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Holger Esseling, Franz-Josef Michgehl, Michgehl & Partner, Geschäftsführer

Holger Esseling verstärkt die Geschäftsführung bei Michgehl & Partner

Holger Esseling, Franz-Josef Michgehl, Michgehl & Partner, GeschäftsführerÜber 30 Jahre ist es her, dass Franz-Josef Michgehl die ersten Anwaltskanzleien in Hard- und Softwarefragen betreute. Heute ist die Michgehl & Partner GmbH mit 25 Mitarbeitern an drei Standorten einer der führenden RA-MICRO Partner und IT-Dienstleister für Anwaltskanzleien. Und das Wachstum ist noch längst nicht abgeschlossen, wenn es nach den Kanzlei-Spezialisten geht. Daher holt der Firmengründer seinen bisherigen Marketing Manager Holger Esseling zur Verstärkung in die Geschäftsführung.

Holger Esseling war als Diplom-Kaufmann von 2007 bis Mitte 2014 in mehreren Kooperationen der SYNAXON AG tätig. Zuletzt machte er sich als iTeam Regionalleiter einen Namen, indem er IT-Geschäftsführer bundesweit vernetzte und neue Formen der Zusammenarbeit und Vermarktung entwickelte. In den anschließenden 1,5 Jahren als Marketing Manager bei Michgehl & Partner konnte Esseling bereits große Erfolge erzielen. So verantwortet er eine Vervielfachung der Online-Zugriffe, die größte Kundenveranstaltung der Firmengeschichte und die Durchführung mehrerer erfolgreicher Vermarktungskampagnen.

Nun wird Holger Esseling als Geschäftsführer neben dem Marketing die Vertriebsleitung übernehmen und an der strategischen Weiterentwicklung des Unternehmens mitwirken. „Das war wirklich ein Glücksgriff – ich freue mich sehr über die Verstärkung in der Geschäftsführung und die Perspektive zur langfristigen Weiterführung des Unternehmens“, betont Franz-Josef Michgehl. Holger Esseling ergänzt: „Die Anwaltschaft steht vor einer flächendeckenden Digitalisierung und wir haben genau das richtige Angebot dafür – tolle Marktchancen für ein tolles Unternehmen“. Die beiden haben sich übrigens auf der ersten acmeo-Rallye im Jahr 2013 kennen und schätzen gelernt – es sieht so aus, als wäre das erst der Anfang einer langen gemeinsamen Reise.

Digitales Diktat, Dictanet, Dragon, Spracherkennung

IT-Panne des Monats September: Windows 10 Update mit Folgen

Digitales Diktat, Dictanet, Dragon, SpracherkennungEs war ja nur eine Frage der Zeit, bis die ersten Kanzleien auf die Idee kommen, ohne Rücksprache und professionelle Unterstützung auf Windows 10 umzustellen. Da können wir noch so viele Blogbeiträge schreiben und empfehlen, zunächst Testsysteme zu verwenden, zu warten bis alle relevanten Hersteller die Freigabe erteilt haben oder wenigstens im Vorfeld Kontakt mit uns aufzunehmen: Es wird trotzdem gemacht. Und das ist ja auch verständlich. Neugier ist eine menschliche Triebfeder, die zu Entwicklung und Verbesserung führt – naja, manchmal auch nicht…

Das funktioniert ja alles nicht!

Unsere IT-Panne des Monats beginnt mit einer unangenehmen Eigenart von Anwälten. Ich muss ja sagen: Ich mag Rechtsanwälte, wirklich. Sie haben ein ausgesprochenes analytisches Denkvermögen und sind zum Ausgleich ihrer verkopften Tätigkeit meistens sehr musikalisch und humorvoll. Aber eine Angewohnheit scheint so etwas wie eine Berufskrankheit zu sein: Dreistigkeit. Ich möchte kurz ausholen, um zu erläutern was ich damit meine, bevor wir auf die IT-Panne des Monats kommen.

Normale Menschen und Anwälte

Nehmen wir folgenden Fall an, der Parallelen zu unserer Geschichte aufweist: Ein Mensch kauft sich eine Kassette mit seiner Lieblingsmusik. Ein Jahr später rüstet er auf und legt sich einen CD-Player zu. Nun muss er enttäuscht feststellen, dass seine Kassette mit diesem Gerät nicht kompatibel ist. Was macht der normale Mensch? Er probiert es einmal aus, stellt fest dass es nicht geht und nimmt vielleicht noch Kontakt mit dem Anbieter der Kassette auf. Dabei fragt er höflich, ob es nicht irgendeine Möglichkeit gebe, seine Lieblingsmusik von der Kassette auf eine CD zu übertragen. Der Anbieter wird ihm mögliche Wege aufzeigen und der Kunde wird zu dem Schluss kommen, dass es wohl das einfachste ist, wenn er sich einen neue CD kauft.

Was aber macht ein Anwalt in dieser Situation? Auch der Anwalt stellt fest, dass seine Kassette nicht in den CD-Player passt. Eine leise Stimme in seinem Kopf sagt zu ihm: „Komm, kauf Dir einfach die CD“. Aber das kann der Anwalt nicht auf sich sitzen lassen. Schließlich kennt er seine Rechte nur zu gut und hat beste Erfahrungen mit einer anderen Vorgehensweise gesammelt. Er diktiert kurzerhand ein Schreiben an den Anbieter der Kassette, in dem er ihm eklatante Beratungsfehler hinsichtlich der Zukunftsfähigkeit des Tonträgers attestiert. Im Anschluss nimmt er sein Diktiergerät zur Hand, um den Hersteller des CD-Spielers in seine Schranken zu weisen und ihm mitzuteilen, dass seine Lieblingsmusik mit dem Gerät nicht abspielbar ist und dieser jetzt wohl wisse, warum seine Rechnung noch nicht beglichen worden ist. Dass es sich um eine Kassette handelt, sagt der Anwalt nicht, mit solchen Details möchte er weder sich noch sein Gegenüber belasten.

Das Upgrade auf Windows 10

OK, zurück zu unserem Fall. Wir erhalten also die Monierung einer Kanzlei, dass sein DictaNet nicht richtig eingerichtet sei. Beim digitalen Diktat sei die Ton-Wiedergabe zu leise, nach dem Drücken der Leertaste starte automatisch die Aufnahme und viele weitere Funktionen seien einfach nicht verfügbar. Aus diesem Grund wurde auch die lange überfällige Rechnung für die Beschaffung, Konfiguration und Installation der Rechner vorsichtshalber nicht bezahlt. Seltsam, wir haben dort im letzten Jahr alles korrekt installiert und gemeinsam mit den Anwälten und Mitarbeitern abgenommen, auch das Diktat hat einwandfrei funktioniert und es kamen auch im Anschluss keine Beschwerden. Sehen wir uns das mal an.

„Ach, Sie haben auf Windows 10 gewechselt?“

So fahren wir also zu mit zwei Personen zur Kanzlei, denn unzufriedene Kunden passen einfach nicht in unser Konzept. Wir machen Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. und nicht etwas Anwälte. Einfach. Traurig. oder IT-Systeme. Kaputt. Also sehen wir uns das Problem mal an. Noch bevor wir DictaNet starten, blitzt es vor unseren Augen: Windows 10? Wir hatten im vergangenen Jahr doch alles auf Windows 7 installiert? Der wird jetzt nicht im Ernst selbständig und ohne Rücksprache ein neues Betriebssystem eingeführt haben und dann noch die Dreistigkeit besitzen, uns dieses Detail zu verschweigen und erstmal unsere Leistung in Frage zu stellen, oder? Doch, er wird. Ist ihm nicht selbst klar, dass er den Fehler verursacht hat? Vielleicht eine kleine leise Stimme, die so etwas murmelt…

Fehlende Treiber und Datentransfer nach China

Nach freundlichen, klaren Worten und einer Zusage, die letzte Rechnung zu begleichen, sehen wir uns das System genauer an: Es fehlen Treiber für Soundkarten und Funktastaturen, die im Vorgängersystem korrekt eingerichtet waren und zudem ist DictaNet für Windows 10 noch nicht freigegeben. Mit ein paar Handgriffen können wir dennoch ein reibungslos funktionierendes System herstellen. Dass alle Standards-Einstellungen von Windows 10 einfach übernommen wurden und ein reger Datenaustausch mit einem Server in China besteht, müssen wir an dieser Stelle wohl nicht erwähnen – also nehmen wir auch hier noch die wichtigsten Einstellungen vor, um Windows so weit es geht zum Schweigen zu bringen.

Warum hat er nicht einfach angerufen?

Im Ergebnis ist ja nicht viel passiert. Und doch bleibt die verständnislose Frage: „Wie kann man so etwas machen?“. Die Folgen eines Betriebssystem-Wechsels sind für Laien unüberschaubar. Ein vollständiges Backup wurde vor der Umstellung natürlich auch nicht vorgenommen. Letztlich war es ein großes Glück, dass nicht mehr geschehen ist. Warum hat er nicht einfach angerufen? Wir hätten ihm die wichtigsten Tipps für die Umstellung gegeben oder sie einfach innerhalb kürzester Zeit mit den richtigen Einstellungen für ihn vorgenommen. Daher schließen wir diesen Beitrag mit zwei Aufrufen:

  1. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, BEVOR Sie eigenständig auf Windows 10 umstellen!
  2. Wenn Sie doch selbständig an Ihrem Betriebssystem herumbasteln und nachher etwas nicht mehr funktioniert, beginnen Sie Ihren Anruf bei uns bitte mit den Worten „Ich habe Mist gebaut und hoffe, dass Sie mir helfen können“.

 

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Erfolgreiche Premiere des Michgehl & Partner Anwaltsforums

Michgehl & Partner Anwaltsforum, Anwaltsforum, Kanzleisoftware, Kanzlei-IT, IT-Service, IT-Sicherheit, RA-MICRO, Am 18. September 2015 haben wir an unserem Stammsitz in Nordwalde etwas Neues ausprobiert: Das erste Michgehl & Partner Anwaltsforum. In Gesprächen mit Anwaltskanzleien kamen immer wieder ähnliche Themen auf den Tisch: Strategische Ausrichtung, Kanzleiorganisation, Mandantenakquise und beA. Eine wirkliche Anlaufstelle, um sich darüber auszutauschen, existiert bisher nicht. So haben wir beschlossen, ein Forum für genau diese Fragen aufzubauen. „Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer“ hieß dann auch der Titel der Auftaktveranstaltung. Um es gleich vorweg zu sagen: Dieser Start war ein voller Erfolg und das Anwaltsforum wird zu einer festen Instanz mit regelmäßigen Veranstaltungen und einem Online-Forum zum strategischen Austausch von Anwalt zu Anwalt. Melden Sie sich direkt an.

Den Erfolg verdanken wir dabei nicht in erster Linie uns selbst, sondern vor allem dem sonnigen Wetter, den hervorragenden Referenten und dem zahlreich erschienenen und aktiven Publikum. Eigentlich wollten wir ja 40-50 Anwälte ins ländliche Nordwalde einladen – angemeldet haben sich 140. Kurzerhand haben wir unseren Stammsitz daher um ein 100 m² Vortragszelt und ein Verpflegungszelt erweitert. Damit und mit zahlreichen weiteren Vorbereitungen sahen wir uns gut gerüstet für die größte Kundenveranstaltung der Firmengeschichte.

Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiNach der Begrüßung durch Geschäftsführer Franz-Josef Michgehl und Marketingleiter Dipl.-Kfm. Holger Esseling wurde der Auftakt der Vortragsreihe von Prof. Dr. Peter Knief mit seiner Key Note gesetzt. Die Koryphäe für betriebswirtschaftliche Fragen in Anwaltskanzleien hielt ein leidenschaftliches Plädoyer für unternehmerisches Denken und Arbeiten in Anwaltskanzleien. Mit Fragen wie „Kennen Sie die Rentabilität Ihrer Referate?“, „Kennen Sie Ihr Working Capital?“ oder „Haben Sie die wichtigsten Kennzahlen Ihrer Kanzlei im Kopf?“ stieß Professor Knief auf fragende Gesichter und offene Münder und zeigte damit: Betriebswirtschaft und Anwaltschaft haben aktuell nur auf ein Minimum beschränkt etwas miteinander zu tun. Dieses Anwaltsforum soll für Anwälte den ersten Schritt in Richtung Unternehmer erleichtern.

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Organisation & Führung versus Strategie & Marketing

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiIm Anschluss an die gelungene Key Note im prall gefüllten Zelt wurden die Vorträge auf zwei Räume mit zwei Themenbereichen aufgeteilt. Organisation & Führung auf der einen Seite befasste sich als thematischer Strang insbesondere mit den Vorbereitungen für den elektronischen Rechtsverkehr und die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs beA. Der Bereich Strategie & Marketing auf der anderen Seite fokussierte Themen wie Spezialisierung und Kooperation, Online-Marketing, Akquise und die Ermittlung des Unternehmenswertes. Alle Themen erfreuten sich so großer Nachfrage, dass es stets in einem Raum ein paar Sitzplätze zu wenig gab – aber ganz ehrlich: Das war uns lieber als anders herum. Trotzdem wurde uns schon an dieser Stelle klar: Das nächste Anwaltsforum findet in einer anderen, größeren Location statt.

Optimierung der Kanzleiabläufe im Hinblick auf digitale Aktenführung, Scannen und elektronische Workflows

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiEin großer Teil der Zuhörer blieb im großen Vortragszelt, um den Ausführungen von Rechtsanwältin Eva-Maria Bendick zu lauschen. Der elektronische Rechtsverkehr bietet einige Vorteile, insbesondere die Ersparnis von Druck- und Portokosten sowie die Reduzierung von Suchzeiten und händischer Aktenarbeit. Dafür müssen allerdings einige Voraussetzungen erfüllt sein, die zunächst einen Zusatzaufwand bedeuten, bevor sie zeit- und kostensenkend wirken. So sind laut Bendick professionelle Scan-Lösungen ratsam, die ein Dokumentenscanner besser erfüllt als ein Multifunktionsgerät. Die digitalen Dokumente werden in einen elektronischen Workflow übergeben und durchlaufen die Kanzlei ganz ähnlich den Papierakten – nur mit dem Vorteil, dass sie an mehreren Orten zeitgleich bearbeitet und eingesehen werden können. Die digitale Akte wird dabei früher oder später führend, während eine Handakte vermutlich auch in einhundert Jahren noch teilweise ihre Existenzberechtigung hat. Kunden, die erfolgreich auf die digitale Akte umgestellt haben, berichten bereits, dass sie ihre Rechtsanwaltsfachangestellten nun durch freie Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten wie das Erstellen von Mahnbescheiden einsetzen können. Diese und weitere Vorteile schilderte Bendick aus der Praxis für die Praxis.

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Digitalisierung und Automatisierung: Schwerpunkt Sicherheit

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiIm Anschluss führten Michgehl-Geschäftsführer Franz-Josef Michgehl und Rechtsanwältin Tina Ablas die steigende Bedeutung der IT-Sicherheit vor. Wenn alle Akten und Dokumente in elektronischer Form vorliegen, wird die Kanzlei-IT nicht nur zum notwendigen Werkzeug, um die tägliche Arbeit zu verrichten und Fristen einzuhalten – sie muss auch zwingend besser abgesichert werden, um die Anforderungen des Straf- und Berufsrechts zu erfüllen. Hier sieht Michgehl großen Nachholbedarf in den Kanzleien. In über 150 Kanzleien hat der IT-Experte mittlerweile den eigens entwickelten ERV-Check durchgeführt, mit dem Anwaltskanzleien überprüfen können, wie gut ihre Kanzlei vorbereitet ist. „Von professionellem IT-Service sind die meisten Anwaltskanzleien weit entfernt“, betont Michgehl und führt aus: „Privatkunden-Router, unzureichende Datensicherung und unerledigte Sicherheitsupdates sind leider nicht die Ausnahme sondern die Regel“. Michgehl & Partner selbst bietet für Anwaltskanzleien einen pro-aktiven IT-Service, in dem wesentliche Parameter der IT-Systeme laufend analysiert werden. So können Probleme bereits vor ihrer Entstehung erkannt und behoben werden.

Testen Sie gleich hier online, wie gut Ihre Kanzlei abgesichert und für den elektronischen Rechtsverkehr vorbereitet ist. 

Spezialisierung und Kooperation als Chance für Anwaltskanzleien

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, Anwaltskanzlei, Ralf Heidemann, CNH AnwälteIm Seminarraum startete unterdessen der Themenbereich Strategie und Marketing: Rechtsanwalt Ralf Heidemann von CNH Anwälte in Essen referierte über die Potentiale, die in der Spezialisierung für Anwälte liegen. CNH ist klar fokussiert auf das Arbeitsrecht und hier wiederum auf die Arbeitnehmervertretung. Betriebsräte, Personalräte, Aufsichtsräte, Arbeitnehmer und Beamte gehören zum Kundenkreis. „Vertrieb müssen wir nicht machen“, sagt Heidemann: „Die Mandanten kommen über Empfehlungen zu uns und wir haben uns einen Namen in der Arbeitnehmervertretung gemacht, der ohne Spezialisierung nicht möglich gewesen wäre“. Heutzutage ist schon sehr detailliertes Wissen notwendig, um ein Fachgebiet wirklich mit der angemessenen Sorgfalt in kurzer Zeit bearbeiten zu können und dabei positiv herauszustechen. Gerade in Ballungsgebieten ist Spezialisierung daher nicht nur sinnvoll sondern notwendig, um erfolgreich als Anwalt tätig zu sein. In ländlichen Gebieten hingegen kann es durchaus ausreichen, ein gut vernetzter Jurist mit breiter Fachkenntnis zu sein.

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Online-Marketing für Anwaltskanzleien

Holger Esseling, Online-Marketing, Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiDer Vortrag von Ralf Heidemann bot eine passende Überleitung zum folgenden Thema: Auch im Online-Marketing ist die Fokussierung auf ein Problem oder eine Leistung ein entscheidendes Erfolgskriterium. Dipl.-Kfm. Holger Esseling führte das an anschaulichen Beispielen aus der Anwaltschaft und seinem Hobby vor: einem der erfolgreichsten Online-Gitarrenkurse Deutschlands. So suchen zwar fünzig Personen im Monat einen Fachanwalt für Familienrecht in Osnabrück, fast 10.000 hingegen suchen monatlich nach dem Begriff „Trennungsunterhalt“. Versetzen Sie sich in die Lage des Kunden, lautet eine der Kernbotschaften. Die meisten Webseiten von Anwaltskanzleien beinhalten laut Esseling: „Wir, wir, wir: Startseite, unser Team, unsere Historie, unsere Fachgebiete. Gehen Sie vom Wir zum Sie: Ihr Nutzen, die Antwort auf Ihre Fragen“. Es sollten auf einer erfolgreichen Webseite also neben der lokalen Präsenz wirklich interessante Inhalte aufbereitet werden, die den potentiellen Mandanten interessieren. Das Beispiel eines Rechners für den Trennungsunterhalt stieß dabei auf geteiltes Echo. „Genial, dann hole ich die Mandanten gleich am Anfang ab“, meinten nur wenige Anwälte. Es überwog die Sorge, ob ein solches Vorgehen nicht die eigene Arbeit untergrabe. Esseling meinte dazu: „Wenn Sie es nicht machen, macht es ein anderer. Darüber hinaus herrscht im folgenden Scheidungsverfahren Anwaltszwang“. Man merkte schnell, dass dieses Thema durchaus einen Tages-Workshop gerechtfertigt hätte.

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Die Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiGerade die beiden Themen IT-Sicherheit und Scan-Lösungen ließen sich in der Kanzlei der Zukunft beobachten, diskutieren und anfassen, wovon in der Mittagspause ausgiebig Gebrauch gemacht wurde. Die Michgehl & Partner GmbH hat bereits vor einigen Monaten die IT-Systeme einer Musterkanzlei aufgebaut und aktualisiert sie laufend. Auch beim Anwaltsforum konnte die Kanzlei der Zukunft besichtigt werden: Wie genau funktioniert der IT-Service mit laufender Systemanalyse? Wie sieht eine Datensicherung aus, die wirklich zuverlässig vor Datenverlust schützt? Wie fühlt sich die schnelle Digitalisierung mit einem Dokumentenscanner und Texterkennung an? Warum sollte ich auch als Klein-Kanzlei über einen Server verfügen? Ist das digitale Diktat mit Spracherkennung mittlerweile so weit, dass es wirklich eine Zeitersparnis bedeutet? All diese Fragen konnten in der Kanzlei der Zukunft nicht nur beantwortet sondern ausprobiert werden.

Hat die Anwaltskanzlei einen Wert?

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, Anwaltskanzlei, Professor Dr. Peter Knief, Peter KniefEine wesentliche Frage für den Anwalts-Unternehmer drückt sich im Unternehmenswert aus. Bin ich ein Freiberufler oder baue ich eine Organisation auf, die über die Tätigkeit von Anwälten und Mitarbeitern hinaus einen eigenen Wert hat – ein Unternehmen? Diese Frage ist nicht nur von theoretischem Wert, um die Anwaltskanzlei strategisch erfolgreich zu führen – sie ist auch ganz praktisch im Falle von Scheidung, Fusion oder Verkauf von Bedeutung. Prof. Dr. Peter Knief lief zur Höchstform auf, als er erläuterte, dass das gängige BRAK-Verfahren der Umsatzmultiplikatoren zu völlig unzureichenden Ergebnissen kommt. Es sind bei der Wertermittlung insbesondere der Ertragswert und der Substanzwert zu berücksichtigen. Dabei kann der Ertragswert durchaus negativ sein, wenn ein angemessener kalkulatorischer Unternehmerlohn angesetzt wird. Auch bei faktischer Unverkäuflichkeit wäre es unangemessen, von einem Unternehmenswert zu sprechen. Mit detaillierten Rechnungen aus der Praxis führte Professor Knief in die komplexe Materie ein, die in den Vortragsunterlagen gut nachvollziehbar ist.

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Mandantenakquise in der Praxis

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, AnwaltskanzleiDas nachfolgende Thema musste der intensiven Diskussion des Unternehmenswertes leider weichen. So entschied Dipl.-Kfm. Holger Esseling als Workshopleiter kurzerhand, sich mit einigen Interessierten am Stehtisch zu versammeln und die Akquise von Mandanten dort zu diskutieren. Zunächst stellte er anhand einer Grafik dar, dass viele Anwaltskanzleien Vertriebsmaßnahmen durchführen, die sie selbst für wenig erfolgversprechend halten. Erste Ideen für die Mandantenakquise kamen bereits in diesem Mini-Workshop zu Tage. So können ein Verkehrsrechtler doch durchaus Vorträge, Videos oder Podcasts für Fahrschulen initiieren. Auch das Thema Online-Marketing kam häufiger wieder auf. Einig waren sich alle Beteiligten, dass Vorträge und Seminare eigentlich die wirkungsvollsten Instrumente sind – nur eben auch aufwändig in Vorbereitung und Durchführung. Holger Esseling schlug vor, die Inhalte aufzubereiten und in der neuen Facebook-Gruppe „Anwaltsforum“ weiterzuführen, was auf große Zustimmung stieß.

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Das besondere elektronische Anwaltspostfach in der Praxis

Anwaltsforum, Kanzleisoftware, RA-MICRO, IT-Service, IT-Sicherheit, Dictanet, Dragon, Anwaltskanzlei, Ilona CosackEin weiteres Highlight des Anwaltsforums stellte für viele Teilnehmer der Workshop zum beA dar. Eigentlich wollten Rechtsanwalt Oliver Braun von der Kanzlei Preuss & Partner in Düsseldorf und Anwaltsberaterin Ilona Cosack von der ABC Anwaltsberatung aus Mainz sich die Workshopleitung teilen. Leider ist RA Braun kurz vorher erkrankt und konnte seine Inhalte nicht einbringen. Ilona Cosack demonstrierte hingegen mit großem Sachverstand und offenkundiger Erfahrung alles Wissenswerte zur Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs. Nach Vorstellung des Zeitplans und allgemeiner Informationen zeigte sie, was wirklich notwendig ist, um am 1.1.2016 zu starten: Ein Scanner, ein Kartenlesegeräte, eine beA-Karte und eine leistungsfähige Internetverbindung. Darüber hinaus ist eine komplette Umstellung der Kanzlei laut Cosack nicht notwendig, wenn auch langfristig sinnvoll. Entscheidend ist: Jedes der 160.000 beA-Postfächer ist ab dem 1. Januar 2016 empfangsbereit – ob der Anwalt selbst die Voraussetzungen geschaffen hat oder nicht: Er kann auf diesem Weg Post erhalten, die er lesen sollte. Cosack empfiehlt die Bestellung eines beA-Beauftragten für jede Kanzlei. Die einzelnen Schritte, die für die Vorbereitung der Anwaltskanzlei erfolgen sollten, sind in den Vortragsfolien gut zu ersehen.

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Sonniger Ausklang bei Cocktails und Barbecue

War es ein Zeichen des Himmels oder einfach nur Glück? Die ganze Woche über regnete es – nur zum Michgehl & Partner Anwaltsforum schien die Sonne. So konnten alle Teilnehmer nach viel fachlichem Input und neuen Impulsen den Ausklang mit Cocktails und Grillbuffet genießen.

Kanzleisoftware, RA-MICRO, Anwaltsforum, Dictanet, Dragon, Anwalt, Kanzlei, IT-Service, IT-SicherheitDabei zeigte das Team von Michgehl & Partner einmal mehr, dass Dienstleister vor allem „dienen“ bedeutet: Die Cocktails wurden vom Vertriebsteam gemixt und an den Mann und an die Frau gebracht, während die weiteren der insgesamt 24 Mitarbeiter sich ebenso um des leibliche oder kommunikative Wohl der Gäste kümmerten.

Die Rückmeldungen der Teilnehmer zum ersten Michgehl & Partner Anwaltsforum waren überwältigend: Offenbar haben wir trotz einiger kurzfristiger Improvisationen den Nerv der Anwaltschaft getroffen und organisatorisch nur wenige Wünsche offen gelassen. Ein kurzer Auszug der Feedbacks:

  • Schulnote: 1, Ihre Mitarbeiter haben mich in der Kanzlei der Zukunft sehr gut und ausführlich beraten. Danke.
  • Auch aus meiner Sicht war dieses Anwaltsforum eine rundum gelungene Veranstaltung.
  • Die Planung dieser Veranstaltung war einfach perfekt.Dies begann schon mit der Einweisung auf dem Parkplatz und setzte sich über die zeitliche Koordinierung bis hin zu der angekündigten Nachbereitung in Form von Videomitschnitten der Vorträge fort.
  • Sehr angenehm fiel auf, dass man für jede Frage einen Ansprechpartner des Hauses fand.
  • Die Referenten- und Themenauswahl waren erstklassig.Insbesondere die Einladung von Frau Ilona Cosack war ein Glücksgriff, zu dem ich Ihnen nur gratulieren kann.
  • Nicht zuletzt ließ auch die Verköstigung der Gäste keine Wünsche offen.
  • Meine Schulnote ist ein ganz klares „sehr gut“.
  • Einziger (kleiner) Kritikpunkt : Gerade weil die Vortragsthemen alle sehr interessant waren, fand ich es teilweise schade, sich zwischen zwei Vorträgen entscheiden zu müssen. Aber auch dieses Problem haben Sie ja durch die angekündigten Videomitschnitte bestens gelöst.
  • Es wäre schön, wenn man derartiges auf einer jährlichen Basis – die Mahlzeiten müssen ja nicht immer so opulent ausfallen – abhalten würde und dies zum regen Austausch der Rechtsanwälte/Kollegen und Ihnen, die an manchen Stellen hinkt, führt.
  • Es war nicht nur eine sehr informative, sondern auch angenehme Veranstaltung, die Ihnen rundherum gelungen ist. Wir hoffen sehr, dass dies kein Einzelfall ist, sondern bald ein Nachfolgetreffen stattfindet.
  • Die Schulnote lautet „sehr gut“ (15 Punkte). Das gilt für das gesamte Team, wobei besonders erwähnenswert die alkoholfreien Cocktails und der aufmerksame Service von Julian Michgehl sind
  • Es war ein sehr informativer Tag. Da Sie eine Vergabe einer Schulnote wünschen, so denke ich, dass die Veranstaltung ein “sehr gut” verdient hat.
  • Die „Schulnote“ lautet: sehr gut (1). Mir persönlich fällt nichts ein, was es zu verbessern gäbe.

Nach dem Anwaltsforum ist vor dem Anwaltsforum

michgehl, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches anwaltspostfach, beA, ERV, Kanzleisoftware, RA-MICRO, DictanetGanz ehrlich: Das gesamte Team von Michgehl & Partner ist sehr dankbar und erleichtert, dass die Veranstaltung so wunderbar verlaufen ist – auch weil uns bewusst ist, dass wir einige Umstände nicht in den eigenen Händen hatten: Das Wetter hat hervorragend gepasst, die Referenten waren professionell und informativ und alle Gäste haben sich aktiv eingebracht und zu einem rundherum gelungenen Anwaltsforum beigetragen. Wir rufen Ihnen ein herzliches DANKESCHÖN zu und freuen uns nun auf die nächsten Schritte:

  • Viele Kanzleien haben die Möglichkeit genutzt, den Michgehl & Partner ERV-Check auszufüllen. Sie erhalten in den nächsten Tagen einen individuellen 20-seitigen Leitfaden für die Vorbereitungen zum elektronischen Rechtsverkehr. Sie können den Check auch online durchführen.
  • Aufgrund vielfacher Nachfrage wurde die Facebook-Gruppe „Anwaltsforum“ gegründet, in der wir die Themen weiter diskutieren können. Holger Esseling wird hier als federführender Moderator die Gespräche von Anwalt zu Anwalt moderieren und für regelmäßig neue Impulse sorgen. Melden Sie sich direkt an, um sich zu strategischen Kanzleifragen auszutauschen.
  • Die Unterlagen zur Veranstaltung, insbesondere alle Vortragsfolien werden im Laufe der Woche an alle Teilnehmer versendet. Das Schneiden und Hochladen der Videos wird noch ein paar Tage mehr in Anspruch nehmen und den Teilnehmern im Anschluss zur Verfügung gestellt.
  • Das Anwaltsforum 2016 ist ein fester Bestandteil unserer Veranstaltungsplanung. Hierfür werden wir größere Räumlichkeiten nutzen und die Organisation weiter professionalisieren.

Wir freuen uns sehr über die gelungene Premiere und freuen uns auf den weiteren Austausch mit Ihnen. Senden Sie uns Ihre Anmerkungen, Verbesserungsvorschläge oder Themenwünsche für das nächste Mal gerne direkt an h.esseling@michgehl.de

 

Digitales Diktat, Dictanet, Dragon, Spracherkennung

Support-Ende für Diktiergerät SpeechMike II

Digitales Diktat, Dictanet, Dragon, SpracherkennungDas Diktiergerät gehört für viele Anwälte zum täglichen Handwerkszeug wie der Hammer für den Zimmermann. Besonders beliebt sind die Philips-Geräte der SpeechMike-Serie, die auch wir bei Michgehl & Partner aufgrund ihrer hohen Sprachqualität und Robustheit gerne anbieten. Das aktuelle Diktiergerät SpeechMike III hat bereits in 2010 seinen Vorgänger ersetzt. Offiziell ist in 2013 der Service für SpeechMike II ausgelaufen. Nun gibt Philips bekannt, dass keinerlei Support mehr für Integrations-Geräte geleistet wird. Betroffen sind die Geräte LFH5260, LFH5252, LFH 5270 und LFH5272.

Umstieg auf neue SpeechMike Generation empfohlen

Es sind noch einige SpeechMike II im aktiven Einsatz. Wir empfehlen Nutzern dieser Modelle den Umstieg auf ein aktuelles SpeechMike III oder SpeechMike Air. Diese Geräte liefern nicht nur technische Verbesserungen, Philips leistet auch weiterhin Support für die Geräte und stellt die Integration in aktuelle Anwendungen sicher. Gerne können Sie bei uns die neueste Generation von Diktiergeräten ausprobieren. Rufen Sie uns einfach an. 

 

Bis zum 30.08.2015: Sichern Sie sich 2 Freikarten für das Michgehl & Partner Anwaltsforum 2015 mit einer formlosen Mail an info@michgehl.de 

  • Austausch von Anwalt zu Anwalt
  • Kanzleiorganisation, Strategie und Akquise
  • Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer – Keynote von Prof. Dr. Peter Knief
  • viele weitere Vorträge und Workshops von Anwälten
  • gemeinsamer Ausklang bei Barbecue und Cocktails
MiPa Anwaltsforum

Michgehl & Partner Anwaltsforum 2015: Strategischer Austausch von Anwalt zu Anwalt

IT-Service Münster, IT-Service Düsseldorf, IT-Service München, Datensicherung, IT-Sicherheit, Kanzleisoftware, Anwalt, Software,Am 18. September 2015 findet in Nordwalde bei Münster eine Premiere statt: Das Michgehl & Partner Anwaltsforum bietet Rechtsanwälten eine neue Plattform, um sich über Kanzleistrategie, Organisation und Führung, Marketing und Akquise auszutauschen. In zwei parallel stattfindenden Vortragsreihen werden Workshops und Praxisberichte von Anwalt zu Anwalt stattfinden, bevor wir nachmittags zum gemütlichen Teil bei Barbecue und Cocktails übergehen. Für den Auftakt konnten wir spannende Referenten für Sie gewinnen.

Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer: Die Agenda

10:30 – 11:00     Eintreffen der Teilnehmer

11:00 – 11:15 

Franz-Josef Michgehl, Michgehl & Partner, RA-MICRO, Kanzleisoftware, Dictanet, Dragon, IT-Service, IT-Sicherheit

Begrüßung

durch Franz-Josef Michgehl, Geschäftsführer Michgehl & Partner GmbH (Seminarraum)

 

 

11:15 – 12:00

Peter Knief

Key Note: Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer – Prof. Dr. Peter Knief (Seminarraum)

 

 

12:00 – 12:30

Ralf Heidemann, CNH Anwälte, Essen

Strategie & Marketing: Spezialisierung und Kooperation als Chance für Anwaltskanzleien – RA Ralf Heidemann, CNH Anwälte Essen (Seminarraum)

 

Kanzleisoftware, RA-MICRO, Dictanet, Dragon, IT-ServiceOrganisation & Führung: Optimierung der Kanzleiabläufe im Hinblick auf die digitale Aktenführung, Scannen und elektronische Workflows – RAin Eva-Maria Bendick (Raum 1. OG)

12:30 – 13:00

Holger Esseling, Michgehl & Partner, Kanzleisoftware, RA-MICRO, Dictanet, IT-Service

Strategie & Marketing: Online-Marketing für Anwaltskanzleien – Dipl.-Kfm. Holger Esseling (Seminarraum)

 

 

Michgehl & Partner, RA-MICRO Kanzleisoftware, DictanetDigitalisierung und Automatisierung: Schwerpunkt Sicherheit – RAin Tina Ablas und Franz-Josef Michgehl (Raum 1. OG)

 

13:00 – 14:00     Snacks & Gespräche

14:00 – 14:30

Peter KniefStrategie & Marketing: Hat die Anwaltspraxis einen Wert? Wenn ja: Wie hoch zu welchem Anlass und zu welchem Zeitpunkt? – Prof. Dr. Peter Knief (Seminarraum)

 

Oliver BraunOrganisation & Führung: Workshop besonderes elektronisches Anwaltspostfach in der Praxis – Was kommt da eigentlich auf uns zu? Funktioniert es überhaupt? – RA Oliver Braun, Kanzlei Preuss & Partner, Düsseldorf (Raum 1. OG)

14:30 – 15:00

Holger Esseling, Michgehl & Partner, Kanzleisoftware, RA-MICRO, Dictanet, IT-ServiceStrategie & Marketing: Workshop Mandantenakquise in der Praxis – Erfolgsbeispiele und Strategien verschiedener Anwaltskanzleien – Moderation Dipl.-Kfm. Holger Esseling (Seminarraum)

 

Ilona Cosack, Michgehl & Partner Anwaltsforum

Organisation & Führung: Workshop besonderes elektronisches Anwaltspostfach in der Praxis – Illona Cosack, ABC Anwaltsberatung (Raum 1. OG)

 

15:00 – 15:30

Resümee und Überleitung in den Barbecue-Ausklang

 

15:30 – 18:00    

Cocktails

Barbecue und Cocktails

Jetzt Teilnehmerplatz sichern

Unsere letzten Veranstaltungen waren bereits nach kurzer Zeit ausgebucht. Da wir zum Michgehl & Partner Anwaltsforum nicht einfach einen Zusatztermin anbieten können, zumindest nicht mit der geballten Referenten-Kompetenz, empfehlen wir Ihnen, jetzt einen Teilnehmerplatz zu sichern. Wir freuen uns auf Sie am 18.9. in Nordwalde / Münster.

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Studie zum Stand der Vorbereitungen in den Anwaltskanzleien in Bezug auf den elektronischen Rechtsverkehr

Aufgrund der gestiegenen Anforderungen an die IT-Systeme in Anwaltskanzleien haben wir für unsere Kunden den Michgehl & Partner ERV-Check entwickelt: Wir überprüfen mit einem Fragebogen die wichtigsten Eckdaten zu IT-Sicherheit und Infrastruktur sowie zu Kanzleisoftware und Prozessen im Unternehmen. Dabei stellen wir fest, dass einige Kanzleien bereits gut vorbereitet sind, in fast allen Kanzleien allerdings auch schwerwiegende IT-Fehler existieren, die einen Verstoß gegen Berufs- und teilweise Strafrecht bedeuten und im Notfall die Existenz der Kanzlei kosten können. Manchmal erlauben die bestehenden Fehler auch einfach kein flüssiges Arbeiten. Die wichtigsten Erkenntnisse und Hinweise fassen wir hier für Sie zusammen.

Die folgende Auswertung basiert auf 107 Antworten von Anwaltskanzleien mit 1-48 Arbeitsplätzen – durchschnittlich 8,15. Die Kanzleien sind mit einer Ausnahme Nutzer der Kanzleisoftware RA-MICRO. Durchgeführt wurde die Umfrage im Zeitraum von Januar bis Juli 2015.

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Windows Server 2003

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Am 14. Juli 2015 ist der erweiterte Support für Windows Server 2003 ausgelaufen. Damit werden keine Sicherheitsupdates mehr bereitgestellt und das System wird eine offene und bekannte Sicherheitslücke. Genau wie bei Windows XP in 2014 muss das Betriebssystem Server 2003 dringend ersetzt werden. In den meisten Kanzleien ist das jedoch bereits geschehen.

MICROSOFT SQL-Server

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Ab Januar 2016 sollte in jeder RA-MICRO Kanzlei ein MICROSOFT SQL-Server ab Version 2008 zur Verfügung stehen (bis 7 Arbeitsplätze auch in der Express-Version). RA-MICRO empfiehlt für die Integration des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA)  einen SQL-Server. Insbesondere bei steigenden Datenmengen durch vermehrte Nutzung digitaler Dokumente kommt die herkömmliche file-basierte Datenhaltung an ihre Grenzen, weshalb RA-MICRO vollständig alternativ auf SQL umstellt. Aktuell ist allerdings in weniger als 20% der Kanzleien ein SQL-Server vorhanden.

Datensicherung

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Datensicherung ist mit Abstand die wichtigste Maßnahme in der IT-Sicherheit. Dabei gehört es zu den Grundregeln, dass mindestens zwei Orte für die Sicherung verwendet werden, wie es sowohl das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) als auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfehlen. Fast zwei Drittel der befragten Kanzleien befolgen diesen Grundsatz nicht, was zusätzlich ein deutliches Indiz für weitere Fehler in der Datensicherung ist: Nicht ausreichende Anzahl an Generationen, kein schriftliches Datensicherungskonzept, keine Automatisierung der Sicherung oder keine Verschlüsselung.

Zu einer hinreichenden Datensicherung gehört zudem zwingend die regelmäßige Rekonstruktion der Daten. Über 67% der Kanzleien geben offen zu, dass sie noch nie überprüft haben, ob sich ihre Daten wieder herstellen lassen. Die Dunkelziffer dürfte enorm sein, denn die wenigsten Kanzleien und IT-Verantwortlichen sind überhaupt in der Lage, Anwendungsdaten der Kanzleisoftware in ein Testsystem zu importieren und die vollständige Rekonstruktion zu überprüfen. In Summe stellt sich die Datensicherung als größter und dringendster Sicherheitsmangel in Anwaltskanzleien dar.

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Updates und Patch-Management

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In mehr als 80% der Kanzleien werden Updates für wesentliche Anwendungen wie Java und Adobe-Produkte manuell geprüft und installiert. Auch hier dürfte der realistische Wert noch höher sein, da wir in der Praxis feststellen, dass Kanzleien von automatisiertem Update-Management ausgehen, wo keines installiert ist. Eine weitere Erfahrung aus der Arbeit in Anwaltskanzleien: Manuelle Updates werden schlicht nicht durchgeführt, wodurch bekannte Sicherheitslücken nicht umgehend geschlossen werden. Eine sehr deutliches Sicherheitsproblem, das Schadsoftware geradezu einlädt. Darüber hinaus verlangt auch RA-MICRO im Lizenzvertrag die regelmäßige Aktualisierung der IT-Systeme.

Router

55 der befragten 107 Kanzleien setzen einen Router ein, der sich der Kategorie „Privatkunden-Router“ zuordnen lässt. Besonders beliebt sind in diesem Segment die FRITZ!Box Modelle von AVM. Betrachtet man weiterhin, dass 27 Kanzleien zu diesem Punkt keine Angabe gemacht haben, liegt die Verbreitung der Privatkundenrouter bei über zwei Dritteln. Dabei spielt der Router eine zentrale Rolle in der IT-Sicherheit. An der Schnittstelle zwischen internem Netz und Internet koordiniert und protokolliert er den Datenverkehr. Anwaltskanzleien sollten hier unbedingt professionelle Geräte einsetzen. Darauf ist auch RA-MICRO im Anwenderrundschreiben zu Beginn des Jahres in aller Deutlichkeit eingegangen.

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Mitarbeiter-Schulung

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Wesentlich für die Veränderungsprozesse in der Anwaltskanzlei sind die Motivation und das Wissen der Mitarbeiter. Daher sollten alle Angestellten und Berufsträger, die in die Aktenbearbeitung involviert sind, für die digitale Bearbeitung und Kommunikation in der Kanzleisoftware geschult werden. Das betrifft insbesondere elektronische Briefe, Signaturen, digitale Postfächer, Ordnerstrukturen, Textbausteine und Verfügungen. Die wenigsten Kanzleien sind auf diese Herausforderung vorbereitet: Nur 17,8% halten ihren eigenen Schulungsstand für ausreichend.

HTML-Briefkopf

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Viele Anwaltskanzleien legen großen Wert auf ein professionelles Erscheinungsbild: Die Kanzlei wirkt sauber und modern, der Briefkopf ist gestaltet und vermittelt einen hochwertigen Eindruck. Im Zuge des elektronischen Rechtsverkehrs kommt ein weiterer Ort hinzu, der in die Gestaltung einbezogen werden sollte: Der elektronische Brief. Ohne einen digitalen Briefkopf wirkt die Kommunikation eher wie eine E-Mail, mit Briefkopf erweckt sie den bewährten Anschein eines vollwertigen Schriftstücks. Allerdings kann dafür nicht einfach der bestehende Briefkopf aus MICROSOFT Word genutzt werden. Dieser muss im HTML-Format neu aufgebaut werden, um in der Kanzleisoftware nutzbar zu sein. Über 70% der Befragten verfügen allerdings noch nicht über einen solchen Briefkopf.

Signaturmöglichkeiten

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Für viele Anwendungen des elektronischen Rechtsverkehrs ist eine eindeutige Identifikation notwendig. Nicht nur das elektronische Mahnverfahren, auch das besondere elektronische Anwaltspostfach wird nur mit einer Signatur nutzbar sein. Hierfür benötigt jeder Anwalt in der Kanzlei ein Kartenlesegerät und eine Signaturkarte. Da die Details von der BRAK noch nicht bekannt gegeben wurden, ist es nur verständlich, dass über 80% der Teilnehmer noch keine Signaturmöglichkeiten für jeden Anwalt vorhalten. Hier besteht allerdings bis Jahresende deutlicher Bedarf, insbesondere an Lesegeräten.

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Scanprozess

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Die typische Anwaltskanzlei scannt einzelne Schriftstücke bei Bedarf ein und legt sie in einem Dateiordner ab, von wo aus sie zugeordnet werden. Weniger als 30% der Befragten, in der Regel größere Kanzleien, scannen den gesamten Posteingang. Vom Stapelscan mehrerer Schriftstücke in einem Vorgang macht nur eine Kanzlei unter 107 Gebrauch. Dieses Verhältnis wird sich mit zunehmender Digitalisierung verändern.  

Digitales Diktat

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Das digitale Diktat hat sich weitestgehend durchgesetzt: Nur ca. 20% der Teilnehmer nutzen noch Kassetten-basierende Geräte, 7,4% diktieren gar nicht. Es ist davon auszugehen, dass nach dem nächsten Generationenwechsel die Kassette endgültig ausstirbt und durch digitale Diktiergeräte und zunehmend auch Smartphones ersetzt wird.

Spracherkennung

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Die neueste Generation von Spracherkennungssoftware ist sehr leistungsfähig und durchaus in der Lage, Kosten in der Kanzlei zu senken bzw. den Komfort zu erhöhen. Denn nutzen nur 41,7% die Möglichkeiten der Diktat-Erleichterung. Vermutlich liegt das an negativen Erfahrungen mit den teils holprigen Vorgänger-Anwendungen. Gerade durch den Aufstieg der Smartphones wird Spracherkennung allerdings innerhalb weniger Jahre zur Grundausstattung gehören.

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Ursachen und weiterführende Empfehlungen

Die Ergebnisse der Studie haben uns an einigen Stellen sehr überrascht. Insbesondere der fahrlässige Umgang mit Sicherheitsupdates und der Datensicherung legen den Verdacht nahe, dass viele Kanzleien nicht über ausreichende interne oder externe IT-Unterstützung verfügen. Daher fassen wir unsere wesentlichen Erkenntnisse aus der Praxis und einige grundlegende Empfehlungen zusammen, die über die Umfrage hinausreichen und die Ergebnisse ergänzen sollen.

IT-Administration

Im Zuge des elektronischen Rechtsverkehrs erhalten die IT-Systeme in Anwaltskanzleien eine immer höhere Bedeutung. Auch die Anforderungen an Ihre IT-Ausstattung im Straf- und Berufsrecht werden immer anspruchsvoller, was die besondere Sorgfalts- und Verschwiegenheitspflicht betrifft. Daher sollte jede Anwaltskanzlei über einen internen oder externen IT-Experten mit der notwendigen Ausbildung und Erfahrung verfügen, der sich sowohl in IT-Sicherheit als auch Kanzlei-Prozessen hervorragend auskennt. In vielen Kanzleien ist das nicht der Fall. Hierin liegt nach unserer Auffassung das Grundproblem, das zu vielen Sicherheitslücken und Organisationsengpässen führt.

IT-Dokumentation

Die Basis jeder IT-Administration stellt eine schriftliche Dokumentation aller Geräte, Komponenten und Software-Lizenzen im Kanzlei-Netzwerk dar. Nur so kann im Falle einer Störung zuverlässig und schnell die richtige Ursache gefunden und behoben werden. Darüber hinaus sind die Planung und Optimierung des Netzwerks ohne Übersicht schwer möglich. Gerade bei der Kostenoptimierung für Software-Lizenzen liegt viel Potential in der Dokumentation. Der Wechsel eines IT-Dienstleisters ist ebenfalls ohne lückenlose Aufzeichnung der Infrastruktur kaum möglich oder mit großem Aufwand verbunden. Daher überrascht es uns durchaus, dass kaum eine Anwaltskanzlei eine saubere, automatisierte IT-Dokumentation führt.

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Notfallkonzept

In den meisten Kanzleien existiert kein schriftliches Notfallkonzept, in dem unter anderem geregelt ist, welche Systeme in welcher Reihenfolge wieder betriebsfähig gemacht werden. Wir empfehlen, das in Verbindung mit einem Datensicherungskonzept zu erstellen, um im Notfall schnell wieder handlungsfähig zu sein.

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Virenschutz

Eine wichtige und auch weit verbreitete Maßnahme im IT-Sicherheitskonzept ist Anti-Viren-Software. In der Kanzlei sollte mindestens ein Mitarbeiter benannt sein, der für die Auswahl und den Betrieb der Software zuständig ist, insbesondere für automatische tägliche Updates und Patches. Auch sollte der Zuständige alle Mitarbeiter über Verhaltensregeln zur Vermeidung von Virenbefall informieren. Dabei reicht ein Virenschutz alleine längst nicht mehr aus und sollte durch effektive Maßnahmen wie E-Mail-Sicherheit, Router, Firewall und Schulungen ergänzt werden.

E-Mail Sicherheit

Die meisten Würmer, Trojaner und Viren kommen via Mail oder manipulierter Webseite in die Anwaltskanzlei. Mittlerweile gibt es Software-Lösungen zur Mail Protection und Web Protection, die diese Infektionswege effektiv schützen. Auch diese Sicherheitsmaßnahmen sind noch in wenigen Kanzleien zu finden.

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IT-Monitoring

In Großunternehmen seit langem etabliert, setzt sich die laufende Überwachung und Analyse von IT-Systemen mittlerweile auch in Kleinunternehmen und Anwaltskanzleien durch. Dabei werden Parameter wie CPU-Auslastung, Temperaturen oder Festplattenkapazitäten erfasst und ausgewertet. So können die meisten IT-Probleme vor ihrer Entstehung erkannt und behoben werden.

Telefon- und Internet-Anschluss

Viele Anwaltskanzleien arbeiten aktuell noch mit Analog- oder ISDN-Anschlüssen. In den nächsten Monaten bis spätestens 2018 werden alle Telefonanschlüsse auf IP-Technologie umgestellt. Hier herrscht Nachholbedarf in vielen Kanzleien. Zusätzlich sollte auf ausreichende Bandbreite geachtet werden. Gerade in ländlichen Gebieten sind manche Anwälte mit unzureichenden Internetzugängen ausgestattet. Hier ist es nur eine Frage des Preises und nicht der Machbarkeit, die Bandbreite zu erhöhen. 

Verschlüsselung

Viele Kanzleien setzen keine Verschlüsselungsverfahren zum Schutz Ihrer Daten ein. Jede Kanzlei besitzt dabei Daten, die nicht in die falschen Hände geraten sollen. Ob es nun Betriebsgeheimnisse oder Mandantendaten sind: Diebstahl, Verlust oder Einbruch sind keine Seltenheit und kommen in der Praxis häufig vor. Gerade die sensiblen Daten sollten dann ausreichend verschlüsselt sein.

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Elektronische Zusammenarbeit

Was in beinahe allen Branchen seit geraumer Zeit zum unentbehrlichen Standard geworden ist, hat sich in der Anwaltschaft noch nicht flächendeckend durchgesetzt: Die gemeinsame Verwaltung von E-Mails, Kontakten, Kalendern und Dokumenten. MICROSOFT Exchange ist hierbei die Standard-Lösung für die digitale Zusammenarbeit. So können Verteiler angelegt werden, Kalender der Kollegen zur gezielten Terminvereinbarung eingesehen werden und Dokumente gemeinsam bearbeitet werden. Wir raten dazu, sich mit den Möglichkeiten der Zusammenarbeit so früh wie möglich vertraut zu machen.

Mobiles Arbeiten

In naher Zukunft wird das mobile Arbeiten für Anwälte zum Regelfall und bei vielen das Bedürfnis entstehen, zum Beispiel im Gericht auf elektronische Akten oder Kanzleidaten zuzugreifen. Hierfür wird eine sichere Verbindung zur Kanzlei benötigt. Daher empfehlen wir die Verwendung eines professionellen Routers zur Herstellung einer sicheren und verschlüsselten VPN-Verbindung. Darüber hinaus sollte der Zugriff über einen Terminalserver erfolgen.

Schlussbemerkungen

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit der Michgehl & Partner Studie zum elektronischen Rechtsverkehr einen guten Überblick über den Status Ihrer Kanzlei geben konnten. Die aufgezeigten Handlungsoptionen sollen dazu beitragen, dass Sie von der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs profitieren. Seit 30 Jahren haben wir es uns zur einzigen Aufgabe gemacht, Anwaltskanzleien ein sicheres und effizientes Arbeiten zu ermöglichen. So spannend wie heute war es dabei selten: Der elektronische Rechtsverkehr in Verbindung mit massiv zunehmenden Risiken in der IT-Sicherheit wird gravierende Auswirkungen auf Anwaltskanzleien haben. Ohne einen professionellen Partner werden diese Herausforderungen kaum zu bewältigen sein. Dieser professionelle Partner möchten wir gerne für Sie sein. Sprechen Sie uns an.

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Bis zum 30.08.2015: Sichern Sie sich 2 Freikarten für das Michgehl & Partner Anwaltsforum 2015 mit einer formlosen Mail an info@michgehl.de 

  • Austausch von Anwalt zu Anwalt
  • Kanzleiorganisation, Strategie und Akquise
  • Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer – Keynote von Prof. Dr. Peter Knief
  • viele weitere Vorträge und Workshops von Anwälten
  • gemeinsamer Ausklang bei Barbecue und Cocktails
Sekt Michgehl und Partner IT-Service IT-Sicherheit Kanzleisoftware

10 Jahre Michgehl & Partner Süd GmbH in München

Michgehl & Partner Süd GmbH, IT-Service München, Kanzleisoftware München, RA-MICRO MünchenWie die Zeit vergeht: Im Sommer 2015 ist es schon 10 Jahre her, dass sich die Michgehl & Partner Süd GmbH in München niedergelassen hat. Seitdem unterstützen wir Rechtsanwälte in Bayern bei der Kanzleiorganisation und IT-Sicherheit. Unseren Jahrestag möchten wir mit allen Kunden gebührend feiern und laden Sie herzlich ein, am 3. Juli in die Augsburgerstraße zu kommen. Dort bauen wir für Sie unsere Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft auf: Erleben Sie hautnah, wie sich die digitale und mobile anwaltliche Arbeit in den nächsten Jahren anfühlen wird und sichern Sie Ihre Teilnahme gleich hier.

Fachvorträge, ERV-Check und Podiumsdiskussion

Das Jubiläum am 3. Juli wird begleitet von anwaltlichen und organisatorischen Fachvorträgen und Diskussionen. Erneut konnten wir Rechtsanwältin Andrea Brandenburg von RA-MICRO gewinnen, die uns einen Einblick in die mobile und digitale Arbeitsweise von morgen geben wird. Mit weiteren Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten führen wir eine Podiumsdiskussion zum Thema „Chancen und Risiken der digitalen Kanzlei“ – mit reger Beteiligung des Publikums. Darüber hinaus können alle Teilnehmer vor Ort kostenlos überprüfen lassen, ob ihre Kanzlei fit ist für den elektronischen Rechtsverkehr. Dabei werden auch Themen der IT-Sicherheit intensiv beleuchtet. Die Highlights der Agenda im Überblick:

- „Wie arbeitet der Anwalt 2020?“ – Vortrag von RAin Andrea Brandenburg, RA MICRO

- IT-Sicherheit in der Anwaltskanzlei mit Live Hacking – Vortrag von Franz-Josef Michgehl, Geschäftsführer Michgehl & Partner

- Elektronische Kommunikation mit RA-MICRO – Vortrag von RAin Tina Ablas und RAin Eva-Maria Bendick

- Podiumsdiskussion „Chancen und Risiken der digitalen Kanzlei“ – moderiert von Dipl.-Kfm. Holger Esseling mit anwaltlicher Beteiligung

- Kostenloser ERV-Check für Ihre Kanzlei

RA-MICRO Kanzleisoftware

Ein wesentlicher Bestandteil unserer Kanzlei der Zukunft ist RA-MICRO Kanzleisoftware. Mit einem digitalen Workflow und mobilem Nutzerkonzept ist die Software bestens vorbereitet für den elektronischen Rechtsverkehr. Allerdings sind dafür einige Vorbereitungen zu treffen, was die Datenstruktur und die Abläufe in der Kanzlei betrifft. Das nötige Wissen dazu vermitteln wir in Schulungen und Seminaren – und beim Jubiläum 10 Jahre Michgehl & Partner Süd GmbH in München.

Digitale Signatur, Briefköpfe und e-Brief

Die anwaltliche Kommunikation wird digital. An die Stelle von Briefen treten auf kurz oder lang e-Briefe. Dafür sind ebenfalls Voraussetzungen zu schaffen: Kartenlesegeräte und Signaturkarten stellen die eindeutige Identifikation für das besondere elektronische Anwaltspostfach sicher. HTML-Briefköpfe lassen auch Ihre elektronische Kommunikation hochwertig erscheinen.

Scannen und e-Workflow

Eine weitere Anforderung wird es in naher Zukunft sein, effizient Dokumente einzuscannen. Heute wird in den meisten Kanzleien lediglich bei Bedarf vereinzelt eingescannt. In den nächsten fünf Jahren wird es die Regel werden, den gesamten Posteingang zu digitalisieren. Hierfür sollten die Methoden bekannt sein, beispielsweise der direkte Scan in eine Akte oder der Stapelscan, der es ermöglicht, den gesamten Posteingang in einem Vorgang zu scannen. Im weiteren Verlauf wird dann die Bedeutung der Ablauforganisation für digitale Akten in RA-MICRO deutlich.

IT-Sicherheit

Eines wird bei der Betrachtung dieser Entwicklungen deutlich: Die Bedeutung der IT nimmt in Anwaltskanzleien dramatisch zu. Insbesondere müssen die Systeme gegen Angriffe und Datenverluste abgesichert werden. Wir stellen hingegen immer wieder drastische Sicherheitslücken in Kanzleien fest, die schon heute nicht existieren dürften – und morgen erst recht nicht. Hier ein Auszug der wichtigsten Tipps aus der Praxis für die Praxis:

- Datensicherungen sollten automatisch, an mehreren Orten und in mehreren Generationen erfolgen

- Es muss auch mal überprüft werden, ob sich die Daten tatsächlich wieder herstellen lassen

- Sensible Daten sollten nur verschlüsselt abgelegt werden

- Privatkunden-Router gehören nicht in die Anwaltskanzlei

- Updates und Patches sollten für alle wesentlichen Anwendungen automatisch erfolgen

- Mails können vor der Zustellung im Rechenzentrum auf Viren und Trojaner überprüft werden, damit nur „saubere“ Post Ihre Kanzlei erreicht

- RA-MICRO Anwender müssen in 2015 einen SQL-Server bereit stellen, sonst wird die Schnittstelle zum beA nicht funktionieren

- MICROSOFT Server 2003 läuft Mitte des Jahres aus und muss vorher ersetzt werden – so langsam werden die Termine knapp

Kanzlei. IT. Einfach. Sicher.

All diese Themen bringen wir nicht nur an diesem einen Tag zusammen – sie sind Kernbestandteil unserer Unternehmensmission: Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. Sie sollen so einfach und sicher wie möglich arbeiten können. Dafür bauen wir die Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft. Als Labor für die Weiterentwicklung der IT-Systeme, die Sie täglich unterstützen. Als klares Statement unserer Mission. Als Musterkanzlei, um die teils abstrakten Lösungen vor Ort erleben zu können. Besuchen Sie uns – am 3. Juli in München. Sichern Sie sich gleich hier einen Teilnehmerplatz hier.

 

RA-MICRO, Kanzleisoftware, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, ERV, Schulung, IT-Sicherheit, IT-Service

Eröffnung der Kanzlei der Zukunft am 24.04.2015 in Düsseldorf

RA-MICRO, Kanzleisoftware, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, ERV, Schulung, IT-Sicherheit, IT-ServiceDiesen Termin sollten sich Rechtsanwälte schon jetzt in den Kalender schreiben: Am 24. April 2015 eröffnen wir die “Kanzlei der Zukunft” in Düsseldorf. Erleben Sie hautnah, wie sich die anwaltliche Arbeit in den nächsten Jahren anfühlen wird. Wir bauen eine komplette Kanzlei-IT in Düsseldorf auf, um alle Anwendungsszenarien der digitalen Kanzlei erlebbar zu machen.

Fachvorträge, ERV-Check und Podiumsdiskussion

Die Eröffnungsveranstaltung am 24.04. wird begleitet von anwaltlichen und organisatorischen Fachvorträgen und Diskussionen. Erneut konnten wir Rechtsanwältin Andrea Brandenburg von RA-MICRO gewinnen, die uns einen Einblick in die mobile und digitale Arbeitsweise von morgen geben wird. Mit weiteren Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten führen wir eine Podiumsdiskussion zum Thema „Chancen und Risiken der digitalen Kanzlei“ – mit reger Beteiligung des Publikums. Darüber hinaus können alle Teilnehmer vor Ort kostenlos überprüfen lassen, ob ihre Kanzlei fit ist für den elektronischen Rechtsverkehr. Dabei werden auch Themen der IT-Sicherheit intensiv beleuchtet. Die Highlights der Agenda im Überblick:

-       „Wie arbeitet der Anwalt 2020?“ – Vortrag von RAin Andrea Brandenburg, RA MICRO

-       IT-Sicherheit in der Anwaltskanzlei mit Live Hacking – Vortrag von Franz-Josef Michgehl, Geschäftsführer Michgehl & Partner

-       Elektronische Kommunikation mit RA-MICRO – Vortrag von RAin Tina Ablas und Dipl.-Betriebswirt Jürgen Hennecke

-       Podiumsdiskussion „Chancen und Risiken der digitalen Kanzlei“ – moderiert von Dipl.-Kfm. Holger Esseling mit anwaltlicher Beteiligung

-       Kostenloser ERV-Check für Ihre Kanzlei

RA-MICRO Kanzleisoftware

Ein wesentlicher Bestandteil unserer Kanzlei der Zukunft ist RA-MICRO Kanzleisoftware. Mit einem digitalen Workflow und mobilem Nutzerkonzept ist die Software bestens vorbereitet für den elektronischen Rechtsverkehr. Allerdings sind dafür einige Vorbereitungen zu treffen, was die Datenstruktur und die Abläufe in der Kanzlei betrifft. Das nötige Wissen dazu vermitteln wir in Schulungen und Seminaren – und bei der Eröffnung in Düsseldorf.

Digitale Signatur, Briefköpfe und e-Brief

Die anwaltliche Kommunikation wird digital. An die Stelle von Briefen treten auf kurz oder lang e-Briefe. Dafür sind ebenfalls Voraussetzungen zu schaffen: Kartenlesegeräte und Signaturkarten stellen die eindeutige Identifikation für das besondere elektronische Anwaltspostfach sicher. HTML-Briefköpfe lassen auch Ihre elektronische Kommunikation hochwertig erscheinen.

Scannen und e-Workflow

Eine weitere Anforderung wird es in naher Zukunft sein, effizient Dokumente einzuscannen. Heute wird in den meisten Kanzleien lediglich bei Bedarf vereinzelt eingescannt. In den nächsten fünf Jahren wird es die Regel werden, den gesamten Posteingang zu digitalisieren. Hierfür sollten die Methoden bekannt sein, beispielsweise der direkte Scan in eine Akte oder der Stapelscan, der es ermöglicht, den gesamten Posteingang in einem Vorgang zu scannen. Im weiteren Verlauf wird dann die Bedeutung der Ablauforganisation für digitale Akten in RA-MICRO deutlich.

IT-Sicherheit

Eines wird bei der Betrachtung dieser Entwicklungen deutlich: Die Bedeutung der IT nimmt in Anwaltskanzleien dramatisch zu. Insbesondere müssen die Systeme gegen Angriffe und Datenverluste abgesichert werden. Wir stellen hingegen immer wieder drastische Sicherheitslücken in Kanzleien fest, die schon heute nicht existieren dürften – und morgen erst recht nicht. Hier ein Auszug der wichtigsten Tipps aus der Praxis für die Praxis:

-       Datensicherungen sollten automatisch, an mehreren Orten und in mehreren Generationen erfolgen

-       Es muss auch mal überprüft werden, ob sich die Daten tatsächlich wieder herstellen lassen

-       Sensible Daten sollten nur verschlüsselt abgelegt werden

-       Privatkunden-Router gehören nicht in die Anwaltskanzlei

-       Updates und Patches sollten für alle wesentlichen Anwendungen automatisch erfolgen

-       Mails können vor der Zustellung im Rechenzentrum auf Viren und Trojaner überprüft werden, damit nur „saubere“ Post Ihre Kanzlei erreicht

-       RA-MICRO Anwender müssen in 2015 einen SQL-Server bereit stellen, sonst wird die Schnittstelle zum beA nicht funktionieren

-       MICROSOFT Server 2003 läuft Mitte des Jahres aus und muss vorher ersetzt werden – so langsam werden die Termine knapp

Kanzlei. IT. Einfach. Sicher.

All diese Themen bringen wir nicht nur an diesem einen Tag zusammen – sie sind Kernbestandteil unserer Unternehmensmission: Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. Sie sollen so einfach und sicher wie möglich arbeiten können. Dafür bauen wir die Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft. Als Labor für die Weiterentwicklung der IT-Systeme, die Sie täglich unterstützen. Als klares Statement unserer Mission. Als Musterkanzlei, um die teils abstrakten Lösungen vor Ort erleben zu können. Besuchen Sie uns – am 24.04.2015 in Düsseldorf. Weitere Informationen und die Anmeldung finden Sie hier

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Ist Ihre Kanzlei fit für den elektronischen Rechtsverkehr?

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