Kategorie-Archiv: Kanzlei-Organisation

Als einer der stärksten RA-MICRO Vertriebspartner garantieren wir Ihnen seit 20 Jahren kompetenten Service und Erfahrung bei der Integration Ihrer Anwalts-Kanzleisoftware.
An unseren Standorten Nordwalde/Münster, Düsseldorf und München bieten wir Ihnen darüber hinaus IT-Service, IT-Sicherheit und IT-Dienstleistungen an folgenden Standorten:
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RA-MICRO TIPP DES MONATS: Einstellungen Finanzbuchhaltung DATEV-KONVERTIERUNG

kanzleisoftware, ra-micro, dictanet, anwaltssoftware,Unsere Kanzleiberaterin Jasmin Besseling verrät monatlich einen RA-MICRO Tipp aus der Praxis. So können Sie einfacher oder sicherer arbeiten. In diesem Beitrag erhalten Sie eine allgemeine Information für das Modul Finanzbuchhaltung.

Mit dem Jahresupdate von 2015 auf 2016 wurden die Einstellungsmöglichkeiten im Modul der RA-MICRO Finanzbuchhaltung innerhalb der DATEV-Konvertierung verändert.

In den Einstellungen zur DATEV-Konvertierung konnten Sie grundlegende Eingaben, u. a. die Steuerberater-Nummer und den Namen Ihres Steuerberaters eintragen.

Diese Einstellungen können seit dem Update zum Jahreswechsel 2015/2016 nicht mehr vorgenommen werden. Hier sehen Sie zum Abgleich das “neue” und das “alte” Eingabefenster zur DATEV-Konvertierung.

Neben dem Auswahlbutton Umschlüsselungstabellen fehlt also nun der Auswahlbutton Einstellungen.

Sie haben auch einen guten RA-MICRO Tipp aus der Praxis? Dann freuen wir uns auf Ihren Kommentar. Bei Fragen rund um RA-MICRO Kanzleisoftware, Kanzleiorganisation und Kanzlei-IT stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

 

RA-MICRO TIPP DES MONATS: Aktennummern in RA-MICRO vereinfacht eingeben

kanzleisoftware, ra-micro, dictanet, anwaltssoftware,Unsere Kanzleiberaterin Jasmin Besseling verrät monatlich einen RA-MICRO Tipp aus der Praxis. So können Sie einfacher oder sicherer arbeiten. In diesem Beitrag erhalten Sie einen tollen Hinweis, für die Eingabe einer Aktennummer in bestimmten Aktensuchfeldern.

Um schneller an die Bearbeitung bzw. an die Informationen einer bestimmten Akte zu gelangen, kann man bei Eingabe der Aktennummer auf die Eingabe des Jahres (1/16) verzichten. Kennt man die Aktennummer, dann gibt man statt 1/16 ganz einfach 1 + Leertaste ein und bestätigt mit Enter. Die Anzahl der Leertasten ist entscheidend für das Jahr, aus der die Akte stammt.

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Für das Jahr 2016, wählt man einmal die Leertaste und für das Jahr 2015 wählt man diese zweimal. Benötigt man also eine Akte aus 2015 gibt man anstelle von 15 zweimal die Leertaste ein und bestätigt dann mit Enter (1 + Leertaste + Leertaste). In der Akteninfo oder im Modul Akte ändern öffnet nach Bestätigung mit Enter die gewählte Akte und kann eingesehen bzw. bearbeitet werden.

Sie haben auch einen guten RA-MICRO Tipp aus der Praxis? Dann freuen wir uns auf Ihren Kommentar. Bei Fragen rund um RA-MICRO Kanzleisoftware, Kanzleiorganisation und Kanzlei-IT stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

 

 

 

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RA-MICRO TIPP DES MONATS: Das neue Modul in der RA-MICRO Zwangsvoll-streckung

kanzleisoftware, ra-micro, dictanet, anwaltssoftware,Unsere Kanzleiberaterin Jasmin Besseling verrät monatlich einen RA-MICRO Tipp aus der Praxis. So können Sie einfacher oder sicherer arbeiten. In diesem Beitrag lesen Sie einen wichtigen Hinweis, für die Anwendung des ab dem 01.04.2016 verbindlichen Gerichtsvollzieherformularvordrucks (§ 1 GVFV) in RA-MICRO.

ZV-Auftrag-Formular

Am 01.10.2015 ist das neue Gerichtsvollzieherformular durch die Gerichtsvollzieherformular-Verordnung (GVFV) in Kraft getreten. Ab dem 01.04.2016 ist dieser Formularvordruck für Zwangsvollstreckungsaufträge von Geldforderungen verbindlich.

kanzleisoftware, ra-micro, dictanet, anwaltssoftware,In RA-MICRO ist das Formular bereits eingepflegt und es kann bereits jetzt für Vollstreckungsaufträge genutzt werden. Hierzu ist es wichtig, dass Sie spätestens ab dem 01.04.2016 mit dem RA-MICRO Modul ZV- Auftrag Formular arbeiten.

Prüfen Sie in RA-MICRO die Einstellungen der Zwangsvollstreckung.

Im Reiter Maßnahmen muss der Haken im Feld Formular gemäß § 1 GVFV verwenden gesetzt sein, damit Sie mit dem neuen Formularvordruck in RA-MICRO arbeiten können.

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Die Stammdaten für den ZV-Auftrag werden Ihnen  bei Antragstellung bequem aus den Aktenstammdaten in das Formular eingelesen.

Regelmäßige Updates 

Für die Nutzung des Formulars ist es wichtig, dass alle Anwender das neue Formular per Patch selbständig einpflegen und regelmäßig aktualisieren (RA-MICRO – Modul Kanzlei – Online Patch).

Für nähere Informationen bieten wir zu dem neuen Gerichtsvollzieherformularvordruck unser RA-MICRO Kompetenz-Seminar Zwangsvollstreckung inkl. Reform der Sachaufklärung an. Aufgrund der hohen Nachfrage haben wir bereits Zusatztermine für Sie organisiert:

22.03.2016, München: Link zur Anmeldung

13.04.2016, München: Link zur Anmeldung

14.04.2016, Düsseldorf: Link zur Anmeldung

Sie haben auch einen guten RA-MICRO Tipp aus der Praxis? Dann freuen wir uns auf Ihren Kommentar. Bei Fragen rund um RA-MICRO Kanzleisoftware, Kanzleiorganisation und Kanzlei-IT stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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Änderungen in der Zwangsvollstreckung zum 1. April 2016

RA-MICRO Schulung, RA-MICRO Seminare, Kanzleisoftware RA-MICROKaum ein Bereich hat in den vergangenen Jahren so grundlegende Veränderungen erfahren wie die Zwangsvollstreckung. Nach der Reform der Sachaufklärung wird nun zum 1.4.2016 ein neues Formular für den Vollstreckungsauftrag bundesweit verpflichtend eingeführt. Zur Vorbereitung der Kanzlei auf die Änderungen in der Zwangsvollstreckung bieten wir am 15. März in Dortmund und München jeweils ein RA-MICRO Kompetenzseminar an:

Die Verordnung über das Formular für den Vollstreckungsauftrag an den Gerichtsvollzieher (Gerichtsvollzieherformular-Verordnung – GVFV) vom 28. September 2015 (BGBl. I S. 1586) ist am 1.10.2015 in Kraft getreten. In § 5 wird die verbindliche Nutzung des neuen Formulars ab dem 1. April 2016 geregelt. Die gesamte Verordnung finden Sie hier: https://www.gesetze-im-internet.de/gvfv/BJNR158600015.html

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RA-MICRO Tipp des Monats: Vorsicht beim Löschen von Icons

kanzleisoftware, ra-micro, dictanet, anwaltssoftware, Seit über 30 Jahren macht Michgehl & Partner Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. Als einer der größten RA-MICRO Vertriebs- und Schulungspartner erleben wir sehr viel in unseren Seminaren und in den Kanzleien vor Ort. Unsere Kanzleiberaterin Jasmin Besseling verrät an dieser Stelle monatlich einen RA-MICRO Tipp aus der Praxis. So können Sie einfacher oder sicherer arbeiten. In diesem Beitrag lesen Sie einen wichtigen Warnhinweis, dessen Nichtbeachtung bereits mehrfach zu Datenverlusten geführt hat.

Wir kennen alle die Funktion, dass in RA-MICRO der Arbeitsplatz Desktop individuell nach eigenem Modul-Bedarf angepasst werden kann. Wir können uns per Drag und Drop aus dem Explorer-Baum unsere notwendigen Module in das Hauptmenü ziehen. Hierbei kommt es auch sehr häufig vor, dass bestimmte Kacheln der Module in RA-MICRO für meine Tätigkeiten im Büro nicht benötigt werden.

Diese können mit Klick der rechten Maustaste auf das Modul und sodann mit dem Klick auf dem Mülleimer für löschen  von meinem individuellen Desktop entfernt werden.

Löschung des Inhalts statt des Icons

Die Kachel für einen Datenpool in dem Programm-Menü Kanzlei bitte nicht entfernen, wenn man mit Datenpools arbeitet. Entfernt man diese Kachel, so hat dies die Folge, dass der gesamte Datenpool gelöscht wird. Somit ist auch der Inhalt des Datenpools (Aktenbestand u. a.) gelöscht. Es erscheint zuvor allerdings noch eine Sicherheitsabfrage, ob der Datenpool tatsächlich gelöscht werden soll, aber wir wissen auch, dass wir diese Mitteilungen gerne mal wegklicken.

Fazit: Bitte niemals die Kachel für den Datenpool löschen.

Sie haben auch einen guten RA-MICRO Tipp aus der Praxis? Dann freuen wir uns auf Ihren Kommentar. Bei Fragen rund um RA-MICRO Kanzleisoftware, Kanzleiorganisation und Kanzlei-IT stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

 

 

 

Elektronischer Rechtsverkehr Kanzleisoftware

Letzte Chance: 3 Gutscheine für die einfache und sichere Kanzlei-IT

Elektronischer Rechtsverkehr Kanzleisoftware

Trotz der Verschiebung des beA-Starts steht eines fest: Anwaltskanzleien werden innerhalb weniger Jahre flächendeckend digitalisiert. Jetzt ist die richtige Zeit, um die Vorbereitungen zu treffen. Und bis zum 31. Januar ist die richtige Zeit, um unsere Gutscheine in Anspruch zu nehmen – danach verfallen sie nämlich. Sichern Sie sich daher bis zum Ende des Monats die drei Sonderaktionen zu Datensicherung, Dokumentenscanner und IT-Sicherheitscheck – eine formlose Mail reicht zur Reservierung aus.

Die wichtigsten Punkte zur Vorbereitung auf die Digitalisierung und den elektronischen Rechtsverkehr haben wir zudem in einem beA-Leitfaden für Sie zusammengefasst. Die Sonderaktionen bis Ende Januar im Einzelnen:

  • Datensicherung: Spätestens mit der beA-Einführung wird eine professionelle Datensicherung Pflicht. Mit unserem RA-MICRO Backup bieten wir Ihnen eine Rundum-Sorglos-Lösung ab 22,65 € monatlich. Testen Sie RA-MICRO Backup bei Bestellung im Januar 1 Monat lang kostenlos.
  • Dokumentenscanner: Ein spezialisierter Dokumentenscanner ist Multifunktionsgeräten in Geschwindigkeit, Stapelscan und Texterkennung deutlich überlegen. Wir bieten Ihnen den perfekt geeigneten Scanner Fujitsu FI-7160 inklusive Konfiguration und Einweisung im Komplettpaket – und bei Bestellung im Januar 2016 erhalten Sie ein iPad Air 32 GB gratis dazu, um Ihre digitalen Akten auch mobil einsehen zu können.
  • IT-Sicherheit: Wie sicher ist Ihre Kanzlei-IT? Die Bedrohungen nehmen so stark zu wie die Bedeutung Ihrer IT. Wir bieten Ihnen im Januar einen umfassenden Sicherheits-Check für nur 99,- €(Normalpreis 549,- €) an. Der Sicherheitscheck umfasst eine Systemanalyse, die Erstellung eines Sicherheitsreports und ein persönliches Beratungsgespräch.

Das Jahr 2016 wird für Anwaltskanzleien spannend. Wir halten Sie auf dem Laufenden zur weiteren Entwicklung des beA und freuen uns, Sie bei der Digitalisierung zu begleiten.

GUTSCHEIN 1

Testen Sie RA-MICRO Backup 1 Monat lang kostenlos

Die Rundum-Sorglos-Lösung für Ihre RA-MICRO-Daten bietet Ihnen:

  • Verschlüsselte Sicherung im zertifizierten deutschen Rechenzentrum
  • Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit innerhalb von Minuten
  • Sicherung in 20 Generationen mit Langzeitarchiven
  • Erfüllt die Anforderungen gem. § 203 StGB und § 2 BORA
  • Bereits ab 22,65 € pro Monat, 1 Monat kostenlos testen

GUTSCHEIN 2

beA-Dokumentenscanner Paket + iPad Air GRATIS!

  • Effizienter Dokumentenscanner mit Duplexfunktion und Stapelscan
  • Konfiguration und Einbindung in RA-MICRO, 3 Jahre Vor-Ort-Service
  • Einrichtung der OCR Texterkennung und Volltextsuche
  • Einweisung in die Handhabung und den RA-MICRO E-Workflow
  • Gesamtpaketpreis nur 2.350 €
  • iPad Air 32 GB gratis bei Bestellung im Januar

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IT-Sicherheitscheck zum Sonderpreis von 99,- € (Normalpreis 549,- €)

  • Umfassende softwaregestützte Analyse Ihrer Kanzlei-IT
  • Überprüfung auf Sicherheitslücken
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  • Persönliches Beratungsgespräch
  • Nur 99,- € statt 549,- €

Sichern Sie sich Ihre Vorteile bis zum 31.01.2016 formlos per Mail an info@michgehl.de oder gleich hier per Kontaktformular.

Veranstaltungen 2016

Über 100 Seminare und Events in 2016: RA-MICRO, Kanzlei-IT und Strategie

Veranstaltungen 2016Die Anwaltschaft steht vor einer großen Veränderung: Mit der Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches
beA am 1. Januar 2016 beginnt die flächendeckende Digitalisierung der anwaltlichen Arbeit. Diese Entwicklung stellt vollkommen neue Anforderungen an die Kanzleiorganisation und die zugrundeliegende IT-Infrastruktur und IT-Sicherheit.

Wir möchten Sie bestmöglich vorbereiten auf die Risiken und die Chancen, die der elektronische Rechtsverkehr mit sich bringt.
In über 100 Seminaren an den vier Standorten München, Düsseldorf, Dortmund und Nordwalde werden wir in 2016 insbesondere die folgenden Themen mit Ihnen bearbeiten:

  • RA-MICRO: Einführungskurse, Finanzbuchhaltung, effektive Korrespondenz mit Word und beA, Gebühren, Mahnwesen und Zwangsvollstreckung
  • Elektronischer Rechtsverkehr und RA-MICRO E-Workflow
  • Datenschutz und Datensicherheit in der Anwaltskanzlei
  • Online-Marketing und betriebswirtschaftliche Steuerung mit Kanzlei-Kennzahlen
  • Michgehl & Partner Anwaltsforum: Impulse von Anwalt zu Anwalt - Kanzleistrategie, Mandantenakquise und Kanzleiorganisation

Unsere 30-jährige Erfahrung in Anwaltskanzleien teilen wir gerne mit Ihnen und begleiten Sie auf dem Weg zu mehr Erfolg in der Anwaltskanzlei. Melden Sie sich einfach auf www.michgehl.de an. Wir freuen uns auf Sie.

Module

Anwaltskanzleien und IT-Dienstleister: Die 5 wichtigsten Haftungsfallen

ModuleAnwaltskanzleien sind besonders. Immer häufiger hören wir in letzter Zeit von IT-Dienstleistern: „Mit Anwälten arbeiten wir nicht mehr – das ist uns zu aufwändig und zu gefährlich“. Wir bei der Michgehl & Partner GmbH zählen ausschließlich Anwaltskanzleien zu unseren Kunden und können nur bestätigen: In sehr vielen Fällen wissen weder die Anwälte noch die IT-Dienstleister um die rechtlichen Risiken ihrer Zusammenarbeit. In der Folge finden wir immer wieder IT-Strukturen in Kanzleien vor, die klar gegen geltendes Recht verstoßen, ohne dass es einem der Beteiligten bewusst wäre. Die fünf wichtigsten Fehler und mögliche Lösungen finden Sie in diesem Artikel.

Rechtliche Grundlagen

Von herausragender Bedeutung für die (Un-)Vereinbarkeit von anwaltlicher Arbeit und IT-Service ist das Strafgesetz. § 203 StGB regelt die besondere Verschwiegenheitspflicht von Geheimnisträgern und explizit von Rechtsanwälten. Die Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern ist nach Meinung führender Standesvertreter nur unter erschwerten Bedingungen rechtlich zulässig. So zeigt RA Dr. Rainer Spatscheck im Anwaltsblatt ausführlich, dass ein IT-Dienstleister nicht als Gehilfe angesehen werden kann. Die eBroschüre „Datenschutz und Datensicherheit in der Rechtsanwaltskanzlei“ des DAV kommt zu dem Schluss, dass eine sorgfältige Anbieterauswahl und Vertragsgestaltung das Risiko eines Verstoßes zumindest stark reduzieren. Anwaltskanzleien sollten daher einen langfristigen Vertrag mit einem spezialisierten IT-Dienstleister für Anwälte abschließen. Es bleibt jedoch das Restrisiko, dass auch in diesem Fall kein Zeugnisverweigerungsrecht und keine Beschlagnahmefreiheit vorliegen.

Neben das Strafrecht treten zahlreiche weitere Regelungen in Datenschutz und Berufsrecht hinzu. So verlangt § 11 BDSG eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung und die technisch-organisatorischen Maßnahmen der Anlage zu § 9 BDSG sind als Leitlinie für Datenschutz und Datensicherheit auch in der Anwaltskanzlei zu betrachten. Die Berufsordnung für Rechtsanwälte regelt in § 2 BORA die Verschwiegenheit und wurde jüngst neu gefasst: Einen Verstoß bedeutet demnach nur noch eine Handlung, die nicht „sozialadäquat“ ist. Die Frage lautet demnach: „Muss der Mandant davon ausgehen, dass diese Handlung vorgenommen wird?“. Bei der Speicherung von personenbezogenen Daten ist das sicherlich zu bejahen – bei der Verarbeitung in externen Rechenzentren eher nicht. Abschließend regelt § 43 BRAO die allgemeinen Berufspflichten des Rechtsanwalts, wobei die Wörter „gewissenhaft“ und „würdig“ zwar schwammig klingen, in der Rechtsprechung jedoch häufige Verwendung finden.

Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung

Wer andere im Auftrag personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder nutzen lässt, der ist für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich. Der Auftraggeber ist also in der Pflicht und muss nach sorgfältiger Anbieterauswahl einen detaillierten Vertrag mit dem Auftragnehmer schließen. § 11 Abs. 5 BDSG macht unmissverständlich klar, dass diese Regelung auch für die Betreuung von IT-Systemen gilt: „(5) Die Absätze 1 bis 4 gelten entsprechend, wenn die Prüfung oder Wartung automatisierter Verfahren oder von Datenverarbeitungsanlagen durch andere Stellen im Auftrag vorgenommen wird und dabei ein Zugriff auf personenbezogene Daten nicht ausgeschlossen werden kann.“ Wichtig ist dabei, dass die Regelungen konkret und spezifisch getroffen werden. Jüngst wurde ein fünfstelliges Bußgeld verhängt, weil allgemeine Standardformulierungen verwendet wurden.

Passwörter für sensible Daten

Ein großes Risiko des Geheimnisverrats im strafrechtlichen Sinne stellt die Weitergabe von Passwörtern dar. In der Praxis kommt es allerdings häufig vor, dass IT-Dienstleister vollen Zugriff auf die Server, Datensicherung und Software in Anwaltskanzleien haben. In diesem Fall hilft auch eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung nicht weiter. Wer so vorgeht, macht sich strafbar – und das betrifft nicht den Dienstleister sondern den Rechtsanwalt. Um dieses Risiko so weit wie möglich zu minimieren, bleiben die Passwörter unserer Kunden für sensible Systeme ausschließlich in den Händen der Anwälte. Der Zugriff erfolgt dann nur gemeinsam mit der Kanzlei, unter Beobachtung, transparent und für einen kurzen Zeitraum. So ist ein Höchstmaß an Daten- und Geheimnisschutz sicher gestellt.

Vorsicht bei Cloud-Diensten

Ähnlich verhält es sich mit Cloud-Diensten: Dateispeicherorte und Datensicherung sind möglich, wenn eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung benutzt wird. Sonst nicht! Eine Kanzleisoftware aus der Cloud ist damit aktuell nicht zulässig: Daten müssen in der Cloud entschlüsselt werden –  der Dienstleister ist kein Gehilfe im Sinne des § 203 StGB und auch die Sozialadäquanz nach § 2 BORA ist fraglich. Die einzige Lösung liegt im Betrieb einer Private Cloud, in der namentlich genannte und als Gehilfe zu betrachtende Mitarbeiter ausschließlichen Zugriff auf die Server haben.

Druckerfestplatten als Gefahr für die Verschwiegenheitspflicht

Eine weitere Gefahr für den Verstoß gegen die besondere Verschwiegenheit sollten man als Anwalt und als IT-Dienstleister kennen: Drucker und Kopierer verfügen mittlerweile fast ausnahmslos über interne Festplatten, die sämtliche Dokumente speichern. Von hier aus lassen sie sich mit wenig Aufwand auslesen und insbesondere bei Weiterverkauf oder unsachgemäßer Entsorgung sind die Daten offen zugänglich. Es sollte daher regelmäßig der Speicher des Geräts geleert werden, vor allem am Ende seines Lebenszyklus in der Kanzlei.

Verschlüsselung

Die Verwendung aktueller Verschlüsselungsmethoden wird nicht nur im Bundesdatenschutzgesetz explizit vorgeschrieben, sie ist auch aus nachvollziehbaren Gründen dringend zu empfehlen: Auf gestohlene Notebooks kann mit wenigen Handgriffen das Windows-Kennwort umgangen werden, E-Mails können trotz Transportverschlüsselung an allen Knotenpunkte einfach mitgelesen werden und Daten in der Cloud sind ohne Verschlüsselung undenkbar. Die Lösung liegt in maßgeschneiderten Software-Angeboten für Anwaltskanzleien. So ist die Kommunikation mit Gerichten und Kollegen in naher Zukunft über das besondere elektronische Anwaltspostfach möglich, die Mandantenkommunikation erfolgt jedoch immer häufiger per (unsicherer) E-Mail. Hier bieten wir die WebAkte an, die direkt aus RA-MICRO heraus eine Ende-zu-Ende-verschlüsselte Übermittlung strukturierter Daten ermöglicht. Darüber hinaus verwenden wir verschlüsselungsfähige Wechselfestplatten mit PIN-Pad und natürlich verschlüsselte Datensicherungen.

Spezialisierte Anbieter für Kanzlei IT

Die vorstehenden Beispiele verdeutlichen exemplarisch, wie wichtig ein IT-Dienstleister ist, der sich wirklich mit Anwaltskanzleien auskennt. Mittlerweile unterstützen wir bei der Michgehl & Partner GmbH viele weitere IT-Systemhäuser in der Arbeit mit Rechtsanwälten, da die Risiken für alle Beteiligten schwer überschaubar sind und nur mit spezialisierten Lösungen zu bewältigen sind. Ob Sie Anwalt oder IT-Dienstleister sind: Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, um eine mögliche Zusammenarbeit zu besprechen. Wir freuen uns auf Sie.

 

 

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, Kanzleisoftware

IT-Panne des Monats Oktober: Wiederherstellen klingt doch gut…

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, KanzleisoftwareWofür braucht man eigentlich einen IT-Dienstleister? Sind wir nicht mittlerweile alle so geübt im Umgang mit Computern, dass wir die anfallenden Aufgaben selbst erledigen können? Und gilt das nicht in besonderem Maße für gut ausgebildete und intelligente Menschen wie Rechtsanwälte? In der Tat haben die IT-Kenntnisse in den vergangenen Jahren stark zugenommen, doch auch die IT selbst wird immer komplexer. Es bedarf tiefer Expertise und langjähriger Erfahrung, um eine sichere Kanzlei-IT zu betreiben. Diese These ist theoretisch schwer belegbar. Allerdings liefert das wahre Leben regelmäßig Beweise dafür, dass IT-Systeme in der Anwaltskanzlei nicht auf sich gestellt sein sollten. Die gut gemeinten Pflege- und Reparaturabsichten der Mitarbeiter verschärfen die auftretenden Probleme mitunter mehr, als sie zu mindern.

Der Rechner startet nicht…

Unsere IT-Panne des Monats Oktober beginnt wie so oft mit dem Anruf aus einer Anwaltskanzlei. Rechtsanwaltsfachangestellte Else Emsig klingt hektisch erregt – dieser Zustand zwischen erschrocken und panisch – und doch voller Tatendrang. Das Notebook ihres Chefs lässt sich nicht mehr starten. Die Erste Hilfe per Telefon führt nicht zur Wiederbelebung und so beruhigen wir die Else mit den Worten: „Lassen Sie alles, wie es ist – wir kommen“. Vorsichtshalber fügen wir hinzu: „Kommen Sie bitte auch nicht auf die Idee, da jetzt selber mit einer Recovery-CD oder so zu experimentieren.“

Unser Gehirn versteht das Wort „nicht“ nicht

„Recovery-CD? Das ist ja eine gute Idee.“ Genau das und nicht mehr ist offensichtlich bei Else hängen geblieben. Sie nimmt die Dinge eh am liebsten selbst in die Hand. Als wir in der Kanzlei ankommen, läuft der Rechner des Anwalts wieder. Eine Windows 7 Oberfläche strahlt uns genauso an wie die zufriedene Else. Sollten wir ihr anbieten, in die Technik von Michgehl & Partner zu wechseln? Lieber nicht. Denn bei genauerem Hinsehen wird klar: Der Anwalts-Arbeitsplatz wurde nicht wiederhergestellt – er wurde neu installiert. Positiv: Es läuft. Negativ: Nur das Betriebssystem…

Wo sind die Daten?

Herzlichen Glückwunsch! Alle Anwendungen und Daten des Notebooks wurden unwiderruflich gelöscht. Naja, aber was hat man schon auf seinem Arbeitsrechner? Machen Sie den Selbsttest: Was befindet sich gerade auf Ihrem betrieblichen Notebook oder PC? Bei mir finde ich zum Beispiel Bilder, Adresslisten, Briefe, Präsentationen und Tabellen. Sind die alle auch zentral auf dem Server abgelegt? Räusper… Hinzu kommen jede Menge Software, lokale Einstellungen und Treiber. Wie lange es wohl dauern würde, das alles wieder einzurichten? Genauso ist es auch bei Elses Chef: Datensicherung auf dem Notebook? Erwartungsgemäß Fehlanzeige. Zentrale Datenhaltung? Bleiben wir realistisch… Alle, aber auch wirklich alle Daten des Notebooks sind weg und bleiben weg. „Aber ich habe doch auf Wiederherstellen geklickt“, meint die sichtlich irritierte Else: „Dann kann der doch nicht einfach alles löschen“. Doch, kann er…

Und die Moral von der Geschicht…

Fehler können passieren: Festplatten geben den Geist auf, Viren zerstören Dateien oder verschlüsseln Ordner. Mit ein paar Grundregeln lässt sich der Schaden vermeiden oder begrenzen:

  • IT-Monitoring: IT-Systeme lassen sich mittlerweile aus der Ferne laufend analysieren, um Fehler zu erkennen und zu beheben, bevor ein Problem auftritt. In diesem Fall wäre vermutlich ein schleichender Festplattendefekt bemerkt worden.
  • Zentrale Datenhaltung: Es ist eine Frage der Gewohnheit, wie viele Daten lokal auf dem Rechner liegen und welche Informationen auf dem Kanzleiserver gespeichert werden. Auf dem Notebook sind die Dateien großen Gefahren ausgesetzt: Nicht nur der Verlust ist ein Risiko – auch bei Diebstahl möchte ich nicht in der Haut eines Geheimnisträgers mit besonderer Verschwiegenheitspflicht stecken
  • Datensicherung: Auf dem Kanzleiserver sollte eine professionelle Datensicherung eine Selbstverständlichkeit sein. Damit sind nicht ein paar Wechselfestplatten gemeint, sondern eine automatisierte Sicherung in mehreren Generationen an mehreren Orten, die regelmäßig rekonstruiert wird. Wenn wichtige Daten auf dem Notebook liegen müssen, dann sollten sie regelmäßig (auch) auf den Server übertragen werden. Alternativ sollte der Datenbestand des Notebooks selbst gesichert werden.
  • Zurückhaltung: Aktivität und Wagemut sind gute Tugenden. In Bezug auf die IT-Systeme der Kanzlei sind Delegation und Vorsicht jedoch wertvolle Herangehensweisen. Sie würden auch nicht auf die Idee kommen, Ihre Alarmanlage oder Ihre Zentralheizung selbst zu reparieren. Else meinte es wirklich nur gut. Aber gut gemeint ist eben noch lange nicht gut gemacht – bisweilen auch das genaue Gegenteil.

 

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Besonderes elektronisches Anwaltspostfach – Leitfaden für den Start

bea iconDer beA-Start am 28. November 2016 läutet einen Paradigmenwechsel in der Anwaltschaft ein: Der gesamte Rechtsverkehr wird sukzessive digitalisiert. Eine Papierakte wird es auch in zehn Jahren noch geben, da sind sich die meisten Rechtsanwälte einig. Die führende und damit vollständige Akte wird jedoch elektronisch geführt. Die Kommunikation zwischen Gerichten und Anwälten wird flächendeckend digitalisiert. Was muss nun bis zum beA-Start erledigt werden, um die gesetzlich vorgeschriebene Empfangsbereitschaft herzustellen? Wir geben einen kurzen Überblick.

Notwendige Voraussetzungen für das beA

Alle 165.000 Rechtsanwälte sind bereits von der BRAK und der Bundesnotarkammer angeschrieben worden, um für eine rechtzeitige Bestellung der nötigen Ausstattung zu werben. Auf der Seite bea.bnotk.de können Karten und Lesegeräte beschafft werden. Doch was genau wird benötigt?

beA-Karte für den Rechtsanwalt

  • Die beA-Karte ermöglicht den Zugriff auf das besondere elektronische Anwaltspostfach. In Kombination mit einem Kartenlesegerät und der PIN wird der Login ermöglicht.
  • Bis 2018 ist eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig. Hierfür kann auch eine bestehende Signaturkarte verwendet werden. Für 20,- € mehr erhalten Sie jedoch alle benötigten Funktionen in einer Karte. Wir empfehlen daher die beA-Karte Signatur für jeden Rechtsanwalt.
  • Die Kosten für die beA-Karte Basis belaufen sich auf 29,90 € jährlich, für die beA-Karte Signatur auf 49,90 € jährlich.

Mitarbeiterkarte und Mitarbeiter-Zertifikat

  • Für jeden Mitarbeiter, der Zugriff auf das beA erhalten soll, muss eine Mitarbeiterkarte (12,90 € jährlich) oder ein Mitarbeiter-Zertifikat (4,90 € jährlich) bestellt werden
  • Mitarbeitern können dreißig verschiedene Rechte eingeräumt werden, zum Beispiel nur lesen, bearbeiten, antworten etc. Nicht delegierbar ist der Versand von Nachrichten über das beA. Hierfür ist die Signatur des Rechtsanwalts notwendig.
  • Die Mitarbeiterkarte funktioniert wie die beA-Karte in Kombination mit einem Kartenlesegerät und einer PIN.
  • Das Mitarbeiterzertifikat ist eine Mitarbeiterkarte ohne Karte. Es wird also eine Datei ausgeliefert, die auf dem Server, PC oder einem USB-Stick gespeichert werden kann. Auf diesem Wege können einige Kartenlesegeräte eingespart werden. Die Funktion von Mitarbeiterkarte und Mitarbeiterzertifikat ist fast identisch, lediglich einige Verwaltungsfunktionen erfordern den höheren Sicherheitsstandard der beA-Mitarbeiterkarte.

Kartenlesegerät

  • Für jeden Rechtsanwalt sollte ein Kartenlesegerät zur Verfügung stehen, zusätzlich für jeden Mitarbeiter, der die Mitarbeiterkarte nutzt.
  • Das Lesegerät muss einen Tastaturblock besitzen und in Deutschland für die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur zugelassen sein. Eine Liste der bestätigten Geräte finden Sie bei der Bundesnetzagentur. Direkt bei der Bestellung auf bea.bnotk.de können allerdings auch Lesegeräte mitbestellt werden, die alle Anforderungen erfüllen.

Internetverbindung

  • Für den Zugriff auf das besondere elektronische Anwaltspostfach wird ein Internetzugang mit 2 Mbit/s benötigt. Die BRAK empfiehlt 6 Mbit/s. Kritisch ist hier in der Regel die Upload-Geschwindigkeit. Als Faustformel kann gelten: Wenn Sie bereits heute Geschwindigkeitsprobleme aufgrund mangelnder Bandbreite verspüren, sollten Sie sich nach einer besseren Anbindung umsehen.

Synchronisation mit der Kanzlei

  • Das besondere elektronische Anwaltspostfach ist ein Übertragungsmedium und kein Speicherort. Nachrichten werden nach einer Aufbewahrungszeit und vorheriger Ankündigung gelöscht. Das ist eine wichtige Feststellung mit Folgen: Die Nachrichten müssen in die Kanzlei übertragen und dort gespeichert und gesichert werden
  • Für die Synchronisation wird RA-MICRO zunächst eine Ordnerschnittstelle bereitstellen. Der vollständige beA-Client wird im Laufe des Jahres zur Verfügung gestellt.
  • Eine sehr einfache, aber wenig zukunftsfähige Möglichkeit besteht darin, alle beA-Nachrichten auszudrucken und wie gewohnt zu verarbeiten.

Datensicherung

  • Spätestens mit der Einführung des beA bekommt die IT der Kanzlei eine neue und wesentlich größere Bedeutung: Die Nachrichten werden in RA-MICRO importiert und müssen zuverlässig gesichert werden, um sie vor Verlust zu schützen.
  • Es gelten einige Grundregeln für die Datensicherung:
    • Mehrere Orte – hierfür empfiehlt sich ein zusätzliches Online-Backup
    • Mehrere Generationen: Es sollten die Datenbestände der letzten Tage wieder hergestellt werden können. Am besten wird ein ganzer Monat mit verschiedenen Generationen abgedeckt.
    • Archive: Monatlich sollte ein Archiv der Datensicherung angelegt werden. So können Daten langfristig gesichert werden
    • Überprüfung: Die erfolgreiche Datensicherung sollte täglich überprüft werden, am besten mit einem automatischen IT-Monitoring
    • Rekonstruktion: Mindestens halbjährlich sollten die Daten in ein RA-MICRO Testsystem importiert werden, um sicher zu gehen, dass sich die Daten auch wirklich vollständig wieder herstellen lassen.
  • All diese Regeln werden im RA-MICRO Backup von Michgehl & Partner befolgt und ab 22,65 € pro Monat zur Verfügung gestellt. Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot für Ihre Kanzlei.

Dokumentenscanner

  • Für die Kommunikation über das beA werden Sie kaum daran vorbeikommen, Dokumente zu scannen. Mittelfristig wird der gesamte aktenrelevante Posteingang eingescannt.
  • Viele Kanzleien nutzen ein Multifunktionsgerät, was grundsätzlich ausreicht. Ein Dokumentenscanner bietet darüber hinaus jedoch einige Vorteile und sollte bei steigendem Scanvolumen in Betracht gezogen werden:
    • Schneller Stapelscan: Der gesamte Posteingang kann in einem Durchgang eingescannt werden. Einzelne Schriftstücke werden automatisch getrennt und jeweils in einem Dokument zusammengefasst.
    • Geringere Dateigrößen: Multifunktionsgeräte erzeugen häufig Bild-Dateien, die um ein Vielfaches mehr Speicherplatz beanspruchen als die Dateien der Dokumentenscanner. Gerade zu Beginn wird das beA auf 30 MB pro Nachricht begrenzt sein – umfangreiche Scans können hier zum Problem werden, wenn sie nicht das passende Dateiformat haben.
    • Texterkennung: Alle Dokumente werden von einer Software in Text umgewandelt. So lassen sich Informationen mit Hilfe einer Volltextsuche einfach wiederfinden.
    • Duplex-Scan: Dokumentenscanner digitalisieren beide Seiten eines Dokuments, erkennen jedoch auch leere Seiten. Das beschleunigt den Scan-Prozess
    • Kein Stau am Drucker: Ein Dokumentenscanner ist klein und lässt sich am zentralen Posteingang unterbringen. Sie blockiert der zuständige Mitarbeiter nicht jeden Morgen den Drucker.
    • Gerne erstellen wir ein Angebot für Ihre Kanzlei.

Zusätzliche Tipps für den beA-Start

Zum beA-Start erhält jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt ein neues Mail-Postfach – nicht mehr und nicht weniger. Es ist zu erwarten, dass die Nutzung zu Jahresbeginn noch sporadisch erfolgt und das Nachrichtenaufkommen gering ist. Die kurzfristigen Auswirkungen des beA werden eher gering sein, die langfristigen hingegen werden unterschätzt. Daher geben wir Ihnen noch einige Tipps für den erfolgreichen Start.

beA-Beauftragter

  • Legen Sie bereits vor der Einführung des beA einen Verantwortlichen in der Kanzlei fest, der die Handhabung der Nachrichten und die Schaffung der technischen Voraussetzungen koordiniert.
  • Der beA-Beauftragte sollte sich auch um die folgenden Punkte kümmern.

Mail-Benachrichtigung bei neuen Nachrichten

  • Gerade in der Anfangszeit werden vermutlich wenige Nachrichten über das beA eintreffen. Um trotzdem keine wichtige Post zu verpassen, sollten Sie eine E-Mail Benachrichtigung einrichten, um bei neuen Nachrichten informiert zu werden.

Ersatzkarten

  • Für die Anmeldung am beA benötigen Sie Ihre Karte und Ihre PIN. Und wenn Sie Ihre Karte verlieren? Wie lange wird es dauern, bis eine neue Karte bestellt und versendet ist? Ein paar Tage? Oder eher Wochen? In dieser Zeit haben Sie keinen Zugriff auf das beA. Vorsichtshalber sollte daher gleich eine Ersatzkarte bestellt werden oder mindestens sichergestellt werden, dass jemand lesend auf das Postfach zugreifen kann.

Rechtestruktur

  • Jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt sollte für sein Postfach die passenden Rechte vergeben. Dazu gehören entsprechende Vereinbarung zu den Abläufen. Wer darf welche Nachrichten lesen? Wer darf sie bearbeiten? Wer darf sie versenden? Wer vertritt den Anwalt?
  • Wichtig ist dabei zu wissen: Es gibt im beA kein Kanzlei-Postfach. Ein beA bezieht sich immer direkt auf einen Rechtsanwalt. Über die Vergabe von Rechten kann jedoch die Nachrichtenbearbeitung trotzdem an einer zentralen Stelle erfolgen.
  • Die meisten Arbeitsschritte können delegiert werden – mit Ausnahme der Signatur, die durch den Rechtsanwalt erfolgen muss.

IT-Sicherheit

  • Mit der Einführung des beA wird die Anwaltskanzlei sukzessive digitalisiert. Die elektronische Akte wird innerhalb der nächsten Jahre führend. Damit verändert sich die Rolle der Kanzlei-IT und ihrer Sicherheit. Aus Erfahrung wissen wir genau, welche Sicherheitslücken sich in Kanzleien befinden und haben den Michgehl & Partner ERV-Check entwickelt, der mittlerweile in über 150 Kanzleien durchgeführt wurde. Hier erfahren Sie Ihre Schwachstellen und erhalten einen 25-seitigen Leitfaden für den elektronischen Rechtsverkehr.
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