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IT-Panne des Monats April: Wer billig kauft, kauft zweimal

Scannen, Scan, Einscannen, Multifunktionsgerät, Samsung, Elektronischer Rechtsverkehr, ERV, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, RA-MICRO, KanzleisoftwareBürovorsteherin Biggi ist eine taffe Geschäftsfrau. Ihr macht so schnell keiner etwas vor und besonders in Verhandlungen mit Lieferanten zeigt sie eine Eigenschaft, die ihr Chef mehr schätzt als der Anbieter: Haare auf den Zähnen. Manchmal umgeht Biggi das Gespräch mit Zulieferern auch gänzlich. Sie weiß schließlich genau, was sie braucht und kennt sich mit der Recherche im Internet sehr gut aus. Unsere IT-Panne des Monats April zeigt, warum Biggi und viele ihrer Kolleginnen und Kollegen trotzdem vor einer IT-Investition das Gespräch mit einem professionellen IT-Dienstleister suchen sollten, der sich mit ihrer Kanzlei-IT, Kanzlei-Software und den anwaltlichen Arbeitsabläufen auskennt.

Ein neuer Drucker? Den kaufe ich mal eben.

Bürovorsteherin Biggi zieht also los in die unendlichen Weiten des Internet. Sie weiß ja ganz genau, was Sie sucht: Ein Multifunktionsgerät soll es sein, Laser, farbig und schwarz-weiß, mit Scanner und Dokumenteneinzug. Schließlich werden in der Kanzlei bald alle eingehenden Schriftstücke digitalisiert und das sind schon mal 100 Briefe am Tag, Tendenz steigend. Biggi wird nach ausgiebiger Suche fündig. Kaufpreis, Seitenpreise und Leistungsmerkmale fasst sie in einer Excel-Tabelle zusammen, die ein glasklares Ergebnis produziert. Nach der Freigabe ihres begeisterten Chefs kauft sie das neue Druckstück für knapp 2.000 € (Der Onlineshop hat ihr Rabatt gewährt, damit die Hotline endlich wieder frei wird).

Wie? Der passt nicht?

Zwei Tage darauf wird das Multifunktionsgerät geliefert. Eigentlich nur bis zur Bordsteinkante, aber mit ihrem Charme und der Aussicht auf eine Tasse Kaffee schafft es Biggi, das Gerät direkt an seinem Bestimmungsort aufstellen zu lassen. Kurz darauf greift sie zum Telefon und ruft ihren Experten für Kanzlei-Software und Kanzlei-IT: Uns, die Michgehl & Partner GmbH. Ob wir eben den Drucker und Scanner anschließen könnten? Ach, den haben Sie schon gekauft? Glückwunsch, welchen denn? Ach so…

 Ach so, das hätte man viel besser anders machen können?

Schnell wird unserem Techniker klar: Das neue Gerät ist völlig unbrauchbar. Biggi hat nicht nur ein technisch ungeeignetes Exemplar gekauft, vor allem wusste sie nur scheinbar, was sie wirklich will: Aus ihrer Sicht war das klar: „Ich will einscannen und dann in einen Ordner und von da aus der Akte zuordnen“, höre ich sie noch sagen. Welche unterschiedlichen Methoden es dabei gibt und welche Voraussetzungen ein Scanner dafür erfüllen muss, davon hat Biggi natürlich keine Ahnung. Aber erstmal kaufen… Ach, hätte sie die folgenden Zeilen gelesen, müsste sie jetzt nicht verzweifelt einen Abnehmer für einen gebrauchten Drucker *fast NEU* suchen:

Der Scanprozess in Anwaltskanzleien

Bringen wir es einmal auf den Punkt, um den Biggis dieser Welt Zeit, Geld und Ärger zu ersparen: Bevor Sie einen Scanner kaufen, rufen Sie ihren IT-Dienstleister an. Der sollte sich mit ihren Prozessen in der Anwaltskanzlei auskennen. Tut er das nicht, rufen Sie Michgehl & Partner an. Dann machen Sie sich gemeinsam Gedanken über den Scanprozess. In Zukunft werden Sie vermutlich den gesamten Posteingang vorselektieren und alle aktenrelevanten Schriftstücke direkt am Empfang einscannen.

Der Scanner sollte auf jeden Fall beidseitig scannen können. Bei einem geringen Scanvolumen können Sie direkt in die passende RA-MICRO Akte scannen – dafür muss das Gerät allerdings die passenden Schnittstellen aufweisen. Bei einem höheren Volumen ab ca. 30 Schriftstücken pro Tag lohnt sich der Stapelscan im Black Page Verfahren. Auch dazu ist nicht jeder Scanner in der Lage und zudem unterschiedlich schnell. Professionelle Dokumentenscanner schaffen 80 Blätter beidseitig in einer Minute, inklusive Texterkennung. Die Dateien werden direkt in einen öffentlichen Ordner gelegt und im RA-MICRO e-Postfach weiter bearbeitet und der passenden Akte zugeordnet.

Erst fragen, dann kaufen

So, Biggi. Das waren 149 Wörter zum Einscannen. Es hätte zwei Minuten gedauert, das am Telefon zu erläutern. Und es hätte knapp 2.000 € gespart. Das ist ein Stundenlohn von 60.000 €! Das gekaufte Multifunktionsgerät ist jedenfalls unbrauchbar für den Einsatz in Biggis Kanzlei. Nach einem kurzen Gespräch über ihre Prozesse sind wir uns schnell einig, dass sie einen schnellen und spezialisierten Dokumentenscanner benötigt. Alternativ könnte sie jeden Morgen eine Stunde lang an ihrem neuen Prachtstück stehen und einzelne Dokumente digitalisieren. Wir feilen noch an der Argumentation ihrem Chef gegenüber und natürlich unterstützen wir Biggi beim Wiederverkauf des Multifunktionsgeräts. Unser eindringlicher Appell lautet jedoch: Rufen Sie uns an, bevor Sie IT für Ihre Anwaltskanzlei kaufen! Sie können das ja gerne selbst im Internet einkaufen, die Marge für IT-Systeme ist eh gering. Aber lassen Sie uns helfen, damit Sie das Richtige kaufen.

 

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