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Schadensersatzansprüche nach Versand von Schriftsätzen per E-Mail?

bea iconWenn Sie diesen Betreff mit großem Unbehagen gelesen haben, trügt Sie Ihr Bauchgefühl nicht. Zahlreiche Rechtsanwälte stellen sich genau wie Sie die Frage, wie groß das Risiko unverschlüsselter E-Mails im Alltag eines Rechtsanwaltes ist.

RA-MICRO hat für Sie einen Blick auf die Rechtslage geworfen und nach einem praktikablen Lösungsansatz gesucht. Unser Fazit:

Das rechtliche Risiko für Sie ist enorm. Zahlreiche Publikationen beschäftigen sich vor dem Hintergrund des § 43a BRAO sowie des § 203 StGB mit der Problematik unverschlüsselter anwaltlicher E-Mails und können keine Entwarnung geben. Mit unverschlüsselten E-Mails gefährden Sie grundsätzlich die Vertraulichkeit der Kommunikation. Eine Gefährdung der Verschwiegenheitspflicht geht einher.1

Wenn auf diesem Wege Mandantengeheimnisse in die falschen Hände geraten, können Sie rechtlich vielleicht noch mit „leichter Fahrlässigkeit“ argumentieren – die Rufschädigung sowie zeit- und kostspielige Konsequenzen kommen trotzdem auf Sie zu.

RA-MICRO hat für Sie eine Lösung dieses Problems gefunden: die Kommunikationsplattform WebAkte der e.Consult AG für den Austausch vertraulicher Daten und Nachrichten im Kanzleialltag.

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Das Sicherheitskonzept der WebAkte ist sowohl technisch als auch rechtlich umfassend geregelt:

–       SSL-Verschlüsselung

–       Symantec Zertifikat

–       Rechenzentrum der DATEV

–       Serverstandort Deutschland

–       Softwaresicherheit zertifiziert durch TÜV Süd gem. DIN ISO/IEC 25051:2006 (Funktionalität) sowie PPP 13011:2008 (Datensicherheit)

–       Auftragsdatenvereinbarung gem. § 11 BDSG

Mit WebAkte haben Sie das gute Gefühl, dass Ihre digitale Kommunikation mit einer sicherheitszertifizierten Software gefahrlos funktioniert.

Wie viele Ihrer Kollegen werden Sie zudem den Online-Aktenschrank schnell zu schätzen wissen. Denn in WebAkte können Sie Ihre Fallakten sicher ablegen und  jederzeit online einsehen. Den perfekt sortierten Online-Aktenschrank mit Benachrichtigungsfunktion werden auch Ihre Mandanten lieben, da von Ihnen freigegebene Dokumente eine zeitnahe Sachstandseinsicht ermöglichen.

Das Beste: Sie bedienen WebAkte einfach und bequem per Mausklick aus Ihrer E-Akte in RA-MICRO heraus.

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PS: Durch eine Gesetzesänderung zum 1.Juli 2015 wurde der § 2 BORA neugefasst. Der Weg für WebAkte ist nun auch ohne explizite Einwilligung Ihrer Mandantschaft frei.

1 Henssler/Prütting-Henssler, BRAO, 3. Aufl., § 43a Rdnr. 68.

 

 

 

 

Windows 10 in der Anwaltskanzlei: Soll ich oder soll ich nicht?

UpdateAm 29. Juli ist es so weit: Das Upgrade auf Windows 10 ist von den aktuellen Betriebssystemen aus möglich und in der Regel sogar kostenlos. Das klingt verlockend, doch sollten Anwaltskanzleien jetzt umsteigen, lieber noch warten oder ganz auf den Wechsel verzichten? Wir fassen die wichtigsten Neuerungen zusammen und geben Ihnen eine Empfehlung zum Umgang mit Windows 10.

Das Beste der beiden Vorgänger vereint

Windows 10 wird von der Oberfläche her keine Revolution, sondern eher eine sinnvolle Zusammenführung der guten Lösungen seiner Vorgänger. Die Kacheln und Apps von Windows 8 werden mit dem bewährten Startmenü von Windows 7 kombiniert. Zusätzlich lassen sich mehrere Desktops anlegen, um einen besseren Überblick zu erhalten und eigene Oberflächen je nach Anwendungsbereich zu bauen. Windows-Nutzer werden sich in der neuen Menüführung schnell orientieren können und aus unserer Sicht die beste aller bisherigen Lösungen vorfinden.

IT-Sicherheit im Fokus

Schadsoftware und Cyber-Angriffe, Systemausfälle und Datenverlust sind (leider) ein Megatrend. Das geht auch an MICROSOFT nicht unbemerkt vorbei. Windows 10 wird zwar mit Sicherheit nicht sicher sein, doch einige Faktoren sprechen für das sicherste MICROSOFT-Betriebssystem aller Zeiten. So wird nur noch auf einem Entwicklungskern gearbeitet, für den schneller einheitliche Updates erstellt werden können. Unternehmen können dabei die Update-Intervalle individueller steuern – Privatkunden ohne Pro-Variante hingegen bekommen das Zwangsupdate. Mit Mehr-Faktor-Authentifizierung und neuen Verschlüsselungslösungen will MICROSOFT weiter die Sicherheit erhöhen.

Neue Funktionen von Windows 10

Das neue Windows ist also schicker und sicherer. Kann es auch mehr als seine Vorgänger? Eindeutig ja: mit Cortana erhält die Sprachsteuerung Einzug in den Desktop-PC, was insbesondere für diktierfreudige Anwälte ein großer Vorzug werden könnte. Der neue Browser Edge löst endlich den Internet Explorer ab und verspricht eine deutliche Geschwindigkeitssteigerung. Continuum macht das Smartphone zum vollwertigen Arbeitsplatz, indem Tastatur, Maus und Bildschirm angeschlossen werden – das gilt allerdings nur für einige zukünftige Modelle.

Wo ist der Haken?

Ein neues und kostenloses Betriebssystem! Was sollte es für einen Grund geben, nicht sofort umzusteigen? Es gibt einige Gründe, die wir an dieser Stelle kurz auflisten und damit unsere Empfehlung für die Aktualisierung auf Windows 10 abgeben:

  • Windows 10 ist gerätebezogen. Sie können die Lizenz nicht auf einen neuen Rechner übertragen, sondern benötigen eine neue. Bedenken Sie das beim Update.
  • Einige Funktionen fehlen, zum Beispiel der Windows Media Player. Diese Funktionen lassen sich jedoch als App nachinstallieren – teils kostenlos, teils kostenpflichtig.
  • Es handelt sich um ein neues Betriebssystem und dann noch häufig um einen Wechsel von 32 Bit auf 64 Bit, das ist nicht einfach nebenbei zu machen: Sie können nicht davon ausgehen, dass alle Anwendungen und Treiber im Anschluss reibungslos laufen. Der erste gute Grund, um zu warten
  • Viele Softwarehersteller haben noch keine Freigabe für Windows 10 gegeben. Stellen Sie sich vor, Sie aktualisieren Ihr Betriebssystem und Ihre Kanzleisoftware läuft nicht mehr. Sie rufen den Hersteller an und der wird Sie darauf verweisen, dass Ihr Betriebssystem nicht unterstützt wird. Warten Sie auf die Freigabe durch die Hersteller wichtiger Software.
  • Wann auch immer Sie aktualisieren: Führen Sie vorher eine Datensicherung durch. Das ist der einzige Weg, um Datenverlust zuverlässig zu vermeiden und im Zweifel zum alten Betriebssystem zurückzukehren.
  • Probieren Sie Windows 10 gerne aus, aber machen Sie das nicht auf einem Kanzleirechner. Nutzen Sie einen privaten PC, auf dem sich keine wichtigen Daten und Anwendungen befinden und experimentieren Sie mit dem neuen Betriebssystem.

Professionelle Unterstützung beim Umstieg auf Windows 10

Unsere Grundempfehlung lautet also zusammengefasst: Warten Sie mit dem Umstieg auf Windows 10 mindestens bis zum Jahresende. So können Sie in Ruhe beobachten, welche Kinderkrankheiten bestehen und warten, bis sie behoben sind. Wir empfehlen zudem, einen externen IT-Dienstleister für die Aktualisierung hinzuzuziehen. Mit der Einführung von Windows 10 ändert sich viel: Verschlüsselungsverfahren, Datensicherungsparameter, Sicherheitseinstellungen und Nutzungsmöglichkeiten. Gerne stehen wir Ihnen mit 30 Jahren Erfahrung in der Kanzlei-IT unterstützend zur Seite. Sprechen Sie uns gerne an.

 

Bis zum 30.08.2015: Sichern Sie sich 2 Freikarten für das Michgehl & Partner Anwaltsforum 2015 mit einer formlosen Mail an info@michgehl.de 

  • Austausch von Anwalt zu Anwalt
  • Kanzleiorganisation, Strategie und Akquise
  • Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer – Keynote von Prof. Dr. Peter Knief
  • viele weitere Vorträge und Workshops von Anwälten
  • gemeinsamer Ausklang bei Barbecue und Cocktails
Icon Checkliste

Mitarbeiter-Informationen zur IT-Sicherheit für Anwaltskanzleien

Icon ChecklisteTäglich lesen wir von neuen Schäden durch Viren und Trojaner. Systemausfälle und Datenverlust sind die Folge auch in vielen Anwaltskanzleien. Neben der technischen Absicherung sind Wissen und Verhalten der Mitarbeiter wesentliche Faktoren der IT-Sicherheit. Die folgenden Informationen sollen dazu beitragen, Schadsoftware von Ihrer Kanzlei fernzuhalten und Schäden durch digitale Angriffe erfolgreich abzuwehren.    

Gefahren-Beispiele aus der Praxis

  • Der Virus Cryptowall verschlüsselt alle RA-MICRO Daten und fordert Lösegeld
  • Die Telekom sperrt den Internetanschluss, weil die Kanzlei Teil eines Botnets ist
  • Kriminelle Angreifer leiten Überweisungen einer Kanzlei auf ein eigenes Konto um

Wie kommen Viren und Trojaner in unser System?

In der Regel gelangt Schadsoftware auf zwei Wegen in die Anwaltskanzlei: Über eine E-Mail oder über eine manipulierte Webseite. Bei der E-Mail liegt der Virus meist direkt im Anhang und tarnt sich als Rechnung oder Mahnung. Bei der Öffnung startet die Installation. Manipulierte Webseiten hingegen starten einen versteckten Download schon beim Besuch der Seite. Die Infektion mit einem Virus findet in der Regel unbemerkt statt. Viele Viren nutzen dabei Sicherheitslücken in Windows und verbreiteten Anwendungen Java oder Ihrem Internet-Browser.

Umgang mit E-Mails und Anhängen

  • Öffnen Sie nur E-Mails von Absendern, die Sie kennen
  • Löschen Sie unerwünschte E-Mails direkt, ohne sie zu öffnen
  • Klicken Sie keinesfalls Links in unerwünschten E-Mails, geben Sie die Adresse der Internetseite per Hand in den Browser ein
  • Laden Sie keinesfalls unbekannte Anhänge herunter

Umgang mit Webseiten

  • Besuchen Sie nur bekannte Webseiten
  • Wenn Sie eine Anwendung herunterladen, stellen Sie sicher, dass Sie wirklich auf der Seite des Anbieters sind. Häufig stehen bei Google gefälschte Seiten sehr weit oben, die nebenbei Schadsoftware installieren
  • Meiden Sie unseriöse Seiten, insb. Online-Gewinnspiele, Erotikseiten, Werbung für Finanzdienstleistungen etc.

Umgang mit Updates

Die Frage nach Sicherheitsupdates ist lästig. Aber: Führen Sie sie umgehend durch, wenn Sie danach gefragt werden. Updates schließen bekannte Sicherheitslücken, die eine Einladung an Viren und Trojaner sind. Das gilt nicht nur für Windows: Alle Anwendungen müssen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Eine automatisierte Patch Management Software kann Ihnen die Arbeit abnehmen.

Vorsichtsmaßnahmen bei der täglichen Arbeit

Trennen Sie Privates und Berufliches strikt voneinander. Verwenden Sie den beruflichen Computer ausschließlich beruflich.

Umgang mit Passwörtern

  • Das häufigste Passwort weltweit ist immer noch “password”
  • Aktualisieren Sie Ihr Passwort mindestens monatlich, insbesondere in wichtigen Systemen (E-Mail, Kanzleisoftware, Online-Banking, Facebook)
  • Nutzen Sie möglichst lange Passwörter mit Groß-Kleinschreibung, Zahlen und Sonderzeichen
  • Verwenden Sie eine eigene Passwortregel, z.B. für den Facebook-Account (FB) von Michael (Mi) Meier (Mei), geboren 1980 (80): Mi80Mei&FB

Datensicherung

Eine der wichtigsten Maßnahmen der IT-Sicherheit ist die Datensicherung. Egal was passiert: Selbst wenn Ihr Rechner einen Tag ausfällt, mit einer guten Datensicherung sind Sie schnell und ohne Datenverlust wieder einsatzfähig. Daher kümmern Sie sich selbst um die Sicherung Ihres Rechners:

  • Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig automatisch
  • Erstellen Sie mehrere Versionen bzw. Generationen der Sicherung
  • Nutzen Sie mehrere Orte und verschlüsseln Sie die Daten
  • Simulieren Sie den Notfall und versuchen Sie mindestens halbjährlich, die Daten wirklich zu rekonstruieren
  • Zur schnellen Wiederherstellung sichern Sie am besten ein Image, also ein Abbild Ihres gesamten Rechners

Was tun nach einer Vireninfektion?

  • Rechner sofort vom Netz trennen
  • IT-Verantwortlichen oder Dienstleister kontaktieren
  • Virenentfernung oder Neuinstallation
  • Datenrekonstruktion oder Datenrettung

Wir wünschen Ihnen eine sorgenfreie Zeit!

Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. Es ist unsere Mission, Ihnen das Arbeiten so komfortabel und sicher wie möglich zu machen. Die Mitarbeiterinformationen zur IT-Sicherheit helfen Ihnen hoffentlich dabei. Im Notfall kontaktieren Sie uns gerne direkt.

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Warum eigentlich keine FritzBox in der Anwaltskanzlei?

Fritzbox, Speedport, Lancom, Router, Privatkunden, Geschäftskunden, Unternehmen, Kanzleien, Anwaltskanzleien, IT-Sicherheit, IT-Service, RA-MICRO KanzleisoftwareIn Anwaltskanzleien stoßen wir immer wieder auf Privatkunden-Router wie FritzBox oder Speedport. Für den technischen Laien ist es dann häufig schwer nachvollziehbar, warum dieses Gerät gegen einen professionellen Router ausgetauscht werden soll – „Es läuft doch alles“. Wir erklären in einfachen Worten, warum Privatkunden-Router in einer Kanzlei nichts verloren haben.

RA-MICRO warnt vor Privatkunden-Routern

Auch im aktuellen Anwenderrundschreiben 2015 warnt RA-MICRO ausdrücklich vor Sicherheitslücken  in der Anwaltskanzlei. Hierbei wird dem Router als zentralem Element der IT-Sicherheit besondere Aufmerksamkeit geschenkt. Die Empfehlung lautet: Verwenden Sie einen professionellen Router von LANCOM. Genau so sehen wir das auch. Um zwar aus folgenden Gründen.

FritzBox zu Hause, LANCOM in der Kanzlei 

  • FritzBox und Speedport sind Privatkunden-Geräte
  • Sie sind allein aufgrund ihrer Verbreitung häufiges Ziel von Cyber-Attacken. So wurden in 2014 tausende FritzBoxen und Speedports gehackt, um damit teuere Anrufe (Voice over IP) zu tätigen. Die Firmware-Updates wurden von vielen Privatkunden und Unternehmen nicht eingespielt und die Sicherheitslücke besteht zu großen Teilen noch heute.
  • Privatkunden-Geräte bieten viele offene Schnittstellen, zum Beispiel für Universal Plug & Play, um Multimedia-Geräte zu verbinden. Diese stellen Sicherheitslücken dar.
  • FritzBox und Speedport verfügen über eine rudimentäre Firewall, die nur Pakete überprüft. Die meisten Attacken der letzten Jahre kommen allerdings über http-Pakete, die in diesem Verfahren nicht erkannt werden. LANCOM-Router unterstützen eine sogenannte UTM-Firewall, die auch Inhalte der Pakete liest und analysiert. So können viele Angriffe abgewehrt werden.
  • Ein wesentlicher Punkt für einen professionellen Router liegt in der Protokollierung. Ein- und ausgehende Datenströme werden registriert und gespeichert. Gerade im Schadensfall ist es sehr wichtig, diese Daten nachvollziehen zu können, um eine schnelle Lösung zu finden.
  • Das Monitoring über SNMP ist ein weiterer wichtiger Grund für einen professionellen Router. Nur so kann überwacht und sichergestellt werden, dass der Router seine Aufgabe auch wirklich durchgehend wahrnimmt.
  • Professionelle Router sind in der Lage, mehrere WLAN Netze zu erstellen, zum Beispiel Gäste-WLAN oder Netzwerke für unterschiedlich sensible Daten.
  • Sichere und verschlüsselte VPN-Verbindungen lassen sich nur mit professionellen Routern erstellen. Das sichere Protokoll IPsec, das sich als Standard im Anwaltswesen etabliert hat, wird von Speedports beispielsweise nicht unterstützt.
  • Darüber hinaus verfügen einige LANCOM-Router über ein LTE-Backup: Selbst beim Ausfall der Internetverbindung können Sie reibungslos über das Funknetz weiterarbeiten.
  • Nicht zuletzt wird ein wirkungsvoller Content Filter nur auf professionellen Geräten zu finden sein. Dadurch verhindern Sie den Besuch manipulierter Webseiten und können die Zugriffsberechtigungen auf Seiten dezidiert steuern.

FritzBox und Speedport gehören nicht in die Kanzlei

Ein professioneller Router ist eine der Grundvoraussetzungen für eine sichere Verbindung zum Internet und die Absicherung des internen Netzwerks. Privatkunden-Router sind ungeeignet für Anwaltskanzleien – auch und gerade aufgrund der besonderen Verschwiegenheitspflicht und den besonderen Sorgfaltspflichten des Anwalts in Anlehnung an § 43a BRAO, § 2 Abs.2 BORA, § 203 StGB, analog §§ 5, 9 BDSG. Nehmen Sie gerne Kontakt auf, um Ihr aktuelles Gefährdungspotential und mögliche Lösungen zu identifizieren.

 

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IT-Panne des Monats Januar 2015: Anwalt mit 10 DVDs Datenmüll

IT-Service Münster, IT-Service Düsseldorf, IT-Service München, Datensicherung, IT-Sicherheit, Kanzleisoftware, Anwalt, Software, Die erste IT-Panne im Dezember hat offenbar so viele Menschen zum Schmunzeln, Lachen und Nachdenken angeregt, dass wir eine monatliche Serie daraus machen. Denn: IT-Pannen passieren täglich. Sie sind in den meisten Fällen alles andere als lustig, aber wenn es schon mal geschehen ist, dann hilft dem Betroffenen professioneller IT-Service und alle anderen schaden niemanden, wenn sie herzlich darüber lachen. Fühlen Sie sich also monatlich eingeladen, schamlos in die IT- und Seelenwelt von Anwälten zu blicken, denen gerade die Grundlage ihrer Kanzlei entzogen wurde: ihre Daten. Weiterlesen

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Frohes neues Jahr: Was kommt in 2015 auf Anwaltskanzleien zu?

ra-micro, Server 2003 support, it-service, it-sicherheit, anwalt, kanzlei, softwareEs ist soweit: 2015. Für die meisten Menschen beginnt nun das neue Arbeitsjahr mit einem Ausblick auf die nächsten zwölf Monate. Was möchten Sie erreichen? Welche Maßnahmen gilt es zu planen? Insbesondere für Anwaltskanzleien stellt sich auch die Frage: Wie bereiten Sie sich auf die Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs am 1.1.2016 und die wesentlichen Änderungen bei MICROSOFT in 2015 vor? Wir möchten Sie bei diesen Fragen bestmöglich unterstützen. Weiterlesen

Die 1-2-3-Regel für Anwälte: 1 Anwalt – 2 Rechner – 3 Zugänge

Gebäude MichgehlWir stellen in der Praxis fest, dass die meisten erfolgreichen Angriffe von Viren und Trojanern über den Computer des Anwalts erfolgen. Ob per Mail oder von einer manipulierten Webseite: Anwaltsrechner sind aus mehreren Gründen eine größere Sicherheitslücke als die PCs ihrer Mitarbeiter. Weiterlesen

Karriere bei Michgehl & Partner: Fachinformatiker und Rechtsanwalt gesucht

 Als einer der stärksten RA-MICRO Vertriebspartner garantieren wir Ihnen seit 20 Jahren kompetenten Service und Erfahrung bei der Integration Ihrer Anwalts-Kanzleisoftware.  An unseren Standorten Nordwalde/Münster, Düsseldorf und München bieten wir Ihnen darüber hinaus IT-Service, IT-Sicherheit und IT-Dienstleistungen an folgenden Standorten: Bielefeld, Bochum, Dortmund, Düsseldorf,  Essen, Gelsenkirchen, Hamm, Kamen, Köln, Krefeld, Leverkusen, München, Münster, Osnabrück, Recklinghausen, Solingen, Unna, Wuppertal, und Umgebung Michgehl, ra-micro, Seminare, IT-Service, anschalten & anwalten, Kanzlei-Shop, IT-Sicherheit, IT-Dienstleistungen, IT-Security, IT-Service Düsseldorf, IT-Service München, IT-Service Münster, IT-Service Essen, IT-Service Bochum, IT-Service Dortmund, IT-Service Hamm, IT-Service Bielefeld, IT-Service Osnabrück, Kanzleisoftware, Kanzleisoftware Düsseldorf, IT-Service Duisburg, Essen, Duisburg, Düsseldorf, Bochum, Dortmund, Osnabrück, Münster, München, Anwalt, Rechtsanwalt, Kanzlei, Anwaltskanzlei, Rechtsanwaltskanzlei, ramicro, Schulungen, Seminare, RA-Micro Schulungen, RA-Micro Seminare, Anwaltsprogramm, Bielefeld, Bochum, Dortmund, Düsseldorf,  Essen, Gelsenkirchen, Hamm, Kamen, Köln, Krefeld, Leverkusen, München, Münster, Osnabrück, Recklinghausen, Solingen, Unna, Wuppertal

Wir machen IT-Service und Kanzleisoftware für Anwälte – in Nordwalde/Münster, Düsseldorf und München – seit 1997. Mit über 20 Mitarbeitern sind wir einer der stärksten und erfahrensten Partner, wenn es um RA-MICRO Kanzleisoftware, IT-Infrastrukturen und IT-Sicherheit für Anwaltskanzleien geht. Um diese Postition weiter auszubauen, suchen wir Verstärkung.

Rechtsanwalt als Kanzleiberater gesucht

Schulungen und Beratung zu RA-MICRO Kanzleisoftware und Kanzleiorganisation gehören seit Jahren zu unseren Aufgaben. Gerade im Zuge der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs nimmt die Unterstützung der Anwaltschaft bei der Organisation ihrer Ausrichtung und Abläufe immer größere Bedeutung an. Um diesen Bereich auszubauen, suchen wir einen Rechtsanwalt (m/w), der bereits erste Erfahrung in Kanzleien sammeln konnte und idealerweise Spaß und Erfahrung an der Wissensvermittlung hat sowie Kenntnisse der Kanzleisoftware RA-MICRO vorweisen kann. Zur Stellenanzeige…

Fachinformatiker IT-Service als Teamleiter gesucht

Anwaltskanzleien haben besondere Anforderungen an IT-Infrastrukturen und IT-Sicherheit – das weiß kaum jemand so gut wie wir. Neben den üblichen Server-, Storage- und Netzwerk-Infrastrukturen müssen erhöhte Schutzbedürfnisse erfüllt werden, digitales Diktat, Print/Scan und digitale Kommunikation mit Gerichten und Mandanten eingerichtet werden. Um diese erhöhten Anforderungen bei unserer gehobenen Klientel umzusetzen, suchen wir einen Fachinformatiker, der sich in Unternehmens-Infrastrukturen auskennt und weder den persönlichen Kontakt noch technische Herausforderungen scheut. Zur Stellenanzeige…

Gesunder Menschenverstand und Freude an der Arbeit

Wen suchen wir? Neben den fachlichen Qualifikationen stehen an erster Stelle scheinbar selbstverständliche Erwartungen: Sie setzen Ihren gesunden Menschenverstand ein, haben wirklich Lust auf Ihre Aufgabe und daher Freude an der Arbeit. Dann sind Sie bei uns in bester Gesellschaft. Wir freuen uns auf Sie! Nehmen Sie gerne unverbindlich den ersten Kontakt auf, damit wir alles weitere besprechen können.

Moderner Fünfkampf zum Elektronischen Rechtsverkehr – ein Rückblick auf eine inspirierende Neueröffnung in Düsseldorf

I20140918_161828m Zuge des Elektronischen Rechtsverkehrs werden Anwaltskanzleien flächendeckend digitalisiert. Doch was bedeutet das konkret? Zur Neueröffnung unseres neuen Büros in der Nähe des Landgerichts Düsseldorf sind wir dieser Frage auf den Grund gegangen. Unsere Ausstellung, Podiumsdiskussion, Vortrag und moderner Fünfkampf hatten ein Ziel: Die digitale Kanzlei zum Anfassen. 61 Anmeldungen waren die erstaunlich positive Resonanz der Anwaltschaft.

 

RA-MICRO: Die digitale Kanzlei ist nicht aufzuhalten

20140919_111437Zum Auftakt des Tages begrüßte Franz-Josef Michgehl (Geschäftsführer der Michgehl & Partner GmbH) die Teilnehmer im prall gefüllten Seminarraum und kündigte gleich den ersten Vortrag an: Rechtsanwältin Andrea Brandenburg von der RA-MICRO Software GmbH & Co. KGaA referiert über die Einführung des Elektronischen Rechtsverkehrs und die digitale Kanzlei.

20140919_112124Die Schrittweise Einführung der elektronischen Kommunikation mit den Gerichten ist gesetzlich in einem mehrstufigen Prozess von 2016 bis 2022 vorgeschrieben. Die Umsetzung in der Kanzlei bedeutet einige Vorbereitungs-Arbeiten, aber auch deutliche Arbeitserleichterung und Kostenersparnis, insbesondere bei Porto, Büromaterial und Arbeitszeit. Sind die Aktenstrukturen einmal passend eingerichtet, lassen sich mit RA-MICRO Kanzleisoftware schnell und bequem digitale Workflows durchführen, Anlagen zu Akten und Schriftsätzen hinzufügen und Verfügungen erstellen. RAin Brandenburg zeigte überzeugend, wie einfach einige Schritte bereits heute in RA-MICRO durchführbar sind.

DSC_4267Die Reaktionen der Teilnehmer zeigten allerdings auch: Es herrscht Skepsis bei einigen Anwälten. Was mache ich mit Originaldokumenten? Wie kann ich mein IT-System sicher gestalten? Gut, dass wir noch eine Podiumsdiskussion zu genau diesen Fragen auf der Agenda hatten.

 

Handakte oder iPad?

DSC_4308Am Nachmittag moderierte Holger Esseling (Marketing Manager Michgehl & Partner GmbH) die Podiumsdiskussion „(Wann) Verschwindet die Handakte?“. Die beiden Diskutanten RA Oliver Braun und RA Horst Leis diskutierten gemeinsam mit dem engagierten Publikum die Zukunft der Aktenbearbeitung.

RA Braun stellte die gängige Praxis in vielen Kanzleien vor, die auch in der Kanzlei Preuß und Partner eingesetzt wird: Posteingänge werden zwar eingescannt, es wird aber grundsätzlich mit einer physischen Handakte gearbeitet. RA Leis stellte die Strukturen in der Großkanzlei SNP Schlawien Partnerschaft mit 70 Anwälten bundesweit vor: Es wird alles eingescannt, mit digitalen Akten gearbeitet, im eigenen Rechenzentrum verarbeitet und 90% der Dokumente werden vernichtet oder den Mandanten zurück gegeben.

Einig waren sich Diskutanten und Zuhörer: Wir werden in ein paar Jahren alle unsere Posteingänge einscannen und weitestgehend digital arbeiten. Zusätzlich wird es noch lange eine Handakte geben, in der beweispflichtige Originaldokumente zur Vorlage bei Gericht liegen und in der Notizen gemacht werden. Auch werden längere Schriftsätze noch auf absehbare Zeit mit Stift und Papier gelesen und kommentiert.

Beim Aufbau der Kanzlei-Infrastruktur wird es zwei Bauarten geben: Eine lokale Client-Server-Struktur, bei der auch der Zentralrechner in der Kanzlei steht oder eine Auslagerung des Servers und einiger Anwendungen in Rechenzentren. Dabei sind jedoch einige technische und rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten. Für die meisten kleinen und mittelgroßen Kanzleien bedeutet das: Holen Sie sich Unterstützung von einem professionellen IT-Dienstleister mit Erfahrung und Expertise in Anwaltskanzleien.

 

Fünfkampf: Die Disziplinen zum elektronischen Rechtsverkehr.

Neben den Vorträgen und Diskussionen des Tages war es uns ein großes Anliegen, die Kanzlei der Zukunft erlebbar zu machen – zum Anfassen, zum Ausprobieren. Zu diesem Zweck haben wir die wichtigsten Anforderungen an die digitale Kanzlei in fünf Disziplinen verpackt. In unserer Ausstellung konnten die Teilnehmer dann spielerisch die fünf Elemente erkunden:

20140919_083317Digitaliseren: Irgendwie müssen die Schriftstücke in die Akte kommen. Dazu gibt es verschiedene Wege des Scannens und Zuordnens.

20140919_083701Diktieren: Auch das Diktat spielt eine große Rolle in der digitalen Kanzlei. Fehlerfreie Spracherkennung und Workflows vereinfachen die Arbeit dramatsich.

DSC_4247Kommunizieren: Das Leben und Arbeiten des digitalen Anwalts wird mobiler. Daher sollte auch die gesamte Telefonanlage von unterwegs konfigurierbar sein. So sind Handy-Anrufe mit der Büronummer möglich und Weiterleitungen schnell eingerichtet.

DSC_4171Organisieren: Die Verwaltung der digitalen Akten spart Zeit und Nerven – alles ist vollständig zu jeder Zeit an jedem Ort verfügbar. Dafür müssen allerdings die Voraussetzungen geschaffen werden, zum Beispiel Aktenstrukturen und Verfügungsvorlagen.

SicherheitskonzeptSchützen: Die Bedeutung der IT-Infrastruktur steigt immens – und damit auch ihr Schutzbedarf. Anti-Virus-Software reicht dafür nicht aus. Professioneller IT-Service, Monitoring, Patch Management und Mail Protection sind nur einige Elemente eines IT-Sicherheitskonzepts, um das Herzstück der digitalen Kanzlei zuverlässig zu schützen.

 

20140919_155524Der Gewinner des modernen Fünfkampfs zum Elektronischen Rechtsverkehr konnte mit 47 von 50 möglichen Punkten zeigen, dass die Systeme der digitalen Kanzlei schon heute reibungslos funktionieren. Der „Digitale Anwalt 2014“ ist: Rechtsanwalt Werner Reinhardt (Rechtsanwälte Reinhardt und Kniffka in Hagen, Fachanwaltskanzlei mit Schwerpunkt Immobilienrecht, Medizinrecht, Familienrecht, Strafrecht). Wir gratulieren dem Sieger von Herzen!

 

Fazit: Die digitale Kanzlei kommt – stellen Sie jetzt die Weichen

DSC_4369Neben vielen tollen Gesprächen mit interessierten und engagierten Anwälten bleibt vor allem eines hängen: Die flächendeckende Digitalisierung der Anwaltskanzleien ist nicht aufzuhalten. Noch ist kein großer Veränderungsdruck spürbar, aber es sind einige Vorbereitungen zu treffen: Welche Lösungen möchten Sie einsetzen für Scan, Diktat, Telefonie, Aktenverwaltung, IT-Sicherheit und Service? Beginnen Sie jetzt, damit Sie in einigen Monaten nicht überrollt werden von den Umwälzungen, die zwangsläufig auf Kanzleien zukommen.

SektDie Teilnehmer des Fünfkampfs zum Elektronischen Rechtsverkehr haben begonnen, sich zu informieren, zu diskutieren und auszuprobieren. Wir danken allen Beteiligten für eine wunderschöne und inspirierende Veranstaltung.