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Letzte Chance: 3 Gutscheine für die einfache und sichere Kanzlei-IT

Elektronischer Rechtsverkehr Kanzleisoftware

Trotz der Verschiebung des beA-Starts steht eines fest: Anwaltskanzleien werden innerhalb weniger Jahre flächendeckend digitalisiert. Jetzt ist die richtige Zeit, um die Vorbereitungen zu treffen. Und bis zum 31. Januar ist die richtige Zeit, um unsere Gutscheine in Anspruch zu nehmen – danach verfallen sie nämlich. Sichern Sie sich daher bis zum Ende des Monats die drei Sonderaktionen zu Datensicherung, Dokumentenscanner und IT-Sicherheitscheck – eine formlose Mail reicht zur Reservierung aus.

Die wichtigsten Punkte zur Vorbereitung auf die Digitalisierung und den elektronischen Rechtsverkehr haben wir zudem in einem beA-Leitfaden für Sie zusammengefasst. Die Sonderaktionen bis Ende Januar im Einzelnen:

  • Datensicherung: Spätestens mit der beA-Einführung wird eine professionelle Datensicherung Pflicht. Mit unserem RA-MICRO Backup bieten wir Ihnen eine Rundum-Sorglos-Lösung ab 22,65 € monatlich. Testen Sie RA-MICRO Backup bei Bestellung im Januar 1 Monat lang kostenlos.
  • Dokumentenscanner: Ein spezialisierter Dokumentenscanner ist Multifunktionsgeräten in Geschwindigkeit, Stapelscan und Texterkennung deutlich überlegen. Wir bieten Ihnen den perfekt geeigneten Scanner Fujitsu FI-7160 inklusive Konfiguration und Einweisung im Komplettpaket – und bei Bestellung im Januar 2016 erhalten Sie ein iPad Air 32 GB gratis dazu, um Ihre digitalen Akten auch mobil einsehen zu können.
  • IT-Sicherheit: Wie sicher ist Ihre Kanzlei-IT? Die Bedrohungen nehmen so stark zu wie die Bedeutung Ihrer IT. Wir bieten Ihnen im Januar einen umfassenden Sicherheits-Check für nur 99,- €(Normalpreis 549,- €) an. Der Sicherheitscheck umfasst eine Systemanalyse, die Erstellung eines Sicherheitsreports und ein persönliches Beratungsgespräch.

Das Jahr 2016 wird für Anwaltskanzleien spannend. Wir halten Sie auf dem Laufenden zur weiteren Entwicklung des beA und freuen uns, Sie bei der Digitalisierung zu begleiten.

GUTSCHEIN 1

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Die Rundum-Sorglos-Lösung für Ihre RA-MICRO-Daten bietet Ihnen:

  • Verschlüsselte Sicherung im zertifizierten deutschen Rechenzentrum
  • Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit innerhalb von Minuten
  • Sicherung in 20 Generationen mit Langzeitarchiven
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  • Bereits ab 22,65 € pro Monat, 1 Monat kostenlos testen

GUTSCHEIN 2

beA-Dokumentenscanner Paket + iPad Air GRATIS!

  • Effizienter Dokumentenscanner mit Duplexfunktion und Stapelscan
  • Konfiguration und Einbindung in RA-MICRO, 3 Jahre Vor-Ort-Service
  • Einrichtung der OCR Texterkennung und Volltextsuche
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  • Gesamtpaketpreis nur 2.350 €
  • iPad Air 32 GB gratis bei Bestellung im Januar

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  • Umfassende softwaregestützte Analyse Ihrer Kanzlei-IT
  • Überprüfung auf Sicherheitslücken
  • Erstellung eines Sicherheitsreports
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  • Persönliches Beratungsgespräch
  • Nur 99,- € statt 549,- €

Sichern Sie sich Ihre Vorteile bis zum 31.01.2016 formlos per Mail an info@michgehl.de oder gleich hier per Kontaktformular.

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, Kanzleisoftware

IT-Panne des Monats Oktober: Wiederherstellen klingt doch gut…

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, KanzleisoftwareWofür braucht man eigentlich einen IT-Dienstleister? Sind wir nicht mittlerweile alle so geübt im Umgang mit Computern, dass wir die anfallenden Aufgaben selbst erledigen können? Und gilt das nicht in besonderem Maße für gut ausgebildete und intelligente Menschen wie Rechtsanwälte? In der Tat haben die IT-Kenntnisse in den vergangenen Jahren stark zugenommen, doch auch die IT selbst wird immer komplexer. Es bedarf tiefer Expertise und langjähriger Erfahrung, um eine sichere Kanzlei-IT zu betreiben. Diese These ist theoretisch schwer belegbar. Allerdings liefert das wahre Leben regelmäßig Beweise dafür, dass IT-Systeme in der Anwaltskanzlei nicht auf sich gestellt sein sollten. Die gut gemeinten Pflege- und Reparaturabsichten der Mitarbeiter verschärfen die auftretenden Probleme mitunter mehr, als sie zu mindern.

Der Rechner startet nicht…

Unsere IT-Panne des Monats Oktober beginnt wie so oft mit dem Anruf aus einer Anwaltskanzlei. Rechtsanwaltsfachangestellte Else Emsig klingt hektisch erregt – dieser Zustand zwischen erschrocken und panisch – und doch voller Tatendrang. Das Notebook ihres Chefs lässt sich nicht mehr starten. Die Erste Hilfe per Telefon führt nicht zur Wiederbelebung und so beruhigen wir die Else mit den Worten: „Lassen Sie alles, wie es ist – wir kommen“. Vorsichtshalber fügen wir hinzu: „Kommen Sie bitte auch nicht auf die Idee, da jetzt selber mit einer Recovery-CD oder so zu experimentieren.“

Unser Gehirn versteht das Wort „nicht“ nicht

„Recovery-CD? Das ist ja eine gute Idee.“ Genau das und nicht mehr ist offensichtlich bei Else hängen geblieben. Sie nimmt die Dinge eh am liebsten selbst in die Hand. Als wir in der Kanzlei ankommen, läuft der Rechner des Anwalts wieder. Eine Windows 7 Oberfläche strahlt uns genauso an wie die zufriedene Else. Sollten wir ihr anbieten, in die Technik von Michgehl & Partner zu wechseln? Lieber nicht. Denn bei genauerem Hinsehen wird klar: Der Anwalts-Arbeitsplatz wurde nicht wiederhergestellt – er wurde neu installiert. Positiv: Es läuft. Negativ: Nur das Betriebssystem…

Wo sind die Daten?

Herzlichen Glückwunsch! Alle Anwendungen und Daten des Notebooks wurden unwiderruflich gelöscht. Naja, aber was hat man schon auf seinem Arbeitsrechner? Machen Sie den Selbsttest: Was befindet sich gerade auf Ihrem betrieblichen Notebook oder PC? Bei mir finde ich zum Beispiel Bilder, Adresslisten, Briefe, Präsentationen und Tabellen. Sind die alle auch zentral auf dem Server abgelegt? Räusper… Hinzu kommen jede Menge Software, lokale Einstellungen und Treiber. Wie lange es wohl dauern würde, das alles wieder einzurichten? Genauso ist es auch bei Elses Chef: Datensicherung auf dem Notebook? Erwartungsgemäß Fehlanzeige. Zentrale Datenhaltung? Bleiben wir realistisch… Alle, aber auch wirklich alle Daten des Notebooks sind weg und bleiben weg. „Aber ich habe doch auf Wiederherstellen geklickt“, meint die sichtlich irritierte Else: „Dann kann der doch nicht einfach alles löschen“. Doch, kann er…

Und die Moral von der Geschicht…

Fehler können passieren: Festplatten geben den Geist auf, Viren zerstören Dateien oder verschlüsseln Ordner. Mit ein paar Grundregeln lässt sich der Schaden vermeiden oder begrenzen:

  • IT-Monitoring: IT-Systeme lassen sich mittlerweile aus der Ferne laufend analysieren, um Fehler zu erkennen und zu beheben, bevor ein Problem auftritt. In diesem Fall wäre vermutlich ein schleichender Festplattendefekt bemerkt worden.
  • Zentrale Datenhaltung: Es ist eine Frage der Gewohnheit, wie viele Daten lokal auf dem Rechner liegen und welche Informationen auf dem Kanzleiserver gespeichert werden. Auf dem Notebook sind die Dateien großen Gefahren ausgesetzt: Nicht nur der Verlust ist ein Risiko – auch bei Diebstahl möchte ich nicht in der Haut eines Geheimnisträgers mit besonderer Verschwiegenheitspflicht stecken
  • Datensicherung: Auf dem Kanzleiserver sollte eine professionelle Datensicherung eine Selbstverständlichkeit sein. Damit sind nicht ein paar Wechselfestplatten gemeint, sondern eine automatisierte Sicherung in mehreren Generationen an mehreren Orten, die regelmäßig rekonstruiert wird. Wenn wichtige Daten auf dem Notebook liegen müssen, dann sollten sie regelmäßig (auch) auf den Server übertragen werden. Alternativ sollte der Datenbestand des Notebooks selbst gesichert werden.
  • Zurückhaltung: Aktivität und Wagemut sind gute Tugenden. In Bezug auf die IT-Systeme der Kanzlei sind Delegation und Vorsicht jedoch wertvolle Herangehensweisen. Sie würden auch nicht auf die Idee kommen, Ihre Alarmanlage oder Ihre Zentralheizung selbst zu reparieren. Else meinte es wirklich nur gut. Aber gut gemeint ist eben noch lange nicht gut gemacht – bisweilen auch das genaue Gegenteil.

 

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Besonderes elektronisches Anwaltspostfach – Leitfaden für den Start

bea iconDer beA-Start am 28. November 2016 läutet einen Paradigmenwechsel in der Anwaltschaft ein: Der gesamte Rechtsverkehr wird sukzessive digitalisiert. Eine Papierakte wird es auch in zehn Jahren noch geben, da sind sich die meisten Rechtsanwälte einig. Die führende und damit vollständige Akte wird jedoch elektronisch geführt. Die Kommunikation zwischen Gerichten und Anwälten wird flächendeckend digitalisiert. Was muss nun bis zum beA-Start erledigt werden, um die gesetzlich vorgeschriebene Empfangsbereitschaft herzustellen? Wir geben einen kurzen Überblick.

Notwendige Voraussetzungen für das beA

Alle 165.000 Rechtsanwälte sind bereits von der BRAK und der Bundesnotarkammer angeschrieben worden, um für eine rechtzeitige Bestellung der nötigen Ausstattung zu werben. Auf der Seite bea.bnotk.de können Karten und Lesegeräte beschafft werden. Doch was genau wird benötigt?

beA-Karte für den Rechtsanwalt

  • Die beA-Karte ermöglicht den Zugriff auf das besondere elektronische Anwaltspostfach. In Kombination mit einem Kartenlesegerät und der PIN wird der Login ermöglicht.
  • Bis 2018 ist eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig. Hierfür kann auch eine bestehende Signaturkarte verwendet werden. Für 20,- € mehr erhalten Sie jedoch alle benötigten Funktionen in einer Karte. Wir empfehlen daher die beA-Karte Signatur für jeden Rechtsanwalt.
  • Die Kosten für die beA-Karte Basis belaufen sich auf 29,90 € jährlich, für die beA-Karte Signatur auf 49,90 € jährlich.

Mitarbeiterkarte und Mitarbeiter-Zertifikat

  • Für jeden Mitarbeiter, der Zugriff auf das beA erhalten soll, muss eine Mitarbeiterkarte (12,90 € jährlich) oder ein Mitarbeiter-Zertifikat (4,90 € jährlich) bestellt werden
  • Mitarbeitern können dreißig verschiedene Rechte eingeräumt werden, zum Beispiel nur lesen, bearbeiten, antworten etc. Nicht delegierbar ist der Versand von Nachrichten über das beA. Hierfür ist die Signatur des Rechtsanwalts notwendig.
  • Die Mitarbeiterkarte funktioniert wie die beA-Karte in Kombination mit einem Kartenlesegerät und einer PIN.
  • Das Mitarbeiterzertifikat ist eine Mitarbeiterkarte ohne Karte. Es wird also eine Datei ausgeliefert, die auf dem Server, PC oder einem USB-Stick gespeichert werden kann. Auf diesem Wege können einige Kartenlesegeräte eingespart werden. Die Funktion von Mitarbeiterkarte und Mitarbeiterzertifikat ist fast identisch, lediglich einige Verwaltungsfunktionen erfordern den höheren Sicherheitsstandard der beA-Mitarbeiterkarte.

Kartenlesegerät

  • Für jeden Rechtsanwalt sollte ein Kartenlesegerät zur Verfügung stehen, zusätzlich für jeden Mitarbeiter, der die Mitarbeiterkarte nutzt.
  • Das Lesegerät muss einen Tastaturblock besitzen und in Deutschland für die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur zugelassen sein. Eine Liste der bestätigten Geräte finden Sie bei der Bundesnetzagentur. Direkt bei der Bestellung auf bea.bnotk.de können allerdings auch Lesegeräte mitbestellt werden, die alle Anforderungen erfüllen.

Internetverbindung

  • Für den Zugriff auf das besondere elektronische Anwaltspostfach wird ein Internetzugang mit 2 Mbit/s benötigt. Die BRAK empfiehlt 6 Mbit/s. Kritisch ist hier in der Regel die Upload-Geschwindigkeit. Als Faustformel kann gelten: Wenn Sie bereits heute Geschwindigkeitsprobleme aufgrund mangelnder Bandbreite verspüren, sollten Sie sich nach einer besseren Anbindung umsehen.

Synchronisation mit der Kanzlei

  • Das besondere elektronische Anwaltspostfach ist ein Übertragungsmedium und kein Speicherort. Nachrichten werden nach einer Aufbewahrungszeit und vorheriger Ankündigung gelöscht. Das ist eine wichtige Feststellung mit Folgen: Die Nachrichten müssen in die Kanzlei übertragen und dort gespeichert und gesichert werden
  • Für die Synchronisation wird RA-MICRO zunächst eine Ordnerschnittstelle bereitstellen. Der vollständige beA-Client wird im Laufe des Jahres zur Verfügung gestellt.
  • Eine sehr einfache, aber wenig zukunftsfähige Möglichkeit besteht darin, alle beA-Nachrichten auszudrucken und wie gewohnt zu verarbeiten.

Datensicherung

  • Spätestens mit der Einführung des beA bekommt die IT der Kanzlei eine neue und wesentlich größere Bedeutung: Die Nachrichten werden in RA-MICRO importiert und müssen zuverlässig gesichert werden, um sie vor Verlust zu schützen.
  • Es gelten einige Grundregeln für die Datensicherung:
    • Mehrere Orte – hierfür empfiehlt sich ein zusätzliches Online-Backup
    • Mehrere Generationen: Es sollten die Datenbestände der letzten Tage wieder hergestellt werden können. Am besten wird ein ganzer Monat mit verschiedenen Generationen abgedeckt.
    • Archive: Monatlich sollte ein Archiv der Datensicherung angelegt werden. So können Daten langfristig gesichert werden
    • Überprüfung: Die erfolgreiche Datensicherung sollte täglich überprüft werden, am besten mit einem automatischen IT-Monitoring
    • Rekonstruktion: Mindestens halbjährlich sollten die Daten in ein RA-MICRO Testsystem importiert werden, um sicher zu gehen, dass sich die Daten auch wirklich vollständig wieder herstellen lassen.
  • All diese Regeln werden im RA-MICRO Backup von Michgehl & Partner befolgt und ab 22,65 € pro Monat zur Verfügung gestellt. Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot für Ihre Kanzlei.

Dokumentenscanner

  • Für die Kommunikation über das beA werden Sie kaum daran vorbeikommen, Dokumente zu scannen. Mittelfristig wird der gesamte aktenrelevante Posteingang eingescannt.
  • Viele Kanzleien nutzen ein Multifunktionsgerät, was grundsätzlich ausreicht. Ein Dokumentenscanner bietet darüber hinaus jedoch einige Vorteile und sollte bei steigendem Scanvolumen in Betracht gezogen werden:
    • Schneller Stapelscan: Der gesamte Posteingang kann in einem Durchgang eingescannt werden. Einzelne Schriftstücke werden automatisch getrennt und jeweils in einem Dokument zusammengefasst.
    • Geringere Dateigrößen: Multifunktionsgeräte erzeugen häufig Bild-Dateien, die um ein Vielfaches mehr Speicherplatz beanspruchen als die Dateien der Dokumentenscanner. Gerade zu Beginn wird das beA auf 30 MB pro Nachricht begrenzt sein – umfangreiche Scans können hier zum Problem werden, wenn sie nicht das passende Dateiformat haben.
    • Texterkennung: Alle Dokumente werden von einer Software in Text umgewandelt. So lassen sich Informationen mit Hilfe einer Volltextsuche einfach wiederfinden.
    • Duplex-Scan: Dokumentenscanner digitalisieren beide Seiten eines Dokuments, erkennen jedoch auch leere Seiten. Das beschleunigt den Scan-Prozess
    • Kein Stau am Drucker: Ein Dokumentenscanner ist klein und lässt sich am zentralen Posteingang unterbringen. Sie blockiert der zuständige Mitarbeiter nicht jeden Morgen den Drucker.
    • Gerne erstellen wir ein Angebot für Ihre Kanzlei.

Zusätzliche Tipps für den beA-Start

Zum beA-Start erhält jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt ein neues Mail-Postfach – nicht mehr und nicht weniger. Es ist zu erwarten, dass die Nutzung zu Jahresbeginn noch sporadisch erfolgt und das Nachrichtenaufkommen gering ist. Die kurzfristigen Auswirkungen des beA werden eher gering sein, die langfristigen hingegen werden unterschätzt. Daher geben wir Ihnen noch einige Tipps für den erfolgreichen Start.

beA-Beauftragter

  • Legen Sie bereits vor der Einführung des beA einen Verantwortlichen in der Kanzlei fest, der die Handhabung der Nachrichten und die Schaffung der technischen Voraussetzungen koordiniert.
  • Der beA-Beauftragte sollte sich auch um die folgenden Punkte kümmern.

Mail-Benachrichtigung bei neuen Nachrichten

  • Gerade in der Anfangszeit werden vermutlich wenige Nachrichten über das beA eintreffen. Um trotzdem keine wichtige Post zu verpassen, sollten Sie eine E-Mail Benachrichtigung einrichten, um bei neuen Nachrichten informiert zu werden.

Ersatzkarten

  • Für die Anmeldung am beA benötigen Sie Ihre Karte und Ihre PIN. Und wenn Sie Ihre Karte verlieren? Wie lange wird es dauern, bis eine neue Karte bestellt und versendet ist? Ein paar Tage? Oder eher Wochen? In dieser Zeit haben Sie keinen Zugriff auf das beA. Vorsichtshalber sollte daher gleich eine Ersatzkarte bestellt werden oder mindestens sichergestellt werden, dass jemand lesend auf das Postfach zugreifen kann.

Rechtestruktur

  • Jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt sollte für sein Postfach die passenden Rechte vergeben. Dazu gehören entsprechende Vereinbarung zu den Abläufen. Wer darf welche Nachrichten lesen? Wer darf sie bearbeiten? Wer darf sie versenden? Wer vertritt den Anwalt?
  • Wichtig ist dabei zu wissen: Es gibt im beA kein Kanzlei-Postfach. Ein beA bezieht sich immer direkt auf einen Rechtsanwalt. Über die Vergabe von Rechten kann jedoch die Nachrichtenbearbeitung trotzdem an einer zentralen Stelle erfolgen.
  • Die meisten Arbeitsschritte können delegiert werden – mit Ausnahme der Signatur, die durch den Rechtsanwalt erfolgen muss.

IT-Sicherheit

  • Mit der Einführung des beA wird die Anwaltskanzlei sukzessive digitalisiert. Die elektronische Akte wird innerhalb der nächsten Jahre führend. Damit verändert sich die Rolle der Kanzlei-IT und ihrer Sicherheit. Aus Erfahrung wissen wir genau, welche Sicherheitslücken sich in Kanzleien befinden und haben den Michgehl & Partner ERV-Check entwickelt, der mittlerweile in über 150 Kanzleien durchgeführt wurde. Hier erfahren Sie Ihre Schwachstellen und erhalten einen 25-seitigen Leitfaden für den elektronischen Rechtsverkehr.
  • Machen Sie gleich heute den ERV-Check.

Schadensersatzansprüche nach Versand von Schriftsätzen per E-Mail?

bea iconWenn Sie diesen Betreff mit großem Unbehagen gelesen haben, trügt Sie Ihr Bauchgefühl nicht. Zahlreiche Rechtsanwälte stellen sich genau wie Sie die Frage, wie groß das Risiko unverschlüsselter E-Mails im Alltag eines Rechtsanwaltes ist.

RA-MICRO hat für Sie einen Blick auf die Rechtslage geworfen und nach einem praktikablen Lösungsansatz gesucht. Unser Fazit:

Das rechtliche Risiko für Sie ist enorm. Zahlreiche Publikationen beschäftigen sich vor dem Hintergrund des § 43a BRAO sowie des § 203 StGB mit der Problematik unverschlüsselter anwaltlicher E-Mails und können keine Entwarnung geben. Mit unverschlüsselten E-Mails gefährden Sie grundsätzlich die Vertraulichkeit der Kommunikation. Eine Gefährdung der Verschwiegenheitspflicht geht einher.1

Wenn auf diesem Wege Mandantengeheimnisse in die falschen Hände geraten, können Sie rechtlich vielleicht noch mit „leichter Fahrlässigkeit“ argumentieren – die Rufschädigung sowie zeit- und kostspielige Konsequenzen kommen trotzdem auf Sie zu.

RA-MICRO hat für Sie eine Lösung dieses Problems gefunden: die Kommunikationsplattform WebAkte der e.Consult AG für den Austausch vertraulicher Daten und Nachrichten im Kanzleialltag.

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Das Sicherheitskonzept der WebAkte ist sowohl technisch als auch rechtlich umfassend geregelt:

–       SSL-Verschlüsselung

–       Symantec Zertifikat

–       Rechenzentrum der DATEV

–       Serverstandort Deutschland

–       Softwaresicherheit zertifiziert durch TÜV Süd gem. DIN ISO/IEC 25051:2006 (Funktionalität) sowie PPP 13011:2008 (Datensicherheit)

–       Auftragsdatenvereinbarung gem. § 11 BDSG

Mit WebAkte haben Sie das gute Gefühl, dass Ihre digitale Kommunikation mit einer sicherheitszertifizierten Software gefahrlos funktioniert.

Wie viele Ihrer Kollegen werden Sie zudem den Online-Aktenschrank schnell zu schätzen wissen. Denn in WebAkte können Sie Ihre Fallakten sicher ablegen und  jederzeit online einsehen. Den perfekt sortierten Online-Aktenschrank mit Benachrichtigungsfunktion werden auch Ihre Mandanten lieben, da von Ihnen freigegebene Dokumente eine zeitnahe Sachstandseinsicht ermöglichen.

Das Beste: Sie bedienen WebAkte einfach und bequem per Mausklick aus Ihrer E-Akte in RA-MICRO heraus.

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Nutzen Sie jetzt das Aktionsangebot von RA-MICRO und testen Sie WebAkte 30 Tage gratis – unverbindlich und ohne Verpflichtungen. Mehr über die smarte und sichere Kommunikationsplattform erfahren Sie unter

PS: Durch eine Gesetzesänderung zum 1.Juli 2015 wurde der § 2 BORA neugefasst. Der Weg für WebAkte ist nun auch ohne explizite Einwilligung Ihrer Mandantschaft frei.

1 Henssler/Prütting-Henssler, BRAO, 3. Aufl., § 43a Rdnr. 68.

 

 

 

 

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IT-Panne des Monats März: Telekom sperrt Internetanschluss

URLZone2, Virus, Botnetz, Spam, IT-Sicherheit, Sperrung, Internetverbindung, Telekom, Speedport, Häufig sind es die kleinen Pannen, die in Summe zu großen Problemen führen. Auch im März möchte ich Ihnen die IT-Panne des Monats nicht vorenthalten. In der Hauptrolle ist dieses Mal seit langer Zeit wieder eine Frau, nennen wir sie Bärbel. Bärbel macht eigentlich nur einen kleinen Flüchtigkeitsfehler, der sich zusammen mit weiteren Nachlässigkeiten in der IT der Kanzlei allerdings zur Resonanzkatastrophe entwickelt. Aber lesen Sie selbst.

Wir haben kein Internet mehr

Wie so oft beginnt die Geschichte aus unserer Perspektive mit einem klingelnden Telefon. Witzig ist übrigens, dass man nach einem wirklichen Problemanruf denkt, das Telefon hätte vorher lauter geklingelt als sonst, zumindest irgendwie anders, aggressiver. Am anderen Ende eine aufgelöste Bärbel, in deren Kanzlei keine Internetverbindung besteht. Ob sie schon mit dem Internet-Anbieter telefoniert habe? Ja, das sei ja das Schlimme: Der Anschluss wurde vorübergehend gesperrt, weil von der Kanzlei ein hohes Volumen an Spam-Nachrichten ausgehe. Von Bärbels Kanzlei! In ihrem Namen!

Nichtstun kann schön sein, „Nichts-tun-können“ eher nicht!

Der Schaden für den Ruf der Kanzlei ist das eine – vielleicht merkt es ja keiner. Auf der anderen Seite kann in der Kanzlei erstmal nicht gearbeitet werden. Bei elf Mitarbeitern ist das ein bisschen mehr als ärgerlich. Wie gut, dass unser Techniker am Michgehl & Partner Standort Düsseldorf als schnelle Eingreiftruppe bereitsteht und dem Problem auf den Grund geht.

Telekom? Das hefte ich mal ab.

Wie kommt es denn eigentlich zur Sperrung des Anschlusses? Auf Nachfrage stellt sich heraus, dass die Telekom bereits vor Wochen eine Ankündigung zur Sperrung gesendet hat. Aber Bärbel hat die nie erhalten. Oder doch? Telekom – da gibt es doch einen Ordner… Und tatsächlich: Zwischen den Rechnungen findet sich der freundliche Brief des Telekom Abuse Teams, mit der Bitte, die missbräuchliche Nutzung des Breitbandanschlusses doch einzustellen. Bärbel hatte ihn im Eifer des alltäglichen Gefechts für eine Rechnung gehalten und wie gewohnt abgeheftet. Kann ja mal passieren…

Von Auslösern und Ursachen

Ohne Bärbels Fehler wäre es nicht zur Sperrung gekommen. Die Ursache liegt allerdings, wie so häufig, in der mangelhaften IT-Ausstattung der Kanzlei. Das müssen wir bei der Fehlersuche und Behebung am eigenen Leibe erfahren. Im ersten Schritt trennen wir den befallenen Rechner vom Netz. Aber welcher Arbeitsplatz ist denn befallen? „Hoffentlich hat Bärbels Chef ein paar Euro für einen professionellen Router ausgegeben, der alle Netzwerkaktivitäten protokolliert“, denkt unser Techniker auf seinem kurzen Fußweg, der vor einem Speedport Router endet. Es gibt so Tage, da bleibt man besser im Bett. Für einen echten Vollblut-ITler fängt es jetzt allerdings erst an, richtig spannend zu werden.

Die schwierige Suche nach der einfachen Lösung

Mithilfe eines sogenannten Sniffers sucht unser Techniker nach dem infizierten Computer. Das Schnüffel-Tool zur Netzwerkanalyse, das auch gerne zur Spionage eingesetzt wird, durchsucht das Kanzleinetzwerk nach Auffälligkeiten im Datenverkehr. Schließlich kann ein Rechner eindeutig identifiziert werden, der mit dem Virus URLZone2 zum Bestandteil eines Botnetzes gemacht wurde und seitdem in unregelmäßigen Abständen haufenweise Spam-Nachrichten versendet. Nun ist die Lösung brutal, aber einfach: Es hilft nichts, außer den Rechner komplett neu aufzusetzen. Gut dass Bärbel eine aktuelle Datensicherung – ach, wir fragen gar nicht erst… Das Problem ist nach 5 Arbeitsstunden behoben, die Internet-Sperre wird am nächsten Tag aufgehoben. Der Gesamtschaden insbesondere durch ausfallende Arbeitszeit beläuft sich auf 5.000 €.

Die Moral von der Geschicht

Es gibt eine ganze Reihe von Tipps, die wir abschließend zur Vermeidung solcher Zwischenfälle oder zur Reduzierung des Schadens geben möchten

  1. Lesen Sie Ihre Briefe, bevor Sie sie abheften
  2. Verwenden Sie einen professionellen Router und keine Privatgeräte
  3. Nutzen Sie eine Managed Antivirus Software, die von anderen Vorfällen weltweit in Echtzeit lernt und auch neueste Schädlinge entdeckt
  4. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Erkennung böswilliger Mails und schadhafter Anwendungen
  5. Setzen Sie eine Mail Protection Software ein, um Viren und Trojaner VOR der Zustellung im Rechenzentrum ausführlich überprüfen zu lassen.

Darf man darüber eigentlich lachen?

Wir hoffen, unsere kleine Geschichte hat Sie amüsiert. Ehrlich gesagt wäre es mir am liebsten, wenn Sie schmunzeln oder herzlich lachen und es Ihnen dann doch ein bisschen im Halse stecken bleibt. Darf man das sagen? Ich finde ja. Sie sind ein Profi. Sie sind Rechtsanwalt mit besonderen Verschwiegenheits- und Sorgfaltspflichten. Wir möchten Sie bestmöglich beim Schutz Ihrer Daten und Ihrer Infrastruktur unterstützen. Wir machen Kanzlei. IT. Einfach. Sicher.

 

 

 

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IT-Panne des Monats Januar 2015: Anwalt mit 10 DVDs Datenmüll

IT-Service Münster, IT-Service Düsseldorf, IT-Service München, Datensicherung, IT-Sicherheit, Kanzleisoftware, Anwalt, Software, Die erste IT-Panne im Dezember hat offenbar so viele Menschen zum Schmunzeln, Lachen und Nachdenken angeregt, dass wir eine monatliche Serie daraus machen. Denn: IT-Pannen passieren täglich. Sie sind in den meisten Fällen alles andere als lustig, aber wenn es schon mal geschehen ist, dann hilft dem Betroffenen professioneller IT-Service und alle anderen schaden niemanden, wenn sie herzlich darüber lachen. Fühlen Sie sich also monatlich eingeladen, schamlos in die IT- und Seelenwelt von Anwälten zu blicken, denen gerade die Grundlage ihrer Kanzlei entzogen wurde: ihre Daten. Weiterlesen

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Frohes neues Jahr: Was kommt in 2015 auf Anwaltskanzleien zu?

ra-micro, Server 2003 support, it-service, it-sicherheit, anwalt, kanzlei, softwareEs ist soweit: 2015. Für die meisten Menschen beginnt nun das neue Arbeitsjahr mit einem Ausblick auf die nächsten zwölf Monate. Was möchten Sie erreichen? Welche Maßnahmen gilt es zu planen? Insbesondere für Anwaltskanzleien stellt sich auch die Frage: Wie bereiten Sie sich auf die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs am 1.1.2016 und die wesentlichen Änderungen bei MICROSOFT in 2015 vor? Wir möchten Sie bei diesen Fragen bestmöglich unterstützen. Weiterlesen

Die 1-2-3-Regel für Anwälte: 1 Anwalt – 2 Rechner – 3 Zugänge

Gebäude MichgehlWir stellen in der Praxis fest, dass die meisten erfolgreichen Angriffe von Viren und Trojanern über den Computer des Anwalts erfolgen. Ob per Mail oder von einer manipulierten Webseite: Anwaltsrechner sind aus mehreren Gründen eine größere Sicherheitslücke als die PCs ihrer Mitarbeiter. Weiterlesen

Karriere bei Michgehl & Partner: Fachinformatiker und Rechtsanwalt gesucht

 Als einer der stärksten RA-MICRO Vertriebspartner garantieren wir Ihnen seit 20 Jahren kompetenten Service und Erfahrung bei der Integration Ihrer Anwalts-Kanzleisoftware.  An unseren Standorten Nordwalde/Münster, Düsseldorf und München bieten wir Ihnen darüber hinaus IT-Service, IT-Sicherheit und IT-Dienstleistungen an folgenden Standorten: Bielefeld, Bochum, Dortmund, Düsseldorf,  Essen, Gelsenkirchen, Hamm, Kamen, Köln, Krefeld, Leverkusen, München, Münster, Osnabrück, Recklinghausen, Solingen, Unna, Wuppertal, und Umgebung Michgehl, ra-micro, Seminare, IT-Service, anschalten & anwalten, Kanzlei-Shop, IT-Sicherheit, IT-Dienstleistungen, IT-Security, IT-Service Düsseldorf, IT-Service München, IT-Service Münster, IT-Service Essen, IT-Service Bochum, IT-Service Dortmund, IT-Service Hamm, IT-Service Bielefeld, IT-Service Osnabrück, Kanzleisoftware, Kanzleisoftware Düsseldorf, IT-Service Duisburg, Essen, Duisburg, Düsseldorf, Bochum, Dortmund, Osnabrück, Münster, München, Anwalt, Rechtsanwalt, Kanzlei, Anwaltskanzlei, Rechtsanwaltskanzlei, ramicro, Schulungen, Seminare, RA-Micro Schulungen, RA-Micro Seminare, Anwaltsprogramm, Bielefeld, Bochum, Dortmund, Düsseldorf,  Essen, Gelsenkirchen, Hamm, Kamen, Köln, Krefeld, Leverkusen, München, Münster, Osnabrück, Recklinghausen, Solingen, Unna, Wuppertal

Wir machen IT-Service und Kanzleisoftware für Anwälte – in Nordwalde/Münster, Düsseldorf und München – seit 1997. Mit über 20 Mitarbeitern sind wir einer der stärksten und erfahrensten Partner, wenn es um RA-MICRO Kanzleisoftware, IT-Infrastrukturen und IT-Sicherheit für Anwaltskanzleien geht. Um diese Postition weiter auszubauen, suchen wir Verstärkung.

Rechtsanwalt als Kanzleiberater gesucht

Schulungen und Beratung zu RA-MICRO Kanzleisoftware und Kanzleiorganisation gehören seit Jahren zu unseren Aufgaben. Gerade im Zuge der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs nimmt die Unterstützung der Anwaltschaft bei der Organisation ihrer Ausrichtung und Abläufe immer größere Bedeutung an. Um diesen Bereich auszubauen, suchen wir einen Rechtsanwalt (m/w), der bereits erste Erfahrung in Kanzleien sammeln konnte und idealerweise Spaß und Erfahrung an der Wissensvermittlung hat sowie Kenntnisse der Kanzleisoftware RA-MICRO vorweisen kann. Zur Stellenanzeige…

Fachinformatiker IT-Service als Teamleiter gesucht

Anwaltskanzleien haben besondere Anforderungen an IT-Infrastrukturen und IT-Sicherheit – das weiß kaum jemand so gut wie wir. Neben den üblichen Server-, Storage- und Netzwerk-Infrastrukturen müssen erhöhte Schutzbedürfnisse erfüllt werden, digitales Diktat, Print/Scan und digitale Kommunikation mit Gerichten und Mandanten eingerichtet werden. Um diese erhöhten Anforderungen bei unserer gehobenen Klientel umzusetzen, suchen wir einen Fachinformatiker, der sich in Unternehmens-Infrastrukturen auskennt und weder den persönlichen Kontakt noch technische Herausforderungen scheut. Zur Stellenanzeige…

Gesunder Menschenverstand und Freude an der Arbeit

Wen suchen wir? Neben den fachlichen Qualifikationen stehen an erster Stelle scheinbar selbstverständliche Erwartungen: Sie setzen Ihren gesunden Menschenverstand ein, haben wirklich Lust auf Ihre Aufgabe und daher Freude an der Arbeit. Dann sind Sie bei uns in bester Gesellschaft. Wir freuen uns auf Sie! Nehmen Sie gerne unverbindlich den ersten Kontakt auf, damit wir alles weitere besprechen können.

Moderner Fünfkampf zum Elektronischen Rechtsverkehr – ein Rückblick auf eine inspirierende Neueröffnung in Düsseldorf

I20140918_161828m Zuge des Elektronischen Rechtsverkehrs werden Anwaltskanzleien flächendeckend digitalisiert. Doch was bedeutet das konkret? Zur Neueröffnung unseres neuen Büros in der Nähe des Landgerichts Düsseldorf sind wir dieser Frage auf den Grund gegangen. Unsere Ausstellung, Podiumsdiskussion, Vortrag und moderner Fünfkampf hatten ein Ziel: Die digitale Kanzlei zum Anfassen. 61 Anmeldungen waren die erstaunlich positive Resonanz der Anwaltschaft.

 

RA-MICRO: Die digitale Kanzlei ist nicht aufzuhalten

20140919_111437Zum Auftakt des Tages begrüßte Franz-Josef Michgehl (Geschäftsführer der Michgehl & Partner GmbH) die Teilnehmer im prall gefüllten Seminarraum und kündigte gleich den ersten Vortrag an: Rechtsanwältin Andrea Brandenburg von der RA-MICRO Software GmbH & Co. KGaA referiert über die Einführung des Elektronischen Rechtsverkehrs und die digitale Kanzlei.

20140919_112124Die Schrittweise Einführung der elektronischen Kommunikation mit den Gerichten ist gesetzlich in einem mehrstufigen Prozess von 2016 bis 2022 vorgeschrieben. Die Umsetzung in der Kanzlei bedeutet einige Vorbereitungs-Arbeiten, aber auch deutliche Arbeitserleichterung und Kostenersparnis, insbesondere bei Porto, Büromaterial und Arbeitszeit. Sind die Aktenstrukturen einmal passend eingerichtet, lassen sich mit RA-MICRO Kanzleisoftware schnell und bequem digitale Workflows durchführen, Anlagen zu Akten und Schriftsätzen hinzufügen und Verfügungen erstellen. RAin Brandenburg zeigte überzeugend, wie einfach einige Schritte bereits heute in RA-MICRO durchführbar sind.

DSC_4267Die Reaktionen der Teilnehmer zeigten allerdings auch: Es herrscht Skepsis bei einigen Anwälten. Was mache ich mit Originaldokumenten? Wie kann ich mein IT-System sicher gestalten? Gut, dass wir noch eine Podiumsdiskussion zu genau diesen Fragen auf der Agenda hatten.

 

Handakte oder iPad?

DSC_4308Am Nachmittag moderierte Holger Esseling (Marketing Manager Michgehl & Partner GmbH) die Podiumsdiskussion „(Wann) Verschwindet die Handakte?“. Die beiden Diskutanten RA Oliver Braun und RA Horst Leis diskutierten gemeinsam mit dem engagierten Publikum die Zukunft der Aktenbearbeitung.

RA Braun stellte die gängige Praxis in vielen Kanzleien vor, die auch in der Kanzlei Preuß und Partner eingesetzt wird: Posteingänge werden zwar eingescannt, es wird aber grundsätzlich mit einer physischen Handakte gearbeitet. RA Leis stellte die Strukturen in der Großkanzlei SNP Schlawien Partnerschaft mit 70 Anwälten bundesweit vor: Es wird alles eingescannt, mit digitalen Akten gearbeitet, im eigenen Rechenzentrum verarbeitet und 90% der Dokumente werden vernichtet oder den Mandanten zurück gegeben.

Einig waren sich Diskutanten und Zuhörer: Wir werden in ein paar Jahren alle unsere Posteingänge einscannen und weitestgehend digital arbeiten. Zusätzlich wird es noch lange eine Handakte geben, in der beweispflichtige Originaldokumente zur Vorlage bei Gericht liegen und in der Notizen gemacht werden. Auch werden längere Schriftsätze noch auf absehbare Zeit mit Stift und Papier gelesen und kommentiert.

Beim Aufbau der Kanzlei-Infrastruktur wird es zwei Bauarten geben: Eine lokale Client-Server-Struktur, bei der auch der Zentralrechner in der Kanzlei steht oder eine Auslagerung des Servers und einiger Anwendungen in Rechenzentren. Dabei sind jedoch einige technische und rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten. Für die meisten kleinen und mittelgroßen Kanzleien bedeutet das: Holen Sie sich Unterstützung von einem professionellen IT-Dienstleister mit Erfahrung und Expertise in Anwaltskanzleien.

 

Fünfkampf: Die Disziplinen zum elektronischen Rechtsverkehr.

Neben den Vorträgen und Diskussionen des Tages war es uns ein großes Anliegen, die Kanzlei der Zukunft erlebbar zu machen – zum Anfassen, zum Ausprobieren. Zu diesem Zweck haben wir die wichtigsten Anforderungen an die digitale Kanzlei in fünf Disziplinen verpackt. In unserer Ausstellung konnten die Teilnehmer dann spielerisch die fünf Elemente erkunden:

20140919_083317Digitaliseren: Irgendwie müssen die Schriftstücke in die Akte kommen. Dazu gibt es verschiedene Wege des Scannens und Zuordnens.

20140919_083701Diktieren: Auch das Diktat spielt eine große Rolle in der digitalen Kanzlei. Fehlerfreie Spracherkennung und Workflows vereinfachen die Arbeit dramatsich.

DSC_4247Kommunizieren: Das Leben und Arbeiten des digitalen Anwalts wird mobiler. Daher sollte auch die gesamte Telefonanlage von unterwegs konfigurierbar sein. So sind Handy-Anrufe mit der Büronummer möglich und Weiterleitungen schnell eingerichtet.

DSC_4171Organisieren: Die Verwaltung der digitalen Akten spart Zeit und Nerven – alles ist vollständig zu jeder Zeit an jedem Ort verfügbar. Dafür müssen allerdings die Voraussetzungen geschaffen werden, zum Beispiel Aktenstrukturen und Verfügungsvorlagen.

SicherheitskonzeptSchützen: Die Bedeutung der IT-Infrastruktur steigt immens – und damit auch ihr Schutzbedarf. Anti-Virus-Software reicht dafür nicht aus. Professioneller IT-Service, Monitoring, Patch Management und Mail Protection sind nur einige Elemente eines IT-Sicherheitskonzepts, um das Herzstück der digitalen Kanzlei zuverlässig zu schützen.

 

20140919_155524Der Gewinner des modernen Fünfkampfs zum Elektronischen Rechtsverkehr konnte mit 47 von 50 möglichen Punkten zeigen, dass die Systeme der digitalen Kanzlei schon heute reibungslos funktionieren. Der „Digitale Anwalt 2014“ ist: Rechtsanwalt Werner Reinhardt (Rechtsanwälte Reinhardt und Kniffka in Hagen, Fachanwaltskanzlei mit Schwerpunkt Immobilienrecht, Medizinrecht, Familienrecht, Strafrecht). Wir gratulieren dem Sieger von Herzen!

 

Fazit: Die digitale Kanzlei kommt – stellen Sie jetzt die Weichen

DSC_4369Neben vielen tollen Gesprächen mit interessierten und engagierten Anwälten bleibt vor allem eines hängen: Die flächendeckende Digitalisierung der Anwaltskanzleien ist nicht aufzuhalten. Noch ist kein großer Veränderungsdruck spürbar, aber es sind einige Vorbereitungen zu treffen: Welche Lösungen möchten Sie einsetzen für Scan, Diktat, Telefonie, Aktenverwaltung, IT-Sicherheit und Service? Beginnen Sie jetzt, damit Sie in einigen Monaten nicht überrollt werden von den Umwälzungen, die zwangsläufig auf Kanzleien zukommen.

SektDie Teilnehmer des Fünfkampfs zum Elektronischen Rechtsverkehr haben begonnen, sich zu informieren, zu diskutieren und auszuprobieren. Wir danken allen Beteiligten für eine wunderschöne und inspirierende Veranstaltung.