Schlagwort-Archiv: Dokumentenscanner

Präsentation von Scan-Lösungen für Anwaltskanzleien

Icon Print ScanIm Zuge des elektronischen Rechtsverkehrs wird die effiziente Digitalisierung von Dokumenten zu einem Kernprozess in der Anwaltskanzlei. Nicht nur die Geschwindigkeit des Scannens selbst auch diverse weitere Faktoren sind für einen reibungslosen Start in die digitale Aktenführung entscheidend. Am 18. und 23. März präsentiert Reinhard Cebulla professionelle Scanlösungen im RA-MICRO Go-Store München:

  • Texterkennung: Eine gute Scanlösung sollte nicht nur Bilder speichern, sondern Sprache erkennen und als solche speichern. Damit kann die Volltextsuche diese Dokumente einbeziehen – eine Grundvoraussetzung für professionelle Aktenbearbeitung.
  • Stapelscan: Wer jedes Blatt einzeln digitalisiert, kommt schnell an die Grenzen seiner Kapazitäten. Moderne Scanner bieten daher die Möglichkeit, den gesamten Posteingang in einem Vorgang einzuscannen und eine Datei pro Dokument anzulegen statt einer Datei pro Seite.
  • Duplex-Scan und Erkennung von Leerseiten: Schriftstücke haben zwei Seiten. Ein guter Scanner digitalisiert beide Seiten und erkennt, welche Seiten leer sind, um sie entsprechend zu löschen. Diese Aufgaben können von Hand erledigt werden, bedeuten nur einen großen Arbeitsaufwand.
  • Dateigröße: Wie hoch ist die Auflösung? Muss der Scan farbig sein? Viele Einstellungsmöglichkeiten bedeuten eine Abwägung zwischen Qualität und Dateivolumen. Für die Bearbeitung, Archivierung und Sicherung ist es jedoch von hoher Bedeutung, die passenden Scaneinstellungen zu wählen.

Melden Sie sich jetzt an und erleben Sie die Möglichkeiten professioneller Scanlösungen direkt vor Ort.

Letzte Chance: 3 Gutscheine für die einfache und sichere Kanzlei-IT

Elektronischer Rechtsverkehr Kanzleisoftware

Trotz der Verschiebung des beA-Starts steht eines fest: Anwaltskanzleien werden innerhalb weniger Jahre flächendeckend digitalisiert. Jetzt ist die richtige Zeit, um die Vorbereitungen zu treffen. Und bis zum 31. Januar ist die richtige Zeit, um unsere Gutscheine in Anspruch zu nehmen – danach verfallen sie nämlich. Sichern Sie sich daher bis zum Ende des Monats die drei Sonderaktionen zu Datensicherung, Dokumentenscanner und IT-Sicherheitscheck – eine formlose Mail reicht zur Reservierung aus.

Die wichtigsten Punkte zur Vorbereitung auf die Digitalisierung und den elektronischen Rechtsverkehr haben wir zudem in einem beA-Leitfaden für Sie zusammengefasst. Die Sonderaktionen bis Ende Januar im Einzelnen:

  • Datensicherung: Spätestens mit der beA-Einführung wird eine professionelle Datensicherung Pflicht. Mit unserem RA-MICRO Backup bieten wir Ihnen eine Rundum-Sorglos-Lösung ab 22,65 € monatlich. Testen Sie RA-MICRO Backup bei Bestellung im Januar 1 Monat lang kostenlos.
  • Dokumentenscanner: Ein spezialisierter Dokumentenscanner ist Multifunktionsgeräten in Geschwindigkeit, Stapelscan und Texterkennung deutlich überlegen. Wir bieten Ihnen den perfekt geeigneten Scanner Fujitsu FI-7160 inklusive Konfiguration und Einweisung im Komplettpaket – und bei Bestellung im Januar 2016 erhalten Sie ein iPad Air 32 GB gratis dazu, um Ihre digitalen Akten auch mobil einsehen zu können.
  • IT-Sicherheit: Wie sicher ist Ihre Kanzlei-IT? Die Bedrohungen nehmen so stark zu wie die Bedeutung Ihrer IT. Wir bieten Ihnen im Januar einen umfassenden Sicherheits-Check für nur 99,- €(Normalpreis 549,- €) an. Der Sicherheitscheck umfasst eine Systemanalyse, die Erstellung eines Sicherheitsreports und ein persönliches Beratungsgespräch.

Das Jahr 2016 wird für Anwaltskanzleien spannend. Wir halten Sie auf dem Laufenden zur weiteren Entwicklung des beA und freuen uns, Sie bei der Digitalisierung zu begleiten.

GUTSCHEIN 1

Testen Sie RA-MICRO Backup 1 Monat lang kostenlos

Die Rundum-Sorglos-Lösung für Ihre RA-MICRO-Daten bietet Ihnen:

  • Verschlüsselte Sicherung im zertifizierten deutschen Rechenzentrum
  • Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit innerhalb von Minuten
  • Sicherung in 20 Generationen mit Langzeitarchiven
  • Erfüllt die Anforderungen gem. § 203 StGB und § 2 BORA
  • Bereits ab 22,65 € pro Monat, 1 Monat kostenlos testen

GUTSCHEIN 2

beA-Dokumentenscanner Paket + iPad Air GRATIS!

  • Effizienter Dokumentenscanner mit Duplexfunktion und Stapelscan
  • Konfiguration und Einbindung in RA-MICRO, 3 Jahre Vor-Ort-Service
  • Einrichtung der OCR Texterkennung und Volltextsuche
  • Einweisung in die Handhabung und den RA-MICRO E-Workflow
  • Gesamtpaketpreis nur 2.350 €
  • iPad Air 32 GB gratis bei Bestellung im Januar

GUTSCHEIN 3

IT-Sicherheitscheck zum Sonderpreis von 99,- € (Normalpreis 549,- €)

  • Umfassende softwaregestützte Analyse Ihrer Kanzlei-IT
  • Überprüfung auf Sicherheitslücken
  • Erstellung eines Sicherheitsreports
  • Erstellung eines Leitfadens für die IT-Sicherheit
  • Persönliches Beratungsgespräch
  • Nur 99,- € statt 549,- €

Sichern Sie sich Ihre Vorteile bis zum 31.01.2016 formlos per Mail an info@michgehl.de oder gleich hier per Kontaktformular.

beA, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, Bundesnotarkammer, bnotk. Bundesrechtsanwaltskammer, brak, ERV, Elektronischer Recthsverkehr

beA: Gute Vorsätze für das neue Jahr

besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, elektronischer Rechtsverkehr, ERV,Die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs beA wurde jüngst verschoben – damit erhalten Sie mehr Zeit für die nötigen Vorbereitungen.  Die wichtigsten Punkte haben wir in einem beA-Leitfaden für Sie zusammengefasst. Darüber hinaus bieten wir Ihnen einige Sonderaktionen, um Ihnen die Einhaltung der guten Vorsätze so attraktiv wie möglich zu machen:

  • Datensicherung: Spätestens mit der beA-Einführung wird eine professionelle Datensicherung Pflicht. Mit unserem RA-MICRO Backup bieten wir Ihnen eine Rundum-Sorglos-Lösung ab 22,65 € monatlich. Testen Sie RA-MICRO Backup bei Bestellung im Januar 1 Monat lang kostenlos.
  • Dokumentenscanner: Ein spezialisierter Dokumentenscanner ist Multifunktionsgeräten in Geschwindigkeit, Stapelscan und Texterkennung deutlich überlegen. Wir bieten Ihnen den perfekt geeigneten Scanner Fujitsu FI-7160 inklusive Konfiguration und Einweisung im Komplettpaket – und bei Bestellung im Januar 2016 erhalten Sie ein iPad Air 32 GB gratis dazu, um Ihre digitalen Akten auch mobil einsehen zu können.
  • IT-Sicherheit: Wie sicher ist Ihre Kanzlei-IT? Die Bedrohungen nehmen so stark zu wie die Bedeutung Ihrer IT. Wir bieten Ihnen im Januar einen umfassenden Sicherheits-Check für nur 99,- € (Normalpreis 549,- €) an. Der Sicherheitscheck umfasst eine Systemanalyse, die Erstellung eines Sicherheitsreports und ein persönliches Beratungsgespräch.

Wir wünschen Ihnen eine erholsame und besinnliche Adventszeit. Genießen Sie die Feiertage und nutzen Sie die Zeit für Entspannung, Reflektion und Vorausschau. Wenn Sie dann mit frischem Schwung ins neue Jahr starten, freuen wir uns, Sie zu begleiten.

GUTSCHEIN 1

Testen Sie RA-MICRO Backup 1 Monat lang kostenlos

Die Rundum-Sorglos-Lösung für Ihre RA-MICRO-Daten bietet Ihnen:

  • Verschlüsselte Sicherung im zertifizierten deutschen Rechenzentrum
  • Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit innerhalb von Minuten
  • Sicherung in 20 Generationen mit Langzeitarchiven
  • Erfüllt die Anforderungen gem. § 203 StGB und § 2 BORA
  • Bereits ab 22,65 € pro Monat, 1 Monat kostenlos testen

GUTSCHEIN 2

beA-Dokumentenscanner Paket + iPad Air GRATIS!

  • Effizienter Dokumentenscanner mit Duplexfunktion und Stapelscan
  • Konfiguration und Einbindung in RA-MICRO, 3 Jahre Vor-Ort-Service
  • Einrichtung der OCR Texterkennung und Volltextsuche
  • Einweisung in die Handhabung und den RA-MICRO E-Workflow
  • Gesamtpaketpreis nur 2.350 €
  • iPad Air 32 GB gratis bei Bestellung im Januar

GUTSCHEIN 3

IT-Sicherheitscheck zum Sonderpreis von 99,- € (Normalpreis 549,- €)

  • Umfassende softwaregestützte Analyse Ihrer Kanzlei-IT
  • Überprüfung auf Sicherheitslücken
  • Erstellung eines Sicherheitsreports
  • Erstellung eines Leitfadens für die IT-Sicherheit
  • Persönliches Beratungsgespräch
  • Nur 99,- € statt 549,- € 

Sichern Sie sich Ihre Vorteile bis zum 31.01.2016 formlos per Mail an info@michgehl.de oder gleich hier per Kontaktformular

beA, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, Bundesnotarkammer, bnotk. Bundesrechtsanwaltskammer, brak, ERV, Elektronischer Recthsverkehr

Besonderes elektronisches Anwaltspostfach – Leitfaden für den Start

bea iconDer beA-Start am 28. November 2016 läutet einen Paradigmenwechsel in der Anwaltschaft ein: Der gesamte Rechtsverkehr wird sukzessive digitalisiert. Eine Papierakte wird es auch in zehn Jahren noch geben, da sind sich die meisten Rechtsanwälte einig. Die führende und damit vollständige Akte wird jedoch elektronisch geführt. Die Kommunikation zwischen Gerichten und Anwälten wird flächendeckend digitalisiert. Was muss nun bis zum beA-Start erledigt werden, um die gesetzlich vorgeschriebene Empfangsbereitschaft herzustellen? Wir geben einen kurzen Überblick.

Notwendige Voraussetzungen für das beA

Alle 165.000 Rechtsanwälte sind bereits von der BRAK und der Bundesnotarkammer angeschrieben worden, um für eine rechtzeitige Bestellung der nötigen Ausstattung zu werben. Auf der Seite bea.bnotk.de können Karten und Lesegeräte beschafft werden. Doch was genau wird benötigt?

beA-Karte für den Rechtsanwalt

  • Die beA-Karte ermöglicht den Zugriff auf das besondere elektronische Anwaltspostfach. In Kombination mit einem Kartenlesegerät und der PIN wird der Login ermöglicht.
  • Bis 2018 ist eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig. Hierfür kann auch eine bestehende Signaturkarte verwendet werden. Für 20,- € mehr erhalten Sie jedoch alle benötigten Funktionen in einer Karte. Wir empfehlen daher die beA-Karte Signatur für jeden Rechtsanwalt.
  • Die Kosten für die beA-Karte Basis belaufen sich auf 29,90 € jährlich, für die beA-Karte Signatur auf 49,90 € jährlich.

Mitarbeiterkarte und Mitarbeiter-Zertifikat

  • Für jeden Mitarbeiter, der Zugriff auf das beA erhalten soll, muss eine Mitarbeiterkarte (12,90 € jährlich) oder ein Mitarbeiter-Zertifikat (4,90 € jährlich) bestellt werden
  • Mitarbeitern können dreißig verschiedene Rechte eingeräumt werden, zum Beispiel nur lesen, bearbeiten, antworten etc. Nicht delegierbar ist der Versand von Nachrichten über das beA. Hierfür ist die Signatur des Rechtsanwalts notwendig.
  • Die Mitarbeiterkarte funktioniert wie die beA-Karte in Kombination mit einem Kartenlesegerät und einer PIN.
  • Das Mitarbeiterzertifikat ist eine Mitarbeiterkarte ohne Karte. Es wird also eine Datei ausgeliefert, die auf dem Server, PC oder einem USB-Stick gespeichert werden kann. Auf diesem Wege können einige Kartenlesegeräte eingespart werden. Die Funktion von Mitarbeiterkarte und Mitarbeiterzertifikat ist fast identisch, lediglich einige Verwaltungsfunktionen erfordern den höheren Sicherheitsstandard der beA-Mitarbeiterkarte.

Kartenlesegerät

  • Für jeden Rechtsanwalt sollte ein Kartenlesegerät zur Verfügung stehen, zusätzlich für jeden Mitarbeiter, der die Mitarbeiterkarte nutzt.
  • Das Lesegerät muss einen Tastaturblock besitzen und in Deutschland für die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur zugelassen sein. Eine Liste der bestätigten Geräte finden Sie bei der Bundesnetzagentur. Direkt bei der Bestellung auf bea.bnotk.de können allerdings auch Lesegeräte mitbestellt werden, die alle Anforderungen erfüllen.

Internetverbindung

  • Für den Zugriff auf das besondere elektronische Anwaltspostfach wird ein Internetzugang mit 2 Mbit/s benötigt. Die BRAK empfiehlt 6 Mbit/s. Kritisch ist hier in der Regel die Upload-Geschwindigkeit. Als Faustformel kann gelten: Wenn Sie bereits heute Geschwindigkeitsprobleme aufgrund mangelnder Bandbreite verspüren, sollten Sie sich nach einer besseren Anbindung umsehen.

Synchronisation mit der Kanzlei

  • Das besondere elektronische Anwaltspostfach ist ein Übertragungsmedium und kein Speicherort. Nachrichten werden nach einer Aufbewahrungszeit und vorheriger Ankündigung gelöscht. Das ist eine wichtige Feststellung mit Folgen: Die Nachrichten müssen in die Kanzlei übertragen und dort gespeichert und gesichert werden
  • Für die Synchronisation wird RA-MICRO zunächst eine Ordnerschnittstelle bereitstellen. Der vollständige beA-Client wird im Laufe des Jahres zur Verfügung gestellt.
  • Eine sehr einfache, aber wenig zukunftsfähige Möglichkeit besteht darin, alle beA-Nachrichten auszudrucken und wie gewohnt zu verarbeiten.

Datensicherung

  • Spätestens mit der Einführung des beA bekommt die IT der Kanzlei eine neue und wesentlich größere Bedeutung: Die Nachrichten werden in RA-MICRO importiert und müssen zuverlässig gesichert werden, um sie vor Verlust zu schützen.
  • Es gelten einige Grundregeln für die Datensicherung:
    • Mehrere Orte – hierfür empfiehlt sich ein zusätzliches Online-Backup
    • Mehrere Generationen: Es sollten die Datenbestände der letzten Tage wieder hergestellt werden können. Am besten wird ein ganzer Monat mit verschiedenen Generationen abgedeckt.
    • Archive: Monatlich sollte ein Archiv der Datensicherung angelegt werden. So können Daten langfristig gesichert werden
    • Überprüfung: Die erfolgreiche Datensicherung sollte täglich überprüft werden, am besten mit einem automatischen IT-Monitoring
    • Rekonstruktion: Mindestens halbjährlich sollten die Daten in ein RA-MICRO Testsystem importiert werden, um sicher zu gehen, dass sich die Daten auch wirklich vollständig wieder herstellen lassen.
  • All diese Regeln werden im RA-MICRO Backup von Michgehl & Partner befolgt und ab 22,65 € pro Monat zur Verfügung gestellt. Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot für Ihre Kanzlei.

Dokumentenscanner

  • Für die Kommunikation über das beA werden Sie kaum daran vorbeikommen, Dokumente zu scannen. Mittelfristig wird der gesamte aktenrelevante Posteingang eingescannt.
  • Viele Kanzleien nutzen ein Multifunktionsgerät, was grundsätzlich ausreicht. Ein Dokumentenscanner bietet darüber hinaus jedoch einige Vorteile und sollte bei steigendem Scanvolumen in Betracht gezogen werden:
    • Schneller Stapelscan: Der gesamte Posteingang kann in einem Durchgang eingescannt werden. Einzelne Schriftstücke werden automatisch getrennt und jeweils in einem Dokument zusammengefasst.
    • Geringere Dateigrößen: Multifunktionsgeräte erzeugen häufig Bild-Dateien, die um ein Vielfaches mehr Speicherplatz beanspruchen als die Dateien der Dokumentenscanner. Gerade zu Beginn wird das beA auf 30 MB pro Nachricht begrenzt sein – umfangreiche Scans können hier zum Problem werden, wenn sie nicht das passende Dateiformat haben.
    • Texterkennung: Alle Dokumente werden von einer Software in Text umgewandelt. So lassen sich Informationen mit Hilfe einer Volltextsuche einfach wiederfinden.
    • Duplex-Scan: Dokumentenscanner digitalisieren beide Seiten eines Dokuments, erkennen jedoch auch leere Seiten. Das beschleunigt den Scan-Prozess
    • Kein Stau am Drucker: Ein Dokumentenscanner ist klein und lässt sich am zentralen Posteingang unterbringen. Sie blockiert der zuständige Mitarbeiter nicht jeden Morgen den Drucker.
    • Gerne erstellen wir ein Angebot für Ihre Kanzlei.

Zusätzliche Tipps für den beA-Start

Zum beA-Start erhält jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt ein neues Mail-Postfach – nicht mehr und nicht weniger. Es ist zu erwarten, dass die Nutzung zu Jahresbeginn noch sporadisch erfolgt und das Nachrichtenaufkommen gering ist. Die kurzfristigen Auswirkungen des beA werden eher gering sein, die langfristigen hingegen werden unterschätzt. Daher geben wir Ihnen noch einige Tipps für den erfolgreichen Start.

beA-Beauftragter

  • Legen Sie bereits vor der Einführung des beA einen Verantwortlichen in der Kanzlei fest, der die Handhabung der Nachrichten und die Schaffung der technischen Voraussetzungen koordiniert.
  • Der beA-Beauftragte sollte sich auch um die folgenden Punkte kümmern.

Mail-Benachrichtigung bei neuen Nachrichten

  • Gerade in der Anfangszeit werden vermutlich wenige Nachrichten über das beA eintreffen. Um trotzdem keine wichtige Post zu verpassen, sollten Sie eine E-Mail Benachrichtigung einrichten, um bei neuen Nachrichten informiert zu werden.

Ersatzkarten

  • Für die Anmeldung am beA benötigen Sie Ihre Karte und Ihre PIN. Und wenn Sie Ihre Karte verlieren? Wie lange wird es dauern, bis eine neue Karte bestellt und versendet ist? Ein paar Tage? Oder eher Wochen? In dieser Zeit haben Sie keinen Zugriff auf das beA. Vorsichtshalber sollte daher gleich eine Ersatzkarte bestellt werden oder mindestens sichergestellt werden, dass jemand lesend auf das Postfach zugreifen kann.

Rechtestruktur

  • Jede Rechtsanwältin und jeder Rechtsanwalt sollte für sein Postfach die passenden Rechte vergeben. Dazu gehören entsprechende Vereinbarung zu den Abläufen. Wer darf welche Nachrichten lesen? Wer darf sie bearbeiten? Wer darf sie versenden? Wer vertritt den Anwalt?
  • Wichtig ist dabei zu wissen: Es gibt im beA kein Kanzlei-Postfach. Ein beA bezieht sich immer direkt auf einen Rechtsanwalt. Über die Vergabe von Rechten kann jedoch die Nachrichtenbearbeitung trotzdem an einer zentralen Stelle erfolgen.
  • Die meisten Arbeitsschritte können delegiert werden – mit Ausnahme der Signatur, die durch den Rechtsanwalt erfolgen muss.

IT-Sicherheit

  • Mit der Einführung des beA wird die Anwaltskanzlei sukzessive digitalisiert. Die elektronische Akte wird innerhalb der nächsten Jahre führend. Damit verändert sich die Rolle der Kanzlei-IT und ihrer Sicherheit. Aus Erfahrung wissen wir genau, welche Sicherheitslücken sich in Kanzleien befinden und haben den Michgehl & Partner ERV-Check entwickelt, der mittlerweile in über 150 Kanzleien durchgeführt wurde. Hier erfahren Sie Ihre Schwachstellen und erhalten einen 25-seitigen Leitfaden für den elektronischen Rechtsverkehr.
  • Machen Sie gleich heute den ERV-Check.