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Die 10 häufigsten IT-Fehler in Kanzleien

10 Fehler10 häufig unbemerkte IT-Fehler in Rechtsanwaltskanzleien

Viele Rechtsanwälte sind davon überzeugt, dass ihre IT-Infrastruktur fehlerfrei läuft. Solange die Sicherung eingerichtet ist und die Server sauber verkabelt und gereinigt sind, scheint alles einwandfrei zu funktionieren. Sieht man sich die PCs aber genauer an, bemerkt man schnell, dass existenzielle Probleme in der IT-Infrastruktur äußerlich nicht sichtbar sind. Das kann im Ernstfall fatale Folgen haben. Die folgenden 10 IT-Fehler finden wir häufig in Rechtsanwalts-Kanzleien, die vorher keinen IT-Service von Michgehl & Partner hatten:

1. Lückenhafte Updates

Eigentlich sollten regelmäßige Aktualisierungen von Anwendungen eine Selbstverständlichkeit sein, damit Sicherheitslücken geschlossen werden. Geschieht dies nicht automatisch, ist der Mitarbeiter selbst dafür verantwortlich – zusätzlich zu der Arbeit, die er jeden Tag zu bewältigen hat. Dadurch können zahlreiche Sicherheitslücken entstehen, die das System für Angriffe empfänglich machen. Mit einem professionellen IT-Service und Patch-Management können Sie die jeweils aktuellsten Updates automatisch installieren lassen und Ihre Sicherheit deutlich erhöhen. Patch Management ist heute mindestens genauso wichtig wie Virenschutz, denn die meiste Schadsoftware nutzt Sicherheitslücken aus, die kurz darauf von den Herstellern geschlossen werden.

2. Unzureichender Anti-Virus-Schutz

Kanzleien versäumen es häufig, ihre Anti-Viren-Software zu aktualisieren, einige benutzen sogar Freeware – eine leichte Hürde für Schädlinge, die dauernd neu entwickelt werden und selbst für aktuelle Software eine Gefahr darstellen. Dabei kann auch dieser Schutz als Managed AntiVirus automatisch aktualisiert werden. Zusätzlich ist es möglich, Angriffe über Webseitenbesuche oder in Mails weitestgehend auszuschließen. Eine Mindestanforderung an die Kanzlei-IT ist und bleibt allerdings ein aktueller und professioneller Virenschutz – Der Verzicht darauf ist grob fahrlässig und führt zu Recht zu Haftungsrisiken.

3. Keine Kontrolle der Datensicherung

Viele Datensicherungen, die einmal korrekt eingerichtet wurden, erfüllen nach einigen Monaten oder Jahren ihren Zweck nicht mehr. Dies kann viele Gründe haben. Die einzige Möglichkeit aber, um dieses Problem zu lösen, ist eine tägliche Kontrolle der Datensicherung und eine regelmäßige Überprüfung, ob sich die Daten auch wieder herstellen lassen. Gerne unterstützen wir Sie dabei, den Verlust Ihrer Daten zu verhindern.

4. Unvollständige Datensicherung

Nicht selten sind unsere Kunden ratlos, wenn man mit Ihnen über die Details ihrer Datensicherung spricht. Zwar ist in den meisten Kanzleien ein Backup Standard, kritische Systeme wie die Kanzleisoftware werden jedoch häufig unzureichend gesichert. Bei einem Zusammenbruch des Systems wäre dieses Programm auf dem Stand von vor einem halben Jahr. Hilfreich ist hier eine genaue Festlegung der zu sichernden Daten durch professionelle IT-Dienstleister.

5. Keine unterbrechungsfreie Stromversorgung

Stromspitzen und –ausfälle werden häufig unterschätzt, im Ernstfall können Sie jedoch Ihre gesamte IT lahmlegen. Mit einer unterbrechungsfreien Stromversorgung werden Ihre Server kontrolliert heruntergefahren und Sie können den Betrieb anschließend problemlos wieder aufnehmen.

6. IT-Administrator als alleiniger Verantwortlicher

Die Person, die bei Ihnen intern für die IT verantwortlich ist, hat einen sehr großen Einfluss auf Ihre Kanzlei. Wenn sich sonst niemand mit diesem Bereich beschäftigt und eine Dokumentation der Infrastruktur sowie eine zentrale Sicherung der Passwörter für den Notfall nicht vorhanden sind, stellt dies ein Risiko für Sie dar. Der Ausfall des IT-Verantwortlichen, sei es durch einen Streit, ein verlockendes Angebot der Konkurrenz oder einfach durch Krankheit, kann in diesem Fall schnell zum Kontrollverlust führen.

7. Keine IT-Notfallplanung

Wenn ein geschäftskritisches System ausfällt, dauert es in vielen Kanzleien ein bis zwei Tage, bis das Problem behoben ist. In dieser Zeit können Ihre Mitarbeiter nicht arbeiten, Klienten können keine Auskünfte erteilt werden. Im schlimmsten Fall versäumen Sie wichtige Fristen. Auch hier können Vorkehrungen getroffen werden, die den Schaden deutlich mindern. Gerne beraten wir Sie hierzu.

8. Kritische Hardware ohne Care-Pack

Beim Ausfall eines Servers brauchen Sie genau diesen wieder, um auch bei einer vorbildlichen Datensicherung das System wiederherzustellen. Ein Care-Pack garantiert die schnelle und kompetente Unterstützung des Herstellers, der Ihnen hilft, die Sicherung wieder aufzuspielen und ein zügiges Weiterarbeiten zu ermöglichen.

9. Unzureichende Betrachtung des Eventlogs

Eine regelmäßige Betrachtung und Auswertung des Eventlogs ist sehr wichtig, wird jedoch selten durchgeführt. Defekte und inkonsistente Datenbanken fallen zunächst nicht auf, sodass Fehler mitgesichert werden und auf einige Sicherungen unter Umständen später nicht zurückgegriffen werden kann. Eine permanente Überprüfung Ihres IT-Dienstleisters kann diese Schwachstelle leicht beheben.

10. Fehlerhafte Datenspiegelung

Wenn die Festplatte Ihrer Datenspiegelung ausfällt, arbeitet Ihr Server unbemerkt weiter. In dem Fall, dass nun auch noch die zweite Festplatte versagt, erleiden Sie einen kompletten Datenverlust, obwohl Sie sich in der Gewissheit wähnten, ein gespiegeltes System zu betreiben. Geeignete RAID-Tools zum Monitoring warnen Sie rechtzeitig – bei der Installation, die für uns Routine ist, helfen wir Ihnen gerne!