Kategorie-Archiv: Kanzlei-Telefonanlage

Als einer der stärksten RA-MICRO Vertriebspartner garantieren wir Ihnen seit 20 Jahren kompetenten Service und Erfahrung bei der Integration Ihrer Anwalts-Kanzleisoftware.
An unseren Standorten Nordwalde/Münster, Düsseldorf und München bieten wir Ihnen darüber hinaus IT-Service, IT-Sicherheit und IT-Dienstleistungen an folgenden Standorten:
Bielefeld, Bochum, Dortmund, Düsseldorf, Essen, Gelsenkirchen, Hamm, Kamen, Köln, Krefeld, Leverkusen, München, Münster, Osnabrück, Recklinghausen, Solingen, Unna, Wuppertal, und Umgebung
Michgehl, ra-micro, Seminare, IT-Service, anschalten & anwalten, Kanzlei-Shop, IT-Sicherheit, IT-Dienstleistungen, IT-Security, IT-Service Düsseldorf, IT-Service München, IT-Service Münster, IT-Service Essen, IT-Service Bochum, IT-Service Dortmund, IT-Service Hamm, IT-Service Bielefeld, IT-Service Osnabrück, Kanzleisoftware, Kanzleisoftware Düsseldorf, IT-Service Duisburg, Essen, Duisburg, Düsseldorf, Bochum, Dortmund, Osnabrück, Münster, München, Anwalt, Rechtsanwalt, Kanzlei, Anwaltskanzlei, Rechtsanwaltskanzlei, ramicro, Schulungen, Seminare, RA-Micro Schulungen, RA-Micro Seminare, Anwaltsprogramm, Bielefeld, Bochum, Dortmund, Düsseldorf, Essen, Gelsenkirchen, Hamm, Kamen, Köln, Krefeld, Leverkusen, München, Münster, Osnabrück, Recklinghausen, Solingen, Unna, Wuppertal

Veranstaltungen 2016

Über 100 Seminare und Events in 2016: RA-MICRO, Kanzlei-IT und Strategie

Veranstaltungen 2016Die Anwaltschaft steht vor einer großen Veränderung: Mit der Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches
beA am 1. Januar 2016 beginnt die flächendeckende Digitalisierung der anwaltlichen Arbeit. Diese Entwicklung stellt vollkommen neue Anforderungen an die Kanzleiorganisation und die zugrundeliegende IT-Infrastruktur und IT-Sicherheit.

Wir möchten Sie bestmöglich vorbereiten auf die Risiken und die Chancen, die der elektronische Rechtsverkehr mit sich bringt.
In über 100 Seminaren an den vier Standorten München, Düsseldorf, Dortmund und Nordwalde werden wir in 2016 insbesondere die folgenden Themen mit Ihnen bearbeiten:

  • RA-MICRO: Einführungskurse, Finanzbuchhaltung, effektive Korrespondenz mit Word und beA, Gebühren, Mahnwesen und Zwangsvollstreckung
  • Elektronischer Rechtsverkehr und RA-MICRO E-Workflow
  • Datenschutz und Datensicherheit in der Anwaltskanzlei
  • Online-Marketing und betriebswirtschaftliche Steuerung mit Kanzlei-Kennzahlen
  • Michgehl & Partner Anwaltsforum: Impulse von Anwalt zu Anwalt - Kanzleistrategie, Mandantenakquise und Kanzleiorganisation

Unsere 30-jährige Erfahrung in Anwaltskanzleien teilen wir gerne mit Ihnen und begleiten Sie auf dem Weg zu mehr Erfolg in der Anwaltskanzlei. Melden Sie sich einfach auf www.michgehl.de an. Wir freuen uns auf Sie.

Michgehl & Partner Anwaltsforum, Anwaltsforum, Kanzleisoftware, Kanzlei-IT, IT-Service, IT-Sicherheit, RA-MICRO,

Erfolgreiche Premiere des Michgehl & Partner Anwaltsforums

Michgehl & Partner Anwaltsforum, Anwaltsforum, Kanzleisoftware, Kanzlei-IT, IT-Service, IT-Sicherheit, RA-MICRO, Am 18. September 2015 haben wir an unserem Stammsitz in Nordwalde etwas Neues ausprobiert: Das erste Michgehl & Partner Anwaltsforum. In Gesprächen mit Anwaltskanzleien kamen immer wieder ähnliche Themen auf den Tisch: Strategische Ausrichtung, Kanzleiorganisation, Mandantenakquise und beA. Eine wirkliche Anlaufstelle, um sich darüber auszutauschen, existiert bisher nicht. So haben wir beschlossen, ein Forum für genau diese Fragen aufzubauen. „Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer“ hieß dann auch der Titel der Auftaktveranstaltung. Um es gleich vorweg zu sagen: Dieser Start war ein voller Erfolg und das Anwaltsforum wird zu einer festen Instanz mit regelmäßigen Veranstaltungen und einem Online-Forum zum strategischen Austausch von Anwalt zu Anwalt. Melden Sie sich direkt an.

Den Erfolg verdanken wir dabei nicht in erster Linie uns selbst, sondern vor allem dem sonnigen Wetter, den hervorragenden Referenten und dem zahlreich erschienenen und aktiven Publikum. Eigentlich wollten wir ja 40-50 Anwälte ins ländliche Nordwalde einladen – angemeldet haben sich 140. Kurzerhand haben wir unseren Stammsitz daher um ein 100 m² Vortragszelt und ein Verpflegungszelt erweitert. Damit und mit zahlreichen weiteren Vorbereitungen sahen wir uns gut gerüstet für die größte Kundenveranstaltung der Firmengeschichte.

Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiNach der Begrüßung durch Geschäftsführer Franz-Josef Michgehl und Marketingleiter Dipl.-Kfm. Holger Esseling wurde der Auftakt der Vortragsreihe von Prof. Dr. Peter Knief mit seiner Key Note gesetzt. Die Koryphäe für betriebswirtschaftliche Fragen in Anwaltskanzleien hielt ein leidenschaftliches Plädoyer für unternehmerisches Denken und Arbeiten in Anwaltskanzleien. Mit Fragen wie „Kennen Sie die Rentabilität Ihrer Referate?“, „Kennen Sie Ihr Working Capital?“ oder „Haben Sie die wichtigsten Kennzahlen Ihrer Kanzlei im Kopf?“ stieß Professor Knief auf fragende Gesichter und offene Münder und zeigte damit: Betriebswirtschaft und Anwaltschaft haben aktuell nur auf ein Minimum beschränkt etwas miteinander zu tun. Dieses Anwaltsforum soll für Anwälte den ersten Schritt in Richtung Unternehmer erleichtern.

Sie möchten die Unterlagen zum Vortrag erhalten? Senden Sie einfach eine formlose E-Mail an h.esseling@michgehl.de

Organisation & Führung versus Strategie & Marketing

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiIm Anschluss an die gelungene Key Note im prall gefüllten Zelt wurden die Vorträge auf zwei Räume mit zwei Themenbereichen aufgeteilt. Organisation & Führung auf der einen Seite befasste sich als thematischer Strang insbesondere mit den Vorbereitungen für den elektronischen Rechtsverkehr und die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs beA. Der Bereich Strategie & Marketing auf der anderen Seite fokussierte Themen wie Spezialisierung und Kooperation, Online-Marketing, Akquise und die Ermittlung des Unternehmenswertes. Alle Themen erfreuten sich so großer Nachfrage, dass es stets in einem Raum ein paar Sitzplätze zu wenig gab – aber ganz ehrlich: Das war uns lieber als anders herum. Trotzdem wurde uns schon an dieser Stelle klar: Das nächste Anwaltsforum findet in einer anderen, größeren Location statt.

Optimierung der Kanzleiabläufe im Hinblick auf digitale Aktenführung, Scannen und elektronische Workflows

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiEin großer Teil der Zuhörer blieb im großen Vortragszelt, um den Ausführungen von Rechtsanwältin Eva-Maria Bendick zu lauschen. Der elektronische Rechtsverkehr bietet einige Vorteile, insbesondere die Ersparnis von Druck- und Portokosten sowie die Reduzierung von Suchzeiten und händischer Aktenarbeit. Dafür müssen allerdings einige Voraussetzungen erfüllt sein, die zunächst einen Zusatzaufwand bedeuten, bevor sie zeit- und kostensenkend wirken. So sind laut Bendick professionelle Scan-Lösungen ratsam, die ein Dokumentenscanner besser erfüllt als ein Multifunktionsgerät. Die digitalen Dokumente werden in einen elektronischen Workflow übergeben und durchlaufen die Kanzlei ganz ähnlich den Papierakten – nur mit dem Vorteil, dass sie an mehreren Orten zeitgleich bearbeitet und eingesehen werden können. Die digitale Akte wird dabei früher oder später führend, während eine Handakte vermutlich auch in einhundert Jahren noch teilweise ihre Existenzberechtigung hat. Kunden, die erfolgreich auf die digitale Akte umgestellt haben, berichten bereits, dass sie ihre Rechtsanwaltsfachangestellten nun durch freie Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten wie das Erstellen von Mahnbescheiden einsetzen können. Diese und weitere Vorteile schilderte Bendick aus der Praxis für die Praxis.

Sie möchten die Unterlagen zum Vortrag erhalten? Senden Sie einfach eine formlose E-Mail an h.esseling@michgehl.de

Digitalisierung und Automatisierung: Schwerpunkt Sicherheit

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiIm Anschluss führten Michgehl-Geschäftsführer Franz-Josef Michgehl und Rechtsanwältin Tina Ablas die steigende Bedeutung der IT-Sicherheit vor. Wenn alle Akten und Dokumente in elektronischer Form vorliegen, wird die Kanzlei-IT nicht nur zum notwendigen Werkzeug, um die tägliche Arbeit zu verrichten und Fristen einzuhalten – sie muss auch zwingend besser abgesichert werden, um die Anforderungen des Straf- und Berufsrechts zu erfüllen. Hier sieht Michgehl großen Nachholbedarf in den Kanzleien. In über 150 Kanzleien hat der IT-Experte mittlerweile den eigens entwickelten ERV-Check durchgeführt, mit dem Anwaltskanzleien überprüfen können, wie gut ihre Kanzlei vorbereitet ist. „Von professionellem IT-Service sind die meisten Anwaltskanzleien weit entfernt“, betont Michgehl und führt aus: „Privatkunden-Router, unzureichende Datensicherung und unerledigte Sicherheitsupdates sind leider nicht die Ausnahme sondern die Regel“. Michgehl & Partner selbst bietet für Anwaltskanzleien einen pro-aktiven IT-Service, in dem wesentliche Parameter der IT-Systeme laufend analysiert werden. So können Probleme bereits vor ihrer Entstehung erkannt und behoben werden.

Testen Sie gleich hier online, wie gut Ihre Kanzlei abgesichert und für den elektronischen Rechtsverkehr vorbereitet ist. 

Spezialisierung und Kooperation als Chance für Anwaltskanzleien

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, Anwaltskanzlei, Ralf Heidemann, CNH AnwälteIm Seminarraum startete unterdessen der Themenbereich Strategie und Marketing: Rechtsanwalt Ralf Heidemann von CNH Anwälte in Essen referierte über die Potentiale, die in der Spezialisierung für Anwälte liegen. CNH ist klar fokussiert auf das Arbeitsrecht und hier wiederum auf die Arbeitnehmervertretung. Betriebsräte, Personalräte, Aufsichtsräte, Arbeitnehmer und Beamte gehören zum Kundenkreis. „Vertrieb müssen wir nicht machen“, sagt Heidemann: „Die Mandanten kommen über Empfehlungen zu uns und wir haben uns einen Namen in der Arbeitnehmervertretung gemacht, der ohne Spezialisierung nicht möglich gewesen wäre“. Heutzutage ist schon sehr detailliertes Wissen notwendig, um ein Fachgebiet wirklich mit der angemessenen Sorgfalt in kurzer Zeit bearbeiten zu können und dabei positiv herauszustechen. Gerade in Ballungsgebieten ist Spezialisierung daher nicht nur sinnvoll sondern notwendig, um erfolgreich als Anwalt tätig zu sein. In ländlichen Gebieten hingegen kann es durchaus ausreichen, ein gut vernetzter Jurist mit breiter Fachkenntnis zu sein.

Sie möchten die Unterlagen zum Vortrag erhalten? Senden Sie einfach eine formlose E-Mail an h.esseling@michgehl.de

Online-Marketing für Anwaltskanzleien

Holger Esseling, Online-Marketing, Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiDer Vortrag von Ralf Heidemann bot eine passende Überleitung zum folgenden Thema: Auch im Online-Marketing ist die Fokussierung auf ein Problem oder eine Leistung ein entscheidendes Erfolgskriterium. Dipl.-Kfm. Holger Esseling führte das an anschaulichen Beispielen aus der Anwaltschaft und seinem Hobby vor: einem der erfolgreichsten Online-Gitarrenkurse Deutschlands. So suchen zwar fünzig Personen im Monat einen Fachanwalt für Familienrecht in Osnabrück, fast 10.000 hingegen suchen monatlich nach dem Begriff „Trennungsunterhalt“. Versetzen Sie sich in die Lage des Kunden, lautet eine der Kernbotschaften. Die meisten Webseiten von Anwaltskanzleien beinhalten laut Esseling: „Wir, wir, wir: Startseite, unser Team, unsere Historie, unsere Fachgebiete. Gehen Sie vom Wir zum Sie: Ihr Nutzen, die Antwort auf Ihre Fragen“. Es sollten auf einer erfolgreichen Webseite also neben der lokalen Präsenz wirklich interessante Inhalte aufbereitet werden, die den potentiellen Mandanten interessieren. Das Beispiel eines Rechners für den Trennungsunterhalt stieß dabei auf geteiltes Echo. „Genial, dann hole ich die Mandanten gleich am Anfang ab“, meinten nur wenige Anwälte. Es überwog die Sorge, ob ein solches Vorgehen nicht die eigene Arbeit untergrabe. Esseling meinte dazu: „Wenn Sie es nicht machen, macht es ein anderer. Darüber hinaus herrscht im folgenden Scheidungsverfahren Anwaltszwang“. Man merkte schnell, dass dieses Thema durchaus einen Tages-Workshop gerechtfertigt hätte.

Sie möchten die Unterlagen zum Vortrag erhalten? Senden Sie einfach eine formlose E-Mail an h.esseling@michgehl.de

Die Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiGerade die beiden Themen IT-Sicherheit und Scan-Lösungen ließen sich in der Kanzlei der Zukunft beobachten, diskutieren und anfassen, wovon in der Mittagspause ausgiebig Gebrauch gemacht wurde. Die Michgehl & Partner GmbH hat bereits vor einigen Monaten die IT-Systeme einer Musterkanzlei aufgebaut und aktualisiert sie laufend. Auch beim Anwaltsforum konnte die Kanzlei der Zukunft besichtigt werden: Wie genau funktioniert der IT-Service mit laufender Systemanalyse? Wie sieht eine Datensicherung aus, die wirklich zuverlässig vor Datenverlust schützt? Wie fühlt sich die schnelle Digitalisierung mit einem Dokumentenscanner und Texterkennung an? Warum sollte ich auch als Klein-Kanzlei über einen Server verfügen? Ist das digitale Diktat mit Spracherkennung mittlerweile so weit, dass es wirklich eine Zeitersparnis bedeutet? All diese Fragen konnten in der Kanzlei der Zukunft nicht nur beantwortet sondern ausprobiert werden.

Hat die Anwaltskanzlei einen Wert?

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, Anwaltskanzlei, Professor Dr. Peter Knief, Peter KniefEine wesentliche Frage für den Anwalts-Unternehmer drückt sich im Unternehmenswert aus. Bin ich ein Freiberufler oder baue ich eine Organisation auf, die über die Tätigkeit von Anwälten und Mitarbeitern hinaus einen eigenen Wert hat – ein Unternehmen? Diese Frage ist nicht nur von theoretischem Wert, um die Anwaltskanzlei strategisch erfolgreich zu führen – sie ist auch ganz praktisch im Falle von Scheidung, Fusion oder Verkauf von Bedeutung. Prof. Dr. Peter Knief lief zur Höchstform auf, als er erläuterte, dass das gängige BRAK-Verfahren der Umsatzmultiplikatoren zu völlig unzureichenden Ergebnissen kommt. Es sind bei der Wertermittlung insbesondere der Ertragswert und der Substanzwert zu berücksichtigen. Dabei kann der Ertragswert durchaus negativ sein, wenn ein angemessener kalkulatorischer Unternehmerlohn angesetzt wird. Auch bei faktischer Unverkäuflichkeit wäre es unangemessen, von einem Unternehmenswert zu sprechen. Mit detaillierten Rechnungen aus der Praxis führte Professor Knief in die komplexe Materie ein, die in den Vortragsunterlagen gut nachvollziehbar ist.

Sie möchten die Unterlagen zum Vortrag erhalten? Senden Sie einfach eine formlose E-Mail an h.esseling@michgehl.de

Mandantenakquise in der Praxis

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiDas nachfolgende Thema musste der intensiven Diskussion des Unternehmenswertes leider weichen. So entschied Dipl.-Kfm. Holger Esseling als Workshopleiter kurzerhand, sich mit einigen Interessierten am Stehtisch zu versammeln und die Akquise von Mandanten dort zu diskutieren. Zunächst stellte er anhand einer Grafik dar, dass viele Anwaltskanzleien Vertriebsmaßnahmen durchführen, die sie selbst für wenig erfolgversprechend halten. Erste Ideen für die Mandantenakquise kamen bereits in diesem Mini-Workshop zu Tage. So können ein Verkehrsrechtler doch durchaus Vorträge, Videos oder Podcasts für Fahrschulen initiieren. Auch das Thema Online-Marketing kam häufiger wieder auf. Einig waren sich alle Beteiligten, dass Vorträge und Seminare eigentlich die wirkungsvollsten Instrumente sind – nur eben auch aufwändig in Vorbereitung und Durchführung. Holger Esseling schlug vor, die Inhalte aufzubereiten und in der neuen Facebook-Gruppe „Anwaltsforum“ weiterzuführen, was auf große Zustimmung stieß.

Sie möchten die Unterlagen zum Vortrag erhalten? Senden Sie einfach eine formlose E-Mail an h.esseling@michgehl.de

Das besondere elektronische Anwaltspostfach in der Praxis

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, Anwaltskanzlei, Ilona CosackEin weiteres Highlight des Anwaltsforums stellte für viele Teilnehmer der Workshop zum beA dar. Eigentlich wollten Rechtsanwalt Oliver Braun von der Kanzlei Preuss & Partner in Düsseldorf und Anwaltsberaterin Ilona Cosack von der ABC Anwaltsberatung aus Mainz sich die Workshopleitung teilen. Leider ist RA Braun kurz vorher erkrankt und konnte seine Inhalte nicht einbringen. Ilona Cosack demonstrierte hingegen mit großem Sachverstand und offenkundiger Erfahrung alles Wissenswerte zur Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs. Nach Vorstellung des Zeitplans und allgemeiner Informationen zeigte sie, was wirklich notwendig ist, um am 1.1.2016 zu starten: Ein Scanner, ein Kartenlesegeräte, eine beA-Karte und eine leistungsfähige Internetverbindung. Darüber hinaus ist eine komplette Umstellung der Kanzlei laut Cosack nicht notwendig, wenn auch langfristig sinnvoll. Entscheidend ist: Jedes der 160.000 beA-Postfächer ist ab dem 1. Januar 2016 empfangsbereit – ob der Anwalt selbst die Voraussetzungen geschaffen hat oder nicht: Er kann auf diesem Weg Post erhalten, die er lesen sollte. Cosack empfiehlt die Bestellung eines beA-Beauftragten für jede Kanzlei. Die einzelnen Schritte, die für die Vorbereitung der Anwaltskanzlei erfolgen sollten, sind in den Vortragsfolien gut zu ersehen.

Sie möchten die Unterlagen zum Vortrag erhalten? Senden Sie einfach eine formlose E-Mail an h.esseling@michgehl.de

Sonniger Ausklang bei Cocktails und Barbecue

War es ein Zeichen des Himmels oder einfach nur Glück? Die ganze Woche über regnete es – nur zum Michgehl & Partner Anwaltsforum schien die Sonne. So konnten alle Teilnehmer nach viel fachlichem Input und neuen Impulsen den Ausklang mit Cocktails und Grillbuffet genießen.

Kanzleisoftware, RA-MICRO, Anwaltsforum, Dictanet, Dragon, Anwalt, Kanzlei, IT-Service, IT-SicherheitDabei zeigte das Team von Michgehl & Partner einmal mehr, dass Dienstleister vor allem „dienen“ bedeutet: Die Cocktails wurden vom Vertriebsteam gemixt und an den Mann und an die Frau gebracht, während die weiteren der insgesamt 24 Mitarbeiter sich ebenso um des leibliche oder kommunikative Wohl der Gäste kümmerten.

Die Rückmeldungen der Teilnehmer zum ersten Michgehl & Partner Anwaltsforum waren überwältigend: Offenbar haben wir trotz einiger kurzfristiger Improvisationen den Nerv der Anwaltschaft getroffen und organisatorisch nur wenige Wünsche offen gelassen. Ein kurzer Auszug der Feedbacks:

  • Schulnote: 1, Ihre Mitarbeiter haben mich in der Kanzlei der Zukunft sehr gut und ausführlich beraten. Danke.
  • Auch aus meiner Sicht war dieses Anwaltsforum eine rundum gelungene Veranstaltung.
  • Die Planung dieser Veranstaltung war einfach perfekt.Dies begann schon mit der Einweisung auf dem Parkplatz und setzte sich über die zeitliche Koordinierung bis hin zu der angekündigten Nachbereitung in Form von Videomitschnitten der Vorträge fort.
  • Sehr angenehm fiel auf, dass man für jede Frage einen Ansprechpartner des Hauses fand.
  • Die Referenten- und Themenauswahl waren erstklassig.Insbesondere die Einladung von Frau Ilona Cosack war ein Glücksgriff, zu dem ich Ihnen nur gratulieren kann.
  • Nicht zuletzt ließ auch die Verköstigung der Gäste keine Wünsche offen.
  • Meine Schulnote ist ein ganz klares „sehr gut“.
  • Einziger (kleiner) Kritikpunkt : Gerade weil die Vortragsthemen alle sehr interessant waren, fand ich es teilweise schade, sich zwischen zwei Vorträgen entscheiden zu müssen. Aber auch dieses Problem haben Sie ja durch die angekündigten Videomitschnitte bestens gelöst.
  • Es wäre schön, wenn man derartiges auf einer jährlichen Basis – die Mahlzeiten müssen ja nicht immer so opulent ausfallen – abhalten würde und dies zum regen Austausch der Rechtsanwälte/Kollegen und Ihnen, die an manchen Stellen hinkt, führt.
  • Es war nicht nur eine sehr informative, sondern auch angenehme Veranstaltung, die Ihnen rundherum gelungen ist. Wir hoffen sehr, dass dies kein Einzelfall ist, sondern bald ein Nachfolgetreffen stattfindet.
  • Die Schulnote lautet „sehr gut“ (15 Punkte). Das gilt für das gesamte Team, wobei besonders erwähnenswert die alkoholfreien Cocktails und der aufmerksame Service von Julian Michgehl sind
  • Es war ein sehr informativer Tag. Da Sie eine Vergabe einer Schulnote wünschen, so denke ich, dass die Veranstaltung ein “sehr gut” verdient hat.
  • Die „Schulnote“ lautet: sehr gut (1). Mir persönlich fällt nichts ein, was es zu verbessern gäbe.

Nach dem Anwaltsforum ist vor dem Anwaltsforum

michgehl, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches anwaltspostfach, beA, ERV, Kanzleisoftware, RA-MICRO, DictanetGanz ehrlich: Das gesamte Team von Michgehl & Partner ist sehr dankbar und erleichtert, dass die Veranstaltung so wunderbar verlaufen ist – auch weil uns bewusst ist, dass wir einige Umstände nicht in den eigenen Händen hatten: Das Wetter hat hervorragend gepasst, die Referenten waren professionell und informativ und alle Gäste haben sich aktiv eingebracht und zu einem rundherum gelungenen Anwaltsforum beigetragen. Wir rufen Ihnen ein herzliches DANKESCHÖN zu und freuen uns nun auf die nächsten Schritte:

  • Viele Kanzleien haben die Möglichkeit genutzt, den Michgehl & Partner ERV-Check auszufüllen. Sie erhalten in den nächsten Tagen einen individuellen 20-seitigen Leitfaden für die Vorbereitungen zum elektronischen Rechtsverkehr. Sie können den Check auch online durchführen.
  • Aufgrund vielfacher Nachfrage wurde die Facebook-Gruppe „Anwaltsforum“ gegründet, in der wir die Themen weiter diskutieren können. Holger Esseling wird hier als federführender Moderator die Gespräche von Anwalt zu Anwalt moderieren und für regelmäßig neue Impulse sorgen. Melden Sie sich direkt an, um sich zu strategischen Kanzleifragen auszutauschen.
  • Die Unterlagen zur Veranstaltung, insbesondere alle Vortragsfolien werden im Laufe der Woche an alle Teilnehmer versendet. Das Schneiden und Hochladen der Videos wird noch ein paar Tage mehr in Anspruch nehmen und den Teilnehmern im Anschluss zur Verfügung gestellt.
  • Das Anwaltsforum 2016 ist ein fester Bestandteil unserer Veranstaltungsplanung. Hierfür werden wir größere Räumlichkeiten nutzen und die Organisation weiter professionalisieren.

Wir freuen uns sehr über die gelungene Premiere und freuen uns auf den weiteren Austausch mit Ihnen. Senden Sie uns Ihre Anmerkungen, Verbesserungsvorschläge oder Themenwünsche für das nächste Mal gerne direkt an h.esseling@michgehl.de

 

MiPa Anwaltsforum

Michgehl & Partner Anwaltsforum 2015: Strategischer Austausch von Anwalt zu Anwalt

IT-Service Münster, IT-Service Düsseldorf, IT-Service München, Datensicherung, IT-Sicherheit, Kanzleisoftware, Anwalt, Software,Am 18. September 2015 findet in Nordwalde bei Münster eine Premiere statt: Das Michgehl & Partner Anwaltsforum bietet Rechtsanwälten eine neue Plattform, um sich über Kanzleistrategie, Organisation und Führung, Marketing und Akquise auszutauschen. In zwei parallel stattfindenden Vortragsreihen werden Workshops und Praxisberichte von Anwalt zu Anwalt stattfinden, bevor wir nachmittags zum gemütlichen Teil bei Barbecue und Cocktails übergehen. Für den Auftakt konnten wir spannende Referenten für Sie gewinnen.

Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer: Die Agenda

10:30 – 11:00     Eintreffen der Teilnehmer

11:00 – 11:15 

Franz-Josef Michgehl, Michgehl & Partner, RA-MICRO, Kanzleisoftware, Dictanet, Dragon, IT-Service, IT-Sicherheit

Begrüßung

durch Franz-Josef Michgehl, Geschäftsführer Michgehl & Partner GmbH (Seminarraum)

 

 

11:15 – 12:00

Peter Knief

Key Note: Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer – Prof. Dr. Peter Knief (Seminarraum)

 

 

12:00 – 12:30

Ralf Heidemann, CNH Anwälte, Essen

Strategie & Marketing: Spezialisierung und Kooperation als Chance für Anwaltskanzleien – RA Ralf Heidemann, CNH Anwälte Essen (Seminarraum)

 

Kanzleisoftware, RA-MICRO, Dictanet, Dragon, IT-ServiceOrganisation & Führung: Optimierung der Kanzleiabläufe im Hinblick auf die digitale Aktenführung, Scannen und elektronische Workflows – RAin Eva-Maria Bendick (Raum 1. OG)

12:30 – 13:00

Holger Esseling, Michgehl & Partner, Kanzleisoftware, RA-MICRO, Dictanet, IT-Service

Strategie & Marketing: Online-Marketing für Anwaltskanzleien – Dipl.-Kfm. Holger Esseling (Seminarraum)

 

 

Michgehl & Partner, RA-MICRO Kanzleisoftware, DictanetDigitalisierung und Automatisierung: Schwerpunkt Sicherheit – RAin Tina Ablas und Franz-Josef Michgehl (Raum 1. OG)

 

13:00 – 14:00     Snacks & Gespräche

14:00 – 14:30

Peter KniefStrategie & Marketing: Hat die Anwaltspraxis einen Wert? Wenn ja: Wie hoch zu welchem Anlass und zu welchem Zeitpunkt? – Prof. Dr. Peter Knief (Seminarraum)

 

Oliver BraunOrganisation & Führung: Workshop besonderes elektronisches Anwaltspostfach in der Praxis – Was kommt da eigentlich auf uns zu? Funktioniert es überhaupt? – RA Oliver Braun, Kanzlei Preuss & Partner, Düsseldorf (Raum 1. OG)

14:30 – 15:00

Holger Esseling, Michgehl & Partner, Kanzleisoftware, RA-MICRO, Dictanet, IT-ServiceStrategie & Marketing: Workshop Mandantenakquise in der Praxis – Erfolgsbeispiele und Strategien verschiedener Anwaltskanzleien – Moderation Dipl.-Kfm. Holger Esseling (Seminarraum)

 

Ilona Cosack, Michgehl & Partner Anwaltsforum

Organisation & Führung: Workshop besonderes elektronisches Anwaltspostfach in der Praxis – Illona Cosack, ABC Anwaltsberatung (Raum 1. OG)

 

15:00 – 15:30

Resümee und Überleitung in den Barbecue-Ausklang

 

15:30 – 18:00    

Cocktails

Barbecue und Cocktails

Jetzt Teilnehmerplatz sichern

Unsere letzten Veranstaltungen waren bereits nach kurzer Zeit ausgebucht. Da wir zum Michgehl & Partner Anwaltsforum nicht einfach einen Zusatztermin anbieten können, zumindest nicht mit der geballten Referenten-Kompetenz, empfehlen wir Ihnen, jetzt einen Teilnehmerplatz zu sichern. Wir freuen uns auf Sie am 18.9. in Nordwalde / Münster.

Elektronischer Rechtsverkehr, beA, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Rechtsanwalt, Dictanet, Studie

Studie zum Stand der Vorbereitungen in den Anwaltskanzleien in Bezug auf den elektronischen Rechtsverkehr

Aufgrund der gestiegenen Anforderungen an die IT-Systeme in Anwaltskanzleien haben wir für unsere Kunden den Michgehl & Partner ERV-Check entwickelt: Wir überprüfen mit einem Fragebogen die wichtigsten Eckdaten zu IT-Sicherheit und Infrastruktur sowie zu Kanzleisoftware und Prozessen im Unternehmen. Dabei stellen wir fest, dass einige Kanzleien bereits gut vorbereitet sind, in fast allen Kanzleien allerdings auch schwerwiegende IT-Fehler existieren, die einen Verstoß gegen Berufs- und teilweise Strafrecht bedeuten und im Notfall die Existenz der Kanzlei kosten können. Manchmal erlauben die bestehenden Fehler auch einfach kein flüssiges Arbeiten. Die wichtigsten Erkenntnisse und Hinweise fassen wir hier für Sie zusammen.

Die folgende Auswertung basiert auf 107 Antworten von Anwaltskanzleien mit 1-48 Arbeitsplätzen – durchschnittlich 8,15. Die Kanzleien sind mit einer Ausnahme Nutzer der Kanzleisoftware RA-MICRO. Durchgeführt wurde die Umfrage im Zeitraum von Januar bis Juli 2015.

Sind Sie fit für den elektronischen Rechtsverkehr? Hier können Sie direkt online die Vorbereitungen Ihrer Kanzlei überprüfen. 

Windows Server 2003

Elektronischer Rechtsverkehr, beA, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Rechtsanwalt, Dictanet, Studie

Am 14. Juli 2015 ist der erweiterte Support für Windows Server 2003 ausgelaufen. Damit werden keine Sicherheitsupdates mehr bereitgestellt und das System wird eine offene und bekannte Sicherheitslücke. Genau wie bei Windows XP in 2014 muss das Betriebssystem Server 2003 dringend ersetzt werden. In den meisten Kanzleien ist das jedoch bereits geschehen.

MICROSOFT SQL-Server

Elektronischer Rechtsverkehr, beA, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Rechtsanwalt, Dictanet, Studie

Ab Januar 2016 sollte in jeder RA-MICRO Kanzlei ein MICROSOFT SQL-Server ab Version 2008 zur Verfügung stehen (bis 7 Arbeitsplätze auch in der Express-Version). RA-MICRO empfiehlt für die Integration des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA)  einen SQL-Server. Insbesondere bei steigenden Datenmengen durch vermehrte Nutzung digitaler Dokumente kommt die herkömmliche file-basierte Datenhaltung an ihre Grenzen, weshalb RA-MICRO vollständig alternativ auf SQL umstellt. Aktuell ist allerdings in weniger als 20% der Kanzleien ein SQL-Server vorhanden.

Datensicherung

Elektronischer Rechtsverkehr, beA, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Rechtsanwalt, Dictanet, Studie

Datensicherung ist mit Abstand die wichtigste Maßnahme in der IT-Sicherheit. Dabei gehört es zu den Grundregeln, dass mindestens zwei Orte für die Sicherung verwendet werden, wie es sowohl das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) als auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfehlen. Fast zwei Drittel der befragten Kanzleien befolgen diesen Grundsatz nicht, was zusätzlich ein deutliches Indiz für weitere Fehler in der Datensicherung ist: Nicht ausreichende Anzahl an Generationen, kein schriftliches Datensicherungskonzept, keine Automatisierung der Sicherung oder keine Verschlüsselung.

Zu einer hinreichenden Datensicherung gehört zudem zwingend die regelmäßige Rekonstruktion der Daten. Über 67% der Kanzleien geben offen zu, dass sie noch nie überprüft haben, ob sich ihre Daten wieder herstellen lassen. Die Dunkelziffer dürfte enorm sein, denn die wenigsten Kanzleien und IT-Verantwortlichen sind überhaupt in der Lage, Anwendungsdaten der Kanzleisoftware in ein Testsystem zu importieren und die vollständige Rekonstruktion zu überprüfen. In Summe stellt sich die Datensicherung als größter und dringendster Sicherheitsmangel in Anwaltskanzleien dar.

Sind Sie fit für den elektronischen Rechtsverkehr? Hier können Sie direkt online die Vorbereitungen Ihrer Kanzlei überprüfen. 

Updates und Patch-Management

Elektronischer Rechtsverkehr, beA, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Rechtsanwalt, Dictanet, Studie

In mehr als 80% der Kanzleien werden Updates für wesentliche Anwendungen wie Java und Adobe-Produkte manuell geprüft und installiert. Auch hier dürfte der realistische Wert noch höher sein, da wir in der Praxis feststellen, dass Kanzleien von automatisiertem Update-Management ausgehen, wo keines installiert ist. Eine weitere Erfahrung aus der Arbeit in Anwaltskanzleien: Manuelle Updates werden schlicht nicht durchgeführt, wodurch bekannte Sicherheitslücken nicht umgehend geschlossen werden. Eine sehr deutliches Sicherheitsproblem, das Schadsoftware geradezu einlädt. Darüber hinaus verlangt auch RA-MICRO im Lizenzvertrag die regelmäßige Aktualisierung der IT-Systeme.

Router

55 der befragten 107 Kanzleien setzen einen Router ein, der sich der Kategorie „Privatkunden-Router“ zuordnen lässt. Besonders beliebt sind in diesem Segment die FRITZ!Box Modelle von AVM. Betrachtet man weiterhin, dass 27 Kanzleien zu diesem Punkt keine Angabe gemacht haben, liegt die Verbreitung der Privatkundenrouter bei über zwei Dritteln. Dabei spielt der Router eine zentrale Rolle in der IT-Sicherheit. An der Schnittstelle zwischen internem Netz und Internet koordiniert und protokolliert er den Datenverkehr. Anwaltskanzleien sollten hier unbedingt professionelle Geräte einsetzen. Darauf ist auch RA-MICRO im Anwenderrundschreiben zu Beginn des Jahres in aller Deutlichkeit eingegangen.

Sind Sie fit für den elektronischen Rechtsverkehr? Hier können Sie direkt online die Vorbereitungen Ihrer Kanzlei überprüfen. 

Mitarbeiter-Schulung

Elektronischer Rechtsverkehr, beA, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Rechtsanwalt, Dictanet, Studie

Wesentlich für die Veränderungsprozesse in der Anwaltskanzlei sind die Motivation und das Wissen der Mitarbeiter. Daher sollten alle Angestellten und Berufsträger, die in die Aktenbearbeitung involviert sind, für die digitale Bearbeitung und Kommunikation in der Kanzleisoftware geschult werden. Das betrifft insbesondere elektronische Briefe, Signaturen, digitale Postfächer, Ordnerstrukturen, Textbausteine und Verfügungen. Die wenigsten Kanzleien sind auf diese Herausforderung vorbereitet: Nur 17,8% halten ihren eigenen Schulungsstand für ausreichend.

HTML-Briefkopf

Elektronischer Rechtsverkehr, beA, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Rechtsanwalt, Dictanet, Studie

Viele Anwaltskanzleien legen großen Wert auf ein professionelles Erscheinungsbild: Die Kanzlei wirkt sauber und modern, der Briefkopf ist gestaltet und vermittelt einen hochwertigen Eindruck. Im Zuge des elektronischen Rechtsverkehrs kommt ein weiterer Ort hinzu, der in die Gestaltung einbezogen werden sollte: Der elektronische Brief. Ohne einen digitalen Briefkopf wirkt die Kommunikation eher wie eine E-Mail, mit Briefkopf erweckt sie den bewährten Anschein eines vollwertigen Schriftstücks. Allerdings kann dafür nicht einfach der bestehende Briefkopf aus MICROSOFT Word genutzt werden. Dieser muss im HTML-Format neu aufgebaut werden, um in der Kanzleisoftware nutzbar zu sein. Über 70% der Befragten verfügen allerdings noch nicht über einen solchen Briefkopf.

Signaturmöglichkeiten

Elektronischer Rechtsverkehr, beA, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Rechtsanwalt, Dictanet, Studie

Für viele Anwendungen des elektronischen Rechtsverkehrs ist eine eindeutige Identifikation notwendig. Nicht nur das elektronische Mahnverfahren, auch das besondere elektronische Anwaltspostfach wird nur mit einer Signatur nutzbar sein. Hierfür benötigt jeder Anwalt in der Kanzlei ein Kartenlesegerät und eine Signaturkarte. Da die Details von der BRAK noch nicht bekannt gegeben wurden, ist es nur verständlich, dass über 80% der Teilnehmer noch keine Signaturmöglichkeiten für jeden Anwalt vorhalten. Hier besteht allerdings bis Jahresende deutlicher Bedarf, insbesondere an Lesegeräten.

Sind Sie fit für den elektronischen Rechtsverkehr? Hier können Sie direkt online die Vorbereitungen Ihrer Kanzlei überprüfen. 

Scanprozess

Elektronischer Rechtsverkehr, beA, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Rechtsanwalt, Dictanet, Studie

 

Elektronischer Rechtsverkehr, beA, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Rechtsanwalt, Dictanet, Studie

Die typische Anwaltskanzlei scannt einzelne Schriftstücke bei Bedarf ein und legt sie in einem Dateiordner ab, von wo aus sie zugeordnet werden. Weniger als 30% der Befragten, in der Regel größere Kanzleien, scannen den gesamten Posteingang. Vom Stapelscan mehrerer Schriftstücke in einem Vorgang macht nur eine Kanzlei unter 107 Gebrauch. Dieses Verhältnis wird sich mit zunehmender Digitalisierung verändern.  

Digitales Diktat

Elektronischer Rechtsverkehr, beA, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Rechtsanwalt, Dictanet, Studie

Das digitale Diktat hat sich weitestgehend durchgesetzt: Nur ca. 20% der Teilnehmer nutzen noch Kassetten-basierende Geräte, 7,4% diktieren gar nicht. Es ist davon auszugehen, dass nach dem nächsten Generationenwechsel die Kassette endgültig ausstirbt und durch digitale Diktiergeräte und zunehmend auch Smartphones ersetzt wird.

Spracherkennung

Elektronischer Rechtsverkehr, beA, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Rechtsanwalt, Dictanet, Studie

Die neueste Generation von Spracherkennungssoftware ist sehr leistungsfähig und durchaus in der Lage, Kosten in der Kanzlei zu senken bzw. den Komfort zu erhöhen. Denn nutzen nur 41,7% die Möglichkeiten der Diktat-Erleichterung. Vermutlich liegt das an negativen Erfahrungen mit den teils holprigen Vorgänger-Anwendungen. Gerade durch den Aufstieg der Smartphones wird Spracherkennung allerdings innerhalb weniger Jahre zur Grundausstattung gehören.

Sind Sie fit für den elektronischen Rechtsverkehr? Hier können Sie direkt online die Vorbereitungen Ihrer Kanzlei überprüfen. 

Ursachen und weiterführende Empfehlungen

Die Ergebnisse der Studie haben uns an einigen Stellen sehr überrascht. Insbesondere der fahrlässige Umgang mit Sicherheitsupdates und der Datensicherung legen den Verdacht nahe, dass viele Kanzleien nicht über ausreichende interne oder externe IT-Unterstützung verfügen. Daher fassen wir unsere wesentlichen Erkenntnisse aus der Praxis und einige grundlegende Empfehlungen zusammen, die über die Umfrage hinausreichen und die Ergebnisse ergänzen sollen.

IT-Administration

Im Zuge des elektronischen Rechtsverkehrs erhalten die IT-Systeme in Anwaltskanzleien eine immer höhere Bedeutung. Auch die Anforderungen an Ihre IT-Ausstattung im Straf- und Berufsrecht werden immer anspruchsvoller, was die besondere Sorgfalts- und Verschwiegenheitspflicht betrifft. Daher sollte jede Anwaltskanzlei über einen internen oder externen IT-Experten mit der notwendigen Ausbildung und Erfahrung verfügen, der sich sowohl in IT-Sicherheit als auch Kanzlei-Prozessen hervorragend auskennt. In vielen Kanzleien ist das nicht der Fall. Hierin liegt nach unserer Auffassung das Grundproblem, das zu vielen Sicherheitslücken und Organisationsengpässen führt.

IT-Dokumentation

Die Basis jeder IT-Administration stellt eine schriftliche Dokumentation aller Geräte, Komponenten und Software-Lizenzen im Kanzlei-Netzwerk dar. Nur so kann im Falle einer Störung zuverlässig und schnell die richtige Ursache gefunden und behoben werden. Darüber hinaus sind die Planung und Optimierung des Netzwerks ohne Übersicht schwer möglich. Gerade bei der Kostenoptimierung für Software-Lizenzen liegt viel Potential in der Dokumentation. Der Wechsel eines IT-Dienstleisters ist ebenfalls ohne lückenlose Aufzeichnung der Infrastruktur kaum möglich oder mit großem Aufwand verbunden. Daher überrascht es uns durchaus, dass kaum eine Anwaltskanzlei eine saubere, automatisierte IT-Dokumentation führt.

Sind Sie fit für den elektronischen Rechtsverkehr? Hier können Sie direkt online die Vorbereitungen Ihrer Kanzlei überprüfen. 

Notfallkonzept

In den meisten Kanzleien existiert kein schriftliches Notfallkonzept, in dem unter anderem geregelt ist, welche Systeme in welcher Reihenfolge wieder betriebsfähig gemacht werden. Wir empfehlen, das in Verbindung mit einem Datensicherungskonzept zu erstellen, um im Notfall schnell wieder handlungsfähig zu sein.

Sind Sie fit für den elektronischen Rechtsverkehr? Hier können Sie direkt online die Vorbereitungen Ihrer Kanzlei überprüfen. 

Virenschutz

Eine wichtige und auch weit verbreitete Maßnahme im IT-Sicherheitskonzept ist Anti-Viren-Software. In der Kanzlei sollte mindestens ein Mitarbeiter benannt sein, der für die Auswahl und den Betrieb der Software zuständig ist, insbesondere für automatische tägliche Updates und Patches. Auch sollte der Zuständige alle Mitarbeiter über Verhaltensregeln zur Vermeidung von Virenbefall informieren. Dabei reicht ein Virenschutz alleine längst nicht mehr aus und sollte durch effektive Maßnahmen wie E-Mail-Sicherheit, Router, Firewall und Schulungen ergänzt werden.

E-Mail Sicherheit

Die meisten Würmer, Trojaner und Viren kommen via Mail oder manipulierter Webseite in die Anwaltskanzlei. Mittlerweile gibt es Software-Lösungen zur Mail Protection und Web Protection, die diese Infektionswege effektiv schützen. Auch diese Sicherheitsmaßnahmen sind noch in wenigen Kanzleien zu finden.

Sind Sie fit für den elektronischen Rechtsverkehr? Hier können Sie direkt online die Vorbereitungen Ihrer Kanzlei überprüfen. 

IT-Monitoring

In Großunternehmen seit langem etabliert, setzt sich die laufende Überwachung und Analyse von IT-Systemen mittlerweile auch in Kleinunternehmen und Anwaltskanzleien durch. Dabei werden Parameter wie CPU-Auslastung, Temperaturen oder Festplattenkapazitäten erfasst und ausgewertet. So können die meisten IT-Probleme vor ihrer Entstehung erkannt und behoben werden.

Telefon- und Internet-Anschluss

Viele Anwaltskanzleien arbeiten aktuell noch mit Analog- oder ISDN-Anschlüssen. In den nächsten Monaten bis spätestens 2018 werden alle Telefonanschlüsse auf IP-Technologie umgestellt. Hier herrscht Nachholbedarf in vielen Kanzleien. Zusätzlich sollte auf ausreichende Bandbreite geachtet werden. Gerade in ländlichen Gebieten sind manche Anwälte mit unzureichenden Internetzugängen ausgestattet. Hier ist es nur eine Frage des Preises und nicht der Machbarkeit, die Bandbreite zu erhöhen. 

Verschlüsselung

Viele Kanzleien setzen keine Verschlüsselungsverfahren zum Schutz Ihrer Daten ein. Jede Kanzlei besitzt dabei Daten, die nicht in die falschen Hände geraten sollen. Ob es nun Betriebsgeheimnisse oder Mandantendaten sind: Diebstahl, Verlust oder Einbruch sind keine Seltenheit und kommen in der Praxis häufig vor. Gerade die sensiblen Daten sollten dann ausreichend verschlüsselt sein.

Sind Sie fit für den elektronischen Rechtsverkehr? Hier können Sie direkt online die Vorbereitungen Ihrer Kanzlei überprüfen. 

Elektronische Zusammenarbeit

Was in beinahe allen Branchen seit geraumer Zeit zum unentbehrlichen Standard geworden ist, hat sich in der Anwaltschaft noch nicht flächendeckend durchgesetzt: Die gemeinsame Verwaltung von E-Mails, Kontakten, Kalendern und Dokumenten. MICROSOFT Exchange ist hierbei die Standard-Lösung für die digitale Zusammenarbeit. So können Verteiler angelegt werden, Kalender der Kollegen zur gezielten Terminvereinbarung eingesehen werden und Dokumente gemeinsam bearbeitet werden. Wir raten dazu, sich mit den Möglichkeiten der Zusammenarbeit so früh wie möglich vertraut zu machen.

Mobiles Arbeiten

In naher Zukunft wird das mobile Arbeiten für Anwälte zum Regelfall und bei vielen das Bedürfnis entstehen, zum Beispiel im Gericht auf elektronische Akten oder Kanzleidaten zuzugreifen. Hierfür wird eine sichere Verbindung zur Kanzlei benötigt. Daher empfehlen wir die Verwendung eines professionellen Routers zur Herstellung einer sicheren und verschlüsselten VPN-Verbindung. Darüber hinaus sollte der Zugriff über einen Terminalserver erfolgen.

Schlussbemerkungen

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit der Michgehl & Partner Studie zum elektronischen Rechtsverkehr einen guten Überblick über den Status Ihrer Kanzlei geben konnten. Die aufgezeigten Handlungsoptionen sollen dazu beitragen, dass Sie von der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs profitieren. Seit 30 Jahren haben wir es uns zur einzigen Aufgabe gemacht, Anwaltskanzleien ein sicheres und effizientes Arbeiten zu ermöglichen. So spannend wie heute war es dabei selten: Der elektronische Rechtsverkehr in Verbindung mit massiv zunehmenden Risiken in der IT-Sicherheit wird gravierende Auswirkungen auf Anwaltskanzleien haben. Ohne einen professionellen Partner werden diese Herausforderungen kaum zu bewältigen sein. Dieser professionelle Partner möchten wir gerne für Sie sein. Sprechen Sie uns an.

Sind Sie fit für den elektronischen Rechtsverkehr? Hier können Sie direkt online die Vorbereitungen Ihrer Kanzlei überprüfen. 

 

Bis zum 30.08.2015: Sichern Sie sich 2 Freikarten für das Michgehl & Partner Anwaltsforum 2015 mit einer formlosen Mail an info@michgehl.de 

  • Austausch von Anwalt zu Anwalt
  • Kanzleiorganisation, Strategie und Akquise
  • Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer – Keynote von Prof. Dr. Peter Knief
  • viele weitere Vorträge und Workshops von Anwälten
  • gemeinsamer Ausklang bei Barbecue und Cocktails
Elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, Kanzlei-IT

10 Jahre Michgehl & Partner Süd in München: Die Kanzlei der Zukunft in Bayern

Nur um wenige Stunden sind wir am heißesten Tag des Jahres 2015 vorbeigeschrammt, um das 10-jährige Bestehen der Michgehl & Partner Süd GmbH in München zu feiern. Trotzdem lassen sich die Temperaturen beim Jubiläum als hochsommerlich bezeichnen und umso mehr freuen wir uns, dass über 30 Besucher, Kunden und Interessenten den Weg zu unserer Niederlassung am Sendlinger Tor gefunden haben. Nicht nur die kurzfristig beschafften Ventilatoren, auch die inhaltliche Agenda und die Vorstellung der Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft haben dazu beigetragen, dass über vier Stunden hinweg unsere Büro- und Seminarräume den Vorzug vor dem Biergarten erhalten haben.

Wie arbeitet der Anwalt 2020?

Kanzleisoftware RA-MICRO MünchenNach der Begrüßung durch Geschäftsführer Franz-Josef Michgehl und unseren Niederlassungsleiter in München Assessor jur. Reinhard Cebulla konnten wir erneut Rechtsanwältin Andrea Brandenburg von RA-MICRO in Berlin für den Auftaktvortrag gewinnen. Sie zeigte die wesentlichen Entwicklungen im Anwaltsmarkt auf: Zunehmende Anwaltsdichte insbesondere in den Ballungsgebieten und flächendeckende Digitalisierung beschäftigen Anwälte schon heute. Die nötigen Veränderungen finden auf strategischer und organisatorischer Ebene statt. So sind Spezialisierung und Kooperation recht neue Ansätze für viele Anwälte, ebenso wie vermehrte Marketing- und Vertriebs-Aktivitäten. Die Organisation wird durch die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs zwangsläufig umgestellt: Die elektronische Aktenführung bietet jedoch bei richtiger Umsetzung mehr Chancen als Risiken, zum Beispiel massive Senkung von Druck- und Portokosten sowie den vermehrten wertschöpfenden Einsatz von Angestellten, die bisher mit der Aktenorganisation beschäftigt waren.

Die Kanzlei der Zukunft

Kanzleisoftware RA-MICRO, Kanzlei-IT, Elektronischer RechtsverkehrUm die aktuellen und künftigen Veränderungen der Kanzlei-Organisation sicht- und erlebbar zu machen, hat die Michgehl & Partner Süd GmbH eine komplette Kanzlei-Infrastruktur aufgebaut, die alle Anforderungen des elektronischen Rechtsverkehrs bereits heute erfüllt. Dipl.-Kfm. Holger Esseling, Marketingleiter bei Michgehl & Partner erläuterte die Hintergründe zu diesem Projekt. So wurden mittlerweile über 100 ERV-Checks bei Anwaltskanzleien durchgeführt – dabei überprüft Michgehl & Partner anhand eines Fragebogens mit anschließendem Beratungsgespräch und individuellem Leitfaden, wie gut Kanzleien auf den elektronischen Rechtsverkehr vorbereitet sind. Dabei zeigte er die Ergebnisse und den Online-Check auf der neuen Webseite www.elektronischer-rechtsverkehr.net

ModuleDie IT-Experten haben neben einigem Optimierungspotential beim Scannen oder Diktieren auch eklatante Sicherheitslücken in der überwiegenden Zahl der Anwaltskanzleien gefunden: 95% haben noch nie eine wirkliche Rekonstruktion ihrer Datensicherung vorgenommen und wissen im Zweifel überhaupt nicht, ob sich ihre Anwendungsdaten wirklich wieder herstellen lassen. Für eine Rekonstruktion sind Testsysteme der Kanzleisoftware und eine Menge Erfahrung nötig, aber die Datensicherung ist nunmal existenziell für eine Anwaltskanzlei. „Noch letzte Woche hatten wir eine Kanzlei, die alle Daten verloren hat, weil die Datensicherung nicht weit genug zurückreichte“, berichtet Esseling. „Vor solch immensen Schäden möchten wir unsere Kunden bewahren“. Auch Privatkunden-Router, unerledigte Sicherheitsupdates und mangelhafte Virenabwehr sind häufige Probleme in den Kanzleien.

Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. – zum Anfassen

Kanzleisoftware RA-MiCRO, München, Kanzlei, AnwaltDie folgende Pause wurde von den Teilnehmern genutzt, um sich intensiv mit der Ausstattung der Kanzlei der Zukunft zu beschäftigen: Schnelle Dokumentenscanner mit automatischer beidseitiger Texterkennung, Diktiergeräte mit Spracherkennung der neuesten Generation oder moderne Telefonanlagen und –geräte mit Touchscreen und vielen Möglichkeiten zum einfacheren Arbeiten zeigten neue Impulse zur Verbesserung der Kanzlei-Organisation. Neben einer ausführlichen Darstellung eines Datensicherungskonzepts für Kanzleien wurde auch ein Herzstück des Michgehl & Partner Konzepts besser sichtbar: Managed Services. Hierbei werden wesentliche Parameter in der Anwaltskanzlei laufend und lückenlos analysiert, um Fehler in der Kanzlei zu erkennen und zu beheben, bevor sie zum Systemausfall führen. „Wir wissen bereits vor unserem Kunden, wenn ein Problem auftritt und beheben es in der Regel, ohne dass jemand etwas davon mitbekommt“, sagt Franz-Josef Michgehl und ergänzt: „Damit warten wir nicht mehr auf den Notfall, sondern haben das gleiche Interesse wie unsere Kunden: Eine störungsfreie IT“.

Elektronische Kommunikation mit RA-MICRO

Elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, Kanzlei-ITDie Evolution des Arbeitsplatzes: Rechtsanwältin Eva-Maria Bendick, Kanzleiberaterin bei Michgehl & Partner, wählte zum Einstieg in ihr Thema ein kurzes Video, das die Entwicklung des Schreibtischs vom papierverarbeitenden Ort zum aufgeräumten digitalen Arbeitsplatz eindrucksvoll zeigte. Genau diese Entwicklung wurde in vielen Branchen bereits vollzogen und erhält nun Einzug in die Anwaltskanzleien. Bendick zeigte dabei auf, welche verschiedenen Möglichkeiten dabei zur Verfügung stehen, um Dokumente zu digitalisieren, elektronische Workflows anzulegen und signiert, verschlüsselt und sicher mit Gerichten, Anwälten und Mandanten zu kommunizieren.

IT-Sicherheit in der Anwaltskanzlei

Franz-Josef Michgehl, Maximilian Hampe, IT-Sicherheit in der AnwaltskanzleiIm Anschluss zeigten Geschäftsführer Franz-Josef Michgehl und Maximilian Hampe, technischer Consultant bei Michgehl & Partner, welche Gefahren aktuell für Anwaltskanzleien bestehen und tatsächlich in der Praxis zu Schäden führen. So berichteten sie gleich von mehreren Vorfällen des Cryptolocker-Virus, das ganze Kanzlei-Server mitsamt Daten verschlüsselt hat. Für die Decodierung verlangen die Kriminellen ein Lösegeld. Andere Anwaltskanzleien wurden Teil eines weltweiten Botnets und damit zu professionellen Spamversendern wider Willen. Doch wie gelangen solche Schädlinge in die Anwaltskanlei?

elektronischer Rechtsverkehr, erv, bea, kanzleisoftware, ra-microDer Infektionsweg führt fast immer über eine E-Mail oder eine manipulierte Webseite. Hampe hat kurz vor der Veranstaltung noch kurz ein Demonstrationsvirus erstellt, um zu verdeutlichen, wie einfach es ist, Anwender hinters Licht zu führen: So konnte er eine ausführbare Datei mit einem kleinen Trick in ein scheinbares pdf-Dokument verwandeln – für den Nutzer nicht unterscheidbar vom eigentlich sicheren Dateiformat. Mit einem Klick öffnet sich die Anwendung und kann im Kanzleinetzwerk frei und ungehindert agieren.

Doch es ist nicht einmal eigene Programmierung nötig: Viren und Trojaner sind im Internet inklusive Verteilung über Mailkampagnen und Webseiten so einfach zu bestellen wie ein paar Schuhe. Daher ist mit einer weiterhin deutlichen Steigerung der Angriffe zu rechnen. Kanzleien sollten sich entsprechend rüsten, ihre Mitarbeiter sensibilisieren (lassen), moderne Software-Lösungen zum Scannen von E-Mails und Webseiten einsetzen und auf professionelle Router setzen. Begleitet von einem IT-Monitoring und einwandfreier Datensicherung sind so die meisten Gefahren im Vorfeld gebannt.

Chancen und Risiken des elektronischen Rechtsverkehrs

Podiumsdiskussion 10 Jahre Michgehl und Partner Süd, Holger Esseling, Michael Zoebisch, Eva-Maria Bendick, Andrea BrandenburgWas bedeutet denn nun der elektronische Rechtsverkehr für die Anwaltskanzlei – Gefahren oder Chancen? Die abschließende Podiumsdiskussion bot Gelegenheit, mehrere Standpunkte zu betrachten und abzuwägen. Moderiert von Dipl.- Kfm. Holger Esseling brachten RAin Andrea Brandenburg (RA-MICRO), RA Michael Zoebisch (rwzh Rechtsanwälte München) und RAin Eva-Maria Bendick (Michgehl & Partner) ihre Sichten zu Gehör.

RAin Brandenburg zeigte sich naturgemäß als Berufsoptimistin und betonte die großen Chance, die insbesondere in sinkenden Druck- und Portokosten sowie der schnelleren Bearbeitung an jedem Ort liegen. Auch RA Zoebisch bestätigte diese Sicht aus der Praxis heraus: Er habe 2-3 Assistentinnen in der Aktenverwaltung eingespart, die nun mit Mahnbescheiden und weiteren wertschöpfenden Tätigkeiten befasst seien – ein großer Fortschritt für die Kanzlei und für die Kolleginnen.

RAin Bendick brachte einige kritische Töne ein, die sie in der Beratung und Schulung von Kanzleien erfahren hat: So scheuen einige Anwälte die Investitionen in neue IT-Systeme und die nötige organisatorische Umstellung. Darüber hinaus ist auch die Sicherheit der Daten durchaus ein Thema, das Anwälten Sorge bereitet. Genau wie die Handhabung: Eine Handakte wird es auch in einigen Jahren noch geben, da waren sich alle Teilnehmer einig. Dennoch wird es zum Standard, dass die führende Akte in Anwaltskanzleien elektronisch ist.

www.elektronischer-rechtsverkehr.net

Die Organisation in Anwaltskanzleien wird sich in den nächsten Jahren deutlich verändern, so viel ist an diesem Tag klar geworden. Und es gab wohl keinen besseren Ort, um diese Umwälzungen zu erleben, anzufassen und zu diskutieren. Wir freuen uns über das große Interesse und danken allen Teilnehmern für die offene und aktive Mitgestaltung. Besuchen Sie uns auf www.elektronischer-rechtsverkehr.net, um die Weiterentwicklungen der Kanzlei der Zukunft zu verfolgen oder zu testen, wie fit Ihre Kanzlei für den elektronischen Rechtsverkehr ist.

 

 

RA-MICRO, Kanzleisoftware, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, ERV, Schulung, IT-Sicherheit, IT-Service

Die Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft: Ein Rückblick auf Zukunftsweisendes

RA-MICRO, Kanzleisoftware, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, ERV, Schulung, IT-Sicherheit, IT-ServiceDer elektronische Rechtsverkehr kommt. Mit der Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA) für jeden Anwalt setzt am 1. Januar 2016 die mehrstufige flächendeckende Digitalisierung aller Anwaltskanzleien ein. Dementsprechend ist das Interesse der Anwaltschaft an Kanzleisoftware und Kanzlei-IT sehr groß.

Am 24. April haben wir in Düsseldorf die Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft eröffnet. Hier ist die komplette IT-Infrastruktur einer modernen Anwaltskanzlei aufgebaut. Sie dient uns selbst als Labor zur Entwicklung und Überprüfung neuer IT-Lösungen und soll darüber hinaus Anwälten die Möglichkeit bieten, mobiles und digitales Arbeiten vor Ort auszuprobieren und im Detail zu erleben.

Neue Webseite: www.elektronischer-rechtsverkehr.net

Elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, ERV-check, RA-MICRO, KanzleisoftwareIn den vergangenen Monaten wurde rund um die Kanzlei der Zukunft ein umfassendes Konzept für den elektronischen Rechtsverkehr aufgebaut: Der Michgehl & Partner ERV-Check hat bereits über 100 Kanzleien mit einem individuellen Leitfaden bei den anstehenden Veränderungen unterstützt. Auf Basis der Antworten konnten wir die wichtigsten Sicherheitslücken und fehlenden Vorbereitungen für den elektronischen Rechtsverkehr in Anwaltskanzleien identifizieren und entsprechende ERV-Module dafür entwickeln. Das gesamte Konzept sowie aktuelle Informationen zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach und zum elektronischen Rechtsverkehr haben wir auf der neuen Webseite www.elektronischer-rechtsverkehr.net zusammengefasst.

Wegen Überfüllung geschlossen

elektronischer rechtsverkehr, besonderes elektronisches anwaltspostfach, kanzlei der zukunft, michgehl, kanzleisoftware, ra-micro, dictanetZum ersten Mal in der langen Geschichte der Michgehl & Partner Veranstaltungen mussten wir in den letzten Tagen Absagen wegen Überbuchung aussprechen. Mit 50 Teilnehmern aus Anwaltskanzleien war unser Standort in Düsseldorf prall gefüllt und auch der Zusatztermin am 13. Mai ist bereits gut gebucht. Wir möchten gemeinsam mit Ihnen zurückblicken auf eine zukunftsweisende Veranstaltung. Alle Vorträge und Diskussionen werden in den kommenden Tagen als Video zur Verfügung gestellt und auf www.elektronischer-rechtsverkehr.net publiziert. Auch die IT-Lösungen für den elektronischen Rechtsverkehr werden in Wort, Bild und Video aufbereitet und dort bereitgestellt. Wir freuen uns auf Ihren Besuch.

Wie arbeitet der Anwalt 2020?

andrea brandenburg, ra-micro, erv, eloektronischer rechtsverkehr, kanzleisoftware, rechtsanwalt software, anwaltssoftware, dictanet, Nach der Begrüßung durch Franz-Josef Michgehl, Geschäftsführer und Inhaber der Michgehl & Partner GmbH, läutete Rechtsanwältin Andrea Brandenburg (RA-MICRO GmbH & Co. KGaA, Berlin) die Agenda ein: „Wie arbeitet der Anwalt 2010?“, war die Fragestellung ihres inspirierenden Vortrags. Die Zahl zugelassener Anwälte steigt stetig, insbesondere in den Ballungsgebieten. Hier versprechen Spezialisierung und Kooperation, Marketing und Organisation eine Behauptung im enger werdenden Markt. Die Arbeitsweise von 70% der Anwaltschaft arbeitet noch mehrheitlich papiergebunden, Scanprozesse sind kaum etabliert – Es wird einzeln bei Bedarf digitalisiert, elektronische Akten sind nicht das führende System.

Diese Ausgangslage wird sich in den nächsten Jahren dramatisch verändern: Kaum eine Kanzlei wird darauf verzichten, ihren gesamten Posteingang einzuscannen. In der Folge wird die Weiterverarbeitung der digitalen Schriftstücke an Bedeutung gewinnen. Die marktführende Kanzleisoftware RA-MICRO unterstützt dabei mit einer Schnittstelle zur integrierten Benutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches und mit einem umfassenden elektronischen Workflow, um die wesentlichen Prozesse in der Kanzlei digital abzubilden. Abschließend stellte RAin Brandenburg den möglichen Tagesablauf eines Anwalts im Jahr 2020 vor: Digital vernetzt mit jederzeitigem Zugriff auf alle Informationen der Kanzlei kann der Anwalt der Zukunft an jedem Ort vollwertig seiner Arbeit nachgehen. Die digitale Kommunikation in sozialen Netzwerken dient nicht nur der Mandantenakquise sondern auch der Pflege strategisch wichtiger Kooperationen. Der einzige Nachteil: Die Trennung von Beruf und Privatleben erfordert mehr Disziplin und ist an einigen Stellen nicht mehr aufrecht zu erhalten.

Elektronischer Rechtsverkehr: Wie fit ist Ihre Kanzlei?

Holger Esseling, Franz-Josef Michgehl, Kanzlei der Zukunft, Michgehl, Elektronischer Rechtsverkehr, ERV-Check, ERV-Module, Im Anschluss präsentierten Franz-Josef Michgehl und Dipl.-Kfm. Holger Esseling (Marketingleiter bei Michgehl & Partner) das Herzstück der Veranstaltung: Die Kanzlei der Zukunft. „Wie sind wir überhaupt darauf gekommen, hier eine eigene Kanzlei aufzubauen?“, leitete Esseling den Vortrag ein. Die Unsicherheit in der Anwaltschaft in Bezug auf den elektronischen Rechtsverkehr sei so groß gewesen, dass der eigens entwickelte ERV-Check von vielen Anwaltskanzleien dankbar angenommen wurde. Dabei beantworten Anwälte einen Fragebogen zu ihrer Kanzlei-IT und erhalten im Anschluss einen individuellen 20-seitigen Leitfaden zum elektronischen Rechtsverkehr für ihre Kanzlei.

Die Antworten, die bisher von über 100 Kanzleien eingegangen sind, helfen wiederum dabei, den Status Quo und die wichtigsten Sicherheitslücken zu identifizieren. Für alle wichtigen Bedürfnisse wurden bei Michgehl & Partner daraufhin Lösungen entwickelt, die als „ERV-Module“ angeboten werden. Frei nach dem Motto des Unternehmens „Kanzlei. IT. Einfach. Sicher.“ erhalten Anwälte damit gezielte Lösungen auf Knopfdruck. Mit einem Beispiel sorgte Holger Esseling für Verständnis aber auch für betretenes Schweigen Raum:

Esseling: Wer von Ihnen hat in dieser Woche seine Daten gesichert?

Publikum (unter Gelächter): Ja, sicher. Ist doch selbstverständlich.

Esseling: Wer von Ihnen sichert seine Daten an mehreren Orten?

Publikum (zumindest 70% davon): Klar, machen wir.

Esseling: Und wer von Ihnen hat irgendwann einmal überprüft, ob sich die Daten wirklich wieder herstellen lassen?

Publikum (irritierte Blicke, Schweigen, vereinzeltes Schmunzeln)

Esseling: Halten wir fest: Wir alle halten Datensicherung für extrem wichtig, aber niemand von Ihnen hat eine Ahnung, was er überhaupt sichert und ob es sicher wieder herstellen lässt. Das ist nur eines von 14 häufigen Problemen, für die wir eine einfache Lösung geschaffen haben.

Franz-Josef Michgehl führte die Präsentation fort mit der Vorstellung der Kanzlei der Zukunft am Düsseldorfer Standort. Zu betrachten sind ein Anwalts-Arbeitsplatz mit NAS-Speicher und Server, die Vernetzung und Absicherung über Router und Firewall, VoIP-Telefonie, eine Assistentenarbeitsplatz mit verschiedenen Möglichkeiten zum Einscannen und vieles mehr. Deutlich wird bei der Präsentation: Auf den ersten Blick wird die Kanzlei-IT mobiler und einfacher – doch im Hintergrund sind einige Voraussetzungen zu treffen, um sicher und komfortabel zu arbeiten.

Elemente der Kanzlei der Zukunft

Scannen, Scan, Einscannen, Multifunktionsgerät, Samsung, Elektronischer Rechtsverkehr, ERV, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, RA-MICRO, KanzleisoftwareUnmittelbar nach dem Vortrag zur Kanzlei der Zukunft nutzten die Teilnehmer die Gelegenheit, vor Ort alle Facetten intensiver zu ergründen und auszuprobieren. Besonderen Zulauf erhielt der aufgebaute Arbeitsplatz für Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, an dem unter anderem verschiedene Möglichkeiten des Einscannens von Schriftstücken gezeigt wurden. So können Dokumente über Multifunktionsgeräte direkt in die RA-MICRO Akte importiert werden oder als Stapelscan in einem Vorgang verarbeitet werden. Besondere Aufmerksamkeit erregte der spezielle Dokumentenscanner, der 80 Seiten innerhalb einer Minute beidseitig scannt, voneinander trennt, mit einer Texterkennung analysiert und in Buchstaben übersetzt und auf Wunsch verschlüsselte Dokumente importiert. Die Rechtsanwältin Tina Ablas-Henrichmann und die Assessorin Eva-Maria Bendick (beide Kanzleiberaterinnen bei Michgehl & Partner) präsentierten die verschiedenen Möglichkeiten mit technischer Unterstützung von Guido Weitkämper, der als IT-Techniker über langjährige Erfahrung in Anwaltskanzleien verfügt.

Datensicherung, NAS, Backup, Wiederherstellung, Rekonstruktion, Recovery, Elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, ERV, Kanzleisoftware, RA-MICROAm Anwalts-Arbeitsplatz erwartete Gunnar Holm (IT-Techniker und Consultant bei Michgehl & Partner) viele interessierte Rechtsanwälte und Kanzlei-Mitarbeiter. Im Fokus standen hier neben dem allgemeinen Aufbau und der Vernetzung von Telefonie, Datenspeicher und Server vor allem die Themen Datensicherung und professioneller IT-Service. Unterstützt wurde Herr Holm vom Geschäftsführer der Michgehl & Partner Süd GmbH Assessor jur. Reinhard Cebulla sowie den vertrieblichen Consultants Jürgen Hennecke und Ismail Aksoy.

it-monitoring, it-service, it-dienstleister, it-dienstleistung, managed service, elektronischer rechtsverkehr, erv, bea, besonderes elektronisches anwaltspostfach, ra-micro, kanzleisoftwareWie die aktive Überwachung der Kanzlei-IT aus Sicht des Dienstleisters aussieht, konnten die Teilnehmer im nächsten Raum begutachten. Hier stand IT-Techniker und Consultant Max Riedel mit weiteren Kollegen Frage und Antwort. Insbesondere zeigte er das Dashboard des Michgehl & Partner Monitoring-Systems: Hier werden wesentliche Parameter vieler Kanzlei-Infrastrukturen in Echtzeit gesammelt und analysiert: Prozessorauslastungen, freie Speicherkapazitäten oder Ereignisse wie eine erfolgte Datensicherung. Im Ergebnis können die Spezialisten von Michgehl & Partner Probleme in der Kanzlei-IT häufig erkennen und beheben, bevor sie in der Anwaltskanzlei überhaupt registriert werden.

Elektronische Kommunikation mit RA-MICRO

RA-MICRO, Kanzleisoftware, Anwaltssoftware, Eva-Maria Bendick, Tina Ablas, Tina Ablas-Henrichmann, Michgehl, Kanzlei der Zukunft, Musterkanzlei, Elektronischer Rechtsverkehr, ERV, besonderes elektronisches Anwaltspostfach,Nach dem Rundgang durch die Kanzlei der Zukunft stellten Tina Ablas-Henrichmann und Eva-Maria Bendick die elektronische Kommunikation mit RA-MICRO im Detail vor. Wie kommen die Schriftstücke in die Akte? Wie werden digitale Akten im elektronischen Workflow bearbeitet, mit Verfügungen und Kommentaren versehen und weitergeleitet? Wie werden elektronische Briefe erstellt, signiert und versendet, um massiv Druck- und Portokosten zu senken? All diese Fragen beantworteten die beiden Kanzleiberaterinnen durch einen Vergleich der analogen mit der digitalen Kanzlei.

Digitalisierung? Aber sicher!

it-sicherheit, virus, trojaner, michgehl, elektronischer Rechtsverkehr, erv, beA, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, RA-MICRO, Kanzleisoftware, AnwaltssoftwareFranz-Josef Michgehl und Maximilian Hampe wiesen im Anschluss anschaulich auf die Gefahren des elektronischen Rechtsverkehrs für Anwaltskanzleien hin: Eine höhere Bedeutung der Kanzlei-IT erfordert bessere Schutzmechanismen. Wie einfach Viren und Trojaner in die Kanzlei gelangen, zeigte Hampe am Beispiel einer manipulierten Webseite: Ein falscher Klick und schon werden automatisch schadhafte Anwendungen heruntergeladen. Der Benutzer bekommt es meistens gar nicht mit. Auch referierte er über Schadensfälle aus der Praxis, in denen es zu Systemausfällen und Datenverlusten als Folge von Virenbefall kam. Dabei gehen die Hacker immer kreativer und intelligenter vor, so dass eine Viren-Software alleine längst nicht mehr ausreicht. Michgehl und Hampe zeigten, wie ein professioneller Rundum-Service mit einem unternehmenstauglichen Router, intensiverem Scannen der eingehenden Mails und umgehenden Sicherheitsupdates gegen viele Gefahren schützen kann. Dabei ist auch die Schulung der Mitarbeiter ein wichtiger Bestandteil des Sicherheitskonzepts.

Drei Meinungen zum elektronischen Rechtsverkehr

Holger Esseling, Claas Kuhfuß, Ralf Heidemann, Andrea Brandenburg, Elektronischer Rechtsverkehr, Podiumsdiskussion, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, bea, erv, it-service, ra-micro, kanzleisoftware, Den Abschluss der Veranstaltung bildete die Podiumsdiskussion zum Thema „Chancen und Risiken der digitalen Kanzlei“. Moderiert von Holger Esseling brachten drei Teilnehmer ihre Sicht aus der Praxis zu Gehör. RAin Andrea Brandenburg von RA-MICRO ist naturgemäß optimistisch im Hinblick auf den elektronischen Rechtsverkehr. Sie sieht insbesondere massive Einsparungen von Druck- und Portokosten sowie eine schnellere Verfügbarkeit von Informationen als wesentliche Vorteile. Dafür seien zwar einige Änderungen in der Kanzleiorganisation notwendig, was allerdings mit einer bewährten und innovativen Kanzleisoftware wie RA-MICRO einfach umsetzbar sei.

RA Claas Kuhfuß von der Kanzlei Worbs und Partner in Düsseldorf zeigte sich zurückhaltend optimistisch. Er unterschied klar zwischen Hype und realem Nutzen in der Digitalisierung. In der Kanzlei sind Skeptiker und Befürworter des elektronischen Rechtsverkehrs vertreten und es ist ein Balanceakt, hier für einen reibungslosen Übergang zu sorgen. Dieses Zwischenstadium hat RA Ralf Heidemann bereits hinter sich gelassen: In seiner Kanzlei CNH Anwälte in Essen ist die elektronische Akte bereits führend. Voraussetzung war auch hier eine behutsame Einführung mit sanftem Druck. Ein paar Tipps für die Praxis lassen sich aus der Diskussion und den drei Sichtweisen ziehen:

- Die Digitalisierung der Anwaltskanzlei ist ein kultureller Prozess. Er lässt sich nicht von heute auf morgen verordnen, sondern muss sich entwickeln.

- Planen Sie ein Jahr für die Vorbereitung der Umstellung ein und starten Sie mit einem Workshop. Alle Kollegen der Kanzlei sollten teilnehmen und ein Projektteam aufgesetzt werden. Die rechtzeitige und umfassende Information ist ein Erfolgkriterium

- Definieren Sie frühzeitig den eindeutigen Zeitpunkt, ab dem die elektronische Akte das führende System wird.

- Machen Sie nach der Umstellung die Arbeit mit Papierakten unbequemer: So könnte jeder Anwalt seine Akten selbst ausdrücken müssen, wenn er unbedingt Papier nutzen möchte.

- Lassen Sie sich begleiten von einem professionellen Dienstleister, der sich mit Kanzlei-IT, Kanzleisoftware und den zugehörigen Prozessen in der Kanzlei auskennt.

www.elektronischer-rechtsverkehr.net

michgehl, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches anwaltspostfach, beA, ERV, Kanzleisoftware, RA-MICRO, DictanetWir danken allen Beteiligten herzlich für die sehr gelungene Veranstaltung. Alle anwesenden Kanzleivertreter waren hoch interessiert und haben die Veranstaltung mit Fragen und Meinungen bereichert. Das Team von Michgehl & Partner zeigte innovative Lösungen für die Anwaltskanzlei und stand jederzeit für die Teilnehmer zur Verfügung, um konstruktive fachliche Gespräche zu führen. Alle Vorträge werden nun in der Folge als Video aufbereitet und auf www.elektronischer-rechtsverkehr.net zur Verfügung gestellt. Hier finden sich auf die neuen Module zum elektronischen Rechtsverkehr sowie der Michgehl & Partner ERV-Check. Besuchen Sie uns auf www.elektronischer-rechtsverkehr.net.

Essen Michgehl IT-Service Düsseldorf Kanzleisoftware

Moderner Fünfkampf zum Elektronischen Rechtsverkehr – ein Rückblick auf eine inspirierende Neueröffnung in Düsseldorf

I20140918_161828m Zuge des Elektronischen Rechtsverkehrs werden Anwaltskanzleien flächendeckend digitalisiert. Doch was bedeutet das konkret? Zur Neueröffnung unseres neuen Büros in der Nähe des Landgerichts Düsseldorf sind wir dieser Frage auf den Grund gegangen. Unsere Ausstellung, Podiumsdiskussion, Vortrag und moderner Fünfkampf hatten ein Ziel: Die digitale Kanzlei zum Anfassen. 61 Anmeldungen waren die erstaunlich positive Resonanz der Anwaltschaft.

 

RA-MICRO: Die digitale Kanzlei ist nicht aufzuhalten

20140919_111437Zum Auftakt des Tages begrüßte Franz-Josef Michgehl (Geschäftsführer der Michgehl & Partner GmbH) die Teilnehmer im prall gefüllten Seminarraum und kündigte gleich den ersten Vortrag an: Rechtsanwältin Andrea Brandenburg von der RA-MICRO Software GmbH & Co. KGaA referiert über die Einführung des Elektronischen Rechtsverkehrs und die digitale Kanzlei.

20140919_112124Die Schrittweise Einführung der elektronischen Kommunikation mit den Gerichten ist gesetzlich in einem mehrstufigen Prozess von 2016 bis 2022 vorgeschrieben. Die Umsetzung in der Kanzlei bedeutet einige Vorbereitungs-Arbeiten, aber auch deutliche Arbeitserleichterung und Kostenersparnis, insbesondere bei Porto, Büromaterial und Arbeitszeit. Sind die Aktenstrukturen einmal passend eingerichtet, lassen sich mit RA-MICRO Kanzleisoftware schnell und bequem digitale Workflows durchführen, Anlagen zu Akten und Schriftsätzen hinzufügen und Verfügungen erstellen. RAin Brandenburg zeigte überzeugend, wie einfach einige Schritte bereits heute in RA-MICRO durchführbar sind.

DSC_4267Die Reaktionen der Teilnehmer zeigten allerdings auch: Es herrscht Skepsis bei einigen Anwälten. Was mache ich mit Originaldokumenten? Wie kann ich mein IT-System sicher gestalten? Gut, dass wir noch eine Podiumsdiskussion zu genau diesen Fragen auf der Agenda hatten.

 

Handakte oder iPad?

DSC_4308Am Nachmittag moderierte Holger Esseling (Marketing Manager Michgehl & Partner GmbH) die Podiumsdiskussion „(Wann) Verschwindet die Handakte?“. Die beiden Diskutanten RA Oliver Braun und RA Horst Leis diskutierten gemeinsam mit dem engagierten Publikum die Zukunft der Aktenbearbeitung.

RA Braun stellte die gängige Praxis in vielen Kanzleien vor, die auch in der Kanzlei Preuß und Partner eingesetzt wird: Posteingänge werden zwar eingescannt, es wird aber grundsätzlich mit einer physischen Handakte gearbeitet. RA Leis stellte die Strukturen in der Großkanzlei SNP Schlawien Partnerschaft mit 70 Anwälten bundesweit vor: Es wird alles eingescannt, mit digitalen Akten gearbeitet, im eigenen Rechenzentrum verarbeitet und 90% der Dokumente werden vernichtet oder den Mandanten zurück gegeben.

Einig waren sich Diskutanten und Zuhörer: Wir werden in ein paar Jahren alle unsere Posteingänge einscannen und weitestgehend digital arbeiten. Zusätzlich wird es noch lange eine Handakte geben, in der beweispflichtige Originaldokumente zur Vorlage bei Gericht liegen und in der Notizen gemacht werden. Auch werden längere Schriftsätze noch auf absehbare Zeit mit Stift und Papier gelesen und kommentiert.

Beim Aufbau der Kanzlei-Infrastruktur wird es zwei Bauarten geben: Eine lokale Client-Server-Struktur, bei der auch der Zentralrechner in der Kanzlei steht oder eine Auslagerung des Servers und einiger Anwendungen in Rechenzentren. Dabei sind jedoch einige technische und rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten. Für die meisten kleinen und mittelgroßen Kanzleien bedeutet das: Holen Sie sich Unterstützung von einem professionellen IT-Dienstleister mit Erfahrung und Expertise in Anwaltskanzleien.

 

Fünfkampf: Die Disziplinen zum elektronischen Rechtsverkehr.

Neben den Vorträgen und Diskussionen des Tages war es uns ein großes Anliegen, die Kanzlei der Zukunft erlebbar zu machen – zum Anfassen, zum Ausprobieren. Zu diesem Zweck haben wir die wichtigsten Anforderungen an die digitale Kanzlei in fünf Disziplinen verpackt. In unserer Ausstellung konnten die Teilnehmer dann spielerisch die fünf Elemente erkunden:

20140919_083317Digitaliseren: Irgendwie müssen die Schriftstücke in die Akte kommen. Dazu gibt es verschiedene Wege des Scannens und Zuordnens.

20140919_083701Diktieren: Auch das Diktat spielt eine große Rolle in der digitalen Kanzlei. Fehlerfreie Spracherkennung und Workflows vereinfachen die Arbeit dramatsich.

DSC_4247Kommunizieren: Das Leben und Arbeiten des digitalen Anwalts wird mobiler. Daher sollte auch die gesamte Telefonanlage von unterwegs konfigurierbar sein. So sind Handy-Anrufe mit der Büronummer möglich und Weiterleitungen schnell eingerichtet.

DSC_4171Organisieren: Die Verwaltung der digitalen Akten spart Zeit und Nerven – alles ist vollständig zu jeder Zeit an jedem Ort verfügbar. Dafür müssen allerdings die Voraussetzungen geschaffen werden, zum Beispiel Aktenstrukturen und Verfügungsvorlagen.

SicherheitskonzeptSchützen: Die Bedeutung der IT-Infrastruktur steigt immens – und damit auch ihr Schutzbedarf. Anti-Virus-Software reicht dafür nicht aus. Professioneller IT-Service, Monitoring, Patch Management und Mail Protection sind nur einige Elemente eines IT-Sicherheitskonzepts, um das Herzstück der digitalen Kanzlei zuverlässig zu schützen.

 

20140919_155524Der Gewinner des modernen Fünfkampfs zum Elektronischen Rechtsverkehr konnte mit 47 von 50 möglichen Punkten zeigen, dass die Systeme der digitalen Kanzlei schon heute reibungslos funktionieren. Der „Digitale Anwalt 2014“ ist: Rechtsanwalt Werner Reinhardt (Rechtsanwälte Reinhardt und Kniffka in Hagen, Fachanwaltskanzlei mit Schwerpunkt Immobilienrecht, Medizinrecht, Familienrecht, Strafrecht). Wir gratulieren dem Sieger von Herzen!

 

Fazit: Die digitale Kanzlei kommt – stellen Sie jetzt die Weichen

DSC_4369Neben vielen tollen Gesprächen mit interessierten und engagierten Anwälten bleibt vor allem eines hängen: Die flächendeckende Digitalisierung der Anwaltskanzleien ist nicht aufzuhalten. Noch ist kein großer Veränderungsdruck spürbar, aber es sind einige Vorbereitungen zu treffen: Welche Lösungen möchten Sie einsetzen für Scan, Diktat, Telefonie, Aktenverwaltung, IT-Sicherheit und Service? Beginnen Sie jetzt, damit Sie in einigen Monaten nicht überrollt werden von den Umwälzungen, die zwangsläufig auf Kanzleien zukommen.

SektDie Teilnehmer des Fünfkampfs zum Elektronischen Rechtsverkehr haben begonnen, sich zu informieren, zu diskutieren und auszuprobieren. Wir danken allen Beteiligten für eine wunderschöne und inspirierende Veranstaltung.  

Neueröffnung Logo

19.09.2014: Neueröffnung in Düsseldorf, nur 500m vom Landgericht entfernt

Die Michgehl & Partner GmbH bezieht im September neue Räumlichkeiten in Düsseldorf. Als spezialisierter Anbieter von IT-Services und Software für Rechtsanwälte sind wir sehr froh, künftig nur wenige Minuten vom Landgericht entfernt für Sie da zu sein.

Am 19.09.2014 laden wir Sie herzlich ein, unseren neuen Standort gemeinsam mit uns einzuweihen. An diesem Tag werden wir einen modernen Fünfkampf rund um den elektronischen Rechtsverkehr durchführen. Erleben Sie mit uns eine Reise in die nahe Zukunft der digitalen Kanzlei: Weiterlesen