Elektronischer Rechtsverkehr: Wie kommen Schriftstücke in die Akte?

20140919_083328Viele Wege führen nach Rom – so verhält es sich auch mit der Digitalisierung von Schriftstücken. Es gibt mehrere Wege, wie gescannt wird und wie die Datei im Anschluss in die Akte gelangt. Bei unserer Neueröffnung in Düsseldorf unter dem Motto „Moderner Fünfkampf zum Elektronischen Rechtsverkehr“ konnte jeder Teilnehmer vor Ort ausprobieren, welche Lösung für ihn die passende ist.

Möglichkeiten des Scanvorgangs:

– Einzelscan: Von vielen kleinen Kanzleien werden Schriftstücke einzeln eingescannt

– Black Page Scan: Ab einer Kanzleigröße von ungefähr 3 Rechtsanwälten und 3 ReNos bietet diese Variante die Möglichkeit, effizienter zu scannen, indem zwischen die Schriftstücke eine schwarze Seite gelegt wird. So kann im Stapel der gesamte Posteingang gescannt werden

– Vollautomatisch: Für Großkanzleien ab ca. 50 Rechtsanwälten kann sich der automatische Scan lohnen. Mit Hilfe der Texterkennung trennt das System Schriftstücke automatisch von einander. So wird das Einlegen von schwarzen Seiten eingespart. Noch ist dieses Vorgehen allerdings sehr aufwändig in der Entwicklung und recht fehleranfällig

Möglichkeiten der Aktenzuordnung:

– E-Postfach: Eine häufig genutzte Möglichkeit ist es, Posteingänge gesammelt in das RA-MICRO E-Postfach zu scannen. Hier können die Dateien komfortabel den jeweiligen Akten zugeordnet werden.

– Direktscan: Einige Drucker und Multifunktionsgeräte verfügen über XOA – Schnittstellen zu RA-MICRO, die es ermöglichen, direkt vom Scanner aus die richtige Akte auszuwählen und das Schriftstück zuzuordnen

– Automatisch: Mittlerweile ist es technisch möglich, dass die Texterkennung Merkmale wie Aktenzeichen, Namen und Adressen automatisch erkennt und die Schriftstücke den jeweiligen Akten zuweist. Die Erkennungsrate liegt bei 80%. Allerdings sind Fehler nicht auszuschließen und die Einrichtung und laufende Weiterentwicklung dürfte eher für Großkanzleien wirtschaftlich sein.

Ein Direktscan dauert durchschnittlich 30 Sekunden

Im Fünfkampf haben die Teilnehmer den Direktscan genutzt, um ein Schriftstück so schnell wie möglich direkt einer Akte zuzuordnen. Vom Einlegen des Blattes bis zur Speicherung in die Akte nimmt dieser Prozess durchschnittlich 30 Sekunden in Anspruch. Der Einzelsieger dieser Disziplin schaffte es sogar in 22 Sekunden.

Wie scannen Sie Ihren Posteingang? Welcher Ablauf ist für Ihre Kanzlei der effizienteste? Gerne unterstützen und beraten wir Sie bei der Einführung oder Optimierung Ihrer Digitalisierung. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.