zu importieren und die vollständige Rekonstruktion zu überprüfen. In Summe stellt sich die Datensicherung als größter und dringendster Sicherheitsmangel in Anwaltskanzleien dar.

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Updates und Patch-Management

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In mehr als 80% der Kanzleien werden Updates für wesentliche Anwendungen wie Java und Adobe-Produkte manuell geprüft und installiert. Auch hier dürfte der realistische Wert noch höher sein, da wir in der Praxis feststellen, dass Kanzleien von automatisiertem Update-Management ausgehen, wo keines installiert ist. Eine weitere Erfahrung aus der Arbeit in Anwaltskanzleien: Manuelle Updates werden schlicht nicht durchgeführt, wodurch bekannte Sicherheitslücken nicht umgehend geschlossen werden. Eine sehr deutliches Sicherheitsproblem, das Schadsoftware geradezu einlädt. Darüber hinaus verlangt auch RA-MICRO im Lizenzvertrag die regelmäßige Aktualisierung der IT-Systeme.

Router

55 der befragten 107 Kanzleien setzen einen Router ein, der sich der Kategorie „Privatkunden-Router“ zuordnen lässt. Besonders beliebt sind in diesem Segment die FRITZ!Box Modelle von AVM. Betrachtet man weiterhin, dass 27 Kanzleien zu diesem Punkt keine Angabe gemacht haben, liegt die Verbreitung der Privatkundenrouter bei über zwei Dritteln. Dabei spielt der Router eine zentrale Rolle in der IT-Sicherheit. An der Schnittstelle zwischen internem Netz und Internet koordiniert und protokolliert er den Datenverkehr. Anwaltskanzleien sollten hier unbedingt professionelle Geräte einsetzen. Darauf ist auch RA-MICRO im Anwenderrundschreiben zu Beginn des Jahres in aller Deutlichkeit eingegangen.

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Mitarbeiter-Schulung

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Wesentlich für die Veränderungsprozesse in der Anwaltskanzlei sind die Motivation und das Wissen der Mitarbeiter. Daher sollten alle Angestellten und Berufsträger, die in die Aktenbearbeitung involviert sind, für die digitale Bearbeitung und Kommunikation in der Kanzleisoftware geschult werden. Das betrifft insbesondere elektronische Briefe, Signaturen, digitale Postfächer, Ordnerstrukturen, Textbausteine und Verfügungen. Die wenigsten Kanzleien sind auf diese Herausforderung vorbereitet: Nur 17,8% halten ihren eigenen Schulungsstand für ausreichend.

HTML-Briefkopf

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Viele Anwaltskanzleien legen großen Wert auf ein professionelles Erscheinungsbild: Die Kanzlei wirkt sauber und modern, der Briefkopf ist gestaltet und vermittelt einen hochwertigen Eindruck. Im Zuge des elektronischen Rechtsverkehrs kommt ein weiterer Ort hinzu, der in die Gestaltung einbezogen werden sollte: Der elektronische Brief. Ohne einen digitalen Briefkopf wirkt die Kommunikation eher wie eine E-Mail, mit Briefkopf erweckt sie den bewährten Anschein eines vollwertigen Schriftstücks. Allerdings kann dafür nicht einfach der bestehende Briefkopf aus MICROSOFT Word genutzt werden. Dieser muss im HTML-Format neu aufgebaut werden, um in der Kanzleisoftware nutzbar zu sein. Über 70% der Befragten verfügen allerdings noch nicht über einen solchen Briefkopf.

Signaturmöglichkeiten

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Für viele Anwendungen des elektronischen Rechtsverkehrs ist eine eindeutige Identifikation notwendig. Nicht nur das elektronische Mahnverfahren, auch das besondere elektronische Anwaltspostfach wird nur mit einer Signatur nutzbar sein. Hierfür benötigt jeder Anwalt in der Kanzlei ein Kartenlesegerät und eine Signaturkarte. Da die Details von der BRAK noch nicht bekannt gegeben wurden, ist es nur verständlich, dass über 80% der Teilnehmer noch keine Signaturmöglichkeiten für jeden Anwalt vorhalten. Hier besteht allerdings bis Jahresende deutlicher Bedarf, insbesondere an Lesegeräten.

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Scanprozess

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Die typische Anwaltskanzlei scannt einzelne Schriftstücke bei Bedarf ein und legt sie in einem Dateiordner ab, von wo aus sie zugeordnet werden. Weniger als 30% der Befragten, in der Regel größere Kanzleien, scannen den gesamten Posteingang. Vom Stapelscan mehrerer Schriftstücke in einem Vorgang macht nur eine Kanzlei unter 107 Gebrauch. Dieses Verhältnis wird sich mit zunehmender Digitalisierung verändern.  

Digitales Diktat

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Das digitale Diktat hat sich weitestgehend durchgesetzt: Nur ca. 20% der Teilnehmer nutzen noch Kassetten-basierende Geräte, 7,4% diktieren gar nicht. Es ist davon auszugehen, dass nach dem nächsten Generationenwechsel die Kassette endgültig ausstirbt und durch digitale Diktiergeräte und zunehmend auch Smartphones ersetzt wird.

Spracherkennung

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Die neueste Generation von Spracherkennungssoftware ist sehr leistungsfähig und durchaus in der Lage, Kosten in der Kanzlei zu senken bzw. den Komfort zu erhöhen. Denn nutzen nur 41,7% die Möglichkeiten der Diktat-Erleichterung. Vermutlich liegt das an negativen Erfahrungen mit den teils holprigen Vorgänger-Anwendungen. Gerade durch den Aufstieg der Smartphones wird Spracherkennung allerdings innerhalb weniger Jahre zur Grundausstattung gehören.

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Ursachen und weiterführende Empfehlungen

Die Ergebnisse der Studie haben uns an einigen Stellen sehr überrascht. Insbesondere der fahrlässige Umgang mit Sicherheitsupdates und der Datensicherung legen den Verdacht nahe, dass viele Kanzleien nicht über ausreichende interne oder externe IT-Unterstützung verfügen. Daher fassen wir unsere wesentlichen Erkenntnisse aus der Praxis und einige grundlegende Empfehlungen zusammen, die über die Umfrage hinausreichen und die Ergebnisse ergänzen sollen.

IT-Administration

Im Zuge des elektronischen Rechtsverkehrs erhalten die IT-Systeme in Anwaltskanzleien eine immer höhere Bedeutung. Auch die Anforderungen an Ihre IT-Ausstattung im Straf- und Berufsrecht werden immer anspruchsvoller, was die besondere Sorgfalts- und Verschwiegenheitspflicht betrifft. Daher sollte jede Anwaltskanzlei über einen internen oder externen IT-Experten mit der notwendigen Ausbildung und Erfahrung verfügen, der sich sowohl in IT-Sicherheit als auch Kanzlei-Prozessen hervorragend auskennt. In vielen Kanzleien ist das nicht der Fall. Hierin liegt nach unserer Auffassung das Grundproblem, das zu vielen Sicherheitslücken und Organisationsengpässen führt.

IT-Dokumentation

Die Basis jeder IT-Administration stellt eine schriftliche Dokumentation aller Geräte, Komponenten und Software-Lizenzen im Kanzlei-Netzwerk dar. Nur so kann im Falle einer Störung zuverlässig und schnell die richtige Ursache gefunden und behoben werden. Darüber hinaus sind die Planung und Optimierung des Netzwerks ohne Übersicht schwer möglich. Gerade bei der Kostenoptimierung für Software-Lizenzen liegt viel Potential in der Dokumentation. Der Wechsel eines IT-Dienstleisters ist ebenfalls ohne lückenlose Aufzeichnung der Infrastruktur kaum möglich oder mit großem Aufwand verbunden. Daher überrascht es uns durchaus, dass kaum eine Anwaltskanzlei eine saubere, automatisierte IT-Dokumentation führt.

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Notfallkonzept

In den meisten Kanzleien existiert kein schriftliches Notfallkonzept, in dem unter anderem geregelt ist, welche Systeme in welcher Reihenfolge wieder betriebsfähig gemacht werden. Wir empfehlen, das in Verbindung mit einem Datensicherungskonzept zu erstellen, um im Notfall schnell wieder handlungsfähig zu sein.

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Virenschutz

Eine wichtige und auch weit verbreitete Maßnahme im IT-Sicherheitskonzept ist Anti-Viren-Software. In der Kanzlei sollte mindestens ein Mitarbeiter benannt sein, der für die Auswahl und den Betrieb der Software zuständig ist, insbesondere für automatische tägliche Updates und Patches. Auch sollte der Zuständige alle Mitarbeiter über Verhaltensregeln zur Vermeidung von Virenbefall informieren. Dabei reicht ein Virenschutz alleine längst nicht mehr aus und sollte durch effektive Maßnahmen wie E-Mail-Sicherheit, Router, Firewall und Schulungen ergänzt werden.

E-Mail Sicherheit

Die meisten Würmer, Trojaner und Viren kommen via Mail oder manipulierter Webseite in die Anwaltskanzlei. Mittlerweile gibt es Software-Lösungen zur Mail Protection und Web Protection, die diese Infektionswege effektiv schützen. Auch diese Sicherheitsmaßnahmen sind noch in wenigen Kanzleien zu finden.

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IT-Monitoring

In Großunternehmen seit langem etabliert, setzt sich die laufende Überwachung und Analyse von IT-Systemen mittlerweile auch in Kleinunternehmen und Anwaltskanzleien durch. Dabei werden Parameter wie CPU-Auslastung, Temperaturen oder Festplattenkapazitäten erfasst und ausgewertet. So können die meisten IT-Probleme vor ihrer Entstehung erkannt und behoben werden.

Telefon- und Internet-Anschluss

Viele Anwaltskanzleien arbeiten aktuell noch mit Analog- oder ISDN-Anschlüssen. In den nächsten Monaten bis spätestens 2018 werden alle Telefonanschlüsse auf IP-Technologie umgestellt. Hier herrscht Nachholbedarf in vielen Kanzleien. Zusätzlich sollte auf ausreichende Bandbreite geachtet werden. Gerade in ländlichen Gebieten sind manche Anwälte mit unzureichenden Internetzugängen ausgestattet. Hier ist es nur eine Frage des Preises und nicht der Machbarkeit, die Bandbreite zu erhöhen. 

Verschlüsselung

Viele Kanzleien setzen keine Verschlüsselungsverfahren zum Schutz Ihrer Daten ein. Jede Kanzlei besitzt dabei Daten, die nicht in die falschen Hände geraten sollen. Ob es nun Betriebsgeheimnisse oder Mandantendaten sind: Diebstahl, Verlust oder Einbruch sind keine Seltenheit und kommen in der Praxis häufig vor. Gerade die sensiblen Daten sollten dann ausreichend verschlüsselt sein.

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Elektronische Zusammenarbeit

Was in beinahe allen Branchen seit geraumer Zeit zum unentbehrlichen Standard geworden ist, hat sich in der Anwaltschaft noch nicht flächendeckend durchgesetzt: Die gemeinsame Verwaltung von E-Mails, Kontakten, Kalendern und Dokumenten. MICROSOFT Exchange ist hierbei die Standard-Lösung für die digitale Zusammenarbeit. So können Verteiler angelegt werden, Kalender der Kollegen zur gezielten Terminvereinbarung eingesehen werden und Dokumente gemeinsam bearbeitet werden. Wir raten dazu, sich mit den Möglichkeiten der Zusammenarbeit so früh wie möglich vertraut zu machen.

Mobiles Arbeiten

In naher Zukunft wird das mobile Arbeiten für Anwälte zum Regelfall und bei vielen das Bedürfnis entstehen, zum Beispiel im Gericht auf elektronische Akten oder Kanzleidaten zuzugreifen. Hierfür wird eine sichere Verbindung zur Kanzlei benötigt. Daher empfehlen wir die Verwendung eines professionellen Routers zur Herstellung einer sicheren und verschlüsselten VPN-Verbindung. Darüber hinaus sollte der Zugriff über einen Terminalserver erfolgen.

Schlussbemerkungen

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit der Michgehl & Partner Studie zum elektronischen Rechtsverkehr einen guten Überblick über den Status Ihrer Kanzlei geben konnten. Die aufgezeigten Handlungsoptionen sollen dazu beitragen, dass Sie von der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs profitieren. Seit 30 Jahren haben wir es uns zur einzigen Aufgabe gemacht, Anwaltskanzleien ein sicheres und effizientes Arbeiten zu ermöglichen. So spannend wie heute war es dabei selten: Der elektronische Rechtsverkehr in Verbindung mit massiv zunehmenden Risiken in der IT-Sicherheit wird gravierende Auswirkungen auf Anwaltskanzleien haben. Ohne einen professionellen Partner werden diese Herausforderungen kaum zu bewältigen sein. Dieser professionelle Partner möchten wir gerne für Sie sein. Sprechen Sie uns an.

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Bis zum 30.08.2015: Sichern Sie sich 2 Freikarten für das Michgehl & Partner Anwaltsforum 2015 mit einer formlosen Mail an info@michgehl.de 

  • Austausch von Anwalt zu Anwalt
  • Kanzleiorganisation, Strategie und Akquise
  • Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer – Keynote von Prof. Dr. Peter Knief
  • viele weitere Vorträge und Workshops von Anwälten
  • gemeinsamer Ausklang bei Barbecue und Cocktails

Windows 10 in der Anwaltskanzlei: Soll ich oder soll ich nicht?

UpdateAm 29. Juli ist es so weit: Das Upgrade auf Windows 10 ist von den aktuellen Betriebssystemen aus möglich und in der Regel sogar kostenlos. Das klingt verlockend, doch sollten Anwaltskanzleien jetzt umsteigen, lieber noch warten oder ganz auf den Wechsel verzichten? Wir fassen die wichtigsten Neuerungen zusammen und geben Ihnen eine Empfehlung zum Umgang mit Windows 10.

Das Beste der beiden Vorgänger vereint

Windows 10 wird von der Oberfläche her keine Revolution, sondern eher eine sinnvolle Zusammenführung der guten Lösungen seiner Vorgänger. Die Kacheln und Apps von Windows 8 werden mit dem bewährten Startmenü von Windows 7 kombiniert. Zusätzlich lassen sich mehrere Desktops anlegen, um einen besseren Überblick zu erhalten und eigene Oberflächen je nach Anwendungsbereich zu bauen. Windows-Nutzer werden sich in der neuen Menüführung schnell orientieren können und aus unserer Sicht die beste aller bisherigen Lösungen vorfinden.

IT-Sicherheit im Fokus

Schadsoftware und Cyber-Angriffe, Systemausfälle und Datenverlust sind (leider) ein Megatrend. Das geht auch an MICROSOFT nicht unbemerkt vorbei. Windows 10 wird zwar mit Sicherheit nicht sicher sein, doch einige Faktoren sprechen für das sicherste MICROSOFT-Betriebssystem aller Zeiten. So wird nur noch auf einem Entwicklungskern gearbeitet, für den schneller einheitliche Updates erstellt werden können. Unternehmen können dabei die Update-Intervalle individueller steuern – Privatkunden ohne Pro-Variante hingegen bekommen das Zwangsupdate. Mit Mehr-Faktor-Authentifizierung und neuen Verschlüsselungslösungen will MICROSOFT weiter die Sicherheit erhöhen.

Neue Funktionen von Windows 10

Das neue Windows ist also schicker und sicherer. Kann es auch mehr als seine Vorgänger? Eindeutig ja: mit Cortana erhält die Sprachsteuerung Einzug in den Desktop-PC, was insbesondere für diktierfreudige Anwälte ein großer Vorzug werden könnte. Der neue Browser Edge löst endlich den Internet Explorer ab und verspricht eine deutliche Geschwindigkeitssteigerung. Continuum macht das Smartphone zum vollwertigen Arbeitsplatz, indem Tastatur, Maus und Bildschirm angeschlossen werden – das gilt allerdings nur für einige zukünftige Modelle.

Wo ist der Haken?

Ein neues und kostenloses Betriebssystem! Was sollte es für einen Grund geben, nicht sofort umzusteigen? Es gibt einige Gründe, die wir an dieser Stelle kurz auflisten und damit unsere Empfehlung für die Aktualisierung auf Windows 10 abgeben:

  • Windows 10 ist gerätebezogen. Sie können die Lizenz nicht auf einen neuen Rechner übertragen, sondern benötigen eine neue. Bedenken Sie das beim Update.
  • Einige Funktionen fehlen, zum Beispiel der Windows Media Player. Diese Funktionen lassen sich jedoch als App nachinstallieren – teils kostenlos, teils kostenpflichtig.
  • Es handelt sich um ein neues Betriebssystem und dann noch häufig um einen Wechsel von 32 Bit auf 64 Bit, das ist nicht einfach nebenbei zu machen: Sie können nicht davon ausgehen, dass alle Anwendungen und Treiber im Anschluss reibungslos laufen. Der erste gute Grund, um zu warten
  • Viele Softwarehersteller haben noch keine Freigabe für Windows 10 gegeben. Stellen Sie sich vor, Sie aktualisieren Ihr Betriebssystem und Ihre Kanzleisoftware läuft nicht mehr. Sie rufen den Hersteller an und der wird Sie darauf verweisen, dass Ihr Betriebssystem nicht unterstützt wird. Warten Sie auf die Freigabe durch die Hersteller wichtiger Software.
  • Wann auch immer Sie aktualisieren: Führen Sie vorher eine Datensicherung durch. Das ist der einzige Weg, um Datenverlust zuverlässig zu vermeiden und im Zweifel zum alten Betriebssystem zurückzukehren.
  • Probieren Sie Windows 10 gerne aus, aber machen Sie das nicht auf einem Kanzleirechner. Nutzen Sie einen privaten PC, auf dem sich keine wichtigen Daten und Anwendungen befinden und experimentieren Sie mit dem neuen Betriebssystem.

Professionelle Unterstützung beim Umstieg auf Windows 10

Unsere Grundempfehlung lautet also zusammengefasst: Warten Sie mit dem Umstieg auf Windows 10 mindestens bis zum Jahresende. So können Sie in Ruhe beobachten, welche Kinderkrankheiten bestehen und warten, bis sie behoben sind. Wir empfehlen zudem, einen externen IT-Dienstleister für die Aktualisierung hinzuzuziehen. Mit der Einführung von Windows 10 ändert sich viel: Verschlüsselungsverfahren, Datensicherungsparameter, Sicherheitseinstellungen und Nutzungsmöglichkeiten. Gerne stehen wir Ihnen mit 30 Jahren Erfahrung in der Kanzlei-IT unterstützend zur Seite. Sprechen Sie uns gerne an.

 

Bis zum 30.08.2015: Sichern Sie sich 2 Freikarten für das Michgehl & Partner Anwaltsforum 2015 mit einer formlosen Mail an info@michgehl.de 

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Mail Protection

IT-Panne des Monats Juli: Spam-Mails an Mandanten

Spam IT-Service IT-Sicherheit KanzleisoftwareSchadenfreude hat schon eine gewisse Faszination, oder? Irgendwie schämt man sich zwar dafür, trotzdem macht es auf eine seltsame Weise Spaß, anderen Menschen bei ihren Fehlern zuzusehen. Nicht nur Video-Clips, auch griechische Tragödien leben im Kern davon, dass wir uns genüsslich zurücklehnen und darüber amüsieren, dass ein Protagonist in sein unvermeidliches Verderben läuft. Das Problem unserer IT-Panne des Monats Juli ist allerdings: Einen direkten Schuldigen gibt es nicht – wie so oft in der IT-Sicherheit.

Spam von Ihrem Anwalt

In der Regel beginnen IT-Pannen in Anwaltskanzleien aus unserer Sicht mit einem aufgeregten Anruf. Wenn das zugrundliegende Problem allerdings noch gar nicht bekannt ist, dann kann der Beginn anders aussehen. Wie in diesem Fall: Wir erhalten eine E-Mail von einer renommierten Anwaltskanzlei, nennen wir sie Pech & Partner, Betreff: „payment confirmation“, Verteiler: Alle Mitarbeiter der Michgehl & Partner GmbH. Unsere zuverlässige Mail Protection Software liefert eine Zusatzinformation, die wohl für die meisten bereits offensichtlich ist: Spam.

Ein Botnet kann Kunden kosten

Umgehend rufen wir die Anwaltskanzlei an und erfahren das wahre Ausmaß des Grauens: Die E-Mail ist nicht nur an uns, sondern an alle Kontakte und Mandanten versendet worden. Offenbar ist die Kanzlei Teil eines Botnets geworden. Diese illegalen Rechnernetze werden mit Hilfe von Trojanern aufgebaut und für den massenhaften Versand von Spam-Nachrichten vermietet. Im einfachsten Fall führt das zur Sperrung des Internet-Anschlusses, im schlimmsten Fall zum Verlust von Kunden. Auf Pech & Partner trifft letzteres zu: Gleich zwei größere Mandanten, mittelständische Unternehmen der Region, haben die Zusammenarbeit mit der Kanzlei beendet, weil ihr Vertrauen in die professionelle Arbeitsweise erschüttert ist. Wer will schon mit einem Anwalt zusammenarbeiten, der Spam oder Viren versendet?

Seek and Destroy

Den entstandenen Schaden können wir nicht rückgängig machen, nur seine Ursache beheben und für die nächsten Fälle vorsorgen. So machen wir uns bei Pech & Partner an die Suche nach dem Schädling. Aufgrund der unzureichenden Netzwerkprotokollierung dauert es eine Weile, die Quelle auf einen Rechner einzugrenzen, den wir direkt neu aufsetzen. Das war es schon. Doch wie können solche Vorfälle in Zukunft vermieden werden?

Router und Mail Protection

Der massenhafte ungewollte und unbemerkte Versand von Spam-Nachrichten hätte mit einem professionellen Router und der richtigen Konfiguration vermieden werden können. Damit hätte sich auch die Zeit für die Suche nach der Schadsoftware verkürzt. Und wie ist der Trojaner in die Kanzlei gelangt? Mit hoher Wahrscheinlichkeit hat er sich im Anhang einer E-Mail versteckt und damit auf die gleiche Weise verbreitet, die er selbst entgeltlich unterstützt. Hier hätte eine Mail Protection Software geholfen, die E-Mails vor der Zustellung in einem Rechenzentrum ausführlich untersucht. Eine derart professionelle Absicherung gegen IT-Risiken ist allerdings die große Ausnahme in Anwaltskanzleien, wie wir aus unserem Michgehl & Partner ERV-Check wissen. Wir arbeiten weiter daran, das zu ändern und Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. zu machen.

Elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, Kanzlei-IT

10 Jahre Michgehl & Partner Süd in München: Die Kanzlei der Zukunft in Bayern

Nur um wenige Stunden sind wir am heißesten Tag des Jahres 2015 vorbeigeschrammt, um das 10-jährige Bestehen der Michgehl & Partner Süd GmbH in München zu feiern. Trotzdem lassen sich die Temperaturen beim Jubiläum als hochsommerlich bezeichnen und umso mehr freuen wir uns, dass über 30 Besucher, Kunden und Interessenten den Weg zu unserer Niederlassung am Sendlinger Tor gefunden haben. Nicht nur die kurzfristig beschafften Ventilatoren, auch die inhaltliche Agenda und die Vorstellung der Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft haben dazu beigetragen, dass über vier Stunden hinweg unsere Büro- und Seminarräume den Vorzug vor dem Biergarten erhalten haben.

Wie arbeitet der Anwalt 2020?

Kanzleisoftware RA-MICRO MünchenNach der Begrüßung durch Geschäftsführer Franz-Josef Michgehl und unseren Niederlassungsleiter in München Assessor jur. Reinhard Cebulla konnten wir erneut Rechtsanwältin Andrea Brandenburg von RA-MICRO in Berlin für den Auftaktvortrag gewinnen. Sie zeigte die wesentlichen Entwicklungen im Anwaltsmarkt auf: Zunehmende Anwaltsdichte insbesondere in den Ballungsgebieten und flächendeckende Digitalisierung beschäftigen Anwälte schon heute. Die nötigen Veränderungen finden auf strategischer und organisatorischer Ebene statt. So sind Spezialisierung und Kooperation recht neue Ansätze für viele Anwälte, ebenso wie vermehrte Marketing- und Vertriebs-Aktivitäten. Die Organisation wird durch die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs zwangsläufig umgestellt: Die elektronische Aktenführung bietet jedoch bei richtiger Umsetzung mehr Chancen als Risiken, zum Beispiel massive Senkung von Druck- und Portokosten sowie den vermehrten wertschöpfenden Einsatz von Angestellten, die bisher mit der Aktenorganisation beschäftigt waren.

Die Kanzlei der Zukunft

Kanzleisoftware RA-MICRO, Kanzlei-IT, Elektronischer RechtsverkehrUm die aktuellen und künftigen Veränderungen der Kanzlei-Organisation sicht- und erlebbar zu machen, hat die Michgehl & Partner Süd GmbH eine komplette Kanzlei-Infrastruktur aufgebaut, die alle Anforderungen des elektronischen Rechtsverkehrs bereits heute erfüllt. Dipl.-Kfm. Holger Esseling, Marketingleiter bei Michgehl & Partner erläuterte die Hintergründe zu diesem Projekt. So wurden mittlerweile über 100 ERV-Checks bei Anwaltskanzleien durchgeführt – dabei überprüft Michgehl & Partner anhand eines Fragebogens mit anschließendem Beratungsgespräch und individuellem Leitfaden, wie gut Kanzleien auf den elektronischen Rechtsverkehr vorbereitet sind. Dabei zeigte er die Ergebnisse und den Online-Check auf der neuen Webseite www.elektronischer-rechtsverkehr.net

ModuleDie IT-Experten haben neben einigem Optimierungspotential beim Scannen oder Diktieren auch eklatante Sicherheitslücken in der überwiegenden Zahl der Anwaltskanzleien gefunden: 95% haben noch nie eine wirkliche Rekonstruktion ihrer Datensicherung vorgenommen und wissen im Zweifel überhaupt nicht, ob sich ihre Anwendungsdaten wirklich wieder herstellen lassen. Für eine Rekonstruktion sind Testsysteme der Kanzleisoftware und eine Menge Erfahrung nötig, aber die Datensicherung ist nunmal existenziell für eine Anwaltskanzlei. „Noch letzte Woche hatten wir eine Kanzlei, die alle Daten verloren hat, weil die Datensicherung nicht weit genug zurückreichte“, berichtet Esseling. „Vor solch immensen Schäden möchten wir unsere Kunden bewahren“. Auch Privatkunden-Router, unerledigte Sicherheitsupdates und mangelhafte Virenabwehr sind häufige Probleme in den Kanzleien.

Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. – zum Anfassen

Kanzleisoftware RA-MiCRO, München, Kanzlei, AnwaltDie folgende Pause wurde von den Teilnehmern genutzt, um sich intensiv mit der Ausstattung der Kanzlei der Zukunft zu beschäftigen: Schnelle Dokumentenscanner mit automatischer beidseitiger Texterkennung, Diktiergeräte mit Spracherkennung der neuesten Generation oder moderne Telefonanlagen und –geräte mit Touchscreen und vielen Möglichkeiten zum einfacheren Arbeiten zeigten neue Impulse zur Verbesserung der Kanzlei-Organisation. Neben einer ausführlichen Darstellung eines Datensicherungskonzepts für Kanzleien wurde auch ein Herzstück des Michgehl & Partner Konzepts besser sichtbar: Managed Services. Hierbei werden wesentliche Parameter in der Anwaltskanzlei laufend und lückenlos analysiert, um Fehler in der Kanzlei zu erkennen und zu beheben, bevor sie zum Systemausfall führen. „Wir wissen bereits vor unserem Kunden, wenn ein Problem auftritt und beheben es in der Regel, ohne dass jemand etwas davon mitbekommt“, sagt Franz-Josef Michgehl und ergänzt: „Damit warten wir nicht mehr auf den Notfall, sondern haben das gleiche Interesse wie unsere Kunden: Eine störungsfreie IT“.

Elektronische Kommunikation mit RA-MICRO

Elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, Kanzlei-ITDie Evolution des Arbeitsplatzes: Rechtsanwältin Eva-Maria Bendick, Kanzleiberaterin bei Michgehl & Partner, wählte zum Einstieg in ihr Thema ein kurzes Video, das die Entwicklung des Schreibtischs vom papierverarbeitenden Ort zum aufgeräumten digitalen Arbeitsplatz eindrucksvoll zeigte. Genau diese Entwicklung wurde in vielen Branchen bereits vollzogen und erhält nun Einzug in die Anwaltskanzleien. Bendick zeigte dabei auf, welche verschiedenen Möglichkeiten dabei zur Verfügung stehen, um Dokumente zu digitalisieren, elektronische Workflows anzulegen und signiert, verschlüsselt und sicher mit Gerichten, Anwälten und Mandanten zu kommunizieren.

IT-Sicherheit in der Anwaltskanzlei

Franz-Josef Michgehl, Maximilian Hampe, IT-Sicherheit in der AnwaltskanzleiIm Anschluss zeigten Geschäftsführer Franz-Josef Michgehl und Maximilian Hampe, technischer Consultant bei Michgehl & Partner, welche Gefahren aktuell für Anwaltskanzleien bestehen und tatsächlich in der Praxis zu Schäden führen. So berichteten sie gleich von mehreren Vorfällen des Cryptolocker-Virus, das ganze Kanzlei-Server mitsamt Daten verschlüsselt hat. Für die Decodierung verlangen die Kriminellen ein Lösegeld. Andere Anwaltskanzleien wurden Teil eines weltweiten Botnets und damit zu professionellen Spamversendern wider Willen. Doch wie gelangen solche Schädlinge in die Anwaltskanlei?

elektronischer Rechtsverkehr, erv, bea, kanzleisoftware, ra-microDer Infektionsweg führt fast immer über eine E-Mail oder eine manipulierte Webseite. Hampe hat kurz vor der Veranstaltung noch kurz ein Demonstrationsvirus erstellt, um zu verdeutlichen, wie einfach es ist, Anwender hinters Licht zu führen: So konnte er eine ausführbare Datei mit einem kleinen Trick in ein scheinbares pdf-Dokument verwandeln – für den Nutzer nicht unterscheidbar vom eigentlich sicheren Dateiformat. Mit einem Klick öffnet sich die Anwendung und kann im Kanzleinetzwerk frei und ungehindert agieren.

Doch es ist nicht einmal eigene Programmierung nötig: Viren und Trojaner sind im Internet inklusive Verteilung über Mailkampagnen und Webseiten so einfach zu bestellen wie ein paar Schuhe. Daher ist mit einer weiterhin deutlichen Steigerung der Angriffe zu rechnen. Kanzleien sollten sich entsprechend rüsten, ihre Mitarbeiter sensibilisieren (lassen), moderne Software-Lösungen zum Scannen von E-Mails und Webseiten einsetzen und auf professionelle Router setzen. Begleitet von einem IT-Monitoring und einwandfreier Datensicherung sind so die meisten Gefahren im Vorfeld gebannt.

Chancen und Risiken des elektronischen Rechtsverkehrs

Podiumsdiskussion 10 Jahre Michgehl und Partner Süd, Holger Esseling, Michael Zoebisch, Eva-Maria Bendick, Andrea BrandenburgWas bedeutet denn nun der elektronische Rechtsverkehr für die Anwaltskanzlei – Gefahren oder Chancen? Die abschließende Podiumsdiskussion bot Gelegenheit, mehrere Standpunkte zu betrachten und abzuwägen. Moderiert von Dipl.- Kfm. Holger Esseling brachten RAin Andrea Brandenburg (RA-MICRO), RA Michael Zoebisch (rwzh Rechtsanwälte München) und RAin Eva-Maria Bendick (Michgehl & Partner) ihre Sichten zu Gehör.

RAin Brandenburg zeigte sich naturgemäß als Berufsoptimistin und betonte die großen Chance, die insbesondere in sinkenden Druck- und Portokosten sowie der schnelleren Bearbeitung an jedem Ort liegen. Auch RA Zoebisch bestätigte diese Sicht aus der Praxis heraus: Er habe 2-3 Assistentinnen in der Aktenverwaltung eingespart, die nun mit Mahnbescheiden und weiteren wertschöpfenden Tätigkeiten befasst seien – ein großer Fortschritt für die Kanzlei und für die Kolleginnen.

RAin Bendick brachte einige kritische Töne ein, die sie in der Beratung und Schulung von Kanzleien erfahren hat: So scheuen einige Anwälte die Investitionen in neue IT-Systeme und die nötige organisatorische Umstellung. Darüber hinaus ist auch die Sicherheit der Daten durchaus ein Thema, das Anwälten Sorge bereitet. Genau wie die Handhabung: Eine Handakte wird es auch in einigen Jahren noch geben, da waren sich alle Teilnehmer einig. Dennoch wird es zum Standard, dass die führende Akte in Anwaltskanzleien elektronisch ist.

www.elektronischer-rechtsverkehr.net

Die Organisation in Anwaltskanzleien wird sich in den nächsten Jahren deutlich verändern, so viel ist an diesem Tag klar geworden. Und es gab wohl keinen besseren Ort, um diese Umwälzungen zu erleben, anzufassen und zu diskutieren. Wir freuen uns über das große Interesse und danken allen Teilnehmern für die offene und aktive Mitgestaltung. Besuchen Sie uns auf www.elektronischer-rechtsverkehr.net, um die Weiterentwicklungen der Kanzlei der Zukunft zu verfolgen oder zu testen, wie fit Ihre Kanzlei für den elektronischen Rechtsverkehr ist.

 

 

Mail Protection

Mit Mail Protection wäre der Bundestag noch virenfrei

Mail ProtectionDer jüngste Cyber-Angriff auf den Bundestag zeigt eindrücklich, welche Auswirkungen Schadsoftware in Behörden, Unternehmen und Kanzleien haben kann:  Die 20.000 Rechner müssen zwar vermutlich nicht ausgetauscht werden und auch sonst ranken sich einige wenig glaubhafte Gerüchte um diesen ernsten Zwischenfall – Der Schaden ist dennoch immens. Neben den erforderlichen IT-Investitionen und deutlichem Zusatzaufwand, weil Abgeordnete und Mitarbeiter nun von Privatrechnern aus arbeiten, verlieren gleich mehrere Behörden ihre Glaubwürdigkeit. In den Medien ist nun häufig zu lesen und zu hören: „Gegen so einen Angriff können Sie nichts ausrichten – es ist unmöglich, sich dagegen zu verteidigen“. Hier möchten wir vehement widersprechen.

Das Virus kam per E-Mail – ganz wie gewohnt

Nach aktuellen Informationen der „Welt“ wurde die Schadsoftware nicht etwa von spezialisierten Hackern auf abenteuerliche Weise in den Bundestag geschleust, wie man es sich vielleicht Hollywood-inspiriert vorstellen könnte. Nein, das Virus kam so, wie die meisten Viren kommen: per E-Mail. Klickt nur einer der 20.000 Mitarbeiter auf den enthaltenen Link, startet automatisch der Download der Schadsoftware, die in der Folge in kürzester Zeit das gesamte Netzwerk infiziert. Anders gesagt: Wenn nur 0,005% der Mitarbeiter einen schlechten Tag haben und unaufmerksam einen Link klicken, dann ist es passiert. Wie soll man sich dagegen verteidigen?

Infizierte E-Mails dürfen gar nicht erst zugestellt werden

Ist das Virus erst einmal im Bundestag, wird es in der Tat sehr schwierig, das Netzwerk zu verteidigen. Daher empfehlen wir seit Jahren, E-Mails bereits zuvor umfangreich überprüfen zu lassen. Mit der Michgehl & Partner Mail Protection leiten wir alle Mails über ein Rechenzentrum, wo sie intensiv durchleuchtet werden: Gigantische Rechenleistung, mehrere Virenscanner und Scanebenen garantieren die bestmögliche Untersuchung ohne Leistungsverlust beim Empfänger. Und das Wichtigste: Infizierte Mail gelangen gar nicht erst in den Posteingang.

Auch Unternehmen und Anwaltskanzleien sollten sich schützen

Um es ganz offen zu sagen: Es ist uns ein Rätsel, warum Software-Lösungen zur Mail Protection nicht viel weiter verbreitet sind. Sie hätten den Bundestag zuverlässig vor großem Schaden bewahrt und erfüllen die gleiche Funktion auch in Unternehmen und Kanzleien. Letztere sollten gerade aufgrund ihrer besonderen Verschwiegenheitspflicht an zuverlässigen Abwehrmöglichkeiten interessiert sein. Vermutlich ist das Kind in manchen Organisationen auch bereits in den Brunnen gefallen, ohne dass es jemand gemerkt hat: Immer mehr Viren und Trojaner werden nicht sofort aktiv, sondern warten einige Zeit ab, bis sie aktiv werden. Gerne führen wir bei Ihnen eine Sicherheitsüberprüfung durch und unterstützen Sie bei der professionellen Absicherung Ihrer Kanzlei, Ihres Unternehmens oder Ihres Bundestages.

 

Windows 10 Upgrade: Nicht auf dem Kanzleirechner

UpdateAm 29. Juli 2015 ist es so weit: MICROSOFT veröffentlicht sein neues Betriebssystem Windows 10. Die Software verspricht, die besten Eigenschaften der beiden Vorgänger Windows 7 und Windows 8 zu kombinieren und darüber hinaus einige Zusatzfunktionen bereit zu stellen. Viele Fachleute und auch wir bei der Michgehl & Partner GmbH haben einen durchweg guten Eindruck vom neuen Betriebssystem und sind voller Vorfreude auf den offiziellen Start.

Die Kanzlei-IT ist keine Spielwiese

Eine deutliche Warnung möchten wir allerdings an alle Anwaltskanzleien senden: Installieren Sie Windows 10 nicht einfach auf Ihrem Kanzleirechner. MICROSOFT  macht es Nutzern von Windows 7 und Windows 8 sehr einfach, kostenlos auf Windows 10 zu aktualisieren. Über Windows Update wird das neue Betriebssystem bereitgestellt und kann mit wenigen Klicks installiert werden. Seit einigen Tagen finden viele Nutzer sogar ein neues Symbol in ihrer Taskleiste, mit dem das automatische Upgrade am Erscheinungstag durchgeführt wird.

Nutzen Sie ein Testsystem und probieren Sie risikofrei alle Funktionen

Der Wechsel eines Betriebssystems ist ein schwerwiegender Eingriff. MICROSOFT wird zwar alles dafür tun, dass das Upgrade so einfach wie möglich durchgeführt werden kann. Trotzdem werden einige Funktionen und Treiber nicht kompatibel sein und nach dem Upgrade nicht mehr verfügbar sein. Vorsicht ist insbesondere bei Fremdsoftware geboten: Warten Sie auf jeden Fall auf die Freigabe durch den Software-Hersteller. So können auch bei RA-MICRO Kompatibilitätsprobleme auftreten, wenn die Freigabe noch nicht erfolgt ist.

Unsere dringende Empfehlung lautet daher: Lassen Sie das Erscheinungsdatum 29. Juli ohne Upgrade verstreichen. Sehen Sie sich in Ruhe die ersten Reaktionen an, lassen Sie andere die Fehler finden und korrigieren. Dann probieren Sie selbst alle Funktionen des neuen Windows 10 nach einem Upgrade. Nutzen Sie dafür auf jeden Fall ein Testsystem, also einen Rechner, den Sie nicht produktiv in der Kanzlei einsetzen. Erst wenn alle Funktionen ausgiebig überprüft wurden, installieren Sie das Upgrade auf Ihren Kanzlei-Rechnern. Gerne unterstützen wir Sie bei der Aktualisierung.

Kein Upgrade ohne Datensicherung

Ein weiterer wichtiger Punkt: Sichern Sie Ihre Daten, bevor Sie Windows 10 installieren. Dazu erstellen Sie ein Image Ihres gesamten Rechners. Nutzen Sie dafür Ihre Datensicherungs-Software oder den kostenlosen Windows Sicherungsdienst. Das Backup ist in diesem Falle doppelt wichtig: Auf der einen Seite sollte vor jedem größeren Eingriff in ein IT-System eine Sicherung durchgeführt werden, auf der anderen Seite können Sie auf diesem Weg zu Ihrem alten System zurückkehren, wenn Windows 10 nicht wie erwartet funktioniert oder Ihnen schlicht nicht gefällt.

Kanzleisoftware und IT-Service für Kanzleien

Sprechen Sie uns gerne an bei Fragen zur Aktualisierung auf Windows 10, zur Datensicherung und grundsätzlich zum sicheren und einfachen Betrieb Ihrer Kanzlei-IT und Kanzleisoftware RA-MICRO. Von Nordwalde / Münster, Düsseldorf und München aus stehen wir Ihnen vielen Standorten in Deutschland mit kurzen Anfahrtswegen zur Verfügung. Gerne teilen wir über 30 Jahre Erfahrung in Anwaltskanzleien mit Ihnen.