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Elektronischer Rechtsverkehr: Was sollten Kanzleien jetzt tun und was kann warten?

ERV BlogLassen wir doch mal die Kirche im Dorf: Am 01.01.2016 kommt mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) nicht mehr als ein weiteres Mailpostfach für Kanzleien hinzu. Dafür muss die Kanzlei nicht auf den Kopf gestellt werden und es ist in Ruhe abzuwarten, welche Gerichte wann bereit sind für die digitale Kommunikation. Weiterlesen

IT-Service IT-Sicherheit Datensicherung

Die sieben Todsünden der Datensicherung in Anwaltskanzleien

Icon Text DatensicherungDatensicherung ist wichtig. Dieser Aussage stimmen alle Anwaltskanzleien zu. Der unwiederbringliche Verlust kritischer Daten ist eine Katastrophe. Folgerichtig wurde auch in jeder Kanzlei irgendwann ein Backup eingerichtet und es wird regelmäßig gesichert. Die Frage ist also nicht “ob” sondern: “Wie?”.

Trügerische Sicherheit

Häufig wähnen sich Anwälte dabei in einer trügerischen Sicherheit: Schwerwiegende Fehler in der Datensicherung werden nämlich erst im Schadensfall sichtbar. Lassen sich dann beispielsweise die Daten der Kanzleisoftware nicht wieder herstellen, kann das die Existenz der Kanzlei kosten.

Ausnahmesituationen sind die Regel

Regelmäßige Hilferufe von Anwälten zeigen uns, dass diese Gefahren durchaus real und keine Seltenheit sind:

  • Datenverlust durch einen Festplattendefekt
  • Datenverlust durch einen Virus, zum Beispiel Crypto-Virus
  • Unbrauchbare Datenbestände durch Virus, zum Beispiel URLZone2
  • Datenverlust durch Verlust oder Diebstahl eines Mobilgeräts
  • Verletzung von Datenschutz durch unverschlüsselte Sicherung

Datensicherung ist existenziell wichtig

Bevor Sie sich um irgendeine andere Maßnahme der IT-Sicherheit kümmern: Stellen Sie ein professionelles Backup sicher, und zwar richtig. Das Datensicherungskonzept in kleinen Anwaltskanzleien sieht in der Praxis häufig so aus: Ab und zu werden die wichtigsten Daten auf eine Wechselfestplatte übertragen. Fertig.

Die sieben Todsünden der Datensicherung

Wir möchten Ihnen die wichtigsten Fehler im Backup und Recovery vorstellen und hoffen, dass wir uns nicht erst zur Datenrettung kennen lernen.

1. Sicherung an einem Ort

Der wohl häufigste Fehler ist es, aus Kostengründen und Bequemlichkeit nur an einer Stelle die Daten zu sichern. Es muss ja nicht gleich die Kanzlei abbrennen, aber die Aufbewahrung aller existenziellen Daten an einem Ort ist unverantwortlich. Einbruch, Hochwasser, Rache eines ehemaligen Mitarbeiters: Die Liste ist lang, warum sie immer eine aktuelle Datensicherung an einem zweiten, sicheren Ort verwahren sollten. Viele Unternehmen bringen ihre Sicherungsbänder zur Bank. Auch ein heimischer Tresor bietet sich an.

Wir empfehlen Kanzleien folgendes Vorgehen: Nutzen Sie ein Bandlaufwerk mit sechs Bändern – eines für jeden Wochentag und eines zum Mitnehmen. Zusätzlich wird häufig ein Online-Backup eingerichtet. Ist das nicht übertrieben? Lesen Sie bitte weiter und stellen Sie sich diese Frage am Ende des Artikels noch einmal.

2. Keine Versionierung

Mit aktuellen Datensicherungen auf zwei Wechselfestplatten oder Datensicherungsbändern sind Sie beim Ausfall des Servers oder eines Arbeitsplatz-Rechners gut abgesichert. Was allerdings passiert, wenn sich ein Virus in Ihr System geschlichen hat? In jüngster Zeit hatten wir vermehrt Anfragen von Anwaltskanzleien mit einem Crypto-Virus. Die Folge: Alle Daten der Kanzleisoftware waren verschlüsselt und mit einer freundlichen Aufforderung zur Lösegeldzahlung versehen. Auch die Datensicherungen waren nicht wieder herstellbar. Was war geschehen?

Wenn eine Kanzlei nur über ein oder zwei Datenträger verfügt und täglich sichert, dann sind nach ein oder zwei Tagen die vorherigen Datenbestände überschrieben. Was eigentlich nicht schlimm wäre, ist im Fall eines Virenbefalls verheerend: Der Virus wird einfach mitgesichert. Daher sind mehrere Datenträger eben so wichtig wie die Versionierung des Backups: Es werden nur inkrementelle Datensicherungen vorgenommen, also die Änderungen zur vorherigen Sicherung. Im Recovery-Fall kann auf eine vorhergehende Datensicherung zurückgegriffen werden – in diesem Falle die ohne Virus.

3. Keine Automatisierung

„Natürlich sichern wir unsere Daten. Das macht der Schmidt“. Und wenn der Urlaub hat? Krank ist? Wird der vertreten? Und was macht der, wenn Sie sich mal zerstreiten und im Unguten auseinander gehen? Unsere Erfahrung in der Praxis zeigt: In sehr vielen Fällen wird wochenlang keine Datensicherung durchgeführt. Daher sollte auf jeden Fall eine automatisierte Sicherung angelegt werden. Hierfür eignet sich besonders das Online-Backup, da auch das Wechseln von Bändern entfällt. Einmal richtig eingerichtet, schafft automatisiertes Online-Backup eine Grundsicherheit unabhängig von handelnden Personen.

4. Keine Überprüfung

Fehlende Datensicherungen über Wochen sind nur möglich, wenn es niemandem auffällt. Können Sie mir sagen, ob Ihre Datensicherung gestern tatsächlich erfolgreich durchgeführt wurde? Vermutlich nicht. Und es ist auch verständlich, dass Sie nicht jeden Tag etwas überprüfen, was doch vermutlich eh funktioniert. Aber es ist vielleicht die wichtigste Aufgabe in der Kanzlei-IT dafür zu sorgen, dass Ihre Daten gesichert werden. Mit einem kleinen Software-Tool können Sie automatisiert überprüfen, ob Ihre Sicherung erfolgreich war – jeden Tag, ohne Aufwand.

5. Unvollständige Datensicherung

Wann haben Sie das letzte Mal nachgesehen, was Sie eigentlich sichern? Datensicherungen werden häufig einmal angelegt und dann lange Zeit nicht mehr beachtet. Es läuft ja. Im Schadensfall stellt sich dann heraus: Da fehlen ja Daten! Wichtige Daten. Geänderter Speicherort, Software-Updates, es gibt viele Gründe, warum Dateien von einem auf den anderen Tag nicht mehr mitgesichert werden. Sehen Sie sich mindestens einmal im Monat an, was Sie sichern und prüfen Sie, ob das Backup vollständig ist. Am besten verbinden Sie das gleich mit dem nächsten Punkt.

6. Keine Rücksicherung

Die Existenz von Dateien ist schon mal ein Anfang. Aber lassen sich die Daten auch wirklich so wieder herstellen, wie Sie sie benötigen? Uns rief mal ein aufgeregter Anwalt an, der die Daten seiner Kanzleisoftware RA-MICRO auf neun DVDs gesichert hatte. Nachdem die Festplatte seines Notebooks defekt war, mussten das System nun wieder aufgesetzt werden.

Die Daten waren auch alle da, nur waren die Strukturen und Beziehungen der Daten zueinander nicht vorhanden. Es war schlicht unmöglich, diese Daten wieder in RA-MICRO zu importieren. Fragmente wie Mandantenstammdaten ließen sich zwar retten, aber das Backup war ansonsten wertlos. Prüfen Sie daher mindestens einmal im Halbjahr, ob sich ihre Daten auch wirklich wieder herstellen lassen. Am besten nehmen Sie einen Fachmann hinzu.

7. Keine Verschlüsselung

„One more thing“, hätte Steve Jobs gesagt: Und dabei geht es weniger um Datensicherheit als mehr um Datenschutz. Was machen Sie, wenn Ihre Datensicherung gestohlen wird? Die Schutzerfordernisse des §203 StGB, §43a BRAO und §2 BORA an Anwälte sind hoch – eine unverschlüsselte Datensicherung können Sie sich einfach nicht erlauben. Das gilt mindestens für Mandantendaten.

Einfach, günstig und schnell – und notwendig 

Datensicherung ist kein Hexenwerk. Gerade mit einem erfahrenen IT-Service an der Seite, der sich mit den Besonderheiten in Anwaltskanzleien bestens auskennt, können Sie eine professionelle Backup & Recovery – Lösung in Ihrer Kanzlei einsetzen und damit den wichtigsten Grundstein Ihrer IT-Sicherheit endlich sauber gestalten. Gerne unterstützen wir Sie dabei mit Rat und Tat.

IT-Service hilft bei URLZone2

Virus URLZone2 zeigt: Anti-Virus-Software alleine reicht nicht aus

IT-Service hilft bei URLZone2„Sperre wegen missbräuchlicher Nutzung des Breitbandanschlusses“ – Diesen Betreff lesen Unternehmen in letzter Zeit häufiger in einem Brief der Telekom. Von massivem Spamversand ist dort die Rede und vor allem von vorübergehender Sperrung des Anschlusses oder außerordentlicher Kündigung. Wer diesen Brief erhält, ist sich in der Regel keiner Schuld und keiner Vireninfektion bewusst, weil er einer raffinierten Schadsoftware zum Opfer gefallen ist.

 

Ein alter Bekannter im neuen Gewand

Der Virus URLZone2 ist bereits vor Jahren aufgetaucht und erscheint nun in weiter entwickelter Form. Befallene Rechner werden Teil eines Botnetzes: Die Angreifer können so die Kontrolle über Ihren Rechner und seine Anwendungen übernehmen und, wie in diesem Fall, unerkannt Spam-Nachrichten versenden. Der Absender ist das betroffene Unternehmen.

 

Nur professioneller IT-Service sorgt für Rundum-Schutz

Die meisten Anti-Virus-Programme erkennen den Schädling nicht und können ihn dementsprechend weder verhindern noch beseitigen. Auch die gängigen Router blockieren die Datenverbindungen nicht, da die intelligente Schadsoftware einen Weg wählt, der für sichere Internetverbindungen offen gehalten wird (Port 443 für https). Wie also ist ein solcher Schaden zu vermeiden?

 

-          Mail Protection: In diesem Fall hätte eine IT-Lösung für Mail-Sicherheit den Schaden verhindert. Mails werden vor der Zustellung in Ihren Posteingang über ein Rechenzentrum geleitet. Dort prüfen mehrere verschiedene Virenscanner und Spamfilter die Nachricht auf Unbedenklichkeit. Die hier ursächliche Mail wäre gar nicht erst in Ihr Unternehmen gelangt

 

-          Schulung: Ist die Mail einmal in Ihrem Posteingang oder dem Ihrer Mitarbeiter, dann hilft vor allem Wissen. Jeder Mitarbeiter sollte informiert sein, wie man infizierte Mails erkennt und wie mit unbekannten Anhängen umzugehen ist. In den uns bekannten Fällen wäre auch dadurch der Virenbefall verhindert worden

 

 

Im Schadensfall: Fachmann rufen und Rechner abkoppeln – nur welchen?

Grundsätzlich gilt bei einer Infektion mit Schadsoftware: Trennen Sie den befallenen Rechner umgehend vom Netz und ziehen Sie einen IT-Fachmann zu  Rate. Bei dem Befall mit URLZone2 haben Sie nur ein weiteres Problem: Sie wissen gar nicht, auf welchem Rechner sich der Virus befindet. Aber dafür haben Sie ja einen IT-Dienstleister gerufen, der sich wirklich auskennt.

Der wird sich freuen, wenn Sie einen professionellen Router mit einer Firewall besitzen, deren Historie ausgewertet werden kann. Nur so kann der befallene Rechner identifiziert werden, ohne dass auf jedem Gerät eine Spezialsoftware installiert werden muss, die Stunden oder Tage auf den nächsten Verbindungsversuch wartet. Das spart Zeit und Geld.

Ist der Rechner identifiziert, hilft leider nur eines: Neu aufsetzen. Hier zahlt es sich auch aus, dass Sie über eine gute Datensicherung verfügen. So können Sie in relativ kurzer Zeit Ihren befallenen Computer wieder in ein arbeitsfähiges Gerät verwandeln.

 

Professioneller IT-Service, Mail Protection, Router, Firewall,  Datensicherung, Schulung

So ärgerlich ein solcher Schaden ist, so zeigt er doch eines sehr deutlich auf: Mit einem professionellen IT-Service können Sie sich vor den zunehmenden Gefahren der Cyber-Kriminalität zuverlässig schützen. Neben Antiviren-Software gehören dazu auch eine Mail Protection-Lösung, ein professioneller Router mit Firewall, eine Datensicherung und die gute Information oder Schulung Ihrer Mitarbeiter. Genau das sind auch die wesentlichen Inhalte des M-IT Service der Michgehl & Partner GmbH.

Crypto-Virus: IT-Service hilft

Professioneller IT-Service hilft gegen erpresserische Crypto-Viren

Crypto-Virus: IT-Service hilftSeit einigen Monaten finden verstärkt erpresserische Angriffe mit Crypto-Viren statt. Diese Schadsoftware verschlüsselt Ihre Daten und fordert Sie auf, Geld für die Entschlüsselung zu zahlen. Wir hatten jüngst einen solchen Fall und möchten aus der Praxis berichten, wie es zum Befall kommt und wie der Schaden im Vorfeld und im Nachgang minimiert oder verhindert werden kann.

 

Kein Zugriff auf die Kanzleisoftware

Die Ausgangssituation: Ein Kunde ruft an und meldet, dass er auf seine RA-MICRO Daten nicht mehr zugreifen kann. Da er über einen eigenen Systemadministrator verfügt, hat er bisher auf die Nutzung unseres professionellen M-IT-Services verzichtet. Dadurch sind einige Fehler entstanden, die in Anwaltskanzleien häufig anzutreffen sind und eine Einladung an Kriminelle und Erpresser darstellen.

Im vorliegenden Fall verschlüsselte ein Crypto-Virus alle RA-MICRO Daten einer Kanzlei. Die Versuche des internen Systemadministrators, den Virus zu entfernen, schlugen fehl. Es wurde sogar die infizierte Datenbank auf einen neuen Server kopiert. Sobald das System neu aufgesetzt wurde, begann auch die Verschlüsselung der Daten erneut.

 

Professioneller IT-Service verhindert Cyber-Angriffe

Wenn es um IT-Sicherheit geht, sind Fachleute notwendig: In diesem Fall konnte das System nur durch eine komplette Neuinstallation von RA-MICRO und den Import der letzten Datensicherung wieder hergestellt werden. Durch die richtigen Maßnahmen im Vorfeld und direkt nach dem Schadensfall hätte dieser große finanzielle und zeitliche Zusatzaufwand vermieden werden können. Die Fehler und die Lösungen im Überblick:

-          Kein Monitoring: Durch eine laufende Überwachung des Systems wären bereits die ersten Verhaltensänderungen (z.B. CPU-Auslastung) aufgefallen

-          Kein Patch Management: Nur die automatische Aktualisierung von Anwendungen stellt sicher, dass die wichtigsten Sicherheitslücken geschlossen werden

-          Mangelhafter Anti-Viren-Schutz: Eine kostenlose Virensoftware reicht einfach nicht aus. Kostenpflichtige Versionen sind besser, von einem ausreichenden Schutz kann man aber eigentlich nur in Verbindung mit einem professionellen Router sprechen

-          Kein Router mit Firewall-Funktion: Ein entscheidendes Element jedes Sicherheitskonzepts ist ein professioneller Router. Als Türsteher Ihres IT-Systems entscheidet er aufgrund von Regeln, welche Daten eingelassen werden und welche nicht. Im vorliegenden Fall ist vermutlich beim Besuch einer unsicheren Webseite automatisch und unbemerkt ein Download gestartet worden. Dieses Paket hätte ein gut konfigurierter Router nicht hinein gelassen

-          keine E-Mail-Security: Viele Schädlinge dringen über E-Mails ein. Hier hilft Mail-Sicherheitssoftware, infizierte Mails im Vorfeld zu erkennen und bei der Öffnung Schäden zu vermeiden

-          keine Web-Security: Eine solche Software hätte helfen können, unsichere Webseiten im Vorfeld zu erkennen und den automatischen Download nicht zuzlassen

-          unzureichende Datensicherung: Eine automatische Sicherung geschäftskritischer Daten sorgt vor für den Ernstfall und kann die Verluste minimieren

-          keine Mitarbeiterschulung: Ein häufig unterschätzter und gleichsam elementarer Bestandteil eines IT-Sicherheitskonzept ist die Vermittlung sicherheitsrelevanter Verhaltensweisen am Arbeitsplatz. Bei allen technischen Sicherheitsvorkehrungen ist und bleibt es doch fast ausnahmslos der Mensch vor dem Rechner, der aufgrund eines Fehlers und häufig aufgrund mangelnden Wissens Schadsoftware ins Unternehmen bringt.

 

Neue Angriffe erfordern neue Verteidigungsmaßnahmen

Professioneller IT-Service hilft im Vorfeld, Schäden von Ihrer Infrastruktur fernzuhalten. Sollte es doch zu dem dann unwahrscheinlichen Fall eines erfolgreichen Angriffs kommen, werden wir ihn früher erkennen und schneller abwehren können. Und es ist zu erwarten, dass kriminelle Akte dieser Art in Zukunft vermehrt auftreten. Gerne beraten wir Sie zu den geeigneten IT-Sicherheitsmaßnahmen. 

10 Fehler Blog weißer Hintergrund

Die 10 häufigsten IT-Fehler in Kanzleien

10 Fehler10 häufig unbemerkte IT-Fehler in Rechtsanwaltskanzleien

Viele Rechtsanwälte sind davon überzeugt, dass ihre IT-Infrastruktur fehlerfrei läuft. Solange die Sicherung eingerichtet ist und die Server sauber verkabelt und gereinigt sind, scheint alles einwandfrei zu funktionieren. Sieht man sich die PCs aber genauer an, bemerkt man schnell, dass existenzielle Probleme in der IT-Infrastruktur äußerlich nicht sichtbar sind. Das kann im Ernstfall fatale Folgen haben. Die folgenden 10 IT-Fehler finden wir häufig in Rechtsanwalts-Kanzleien, die vorher keinen IT-Service von Michgehl & Partner hatten:

1. Lückenhafte Updates

Eigentlich sollten regelmäßige Aktualisierungen von Anwendungen eine Selbstverständlichkeit sein, damit Sicherheitslücken geschlossen werden. Geschieht dies nicht automatisch, ist der Mitarbeiter selbst dafür verantwortlich – zusätzlich zu der Arbeit, die er jeden Tag zu bewältigen hat. Dadurch können zahlreiche Sicherheitslücken entstehen, die das System für Angriffe empfänglich machen. Mit einem professionellen IT-Service und Patch-Management können Sie die jeweils aktuellsten Updates automatisch installieren lassen und Ihre Sicherheit deutlich erhöhen. Patch Management ist heute mindestens genauso wichtig wie Virenschutz, denn die meiste Schadsoftware nutzt Sicherheitslücken aus, die kurz darauf von den Herstellern geschlossen werden.

2. Unzureichender Anti-Virus-Schutz

Kanzleien versäumen es häufig, ihre Anti-Viren-Software zu aktualisieren, einige benutzen sogar Freeware – eine leichte Hürde für Schädlinge, die dauernd neu entwickelt werden und selbst für aktuelle Software eine Gefahr darstellen. Dabei kann auch dieser Schutz als Managed AntiVirus automatisch aktualisiert werden. Zusätzlich ist es möglich, Angriffe über Webseitenbesuche oder in Mails weitestgehend auszuschließen. Eine Mindestanforderung an die Kanzlei-IT ist und bleibt allerdings ein aktueller und professioneller Virenschutz – Der Verzicht darauf ist grob fahrlässig und führt zu Recht zu Haftungsrisiken.

3. Keine Kontrolle der Datensicherung

Viele Datensicherungen, die einmal korrekt eingerichtet wurden, erfüllen nach einigen Monaten oder Jahren ihren Zweck nicht mehr. Dies kann viele Gründe haben. Die einzige Möglichkeit aber, um dieses Problem zu lösen, ist eine tägliche Kontrolle der Datensicherung und eine regelmäßige Überprüfung, ob sich die Daten auch wieder herstellen lassen. Gerne unterstützen wir Sie dabei, den Verlust Ihrer Daten zu verhindern.

4. Unvollständige Datensicherung

Nicht selten sind unsere Kunden ratlos, wenn man mit Ihnen über die Details ihrer Datensicherung spricht. Zwar ist in den meisten Kanzleien ein Backup Standard, kritische Systeme wie die Kanzleisoftware werden jedoch häufig unzureichend gesichert. Bei einem Zusammenbruch des Systems wäre dieses Programm auf dem Stand von vor einem halben Jahr. Hilfreich ist hier eine genaue Festlegung der zu sichernden Daten durch professionelle IT-Dienstleister.

5. Keine unterbrechungsfreie Stromversorgung

Stromspitzen und –ausfälle werden häufig unterschätzt, im Ernstfall können Sie jedoch Ihre gesamte IT lahmlegen. Mit einer unterbrechungsfreien Stromversorgung werden Ihre Server kontrolliert heruntergefahren und Sie können den Betrieb anschließend problemlos wieder aufnehmen.

6. IT-Administrator als alleiniger Verantwortlicher

Die Person, die bei Ihnen intern für die IT verantwortlich ist, hat einen sehr großen Einfluss auf Ihre Kanzlei. Wenn sich sonst niemand mit diesem Bereich beschäftigt und eine Dokumentation der Infrastruktur sowie eine zentrale Sicherung der Passwörter für den Notfall nicht vorhanden sind, stellt dies ein Risiko für Sie dar. Der Ausfall des IT-Verantwortlichen, sei es durch einen Streit, ein verlockendes Angebot der Konkurrenz oder einfach durch Krankheit, kann in diesem Fall schnell zum Kontrollverlust führen.

7. Keine IT-Notfallplanung

Wenn ein geschäftskritisches System ausfällt, dauert es in vielen Kanzleien ein bis zwei Tage, bis das Problem behoben ist. In dieser Zeit können Ihre Mitarbeiter nicht arbeiten, Klienten können keine Auskünfte erteilt werden. Im schlimmsten Fall versäumen Sie wichtige Fristen. Auch hier können Vorkehrungen getroffen werden, die den Schaden deutlich mindern. Gerne beraten wir Sie hierzu.

8. Kritische Hardware ohne Care-Pack

Beim Ausfall eines Servers brauchen Sie genau diesen wieder, um auch bei einer vorbildlichen Datensicherung das System wiederherzustellen. Ein Care-Pack garantiert die schnelle und kompetente Unterstützung des Herstellers, der Ihnen hilft, die Sicherung wieder aufzuspielen und ein zügiges Weiterarbeiten zu ermöglichen.

9. Unzureichende Betrachtung des Eventlogs

Eine regelmäßige Betrachtung und Auswertung des Eventlogs ist sehr wichtig, wird jedoch selten durchgeführt. Defekte und inkonsistente Datenbanken fallen zunächst nicht auf, sodass Fehler mitgesichert werden und auf einige Sicherungen unter Umständen später nicht zurückgegriffen werden kann. Eine permanente Überprüfung Ihres IT-Dienstleisters kann diese Schwachstelle leicht beheben.

10. Fehlerhafte Datenspiegelung

Wenn die Festplatte Ihrer Datenspiegelung ausfällt, arbeitet Ihr Server unbemerkt weiter. In dem Fall, dass nun auch noch die zweite Festplatte versagt, erleiden Sie einen kompletten Datenverlust, obwohl Sie sich in der Gewissheit wähnten, ein gespiegeltes System zu betreiben. Geeignete RAID-Tools zum Monitoring warnen Sie rechtzeitig – bei der Installation, die für uns Routine ist, helfen wir Ihnen gerne!