Elektronischer Rechtsverkehr: Was sollten Kanzleien jetzt tun und was kann warten?

ERV BlogLassen wir doch mal die Kirche im Dorf: Am 01.01.2016 kommt mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) nicht mehr als ein weiteres Mailpostfach für Kanzleien hinzu. Dafür muss die Kanzlei nicht auf den Kopf gestellt werden und es ist in Ruhe abzuwarten, welche Gerichte wann bereit sind für die digitale Kommunikation.

 Alle Kanzleien werden digital und mobil

Klar ist allerdings auch: In den nächsten Jahren werden flächendeckend alle Anwaltskanzleien digitalisiert. Was mit dem EGVP begonnen hat, wird von der Randerscheinung zum Normalfall in den Kanzleien. Immer mehr Nachrichten und Dokumente erreichen Kanzleien digital, die Kommunikation mit Mandanten, Gegnern, Gerichten und Versicherungen wird zunehmend elektronisch. Die Aktenbearbeitung wird digital und mobil.

Das hat für Kanzleien einige Vorteile:

  • Massive Einsparung von Portokosten
  • Mobiles unabhängiges Arbeiten, z.B. im Home Office
  • Vollständiger und jederzeitiger Zugriff auf alle Akten und Dokumente
  • Verringerung des physischen Archivierungsbedarfs
  • Flexible Handhabung von Akten – kein Klammern, sortieren, kopieren mehr

 

Was wird wann vorbereitet?

Elektronischer Rechtsverkehr RA-MICRO KanzleisoftwareIn unseren RA-MICRO-Seminaren Elektronischer Rechtsverkehr erläutern wir, mit welchen Vorbereitungen Anwaltskanzleien bereits jetzt beginnen sollten und welche Entwicklungen hingegen in Ruhe abgewartet werden können. In sieben ausgebuchten Seminaren an vier Standorten haben wir mit den Teilnehmern insbesondere folgende Fragen diskutiert und Lösungen dafür vorgestellt.

 

Neuausrichtung von Zuständigkeiten und Prozessen

Die digitale Kanzlei ist ein Abbild der bisherigen Kanzlei mit ähnlichen Abläufen, nur verändern sich die konkreten Aufgaben: Ausgehende Post liegt beispielsweise nicht mehr sichtbar im Fach sondern in einem elektronischen Mailpostfach. Ein Klick entscheidet über Fristwahrung oder Versäumnis. Wer kontrolliert das? Für jeden digitalisierten Prozess, den Sie aufbauen, sollte diese Frage als erstes geklärt werden.

 

Aufbau von Strukturen, Verfügungsvorlagen, Textbausteinen, Ordnerstrukturen

Die wesentlichen Kanzleiabläufe werden auch in der digitalen Kanzlei von Dokumenten begleitet. Allerdings folgen Prozesse nicht mehr der Akte oder dem Schriftstück, das von Ort zu Ort getragen wird. Vielmehr folgen Dokumente den unsichtbaren Prozessabläufen, die individuell für jede Kanzlei in der Kanzleisoftware eingerichtet werden. Welche Schritte erfolgen in welcher Reihenfolge durch wen? Der Aufbau von Ordnerstrukturen und Vorlagen für standardisierte Prozesse, zum Beispiel Verfügungsvorlagen und Textbausteine, sollte bereits heute begonnen werden. In vielen Kanzleisoftware-Systeme findet sich ein Wildwuchs, der einige Zeit benötigt, um aufgearbeitet zu werden.

 

Digitalisierung des Posteingangs – Wer ordnet zu? Was wird gescannt? Wie wird gescannt?

Kanzleisoftware ra-micro scan e-akte elektronischer rechtsverkehrNach wie vor wird eingehende Post geöffnet, gesichtet, zugeordnet und weitergeleitet. Mit einem Unterschied: Sie wir vorher eingescannt. Nur: Wer entscheidet, was eingescannt wird? Der gesamte Posteingang? Jeder Werbeflyer? Wer sortiert wichtige Post aus? Wer ordnet die Schriftstücke den Akten zu? Falsch zugeordnete oder versehentlich aussortierte Post ist nämlich weg – nicht mehr auffindbar. Die Verwaltung des Posteingangs wird eine höhere Qualifikation und Erfahrung benötigen.

Wie bereits in einem anderen Beitrag ausgeführt, gibt es darüber hinaus verschiedene Arten des Einscannens. Sie können jedes Schriftstück einzeln scannen oder im Stapel den gesamten Tages-Posteingang auf einen Schlag. Sie können direkt in die Akte scannen oder zunächst in einen Ordner, der dann von einem Mitarbeiter oder Anwalt zugeordnet wird. Die meisten Kanzleien beginnen aus gutem Grund schon heute mit dem Aufbau ihres Scanprozesses, denn es braucht einfach seine Zeit, bis alles reibungslos läuft.

 

Ausreichende Internet-Anbindung auch in ländlichen Gebieten

Eine Grundvoraussetzung für die Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr ist die Internet-Anbindung. Viele Kanzleien unterschätzen dabei das Datenvolumen, das hier benötigt wird: Sie werden früher oder später große eingescannte Datenmengen nach außen transportieren, Diktate via Internet versenden, jede Kanzlei wird digital mit Mandanten und Gerichten kommunizieren, zusätzlich wird ein Online-Backup Bestandteil der meisten Datensicherungskonzepte sein. Kümmern Sie sich schon heute um eine gute Anbindung und achten Sie insbesondere auf die Upload-Geschwindigkeit. Gerne stellen wir Ihnen die passende Internet-Anbindung zur Verfügung – auch da, wo es bisher keine Leitung gibt.

 

IT-Sicherheit: Datensicherung, Patch Management, Antivirus, Wartung, Monitoring

Ihre IT wird in den nächsten Jahren noch wichtiger als sie heute ist. Ohne IT geht in der digitalen Kanzlei nichts mehr. Alle, wirklich alle Daten sind hier gespeichert. Dieses existenzielle System gehört schon heute und erst recht morgen zuverlässig abgesichert. Dazu gehört neben einer durchdachten Datensicherung vor allem ein professioneller IT-Service: Sicherheitskonzept, Monitoring Ihrer Kanzlei-IT, Antivirus, Patch Management.

 

Kommunikation: Wie können Dokumente verschlüsselt zur Verfügung gestellt werden?

Diese Frage wird sich unabhängig vom Elektronischen Rechtsverkehr dann stellen, wenn es Ihre Kunden wünschen. Die Kommunikation mit Gerichten allerdings wird über das beA erfolgen und es ist noch unklar, welche Verschlüsselung und Verfahren im Detail eingesetzt werden. Daher ist die Verschlüsselung ein Thema, das noch etwas warten kann.

 

Signaturen: Lesegeräte, Karten, wer signiert, wer versendet?

Ähnlich verhält es sich mit der Signatur: Die genauen Spezifikationen sind einfach noch nicht festgelegt. Wer darf signieren? Was geschieht im Urlaubs- und Krankheitsfall? Welche Lesegeräte und Karten werden unterstützt? Gibt es weitere Authentifizierungsmöglichkeiten? Es ist sinnvoll, sich anzusehen, wie der Genehmigungs- und Signaturprozess in Zukunft aussehen wird. Eine Entscheidung für die passende Signaturlösung steht aber nicht vorne auf der Agenda.

 

Digitales Diktat: Wie wird die Sprache zu Text?

Digitales Diktat Philips SpeechMike Dragon Spracherkennung DictaNetAuch das digitale Diktat steht kaum in Zusammenhang mit dem Elektronischen Rechtsverkehr. Sicherlich wird das mobilere Arbeiten auch neue Diktierlösungen erfordern. Allerdings ist das keine dringende Herausforderung. Sie können auch in der digitalen Aktenführung mit Kassetten diktieren. Es ist nur ziemlich unpraktisch. Lösungen mobiler Diktiergeräte mit Spracherkennung oder unterstützende Schreibdienste können ohne Einsatz eigenen Personals dafür sorgen, dass Ihr Wort fehlerfrei und unverzüglich zu Text wird. Aber das ist eine Frage des Arbeitsstils und Komforts, nicht des Elektronischen Rechtsverkehrs.

 

Wir machen Anwälte erfolgreicher

Team Michgehl und Partner IT-Service IT-Sicherheit KanzleisoftwareSie fragen sich, welche Maßnahmen Sie jetzt angehen sollten und welche Sie erstmal nach hinten schieben? Gerne unterstützen wir Sie bei allen Fragen rund um RA-MICRO Kanzleisoftware und alle Facetten von Kanzlei-IT und IT-Service. Wir machen Anwälte erfolgreicher. Fordern Sie uns heraus.