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IT-Panne des Monats August: Mahnbescheide im Nirvana

RA-MICRO Schulung, RA-MICRO Seminare, Kanzleisoftware RA-MICROEine Schulung kostet Geld, keine Schulung kostet manchmal sehr viel mehr… Wie in jedem Monat stellen wir Ihnen eine Geschichte aus dem wahren Leben vor, die zeigt, welche handfesten Probleme beim falschen Umgang mit IT-Systemen entstehen können. Und diese Geschichte zeigt: Nicht immer sind es die Geräte oder Anwendungen – letztlich ist mit wenigen Ausnahmen menschliches Versagen die Ursache für IT-Probleme. So auch in diesem Fall.

Das Geld ist nicht weg- das hat nur ein anderer…

Wie so häufig beginnt der ernste Teil unserer Geschichte mit einem aufgeregten Anruf. Dr. Alfred Allwissend, eigentlich ein zufriedener und umgänglicher Kunde, meldet sich in ungewohnter Stimmung. Nennen wir es einmal „hysterische Verzweiflung“, was sich aus den Schreien durch das Telefon diagnostizieren lässt. Offenbar sind Mahnbescheide im Wert eines Ein-Familien-Hauses irgendwo gelandet, aber nicht da, wo sie hinsollten. OK, es handelt sich eher um ein kleines Haus im ländlichen Raum – dennoch wird die Aufregung so langsam nachvollziehbar. Zumal die Fristen mittlerweile fast durchweg abgelaufen sind. Wie sagt es die alte Börsen- und Casino-Weisheit: „Das Geld ist nicht weg – das hat nur ein anderer“.

Der große Auftritt einer kleinen Zahl

Wie in der Juristerei üblich wird neben der Lösung vor allem der Schuldige gesucht. Aus der Sicht des lieben Alfred ist der schnell gefunden: WIR. Also sehen wir uns doch mal genauer an, was passiert ist. Das gerichtliche Mahnverfahren ist mittlerweile vollständig digitalisiert. Gerade im Masseninkasso mit einer Vielzahl von Anträgen führt die Automatisierung des Verfahrens zu hohen Einsparungen – wenn man es richtig macht. Dafür muss das entsprechende Modul der Kanzleisoftware jedoch richtig konfiguriert werden, was zwar kein Hexenwerk, aber auch nicht intuitiv ist. Eine falsche Zahl kann dazu führen, dass die Übertragung mit dem elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) scheitert – so wie beim Alfred.

Schulung? Brauche ich nicht!

Wie kann es zu einem solchen Fehler kommen? Immerhin sind wir doch der IT-Dienstleister vom Alfred. Und mit Kanzlei-IT und Kanzleisoftware kennen wir uns nun wirklich aus. Wir legen höchsten Wert darauf, Anwender fortlaufend und auf höchstem Niveau zu schulen – und jetzt das? Ach so! Der wollte keine Schulung? Wieso wollte der keine Schulung? Ach, der wusste das alles schon, hat er gesagt! Nicht nur gesagt, er hat es auch geschrieben. Genau in diesen Momenten ist gute Dokumentation ein Segen. Da hat der Alfred doch trotz langer Diskussion und explizitem schriftlichen Rat entgegen unserer dringenden Empfehlung gehandelt und die nötige Schulung einfach ausgeschlagen.

Denn sie wissen nicht, was sie brauchen…

„Brauche ich nicht!“ – das hört man öfter. Woher weiß er eigentlich, was er braucht und was nicht? Das frage ich mich öfter. Ob Herzchirurgen diese Probleme auch haben? Der Alfred jedenfalls hat nachher keine Schulung mehr ausgelassen und ist ziemlich zufrieden mit seiner Kanzleisoftware. Noch ein Ein-Familien-Haus hat er auch einfach nicht mehr übrig. Wir haben daraus gelernt, dass wir noch hartnäckiger sein müssen, wenn es darum geht, Kunden eine wichtige Leistung anzubieten. Denn sie wissen nicht, was sie brauchen.

 

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