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IT-Panne des Monats Januar – im Vorfeld verhindert

Icon ChecklisteDie schönsten Geschichten schreibt doch noch immer das Leben selbst. Jeden Monat berichten wir an dieser Stelle von Pannen in der Kanzlei-IT. Manche sind einfach nur ärgerlich, andere wirklich existenziell. Umso mehr freuen wir uns, in diesem Monat über einen Notfall zu berichten, der gar nicht eingetreten ist. Er konnte im Vorfeld bereits erkannt und verhindert werden – so soll es sein und so ist es mittlerweile der Regelfall, zumindest bei Anwaltskanzleien, die unseren proaktiven Service in Anspruch nehmen.

Eigentlich wäre es der Klassiker gewesen

Die meisten IT-Pannen beginnen mit einem aufgeregten Anruf eines Anwalts. In der Regel funktioniert ein Arbeitsplatz oder ein Server nicht mehr. Ein Virus oder ein Hardwaredefekt sind meist die Ursache – im Rahmen der Wiederherstellung müssen wir dann feststellen, dass zwar „irgendwie“ eine Datensicherung durchgeführt würde, diese aber auch „irgendwie“ nicht rekonstruierbar ist: Die Platte ist kaputt, die Parameter wurden über Jahre nicht angepasst oder es wurde schlichtweg über Wochen nicht gesichert. Und dann haben wir den Klassiker: Ein Ausfall führt zu längerer Arbeitsunterbrechung in Verbindung mit Datenverlust – und damit zu einem verzweifelten Kunden. Das ist sehr ärgerlich für uns und erst recht für die Anwaltskanzlei…

Das muss doch besser gehen

Genau aus diesem Grund haben wir bereits vor Jahren damit begonnen, unseren IT-Service für Anwaltskanzleien neu zu denken. Gibt es nicht eine Möglichkeit, solche Vorfälle zu verhindern? Die gibt es: Mittlerweile analysieren wir laufend die IT-Systeme, Server und Arbeitsplätze in über 100 Kanzleien. Über anonyme Abfragewerte wie CPU-Auslastung, Temperatur, Festplattenkapazität und –status sowie viele weitere Parameter erhalten wir jederzeit einen Überblick der Funktionsfähigkeit und drohender IT-Fehler. Wir erkennen Pannen vor ihrer Entstehung und verhindern sie – natürlich nur bei den Anwaltskanzleien, die unseren Service auch nutzen. Alle anderen sorgen regelmäßig für traurige neue Beiträge zur IT-Panne des Monats.

SMART Status negativ

Unser heutiges Beispiel zeigt anschaulich, wie das System funktioniert. Die drohende Panne beginnt eben nicht mit einem Anruf. Ihr Anfang liegt in unserem Dashboard, das besondere Ereignisse bei unseren Service-Kunden anzeigt. Der SMART-Status einer Server-Festplatte war negativ. Dieses interne System von Festplatten zur Überprüfung der Funktionalität kann einfach ausgelesen werden und meldet auch drohende Ausfälle durch schleichende Defekte. Die Festplatte wäre innerhalb der nächsten Tage mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit ausgefallen. Eine professionelle Datensicherung war auch nicht vorhanden, so dass der Ausfall zu den „klassischen“ Folgen geführt hätte: Arbeitsunterbrechung, Datenverlust und jede Menge Ärger.

Völlig unbemerkte Hilfe

Die Lösung des Problems ging hier, wie so häufig, komplett im Hintergrund vor sich. Unser Techniker hat den Fehler aus unserer Service-Zentrale heraus erkannt. Seriennummer und alle nötigen Informationen waren bereits im System hinterlegt, so dass der zuständige HP-Service verständigt werden konnte. Die Problembehebung erfolgte noch am gleichen Tag. Für die Anwaltskanzlei gab es genau eine Sache zu tun: Sie mussten dem HP-Techniker einmal die Tür öffnen. Ansonsten lief die Problemlösung völlig unbemerkt. So soll es sein, finden wir und finden unsere Service-Kunden.

Die sieben Todsünden der Datensicherung in Anwaltskanzleien

Icon Text DatensicherungDatensicherung ist wichtig. Dieser Aussage stimmen alle Anwaltskanzleien zu. Der unwiederbringliche Verlust kritischer Daten ist eine Katastrophe. Folgerichtig wurde auch in jeder Kanzlei irgendwann ein Backup eingerichtet und es wird regelmäßig gesichert. Die Frage ist also nicht „ob“ sondern: „Wie?“.

Trügerische Sicherheit

Häufig wähnen sich Anwälte dabei in einer trügerischen Sicherheit: Schwerwiegende Fehler in der Datensicherung werden nämlich erst im Schadensfall sichtbar. Lassen sich dann beispielsweise die Daten der Kanzleisoftware nicht wieder herstellen, kann das die Existenz der Kanzlei kosten.

Ausnahmesituationen sind die Regel

Regelmäßige Hilferufe von Anwälten zeigen uns, dass diese Gefahren durchaus real und keine Seltenheit sind:

  • Datenverlust durch einen Festplattendefekt
  • Datenverlust durch einen Virus, zum Beispiel Crypto-Virus
  • Unbrauchbare Datenbestände durch Virus, zum Beispiel URLZone2
  • Datenverlust durch Verlust oder Diebstahl eines Mobilgeräts
  • Verletzung von Datenschutz durch unverschlüsselte Sicherung

Datensicherung ist existenziell wichtig

Bevor Sie sich um irgendeine andere Maßnahme der IT-Sicherheit kümmern: Stellen Sie ein professionelles Backup sicher, und zwar richtig. Das Datensicherungskonzept in kleinen Anwaltskanzleien sieht in der Praxis häufig so aus: Ab und zu werden die wichtigsten Daten auf eine Wechselfestplatte übertragen. Fertig.

Die sieben Todsünden der Datensicherung

Wir möchten Ihnen die wichtigsten Fehler im Backup und Recovery vorstellen und hoffen, dass wir uns nicht erst zur Datenrettung kennen lernen.

1. Sicherung an einem Ort

Der wohl häufigste Fehler ist es, aus Kostengründen und Bequemlichkeit nur an einer Stelle die Daten zu sichern. Es muss ja nicht gleich die Kanzlei abbrennen, aber die Aufbewahrung aller existenziellen Daten an einem Ort ist unverantwortlich. Einbruch, Hochwasser, Rache eines ehemaligen Mitarbeiters: Die Liste ist lang, warum sie immer eine aktuelle Datensicherung an einem zweiten, sicheren Ort verwahren sollten. Viele Unternehmen bringen ihre Sicherungsbänder zur Bank. Auch ein heimischer Tresor bietet sich an.

Wir empfehlen Kanzleien folgendes Vorgehen: Nutzen Sie ein Bandlaufwerk mit sechs Bändern – eines für jeden Wochentag und eines zum Mitnehmen. Zusätzlich wird häufig ein Online-Backup eingerichtet. Ist das nicht übertrieben? Lesen Sie bitte weiter und stellen Sie sich diese Frage am Ende des Artikels noch einmal.

2. Keine Versionierung

Mit aktuellen Datensicherungen auf zwei Wechselfestplatten oder Datensicherungsbändern sind Sie beim Ausfall des Servers oder eines Arbeitsplatz-Rechners gut abgesichert. Was allerdings passiert, wenn sich ein Virus in Ihr System geschlichen hat? In jüngster Zeit hatten wir vermehrt Anfragen von Anwaltskanzleien mit einem Crypto-Virus. Die Folge: Alle Daten der Kanzleisoftware waren verschlüsselt und mit einer freundlichen Aufforderung zur Lösegeldzahlung versehen. Auch die Datensicherungen waren nicht wieder herstellbar. Was war geschehen?

Wenn eine Kanzlei nur über ein oder zwei Datenträger verfügt und täglich sichert, dann sind nach ein oder zwei Tagen die vorherigen Datenbestände überschrieben. Was eigentlich nicht schlimm wäre, ist im Fall eines Virenbefalls verheerend: Der Virus wird einfach mitgesichert. Daher sind mehrere Datenträger eben so wichtig wie die Versionierung des Backups: Es werden nur inkrementelle Datensicherungen vorgenommen, also die Änderungen zur vorherigen Sicherung. Im Recovery-Fall kann auf eine vorhergehende Datensicherung zurückgegriffen werden – in diesem Falle die ohne Virus.

3. Keine Automatisierung

„Natürlich sichern wir unsere Daten. Das macht der Schmidt“. Und wenn der Urlaub hat? Krank ist? Wird der vertreten? Und was macht der, wenn Sie sich mal zerstreiten und im Unguten auseinander gehen? Unsere Erfahrung in der Praxis zeigt: In sehr vielen Fällen wird wochenlang keine Datensicherung durchgeführt. Daher sollte auf jeden Fall eine automatisierte Sicherung angelegt werden. Hierfür eignet sich besonders das Online-Backup, da auch das Wechseln von Bändern entfällt. Einmal richtig eingerichtet, schafft automatisiertes Online-Backup eine Grundsicherheit unabhängig von handelnden Personen.

4. Keine Überprüfung

Fehlende Datensicherungen über Wochen sind nur möglich, wenn es niemandem auffällt. Können Sie mir sagen, ob Ihre Datensicherung gestern tatsächlich erfolgreich durchgeführt wurde? Vermutlich nicht. Und es ist auch verständlich, dass Sie nicht jeden Tag etwas überprüfen, was doch vermutlich eh funktioniert. Aber es ist vielleicht die wichtigste Aufgabe in der Kanzlei-IT dafür zu sorgen, dass Ihre Daten gesichert werden. Mit einem kleinen Software-Tool können Sie automatisiert überprüfen, ob Ihre Sicherung erfolgreich war – jeden Tag, ohne Aufwand.

5. Unvollständige Datensicherung

Wann haben Sie das letzte Mal nachgesehen, was Sie eigentlich sichern? Datensicherungen werden häufig einmal angelegt und dann lange Zeit nicht mehr beachtet. Es läuft ja. Im Schadensfall stellt sich dann heraus: Da fehlen ja Daten! Wichtige Daten. Geänderter Speicherort, Software-Updates, es gibt viele Gründe, warum Dateien von einem auf den anderen Tag nicht mehr mitgesichert werden. Sehen Sie sich mindestens einmal im Monat an, was Sie sichern und prüfen Sie, ob das Backup vollständig ist. Am besten verbinden Sie das gleich mit dem nächsten Punkt.

6. Keine Rücksicherung

Die Existenz von Dateien ist schon mal ein Anfang. Aber lassen sich die Daten auch wirklich so wieder herstellen, wie Sie sie benötigen? Uns rief mal ein aufgeregter Anwalt an, der die Daten seiner Kanzleisoftware RA-MICRO auf neun DVDs gesichert hatte. Nachdem die Festplatte seines Notebooks defekt war, mussten das System nun wieder aufgesetzt werden.

Die Daten waren auch alle da, nur waren die Strukturen und Beziehungen der Daten zueinander nicht vorhanden. Es war schlicht unmöglich, diese Daten wieder in RA-MICRO zu importieren. Fragmente wie Mandantenstammdaten ließen sich zwar retten, aber das Backup war ansonsten wertlos. Prüfen Sie daher mindestens einmal im Halbjahr, ob sich ihre Daten auch wirklich wieder herstellen lassen. Am besten nehmen Sie einen Fachmann hinzu.

7. Keine Verschlüsselung

„One more thing“, hätte Steve Jobs gesagt: Und dabei geht es weniger um Datensicherheit als mehr um Datenschutz. Was machen Sie, wenn Ihre Datensicherung gestohlen wird? Die Schutzerfordernisse des §203 StGB, §43a BRAO und §2 BORA an Anwälte sind hoch – eine unverschlüsselte Datensicherung können Sie sich einfach nicht erlauben. Das gilt mindestens für Mandantendaten.

Einfach, günstig und schnell – und notwendig 

Datensicherung ist kein Hexenwerk. Gerade mit einem erfahrenen IT-Service an der Seite, der sich mit den Besonderheiten in Anwaltskanzleien bestens auskennt, können Sie eine professionelle Backup & Recovery – Lösung in Ihrer Kanzlei einsetzen und damit den wichtigsten Grundstein Ihrer IT-Sicherheit endlich sauber gestalten. Gerne unterstützen wir Sie dabei mit Rat und Tat.