Kategorie-Archiv: Kanzleisoftware

Als einer der stärksten RA-MICRO Vertriebspartner garantieren wir Ihnen seit 20 Jahren kompetenten Service und Erfahrung bei der Integration Ihrer Anwalts-Kanzleisoftware.
An unseren Standorten Nordwalde/Münster, Düsseldorf und München bieten wir Ihnen darüber hinaus IT-Service, IT-Sicherheit und IT-Dienstleistungen an folgenden Standorten:
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Elektronischer Rechtsverkehr: Wie kommen Schriftstücke in die Akte?

20140919_083328Viele Wege führen nach Rom – so verhält es sich auch mit der Digitalisierung von Schriftstücken. Es gibt mehrere Wege, wie gescannt wird und wie die Datei im Anschluss in die Akte gelangt. Bei unserer Neueröffnung in Düsseldorf unter dem Motto “Moderner Fünfkampf zum Elektronischen Rechtsverkehr” konnte jeder Teilnehmer vor Ort ausprobieren, welche Lösung für ihn die passende ist. Weiterlesen

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Moderner Fünfkampf zum Elektronischen Rechtsverkehr – ein Rückblick auf eine inspirierende Neueröffnung in Düsseldorf

I20140918_161828m Zuge des Elektronischen Rechtsverkehrs werden Anwaltskanzleien flächendeckend digitalisiert. Doch was bedeutet das konkret? Zur Neueröffnung unseres neuen Büros in der Nähe des Landgerichts Düsseldorf sind wir dieser Frage auf den Grund gegangen. Unsere Ausstellung, Podiumsdiskussion, Vortrag und moderner Fünfkampf hatten ein Ziel: Die digitale Kanzlei zum Anfassen. 61 Anmeldungen waren die erstaunlich positive Resonanz der Anwaltschaft.

 

RA-MICRO: Die digitale Kanzlei ist nicht aufzuhalten

20140919_111437Zum Auftakt des Tages begrüßte Franz-Josef Michgehl (Geschäftsführer der Michgehl & Partner GmbH) die Teilnehmer im prall gefüllten Seminarraum und kündigte gleich den ersten Vortrag an: Rechtsanwältin Andrea Brandenburg von der RA-MICRO Software GmbH & Co. KGaA referiert über die Einführung des Elektronischen Rechtsverkehrs und die digitale Kanzlei.

20140919_112124Die Schrittweise Einführung der elektronischen Kommunikation mit den Gerichten ist gesetzlich in einem mehrstufigen Prozess von 2016 bis 2022 vorgeschrieben. Die Umsetzung in der Kanzlei bedeutet einige Vorbereitungs-Arbeiten, aber auch deutliche Arbeitserleichterung und Kostenersparnis, insbesondere bei Porto, Büromaterial und Arbeitszeit. Sind die Aktenstrukturen einmal passend eingerichtet, lassen sich mit RA-MICRO Kanzleisoftware schnell und bequem digitale Workflows durchführen, Anlagen zu Akten und Schriftsätzen hinzufügen und Verfügungen erstellen. RAin Brandenburg zeigte überzeugend, wie einfach einige Schritte bereits heute in RA-MICRO durchführbar sind.

DSC_4267Die Reaktionen der Teilnehmer zeigten allerdings auch: Es herrscht Skepsis bei einigen Anwälten. Was mache ich mit Originaldokumenten? Wie kann ich mein IT-System sicher gestalten? Gut, dass wir noch eine Podiumsdiskussion zu genau diesen Fragen auf der Agenda hatten.

 

Handakte oder iPad?

DSC_4308Am Nachmittag moderierte Holger Esseling (Marketing Manager Michgehl & Partner GmbH) die Podiumsdiskussion „(Wann) Verschwindet die Handakte?“. Die beiden Diskutanten RA Oliver Braun und RA Horst Leis diskutierten gemeinsam mit dem engagierten Publikum die Zukunft der Aktenbearbeitung.

RA Braun stellte die gängige Praxis in vielen Kanzleien vor, die auch in der Kanzlei Preuß und Partner eingesetzt wird: Posteingänge werden zwar eingescannt, es wird aber grundsätzlich mit einer physischen Handakte gearbeitet. RA Leis stellte die Strukturen in der Großkanzlei SNP Schlawien Partnerschaft mit 70 Anwälten bundesweit vor: Es wird alles eingescannt, mit digitalen Akten gearbeitet, im eigenen Rechenzentrum verarbeitet und 90% der Dokumente werden vernichtet oder den Mandanten zurück gegeben.

Einig waren sich Diskutanten und Zuhörer: Wir werden in ein paar Jahren alle unsere Posteingänge einscannen und weitestgehend digital arbeiten. Zusätzlich wird es noch lange eine Handakte geben, in der beweispflichtige Originaldokumente zur Vorlage bei Gericht liegen und in der Notizen gemacht werden. Auch werden längere Schriftsätze noch auf absehbare Zeit mit Stift und Papier gelesen und kommentiert.

Beim Aufbau der Kanzlei-Infrastruktur wird es zwei Bauarten geben: Eine lokale Client-Server-Struktur, bei der auch der Zentralrechner in der Kanzlei steht oder eine Auslagerung des Servers und einiger Anwendungen in Rechenzentren. Dabei sind jedoch einige technische und rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten. Für die meisten kleinen und mittelgroßen Kanzleien bedeutet das: Holen Sie sich Unterstützung von einem professionellen IT-Dienstleister mit Erfahrung und Expertise in Anwaltskanzleien.

 

Fünfkampf: Die Disziplinen zum elektronischen Rechtsverkehr.

Neben den Vorträgen und Diskussionen des Tages war es uns ein großes Anliegen, die Kanzlei der Zukunft erlebbar zu machen – zum Anfassen, zum Ausprobieren. Zu diesem Zweck haben wir die wichtigsten Anforderungen an die digitale Kanzlei in fünf Disziplinen verpackt. In unserer Ausstellung konnten die Teilnehmer dann spielerisch die fünf Elemente erkunden:

20140919_083317Digitaliseren: Irgendwie müssen die Schriftstücke in die Akte kommen. Dazu gibt es verschiedene Wege des Scannens und Zuordnens.

20140919_083701Diktieren: Auch das Diktat spielt eine große Rolle in der digitalen Kanzlei. Fehlerfreie Spracherkennung und Workflows vereinfachen die Arbeit dramatsich.

DSC_4247Kommunizieren: Das Leben und Arbeiten des digitalen Anwalts wird mobiler. Daher sollte auch die gesamte Telefonanlage von unterwegs konfigurierbar sein. So sind Handy-Anrufe mit der Büronummer möglich und Weiterleitungen schnell eingerichtet.

DSC_4171Organisieren: Die Verwaltung der digitalen Akten spart Zeit und Nerven – alles ist vollständig zu jeder Zeit an jedem Ort verfügbar. Dafür müssen allerdings die Voraussetzungen geschaffen werden, zum Beispiel Aktenstrukturen und Verfügungsvorlagen.

SicherheitskonzeptSchützen: Die Bedeutung der IT-Infrastruktur steigt immens – und damit auch ihr Schutzbedarf. Anti-Virus-Software reicht dafür nicht aus. Professioneller IT-Service, Monitoring, Patch Management und Mail Protection sind nur einige Elemente eines IT-Sicherheitskonzepts, um das Herzstück der digitalen Kanzlei zuverlässig zu schützen.

 

20140919_155524Der Gewinner des modernen Fünfkampfs zum Elektronischen Rechtsverkehr konnte mit 47 von 50 möglichen Punkten zeigen, dass die Systeme der digitalen Kanzlei schon heute reibungslos funktionieren. Der „Digitale Anwalt 2014“ ist: Rechtsanwalt Werner Reinhardt (Rechtsanwälte Reinhardt und Kniffka in Hagen, Fachanwaltskanzlei mit Schwerpunkt Immobilienrecht, Medizinrecht, Familienrecht, Strafrecht). Wir gratulieren dem Sieger von Herzen!

 

Fazit: Die digitale Kanzlei kommt – stellen Sie jetzt die Weichen

DSC_4369Neben vielen tollen Gesprächen mit interessierten und engagierten Anwälten bleibt vor allem eines hängen: Die flächendeckende Digitalisierung der Anwaltskanzleien ist nicht aufzuhalten. Noch ist kein großer Veränderungsdruck spürbar, aber es sind einige Vorbereitungen zu treffen: Welche Lösungen möchten Sie einsetzen für Scan, Diktat, Telefonie, Aktenverwaltung, IT-Sicherheit und Service? Beginnen Sie jetzt, damit Sie in einigen Monaten nicht überrollt werden von den Umwälzungen, die zwangsläufig auf Kanzleien zukommen.

SektDie Teilnehmer des Fünfkampfs zum Elektronischen Rechtsverkehr haben begonnen, sich zu informieren, zu diskutieren und auszuprobieren. Wir danken allen Beteiligten für eine wunderschöne und inspirierende Veranstaltung.  

Elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, ERV-check, RA-MICRO, Kanzleisoftware

Elektronischer Rechtsverkehr: Aktueller Stand der Entwicklungen

ERV BlogMit der Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA) beginnt am 01.01.2016 die flächendeckende Einführung des Elektronischen Rechtsverkehrs. Dieser mehrstufige Prozess bedeutet für Anwaltskanzleien einen Paradigmenwechsel und wird zur weitgehenden Digitalisierung von Kanzleien führen. Damit Sie bereits die nötigen Voraussetzungen schaffen können und auf dem aktuellen Stand bleiben, werden wir Sie an dieser Stelle über die neuesten Entwicklungen informieren. Weiterlesen

Crypto-Virus: IT-Service hilft

Professioneller IT-Service hilft gegen erpresserische Crypto-Viren

Crypto-Virus: IT-Service hilftSeit einigen Monaten finden verstärkt erpresserische Angriffe mit Crypto-Viren statt. Diese Schadsoftware verschlüsselt Ihre Daten und fordert Sie auf, Geld für die Entschlüsselung zu zahlen. Wir hatten jüngst einen solchen Fall und möchten aus der Praxis berichten, wie es zum Befall kommt und wie der Schaden im Vorfeld und im Nachgang minimiert oder verhindert werden kann.

 

Kein Zugriff auf die Kanzleisoftware

Die Ausgangssituation: Ein Kunde ruft an und meldet, dass er auf seine RA-MICRO Daten nicht mehr zugreifen kann. Da er über einen eigenen Systemadministrator verfügt, hat er bisher auf die Nutzung unseres professionellen M-IT-Services verzichtet. Dadurch sind einige Fehler entstanden, die in Anwaltskanzleien häufig anzutreffen sind und eine Einladung an Kriminelle und Erpresser darstellen.

Im vorliegenden Fall verschlüsselte ein Crypto-Virus alle RA-MICRO Daten einer Kanzlei. Die Versuche des internen Systemadministrators, den Virus zu entfernen, schlugen fehl. Es wurde sogar die infizierte Datenbank auf einen neuen Server kopiert. Sobald das System neu aufgesetzt wurde, begann auch die Verschlüsselung der Daten erneut.

 

Professioneller IT-Service verhindert Cyber-Angriffe

Wenn es um IT-Sicherheit geht, sind Fachleute notwendig: In diesem Fall konnte das System nur durch eine komplette Neuinstallation von RA-MICRO und den Import der letzten Datensicherung wieder hergestellt werden. Durch die richtigen Maßnahmen im Vorfeld und direkt nach dem Schadensfall hätte dieser große finanzielle und zeitliche Zusatzaufwand vermieden werden können. Die Fehler und die Lösungen im Überblick:

-          Kein Monitoring: Durch eine laufende Überwachung des Systems wären bereits die ersten Verhaltensänderungen (z.B. CPU-Auslastung) aufgefallen

-          Kein Patch Management: Nur die automatische Aktualisierung von Anwendungen stellt sicher, dass die wichtigsten Sicherheitslücken geschlossen werden

-          Mangelhafter Anti-Viren-Schutz: Eine kostenlose Virensoftware reicht einfach nicht aus. Kostenpflichtige Versionen sind besser, von einem ausreichenden Schutz kann man aber eigentlich nur in Verbindung mit einem professionellen Router sprechen

-          Kein Router mit Firewall-Funktion: Ein entscheidendes Element jedes Sicherheitskonzepts ist ein professioneller Router. Als Türsteher Ihres IT-Systems entscheidet er aufgrund von Regeln, welche Daten eingelassen werden und welche nicht. Im vorliegenden Fall ist vermutlich beim Besuch einer unsicheren Webseite automatisch und unbemerkt ein Download gestartet worden. Dieses Paket hätte ein gut konfigurierter Router nicht hinein gelassen

-          keine E-Mail-Security: Viele Schädlinge dringen über E-Mails ein. Hier hilft Mail-Sicherheitssoftware, infizierte Mails im Vorfeld zu erkennen und bei der Öffnung Schäden zu vermeiden

-          keine Web-Security: Eine solche Software hätte helfen können, unsichere Webseiten im Vorfeld zu erkennen und den automatischen Download nicht zuzlassen

-          unzureichende Datensicherung: Eine automatische Sicherung geschäftskritischer Daten sorgt vor für den Ernstfall und kann die Verluste minimieren

-          keine Mitarbeiterschulung: Ein häufig unterschätzter und gleichsam elementarer Bestandteil eines IT-Sicherheitskonzept ist die Vermittlung sicherheitsrelevanter Verhaltensweisen am Arbeitsplatz. Bei allen technischen Sicherheitsvorkehrungen ist und bleibt es doch fast ausnahmslos der Mensch vor dem Rechner, der aufgrund eines Fehlers und häufig aufgrund mangelnden Wissens Schadsoftware ins Unternehmen bringt.

 

Neue Angriffe erfordern neue Verteidigungsmaßnahmen

Professioneller IT-Service hilft im Vorfeld, Schäden von Ihrer Infrastruktur fernzuhalten. Sollte es doch zu dem dann unwahrscheinlichen Fall eines erfolgreichen Angriffs kommen, werden wir ihn früher erkennen und schneller abwehren können. Und es ist zu erwarten, dass kriminelle Akte dieser Art in Zukunft vermehrt auftreten. Gerne beraten wir Sie zu den geeigneten IT-Sicherheitsmaßnahmen. 

Neueröffnung Logo

19.09.2014: Neueröffnung in Düsseldorf, nur 500m vom Landgericht entfernt

Die Michgehl & Partner GmbH bezieht im September neue Räumlichkeiten in Düsseldorf. Als spezialisierter Anbieter von IT-Services und Software für Rechtsanwälte sind wir sehr froh, künftig nur wenige Minuten vom Landgericht entfernt für Sie da zu sein.

Am 19.09.2014 laden wir Sie herzlich ein, unseren neuen Standort gemeinsam mit uns einzuweihen. An diesem Tag werden wir einen modernen Fünfkampf rund um den elektronischen Rechtsverkehr durchführen. Erleben Sie mit uns eine Reise in die nahe Zukunft der digitalen Kanzlei: Weiterlesen

RA-MICRO Blog

Mobiles Arbeiten mit RA-MICRO

RA-MICRODas im Oktober 2013 verkündete ERV-Gesetz sieht eine flächendeckende Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten bis Januar 2018 vor. Im ersten Schritt wird am 01.01.2016 das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) für alle Anwälte eingeführt. Dieses ermöglicht die sichere Übertragung von Schriftsätzen, Anlagen und sonstigen Dokumenten an Gerichte auch ohne eine die Unterschrift ersetzende elektronische Signatur.

Die zunehmende Digitalisierung und das Nutzen von mobilen (Kommunikations-)Geräten bieten Anwälten zahlreiche neue Möglichkeiten für mobiles Arbeiten. Aus diesem Grund veranstaltete RA-MICRO kürzlich ein Anwendertreffen unter dem Motto „Mobiles Arbeiten“, bei dem die neuesten Entwicklungen vorgestellt und RA-MICRO-Nutzer mit der RA-MICRO E-Akte und RA-MICRO Mobile vertraut gemacht wurden.

Das RA-MICRO Mobile Nutzer-Konzept bietet verschiedene Möglichkeiten, den Kanzlei-E-Workflow zu optimieren. Dazu zählen

  • der RA-MICRO Mobile Arbeitsplatz, der das Lesen und Schreiben von RA-MICRO Kanzleidaten ermöglicht
  • die RA-Box, mit der Kanzleidaten unterwegs gelesen werden können
  • DictaNet Mobile, zum Diktieren und Verfassen von Voicemails und dem Lesen von bereits geschriebenen Diktaten.

Weitere Neuheiten aus dem Hause sind die RA-Mobile App, DictaNet App und die DG Deutsche Gesetze App, die es dem mobilen Anwalt ermöglicht, sich unterwegs zu informieren und Auskünfte zu erteilen.

Weitere Apps zur mobilen Erfassung von Adressdaten, zur Aktenanlage für mobil aufgenommene Mandate und eine optimierte Touch-Bedienung der im Mobile Nutzer AP enthaltenen Programmfunktionen befinden sich bereits in der Entwicklungsphase.

Gerne beraten wir Sie umfassend zur Kanzleiorganisation, RA-MICRO-Neuheiten und der Umsetzung des elektronischen Rechtsverkehrs und der digitalen Aktenführung in Ihrer Kanzlei.