Datensicherung, Backup, RA-MICRO, Kanzleisoftware

RA-MICRO Programmhinweis zur Datensicherung

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, KanzleisoftwareAktuell wird Anwendern der RA-MICRO Kanzleisoftware ein Hinweis angezeigt, der in seiner Bedeutung gar nicht überschätzt werden kann. Daher möchten wir die Aussagen noch einmal bekräftigen, ergänzen und unsere Unterstützung bei der Umsetzung anbieten. Der Hinweis betrifft die Lebensversicherung Ihrer Kanzlei-IT: Ihre Datensicherung. Wir wissen aus eigenen Untersuchungen in über 150 Anwaltskanzleien, dass kaum eine Kanzlei alle wesentlichen Regeln der Sicherung einhält und damit das Risiko eines Datenverlustes eingeht.

Was würde ein Verlust Ihrer Kanzleidaten für Sie bedeuten?

Täglich hören und lesen wir von neuen Schreckensszenarien: Viren, Trojaner, Systemausfälle, Einbrüche und vieles mehr. Die Angriffe werden immer intelligenter und erreichen auch in Anwaltskanzleien immer häufiger ihr Ziel. Fast beschleicht einen das Gefühl: „Da kann man eh nichts machen“. Und in der Tat kann man einen kurzzeitigen Systemausfall nicht zu 100% ausschließen. Die schlimmste Folge aller IT-Fehler und Angriffe jedoch ist zuverlässig vermeidbar: Der Datenverlust. Führen Sie sich einmal kurz vor Augen, was es bedeuten würde, wenn Ihre Kanzleidaten ein für alle Mal weg wären.

Die Grundregeln professioneller Datensicherung in Anwaltskanzleien

RA-MICRO stellt in seinem Programmhinweis bereits einige Anforderungen an eine verlässliche Datensicherung vor:

  • Zwei verschiedene Sicherungsmethoden verhindern einen Datenverlust auch dann, wenn ein Sicherungssystem falsch konfiguriert oder fehlerhaft ist.
  • Die Verwahrung einer Sicherung außerhalb der Kanzleiräume sollte eine Selbstverständlichkeit sein – am besten täglich. Hierzu bietet sich ein Online-Backup an.
  • Verschlüsselung ist gerade für Geheimnisträger eine Pflicht. Ob auf der Wechselfestplatte, einer NAS-Station oder im Online-Backup: Fremder Zugriff kann nicht ausgeschlossen werden. Eine Verschlüsselung hilft allerdings zuverlässig vor dem Geheimnisverrat.
  • Die Sicherung der SQL-Datenbank darf nicht vergessen werden und sollte unbedingt von einem Fachmann durchgeführt werden, der sich in Anwaltskanzleien und mit RA-MICRO auskennt.
  • Jährliche Notfallübung: Hier spricht RA-MICRO einen sehr wichtigen Punkt an, den kaum eine Kanzlei beherzigt. Die Wiederherstellung der Daten muss regelmäßig überprüft werden – und zwar vom Anwalt selbst für seine Mandanten. Ein Dienstleister kann dabei unterstützen, aber letztlich müssen Sie als Anwalt selbst nachsehen, ob Ihre Daten rekonstruierbar sind. Viele Kanzleien wägen sich hier in einer Sicherheit, die sich erst im Schadensfall als trügerisch entpuppt.

Weitere wichtige Hinweise zur Datensicherung

Wer die obigen Regeln des RA-MICRO Programmhinweises befolgt, der verfügt über eine gute Datensicherung. Ein paar Punkte sind nicht explizit aufgeführt, die wir gerne ergänzen:

  • Generationen: Daten sollten immer in mehreren Generationen gesichert werden. So wird beispielsweise täglich das gesamte RA-Verzeichnis gesichert und aufbewahrt. Im Ernstfall kann dann auch auf ältere Versionen zurückgreifen. Das wird wichtig, wenn Sie sich ein Virus einfangen, das erst nach einigen Tagen oder Wochen aktiv wird. Dann sollten Sie noch „saubere“ Bestände haben.
  • Archivierung: Über die Generationen hinaus sollten regelmäßig, am besten monatlich Archive erstellt werden. So können Sie auch über längere Zeiträume hinweg auf alle Daten zugreifen. Auch erfüllen Sie damit Grundanforderungen für Steuer- und Finanzbehörden.
  • Automatisierung: Ein häufiger Fehler besteht darin, dass schlicht nicht gesichert wird. Es wird vergessen. Daher empfehlen wir, die Datensicherung vollständig zu automatisieren. Kein Wechsel der Festplatten, nicht einmal ein Klick sollte nötig sein. Die Sicherung sollte vollautomatisch starten.
  • Überprüfung: Wissen Sie, ob Ihre Datensicherung der letzten Nacht erfolgreich war? Richten Sie eine Überprüfung ein, die nicht nur Alarm gibt, wenn die Sicherung nicht funktioniert hat, sondern die aktiv eine Bestätigung versendet. Die Folge ist auch hier bei Nichtbeachtung: Sie verlieren die Datensicherung aus dem Blick und merken erst im Ernstfall, dass sie seit Monaten nicht erfolgreich durchgeführt wurde.
  • Datensicherungskonzept: Erstellen Sie eine Dokumentation Ihrer Datensicherung mit technischen Informationen zu den verwendeten Geräten, Speichermedien und Datenbeständen. Zusätzlich müssen Verantwortliche, Passwörter, Lizenzen und Fristen notiert werden.

RA-MICRO Backup ab 22,65 €

Speziell für Anwaltskanzleien mit der Kanzleisoftware RA-MICRO wurde die Datensicherung RA-MICRO Backup entwickelt. Hierbei wird Ihr gesamtes RA-Verzeichnis (oder der SQL-Server) verschlüsselt in einem zertifizierten Rechenzentrum abgelegt. Die Lösung entspricht den Anforderungen des § 203 StGB und § 2 BORA. Eine Besonderheit: Ihre Daten und damit Ihre Arbeitsfähigkeit lassen sich innerhalb von Minuten wieder herstellen. Damit ist auch die regelmäßige Rekonstruktion mit wenigen Klicks erledigt. Gerne stellen wir Ihnen unser Konzept vor und sorgen für eine wirklich sichere Datensicherung in Ihrer Kanzlei.