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Die Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft: Ein Rückblick auf Zukunftsweisendes

RA-MICRO, Kanzleisoftware, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, ERV, Schulung, IT-Sicherheit, IT-ServiceDer elektronische Rechtsverkehr kommt. Mit der Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA) für jeden Anwalt setzt am 1. Januar 2016 die mehrstufige flächendeckende Digitalisierung aller Anwaltskanzleien ein. Dementsprechend ist das Interesse der Anwaltschaft an Kanzleisoftware und Kanzlei-IT sehr groß.

Am 24. April haben wir in Düsseldorf die Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft eröffnet. Hier ist die komplette IT-Infrastruktur einer modernen Anwaltskanzlei aufgebaut. Sie dient uns selbst als Labor zur Entwicklung und Überprüfung neuer IT-Lösungen und soll darüber hinaus Anwälten die Möglichkeit bieten, mobiles und digitales Arbeiten vor Ort auszuprobieren und im Detail zu erleben.

Neue Webseite: www.elektronischer-rechtsverkehr.net

Elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, ERV-check, RA-MICRO, KanzleisoftwareIn den vergangenen Monaten wurde rund um die Kanzlei der Zukunft ein umfassendes Konzept für den elektronischen Rechtsverkehr aufgebaut: Der Michgehl & Partner ERV-Check hat bereits über 100 Kanzleien mit einem individuellen Leitfaden bei den anstehenden Veränderungen unterstützt. Auf Basis der Antworten konnten wir die wichtigsten Sicherheitslücken und fehlenden Vorbereitungen für den elektronischen Rechtsverkehr in Anwaltskanzleien identifizieren und entsprechende ERV-Module dafür entwickeln. Das gesamte Konzept sowie aktuelle Informationen zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach und zum elektronischen Rechtsverkehr haben wir auf der neuen Webseite www.elektronischer-rechtsverkehr.net zusammengefasst.

Wegen Überfüllung geschlossen

elektronischer rechtsverkehr, besonderes elektronisches anwaltspostfach, kanzlei der zukunft, michgehl, kanzleisoftware, ra-micro, dictanetZum ersten Mal in der langen Geschichte der Michgehl & Partner Veranstaltungen mussten wir in den letzten Tagen Absagen wegen Überbuchung aussprechen. Mit 50 Teilnehmern aus Anwaltskanzleien war unser Standort in Düsseldorf prall gefüllt und auch der Zusatztermin am 13. Mai ist bereits gut gebucht. Wir möchten gemeinsam mit Ihnen zurückblicken auf eine zukunftsweisende Veranstaltung. Alle Vorträge und Diskussionen werden in den kommenden Tagen als Video zur Verfügung gestellt und auf www.elektronischer-rechtsverkehr.net publiziert. Auch die IT-Lösungen für den elektronischen Rechtsverkehr werden in Wort, Bild und Video aufbereitet und dort bereitgestellt. Wir freuen uns auf Ihren Besuch.

Wie arbeitet der Anwalt 2020?

andrea brandenburg, ra-micro, erv, eloektronischer rechtsverkehr, kanzleisoftware, rechtsanwalt software, anwaltssoftware, dictanet, Nach der Begrüßung durch Franz-Josef Michgehl, Geschäftsführer und Inhaber der Michgehl & Partner GmbH, läutete Rechtsanwältin Andrea Brandenburg (RA-MICRO GmbH & Co. KGaA, Berlin) die Agenda ein: „Wie arbeitet der Anwalt 2010?“, war die Fragestellung ihres inspirierenden Vortrags. Die Zahl zugelassener Anwälte steigt stetig, insbesondere in den Ballungsgebieten. Hier versprechen Spezialisierung und Kooperation, Marketing und Organisation eine Behauptung im enger werdenden Markt. Die Arbeitsweise von 70% der Anwaltschaft arbeitet noch mehrheitlich papiergebunden, Scanprozesse sind kaum etabliert – Es wird einzeln bei Bedarf digitalisiert, elektronische Akten sind nicht das führende System.

Diese Ausgangslage wird sich in den nächsten Jahren dramatisch verändern: Kaum eine Kanzlei wird darauf verzichten, ihren gesamten Posteingang einzuscannen. In der Folge wird die Weiterverarbeitung der digitalen Schriftstücke an Bedeutung gewinnen. Die marktführende Kanzleisoftware RA-MICRO unterstützt dabei mit einer Schnittstelle zur integrierten Benutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches und mit einem umfassenden elektronischen Workflow, um die wesentlichen Prozesse in der Kanzlei digital abzubilden. Abschließend stellte RAin Brandenburg den möglichen Tagesablauf eines Anwalts im Jahr 2020 vor: Digital vernetzt mit jederzeitigem Zugriff auf alle Informationen der Kanzlei kann der Anwalt der Zukunft an jedem Ort vollwertig seiner Arbeit nachgehen. Die digitale Kommunikation in sozialen Netzwerken dient nicht nur der Mandantenakquise sondern auch der Pflege strategisch wichtiger Kooperationen. Der einzige Nachteil: Die Trennung von Beruf und Privatleben erfordert mehr Disziplin und ist an einigen Stellen nicht mehr aufrecht zu erhalten.

Elektronischer Rechtsverkehr: Wie fit ist Ihre Kanzlei?

Holger Esseling, Franz-Josef Michgehl, Kanzlei der Zukunft, Michgehl, Elektronischer Rechtsverkehr, ERV-Check, ERV-Module, Im Anschluss präsentierten Franz-Josef Michgehl und Dipl.-Kfm. Holger Esseling (Marketingleiter bei Michgehl & Partner) das Herzstück der Veranstaltung: Die Kanzlei der Zukunft. „Wie sind wir überhaupt darauf gekommen, hier eine eigene Kanzlei aufzubauen?“, leitete Esseling den Vortrag ein. Die Unsicherheit in der Anwaltschaft in Bezug auf den elektronischen Rechtsverkehr sei so groß gewesen, dass der eigens entwickelte ERV-Check von vielen Anwaltskanzleien dankbar angenommen wurde. Dabei beantworten Anwälte einen Fragebogen zu ihrer Kanzlei-IT und erhalten im Anschluss einen individuellen 20-seitigen Leitfaden zum elektronischen Rechtsverkehr für ihre Kanzlei.

Die Antworten, die bisher von über 100 Kanzleien eingegangen sind, helfen wiederum dabei, den Status Quo und die wichtigsten Sicherheitslücken zu identifizieren. Für alle wichtigen Bedürfnisse wurden bei Michgehl & Partner daraufhin Lösungen entwickelt, die als „ERV-Module“ angeboten werden. Frei nach dem Motto des Unternehmens „Kanzlei. IT. Einfach. Sicher.“ erhalten Anwälte damit gezielte Lösungen auf Knopfdruck. Mit einem Beispiel sorgte Holger Esseling für Verständnis aber auch für betretenes Schweigen Raum:

Esseling: Wer von Ihnen hat in dieser Woche seine Daten gesichert?

Publikum (unter Gelächter): Ja, sicher. Ist doch selbstverständlich.

Esseling: Wer von Ihnen sichert seine Daten an mehreren Orten?

Publikum (zumindest 70% davon): Klar, machen wir.

Esseling: Und wer von Ihnen hat irgendwann einmal überprüft, ob sich die Daten wirklich wieder herstellen lassen?

Publikum (irritierte Blicke, Schweigen, vereinzeltes Schmunzeln)

Esseling: Halten wir fest: Wir alle halten Datensicherung für extrem wichtig, aber niemand von Ihnen hat eine Ahnung, was er überhaupt sichert und ob es sicher wieder herstellen lässt. Das ist nur eines von 14 häufigen Problemen, für die wir eine einfache Lösung geschaffen haben.

Franz-Josef Michgehl führte die Präsentation fort mit der Vorstellung der Kanzlei der Zukunft am Düsseldorfer Standort. Zu betrachten sind ein Anwalts-Arbeitsplatz mit NAS-Speicher und Server, die Vernetzung und Absicherung über Router und Firewall, VoIP-Telefonie, eine Assistentenarbeitsplatz mit verschiedenen Möglichkeiten zum Einscannen und vieles mehr. Deutlich wird bei der Präsentation: Auf den ersten Blick wird die Kanzlei-IT mobiler und einfacher – doch im Hintergrund sind einige Voraussetzungen zu treffen, um sicher und komfortabel zu arbeiten.

Elemente der Kanzlei der Zukunft

Scannen, Scan, Einscannen, Multifunktionsgerät, Samsung, Elektronischer Rechtsverkehr, ERV, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, RA-MICRO, KanzleisoftwareUnmittelbar nach dem Vortrag zur Kanzlei der Zukunft nutzten die Teilnehmer die Gelegenheit, vor Ort alle Facetten intensiver zu ergründen und auszuprobieren. Besonderen Zulauf erhielt der aufgebaute Arbeitsplatz für Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, an dem unter anderem verschiedene Möglichkeiten des Einscannens von Schriftstücken gezeigt wurden. So können Dokumente über Multifunktionsgeräte direkt in die RA-MICRO Akte importiert werden oder als Stapelscan in einem Vorgang verarbeitet werden. Besondere Aufmerksamkeit erregte der spezielle Dokumentenscanner, der 80 Seiten innerhalb einer Minute beidseitig scannt, voneinander trennt, mit einer Texterkennung analysiert und in Buchstaben übersetzt und auf Wunsch verschlüsselte Dokumente importiert. Die Rechtsanwältin Tina Ablas-Henrichmann und die Assessorin Eva-Maria Bendick (beide Kanzleiberaterinnen bei Michgehl & Partner) präsentierten die verschiedenen Möglichkeiten mit technischer Unterstützung von Guido Weitkämper, der als IT-Techniker über langjährige Erfahrung in Anwaltskanzleien verfügt.

Datensicherung, NAS, Backup, Wiederherstellung, Rekonstruktion, Recovery, Elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, ERV, Kanzleisoftware, RA-MICROAm Anwalts-Arbeitsplatz erwartete Gunnar Holm (IT-Techniker und Consultant bei Michgehl & Partner) viele interessierte Rechtsanwälte und Kanzlei-Mitarbeiter. Im Fokus standen hier neben dem allgemeinen Aufbau und der Vernetzung von Telefonie, Datenspeicher und Server vor allem die Themen Datensicherung und professioneller IT-Service. Unterstützt wurde Herr Holm vom Geschäftsführer der Michgehl & Partner Süd GmbH Assessor jur. Reinhard Cebulla sowie den vertrieblichen Consultants Jürgen Hennecke und Ismail Aksoy.

it-monitoring, it-service, it-dienstleister, it-dienstleistung, managed service, elektronischer rechtsverkehr, erv, bea, besonderes elektronisches anwaltspostfach, ra-micro, kanzleisoftwareWie die aktive Überwachung der Kanzlei-IT aus Sicht des Dienstleisters aussieht, konnten die Teilnehmer im nächsten Raum begutachten. Hier stand IT-Techniker und Consultant Max Riedel mit weiteren Kollegen Frage und Antwort. Insbesondere zeigte er das Dashboard des Michgehl & Partner Monitoring-Systems: Hier werden wesentliche Parameter vieler Kanzlei-Infrastrukturen in Echtzeit gesammelt und analysiert: Prozessorauslastungen, freie Speicherkapazitäten oder Ereignisse wie eine erfolgte Datensicherung. Im Ergebnis können die Spezialisten von Michgehl & Partner Probleme in der Kanzlei-IT häufig erkennen und beheben, bevor sie in der Anwaltskanzlei überhaupt registriert werden.

Elektronische Kommunikation mit RA-MICRO

RA-MICRO, Kanzleisoftware, Anwaltssoftware, Eva-Maria Bendick, Tina Ablas, Tina Ablas-Henrichmann, Michgehl, Kanzlei der Zukunft, Musterkanzlei, Elektronischer Rechtsverkehr, ERV, besonderes elektronisches Anwaltspostfach,Nach dem Rundgang durch die Kanzlei der Zukunft stellten Tina Ablas-Henrichmann und Eva-Maria Bendick die elektronische Kommunikation mit RA-MICRO im Detail vor. Wie kommen die Schriftstücke in die Akte? Wie werden digitale Akten im elektronischen Workflow bearbeitet, mit Verfügungen und Kommentaren versehen und weitergeleitet? Wie werden elektronische Briefe erstellt, signiert und versendet, um massiv Druck- und Portokosten zu senken? All diese Fragen beantworteten die beiden Kanzleiberaterinnen durch einen Vergleich der analogen mit der digitalen Kanzlei.

Digitalisierung? Aber sicher!

it-sicherheit, virus, trojaner, michgehl, elektronischer Rechtsverkehr, erv, beA, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, RA-MICRO, Kanzleisoftware, AnwaltssoftwareFranz-Josef Michgehl und Maximilian Hampe wiesen im Anschluss anschaulich auf die Gefahren des elektronischen Rechtsverkehrs für Anwaltskanzleien hin: Eine höhere Bedeutung der Kanzlei-IT erfordert bessere Schutzmechanismen. Wie einfach Viren und Trojaner in die Kanzlei gelangen, zeigte Hampe am Beispiel einer manipulierten Webseite: Ein falscher Klick und schon werden automatisch schadhafte Anwendungen heruntergeladen. Der Benutzer bekommt es meistens gar nicht mit. Auch referierte er über Schadensfälle aus der Praxis, in denen es zu Systemausfällen und Datenverlusten als Folge von Virenbefall kam. Dabei gehen die Hacker immer kreativer und intelligenter vor, so dass eine Viren-Software alleine längst nicht mehr ausreicht. Michgehl und Hampe zeigten, wie ein professioneller Rundum-Service mit einem unternehmenstauglichen Router, intensiverem Scannen der eingehenden Mails und umgehenden Sicherheitsupdates gegen viele Gefahren schützen kann. Dabei ist auch die Schulung der Mitarbeiter ein wichtiger Bestandteil des Sicherheitskonzepts.

Drei Meinungen zum elektronischen Rechtsverkehr

Holger Esseling, Claas Kuhfuß, Ralf Heidemann, Andrea Brandenburg, Elektronischer Rechtsverkehr, Podiumsdiskussion, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, bea, erv, it-service, ra-micro, kanzleisoftware, Den Abschluss der Veranstaltung bildete die Podiumsdiskussion zum Thema „Chancen und Risiken der digitalen Kanzlei“. Moderiert von Holger Esseling brachten drei Teilnehmer ihre Sicht aus der Praxis zu Gehör. RAin Andrea Brandenburg von RA-MICRO ist naturgemäß optimistisch im Hinblick auf den elektronischen Rechtsverkehr. Sie sieht insbesondere massive Einsparungen von Druck- und Portokosten sowie eine schnellere Verfügbarkeit von Informationen als wesentliche Vorteile. Dafür seien zwar einige Änderungen in der Kanzleiorganisation notwendig, was allerdings mit einer bewährten und innovativen Kanzleisoftware wie RA-MICRO einfach umsetzbar sei.

RA Claas Kuhfuß von der Kanzlei Worbs und Partner in Düsseldorf zeigte sich zurückhaltend optimistisch. Er unterschied klar zwischen Hype und realem Nutzen in der Digitalisierung. In der Kanzlei sind Skeptiker und Befürworter des elektronischen Rechtsverkehrs vertreten und es ist ein Balanceakt, hier für einen reibungslosen Übergang zu sorgen. Dieses Zwischenstadium hat RA Ralf Heidemann bereits hinter sich gelassen: In seiner Kanzlei CNH Anwälte in Essen ist die elektronische Akte bereits führend. Voraussetzung war auch hier eine behutsame Einführung mit sanftem Druck. Ein paar Tipps für die Praxis lassen sich aus der Diskussion und den drei Sichtweisen ziehen:

- Die Digitalisierung der Anwaltskanzlei ist ein kultureller Prozess. Er lässt sich nicht von heute auf morgen verordnen, sondern muss sich entwickeln.

- Planen Sie ein Jahr für die Vorbereitung der Umstellung ein und starten Sie mit einem Workshop. Alle Kollegen der Kanzlei sollten teilnehmen und ein Projektteam aufgesetzt werden. Die rechtzeitige und umfassende Information ist ein Erfolgkriterium

- Definieren Sie frühzeitig den eindeutigen Zeitpunkt, ab dem die elektronische Akte das führende System wird.

- Machen Sie nach der Umstellung die Arbeit mit Papierakten unbequemer: So könnte jeder Anwalt seine Akten selbst ausdrücken müssen, wenn er unbedingt Papier nutzen möchte.

- Lassen Sie sich begleiten von einem professionellen Dienstleister, der sich mit Kanzlei-IT, Kanzleisoftware und den zugehörigen Prozessen in der Kanzlei auskennt.

www.elektronischer-rechtsverkehr.net

michgehl, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches anwaltspostfach, beA, ERV, Kanzleisoftware, RA-MICRO, DictanetWir danken allen Beteiligten herzlich für die sehr gelungene Veranstaltung. Alle anwesenden Kanzleivertreter waren hoch interessiert und haben die Veranstaltung mit Fragen und Meinungen bereichert. Das Team von Michgehl & Partner zeigte innovative Lösungen für die Anwaltskanzlei und stand jederzeit für die Teilnehmer zur Verfügung, um konstruktive fachliche Gespräche zu führen. Alle Vorträge werden nun in der Folge als Video aufbereitet und auf www.elektronischer-rechtsverkehr.net zur Verfügung gestellt. Hier finden sich auf die neuen Module zum elektronischen Rechtsverkehr sowie der Michgehl & Partner ERV-Check. Besuchen Sie uns auf www.elektronischer-rechtsverkehr.net.

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Positionierung schafft Klarheit – für Unternehmen und Kunden

Michgehl und Partner, IT-Service, Positionierung, EKS, Engpass-konzentrierte Strategie, EKS Phasen, Workshop, Kanzleisoftware, Rechtsanwalt, anwalt software, Manchmal sind große Veränderungen von außen kaum sichtbar. So würde wohl niemand auf die Idee kommen, dass hinter der Veränderung des Michgehl & Partner Logos ein halbes Jahr Strategie-Arbeit steckt. Natürlich haben wir nicht 6 Monate für ein neues Bild gebraucht – es symbolisiert jedoch einige grundlegende Entscheidungen, die wir in dieser Zeit getroffen haben. Zusammengefasst haben wir uns noch klarer fokussiert auf unsere Zielgruppe Rechtsanwälte und den Nutzen, Ihnen das Arbeiten in der Kanzlei so sicher und einfach wie möglich zu machen – Kanzlei.IT. Einfach. Sicher.

Warum sollte sich jedes Unternehmen (und jede Anwaltskanzlei) positionieren?

In erster Linie geht es um bewusste Entscheidungen. Das Ergebnis ist zweitrangig. Steuern Sie Ihr Unternehmen aktiv oder werden sie gesteuert? Wer sich zwei Tage gemeinsam zurückzieht, trifft bessere Entscheidungen als Einzelpersonen im hektischen Alltag. Eine klare Positionierung hilft bei der Herausbildung von besonderen Stärken. So können bessere Lösungen für klar definierte Kundengruppen entwickelt werden. Sie behalten leichter den Überblick über Ihre Kunden, kennen deren Probleme besser und ihre Botschaften kommen ohne Streuverlust an. Ein Problem richtig zu durchdenken und überzeugend zu lösen, hat viele Vorteile. Aber das wichtigste ist die bewusste Entscheidung.

Wie läuft eine Positionierung ab?

Wir haben uns bei der Reflektion und Ausrichtung unseres Unternehmen stark an die Engpass-konzentrierte Strategie (EKS) angelehnt, da ich (Holger Esseling, Marketingleiter Michgehl & Partner) hier bereits praktische Erfahrung in der Moderation und praktischen Anwendung habe. Leicht abweichend haben wir allerdings die Fähigkeiten gar nicht so sehr betont, da sie teils relativ leicht erlernbar sind. Die wichtigsten Schritte sind die Konzentration auf eine Zielgruppe und das Finden der wichtigsten Bedarfe sowie einer richtig guten Lösung dafür. Und das schafft ein kleines mittelständisches Unternehmen nicht für zehn Zielgruppen, sondern für eine. Der Ablauf im Überblick:

Phase 1: Bestandsaufnahme und Stärken

Phase 2: Aussichtsreichstes Geschäftsfeld / Spezialgebiet

Phase 3: Aussichtsreichste Zielgruppe

Phase 4: Brennendstes Problem der Zielgruppe

Phase 5: Innovationsstrategie

Phase 6: Kooperations-Strategie

Phase 7: Konstantes Grund-Bedürfnis

Phase 1 – Ganz ehrlich: Was können wir richtig gut und was nicht?

Diese Frage ist häufig nicht einfach zu beantworten, insbesondere für vertriebsorientierte Menschen, die den ganzen Tag verkaufen, dass ein Unternehmen alles brillant beherrscht. Hinzu kommt die Sorge: Wenn wir das nicht mehr verkaufen, dann verkaufen wir doch weniger. Wir haben unsere Leistungen ehrlich hinterfragt und auch die Entwicklungen der eigenen Umsätze und jeweiligen Motivation sowie Marktprognosen, Trends, und Wettbewerber angesehen. Das Ergebnis wurde von allen Vertriebsmitarbeitern gemeinsam erarbeitet und war stimmig:

  • Wir sind bundesweit einer der erfahrensten Experten für RA-MICRO Kanzleisoftware und können sie daher sehr gut verkaufen, installieren, schulen und betreuen.
  • Wir kennen die Abläufe in Anwaltskanzleien sehr gut. So können wir Prozesse verbessern und durch den Einsatz von IT-Lösungen Kosten senken und Ergebnisse erhöhen
  • Wir kennen die Sicherheitslücken in Anwaltskanzleien sehr gut. So können wir Lösungen genau für diese Schwachstellen entwickeln.
  • Der elektronische Rechtsverkehr ist gesetzlich festgeschrieben und führt zur Digitalisierung aller Anwaltskanzleien. Wir beschäftigen selber Rechtsanwälte, beobachten alle Entwicklungen im IT-Markt und im juristischen Markt. Damit schaffen wir eine einzigartige Verbindung.
  • Wir sind keine Händler, aber auch keine Berater. Wir sind Dienstleister, die auch handeln und auch beraten. Im Kern allerdings stellen wir Leistungen für Anwälte gegen monatliche Entgelte zur Verfügung. Es macht uns Freude, und das ist wesentlich, im Hintergrund laufend für die Sicherheit unserer Kunden zu sorgen.

Phasen 2 und 3 – Machen ist machbar, Lassen ist wirklich schwer

In den nächsten beiden Schritten geht es um eine scheinbar einfache Frage: Welche Leistung wollen wir für wen erbringen? Dabei sind verschiedene Arten der Spezialisierung genauso zu berücksichtigen wie die Zielgruppe. Und ganz wichtig: Es ist von großer Bedeutung, was das gesamte Team mit Freude macht und was nicht. Schnell sind wir uns einig, dass unsere Zielgruppe Rechtsanwälte sind. Und diese Definition wurde noch deutlich verfeinert, bis wir wirklich die Gesamtheit von Menschen vor Augen hatten, die wir damit meinen: Rechtsanwälte in Kanzleien bis 50 Mitarbeiter, die einen professionellen Anspruch an IT-Lösungen haben und sich noch in weitere Untergruppen teilen lassen.

Neukunden-Akquise? Ja! Nein, doch nicht.

Doch was bedeutet das? Verkaufen wir unsere guten Sicherheitslösungen an mittelständische Unternehmen? NEIN! Sprechen wir aktiv Großkanzleien an? NEIN! Wir konzentrieren uns auf unsere Zielgruppe. Auf Basis von Marktdaten und eigenen Kundenbetrachtungen können wir die 160.000 Anwälte in Deutschland weiter differenzieren: Von 54.000 Kanzleien sind 15.000 RA-MICRO Kanzleien, 10.000 dieser Kanzleien kennen wir bereits und stehen in einer mehr oder weniger festen Kommunikationsbeziehung mit ihnen. Ca. 1000 davon können wir als Kunden bezeichnen. Das sind wichtige Erkenntnisse: Wir müssen keine neuen Kontakte generieren, wir müssen den bestehenden Kontakten besseren Nutzen bieten. Das sind völlig verschiedene Aufgaben. Also konzentrieren wir uns auf die Verbesserung unserer Leistungen RA-MICRO Kanzleisoftware und sichere IT-Systeme für Kanzleien.

Phase 4 – Engpass-Analyse: Wann platzt der Knoten?

Die schönste Frage, um den Sinn dieser Phase zu verbildlichen: „Wann werden Sparsame verschwenderisch?“. Was also ist der zentrale Engpass? Was hält unsere Zielgruppe davon ab, bei uns zu kaufen? Hier fragen wir nochmal intensiv weiter und geben uns nicht mit der erstbesten Lösung zufrieden. Ein zentraler Engpass unserer Kunden: Sicherheit und Orientierung. Die IT wird immer wichtiger, gerade im Zuge des elektronischen Rechtsverkehrs und der damit verbundenen Digitalisierung. Hinzu kommen besondere rechtliche Pflichten für Rechtsanwälte im Straf- und Berufsrecht. Wir wollen diese Orientierung bieten, diese Sicherheit gewährleisten. Wie genau wir das umsetzen, wird in Workshops am zweiten Tag konkretisiert.

Kanzlei. IT. Einfach. Sicher.

An dieser Stelle, nach Phase vier, ist die eigentliche Positionierung abgeschlossen. Unsere Mission diskutieren wir lebhaft und einigen uns auf die kurze Formel: Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. In weniger Worten kann man nicht zum Ausdruck bringen, was wir im Kern machen. Wir machen IT-Systeme für Kanzleien einfach und sicher. Und alle vier Elemente sind gleichermaßen wichtig, ohne dass ein fünftes fehlen würde. Als Moderator bin ich nach einem halben Tag Arbeit ziemlich zufrieden mit diesem Ergebnis.

Phasen 5 und 6 – Innovation und Kooperation: Make or Buy?

Die beiden folgenden Phasen dienen letztlich dazu, die Unternehmensmission besser zu erfüllen. Welche Innovationen benötigen wir noch, um den Nutzen für unsere Kunden zu erhöhen? Was können wir selbst und was kann ein anderes Unternehmen besser für uns machen? Wir stellen fest, dass wir bessere Möglichkeiten der Vorführung benötigen – eine eigene Kanzlei als internes Labor und Präsentationsmöglichkeit für Anwälte wäre optimal. Aufbereitete Informationen zum elektronischen Rechtsverkehr und zur Kanzleiorganisation wären hilfreich, um dem Kunden gegenüber deutlich zu machen, dass wir mehr sind als der Verkäufer seiner IT-Systeme. Viele weitere gute Ideen und Kampagnen konnten in dieser Phase generiert werden.

Phase 7 – Das konstante Grundbedürfnis: Die Elementarschaden-Versicherung

Zum Abschluss stellt sich noch eine Frage: Wenn sich das Umfeld ändert, verschwindet dann das Bedürfnis, auf das wir uns gerade spezialisieren? Um das zu verhindern, sollte ein konstantes Grundbedürfnis identifiziert werden, das über kurzfristige Trends hinaus geht. Würden wir uns nur auf den elektronischen Rechtsverkehr stürzen, könnte es sein, dass wir 2022 unsere Existenzberechtigung verlieren. Anwaltskanzleien, die sichere und einfache IT-Strukturen benötigen, wird es allerdings auch dann noch geben. Unser Ziel ist der Zielgruppenbesitz: Wenn es um Kanzlei-IT geht, dann sind wir der erste Ansprechpartner unserer Zielgruppe.

Und? Hat es etwas gebracht?

Strategie-Workshops werden von Pragmatikern häufig belächelt – und manchmal zu Recht. „Was Ihr in der Zeit alles hättet arbeiten können“, lautet dann der Vorwurf bloßer Zeitverschwendung. In diesem Fall ist es allerdings offensichtlich, dass wir unsere Zeit kaum besser hätten investieren können. Das sollen nur drei Ergebnisse zeigen, die in den letzten Monaten seit dem Workshop erreicht wurden:

  • Verdoppelung der Klickrate im Newsletter: Wir haben die Inhalte unseres Newsletters konsequent an den Interessen unserer Kunden ausgerichtet und mehr Aufwand in die Erstellung guten Contents gesteckt. Ergebnis: Wir erreichen mit jedem Newsletter doppelt so viele Kunden.
  • Steigerung der Online-Buchungen um 200%: Unsere Idee einer eigenen Kanzlei haben wir mit der Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft umgesetzt. Allein die Ankündigung (im mittlerweile besser gelesenen Newsletter) führt dazu, dass die Mindestteilnehmerzahl der Veranstaltung nach kurzer Zeit erreicht ist. Früher waren dafür tausende Print-Einladungen nötig.
  • Über 30% Antwortquote auf ein Mailing: Die Idee „Orientierung geben“ haben wir konsequent umgesetzt in Bezug auf den Trend „elektronischer Rechtsverkehr“. So haben wir den Michgehl & Partner ERV-Check entwickelt, mit dem Anwälte prüfen können, wie fit ihre Kanzlei für die anstehenden Herausforderungen ist. Über 30% der Kanzleien sendeten uns vollständig ausgefüllte vierseitige Fragebögen. Eine Antwortquote von 1% war bisher der Durchschnitt.

Und das alles nur durch Positionierung?

Jeder amerikanische Wirtschaftsautor würde schreiben: Sicher! Das ist eine Wunderwaffe! Ich wünsche mir da immer mehr Bescheidenheit. Ganz ehrlich: Wir wissen es nicht genau. Wir treffen seit dem Workshop offenbar besser die Themen unserer Kunden und wir haben uns ein paar Kampagnen sehr genau überlegt und sie waren überaus erfolgreich. Viele Überlegungen wurden allerdings auch in der Zeit vor und nach dem Workshop entwickelt und verfeinert. Einige Effekte wären auch ohne die Zusammenkunft bestimmt eingetreten. Entscheidend für diese Erfolge ist es, sich ehrlich zu hinterfragen und sich in den Kunden hinein zu versetzen, erst an den Kundennutzen und dann an Geld zu denken. Geld folgt automatisch, wenn die Lösung gut ist.

 

Gebäude Michgehl

Karriere bei Michgehl & Partner: Fachinformatiker und Rechtsanwalt gesucht

 Als einer der stärksten RA-MICRO Vertriebspartner garantieren wir Ihnen seit 20 Jahren kompetenten Service und Erfahrung bei der Integration Ihrer Anwalts-Kanzleisoftware.  An unseren Standorten Nordwalde/Münster, Düsseldorf und München bieten wir Ihnen darüber hinaus IT-Service, IT-Sicherheit und IT-Dienstleistungen an folgenden Standorten: Bielefeld, Bochum, Dortmund, Düsseldorf,  Essen, Gelsenkirchen, Hamm, Kamen, Köln, Krefeld, Leverkusen, München, Münster, Osnabrück, Recklinghausen, Solingen, Unna, Wuppertal, und Umgebung Michgehl, ra-micro, Seminare, IT-Service, anschalten & anwalten, Kanzlei-Shop, IT-Sicherheit, IT-Dienstleistungen, IT-Security, IT-Service Düsseldorf, IT-Service München, IT-Service Münster, IT-Service Essen, IT-Service Bochum, IT-Service Dortmund, IT-Service Hamm, IT-Service Bielefeld, IT-Service Osnabrück, Kanzleisoftware, Kanzleisoftware Düsseldorf, IT-Service Duisburg, Essen, Duisburg, Düsseldorf, Bochum, Dortmund, Osnabrück, Münster, München, Anwalt, Rechtsanwalt, Kanzlei, Anwaltskanzlei, Rechtsanwaltskanzlei, ramicro, Schulungen, Seminare, RA-Micro Schulungen, RA-Micro Seminare, Anwaltsprogramm, Bielefeld, Bochum, Dortmund, Düsseldorf,  Essen, Gelsenkirchen, Hamm, Kamen, Köln, Krefeld, Leverkusen, München, Münster, Osnabrück, Recklinghausen, Solingen, Unna, Wuppertal

Wir machen IT-Service und Kanzleisoftware für Anwälte – in Nordwalde/Münster, Düsseldorf und München – seit 1997. Mit über 20 Mitarbeitern sind wir einer der stärksten und erfahrensten Partner, wenn es um RA-MICRO Kanzleisoftware, IT-Infrastrukturen und IT-Sicherheit für Anwaltskanzleien geht. Um diese Postition weiter auszubauen, suchen wir Verstärkung.

Rechtsanwalt als Kanzleiberater gesucht

Schulungen und Beratung zu RA-MICRO Kanzleisoftware und Kanzleiorganisation gehören seit Jahren zu unseren Aufgaben. Gerade im Zuge der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs nimmt die Unterstützung der Anwaltschaft bei der Organisation ihrer Ausrichtung und Abläufe immer größere Bedeutung an. Um diesen Bereich auszubauen, suchen wir einen Rechtsanwalt (m/w), der bereits erste Erfahrung in Kanzleien sammeln konnte und idealerweise Spaß und Erfahrung an der Wissensvermittlung hat sowie Kenntnisse der Kanzleisoftware RA-MICRO vorweisen kann. Zur Stellenanzeige…

Fachinformatiker IT-Service als Teamleiter gesucht

Anwaltskanzleien haben besondere Anforderungen an IT-Infrastrukturen und IT-Sicherheit – das weiß kaum jemand so gut wie wir. Neben den üblichen Server-, Storage- und Netzwerk-Infrastrukturen müssen erhöhte Schutzbedürfnisse erfüllt werden, digitales Diktat, Print/Scan und digitale Kommunikation mit Gerichten und Mandanten eingerichtet werden. Um diese erhöhten Anforderungen bei unserer gehobenen Klientel umzusetzen, suchen wir einen Fachinformatiker, der sich in Unternehmens-Infrastrukturen auskennt und weder den persönlichen Kontakt noch technische Herausforderungen scheut. Zur Stellenanzeige…

Gesunder Menschenverstand und Freude an der Arbeit

Wen suchen wir? Neben den fachlichen Qualifikationen stehen an erster Stelle scheinbar selbstverständliche Erwartungen: Sie setzen Ihren gesunden Menschenverstand ein, haben wirklich Lust auf Ihre Aufgabe und daher Freude an der Arbeit. Dann sind Sie bei uns in bester Gesellschaft. Wir freuen uns auf Sie! Nehmen Sie gerne unverbindlich den ersten Kontakt auf, damit wir alles weitere besprechen können.

ERV Blog

Elektronischer Rechtsverkehr: Was sollten Kanzleien jetzt tun und was kann warten?

ERV BlogLassen wir doch mal die Kirche im Dorf: Am 01.01.2016 kommt mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) nicht mehr als ein weiteres Mailpostfach für Kanzleien hinzu. Dafür muss die Kanzlei nicht auf den Kopf gestellt werden und es ist in Ruhe abzuwarten, welche Gerichte wann bereit sind für die digitale Kommunikation. Weiterlesen

IT-Service IT-Sicherheit Datensicherung

Die sieben Todsünden der Datensicherung in Anwaltskanzleien

Icon Text DatensicherungDatensicherung ist wichtig. Dieser Aussage stimmen alle Anwaltskanzleien zu. Der unwiederbringliche Verlust kritischer Daten ist eine Katastrophe. Folgerichtig wurde auch in jeder Kanzlei irgendwann ein Backup eingerichtet und es wird regelmäßig gesichert. Die Frage ist also nicht “ob” sondern: “Wie?”.

Trügerische Sicherheit

Häufig wähnen sich Anwälte dabei in einer trügerischen Sicherheit: Schwerwiegende Fehler in der Datensicherung werden nämlich erst im Schadensfall sichtbar. Lassen sich dann beispielsweise die Daten der Kanzleisoftware nicht wieder herstellen, kann das die Existenz der Kanzlei kosten.

Ausnahmesituationen sind die Regel

Regelmäßige Hilferufe von Anwälten zeigen uns, dass diese Gefahren durchaus real und keine Seltenheit sind:

  • Datenverlust durch einen Festplattendefekt
  • Datenverlust durch einen Virus, zum Beispiel Crypto-Virus
  • Unbrauchbare Datenbestände durch Virus, zum Beispiel URLZone2
  • Datenverlust durch Verlust oder Diebstahl eines Mobilgeräts
  • Verletzung von Datenschutz durch unverschlüsselte Sicherung

Datensicherung ist existenziell wichtig

Bevor Sie sich um irgendeine andere Maßnahme der IT-Sicherheit kümmern: Stellen Sie ein professionelles Backup sicher, und zwar richtig. Das Datensicherungskonzept in kleinen Anwaltskanzleien sieht in der Praxis häufig so aus: Ab und zu werden die wichtigsten Daten auf eine Wechselfestplatte übertragen. Fertig.

Die sieben Todsünden der Datensicherung

Wir möchten Ihnen die wichtigsten Fehler im Backup und Recovery vorstellen und hoffen, dass wir uns nicht erst zur Datenrettung kennen lernen.

1. Sicherung an einem Ort

Der wohl häufigste Fehler ist es, aus Kostengründen und Bequemlichkeit nur an einer Stelle die Daten zu sichern. Es muss ja nicht gleich die Kanzlei abbrennen, aber die Aufbewahrung aller existenziellen Daten an einem Ort ist unverantwortlich. Einbruch, Hochwasser, Rache eines ehemaligen Mitarbeiters: Die Liste ist lang, warum sie immer eine aktuelle Datensicherung an einem zweiten, sicheren Ort verwahren sollten. Viele Unternehmen bringen ihre Sicherungsbänder zur Bank. Auch ein heimischer Tresor bietet sich an.

Wir empfehlen Kanzleien folgendes Vorgehen: Nutzen Sie ein Bandlaufwerk mit sechs Bändern – eines für jeden Wochentag und eines zum Mitnehmen. Zusätzlich wird häufig ein Online-Backup eingerichtet. Ist das nicht übertrieben? Lesen Sie bitte weiter und stellen Sie sich diese Frage am Ende des Artikels noch einmal.

2. Keine Versionierung

Mit aktuellen Datensicherungen auf zwei Wechselfestplatten oder Datensicherungsbändern sind Sie beim Ausfall des Servers oder eines Arbeitsplatz-Rechners gut abgesichert. Was allerdings passiert, wenn sich ein Virus in Ihr System geschlichen hat? In jüngster Zeit hatten wir vermehrt Anfragen von Anwaltskanzleien mit einem Crypto-Virus. Die Folge: Alle Daten der Kanzleisoftware waren verschlüsselt und mit einer freundlichen Aufforderung zur Lösegeldzahlung versehen. Auch die Datensicherungen waren nicht wieder herstellbar. Was war geschehen?

Wenn eine Kanzlei nur über ein oder zwei Datenträger verfügt und täglich sichert, dann sind nach ein oder zwei Tagen die vorherigen Datenbestände überschrieben. Was eigentlich nicht schlimm wäre, ist im Fall eines Virenbefalls verheerend: Der Virus wird einfach mitgesichert. Daher sind mehrere Datenträger eben so wichtig wie die Versionierung des Backups: Es werden nur inkrementelle Datensicherungen vorgenommen, also die Änderungen zur vorherigen Sicherung. Im Recovery-Fall kann auf eine vorhergehende Datensicherung zurückgegriffen werden – in diesem Falle die ohne Virus.

3. Keine Automatisierung

„Natürlich sichern wir unsere Daten. Das macht der Schmidt“. Und wenn der Urlaub hat? Krank ist? Wird der vertreten? Und was macht der, wenn Sie sich mal zerstreiten und im Unguten auseinander gehen? Unsere Erfahrung in der Praxis zeigt: In sehr vielen Fällen wird wochenlang keine Datensicherung durchgeführt. Daher sollte auf jeden Fall eine automatisierte Sicherung angelegt werden. Hierfür eignet sich besonders das Online-Backup, da auch das Wechseln von Bändern entfällt. Einmal richtig eingerichtet, schafft automatisiertes Online-Backup eine Grundsicherheit unabhängig von handelnden Personen.

4. Keine Überprüfung

Fehlende Datensicherungen über Wochen sind nur möglich, wenn es niemandem auffällt. Können Sie mir sagen, ob Ihre Datensicherung gestern tatsächlich erfolgreich durchgeführt wurde? Vermutlich nicht. Und es ist auch verständlich, dass Sie nicht jeden Tag etwas überprüfen, was doch vermutlich eh funktioniert. Aber es ist vielleicht die wichtigste Aufgabe in der Kanzlei-IT dafür zu sorgen, dass Ihre Daten gesichert werden. Mit einem kleinen Software-Tool können Sie automatisiert überprüfen, ob Ihre Sicherung erfolgreich war – jeden Tag, ohne Aufwand.

5. Unvollständige Datensicherung

Wann haben Sie das letzte Mal nachgesehen, was Sie eigentlich sichern? Datensicherungen werden häufig einmal angelegt und dann lange Zeit nicht mehr beachtet. Es läuft ja. Im Schadensfall stellt sich dann heraus: Da fehlen ja Daten! Wichtige Daten. Geänderter Speicherort, Software-Updates, es gibt viele Gründe, warum Dateien von einem auf den anderen Tag nicht mehr mitgesichert werden. Sehen Sie sich mindestens einmal im Monat an, was Sie sichern und prüfen Sie, ob das Backup vollständig ist. Am besten verbinden Sie das gleich mit dem nächsten Punkt.

6. Keine Rücksicherung

Die Existenz von Dateien ist schon mal ein Anfang. Aber lassen sich die Daten auch wirklich so wieder herstellen, wie Sie sie benötigen? Uns rief mal ein aufgeregter Anwalt an, der die Daten seiner Kanzleisoftware RA-MICRO auf neun DVDs gesichert hatte. Nachdem die Festplatte seines Notebooks defekt war, mussten das System nun wieder aufgesetzt werden.

Die Daten waren auch alle da, nur waren die Strukturen und Beziehungen der Daten zueinander nicht vorhanden. Es war schlicht unmöglich, diese Daten wieder in RA-MICRO zu importieren. Fragmente wie Mandantenstammdaten ließen sich zwar retten, aber das Backup war ansonsten wertlos. Prüfen Sie daher mindestens einmal im Halbjahr, ob sich ihre Daten auch wirklich wieder herstellen lassen. Am besten nehmen Sie einen Fachmann hinzu.

7. Keine Verschlüsselung

„One more thing“, hätte Steve Jobs gesagt: Und dabei geht es weniger um Datensicherheit als mehr um Datenschutz. Was machen Sie, wenn Ihre Datensicherung gestohlen wird? Die Schutzerfordernisse des §203 StGB, §43a BRAO und §2 BORA an Anwälte sind hoch – eine unverschlüsselte Datensicherung können Sie sich einfach nicht erlauben. Das gilt mindestens für Mandantendaten.

Einfach, günstig und schnell – und notwendig 

Datensicherung ist kein Hexenwerk. Gerade mit einem erfahrenen IT-Service an der Seite, der sich mit den Besonderheiten in Anwaltskanzleien bestens auskennt, können Sie eine professionelle Backup & Recovery – Lösung in Ihrer Kanzlei einsetzen und damit den wichtigsten Grundstein Ihrer IT-Sicherheit endlich sauber gestalten. Gerne unterstützen wir Sie dabei mit Rat und Tat.

IT-Service IT-Sicherheit Monitoring

Monitoring der Kanzlei-IT: Rauchmelder statt Feuerwehr-Großeinsatz

Monitoring alles okKanzleisoftware, Dateiserver, E-Mail: Wenn die IT still steht, dann ist das Arbeiten in der Kanzlei in der Regel unmöglich. Darüber hinaus lauern Haftungsrisiken bei der Nichtbeachtung berufsrechtlicher und datenschutzrechtlicher Anforderungen. Das grundlegende Problem ist jedoch: Selbst schwerwiegende Fehler in der IT, Schadsoftware oder drohende Systemausfälle sind zunächst unsichtbar. „Bei uns läuft alles“, hört man IT-Verantwortliche gerne sagen – bis der Notfall eintritt, der lange vorher hätte verhindert werden können.

 

Überprüfen Sie Ihr IT-System jeden Tag ausführlich?

Die tägliche und umfassende Beobachtung Ihrer Server und Arbeitsplatzrechner würde fast jedes IT-Problem lösen, bevor es entsteht. Allerdings wäre das auch ein Vollzeit-Job und wirtschaftlich nicht sinnvoll zu leisten. Selbst die Überprüfung der wichtigsten Fragen würde Sie den Vormittag kosten:

  • War die nächtliche Datensicherung wirklich erfolgreich?
  • Ist die Virendefinitionsdatei tagesaktuell?
  • Haben Prozessoren und Arbeitsspeicher unnatürliche Auslastungen aufgewiesen?
  • Ist die freie Kapazität der Festplatten ausreichend?
  • Gab es häufige erfolglose Anmeldeversuche?
  •  Gab es im Eventlog kritische Ereignisse?

 

Hinterher ist man immer schlauer…

Das Sicherheitskonzept vieler Kanzleien lautet: Wenn etwas passiert, dann rufe ich meinen IT-Dienstleister an – der soll sich darum kümmern. Dieses Vorgehen hat nur ein paar Konstruktionsfehler

  • Ihr Notfall passiert bestimmt genau dann, wenn kurzfristig kein Mitarbeiter verfügbar ist
  • Die Fehlersuche ist langwierig, da keine Informationen vorliegen
  • Ihr Unternehmen steht erst einmal still
  • Vermeidbare Probleme sind bereits eingetreten, zum Beispiel haben Sie bereits eine Sperrankündigung der Telekom erhalten oder Kriminelle haben Mandantendaten entwendet
  • Sie bemerken zu spät, dass beispielsweise wichtige Daten nicht gesichert wurden
  • Die Behebung des Fehlers kostet viel Geld

 

Wegschauen ist keine Lösung

IT-Infrastrukturen lassen sich mit bloßen Auge nicht sinnvoll beobachten. Allerdings ermöglicht IT-Monitoring-Software die einfache und automatisierte Überwachung der wichtigsten Parameter. „Was ich nicht sehe, das ist auch nicht da“, diese Ausrede gilt seit einigen Jahren nicht mehr. Auch in der Rechtsprechung wird zunehmend der Einsatz moderner IT-Sicherheits-Software als geeignet und erforderlich bewertet. So wie in einigen Gebäuden Rauchmelder vorgeschrieben sind, verhält es sich auch hier: Die Früherkennung der ersten Zeichen verhindert schwer wiegende Auswirkungen – ob das nun der Großbrand oder Ihr Datenverlust ist.

 

Behalten Sie Ihre IT im Blick

„Wir haben doch schon eine Sicherheitssoftware“ – Das ist ein guter Anfang. Und natürlich werben die Hersteller mit höchster Sicherheit für Ihre Kanzlei. Doch IT ist komplex und eine Sicherheit von 100% gibt es einfach nicht. Daher ist es neben der professionellen Datensicherung entscheidend, die kritischen Parameter der Kanzlei-IT im Blick zu behalten und das Verhalten der IT beobachten zu können. Außergewöhnliche Veränderungen geben häufig ausschlaggebende Hinweise auf kommend Probleme. Ein paar Beispiele aus der Praxis zeigen, wie Sie mit IT-Monitoring Fehler erkennen, bevor ein Schaden entsteht:

  • Bei einem Kanzlei-Server bemerken wir eine stark ansteigende Temperatur. Die Überprüfung zeigt, dass die Lüftung des Serverraums ausgefallen ist. Am Folgetag wäre der Server überhitzt und stark beschädigt worden
  • Bei der Neueinrichtung des IT-Monitorings in einer Kanzlei offenbart sich, dass die Sicherungsdaten der Kanzleisoftware seit sieben Monaten nicht durchgeführt wurde, obwohl die Datensicherung „eigentlich“ eingerichtet war
  • Eine Anwaltskanzlei hat auf einem Arbeitsplatz ungewünschten Besuch: Ein Trojaner ist unbemerkt geladen worden und sendet heimlich massenhaft Daten. Die Antivirus-Software hat den Schädling nicht erkannt, die Firewall schlägt nicht Alarm, weil der Spion einen freigegebenen Port verwendet. Wir bemerken das Problem durch ungewöhnliches Verhalten: Die CPU-Auslastung steigt und der ausgehende Datenverkehr nimmt rhythmisch zu. So kann das unbemerkte Sicherheitsproblem beseitigt werden.

 

Aber dann können Sie mich ja ausspionieren!

Einige wenige Messwerte reichen aus, um Ihre IT-Sicherheit stark zu erhöhen. Dabei können wir nicht in Ihre Dateien sehen. Sie übermitteln genau die Daten, die Sie senden möchten. Das sind anonyme Werte wie Festplattenkapazität, Temperatur und Ereignisse wie eine erfolgte Datensicherung. Auch hier orientieren wir uns am Rauchmelder: Der meldet nicht, dass Frau Meier gerade das Gulasch anbrennt – er meldet: „Hier ist Rauch“.

 

IT-Monitoring trägt bei sehr geringen Kosten stark zur Verbesserung Ihres IT-Systems bei. Gerne unterstützen wir Sie bei der Einrichtung und beim Betrieb. Sprechen Sie uns einfach an.

 

Essen Michgehl IT-Service Düsseldorf Kanzleisoftware

Moderner Fünfkampf zum Elektronischen Rechtsverkehr – ein Rückblick auf eine inspirierende Neueröffnung in Düsseldorf

I20140918_161828m Zuge des Elektronischen Rechtsverkehrs werden Anwaltskanzleien flächendeckend digitalisiert. Doch was bedeutet das konkret? Zur Neueröffnung unseres neuen Büros in der Nähe des Landgerichts Düsseldorf sind wir dieser Frage auf den Grund gegangen. Unsere Ausstellung, Podiumsdiskussion, Vortrag und moderner Fünfkampf hatten ein Ziel: Die digitale Kanzlei zum Anfassen. 61 Anmeldungen waren die erstaunlich positive Resonanz der Anwaltschaft.

 

RA-MICRO: Die digitale Kanzlei ist nicht aufzuhalten

20140919_111437Zum Auftakt des Tages begrüßte Franz-Josef Michgehl (Geschäftsführer der Michgehl & Partner GmbH) die Teilnehmer im prall gefüllten Seminarraum und kündigte gleich den ersten Vortrag an: Rechtsanwältin Andrea Brandenburg von der RA-MICRO Software GmbH & Co. KGaA referiert über die Einführung des Elektronischen Rechtsverkehrs und die digitale Kanzlei.

20140919_112124Die Schrittweise Einführung der elektronischen Kommunikation mit den Gerichten ist gesetzlich in einem mehrstufigen Prozess von 2016 bis 2022 vorgeschrieben. Die Umsetzung in der Kanzlei bedeutet einige Vorbereitungs-Arbeiten, aber auch deutliche Arbeitserleichterung und Kostenersparnis, insbesondere bei Porto, Büromaterial und Arbeitszeit. Sind die Aktenstrukturen einmal passend eingerichtet, lassen sich mit RA-MICRO Kanzleisoftware schnell und bequem digitale Workflows durchführen, Anlagen zu Akten und Schriftsätzen hinzufügen und Verfügungen erstellen. RAin Brandenburg zeigte überzeugend, wie einfach einige Schritte bereits heute in RA-MICRO durchführbar sind.

DSC_4267Die Reaktionen der Teilnehmer zeigten allerdings auch: Es herrscht Skepsis bei einigen Anwälten. Was mache ich mit Originaldokumenten? Wie kann ich mein IT-System sicher gestalten? Gut, dass wir noch eine Podiumsdiskussion zu genau diesen Fragen auf der Agenda hatten.

 

Handakte oder iPad?

DSC_4308Am Nachmittag moderierte Holger Esseling (Marketing Manager Michgehl & Partner GmbH) die Podiumsdiskussion „(Wann) Verschwindet die Handakte?“. Die beiden Diskutanten RA Oliver Braun und RA Horst Leis diskutierten gemeinsam mit dem engagierten Publikum die Zukunft der Aktenbearbeitung.

RA Braun stellte die gängige Praxis in vielen Kanzleien vor, die auch in der Kanzlei Preuß und Partner eingesetzt wird: Posteingänge werden zwar eingescannt, es wird aber grundsätzlich mit einer physischen Handakte gearbeitet. RA Leis stellte die Strukturen in der Großkanzlei SNP Schlawien Partnerschaft mit 70 Anwälten bundesweit vor: Es wird alles eingescannt, mit digitalen Akten gearbeitet, im eigenen Rechenzentrum verarbeitet und 90% der Dokumente werden vernichtet oder den Mandanten zurück gegeben.

Einig waren sich Diskutanten und Zuhörer: Wir werden in ein paar Jahren alle unsere Posteingänge einscannen und weitestgehend digital arbeiten. Zusätzlich wird es noch lange eine Handakte geben, in der beweispflichtige Originaldokumente zur Vorlage bei Gericht liegen und in der Notizen gemacht werden. Auch werden längere Schriftsätze noch auf absehbare Zeit mit Stift und Papier gelesen und kommentiert.

Beim Aufbau der Kanzlei-Infrastruktur wird es zwei Bauarten geben: Eine lokale Client-Server-Struktur, bei der auch der Zentralrechner in der Kanzlei steht oder eine Auslagerung des Servers und einiger Anwendungen in Rechenzentren. Dabei sind jedoch einige technische und rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten. Für die meisten kleinen und mittelgroßen Kanzleien bedeutet das: Holen Sie sich Unterstützung von einem professionellen IT-Dienstleister mit Erfahrung und Expertise in Anwaltskanzleien.

 

Fünfkampf: Die Disziplinen zum elektronischen Rechtsverkehr.

Neben den Vorträgen und Diskussionen des Tages war es uns ein großes Anliegen, die Kanzlei der Zukunft erlebbar zu machen – zum Anfassen, zum Ausprobieren. Zu diesem Zweck haben wir die wichtigsten Anforderungen an die digitale Kanzlei in fünf Disziplinen verpackt. In unserer Ausstellung konnten die Teilnehmer dann spielerisch die fünf Elemente erkunden:

20140919_083317Digitaliseren: Irgendwie müssen die Schriftstücke in die Akte kommen. Dazu gibt es verschiedene Wege des Scannens und Zuordnens.

20140919_083701Diktieren: Auch das Diktat spielt eine große Rolle in der digitalen Kanzlei. Fehlerfreie Spracherkennung und Workflows vereinfachen die Arbeit dramatsich.

DSC_4247Kommunizieren: Das Leben und Arbeiten des digitalen Anwalts wird mobiler. Daher sollte auch die gesamte Telefonanlage von unterwegs konfigurierbar sein. So sind Handy-Anrufe mit der Büronummer möglich und Weiterleitungen schnell eingerichtet.

DSC_4171Organisieren: Die Verwaltung der digitalen Akten spart Zeit und Nerven – alles ist vollständig zu jeder Zeit an jedem Ort verfügbar. Dafür müssen allerdings die Voraussetzungen geschaffen werden, zum Beispiel Aktenstrukturen und Verfügungsvorlagen.

SicherheitskonzeptSchützen: Die Bedeutung der IT-Infrastruktur steigt immens – und damit auch ihr Schutzbedarf. Anti-Virus-Software reicht dafür nicht aus. Professioneller IT-Service, Monitoring, Patch Management und Mail Protection sind nur einige Elemente eines IT-Sicherheitskonzepts, um das Herzstück der digitalen Kanzlei zuverlässig zu schützen.

 

20140919_155524Der Gewinner des modernen Fünfkampfs zum Elektronischen Rechtsverkehr konnte mit 47 von 50 möglichen Punkten zeigen, dass die Systeme der digitalen Kanzlei schon heute reibungslos funktionieren. Der „Digitale Anwalt 2014“ ist: Rechtsanwalt Werner Reinhardt (Rechtsanwälte Reinhardt und Kniffka in Hagen, Fachanwaltskanzlei mit Schwerpunkt Immobilienrecht, Medizinrecht, Familienrecht, Strafrecht). Wir gratulieren dem Sieger von Herzen!

 

Fazit: Die digitale Kanzlei kommt – stellen Sie jetzt die Weichen

DSC_4369Neben vielen tollen Gesprächen mit interessierten und engagierten Anwälten bleibt vor allem eines hängen: Die flächendeckende Digitalisierung der Anwaltskanzleien ist nicht aufzuhalten. Noch ist kein großer Veränderungsdruck spürbar, aber es sind einige Vorbereitungen zu treffen: Welche Lösungen möchten Sie einsetzen für Scan, Diktat, Telefonie, Aktenverwaltung, IT-Sicherheit und Service? Beginnen Sie jetzt, damit Sie in einigen Monaten nicht überrollt werden von den Umwälzungen, die zwangsläufig auf Kanzleien zukommen.

SektDie Teilnehmer des Fünfkampfs zum Elektronischen Rechtsverkehr haben begonnen, sich zu informieren, zu diskutieren und auszuprobieren. Wir danken allen Beteiligten für eine wunderschöne und inspirierende Veranstaltung.  

Update

MICROSOFT Patchday September 2014: Insbesondere Nutzer des Internet Explorer sollten umgehend Updates installieren

UpdateAm Microsoft Patchday September 2014 wurden vier Sicherheitsupdates veröffentlich, die insgesamt 42 Sicherheitslücken schließen. Der Fokus liegt auf einem großen Update für den Internet Explorer, das 37 Schwachstellen beseitigt und vom Hersteller als kritisch eingestuft wird. Regelmäßige Nutzer des Internet Explorers sollten umgehend das Update installieren. Weitere drei Updates werden in der sicherheitsrelevanten Bedeutung als „hoch“ eingestuft und betreffen das .NET Framework, Lync Server und Windows 8 / Server 2012.

 

Update Internet Explorer verhindert die Übernahme Ihres Computers aus der Ferne

Das kumulative Update MS 14-052 schließt insgesamt 37 Sicherheitslücken. Einige der Schwachstellen ermöglichen Remotecode-Ausführung, also die Übernahme der Kontrolle über Ihren Rechner aus der Ferne. Dies geschieht in der Regel über eine manipulierte Webseite. Ein Besuch der Webseite reicht aus, damit sich Angreifer umfassende Rechte für Ihr IT-System aneignen können (Drive-by-Download).

 

.NET Framework: Angreifer können Ihr System lahmlegen

Die Sicherheitslücke im .NET Framework betrifft fast alle Windows Betriebssysteme für Server und Desktop. Kriminelle können massenhaft Anfragen senden, bis Ihr System überlastet ist (Denial of Service).

 

Angreifer können sich Administrator-Rechte freischalten

Ein weiteres Update schließt eine Sicherheitslücke bei Windows 8.x, RT und Server 2012 sowie Server 2012 RT. Die sicherheitsrelevante Bedeutung wird als „hoch“ eingestuft, da Angreifer sich unter Umständen erweiterte Rechte freischalten können. Laut Microsoft sind dafür allerdings Zugangsdaten und lokaler Zugriff nötig, ein Remote-Zugriff sei nicht möglich.

 

Microsoft Lync Server können mit Anfragen überschwemmt werden

Auch das Update für Microsoft Lync Server 2010 und 2013 wird als „hoch“ eingestuft. Es behebt drei Sicherheitslücken im Kommunikationssystem. Eine davon ermöglicht eine Überforderung und Stilllegung des Systems durch das Senden von Anfragen (Denial of Service)

 

Elf nicht sicherheitsrelevante Patches und neues Malware-Tool

Über die vier sicherheitsrelevanten Updates hinaus veröffentlich Microsoft elf weitere Patches. Wie immer am Microsoft Patchday wird auch die aktualisierte Version des „Windows-Tool zum Entfernen bösartiger Software“ veröffentlicht, das bekannte Schadsoftware identifiziert und löscht.

 

Professioneller IT-Service sorgt für IT-Sicherheit

Unser Tipp: Halten Sie Ihr Betriebssystem und Ihre Software stets aktuell und sorgen Sie mit einem professionellen Monitoring und automatischen Patch Management für IT-Sicherheit in Ihrer Kanzlei. Gerne unterstützen wir Sie dabei. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.

 

 

Mahnung

Schadsoftware in gefälschter Facebook-Mahnung

MahnungMittlerweile ist es zum Allgemeinwissen geworden: E-Mails und deren Anhänge sind mit besonderer Vorsicht zu genießen und nur zu öffnen, wenn der Absender bekannt und vertrauenswürdig ist. Trotzdem sind E-Mails nach wie vor das wesentliche Einfallstor für Schadsoftware, Viren und Trojaner in Unternehmen.

Bekannte Elemente und Flüchtigkeit

Der Grund: Betrügerische Mails werden immer ausgefeilter und beinhalten bekannte Elemente – so wie im vorliegenden Fall: „Rechtsanwalt Wein Leo“ fordert zur Begleichung offener Forderungen auf, angeblich im Auftrag der (nicht existierenden) „Facebook GmbH“. Im hektischen Alltag bei vollem Posteingang wird die Mail dann einfach kurz geöffnet: Die Abbuchung sei mangels Kontodeckung fehlgeschlagen und nun drohten weitere rechtliche Schritte. Details soll der Leser im Anhang finden – zusammen mit einer Schadsoftware, die sich unbemerkt auf dem Rechner installiert und von dort aus Daten ausspähen und die Kontrolle über den Computer übernehmen kann. Über die Folgen wie Sperrung des Breitbandanschlusses oder Verschlüsselung und Erpressung haben wir jüngst aus der Praxis berichtet.

Mit Aufmerksamkeit einfach zu erkennen

Dabei sind die meisten schadhaften Mails noch immer einfach zu erkennen, wenn der Empfänger über etwas Gespür und vor allem über die nötige Achtsamkeit verfügt. Folgende Fehler sollten dem aufmerksamen Leser eigentlich auffallen und die Mail direkt in den Papierkorb befördern:

- Absender ist eine wenig seriöse Adresse (@alice.de)

- Der Absender stimmt nicht mit dem Unterzeichner der Mail überein

- Es wird eine Abbuchungsnummer genannt statt Kundennummer oder Auftragsnummer – das ist mindestens unüblich

- Die Facebook GmbH existiert nicht

- Das Schreiben beinhaltet mehrere Fehler, allerdings nicht so auffällig, dass man sie beim Überfliegen direkt entdeckt

- Wichtige Angaben zur Forderung werden in der Mail nicht genannt und stattdessen auf den Anhang verwiesen

Schulung und MailProtection

Der ungeübte und nicht sensibilisierte Leser könnte diese Mail als gefährlich einstufen – unter Zeitdruck und bei oberflächlichem Abarbeiten des Mailverkehrs kann es allerdings passieren, dass eine solche Mail samt Anhang geöffnet wird – und es passiert täglich. Zwei Wege schützen effektiv vor solchen Schäden:

- MailProtection Software: Hierbei werden alle Mails vor der Zustellung über eine Rechenzentrum umgeleitet. Dort wird mit mehreren Virenscannern und Spam-Ebenen die Unbedenklichkeit intensiv geprüft. Schadhafte Mails landen gar nicht erst in Ihrem Mailpostfach

- Schulung: Nur wer regelmäßig über die Gefahren aufgeklärt wird, wer ab und zu ganz praktisch sieht, wie eine infizierte Mail aussieht und welchen Schaden sie anrichtet, der ist in der Lage, ein „komisches Gefühl“ bei einer Mail zu bekommen und diesem auch zu folgen.

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter und sorgen Sie für professionellen Mail-Schutz. Ihre Mitarbeiter und Kollegen werden es Ihnen danken. Gerne unterstützen wir Sie bei der Umsetzung.

Update

MICROSOFT Patchday August: Ersatz für zurückgezogenes Sicherheitsupdate

UpdateAm Patchday im August 2014 hat Microsoft vier fehlerhafte Windows-Updates veröffentlicht und kurz darauf zurückgezogen, da sie erhebliche Mängel aufwiesen und teilweise zu Systemabstürzen führten. Die zurückgezogenen Updates sollten umgehend deinstalliert werden, auch wenn bisher keine Probleme aufgetreten sind.

 

Als Ersatz für eines der fehlerhaften Updates,  KB2982791, stellt Microsoft nun das Sicherheitsupdate KB2993651 zur Verfügung.  Dieses sollte schnellstmöglich über die Windows Update Funktion installiert oder alternativ auf der Microsoft Webseite heruntergeladen werden.

 

Der neue Patch schließt mehrere Sicherheitslücken, die es Schadprogrammen ermöglichen, sich höhere Rechte zu verschaffen und weitere Viren wie Trojaner zu installieren.

 

Eine Anleitung zur Deinstallation der Updates finden Sie in den technischen Warnungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik: https://www.buerger-cert.de/archive?type=widtechnicalwarning&nr=TW-T14-0081