Kategorie-Archiv: IT-Sicherheit

Als einer der stärksten RA-MICRO Vertriebspartner garantieren wir Ihnen seit 20 Jahren kompetenten Service und Erfahrung bei der Integration Ihrer Anwalts-Kanzleisoftware.
An unseren Standorten Nordwalde/Münster, Düsseldorf und München bieten wir Ihnen darüber hinaus IT-Service, IT-Sicherheit und IT-Dienstleistungen an folgenden Standorten:
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Module

Anwaltskanzleien und IT-Dienstleister: Die 5 wichtigsten Haftungsfallen

ModuleAnwaltskanzleien sind besonders. Immer häufiger hören wir in letzter Zeit von IT-Dienstleistern: „Mit Anwälten arbeiten wir nicht mehr – das ist uns zu aufwändig und zu gefährlich“. Wir bei der Michgehl & Partner GmbH zählen ausschließlich Anwaltskanzleien zu unseren Kunden und können nur bestätigen: In sehr vielen Fällen wissen weder die Anwälte noch die IT-Dienstleister um die rechtlichen Risiken ihrer Zusammenarbeit. In der Folge finden wir immer wieder IT-Strukturen in Kanzleien vor, die klar gegen geltendes Recht verstoßen, ohne dass es einem der Beteiligten bewusst wäre. Die fünf wichtigsten Fehler und mögliche Lösungen finden Sie in diesem Artikel.

Rechtliche Grundlagen

Von herausragender Bedeutung für die (Un-)Vereinbarkeit von anwaltlicher Arbeit und IT-Service ist das Strafgesetz. § 203 StGB regelt die besondere Verschwiegenheitspflicht von Geheimnisträgern und explizit von Rechtsanwälten. Die Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern ist nach Meinung führender Standesvertreter nur unter erschwerten Bedingungen rechtlich zulässig. So zeigt RA Dr. Rainer Spatscheck im Anwaltsblatt ausführlich, dass ein IT-Dienstleister nicht als Gehilfe angesehen werden kann. Die eBroschüre „Datenschutz und Datensicherheit in der Rechtsanwaltskanzlei“ des DAV kommt zu dem Schluss, dass eine sorgfältige Anbieterauswahl und Vertragsgestaltung das Risiko eines Verstoßes zumindest stark reduzieren. Anwaltskanzleien sollten daher einen langfristigen Vertrag mit einem spezialisierten IT-Dienstleister für Anwälte abschließen. Es bleibt jedoch das Restrisiko, dass auch in diesem Fall kein Zeugnisverweigerungsrecht und keine Beschlagnahmefreiheit vorliegen.

Neben das Strafrecht treten zahlreiche weitere Regelungen in Datenschutz und Berufsrecht hinzu. So verlangt § 11 BDSG eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung und die technisch-organisatorischen Maßnahmen der Anlage zu § 9 BDSG sind als Leitlinie für Datenschutz und Datensicherheit auch in der Anwaltskanzlei zu betrachten. Die Berufsordnung für Rechtsanwälte regelt in § 2 BORA die Verschwiegenheit und wurde jüngst neu gefasst: Einen Verstoß bedeutet demnach nur noch eine Handlung, die nicht „sozialadäquat“ ist. Die Frage lautet demnach: „Muss der Mandant davon ausgehen, dass diese Handlung vorgenommen wird?“. Bei der Speicherung von personenbezogenen Daten ist das sicherlich zu bejahen – bei der Verarbeitung in externen Rechenzentren eher nicht. Abschließend regelt § 43 BRAO die allgemeinen Berufspflichten des Rechtsanwalts, wobei die Wörter „gewissenhaft“ und „würdig“ zwar schwammig klingen, in der Rechtsprechung jedoch häufige Verwendung finden.

Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung

Wer andere im Auftrag personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder nutzen lässt, der ist für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich. Der Auftraggeber ist also in der Pflicht und muss nach sorgfältiger Anbieterauswahl einen detaillierten Vertrag mit dem Auftragnehmer schließen. § 11 Abs. 5 BDSG macht unmissverständlich klar, dass diese Regelung auch für die Betreuung von IT-Systemen gilt: „(5) Die Absätze 1 bis 4 gelten entsprechend, wenn die Prüfung oder Wartung automatisierter Verfahren oder von Datenverarbeitungsanlagen durch andere Stellen im Auftrag vorgenommen wird und dabei ein Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden kann.“ Wichtig ist dabei, dass die Regelungen konkret und spezifisch getroffen werden. Jüngst wurde ein fünfstelliges Bußgeld verhängt, weil allgemeine Standardformulierungen verwendet wurden.

Passwörter für sensible Daten

Ein großes Risiko des Geheimnisverrats im strafrechtlichen Sinne stellt die Weitergabe von Passwörtern dar. In der Praxis kommt es allerdings häufig vor, dass IT-Dienstleister vollen Zugriff auf die Server, Datensicherung und Software in Anwaltskanzleien haben. In diesem Fall hilft auch eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nicht weiter. Wer so vorgeht, macht sich strafbar – und das betrifft nicht den Dienstleister sondern den Rechtsanwalt. Um dieses Risiko so weit wie möglich zu minimieren, bleiben die Passwörter unserer Kunden für sensible Systeme ausschließlich in den Händen der Anwälte. Der Zugriff erfolgt dann nur gemeinsam mit der Kanzlei, unter Beobachtung, transparent und für einen kurzen Zeitraum. So ist ein Höchstmaß an Daten- und Geheimnisschutz sicher gestellt.

Vorsicht bei Cloud-Diensten

Ähnlich verhält es sich mit Cloud-Diensten: Dateispeicherorte und Datensicherung sind möglich, wenn eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung benutzt wird. Sonst nicht! Eine Kanzleisoftware aus der Cloud ist damit aktuell nicht zulässig: Daten müssen in der Cloud entschlüsselt werden –  der Dienstleister ist kein Gehilfe im Sinne des § 203 StGB und auch die Sozialadäquanz nach § 2 BORA ist fraglich. Die einzige Lösung liegt im Betrieb einer Private Cloud, in der namentlich genannte und als Gehilfe zu betrachtende Mitarbeiter ausschließlichen Zugriff auf die Server haben.

Druckerfestplatten als Gefahr für die Verschwiegenheitspflicht

Eine weitere Gefahr für den Verstoß gegen die besondere Verschwiegenheit sollten man als Anwalt und als IT-Dienstleister kennen: Drucker und Kopierer verfügen mittlerweile fast ausnahmslos über interne Festplatten, die sämtliche Dokumente speichern. Von hier aus lassen sie sich mit wenig Aufwand auslesen und insbesondere bei Weiterverkauf oder unsachgemäßer Entsorgung sind die Daten offen zugänglich. Es sollte daher regelmäßig der Speicher des Geräts geleert werden, vor allem am Ende seines Lebenszyklus in der Kanzlei.

Verschlüsselung

Die Verwendung aktueller Verschlüsselungsmethoden wird nicht nur im Bundesdatenschutzgesetz explizit vorgeschrieben, sie ist auch aus nachvollziehbaren Gründen dringend zu empfehlen: Auf gestohlene Notebooks kann mit wenigen Handgriffen das Windows-Kennwort umgangen werden, E-Mails können trotz Transportverschlüsselung an allen Knotenpunkte einfach mitgelesen werden und Daten in der Cloud sind ohne Verschlüsselung undenkbar. Die Lösung liegt in maßgeschneiderten Software-Angeboten für Anwaltskanzleien. So ist die Kommunikation mit Gerichten und Kollegen in naher Zukunft über das besondere elektronische Anwaltspostfach möglich, die Mandantenkommunikation erfolgt jedoch immer häufiger per (unsicherer) E-Mail. Hier bieten wir die WebAkte an, die direkt aus RA-MICRO heraus eine Ende-zu-Ende-verschlüsselte Übermittlung strukturierter Daten ermöglicht. Darüber hinaus verwenden wir verschlüsselungsfähige Wechselfestplatten mit PIN-Pad und natürlich verschlüsselte Datensicherungen.

Spezialisierte Anbieter für Kanzlei IT

Die vorstehenden Beispiele verdeutlichen exemplarisch, wie wichtig ein IT-Dienstleister ist, der sich wirklich mit Anwaltskanzleien auskennt. Mittlerweile unterstützen wir bei der Michgehl & Partner GmbH viele weitere IT-Systemhäuser in der Arbeit mit Rechtsanwälten, da die Risiken für alle Beteiligten schwer überschaubar sind und nur mit spezialisierten Lösungen zu bewältigen sind. Ob Sie Anwalt oder IT-Dienstleister sind: Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, um eine mögliche Zusammenarbeit zu besprechen. Wir freuen uns auf Sie.

 

 

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, Kanzleisoftware

IT-Panne des Monats Oktober: Wiederherstellen klingt doch gut…

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, KanzleisoftwareWofür braucht man eigentlich einen IT-Dienstleister? Sind wir nicht mittlerweile alle so geübt im Umgang mit Computern, dass wir die anfallenden Aufgaben selbst erledigen können? Und gilt das nicht in besonderem Maße für gut ausgebildete und intelligente Menschen wie Rechtsanwälte? In der Tat haben die IT-Kenntnisse in den vergangenen Jahren stark zugenommen, doch auch die IT selbst wird immer komplexer. Es bedarf tiefer Expertise und langjähriger Erfahrung, um eine sichere Kanzlei-IT zu betreiben. Diese These ist theoretisch schwer belegbar. Allerdings liefert das wahre Leben regelmäßig Beweise dafür, dass IT-Systeme in der Anwaltskanzlei nicht auf sich gestellt sein sollten. Die gut gemeinten Pflege- und Reparaturabsichten der Mitarbeiter verschärfen die auftretenden Probleme mitunter mehr, als sie zu mindern.

Der Rechner startet nicht…

Unsere IT-Panne des Monats Oktober beginnt wie so oft mit dem Anruf aus einer Anwaltskanzlei. Rechtsanwaltsfachangestellte Else Emsig klingt hektisch erregt – dieser Zustand zwischen erschrocken und panisch – und doch voller Tatendrang. Das Notebook ihres Chefs lässt sich nicht mehr starten. Die Erste Hilfe per Telefon führt nicht zur Wiederbelebung und so beruhigen wir die Else mit den Worten: „Lassen Sie alles, wie es ist – wir kommen“. Vorsichtshalber fügen wir hinzu: „Kommen Sie bitte auch nicht auf die Idee, da jetzt selber mit einer Recovery-CD oder so zu experimentieren.“

Unser Gehirn versteht das Wort „nicht“ nicht

„Recovery-CD? Das ist ja eine gute Idee.“ Genau das und nicht mehr ist offensichtlich bei Else hängen geblieben. Sie nimmt die Dinge eh am liebsten selbst in die Hand. Als wir in der Kanzlei ankommen, läuft der Rechner des Anwalts wieder. Eine Windows 7 Oberfläche strahlt uns genauso an wie die zufriedene Else. Sollten wir ihr anbieten, in die Technik von Michgehl & Partner zu wechseln? Lieber nicht. Denn bei genauerem Hinsehen wird klar: Der Anwalts-Arbeitsplatz wurde nicht wiederhergestellt – er wurde neu installiert. Positiv: Es läuft. Negativ: Nur das Betriebssystem…

Wo sind die Daten?

Herzlichen Glückwunsch! Alle Anwendungen und Daten des Notebooks wurden unwiderruflich gelöscht. Naja, aber was hat man schon auf seinem Arbeitsrechner? Machen Sie den Selbsttest: Was befindet sich gerade auf Ihrem betrieblichen Notebook oder PC? Bei mir finde ich zum Beispiel Bilder, Adresslisten, Briefe, Präsentationen und Tabellen. Sind die alle auch zentral auf dem Server abgelegt? Räusper… Hinzu kommen jede Menge Software, lokale Einstellungen und Treiber. Wie lange es wohl dauern würde, das alles wieder einzurichten? Genauso ist es auch bei Elses Chef: Datensicherung auf dem Notebook? Erwartungsgemäß Fehlanzeige. Zentrale Datenhaltung? Bleiben wir realistisch… Alle, aber auch wirklich alle Daten des Notebooks sind weg und bleiben weg. „Aber ich habe doch auf Wiederherstellen geklickt“, meint die sichtlich irritierte Else: „Dann kann der doch nicht einfach alles löschen“. Doch, kann er…

Und die Moral von der Geschicht…

Fehler können passieren: Festplatten geben den Geist auf, Viren zerstören Dateien oder verschlüsseln Ordner. Mit ein paar Grundregeln lässt sich der Schaden vermeiden oder begrenzen:

  • IT-Monitoring: IT-Systeme lassen sich mittlerweile aus der Ferne laufend analysieren, um Fehler zu erkennen und zu beheben, bevor ein Problem auftritt. In diesem Fall wäre vermutlich ein schleichender Festplattendefekt bemerkt worden.
  • Zentrale Datenhaltung: Es ist eine Frage der Gewohnheit, wie viele Daten lokal auf dem Rechner liegen und welche Informationen auf dem Kanzleiserver gespeichert werden. Auf dem Notebook sind die Dateien großen Gefahren ausgesetzt: Nicht nur der Verlust ist ein Risiko – auch bei Diebstahl möchte ich nicht in der Haut eines Geheimnisträgers mit besonderer Verschwiegenheitspflicht stecken
  • Datensicherung: Auf dem Kanzleiserver sollte eine professionelle Datensicherung eine Selbstverständlichkeit sein. Damit sind nicht ein paar Wechselfestplatten gemeint, sondern eine automatisierte Sicherung in mehreren Generationen an mehreren Orten, die regelmäßig rekonstruiert wird. Wenn wichtige Daten auf dem Notebook liegen müssen, dann sollten sie regelmäßig (auch) auf den Server übertragen werden. Alternativ sollte der Datenbestand des Notebooks selbst gesichert werden.
  • Zurückhaltung: Aktivität und Wagemut sind gute Tugenden. In Bezug auf die IT-Systeme der Kanzlei sind Delegation und Vorsicht jedoch wertvolle Herangehensweisen. Sie würden auch nicht auf die Idee kommen, Ihre Alarmanlage oder Ihre Zentralheizung selbst zu reparieren. Else meinte es wirklich nur gut. Aber gut gemeint ist eben noch lange nicht gut gemacht – bisweilen auch das genaue Gegenteil.

 

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Besonderes elektronisches Anwaltspostfach – Leitfaden für den Start

bea iconDer beA-Start am 28. November 2016 läutet einen Paradigmenwechsel in der Anwaltschaft ein: Der gesamte Rechtsverkehr wird sukzessive digitalisiert. Eine Papierakte wird es auch in zehn Jahren noch geben, da sind sich die meisten Rechtsanwälte einig. Die führende und damit vollständige Akte wird jedoch elektronisch geführt. Die Kommunikation zwischen Gerichten und Anwälten wird flächendeckend digitalisiert. Was muss nun bis zum beA-Start erledigt werden, um die gesetzlich vorgeschriebene Empfangsbereitschaft herzustellen? Wir geben einen kurzen Überblick.

Notwendige Voraussetzungen für das beA

Alle 165.000 Rechtsanwälte sind bereits von der BRAK und der Bundesnotarkammer angeschrieben worden, um für eine rechtzeitige Bestellung der nötigen Ausstattung zu werben. Auf der Seite bea.bnotk.de können Karten und Lesegeräte beschafft werden. Doch was genau wird benötigt?

beA-Karte für den Rechtsanwalt

  • Die beA-Karte ermöglicht den Zugriff auf das besondere elektronische Anwaltspostfach. In Kombination mit einem Kartenlesegerät und der PIN wird der Login ermöglicht.
  • Bis 2018 ist eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig. Hierfür kann auch eine bestehende Signaturkarte verwendet werden. Für 20,- € mehr erhalten Sie jedoch alle benötigten Funktionen in einer Karte. Wir empfehlen daher die beA-Karte Signatur für jeden Rechtsanwalt.
  • Die Kosten für die beA-Karte Basis belaufen sich auf 29,90 € jährlich, für die beA-Karte Signatur auf 49,90 € jährlich.

Mitarbeiterkarte und Mitarbeiter-Zertifikat

  • Für jeden Mitarbeiter, der Zugriff auf das beA erhalten soll, muss eine Mitarbeiterkarte (12,90 € jährlich) oder ein Mitarbeiter-Zertifikat (4,90 € jährlich) bestellt werden
  • Mitarbeitern können dreißig verschiedene Rechte eingeräumt werden, zum Beispiel nur lesen, bearbeiten, antworten etc. Nicht delegierbar ist der Versand von Nachrichten über das beA. Hierfür ist die Signatur des Rechtsanwalts notwendig.
  • Die Mitarbeiterkarte funktioniert wie die beA-Karte in Kombination mit einem Kartenlesegerät und einer PIN.
  • Das Mitarbeiterzertifikat ist eine Mitarbeiterkarte ohne Karte. Es wird also eine Datei ausgeliefert, die auf dem Server, PC oder einem USB-Stick gespeichert werden kann. Auf diesem Wege können einige Kartenlesegeräte eingespart werden. Die Funktion von Mitarbeiterkarte und Mitarbeiterzertifikat ist fast identisch, lediglich einige Verwaltungsfunktionen erfordern den höheren Sicherheitsstandard der beA-Mitarbeiterkarte.

Kartenlesegerät

  • Für jeden Rechtsanwalt sollte ein Kartenlesegerät zur Verfügung stehen, zusätzlich für jeden Mitarbeiter, der die Mitarbeiterkarte nutzt.
  • Das Lesegerät muss einen Tastaturblock besitzen und in Deutschland für die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur zugelassen sein. Eine Liste der bestätigten Geräte finden Sie bei der Bundesnetzagentur. Direkt bei der Bestellung auf bea.bnotk.de können allerdings auch Lesegeräte mitbestellt werden, die alle Anforderungen erfüllen.

Internetverbindung

  • Für den Zugriff auf das besondere elektronische Anwaltspostfach wird ein Internetzugang mit 2 Mbit/s benötigt. Die BRAK empfiehlt 6 Mbit/s. Kritisch ist hier in der Regel die Upload-Geschwindigkeit. Als Faustformel kann gelten: Wenn Sie bereits heute Geschwindigkeitsprobleme aufgrund mangelnder Bandbreite verspüren, sollten Sie sich nach einer besseren Anbindung umsehen.

Synchronisation mit der Kanzlei

  • Das besondere elektronische Anwaltspostfach ist ein Übertragungsmedium und kein Speicherort. Nachrichten werden nach einer Aufbewahrungszeit und vorheriger Ankündigung gelöscht. Das ist eine wichtige Feststellung mit Folgen: Die Nachrichten müssen in die Kanzlei übertragen und dort gespeichert und gesichert werden
  • Für die Synchronisation wird RA-MICRO zunächst eine Ordnerschnittstelle bereitstellen. Der vollständige beA-Client wird im Laufe des Jahres zur Verfügung gestellt.
  • Eine sehr einfache, aber wenig zukunftsfähige Möglichkeit besteht darin, alle beA-Nachrichten auszudrucken und wie gewohnt zu verarbeiten.

Datensicherung

  • Spätestens mit der Einführung des beA bekommt die IT der Kanzlei eine neue und wesentlich größere Bedeutung: Die Nachrichten werden in RA-MICRO importiert und müssen zuverlässig gesichert werden, um sie vor Verlust zu schützen.
  • Es gelten einige Grundregeln für die Datensicherung:
    • Mehrere Orte – hierfür empfiehlt sich ein zusätzliches Online-Backup
    • Mehrere Generationen: Es sollten die Datenbestände der letzten Tage wieder hergestellt werden können. Am besten wird ein ganzer Monat mit verschiedenen Generationen abgedeckt.
    • Archive: Monatlich sollte ein Archiv der Datensicherung angelegt werden. So können Daten langfristig gesichert werden
    • Überprüfung: Die erfolgreiche Datensicherung sollte täglich überprüft werden, am besten mit einem automatischen IT-Monitoring
    • Rekonstruktion: Mindestens halbjährlich sollten die Daten in ein RA-MICRO Testsystem importiert werden, um sicher zu gehen, dass sich die Daten auch wirklich vollständig wieder herstellen lassen.
  • All diese Regeln werden im RA-MICRO Backup von Michgehl & Partner befolgt und ab 22,65 € pro Monat zur Verfügung gestellt. Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot für Ihre Kanzlei.

Dokumentenscanner

  • Für die Kommunikation über das beA werden Sie kaum daran vorbeikommen, Dokumente zu scannen. Mittelfristig wird der gesamte aktenrelevante Posteingang eingescannt.
  • Viele Kanzleien nutzen ein Multifunktionsgerät, was grundsätzlich ausreicht. Ein Dokumentenscanner bietet darüber hinaus jedoch einige Vorteile und sollte bei steigendem Scanvolumen in Betracht gezogen werden:
    • Schneller Stapelscan: Der gesamte Posteingang kann in einem Durchgang eingescannt werden. Einzelne Schriftstücke werden automatisch getrennt und jeweils in einem Dokument zusammengefasst.
    • Geringere Dateigrößen: Multifunktionsgeräte erzeugen häufig Bild-Dateien, die um ein Vielfaches mehr Speicherplatz beanspruchen als die Dateien der Dokumentenscanner. Gerade zu Beginn wird das beA auf 30 MB pro Nachricht begrenzt sein – umfangreiche Scans können hier zum Problem werden, wenn sie nicht das passende Dateiformat haben.
    • Texterkennung: Alle Dokumente werden von einer Software in Text umgewandelt. So lassen sich Informationen mit Hilfe einer Volltextsuche einfach wiederfinden.
    • Duplex-Scan: Dokumentenscanner digitalisieren beide Seiten eines Dokuments, erkennen jedoch auch leere Seiten. Das beschleunigt den Scan-Prozess
    • Kein Stau am Drucker: Ein Dokumentenscanner ist klein und lässt sich am zentralen Posteingang unterbringen. Sie blockiert der zuständige Mitarbeiter nicht jeden Morgen den Drucker.
    • Gerne erstellen wir ein Angebot für Ihre Kanzlei.

Zusätzliche Tipps für den beA-Start

Zum beA-Start erhält jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt ein neues Mail-Postfach – nicht mehr und nicht weniger. Es ist zu erwarten, dass die Nutzung zu Jahresbeginn noch sporadisch erfolgt und das Nachrichtenaufkommen gering ist. Die kurzfristigen Auswirkungen des beA werden eher gering sein, die langfristigen hingegen werden unterschätzt. Daher geben wir Ihnen noch einige Tipps für den erfolgreichen Start.

beA-Beauftragter

  • Legen Sie bereits vor der Einführung des beA einen Verantwortlichen in der Kanzlei fest, der die Handhabung der Nachrichten und die Schaffung der technischen Voraussetzungen koordiniert.
  • Der beA-Beauftragte sollte sich auch um die folgenden Punkte kümmern.

Mail-Benachrichtigung bei neuen Nachrichten

  • Gerade in der Anfangszeit werden vermutlich wenige Nachrichten über das beA eintreffen. Um trotzdem keine wichtige Post zu verpassen, sollten Sie eine E-Mail Benachrichtigung einrichten, um bei neuen Nachrichten informiert zu werden.

Ersatzkarten

  • Für die Anmeldung am beA benötigen Sie Ihre Karte und Ihre PIN. Und wenn Sie Ihre Karte verlieren? Wie lange wird es dauern, bis eine neue Karte bestellt und versendet ist? Ein paar Tage? Oder eher Wochen? In dieser Zeit haben Sie keinen Zugriff auf das beA. Vorsichtshalber sollte daher gleich eine Ersatzkarte bestellt werden oder mindestens sichergestellt werden, dass jemand lesend auf das Postfach zugreifen kann.

Rechtestruktur

  • Jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt sollte für sein Postfach die passenden Rechte vergeben. Dazu gehören entsprechende Vereinbarung zu den Abläufen. Wer darf welche Nachrichten lesen? Wer darf sie bearbeiten? Wer darf sie versenden? Wer vertritt den Anwalt?
  • Wichtig ist dabei zu wissen: Es gibt im beA kein Kanzlei-Postfach. Ein beA bezieht sich immer direkt auf einen Rechtsanwalt. Über die Vergabe von Rechten kann jedoch die Nachrichtenbearbeitung trotzdem an einer zentralen Stelle erfolgen.
  • Die meisten Arbeitsschritte können delegiert werden – mit Ausnahme der Signatur, die durch den Rechtsanwalt erfolgen muss.

IT-Sicherheit

  • Mit der Einführung des beA wird die Anwaltskanzlei sukzessive digitalisiert. Die elektronische Akte wird innerhalb der nächsten Jahre führend. Damit verändert sich die Rolle der Kanzlei-IT und ihrer Sicherheit. Aus Erfahrung wissen wir genau, welche Sicherheitslücken sich in Kanzleien befinden und haben den Michgehl & Partner ERV-Check entwickelt, der mittlerweile in über 150 Kanzleien durchgeführt wurde. Hier erfahren Sie Ihre Schwachstellen und erhalten einen 25-seitigen Leitfaden für den elektronischen Rechtsverkehr.
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Digitales Diktat, Dictanet, Dragon, Spracherkennung

IT-Panne des Monats September: Windows 10 Update mit Folgen

Digitales Diktat, Dictanet, Dragon, SpracherkennungEs war ja nur eine Frage der Zeit, bis die ersten Kanzleien auf die Idee kommen, ohne Rücksprache und professionelle Unterstützung auf Windows 10 umzustellen. Da können wir noch so viele Blogbeiträge schreiben und empfehlen, zunächst Testsysteme zu verwenden, zu warten bis alle relevanten Hersteller die Freigabe erteilt haben oder wenigstens im Vorfeld Kontakt mit uns aufzunehmen: Es wird trotzdem gemacht. Und das ist ja auch verständlich. Neugier ist eine menschliche Triebfeder, die zu Entwicklung und Verbesserung führt – naja, manchmal auch nicht…

Das funktioniert ja alles nicht!

Unsere IT-Panne des Monats beginnt mit einer unangenehmen Eigenart von Anwälten. Ich muss ja sagen: Ich mag Rechtsanwälte, wirklich. Sie haben ein ausgesprochenes analytisches Denkvermögen und sind zum Ausgleich ihrer verkopften Tätigkeit meistens sehr musikalisch und humorvoll. Aber eine Angewohnheit scheint so etwas wie eine Berufskrankheit zu sein: Dreistigkeit. Ich möchte kurz ausholen, um zu erläutern was ich damit meine, bevor wir auf die IT-Panne des Monats kommen.

Normale Menschen und Anwälte

Nehmen wir folgenden Fall an, der Parallelen zu unserer Geschichte aufweist: Ein Mensch kauft sich eine Kassette mit seiner Lieblingsmusik. Ein Jahr später rüstet er auf und legt sich einen CD-Player zu. Nun muss er enttäuscht feststellen, dass seine Kassette mit diesem Gerät nicht kompatibel ist. Was macht der normale Mensch? Er probiert es einmal aus, stellt fest dass es nicht geht und nimmt vielleicht noch Kontakt mit dem Anbieter der Kassette auf. Dabei fragt er höflich, ob es nicht irgendeine Möglichkeit gebe, seine Lieblingsmusik von der Kassette auf eine CD zu übertragen. Der Anbieter wird ihm mögliche Wege aufzeigen und der Kunde wird zu dem Schluss kommen, dass es wohl das einfachste ist, wenn er sich einen neue CD kauft.

Was aber macht ein Anwalt in dieser Situation? Auch der Anwalt stellt fest, dass seine Kassette nicht in den CD-Player passt. Eine leise Stimme in seinem Kopf sagt zu ihm: „Komm, kauf Dir einfach die CD“. Aber das kann der Anwalt nicht auf sich sitzen lassen. Schließlich kennt er seine Rechte nur zu gut und hat beste Erfahrungen mit einer anderen Vorgehensweise gesammelt. Er diktiert kurzerhand ein Schreiben an den Anbieter der Kassette, in dem er ihm eklatante Beratungsfehler hinsichtlich der Zukunftsfähigkeit des Tonträgers attestiert. Im Anschluss nimmt er sein Diktiergerät zur Hand, um den Hersteller des CD-Spielers in seine Schranken zu weisen und ihm mitzuteilen, dass seine Lieblingsmusik mit dem Gerät nicht abspielbar ist und dieser jetzt wohl wisse, warum seine Rechnung noch nicht beglichen worden ist. Dass es sich um eine Kassette handelt, sagt der Anwalt nicht, mit solchen Details möchte er weder sich noch sein Gegenüber belasten.

Das Upgrade auf Windows 10

OK, zurück zu unserem Fall. Wir erhalten also die Monierung einer Kanzlei, dass sein DictaNet nicht richtig eingerichtet sei. Beim digitalen Diktat sei die Ton-Wiedergabe zu leise, nach dem Drücken der Leertaste starte automatisch die Aufnahme und viele weitere Funktionen seien einfach nicht verfügbar. Aus diesem Grund wurde auch die lange überfällige Rechnung für die Beschaffung, Konfiguration und Installation der Rechner vorsichtshalber nicht bezahlt. Seltsam, wir haben dort im letzten Jahr alles korrekt installiert und gemeinsam mit den Anwälten und Mitarbeitern abgenommen, auch das Diktat hat einwandfrei funktioniert und es kamen auch im Anschluss keine Beschwerden. Sehen wir uns das mal an.

„Ach, Sie haben auf Windows 10 gewechselt?“

So fahren wir also zu mit zwei Personen zur Kanzlei, denn unzufriedene Kunden passen einfach nicht in unser Konzept. Wir machen Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. und nicht etwas Anwälte. Einfach. Traurig. oder IT-Systeme. Kaputt. Also sehen wir uns das Problem mal an. Noch bevor wir DictaNet starten, blitzt es vor unseren Augen: Windows 10? Wir hatten im vergangenen Jahr doch alles auf Windows 7 installiert? Der wird jetzt nicht im Ernst selbständig und ohne Rücksprache ein neues Betriebssystem eingeführt haben und dann noch die Dreistigkeit besitzen, uns dieses Detail zu verschweigen und erstmal unsere Leistung in Frage zu stellen, oder? Doch, er wird. Ist ihm nicht selbst klar, dass er den Fehler verursacht hat? Vielleicht eine kleine leise Stimme, die so etwas murmelt…

Fehlende Treiber und Datentransfer nach China

Nach freundlichen, klaren Worten und einer Zusage, die letzte Rechnung zu begleichen, sehen wir uns das System genauer an: Es fehlen Treiber für Soundkarten und Funktastaturen, die im Vorgängersystem korrekt eingerichtet waren und zudem ist DictaNet für Windows 10 noch nicht freigegeben. Mit ein paar Handgriffen können wir dennoch ein reibungslos funktionierendes System herstellen. Dass alle Standards-Einstellungen von Windows 10 einfach übernommen wurden und ein reger Datenaustausch mit einem Server in China besteht, müssen wir an dieser Stelle wohl nicht erwähnen – also nehmen wir auch hier noch die wichtigsten Einstellungen vor, um Windows so weit es geht zum Schweigen zu bringen.

Warum hat er nicht einfach angerufen?

Im Ergebnis ist ja nicht viel passiert. Und doch bleibt die verständnislose Frage: „Wie kann man so etwas machen?“. Die Folgen eines Betriebssystem-Wechsels sind für Laien unüberschaubar. Ein vollständiges Backup wurde vor der Umstellung natürlich auch nicht vorgenommen. Letztlich war es ein großes Glück, dass nicht mehr geschehen ist. Warum hat er nicht einfach angerufen? Wir hätten ihm die wichtigsten Tipps für die Umstellung gegeben oder sie einfach innerhalb kürzester Zeit mit den richtigen Einstellungen für ihn vorgenommen. Daher schließen wir diesen Beitrag mit zwei Aufrufen:

  1. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, BEVOR Sie eigenständig auf Windows 10 umstellen!
  2. Wenn Sie doch selbständig an Ihrem Betriebssystem herumbasteln und nachher etwas nicht mehr funktioniert, beginnen Sie Ihren Anruf bei uns bitte mit den Worten „Ich habe Mist gebaut und hoffe, dass Sie mir helfen können“.

 

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Erfolgreiche Premiere des Michgehl & Partner Anwaltsforums

Michgehl & Partner Anwaltsforum, Anwaltsforum, Kanzleisoftware, Kanzlei-IT, IT-Service, IT-Sicherheit, RA-MICRO, Am 18. September 2015 haben wir an unserem Stammsitz in Nordwalde etwas Neues ausprobiert: Das erste Michgehl & Partner Anwaltsforum. In Gesprächen mit Anwaltskanzleien kamen immer wieder ähnliche Themen auf den Tisch: Strategische Ausrichtung, Kanzleiorganisation, Mandantenakquise und beA. Eine wirkliche Anlaufstelle, um sich darüber auszutauschen, existiert bisher nicht. So haben wir beschlossen, ein Forum für genau diese Fragen aufzubauen. „Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer“ hieß dann auch der Titel der Auftaktveranstaltung. Um es gleich vorweg zu sagen: Dieser Start war ein voller Erfolg und das Anwaltsforum wird zu einer festen Instanz mit regelmäßigen Veranstaltungen und einem Online-Forum zum strategischen Austausch von Anwalt zu Anwalt. Melden Sie sich direkt an.

Den Erfolg verdanken wir dabei nicht in erster Linie uns selbst, sondern vor allem dem sonnigen Wetter, den hervorragenden Referenten und dem zahlreich erschienenen und aktiven Publikum. Eigentlich wollten wir ja 40-50 Anwälte ins ländliche Nordwalde einladen – angemeldet haben sich 140. Kurzerhand haben wir unseren Stammsitz daher um ein 100 m² Vortragszelt und ein Verpflegungszelt erweitert. Damit und mit zahlreichen weiteren Vorbereitungen sahen wir uns gut gerüstet für die größte Kundenveranstaltung der Firmengeschichte.

Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiNach der Begrüßung durch Geschäftsführer Franz-Josef Michgehl und Marketingleiter Dipl.-Kfm. Holger Esseling wurde der Auftakt der Vortragsreihe von Prof. Dr. Peter Knief mit seiner Key Note gesetzt. Die Koryphäe für betriebswirtschaftliche Fragen in Anwaltskanzleien hielt ein leidenschaftliches Plädoyer für unternehmerisches Denken und Arbeiten in Anwaltskanzleien. Mit Fragen wie „Kennen Sie die Rentabilität Ihrer Referate?“, „Kennen Sie Ihr Working Capital?“ oder „Haben Sie die wichtigsten Kennzahlen Ihrer Kanzlei im Kopf?“ stieß Professor Knief auf fragende Gesichter und offene Münder und zeigte damit: Betriebswirtschaft und Anwaltschaft haben aktuell nur auf ein Minimum beschränkt etwas miteinander zu tun. Dieses Anwaltsforum soll für Anwälte den ersten Schritt in Richtung Unternehmer erleichtern.

Sie möchten die Unterlagen zum Vortrag erhalten? Senden Sie einfach eine formlose E-Mail an h.esseling@michgehl.de

Organisation & Führung versus Strategie & Marketing

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiIm Anschluss an die gelungene Key Note im prall gefüllten Zelt wurden die Vorträge auf zwei Räume mit zwei Themenbereichen aufgeteilt. Organisation & Führung auf der einen Seite befasste sich als thematischer Strang insbesondere mit den Vorbereitungen für den elektronischen Rechtsverkehr und die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs beA. Der Bereich Strategie & Marketing auf der anderen Seite fokussierte Themen wie Spezialisierung und Kooperation, Online-Marketing, Akquise und die Ermittlung des Unternehmenswertes. Alle Themen erfreuten sich so großer Nachfrage, dass es stets in einem Raum ein paar Sitzplätze zu wenig gab – aber ganz ehrlich: Das war uns lieber als anders herum. Trotzdem wurde uns schon an dieser Stelle klar: Das nächste Anwaltsforum findet in einer anderen, größeren Location statt.

Optimierung der Kanzleiabläufe im Hinblick auf digitale Aktenführung, Scannen und elektronische Workflows

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiEin großer Teil der Zuhörer blieb im großen Vortragszelt, um den Ausführungen von Rechtsanwältin Eva-Maria Bendick zu lauschen. Der elektronische Rechtsverkehr bietet einige Vorteile, insbesondere die Ersparnis von Druck- und Portokosten sowie die Reduzierung von Suchzeiten und händischer Aktenarbeit. Dafür müssen allerdings einige Voraussetzungen erfüllt sein, die zunächst einen Zusatzaufwand bedeuten, bevor sie zeit- und kostensenkend wirken. So sind laut Bendick professionelle Scan-Lösungen ratsam, die ein Dokumentenscanner besser erfüllt als ein Multifunktionsgerät. Die digitalen Dokumente werden in einen elektronischen Workflow übergeben und durchlaufen die Kanzlei ganz ähnlich den Papierakten – nur mit dem Vorteil, dass sie an mehreren Orten zeitgleich bearbeitet und eingesehen werden können. Die digitale Akte wird dabei früher oder später führend, während eine Handakte vermutlich auch in einhundert Jahren noch teilweise ihre Existenzberechtigung hat. Kunden, die erfolgreich auf die digitale Akte umgestellt haben, berichten bereits, dass sie ihre Rechtsanwaltsfachangestellten nun durch freie Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten wie das Erstellen von Mahnbescheiden einsetzen können. Diese und weitere Vorteile schilderte Bendick aus der Praxis für die Praxis.

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Digitalisierung und Automatisierung: Schwerpunkt Sicherheit

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiIm Anschluss führten Michgehl-Geschäftsführer Franz-Josef Michgehl und Rechtsanwältin Tina Ablas die steigende Bedeutung der IT-Sicherheit vor. Wenn alle Akten und Dokumente in elektronischer Form vorliegen, wird die Kanzlei-IT nicht nur zum notwendigen Werkzeug, um die tägliche Arbeit zu verrichten und Fristen einzuhalten – sie muss auch zwingend besser abgesichert werden, um die Anforderungen des Straf- und Berufsrechts zu erfüllen. Hier sieht Michgehl großen Nachholbedarf in den Kanzleien. In über 150 Kanzleien hat der IT-Experte mittlerweile den eigens entwickelten ERV-Check durchgeführt, mit dem Anwaltskanzleien überprüfen können, wie gut ihre Kanzlei vorbereitet ist. „Von professionellem IT-Service sind die meisten Anwaltskanzleien weit entfernt“, betont Michgehl und führt aus: „Privatkunden-Router, unzureichende Datensicherung und unerledigte Sicherheitsupdates sind leider nicht die Ausnahme sondern die Regel“. Michgehl & Partner selbst bietet für Anwaltskanzleien einen pro-aktiven IT-Service, in dem wesentliche Parameter der IT-Systeme laufend analysiert werden. So können Probleme bereits vor ihrer Entstehung erkannt und behoben werden.

Testen Sie gleich hier online, wie gut Ihre Kanzlei abgesichert und für den elektronischen Rechtsverkehr vorbereitet ist. 

Spezialisierung und Kooperation als Chance für Anwaltskanzleien

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, Anwaltskanzlei, Ralf Heidemann, CNH AnwälteIm Seminarraum startete unterdessen der Themenbereich Strategie und Marketing: Rechtsanwalt Ralf Heidemann von CNH Anwälte in Essen referierte über die Potentiale, die in der Spezialisierung für Anwälte liegen. CNH ist klar fokussiert auf das Arbeitsrecht und hier wiederum auf die Arbeitnehmervertretung. Betriebsräte, Personalräte, Aufsichtsräte, Arbeitnehmer und Beamte gehören zum Kundenkreis. „Vertrieb müssen wir nicht machen“, sagt Heidemann: „Die Mandanten kommen über Empfehlungen zu uns und wir haben uns einen Namen in der Arbeitnehmervertretung gemacht, der ohne Spezialisierung nicht möglich gewesen wäre“. Heutzutage ist schon sehr detailliertes Wissen notwendig, um ein Fachgebiet wirklich mit der angemessenen Sorgfalt in kurzer Zeit bearbeiten zu können und dabei positiv herauszustechen. Gerade in Ballungsgebieten ist Spezialisierung daher nicht nur sinnvoll sondern notwendig, um erfolgreich als Anwalt tätig zu sein. In ländlichen Gebieten hingegen kann es durchaus ausreichen, ein gut vernetzter Jurist mit breiter Fachkenntnis zu sein.

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Online-Marketing für Anwaltskanzleien

Holger Esseling, Online-Marketing, Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiDer Vortrag von Ralf Heidemann bot eine passende Überleitung zum folgenden Thema: Auch im Online-Marketing ist die Fokussierung auf ein Problem oder eine Leistung ein entscheidendes Erfolgskriterium. Dipl.-Kfm. Holger Esseling führte das an anschaulichen Beispielen aus der Anwaltschaft und seinem Hobby vor: einem der erfolgreichsten Online-Gitarrenkurse Deutschlands. So suchen zwar fünzig Personen im Monat einen Fachanwalt für Familienrecht in Osnabrück, fast 10.000 hingegen suchen monatlich nach dem Begriff „Trennungsunterhalt“. Versetzen Sie sich in die Lage des Kunden, lautet eine der Kernbotschaften. Die meisten Webseiten von Anwaltskanzleien beinhalten laut Esseling: „Wir, wir, wir: Startseite, unser Team, unsere Historie, unsere Fachgebiete. Gehen Sie vom Wir zum Sie: Ihr Nutzen, die Antwort auf Ihre Fragen“. Es sollten auf einer erfolgreichen Webseite also neben der lokalen Präsenz wirklich interessante Inhalte aufbereitet werden, die den potentiellen Mandanten interessieren. Das Beispiel eines Rechners für den Trennungsunterhalt stieß dabei auf geteiltes Echo. „Genial, dann hole ich die Mandanten gleich am Anfang ab“, meinten nur wenige Anwälte. Es überwog die Sorge, ob ein solches Vorgehen nicht die eigene Arbeit untergrabe. Esseling meinte dazu: „Wenn Sie es nicht machen, macht es ein anderer. Darüber hinaus herrscht im folgenden Scheidungsverfahren Anwaltszwang“. Man merkte schnell, dass dieses Thema durchaus einen Tages-Workshop gerechtfertigt hätte.

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Die Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiGerade die beiden Themen IT-Sicherheit und Scan-Lösungen ließen sich in der Kanzlei der Zukunft beobachten, diskutieren und anfassen, wovon in der Mittagspause ausgiebig Gebrauch gemacht wurde. Die Michgehl & Partner GmbH hat bereits vor einigen Monaten die IT-Systeme einer Musterkanzlei aufgebaut und aktualisiert sie laufend. Auch beim Anwaltsforum konnte die Kanzlei der Zukunft besichtigt werden: Wie genau funktioniert der IT-Service mit laufender Systemanalyse? Wie sieht eine Datensicherung aus, die wirklich zuverlässig vor Datenverlust schützt? Wie fühlt sich die schnelle Digitalisierung mit einem Dokumentenscanner und Texterkennung an? Warum sollte ich auch als Klein-Kanzlei über einen Server verfügen? Ist das digitale Diktat mit Spracherkennung mittlerweile so weit, dass es wirklich eine Zeitersparnis bedeutet? All diese Fragen konnten in der Kanzlei der Zukunft nicht nur beantwortet sondern ausprobiert werden.

Hat die Anwaltskanzlei einen Wert?

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, Anwaltskanzlei, Professor Dr. Peter Knief, Peter KniefEine wesentliche Frage für den Anwalts-Unternehmer drückt sich im Unternehmenswert aus. Bin ich ein Freiberufler oder baue ich eine Organisation auf, die über die Tätigkeit von Anwälten und Mitarbeitern hinaus einen eigenen Wert hat – ein Unternehmen? Diese Frage ist nicht nur von theoretischem Wert, um die Anwaltskanzlei strategisch erfolgreich zu führen – sie ist auch ganz praktisch im Falle von Scheidung, Fusion oder Verkauf von Bedeutung. Prof. Dr. Peter Knief lief zur Höchstform auf, als er erläuterte, dass das gängige BRAK-Verfahren der Umsatzmultiplikatoren zu völlig unzureichenden Ergebnissen kommt. Es sind bei der Wertermittlung insbesondere der Ertragswert und der Substanzwert zu berücksichtigen. Dabei kann der Ertragswert durchaus negativ sein, wenn ein angemessener kalkulatorischer Unternehmerlohn angesetzt wird. Auch bei faktischer Unverkäuflichkeit wäre es unangemessen, von einem Unternehmenswert zu sprechen. Mit detaillierten Rechnungen aus der Praxis führte Professor Knief in die komplexe Materie ein, die in den Vortragsunterlagen gut nachvollziehbar ist.

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Mandantenakquise in der Praxis

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiDas nachfolgende Thema musste der intensiven Diskussion des Unternehmenswertes leider weichen. So entschied Dipl.-Kfm. Holger Esseling als Workshopleiter kurzerhand, sich mit einigen Interessierten am Stehtisch zu versammeln und die Akquise von Mandanten dort zu diskutieren. Zunächst stellte er anhand einer Grafik dar, dass viele Anwaltskanzleien Vertriebsmaßnahmen durchführen, die sie selbst für wenig erfolgversprechend halten. Erste Ideen für die Mandantenakquise kamen bereits in diesem Mini-Workshop zu Tage. So können ein Verkehrsrechtler doch durchaus Vorträge, Videos oder Podcasts für Fahrschulen initiieren. Auch das Thema Online-Marketing kam häufiger wieder auf. Einig waren sich alle Beteiligten, dass Vorträge und Seminare eigentlich die wirkungsvollsten Instrumente sind – nur eben auch aufwändig in Vorbereitung und Durchführung. Holger Esseling schlug vor, die Inhalte aufzubereiten und in der neuen Facebook-Gruppe „Anwaltsforum“ weiterzuführen, was auf große Zustimmung stieß.

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Das besondere elektronische Anwaltspostfach in der Praxis

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, Anwaltskanzlei, Ilona CosackEin weiteres Highlight des Anwaltsforums stellte für viele Teilnehmer der Workshop zum beA dar. Eigentlich wollten Rechtsanwalt Oliver Braun von der Kanzlei Preuss & Partner in Düsseldorf und Anwaltsberaterin Ilona Cosack von der ABC Anwaltsberatung aus Mainz sich die Workshopleitung teilen. Leider ist RA Braun kurz vorher erkrankt und konnte seine Inhalte nicht einbringen. Ilona Cosack demonstrierte hingegen mit großem Sachverstand und offenkundiger Erfahrung alles Wissenswerte zur Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs. Nach Vorstellung des Zeitplans und allgemeiner Informationen zeigte sie, was wirklich notwendig ist, um am 1.1.2016 zu starten: Ein Scanner, ein Kartenlesegeräte, eine beA-Karte und eine leistungsfähige Internetverbindung. Darüber hinaus ist eine komplette Umstellung der Kanzlei laut Cosack nicht notwendig, wenn auch langfristig sinnvoll. Entscheidend ist: Jedes der 160.000 beA-Postfächer ist ab dem 1. Januar 2016 empfangsbereit – ob der Anwalt selbst die Voraussetzungen geschaffen hat oder nicht: Er kann auf diesem Weg Post erhalten, die er lesen sollte. Cosack empfiehlt die Bestellung eines beA-Beauftragten für jede Kanzlei. Die einzelnen Schritte, die für die Vorbereitung der Anwaltskanzlei erfolgen sollten, sind in den Vortragsfolien gut zu ersehen.

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Sonniger Ausklang bei Cocktails und Barbecue

War es ein Zeichen des Himmels oder einfach nur Glück? Die ganze Woche über regnete es – nur zum Michgehl & Partner Anwaltsforum schien die Sonne. So konnten alle Teilnehmer nach viel fachlichem Input und neuen Impulsen den Ausklang mit Cocktails und Grillbuffet genießen.

Kanzleisoftware, RA-MICRO, Anwaltsforum, Dictanet, Dragon, Anwalt, Kanzlei, IT-Service, IT-SicherheitDabei zeigte das Team von Michgehl & Partner einmal mehr, dass Dienstleister vor allem „dienen“ bedeutet: Die Cocktails wurden vom Vertriebsteam gemixt und an den Mann und an die Frau gebracht, während die weiteren der insgesamt 24 Mitarbeiter sich ebenso um des leibliche oder kommunikative Wohl der Gäste kümmerten.

Die Rückmeldungen der Teilnehmer zum ersten Michgehl & Partner Anwaltsforum waren überwältigend: Offenbar haben wir trotz einiger kurzfristiger Improvisationen den Nerv der Anwaltschaft getroffen und organisatorisch nur wenige Wünsche offen gelassen. Ein kurzer Auszug der Feedbacks:

  • Schulnote: 1, Ihre Mitarbeiter haben mich in der Kanzlei der Zukunft sehr gut und ausführlich beraten. Danke.
  • Auch aus meiner Sicht war dieses Anwaltsforum eine rundum gelungene Veranstaltung.
  • Die Planung dieser Veranstaltung war einfach perfekt.Dies begann schon mit der Einweisung auf dem Parkplatz und setzte sich über die zeitliche Koordinierung bis hin zu der angekündigten Nachbereitung in Form von Videomitschnitten der Vorträge fort.
  • Sehr angenehm fiel auf, dass man für jede Frage einen Ansprechpartner des Hauses fand.
  • Die Referenten- und Themenauswahl waren erstklassig.Insbesondere die Einladung von Frau Ilona Cosack war ein Glücksgriff, zu dem ich Ihnen nur gratulieren kann.
  • Nicht zuletzt ließ auch die Verköstigung der Gäste keine Wünsche offen.
  • Meine Schulnote ist ein ganz klares „sehr gut“.
  • Einziger (kleiner) Kritikpunkt : Gerade weil die Vortragsthemen alle sehr interessant waren, fand ich es teilweise schade, sich zwischen zwei Vorträgen entscheiden zu müssen. Aber auch dieses Problem haben Sie ja durch die angekündigten Videomitschnitte bestens gelöst.
  • Es wäre schön, wenn man derartiges auf einer jährlichen Basis – die Mahlzeiten müssen ja nicht immer so opulent ausfallen – abhalten würde und dies zum regen Austausch der Rechtsanwälte/Kollegen und Ihnen, die an manchen Stellen hinkt, führt.
  • Es war nicht nur eine sehr informative, sondern auch angenehme Veranstaltung, die Ihnen rundherum gelungen ist. Wir hoffen sehr, dass dies kein Einzelfall ist, sondern bald ein Nachfolgetreffen stattfindet.
  • Die Schulnote lautet „sehr gut“ (15 Punkte). Das gilt für das gesamte Team, wobei besonders erwähnenswert die alkoholfreien Cocktails und der aufmerksame Service von Julian Michgehl sind
  • Es war ein sehr informativer Tag. Da Sie eine Vergabe einer Schulnote wünschen, so denke ich, dass die Veranstaltung ein “sehr gut” verdient hat.
  • Die „Schulnote“ lautet: sehr gut (1). Mir persönlich fällt nichts ein, was es zu verbessern gäbe.

Nach dem Anwaltsforum ist vor dem Anwaltsforum

michgehl, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches anwaltspostfach, beA, ERV, Kanzleisoftware, RA-MICRO, DictanetGanz ehrlich: Das gesamte Team von Michgehl & Partner ist sehr dankbar und erleichtert, dass die Veranstaltung so wunderbar verlaufen ist – auch weil uns bewusst ist, dass wir einige Umstände nicht in den eigenen Händen hatten: Das Wetter hat hervorragend gepasst, die Referenten waren professionell und informativ und alle Gäste haben sich aktiv eingebracht und zu einem rundherum gelungenen Anwaltsforum beigetragen. Wir rufen Ihnen ein herzliches DANKESCHÖN zu und freuen uns nun auf die nächsten Schritte:

  • Viele Kanzleien haben die Möglichkeit genutzt, den Michgehl & Partner ERV-Check auszufüllen. Sie erhalten in den nächsten Tagen einen individuellen 20-seitigen Leitfaden für die Vorbereitungen zum elektronischen Rechtsverkehr. Sie können den Check auch online durchführen.
  • Aufgrund vielfacher Nachfrage wurde die Facebook-Gruppe „Anwaltsforum“ gegründet, in der wir die Themen weiter diskutieren können. Holger Esseling wird hier als federführender Moderator die Gespräche von Anwalt zu Anwalt moderieren und für regelmäßig neue Impulse sorgen. Melden Sie sich direkt an, um sich zu strategischen Kanzleifragen auszutauschen.
  • Die Unterlagen zur Veranstaltung, insbesondere alle Vortragsfolien werden im Laufe der Woche an alle Teilnehmer versendet. Das Schneiden und Hochladen der Videos wird noch ein paar Tage mehr in Anspruch nehmen und den Teilnehmern im Anschluss zur Verfügung gestellt.
  • Das Anwaltsforum 2016 ist ein fester Bestandteil unserer Veranstaltungsplanung. Hierfür werden wir größere Räumlichkeiten nutzen und die Organisation weiter professionalisieren.

Wir freuen uns sehr über die gelungene Premiere und freuen uns auf den weiteren Austausch mit Ihnen. Senden Sie uns Ihre Anmerkungen, Verbesserungsvorschläge oder Themenwünsche für das nächste Mal gerne direkt an h.esseling@michgehl.de

 

MiPa Anwaltsforum

Michgehl & Partner Anwaltsforum 2015: Strategischer Austausch von Anwalt zu Anwalt

IT-Service Münster, IT-Service Düsseldorf, IT-Service München, Datensicherung, IT-Sicherheit, Kanzleisoftware, Anwalt, Software,Am 18. September 2015 findet in Nordwalde bei Münster eine Premiere statt: Das Michgehl & Partner Anwaltsforum bietet Rechtsanwälten eine neue Plattform, um sich über Kanzleistrategie, Organisation und Führung, Marketing und Akquise auszutauschen. In zwei parallel stattfindenden Vortragsreihen werden Workshops und Praxisberichte von Anwalt zu Anwalt stattfinden, bevor wir nachmittags zum gemütlichen Teil bei Barbecue und Cocktails übergehen. Für den Auftakt konnten wir spannende Referenten für Sie gewinnen.

Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer: Die Agenda

10:30 – 11:00     Eintreffen der Teilnehmer

11:00 – 11:15 

Franz-Josef Michgehl, Michgehl & Partner, RA-MICRO, Kanzleisoftware, Dictanet, Dragon, IT-Service, IT-Sicherheit

Begrüßung

durch Franz-Josef Michgehl, Geschäftsführer Michgehl & Partner GmbH (Seminarraum)

 

 

11:15 – 12:00

Peter Knief

Key Note: Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer – Prof. Dr. Peter Knief (Seminarraum)

 

 

12:00 – 12:30

Ralf Heidemann, CNH Anwälte, Essen

Strategie & Marketing: Spezialisierung und Kooperation als Chance für Anwaltskanzleien – RA Ralf Heidemann, CNH Anwälte Essen (Seminarraum)

 

Kanzleisoftware, RA-MICRO, Dictanet, Dragon, IT-ServiceOrganisation & Führung: Optimierung der Kanzleiabläufe im Hinblick auf die digitale Aktenführung, Scannen und elektronische Workflows – RAin Eva-Maria Bendick (Raum 1. OG)

12:30 – 13:00

Holger Esseling, Michgehl & Partner, Kanzleisoftware, RA-MICRO, Dictanet, IT-Service

Strategie & Marketing: Online-Marketing für Anwaltskanzleien – Dipl.-Kfm. Holger Esseling (Seminarraum)

 

 

Michgehl & Partner, RA-MICRO Kanzleisoftware, DictanetDigitalisierung und Automatisierung: Schwerpunkt Sicherheit – RAin Tina Ablas und Franz-Josef Michgehl (Raum 1. OG)

 

13:00 – 14:00     Snacks & Gespräche

14:00 – 14:30

Peter KniefStrategie & Marketing: Hat die Anwaltspraxis einen Wert? Wenn ja: Wie hoch zu welchem Anlass und zu welchem Zeitpunkt? – Prof. Dr. Peter Knief (Seminarraum)

 

Oliver BraunOrganisation & Führung: Workshop besonderes elektronisches Anwaltspostfach in der Praxis – Was kommt da eigentlich auf uns zu? Funktioniert es überhaupt? – RA Oliver Braun, Kanzlei Preuss & Partner, Düsseldorf (Raum 1. OG)

14:30 – 15:00

Holger Esseling, Michgehl & Partner, Kanzleisoftware, RA-MICRO, Dictanet, IT-ServiceStrategie & Marketing: Workshop Mandantenakquise in der Praxis – Erfolgsbeispiele und Strategien verschiedener Anwaltskanzleien – Moderation Dipl.-Kfm. Holger Esseling (Seminarraum)

 

Ilona Cosack, Michgehl & Partner Anwaltsforum

Organisation & Führung: Workshop besonderes elektronisches Anwaltspostfach in der Praxis – Illona Cosack, ABC Anwaltsberatung (Raum 1. OG)

 

15:00 – 15:30

Resümee und Überleitung in den Barbecue-Ausklang

 

15:30 – 18:00    

Cocktails

Barbecue und Cocktails

Jetzt Teilnehmerplatz sichern

Unsere letzten Veranstaltungen waren bereits nach kurzer Zeit ausgebucht. Da wir zum Michgehl & Partner Anwaltsforum nicht einfach einen Zusatztermin anbieten können, zumindest nicht mit der geballten Referenten-Kompetenz, empfehlen wir Ihnen, jetzt einen Teilnehmerplatz zu sichern. Wir freuen uns auf Sie am 18.9. in Nordwalde / Münster.

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Studie zum Stand der Vorbereitungen in den Anwaltskanzleien in Bezug auf den elektronischen Rechtsverkehr

Aufgrund der gestiegenen Anforderungen an die IT-Systeme in Anwaltskanzleien haben wir für unsere Kunden den Michgehl & Partner ERV-Check entwickelt: Wir überprüfen mit einem Fragebogen die wichtigsten Eckdaten zu IT-Sicherheit und Infrastruktur sowie zu Kanzleisoftware und Prozessen im Unternehmen. Dabei stellen wir fest, dass einige Kanzleien bereits gut vorbereitet sind, in fast allen Kanzleien allerdings auch schwerwiegende IT-Fehler existieren, die einen Verstoß gegen Berufs- und teilweise Strafrecht bedeuten und im Notfall die Existenz der Kanzlei kosten können. Manchmal erlauben die bestehenden Fehler auch einfach kein flüssiges Arbeiten. Die wichtigsten Erkenntnisse und Hinweise fassen wir hier für Sie zusammen.

Die folgende Auswertung basiert auf 107 Antworten von Anwaltskanzleien mit 1-48 Arbeitsplätzen – durchschnittlich 8,15. Die Kanzleien sind mit einer Ausnahme Nutzer der Kanzleisoftware RA-MICRO. Durchgeführt wurde die Umfrage im Zeitraum von Januar bis Juli 2015.

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Windows Server 2003

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Am 14. Juli 2015 ist der erweiterte Support für Windows Server 2003 ausgelaufen. Damit werden keine Sicherheitsupdates mehr bereitgestellt und das System wird eine offene und bekannte Sicherheitslücke. Genau wie bei Windows XP in 2014 muss das Betriebssystem Server 2003 dringend ersetzt werden. In den meisten Kanzleien ist das jedoch bereits geschehen.

MICROSOFT SQL-Server

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Ab Januar 2016 sollte in jeder RA-MICRO Kanzlei ein MICROSOFT SQL-Server ab Version 2008 zur Verfügung stehen (bis 7 Arbeitsplätze auch in der Express-Version). RA-MICRO empfiehlt für die Integration des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA)  einen SQL-Server. Insbesondere bei steigenden Datenmengen durch vermehrte Nutzung digitaler Dokumente kommt die herkömmliche file-basierte Datenhaltung an ihre Grenzen, weshalb RA-MICRO vollständig alternativ auf SQL umstellt. Aktuell ist allerdings in weniger als 20% der Kanzleien ein SQL-Server vorhanden.

Datensicherung

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Datensicherung ist mit Abstand die wichtigste Maßnahme in der IT-Sicherheit. Dabei gehört es zu den Grundregeln, dass mindestens zwei Orte für die Sicherung verwendet werden, wie es sowohl das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) als auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfehlen. Fast zwei Drittel der befragten Kanzleien befolgen diesen Grundsatz nicht, was zusätzlich ein deutliches Indiz für weitere Fehler in der Datensicherung ist: Nicht ausreichende Anzahl an Generationen, kein schriftliches Datensicherungskonzept, keine Automatisierung der Sicherung oder keine Verschlüsselung.

Zu einer hinreichenden Datensicherung gehört zudem zwingend die regelmäßige Rekonstruktion der Daten. Über 67% der Kanzleien geben offen zu, dass sie noch nie überprüft haben, ob sich ihre Daten wieder herstellen lassen. Die Dunkelziffer dürfte enorm sein, denn die wenigsten Kanzleien und IT-Verantwortlichen sind überhaupt in der Lage, Anwendungsdaten der Kanzleisoftware in ein Testsystem zu importieren und die vollständige Rekonstruktion zu überprüfen. In Summe stellt sich die Datensicherung als größter und dringendster Sicherheitsmangel in Anwaltskanzleien dar.

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Updates und Patch-Management

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In mehr als 80% der Kanzleien werden Updates für wesentliche Anwendungen wie Java und Adobe-Produkte manuell geprüft und installiert. Auch hier dürfte der realistische Wert noch höher sein, da wir in der Praxis feststellen, dass Kanzleien von automatisiertem Update-Management ausgehen, wo keines installiert ist. Eine weitere Erfahrung aus der Arbeit in Anwaltskanzleien: Manuelle Updates werden schlicht nicht durchgeführt, wodurch bekannte Sicherheitslücken nicht umgehend geschlossen werden. Eine sehr deutliches Sicherheitsproblem, das Schadsoftware geradezu einlädt. Darüber hinaus verlangt auch RA-MICRO im Lizenzvertrag die regelmäßige Aktualisierung der IT-Systeme.

Router

55 der befragten 107 Kanzleien setzen einen Router ein, der sich der Kategorie „Privatkunden-Router“ zuordnen lässt. Besonders beliebt sind in diesem Segment die FRITZ!Box Modelle von AVM. Betrachtet man weiterhin, dass 27 Kanzleien zu diesem Punkt keine Angabe gemacht haben, liegt die Verbreitung der Privatkundenrouter bei über zwei Dritteln. Dabei spielt der Router eine zentrale Rolle in der IT-Sicherheit. An der Schnittstelle zwischen internem Netz und Internet koordiniert und protokolliert er den Datenverkehr. Anwaltskanzleien sollten hier unbedingt professionelle Geräte einsetzen. Darauf ist auch RA-MICRO im Anwenderrundschreiben zu Beginn des Jahres in aller Deutlichkeit eingegangen.

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Mitarbeiter-Schulung

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Wesentlich für die Veränderungsprozesse in der Anwaltskanzlei sind die Motivation und das Wissen der Mitarbeiter. Daher sollten alle Angestellten und Berufsträger, die in die Aktenbearbeitung involviert sind, für die digitale Bearbeitung und Kommunikation in der Kanzleisoftware geschult werden. Das betrifft insbesondere elektronische Briefe, Signaturen, digitale Postfächer, Ordnerstrukturen, Textbausteine und Verfügungen. Die wenigsten Kanzleien sind auf diese Herausforderung vorbereitet: Nur 17,8% halten ihren eigenen Schulungsstand für ausreichend.

HTML-Briefkopf

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Viele Anwaltskanzleien legen großen Wert auf ein professionelles Erscheinungsbild: Die Kanzlei wirkt sauber und modern, der Briefkopf ist gestaltet und vermittelt einen hochwertigen Eindruck. Im Zuge des elektronischen Rechtsverkehrs kommt ein weiterer Ort hinzu, der in die Gestaltung einbezogen werden sollte: Der elektronische Brief. Ohne einen digitalen Briefkopf wirkt die Kommunikation eher wie eine E-Mail, mit Briefkopf erweckt sie den bewährten Anschein eines vollwertigen Schriftstücks. Allerdings kann dafür nicht einfach der bestehende Briefkopf aus MICROSOFT Word genutzt werden. Dieser muss im HTML-Format neu aufgebaut werden, um in der Kanzleisoftware nutzbar zu sein. Über 70% der Befragten verfügen allerdings noch nicht über einen solchen Briefkopf.

Signaturmöglichkeiten

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Für viele Anwendungen des elektronischen Rechtsverkehrs ist eine eindeutige Identifikation notwendig. Nicht nur das elektronische Mahnverfahren, auch das besondere elektronische Anwaltspostfach wird nur mit einer Signatur nutzbar sein. Hierfür benötigt jeder Anwalt in der Kanzlei ein Kartenlesegerät und eine Signaturkarte. Da die Details von der BRAK noch nicht bekannt gegeben wurden, ist es nur verständlich, dass über 80% der Teilnehmer noch keine Signaturmöglichkeiten für jeden Anwalt vorhalten. Hier besteht allerdings bis Jahresende deutlicher Bedarf, insbesondere an Lesegeräten.

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Scanprozess

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Die typische Anwaltskanzlei scannt einzelne Schriftstücke bei Bedarf ein und legt sie in einem Dateiordner ab, von wo aus sie zugeordnet werden. Weniger als 30% der Befragten, in der Regel größere Kanzleien, scannen den gesamten Posteingang. Vom Stapelscan mehrerer Schriftstücke in einem Vorgang macht nur eine Kanzlei unter 107 Gebrauch. Dieses Verhältnis wird sich mit zunehmender Digitalisierung verändern.  

Digitales Diktat

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Das digitale Diktat hat sich weitestgehend durchgesetzt: Nur ca. 20% der Teilnehmer nutzen noch Kassetten-basierende Geräte, 7,4% diktieren gar nicht. Es ist davon auszugehen, dass nach dem nächsten Generationenwechsel die Kassette endgültig ausstirbt und durch digitale Diktiergeräte und zunehmend auch Smartphones ersetzt wird.

Spracherkennung

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Die neueste Generation von Spracherkennungssoftware ist sehr leistungsfähig und durchaus in der Lage, Kosten in der Kanzlei zu senken bzw. den Komfort zu erhöhen. Denn nutzen nur 41,7% die Möglichkeiten der Diktat-Erleichterung. Vermutlich liegt das an negativen Erfahrungen mit den teils holprigen Vorgänger-Anwendungen. Gerade durch den Aufstieg der Smartphones wird Spracherkennung allerdings innerhalb weniger Jahre zur Grundausstattung gehören.

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Ursachen und weiterführende Empfehlungen

Die Ergebnisse der Studie haben uns an einigen Stellen sehr überrascht. Insbesondere der fahrlässige Umgang mit Sicherheitsupdates und der Datensicherung legen den Verdacht nahe, dass viele Kanzleien nicht über ausreichende interne oder externe IT-Unterstützung verfügen. Daher fassen wir unsere wesentlichen Erkenntnisse aus der Praxis und einige grundlegende Empfehlungen zusammen, die über die Umfrage hinausreichen und die Ergebnisse ergänzen sollen.

IT-Administration

Im Zuge des elektronischen Rechtsverkehrs erhalten die IT-Systeme in Anwaltskanzleien eine immer höhere Bedeutung. Auch die Anforderungen an Ihre IT-Ausstattung im Straf- und Berufsrecht werden immer anspruchsvoller, was die besondere Sorgfalts- und Verschwiegenheitspflicht betrifft. Daher sollte jede Anwaltskanzlei über einen internen oder externen IT-Experten mit der notwendigen Ausbildung und Erfahrung verfügen, der sich sowohl in IT-Sicherheit als auch Kanzlei-Prozessen hervorragend auskennt. In vielen Kanzleien ist das nicht der Fall. Hierin liegt nach unserer Auffassung das Grundproblem, das zu vielen Sicherheitslücken und Organisationsengpässen führt.

IT-Dokumentation

Die Basis jeder IT-Administration stellt eine schriftliche Dokumentation aller Geräte, Komponenten und Software-Lizenzen im Kanzlei-Netzwerk dar. Nur so kann im Falle einer Störung zuverlässig und schnell die richtige Ursache gefunden und behoben werden. Darüber hinaus sind die Planung und Optimierung des Netzwerks ohne Übersicht schwer möglich. Gerade bei der Kostenoptimierung für Software-Lizenzen liegt viel Potential in der Dokumentation. Der Wechsel eines IT-Dienstleisters ist ebenfalls ohne lückenlose Aufzeichnung der Infrastruktur kaum möglich oder mit großem Aufwand verbunden. Daher überrascht es uns durchaus, dass kaum eine Anwaltskanzlei eine saubere, automatisierte IT-Dokumentation führt.

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Notfallkonzept

In den meisten Kanzleien existiert kein schriftliches Notfallkonzept, in dem unter anderem geregelt ist, welche Systeme in welcher Reihenfolge wieder betriebsfähig gemacht werden. Wir empfehlen, das in Verbindung mit einem Datensicherungskonzept zu erstellen, um im Notfall schnell wieder handlungsfähig zu sein.

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Virenschutz

Eine wichtige und auch weit verbreitete Maßnahme im IT-Sicherheitskonzept ist Anti-Viren-Software. In der Kanzlei sollte mindestens ein Mitarbeiter benannt sein, der für die Auswahl und den Betrieb der Software zuständig ist, insbesondere für automatische tägliche Updates und Patches. Auch sollte der Zuständige alle Mitarbeiter über Verhaltensregeln zur Vermeidung von Virenbefall informieren. Dabei reicht ein Virenschutz alleine längst nicht mehr aus und sollte durch effektive Maßnahmen wie E-Mail-Sicherheit, Router, Firewall und Schulungen ergänzt werden.

E-Mail Sicherheit

Die meisten Würmer, Trojaner und Viren kommen via Mail oder manipulierter Webseite in die Anwaltskanzlei. Mittlerweile gibt es Software-Lösungen zur Mail Protection und Web Protection, die diese Infektionswege effektiv schützen. Auch diese Sicherheitsmaßnahmen sind noch in wenigen Kanzleien zu finden.

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IT-Monitoring

In Großunternehmen seit langem etabliert, setzt sich die laufende Überwachung und Analyse von IT-Systemen mittlerweile auch in Kleinunternehmen und Anwaltskanzleien durch. Dabei werden Parameter wie CPU-Auslastung, Temperaturen oder Festplattenkapazitäten erfasst und ausgewertet. So können die meisten IT-Probleme vor ihrer Entstehung erkannt und behoben werden.

Telefon- und Internet-Anschluss

Viele Anwaltskanzleien arbeiten aktuell noch mit Analog- oder ISDN-Anschlüssen. In den nächsten Monaten bis spätestens 2018 werden alle Telefonanschlüsse auf IP-Technologie umgestellt. Hier herrscht Nachholbedarf in vielen Kanzleien. Zusätzlich sollte auf ausreichende Bandbreite geachtet werden. Gerade in ländlichen Gebieten sind manche Anwälte mit unzureichenden Internetzugängen ausgestattet. Hier ist es nur eine Frage des Preises und nicht der Machbarkeit, die Bandbreite zu erhöhen. 

Verschlüsselung

Viele Kanzleien setzen keine Verschlüsselungsverfahren zum Schutz Ihrer Daten ein. Jede Kanzlei besitzt dabei Daten, die nicht in die falschen Hände geraten sollen. Ob es nun Betriebsgeheimnisse oder Mandantendaten sind: Diebstahl, Verlust oder Einbruch sind keine Seltenheit und kommen in der Praxis häufig vor. Gerade die sensiblen Daten sollten dann ausreichend verschlüsselt sein.

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Elektronische Zusammenarbeit

Was in beinahe allen Branchen seit geraumer Zeit zum unentbehrlichen Standard geworden ist, hat sich in der Anwaltschaft noch nicht flächendeckend durchgesetzt: Die gemeinsame Verwaltung von E-Mails, Kontakten, Kalendern und Dokumenten. MICROSOFT Exchange ist hierbei die Standard-Lösung für die digitale Zusammenarbeit. So können Verteiler angelegt werden, Kalender der Kollegen zur gezielten Terminvereinbarung eingesehen werden und Dokumente gemeinsam bearbeitet werden. Wir raten dazu, sich mit den Möglichkeiten der Zusammenarbeit so früh wie möglich vertraut zu machen.

Mobiles Arbeiten

In naher Zukunft wird das mobile Arbeiten für Anwälte zum Regelfall und bei vielen das Bedürfnis entstehen, zum Beispiel im Gericht auf elektronische Akten oder Kanzleidaten zuzugreifen. Hierfür wird eine sichere Verbindung zur Kanzlei benötigt. Daher empfehlen wir die Verwendung eines professionellen Routers zur Herstellung einer sicheren und verschlüsselten VPN-Verbindung. Darüber hinaus sollte der Zugriff über einen Terminalserver erfolgen.

Schlussbemerkungen

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit der Michgehl & Partner Studie zum elektronischen Rechtsverkehr einen guten Überblick über den Status Ihrer Kanzlei geben konnten. Die aufgezeigten Handlungsoptionen sollen dazu beitragen, dass Sie von der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs profitieren. Seit 30 Jahren haben wir es uns zur einzigen Aufgabe gemacht, Anwaltskanzleien ein sicheres und effizientes Arbeiten zu ermöglichen. So spannend wie heute war es dabei selten: Der elektronische Rechtsverkehr in Verbindung mit massiv zunehmenden Risiken in der IT-Sicherheit wird gravierende Auswirkungen auf Anwaltskanzleien haben. Ohne einen professionellen Partner werden diese Herausforderungen kaum zu bewältigen sein. Dieser professionelle Partner möchten wir gerne für Sie sein. Sprechen Sie uns an.

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Bis zum 30.08.2015: Sichern Sie sich 2 Freikarten für das Michgehl & Partner Anwaltsforum 2015 mit einer formlosen Mail an info@michgehl.de 

  • Austausch von Anwalt zu Anwalt
  • Kanzleiorganisation, Strategie und Akquise
  • Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer – Keynote von Prof. Dr. Peter Knief
  • viele weitere Vorträge und Workshops von Anwälten
  • gemeinsamer Ausklang bei Barbecue und Cocktails
Update

Windows 10 in der Anwaltskanzlei: Soll ich oder soll ich nicht?

UpdateAm 29. Juli ist es so weit: Das Upgrade auf Windows 10 ist von den aktuellen Betriebssystemen aus möglich und in der Regel sogar kostenlos. Das klingt verlockend, doch sollten Anwaltskanzleien jetzt umsteigen, lieber noch warten oder ganz auf den Wechsel verzichten? Wir fassen die wichtigsten Neuerungen zusammen und geben Ihnen eine Empfehlung zum Umgang mit Windows 10.

Das Beste der beiden Vorgänger vereint

Windows 10 wird von der Oberfläche her keine Revolution, sondern eher eine sinnvolle Zusammenführung der guten Lösungen seiner Vorgänger. Die Kacheln und Apps von Windows 8 werden mit dem bewährten Startmenü von Windows 7 kombiniert. Zusätzlich lassen sich mehrere Desktops anlegen, um einen besseren Überblick zu erhalten und eigene Oberflächen je nach Anwendungsbereich zu bauen. Windows-Nutzer werden sich in der neuen Menüführung schnell orientieren können und aus unserer Sicht die beste aller bisherigen Lösungen vorfinden.

IT-Sicherheit im Fokus

Schadsoftware und Cyber-Angriffe, Systemausfälle und Datenverlust sind (leider) ein Megatrend. Das geht auch an MICROSOFT nicht unbemerkt vorbei. Windows 10 wird zwar mit Sicherheit nicht sicher sein, doch einige Faktoren sprechen für das sicherste MICROSOFT-Betriebssystem aller Zeiten. So wird nur noch auf einem Entwicklungskern gearbeitet, für den schneller einheitliche Updates erstellt werden können. Unternehmen können dabei die Update-Intervalle individueller steuern – Privatkunden ohne Pro-Variante hingegen bekommen das Zwangsupdate. Mit Mehr-Faktor-Authentifizierung und neuen Verschlüsselungslösungen will MICROSOFT weiter die Sicherheit erhöhen.

Neue Funktionen von Windows 10

Das neue Windows ist also schicker und sicherer. Kann es auch mehr als seine Vorgänger? Eindeutig ja: mit Cortana erhält die Sprachsteuerung Einzug in den Desktop-PC, was insbesondere für diktierfreudige Anwälte ein großer Vorzug werden könnte. Der neue Browser Edge löst endlich den Internet Explorer ab und verspricht eine deutliche Geschwindigkeitssteigerung. Continuum macht das Smartphone zum vollwertigen Arbeitsplatz, indem Tastatur, Maus und Bildschirm angeschlossen werden – das gilt allerdings nur für einige zukünftige Modelle.

Wo ist der Haken?

Ein neues und kostenloses Betriebssystem! Was sollte es für einen Grund geben, nicht sofort umzusteigen? Es gibt einige Gründe, die wir an dieser Stelle kurz auflisten und damit unsere Empfehlung für die Aktualisierung auf Windows 10 abgeben:

  • Windows 10 ist gerätebezogen. Sie können die Lizenz nicht auf einen neuen Rechner übertragen, sondern benötigen eine neue. Bedenken Sie das beim Update.
  • Einige Funktionen fehlen, zum Beispiel der Windows Media Player. Diese Funktionen lassen sich jedoch als App nachinstallieren – teils kostenlos, teils kostenpflichtig.
  • Es handelt sich um ein neues Betriebssystem und dann noch häufig um einen Wechsel von 32 Bit auf 64 Bit, das ist nicht einfach nebenbei zu machen: Sie können nicht davon ausgehen, dass alle Anwendungen und Treiber im Anschluss reibungslos laufen. Der erste gute Grund, um zu warten
  • Viele Softwarehersteller haben noch keine Freigabe für Windows 10 gegeben. Stellen Sie sich vor, Sie aktualisieren Ihr Betriebssystem und Ihre Kanzleisoftware läuft nicht mehr. Sie rufen den Hersteller an und der wird Sie darauf verweisen, dass Ihr Betriebssystem nicht unterstützt wird. Warten Sie auf die Freigabe durch die Hersteller wichtiger Software.
  • Wann auch immer Sie aktualisieren: Führen Sie vorher eine Datensicherung durch. Das ist der einzige Weg, um Datenverlust zuverlässig zu vermeiden und im Zweifel zum alten Betriebssystem zurückzukehren.
  • Probieren Sie Windows 10 gerne aus, aber machen Sie das nicht auf einem Kanzleirechner. Nutzen Sie einen privaten PC, auf dem sich keine wichtigen Daten und Anwendungen befinden und experimentieren Sie mit dem neuen Betriebssystem.

Professionelle Unterstützung beim Umstieg auf Windows 10

Unsere Grundempfehlung lautet also zusammengefasst: Warten Sie mit dem Umstieg auf Windows 10 mindestens bis zum Jahresende. So können Sie in Ruhe beobachten, welche Kinderkrankheiten bestehen und warten, bis sie behoben sind. Wir empfehlen zudem, einen externen IT-Dienstleister für die Aktualisierung hinzuzuziehen. Mit der Einführung von Windows 10 ändert sich viel: Verschlüsselungsverfahren, Datensicherungsparameter, Sicherheitseinstellungen und Nutzungsmöglichkeiten. Gerne stehen wir Ihnen mit 30 Jahren Erfahrung in der Kanzlei-IT unterstützend zur Seite. Sprechen Sie uns gerne an.

 

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Mail Protection

IT-Panne des Monats Juli: Spam-Mails an Mandanten

Spam IT-Service IT-Sicherheit KanzleisoftwareSchadenfreude hat schon eine gewisse Faszination, oder? Irgendwie schämt man sich zwar dafür, trotzdem macht es auf eine seltsame Weise Spaß, anderen Menschen bei ihren Fehlern zuzusehen. Nicht nur Video-Clips, auch griechische Tragödien leben im Kern davon, dass wir uns genüsslich zurücklehnen und darüber amüsieren, dass ein Protagonist in sein unvermeidliches Verderben läuft. Das Problem unserer IT-Panne des Monats Juli ist allerdings: Einen direkten Schuldigen gibt es nicht – wie so oft in der IT-Sicherheit.

Spam von Ihrem Anwalt

In der Regel beginnen IT-Pannen in Anwaltskanzleien aus unserer Sicht mit einem aufgeregten Anruf. Wenn das zugrundliegende Problem allerdings noch gar nicht bekannt ist, dann kann der Beginn anders aussehen. Wie in diesem Fall: Wir erhalten eine E-Mail von einer renommierten Anwaltskanzlei, nennen wir sie Pech & Partner, Betreff: „payment confirmation“, Verteiler: Alle Mitarbeiter der Michgehl & Partner GmbH. Unsere zuverlässige Mail Protection Software liefert eine Zusatzinformation, die wohl für die meisten bereits offensichtlich ist: Spam.

Ein Botnet kann Kunden kosten

Umgehend rufen wir die Anwaltskanzlei an und erfahren das wahre Ausmaß des Grauens: Die E-Mail ist nicht nur an uns, sondern an alle Kontakte und Mandanten versendet worden. Offenbar ist die Kanzlei Teil eines Botnets geworden. Diese illegalen Rechnernetze werden mit Hilfe von Trojanern aufgebaut und für den massenhaften Versand von Spam-Nachrichten vermietet. Im einfachsten Fall führt das zur Sperrung des Internet-Anschlusses, im schlimmsten Fall zum Verlust von Kunden. Auf Pech & Partner trifft letzteres zu: Gleich zwei größere Mandanten, mittelständische Unternehmen der Region, haben die Zusammenarbeit mit der Kanzlei beendet, weil ihr Vertrauen in die professionelle Arbeitsweise erschüttert ist. Wer will schon mit einem Anwalt zusammenarbeiten, der Spam oder Viren versendet?

Seek and Destroy

Den entstandenen Schaden können wir nicht rückgängig machen, nur seine Ursache beheben und für die nächsten Fälle vorsorgen. So machen wir uns bei Pech & Partner an die Suche nach dem Schädling. Aufgrund der unzureichenden Netzwerkprotokollierung dauert es eine Weile, die Quelle auf einen Rechner einzugrenzen, den wir direkt neu aufsetzen. Das war es schon. Doch wie können solche Vorfälle in Zukunft vermieden werden?

Router und Mail Protection

Der massenhafte ungewollte und unbemerkte Versand von Spam-Nachrichten hätte mit einem professionellen Router und der richtigen Konfiguration vermieden werden können. Damit hätte sich auch die Zeit für die Suche nach der Schadsoftware verkürzt. Und wie ist der Trojaner in die Kanzlei gelangt? Mit hoher Wahrscheinlichkeit hat er sich im Anhang einer E-Mail versteckt und damit auf die gleiche Weise verbreitet, die er selbst entgeltlich unterstützt. Hier hätte eine Mail Protection Software geholfen, die E-Mails vor der Zustellung in einem Rechenzentrum ausführlich untersucht. Eine derart professionelle Absicherung gegen IT-Risiken ist allerdings die große Ausnahme in Anwaltskanzleien, wie wir aus unserem Michgehl & Partner ERV-Check wissen. Wir arbeiten weiter daran, das zu ändern und Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. zu machen.

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10 Jahre Michgehl & Partner Süd in München: Die Kanzlei der Zukunft in Bayern

Nur um wenige Stunden sind wir am heißesten Tag des Jahres 2015 vorbeigeschrammt, um das 10-jährige Bestehen der Michgehl & Partner Süd GmbH in München zu feiern. Trotzdem lassen sich die Temperaturen beim Jubiläum als hochsommerlich bezeichnen und umso mehr freuen wir uns, dass über 30 Besucher, Kunden und Interessenten den Weg zu unserer Niederlassung am Sendlinger Tor gefunden haben. Nicht nur die kurzfristig beschafften Ventilatoren, auch die inhaltliche Agenda und die Vorstellung der Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft haben dazu beigetragen, dass über vier Stunden hinweg unsere Büro- und Seminarräume den Vorzug vor dem Biergarten erhalten haben.

Wie arbeitet der Anwalt 2020?

Kanzleisoftware RA-MICRO MünchenNach der Begrüßung durch Geschäftsführer Franz-Josef Michgehl und unseren Niederlassungsleiter in München Assessor jur. Reinhard Cebulla konnten wir erneut Rechtsanwältin Andrea Brandenburg von RA-MICRO in Berlin für den Auftaktvortrag gewinnen. Sie zeigte die wesentlichen Entwicklungen im Anwaltsmarkt auf: Zunehmende Anwaltsdichte insbesondere in den Ballungsgebieten und flächendeckende Digitalisierung beschäftigen Anwälte schon heute. Die nötigen Veränderungen finden auf strategischer und organisatorischer Ebene statt. So sind Spezialisierung und Kooperation recht neue Ansätze für viele Anwälte, ebenso wie vermehrte Marketing- und Vertriebs-Aktivitäten. Die Organisation wird durch die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs zwangsläufig umgestellt: Die elektronische Aktenführung bietet jedoch bei richtiger Umsetzung mehr Chancen als Risiken, zum Beispiel massive Senkung von Druck- und Portokosten sowie den vermehrten wertschöpfenden Einsatz von Angestellten, die bisher mit der Aktenorganisation beschäftigt waren.

Die Kanzlei der Zukunft

Kanzleisoftware RA-MICRO, Kanzlei-IT, Elektronischer RechtsverkehrUm die aktuellen und künftigen Veränderungen der Kanzlei-Organisation sicht- und erlebbar zu machen, hat die Michgehl & Partner Süd GmbH eine komplette Kanzlei-Infrastruktur aufgebaut, die alle Anforderungen des elektronischen Rechtsverkehrs bereits heute erfüllt. Dipl.-Kfm. Holger Esseling, Marketingleiter bei Michgehl & Partner erläuterte die Hintergründe zu diesem Projekt. So wurden mittlerweile über 100 ERV-Checks bei Anwaltskanzleien durchgeführt – dabei überprüft Michgehl & Partner anhand eines Fragebogens mit anschließendem Beratungsgespräch und individuellem Leitfaden, wie gut Kanzleien auf den elektronischen Rechtsverkehr vorbereitet sind. Dabei zeigte er die Ergebnisse und den Online-Check auf der neuen Webseite www.elektronischer-rechtsverkehr.net

ModuleDie IT-Experten haben neben einigem Optimierungspotential beim Scannen oder Diktieren auch eklatante Sicherheitslücken in der überwiegenden Zahl der Anwaltskanzleien gefunden: 95% haben noch nie eine wirkliche Rekonstruktion ihrer Datensicherung vorgenommen und wissen im Zweifel überhaupt nicht, ob sich ihre Anwendungsdaten wirklich wieder herstellen lassen. Für eine Rekonstruktion sind Testsysteme der Kanzleisoftware und eine Menge Erfahrung nötig, aber die Datensicherung ist nunmal existenziell für eine Anwaltskanzlei. „Noch letzte Woche hatten wir eine Kanzlei, die alle Daten verloren hat, weil die Datensicherung nicht weit genug zurückreichte“, berichtet Esseling. „Vor solch immensen Schäden möchten wir unsere Kunden bewahren“. Auch Privatkunden-Router, unerledigte Sicherheitsupdates und mangelhafte Virenabwehr sind häufige Probleme in den Kanzleien.

Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. – zum Anfassen

Kanzleisoftware RA-MiCRO, München, Kanzlei, AnwaltDie folgende Pause wurde von den Teilnehmern genutzt, um sich intensiv mit der Ausstattung der Kanzlei der Zukunft zu beschäftigen: Schnelle Dokumentenscanner mit automatischer beidseitiger Texterkennung, Diktiergeräte mit Spracherkennung der neuesten Generation oder moderne Telefonanlagen und –geräte mit Touchscreen und vielen Möglichkeiten zum einfacheren Arbeiten zeigten neue Impulse zur Verbesserung der Kanzlei-Organisation. Neben einer ausführlichen Darstellung eines Datensicherungskonzepts für Kanzleien wurde auch ein Herzstück des Michgehl & Partner Konzepts besser sichtbar: Managed Services. Hierbei werden wesentliche Parameter in der Anwaltskanzlei laufend und lückenlos analysiert, um Fehler in der Kanzlei zu erkennen und zu beheben, bevor sie zum Systemausfall führen. „Wir wissen bereits vor unserem Kunden, wenn ein Problem auftritt und beheben es in der Regel, ohne dass jemand etwas davon mitbekommt“, sagt Franz-Josef Michgehl und ergänzt: „Damit warten wir nicht mehr auf den Notfall, sondern haben das gleiche Interesse wie unsere Kunden: Eine störungsfreie IT“.

Elektronische Kommunikation mit RA-MICRO

Elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, Kanzlei-ITDie Evolution des Arbeitsplatzes: Rechtsanwältin Eva-Maria Bendick, Kanzleiberaterin bei Michgehl & Partner, wählte zum Einstieg in ihr Thema ein kurzes Video, das die Entwicklung des Schreibtischs vom papierverarbeitenden Ort zum aufgeräumten digitalen Arbeitsplatz eindrucksvoll zeigte. Genau diese Entwicklung wurde in vielen Branchen bereits vollzogen und erhält nun Einzug in die Anwaltskanzleien. Bendick zeigte dabei auf, welche verschiedenen Möglichkeiten dabei zur Verfügung stehen, um Dokumente zu digitalisieren, elektronische Workflows anzulegen und signiert, verschlüsselt und sicher mit Gerichten, Anwälten und Mandanten zu kommunizieren.

IT-Sicherheit in der Anwaltskanzlei

Franz-Josef Michgehl, Maximilian Hampe, IT-Sicherheit in der AnwaltskanzleiIm Anschluss zeigten Geschäftsführer Franz-Josef Michgehl und Maximilian Hampe, technischer Consultant bei Michgehl & Partner, welche Gefahren aktuell für Anwaltskanzleien bestehen und tatsächlich in der Praxis zu Schäden führen. So berichteten sie gleich von mehreren Vorfällen des Cryptolocker-Virus, das ganze Kanzlei-Server mitsamt Daten verschlüsselt hat. Für die Decodierung verlangen die Kriminellen ein Lösegeld. Andere Anwaltskanzleien wurden Teil eines weltweiten Botnets und damit zu professionellen Spamversendern wider Willen. Doch wie gelangen solche Schädlinge in die Anwaltskanlei?

elektronischer Rechtsverkehr, erv, bea, kanzleisoftware, ra-microDer Infektionsweg führt fast immer über eine E-Mail oder eine manipulierte Webseite. Hampe hat kurz vor der Veranstaltung noch kurz ein Demonstrationsvirus erstellt, um zu verdeutlichen, wie einfach es ist, Anwender hinters Licht zu führen: So konnte er eine ausführbare Datei mit einem kleinen Trick in ein scheinbares pdf-Dokument verwandeln – für den Nutzer nicht unterscheidbar vom eigentlich sicheren Dateiformat. Mit einem Klick öffnet sich die Anwendung und kann im Kanzleinetzwerk frei und ungehindert agieren.

Doch es ist nicht einmal eigene Programmierung nötig: Viren und Trojaner sind im Internet inklusive Verteilung über Mailkampagnen und Webseiten so einfach zu bestellen wie ein paar Schuhe. Daher ist mit einer weiterhin deutlichen Steigerung der Angriffe zu rechnen. Kanzleien sollten sich entsprechend rüsten, ihre Mitarbeiter sensibilisieren (lassen), moderne Software-Lösungen zum Scannen von E-Mails und Webseiten einsetzen und auf professionelle Router setzen. Begleitet von einem IT-Monitoring und einwandfreier Datensicherung sind so die meisten Gefahren im Vorfeld gebannt.

Chancen und Risiken des elektronischen Rechtsverkehrs

Podiumsdiskussion 10 Jahre Michgehl und Partner Süd, Holger Esseling, Michael Zoebisch, Eva-Maria Bendick, Andrea BrandenburgWas bedeutet denn nun der elektronische Rechtsverkehr für die Anwaltskanzlei – Gefahren oder Chancen? Die abschließende Podiumsdiskussion bot Gelegenheit, mehrere Standpunkte zu betrachten und abzuwägen. Moderiert von Dipl.- Kfm. Holger Esseling brachten RAin Andrea Brandenburg (RA-MICRO), RA Michael Zoebisch (rwzh Rechtsanwälte München) und RAin Eva-Maria Bendick (Michgehl & Partner) ihre Sichten zu Gehör.

RAin Brandenburg zeigte sich naturgemäß als Berufsoptimistin und betonte die großen Chance, die insbesondere in sinkenden Druck- und Portokosten sowie der schnelleren Bearbeitung an jedem Ort liegen. Auch RA Zoebisch bestätigte diese Sicht aus der Praxis heraus: Er habe 2-3 Assistentinnen in der Aktenverwaltung eingespart, die nun mit Mahnbescheiden und weiteren wertschöpfenden Tätigkeiten befasst seien – ein großer Fortschritt für die Kanzlei und für die Kolleginnen.

RAin Bendick brachte einige kritische Töne ein, die sie in der Beratung und Schulung von Kanzleien erfahren hat: So scheuen einige Anwälte die Investitionen in neue IT-Systeme und die nötige organisatorische Umstellung. Darüber hinaus ist auch die Sicherheit der Daten durchaus ein Thema, das Anwälten Sorge bereitet. Genau wie die Handhabung: Eine Handakte wird es auch in einigen Jahren noch geben, da waren sich alle Teilnehmer einig. Dennoch wird es zum Standard, dass die führende Akte in Anwaltskanzleien elektronisch ist.

www.elektronischer-rechtsverkehr.net

Die Organisation in Anwaltskanzleien wird sich in den nächsten Jahren deutlich verändern, so viel ist an diesem Tag klar geworden. Und es gab wohl keinen besseren Ort, um diese Umwälzungen zu erleben, anzufassen und zu diskutieren. Wir freuen uns über das große Interesse und danken allen Teilnehmern für die offene und aktive Mitgestaltung. Besuchen Sie uns auf www.elektronischer-rechtsverkehr.net, um die Weiterentwicklungen der Kanzlei der Zukunft zu verfolgen oder zu testen, wie fit Ihre Kanzlei für den elektronischen Rechtsverkehr ist.