Datensicherung, Backup, RA-MICRO, Kanzleisoftware

IT-Panne des Monats Oktober: Wiederherstellen klingt doch gut…

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, KanzleisoftwareWofür braucht man eigentlich einen IT-Dienstleister? Sind wir nicht mittlerweile alle so geübt im Umgang mit Computern, dass wir die anfallenden Aufgaben selbst erledigen können? Und gilt das nicht in besonderem Maße für gut ausgebildete und intelligente Menschen wie Rechtsanwälte? In der Tat haben die IT-Kenntnisse in den vergangenen Jahren stark zugenommen, doch auch die IT selbst wird immer komplexer. Es bedarf tiefer Expertise und langjähriger Erfahrung, um eine sichere Kanzlei-IT zu betreiben. Diese These ist theoretisch schwer belegbar. Allerdings liefert das wahre Leben regelmäßig Beweise dafür, dass IT-Systeme in der Anwaltskanzlei nicht auf sich gestellt sein sollten. Die gut gemeinten Pflege- und Reparaturabsichten der Mitarbeiter verschärfen die auftretenden Probleme mitunter mehr, als sie zu mindern.

Der Rechner startet nicht…

Unsere IT-Panne des Monats Oktober beginnt wie so oft mit dem Anruf aus einer Anwaltskanzlei. Rechtsanwaltsfachangestellte Else Emsig klingt hektisch erregt – dieser Zustand zwischen erschrocken und panisch – und doch voller Tatendrang. Das Notebook ihres Chefs lässt sich nicht mehr starten. Die Erste Hilfe per Telefon führt nicht zur Wiederbelebung und so beruhigen wir die Else mit den Worten: „Lassen Sie alles, wie es ist – wir kommen“. Vorsichtshalber fügen wir hinzu: „Kommen Sie bitte auch nicht auf die Idee, da jetzt selber mit einer Recovery-CD oder so zu experimentieren.“

Unser Gehirn versteht das Wort „nicht“ nicht

„Recovery-CD? Das ist ja eine gute Idee.“ Genau das und nicht mehr ist offensichtlich bei Else hängen geblieben. Sie nimmt die Dinge eh am liebsten selbst in die Hand. Als wir in der Kanzlei ankommen, läuft der Rechner des Anwalts wieder. Eine Windows 7 Oberfläche strahlt uns genauso an wie die zufriedene Else. Sollten wir ihr anbieten, in die Technik von Michgehl & Partner zu wechseln? Lieber nicht. Denn bei genauerem Hinsehen wird klar: Der Anwalts-Arbeitsplatz wurde nicht wiederhergestellt – er wurde neu installiert. Positiv: Es läuft. Negativ: Nur das Betriebssystem…

Wo sind die Daten?

Herzlichen Glückwunsch! Alle Anwendungen und Daten des Notebooks wurden unwiderruflich gelöscht. Naja, aber was hat man schon auf seinem Arbeitsrechner? Machen Sie den Selbsttest: Was befindet sich gerade auf Ihrem betrieblichen Notebook oder PC? Bei mir finde ich zum Beispiel Bilder, Adresslisten, Briefe, Präsentationen und Tabellen. Sind die alle auch zentral auf dem Server abgelegt? Räusper… Hinzu kommen jede Menge Software, lokale Einstellungen und Treiber. Wie lange es wohl dauern würde, das alles wieder einzurichten? Genauso ist es auch bei Elses Chef: Datensicherung auf dem Notebook? Erwartungsgemäß Fehlanzeige. Zentrale Datenhaltung? Bleiben wir realistisch… Alle, aber auch wirklich alle Daten des Notebooks sind weg und bleiben weg. „Aber ich habe doch auf Wiederherstellen geklickt“, meint die sichtlich irritierte Else: „Dann kann der doch nicht einfach alles löschen“. Doch, kann er…

Und die Moral von der Geschicht…

Fehler können passieren: Festplatten geben den Geist auf, Viren zerstören Dateien oder verschlüsseln Ordner. Mit ein paar Grundregeln lässt sich der Schaden vermeiden oder begrenzen:

  • IT-Monitoring: IT-Systeme lassen sich mittlerweile aus der Ferne laufend analysieren, um Fehler zu erkennen und zu beheben, bevor ein Problem auftritt. In diesem Fall wäre vermutlich ein schleichender Festplattendefekt bemerkt worden.
  • Zentrale Datenhaltung: Es ist eine Frage der Gewohnheit, wie viele Daten lokal auf dem Rechner liegen und welche Informationen auf dem Kanzleiserver gespeichert werden. Auf dem Notebook sind die Dateien großen Gefahren ausgesetzt: Nicht nur der Verlust ist ein Risiko – auch bei Diebstahl möchte ich nicht in der Haut eines Geheimnisträgers mit besonderer Verschwiegenheitspflicht stecken
  • Datensicherung: Auf dem Kanzleiserver sollte eine professionelle Datensicherung eine Selbstverständlichkeit sein. Damit sind nicht ein paar Wechselfestplatten gemeint, sondern eine automatisierte Sicherung in mehreren Generationen an mehreren Orten, die regelmäßig rekonstruiert wird. Wenn wichtige Daten auf dem Notebook liegen müssen, dann sollten sie regelmäßig (auch) auf den Server übertragen werden. Alternativ sollte der Datenbestand des Notebooks selbst gesichert werden.
  • Zurückhaltung: Aktivität und Wagemut sind gute Tugenden. In Bezug auf die IT-Systeme der Kanzlei sind Delegation und Vorsicht jedoch wertvolle Herangehensweisen. Sie würden auch nicht auf die Idee kommen, Ihre Alarmanlage oder Ihre Zentralheizung selbst zu reparieren. Else meinte es wirklich nur gut. Aber gut gemeint ist eben noch lange nicht gut gemacht – bisweilen auch das genaue Gegenteil.