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RA-MICRO Tipp des Monats: Einfaches Erstellen von inhaltlich gleichen Anschreiben an mehrere Beteiligte

kanzleisoftware, ra-micro, dictanet, anwaltssoftware,Unsere Kanzleiberaterin Jasmin Besseling verrät monatlich einen RA-MICRO Tipp aus der Praxis. So können Sie einfacher oder sicherer arbeiten. In diesem Beitrag erhalten Sie einen praktischen Tipp für die tägliche Arbeit in Ihrer Kanzlei. Wie häufig erhalten mehrere Beteiligte einer Angelegenheit denselben Inhalt eines Schreibens? Die meisten erstellen dann ein Anschreiben und kopieren den Text des ursprünglichen Schreibens in die Zwischenablage und fügen diesen Text in ein Anschreiben an einen weiteren Beteiligten manuell ein. RA-MICRO bietet hierfür eine praktische Möglichkeit. Hierzu muss lediglich ein Haken in den Word-Einstellungen gesetzt werden.

Einstellungen Word und RA-MICRO

Einstellungen Word und RA-MICRO

Man erstellt dann ein Schreiben, speichert es zur Akte und druckt es wie gewohnt aus.

Sternchenbefehl unter dem Ursprungstext

Sternchenbefehl unter dem Ursprungstext

Anstelle der Kopie des Textes in die Zwischenablage stellt man sich mit dem Cursor einfach nach ganz unten in den bereits gedruckten Text und gibt über den Sternchen-Befehl *B und die dazugehörige Aktennummer ein und bestätigt diesen mit der Entertaste.

Beteiligtenstruktur RA-MICRO und Word

Beteiligtenstruktur RA-MICRO und Word

Nun öffnet sich die Beteiligtenstruktur der Akte und man kann auswählen, wer denselben Text erhalten soll. Nach dem der nächste Beteiligte ausgewählt wurde, erhält man nun ein Schreiben mit dem Inhalt des Ursprungsschreibens allerdings mit der veränderten Adresszeile. Auch dieses Schreiben kann nun separat zur Akte gespeichert und für den Versand gedruckt werden.

Sie haben auch einen guten RA-MICRO Tipp aus der Praxis? Dann freuen wir uns auf Ihren Kommentar. Bei Fragen rund um RA-MICRO Kanzleisoftware, Kanzleiorganisation und Kanzlei-IT stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Elektronischer Rechtsverkehr Kanzleisoftware

Schadensersatzansprüche nach Versand von Schriftsätzen per E-Mail?

bea iconWenn Sie diesen Betreff mit großem Unbehagen gelesen haben, trügt Sie Ihr Bauchgefühl nicht. Zahlreiche Rechtsanwälte stellen sich genau wie Sie die Frage, wie groß das Risiko unverschlüsselter E-Mails im Alltag eines Rechtsanwaltes ist.

RA-MICRO hat für Sie einen Blick auf die Rechtslage geworfen und nach einem praktikablen Lösungsansatz gesucht. Unser Fazit:

Das rechtliche Risiko für Sie ist enorm. Zahlreiche Publikationen beschäftigen sich vor dem Hintergrund des § 43a BRAO sowie des § 203 StGB mit der Problematik unverschlüsselter anwaltlicher E-Mails und können keine Entwarnung geben. Mit unverschlüsselten E-Mails gefährden Sie grundsätzlich die Vertraulichkeit der Kommunikation. Eine Gefährdung der Verschwiegenheitspflicht geht einher.1

Wenn auf diesem Wege Mandantengeheimnisse in die falschen Hände geraten, können Sie rechtlich vielleicht noch mit „leichter Fahrlässigkeit“ argumentieren – die Rufschädigung sowie zeit- und kostspielige Konsequenzen kommen trotzdem auf Sie zu.

RA-MICRO hat für Sie eine Lösung dieses Problems gefunden: die Kommunikationsplattform WebAkte der e.Consult AG für den Austausch vertraulicher Daten und Nachrichten im Kanzleialltag.

Webakte testen

 

Das Sicherheitskonzept der WebAkte ist sowohl technisch als auch rechtlich umfassend geregelt:

-       SSL-Verschlüsselung

-       Symantec Zertifikat

-       Rechenzentrum der DATEV

-       Serverstandort Deutschland

-       Softwaresicherheit zertifiziert durch TÜV Süd gem. DIN ISO/IEC 25051:2006 (Funktionalität) sowie PPP 13011:2008 (Datensicherheit)

-       Auftragsdatenvereinbarung gem. § 11 BDSG

Mit WebAkte haben Sie das gute Gefühl, dass Ihre digitale Kommunikation mit einer sicherheitszertifizierten Software gefahrlos funktioniert.

Wie viele Ihrer Kollegen werden Sie zudem den Online-Aktenschrank schnell zu schätzen wissen. Denn in WebAkte können Sie Ihre Fallakten sicher ablegen und  jederzeit online einsehen. Den perfekt sortierten Online-Aktenschrank mit Benachrichtigungsfunktion werden auch Ihre Mandanten lieben, da von Ihnen freigegebene Dokumente eine zeitnahe Sachstandseinsicht ermöglichen.

Das Beste: Sie bedienen WebAkte einfach und bequem per Mausklick aus Ihrer E-Akte in RA-MICRO heraus.

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Nutzen Sie jetzt das Aktionsangebot von RA-MICRO und testen Sie WebAkte 30 Tage gratis – unverbindlich und ohne Verpflichtungen. Mehr über die smarte und sichere Kommunikationsplattform erfahren Sie unter

PS: Durch eine Gesetzesänderung zum 1.Juli 2015 wurde der § 2 BORA neugefasst. Der Weg für WebAkte ist nun auch ohne explizite Einwilligung Ihrer Mandantschaft frei.

1 Henssler/Prütting-Henssler, BRAO, 3. Aufl., § 43a Rdnr. 68.

 

 

 

 

RA-MICRO, Kanzleisoftware, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, ERV, Schulung, IT-Sicherheit, IT-Service

Eröffnung der Kanzlei der Zukunft am 24.04.2015 in Düsseldorf

RA-MICRO, Kanzleisoftware, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, ERV, Schulung, IT-Sicherheit, IT-ServiceDiesen Termin sollten sich Rechtsanwälte schon jetzt in den Kalender schreiben: Am 24. April 2015 eröffnen wir die “Kanzlei der Zukunft” in Düsseldorf. Erleben Sie hautnah, wie sich die anwaltliche Arbeit in den nächsten Jahren anfühlen wird. Wir bauen eine komplette Kanzlei-IT in Düsseldorf auf, um alle Anwendungsszenarien der digitalen Kanzlei erlebbar zu machen.

Fachvorträge, ERV-Check und Podiumsdiskussion

Die Eröffnungsveranstaltung am 24.04. wird begleitet von anwaltlichen und organisatorischen Fachvorträgen und Diskussionen. Erneut konnten wir Rechtsanwältin Andrea Brandenburg von RA-MICRO gewinnen, die uns einen Einblick in die mobile und digitale Arbeitsweise von morgen geben wird. Mit weiteren Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten führen wir eine Podiumsdiskussion zum Thema „Chancen und Risiken der digitalen Kanzlei“ – mit reger Beteiligung des Publikums. Darüber hinaus können alle Teilnehmer vor Ort kostenlos überprüfen lassen, ob ihre Kanzlei fit ist für den elektronischen Rechtsverkehr. Dabei werden auch Themen der IT-Sicherheit intensiv beleuchtet. Die Highlights der Agenda im Überblick:

-       „Wie arbeitet der Anwalt 2020?“ – Vortrag von RAin Andrea Brandenburg, RA MICRO

-       IT-Sicherheit in der Anwaltskanzlei mit Live Hacking – Vortrag von Franz-Josef Michgehl, Geschäftsführer Michgehl & Partner

-       Elektronische Kommunikation mit RA-MICRO – Vortrag von RAin Tina Ablas und Dipl.-Betriebswirt Jürgen Hennecke

-       Podiumsdiskussion „Chancen und Risiken der digitalen Kanzlei“ – moderiert von Dipl.-Kfm. Holger Esseling mit anwaltlicher Beteiligung

-       Kostenloser ERV-Check für Ihre Kanzlei

RA-MICRO Kanzleisoftware

Ein wesentlicher Bestandteil unserer Kanzlei der Zukunft ist RA-MICRO Kanzleisoftware. Mit einem digitalen Workflow und mobilem Nutzerkonzept ist die Software bestens vorbereitet für den elektronischen Rechtsverkehr. Allerdings sind dafür einige Vorbereitungen zu treffen, was die Datenstruktur und die Abläufe in der Kanzlei betrifft. Das nötige Wissen dazu vermitteln wir in Schulungen und Seminaren – und bei der Eröffnung in Düsseldorf.

Digitale Signatur, Briefköpfe und e-Brief

Die anwaltliche Kommunikation wird digital. An die Stelle von Briefen treten auf kurz oder lang e-Briefe. Dafür sind ebenfalls Voraussetzungen zu schaffen: Kartenlesegeräte und Signaturkarten stellen die eindeutige Identifikation für das besondere elektronische Anwaltspostfach sicher. HTML-Briefköpfe lassen auch Ihre elektronische Kommunikation hochwertig erscheinen.

Scannen und e-Workflow

Eine weitere Anforderung wird es in naher Zukunft sein, effizient Dokumente einzuscannen. Heute wird in den meisten Kanzleien lediglich bei Bedarf vereinzelt eingescannt. In den nächsten fünf Jahren wird es die Regel werden, den gesamten Posteingang zu digitalisieren. Hierfür sollten die Methoden bekannt sein, beispielsweise der direkte Scan in eine Akte oder der Stapelscan, der es ermöglicht, den gesamten Posteingang in einem Vorgang zu scannen. Im weiteren Verlauf wird dann die Bedeutung der Ablauforganisation für digitale Akten in RA-MICRO deutlich.

IT-Sicherheit

Eines wird bei der Betrachtung dieser Entwicklungen deutlich: Die Bedeutung der IT nimmt in Anwaltskanzleien dramatisch zu. Insbesondere müssen die Systeme gegen Angriffe und Datenverluste abgesichert werden. Wir stellen hingegen immer wieder drastische Sicherheitslücken in Kanzleien fest, die schon heute nicht existieren dürften – und morgen erst recht nicht. Hier ein Auszug der wichtigsten Tipps aus der Praxis für die Praxis:

-       Datensicherungen sollten automatisch, an mehreren Orten und in mehreren Generationen erfolgen

-       Es muss auch mal überprüft werden, ob sich die Daten tatsächlich wieder herstellen lassen

-       Sensible Daten sollten nur verschlüsselt abgelegt werden

-       Privatkunden-Router gehören nicht in die Anwaltskanzlei

-       Updates und Patches sollten für alle wesentlichen Anwendungen automatisch erfolgen

-       Mails können vor der Zustellung im Rechenzentrum auf Viren und Trojaner überprüft werden, damit nur „saubere“ Post Ihre Kanzlei erreicht

-       RA-MICRO Anwender müssen in 2015 einen SQL-Server bereit stellen, sonst wird die Schnittstelle zum beA nicht funktionieren

-       MICROSOFT Server 2003 läuft Mitte des Jahres aus und muss vorher ersetzt werden – so langsam werden die Termine knapp

Kanzlei. IT. Einfach. Sicher.

All diese Themen bringen wir nicht nur an diesem einen Tag zusammen – sie sind Kernbestandteil unserer Unternehmensmission: Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. Sie sollen so einfach und sicher wie möglich arbeiten können. Dafür bauen wir die Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft. Als Labor für die Weiterentwicklung der IT-Systeme, die Sie täglich unterstützen. Als klares Statement unserer Mission. Als Musterkanzlei, um die teils abstrakten Lösungen vor Ort erleben zu können. Besuchen Sie uns – am 24.04.2015 in Düsseldorf. Weitere Informationen und die Anmeldung finden Sie hier

RA-MICRO Blog

Mobiles Arbeiten mit RA-MICRO

RA-MICRODas im Oktober 2013 verkündete ERV-Gesetz sieht eine flächendeckende Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten bis Januar 2018 vor. Im ersten Schritt wird am 01.01.2016 das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) für alle Anwälte eingeführt. Dieses ermöglicht die sichere Übertragung von Schriftsätzen, Anlagen und sonstigen Dokumenten an Gerichte auch ohne eine die Unterschrift ersetzende elektronische Signatur.

Die zunehmende Digitalisierung und das Nutzen von mobilen (Kommunikations-)Geräten bieten Anwälten zahlreiche neue Möglichkeiten für mobiles Arbeiten. Aus diesem Grund veranstaltete RA-MICRO kürzlich ein Anwendertreffen unter dem Motto „Mobiles Arbeiten“, bei dem die neuesten Entwicklungen vorgestellt und RA-MICRO-Nutzer mit der RA-MICRO E-Akte und RA-MICRO Mobile vertraut gemacht wurden.

Das RA-MICRO Mobile Nutzer-Konzept bietet verschiedene Möglichkeiten, den Kanzlei-E-Workflow zu optimieren. Dazu zählen

  • der RA-MICRO Mobile Arbeitsplatz, der das Lesen und Schreiben von RA-MICRO Kanzleidaten ermöglicht
  • die RA-Box, mit der Kanzleidaten unterwegs gelesen werden können
  • DictaNet Mobile, zum Diktieren und Verfassen von Voicemails und dem Lesen von bereits geschriebenen Diktaten.

Weitere Neuheiten aus dem Hause sind die RA-Mobile App, DictaNet App und die DG Deutsche Gesetze App, die es dem mobilen Anwalt ermöglicht, sich unterwegs zu informieren und Auskünfte zu erteilen.

Weitere Apps zur mobilen Erfassung von Adressdaten, zur Aktenanlage für mobil aufgenommene Mandate und eine optimierte Touch-Bedienung der im Mobile Nutzer AP enthaltenen Programmfunktionen befinden sich bereits in der Entwicklungsphase.

Gerne beraten wir Sie umfassend zur Kanzleiorganisation, RA-MICRO-Neuheiten und der Umsetzung des elektronischen Rechtsverkehrs und der digitalen Aktenführung in Ihrer Kanzlei.