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BRAK verschiebt beA-Einführung: Aufgeschoben ist nicht aufgehoben

IT-Service Münster, IT-Service Düsseldorf, IT-Service München, Datensicherung, IT-Sicherheit, Kanzleisoftware, Anwalt, Software,In einer Pressemitteilung vom 26.11.2015 verkündet die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK), dass die Einführung des beA verschoben wird. Ein neuer Starttermin wurde dabei nicht genannt. Der Grund für die Entscheidung liege in qualitativen Mängeln hinsichtlich der Nutzbarkeit. Das System erfülle aktuell nicht die hohen Anforderungen, die sich die Kammer selbst gestellt habe. BRAK-Präsident Ekkehart Schäfer betonte, die Entscheidung sei nicht leicht gefallen – jedoch habe die BRAK eine besondere Verantwortung, dass System erst dann einzuführen, wenn “alle Funktionen verlässlich den Nutzern zur Verfügung stehen”.

Eigentlich war es zu erwarten

Bereits seit Wochen fragten sich Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte und auch wir als IT-Dienstleister für Kanzleien: “Wie soll das alles bis zum 01.01.2016 klappen?”. Die Schnittstellenbeschreibungen für die Software-Hersteller wie RA-MICRO lagen erst verspätet vor, so dass eine nahtlose Integration zum Jahresbeginn nicht gewährleistet werden konnte. Die hohe Verunsicherung wird nun durch die Entscheidung der BRAK entschärft. Aus unserer Sicht eine gute Wahl, um einen geordneten Start zu ermöglichen.

Mehr Zeit für die Vorbereitung

Die Verärgerung in der Anwaltschaft ist groß, wie die Kommentare in den sozialen Medien zeigen. Allerdings lässt sich die Entscheidung der BRAK auch positiv sehen: Viele Anwaltskanzleien haben die wesentlichen Vorbereitungen für den elektronischen Rechtsverkehr noch nicht geschaffen und nun einige Monate länger Zeit für die nötigen Maßnahmen. Die BRAK nimmt nun die Gespräche mit dem Entwickler Atos auf, um einen neuen Starttermin festzulegen.

Was jetzt zu tun ist und was warten kann, haben wir im beA-Leitfaden für Sie zusammengefasst.

Hierbei geht es insbesondere um folgende Punkte:

  • beA-Karten und Lesegeräte
  • Internetverbindung
  • Synchonisation mit der Kanzlei
  • Datensicherung
  • Dokumentenscanner
  • beA-Beauftragter
  • E-Mail Benachrichtigung
  • IT-Sicherheit

 

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Besonderes elektronisches Anwaltspostfach – Leitfaden für den Start

bea iconDer beA-Start am 28. November 2016 läutet einen Paradigmenwechsel in der Anwaltschaft ein: Der gesamte Rechtsverkehr wird sukzessive digitalisiert. Eine Papierakte wird es auch in zehn Jahren noch geben, da sind sich die meisten Rechtsanwälte einig. Die führende und damit vollständige Akte wird jedoch elektronisch geführt. Die Kommunikation zwischen Gerichten und Anwälten wird flächendeckend digitalisiert. Was muss nun bis zum beA-Start erledigt werden, um die gesetzlich vorgeschriebene Empfangsbereitschaft herzustellen? Wir geben einen kurzen Überblick.

Notwendige Voraussetzungen für das beA

Alle 165.000 Rechtsanwälte sind bereits von der BRAK und der Bundesnotarkammer angeschrieben worden, um für eine rechtzeitige Bestellung der nötigen Ausstattung zu werben. Auf der Seite bea.bnotk.de können Karten und Lesegeräte beschafft werden. Doch was genau wird benötigt?

beA-Karte für den Rechtsanwalt

  • Die beA-Karte ermöglicht den Zugriff auf das besondere elektronische Anwaltspostfach. In Kombination mit einem Kartenlesegerät und der PIN wird der Login ermöglicht.
  • Bis 2018 ist eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig. Hierfür kann auch eine bestehende Signaturkarte verwendet werden. Für 20,- € mehr erhalten Sie jedoch alle benötigten Funktionen in einer Karte. Wir empfehlen daher die beA-Karte Signatur für jeden Rechtsanwalt.
  • Die Kosten für die beA-Karte Basis belaufen sich auf 29,90 € jährlich, für die beA-Karte Signatur auf 49,90 € jährlich.

Mitarbeiterkarte und Mitarbeiter-Zertifikat

  • Für jeden Mitarbeiter, der Zugriff auf das beA erhalten soll, muss eine Mitarbeiterkarte (12,90 € jährlich) oder ein Mitarbeiter-Zertifikat (4,90 € jährlich) bestellt werden
  • Mitarbeitern können dreißig verschiedene Rechte eingeräumt werden, zum Beispiel nur lesen, bearbeiten, antworten etc. Nicht delegierbar ist der Versand von Nachrichten über das beA. Hierfür ist die Signatur des Rechtsanwalts notwendig.
  • Die Mitarbeiterkarte funktioniert wie die beA-Karte in Kombination mit einem Kartenlesegerät und einer PIN.
  • Das Mitarbeiterzertifikat ist eine Mitarbeiterkarte ohne Karte. Es wird also eine Datei ausgeliefert, die auf dem Server, PC oder einem USB-Stick gespeichert werden kann. Auf diesem Wege können einige Kartenlesegeräte eingespart werden. Die Funktion von Mitarbeiterkarte und Mitarbeiterzertifikat ist fast identisch, lediglich einige Verwaltungsfunktionen erfordern den höheren Sicherheitsstandard der beA-Mitarbeiterkarte.

Kartenlesegerät

  • Für jeden Rechtsanwalt sollte ein Kartenlesegerät zur Verfügung stehen, zusätzlich für jeden Mitarbeiter, der die Mitarbeiterkarte nutzt.
  • Das Lesegerät muss einen Tastaturblock besitzen und in Deutschland für die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur zugelassen sein. Eine Liste der bestätigten Geräte finden Sie bei der Bundesnetzagentur. Direkt bei der Bestellung auf bea.bnotk.de können allerdings auch Lesegeräte mitbestellt werden, die alle Anforderungen erfüllen.

Internetverbindung

  • Für den Zugriff auf das besondere elektronische Anwaltspostfach wird ein Internetzugang mit 2 Mbit/s benötigt. Die BRAK empfiehlt 6 Mbit/s. Kritisch ist hier in der Regel die Upload-Geschwindigkeit. Als Faustformel kann gelten: Wenn Sie bereits heute Geschwindigkeitsprobleme aufgrund mangelnder Bandbreite verspüren, sollten Sie sich nach einer besseren Anbindung umsehen.

Synchronisation mit der Kanzlei

  • Das besondere elektronische Anwaltspostfach ist ein Übertragungsmedium und kein Speicherort. Nachrichten werden nach einer Aufbewahrungszeit und vorheriger Ankündigung gelöscht. Das ist eine wichtige Feststellung mit Folgen: Die Nachrichten müssen in die Kanzlei übertragen und dort gespeichert und gesichert werden
  • Für die Synchronisation wird RA-MICRO zunächst eine Ordnerschnittstelle bereitstellen. Der vollständige beA-Client wird im Laufe des Jahres zur Verfügung gestellt.
  • Eine sehr einfache, aber wenig zukunftsfähige Möglichkeit besteht darin, alle beA-Nachrichten auszudrucken und wie gewohnt zu verarbeiten.

Datensicherung

  • Spätestens mit der Einführung des beA bekommt die IT der Kanzlei eine neue und wesentlich größere Bedeutung: Die Nachrichten werden in RA-MICRO importiert und müssen zuverlässig gesichert werden, um sie vor Verlust zu schützen.
  • Es gelten einige Grundregeln für die Datensicherung:
    • Mehrere Orte – hierfür empfiehlt sich ein zusätzliches Online-Backup
    • Mehrere Generationen: Es sollten die Datenbestände der letzten Tage wieder hergestellt werden können. Am besten wird ein ganzer Monat mit verschiedenen Generationen abgedeckt.
    • Archive: Monatlich sollte ein Archiv der Datensicherung angelegt werden. So können Daten langfristig gesichert werden
    • Überprüfung: Die erfolgreiche Datensicherung sollte täglich überprüft werden, am besten mit einem automatischen IT-Monitoring
    • Rekonstruktion: Mindestens halbjährlich sollten die Daten in ein RA-MICRO Testsystem importiert werden, um sicher zu gehen, dass sich die Daten auch wirklich vollständig wieder herstellen lassen.
  • All diese Regeln werden im RA-MICRO Backup von Michgehl & Partner befolgt und ab 22,65 € pro Monat zur Verfügung gestellt. Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot für Ihre Kanzlei.

Dokumentenscanner

  • Für die Kommunikation über das beA werden Sie kaum daran vorbeikommen, Dokumente zu scannen. Mittelfristig wird der gesamte aktenrelevante Posteingang eingescannt.
  • Viele Kanzleien nutzen ein Multifunktionsgerät, was grundsätzlich ausreicht. Ein Dokumentenscanner bietet darüber hinaus jedoch einige Vorteile und sollte bei steigendem Scanvolumen in Betracht gezogen werden:
    • Schneller Stapelscan: Der gesamte Posteingang kann in einem Durchgang eingescannt werden. Einzelne Schriftstücke werden automatisch getrennt und jeweils in einem Dokument zusammengefasst.
    • Geringere Dateigrößen: Multifunktionsgeräte erzeugen häufig Bild-Dateien, die um ein Vielfaches mehr Speicherplatz beanspruchen als die Dateien der Dokumentenscanner. Gerade zu Beginn wird das beA auf 30 MB pro Nachricht begrenzt sein – umfangreiche Scans können hier zum Problem werden, wenn sie nicht das passende Dateiformat haben.
    • Texterkennung: Alle Dokumente werden von einer Software in Text umgewandelt. So lassen sich Informationen mit Hilfe einer Volltextsuche einfach wiederfinden.
    • Duplex-Scan: Dokumentenscanner digitalisieren beide Seiten eines Dokuments, erkennen jedoch auch leere Seiten. Das beschleunigt den Scan-Prozess
    • Kein Stau am Drucker: Ein Dokumentenscanner ist klein und lässt sich am zentralen Posteingang unterbringen. Sie blockiert der zuständige Mitarbeiter nicht jeden Morgen den Drucker.
    • Gerne erstellen wir ein Angebot für Ihre Kanzlei.

Zusätzliche Tipps für den beA-Start

Zum beA-Start erhält jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt ein neues Mail-Postfach – nicht mehr und nicht weniger. Es ist zu erwarten, dass die Nutzung zu Jahresbeginn noch sporadisch erfolgt und das Nachrichtenaufkommen gering ist. Die kurzfristigen Auswirkungen des beA werden eher gering sein, die langfristigen hingegen werden unterschätzt. Daher geben wir Ihnen noch einige Tipps für den erfolgreichen Start.

beA-Beauftragter

  • Legen Sie bereits vor der Einführung des beA einen Verantwortlichen in der Kanzlei fest, der die Handhabung der Nachrichten und die Schaffung der technischen Voraussetzungen koordiniert.
  • Der beA-Beauftragte sollte sich auch um die folgenden Punkte kümmern.

Mail-Benachrichtigung bei neuen Nachrichten

  • Gerade in der Anfangszeit werden vermutlich wenige Nachrichten über das beA eintreffen. Um trotzdem keine wichtige Post zu verpassen, sollten Sie eine E-Mail Benachrichtigung einrichten, um bei neuen Nachrichten informiert zu werden.

Ersatzkarten

  • Für die Anmeldung am beA benötigen Sie Ihre Karte und Ihre PIN. Und wenn Sie Ihre Karte verlieren? Wie lange wird es dauern, bis eine neue Karte bestellt und versendet ist? Ein paar Tage? Oder eher Wochen? In dieser Zeit haben Sie keinen Zugriff auf das beA. Vorsichtshalber sollte daher gleich eine Ersatzkarte bestellt werden oder mindestens sichergestellt werden, dass jemand lesend auf das Postfach zugreifen kann.

Rechtestruktur

  • Jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt sollte für sein Postfach die passenden Rechte vergeben. Dazu gehören entsprechende Vereinbarung zu den Abläufen. Wer darf welche Nachrichten lesen? Wer darf sie bearbeiten? Wer darf sie versenden? Wer vertritt den Anwalt?
  • Wichtig ist dabei zu wissen: Es gibt im beA kein Kanzlei-Postfach. Ein beA bezieht sich immer direkt auf einen Rechtsanwalt. Über die Vergabe von Rechten kann jedoch die Nachrichtenbearbeitung trotzdem an einer zentralen Stelle erfolgen.
  • Die meisten Arbeitsschritte können delegiert werden – mit Ausnahme der Signatur, die durch den Rechtsanwalt erfolgen muss.

IT-Sicherheit

  • Mit der Einführung des beA wird die Anwaltskanzlei sukzessive digitalisiert. Die elektronische Akte wird innerhalb der nächsten Jahre führend. Damit verändert sich die Rolle der Kanzlei-IT und ihrer Sicherheit. Aus Erfahrung wissen wir genau, welche Sicherheitslücken sich in Kanzleien befinden und haben den Michgehl & Partner ERV-Check entwickelt, der mittlerweile in über 150 Kanzleien durchgeführt wurde. Hier erfahren Sie Ihre Schwachstellen und erhalten einen 25-seitigen Leitfaden für den elektronischen Rechtsverkehr.
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Neuigkeiten zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach

RA-MICRO, Kanzleisoftware, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, ERV, Schulung, IT-Sicherheit, IT-ServiceBRAK stellt Prototyp des beA-Clients vor

Im BRAK Magazin Nr 1/2015 stellt ein ausführlicher Bericht Funktionen und erste Details des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches vor. Wir fassen die wesentlichen Informationen für Sie zusammen und bewerten die Auswirkungen auf Anwaltskanzleien

  • Das beA wird über eine Internet-Anwendung per Browser (zum Beispiel Internet Explorer, Firefox oder Safari) erreichbar sein
  • Ebenso entwickeln die Hersteller von Kanzleisoftware Schnittstellen, mit denen die elektronische Kommunikation direkt aus der Kanzleisoftware heraus möglich sein wird
  • Das besondere elektronische Anwaltspostfach wird von der Grundstruktur her bekannten Systemen wie Outlook ähneln: Posteingang, Postausgang, Enwürfe, Papierkorb, gesendete Nachrichten, weitere Ordner, Sortier- und Ansichtsfunktion
  • Zusammenfassung der Posteingängen und Ausgänge mehrerer Rechtsanwälte in einem virtuellen Kanzleipostfach, detailliertes Rechtesystem zur Steuerung der Lese- und Bearbeitungs- und Sendebefugnisse
  • Anbindung des beA an das bundesweite anwaltliche Anwaltsverzeichnis zur eindeutigen Authentifizierung
  • Eine qualifizierte elektronische Signatur in herkömmlicher Form (Signaturkarte und Lesegerät) wird nicht mehr nötig sein
  • Ende-zu-Ende Verschlüsselung mit 256 Bit AES ohne zwischenzeitige Entschlüsselung
  • Alle Server des Systems stehen in Deutschland und entsprechen deutschem Datenschutz
  • Technische Entwicklung bis Sommer 2015 abgeschlossen. Design der Weboberfläche wird Mitte 2015 vorgestellt.
  • Testläufe mit Kanzleisoftware und Testkanzleien in 2015

 

Einfach, sicher, aber isoliert

Zusammenfassend stellen wir fest: Der Zugriff auf den elektronischen Posteingang wird im beA-Client einfach und sicher möglich sein. Ab dem 01.01.2016 wird die Installationsdatei für das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach nicht mehr zum Download zur Verfügung stehen und nach einer Übergangsfrist vollständig durch das besondere elektronische Anwaltspostfach ersetzt. Für die effektive Nutzung des beA ist allerdings die Einbindung in eine Kanzleisoftware dringend zu empfehlen.

 

Einbindung des beA in den RA-MICRO e-Workflow

Wenn Sie in der Anwaltskanzlei Schriftsätze über das besondere elektronische Anwaltspostfach erhalten, möchten Sie diese vermutlich nicht ausdrucken und für die weitere Bearbeitung Ihren Papierakten hinzufügen. Vielmehr sollte die Nachricht nahtlos in Ihren RA-MICRO Posteingang gelangen und vor dort aus mit dem e-Workflow weiter bearbeitet werden – spätestens zur Einführung der wechselseitigen Kommunikation mit den Gerichten. So vermeiden Sie Medienbrüche, damit einhergehende Fehlerquellen und Kosten für das Ausdrucken und Einscannen.

 

SQL-Server ist Voraussetzung für die Nutzung der RA-MICRO Schnittstelle zum beA

RA-MICRO stellt eine Schnittstelle zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach zur Verfügung, mit dem Sie Nachrichten direkt in Ihr E-Postfach importieren. Von dort aus können Sie elektronische Notizen und Verfügungen ergänzen, die Dokumente weiterleiten und letztlich mit zusätzlichen Dokumenten versenden. Für die Nutzung dieser Schnittstelle ist es allerdings zwingend erforderlich, dass Kanzleien einen SQL-Server betreiben. Bis sieben Arbeitsplätze reicht hier die kostenlose SQL-Express Version aus, ab acht Arbeitsplätzen wird mindestens SQL Standard vorausgesetzt. Die Datenhaltung in RA-MICRO wird im Zuge der Softwareentwicklung für den elektronischen Rechtsverkehr vollständig alternativ zum file-basierten System auf SQL umgestellt. Gerne unterstützen wir Sie bei der Vorbereitung und Einrichtung, damit Sie gut vorbereitet in den elektronischen Rechtsverkehr starten. Sprechen Sie uns einfach an.