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Digitales Diktat: Nutzen Sie Ihre Fachkräfte nicht zum Abtippen

20140919_083701Das Diktat ist ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Anwaltsarbeit. In der Kanzlei der Zukunft wird auch diese Tätigkeit digital durchgeführt. Kassetten nutzen schon heute nur noch wenige Kanzleien. In der Regel wird digital diktiert, die Audiodateien werden dann lokal an Schreibplätzen abgehört und verarbeitet. Das funktioniert mit Fußschaltern ähnlich dem analogen Kassetten-Diktat.

Das Diktat wird mobil

Auch diese Vorgehensweise der lokalen Datenübertragung wird in absehbarer Zeit aussterben – und zwar aus zwei Gründen: Erstens wird die Spracherkennung immer besser und zweitens steht schon jetzt bundesweit mit wenigen Ausnahmen eine Bandbreite zur Verfügung, um mobil zu diktieren und die Audio-Datei über das Internet weiterzuleiten – natürlich verschlüsselt.

Wenn aus Paragraphen automatisch §§ werden

In der Disziplin Diktieren konnten Teilnehmer unseres “Modernen Fünfkampfs zum Elektronischen Rechtsverkehr” das Diktat mit Spracherkennung erkunden. Mit einem Philips SpeechMike Premium und Dragon Spracherkennung mit juristischem Wortschatz wurde ein vorgefertigter Text mit juristischen Fachbegriffen und Paragraphen-Angaben diktiert. Die Erkennung funktionierte bei vielen Teilnehmern fehlerfrei, obwohl das Diktiergerät noch gar nicht inividuell auf die Person trainiert wurde – das würde die Ergebnisse nochmals deutlich verbessern.

Richtige Fehler?

Übung macht den Meister – so ist es auch beim digitalen Diktat und zwar bei Mensch wie Maschine. Zum einen erkennt das Diktiergerät bei längerer Nutzung Sprachgewohnheiten oder Besonderheiten in der Aussprache. Zum anderen kann der Diktant durch verändertes Sprechverhalten Fehler vermeiden, die „richtigerweise falsch“ übersetzt werden. Ein Beispiel: „Gemäß den Anforderungen des § 45…“. Sprechen Sie hier „des Paragraphen 45“, dann wird die Spracherkennung „des §§ 45“ ausgeben, weil es die Pluralform vermutet. Solche Fehler tauchen nach wenigen Tagen der Übung nicht mehr auf.

Nahtlose Integration in die Kanzleiabläufe

Richtig spannend aber wird das digitale Diktat, wenn man sich die Möglichkeiten der Arbeitserleichterung ansieht. Zunächst muss niemand den diktierten Text abhören und abtippen. Es werden keine Kassetten und auch keine Diktiergeräte mehr in die Kanzlei getragen und es müssen keine abgenutzten Fußschalter oder Kassetten ersetzt werden. Darüber hinaus kann das Diktat direkt der richtigen Akte zugeordnet werden und mit Verfügungen versehen werden. Die Weiterbearbeitung, zum Beispiel das Hinzufügen von Anlagen, geschehen digital und die Erstellung eines Schriftsatzes nimmt wesentlich weniger Zeit in Anspruch bei vollständiger Transparenz der Bearbeitungsschritte.

Wie diktieren Sie aktuell? Wie sollte Ihre Diktierlösung in Zukunft aussehen? Gerne unterstützen und beraten wir Sie bei der Verbesserung dieses wichtigen Prozesses Ihres täglichen Lebens. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.

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dpm_smp_iphone_300x250_diktiervorlage_blau_149Die zunehmende Digitalisierung von Anwaltskanzleien zeigt sich unter anderem in der rasanten Verbreitung des digitalen Diktats. Für viele Rechtsanwälte ist es längst zur Normalität geworden, die Vorteile des digitalen Diktats zu nutzen:

- Ausgezeichnete Tonqualität

- Keine Kosten für Kassetten

- Nachträglich Sätze einfügen ohne Spulen

- Versand des Diktats ohne Kosten und Zeitverlust

- Nutzung von Workflows zur effizienten Steuerung der Abläufe

- Automatische Archivierung

- Nutzung von automatischer Spracherkennung möglich

 

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