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IT-Panne des Monats Januar – im Vorfeld verhindert

Icon ChecklisteDie schönsten Geschichten schreibt doch noch immer das Leben selbst. Jeden Monat berichten wir an dieser Stelle von Pannen in der Kanzlei-IT. Manche sind einfach nur ärgerlich, andere wirklich existenziell. Umso mehr freuen wir uns, in diesem Monat über einen Notfall zu berichten, der gar nicht eingetreten ist. Er konnte im Vorfeld bereits erkannt und verhindert werden – so soll es sein und so ist es mittlerweile der Regelfall, zumindest bei Anwaltskanzleien, die unseren proaktiven Service in Anspruch nehmen.

Eigentlich wäre es der Klassiker gewesen

Die meisten IT-Pannen beginnen mit einem aufgeregten Anruf eines Anwalts. In der Regel funktioniert ein Arbeitsplatz oder ein Server nicht mehr. Ein Virus oder ein Hardwaredefekt sind meist die Ursache – im Rahmen der Wiederherstellung müssen wir dann feststellen, dass zwar „irgendwie“ eine Datensicherung durchgeführt würde, diese aber auch „irgendwie“ nicht rekonstruierbar ist: Die Platte ist kaputt, die Parameter wurden über Jahre nicht angepasst oder es wurde schlichtweg über Wochen nicht gesichert. Und dann haben wir den Klassiker: Ein Ausfall führt zu längerer Arbeitsunterbrechung in Verbindung mit Datenverlust – und damit zu einem verzweifelten Kunden. Das ist sehr ärgerlich für uns und erst recht für die Anwaltskanzlei…

Das muss doch besser gehen

Genau aus diesem Grund haben wir bereits vor Jahren damit begonnen, unseren IT-Service für Anwaltskanzleien neu zu denken. Gibt es nicht eine Möglichkeit, solche Vorfälle zu verhindern? Die gibt es: Mittlerweile analysieren wir laufend die IT-Systeme, Server und Arbeitsplätze in über 100 Kanzleien. Über anonyme Abfragewerte wie CPU-Auslastung, Temperatur, Festplattenkapazität und –status sowie viele weitere Parameter erhalten wir jederzeit einen Überblick der Funktionsfähigkeit und drohender IT-Fehler. Wir erkennen Pannen vor ihrer Entstehung und verhindern sie – natürlich nur bei den Anwaltskanzleien, die unseren Service auch nutzen. Alle anderen sorgen regelmäßig für traurige neue Beiträge zur IT-Panne des Monats.

SMART Status negativ

Unser heutiges Beispiel zeigt anschaulich, wie das System funktioniert. Die drohende Panne beginnt eben nicht mit einem Anruf. Ihr Anfang liegt in unserem Dashboard, das besondere Ereignisse bei unseren Service-Kunden anzeigt. Der SMART-Status einer Server-Festplatte war negativ. Dieses interne System von Festplatten zur Überprüfung der Funktionalität kann einfach ausgelesen werden und meldet auch drohende Ausfälle durch schleichende Defekte. Die Festplatte wäre innerhalb der nächsten Tage mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit ausgefallen. Eine professionelle Datensicherung war auch nicht vorhanden, so dass der Ausfall zu den „klassischen“ Folgen geführt hätte: Arbeitsunterbrechung, Datenverlust und jede Menge Ärger.

Völlig unbemerkte Hilfe

Die Lösung des Problems ging hier, wie so häufig, komplett im Hintergrund vor sich. Unser Techniker hat den Fehler aus unserer Service-Zentrale heraus erkannt. Seriennummer und alle nötigen Informationen waren bereits im System hinterlegt, so dass der zuständige HP-Service verständigt werden konnte. Die Problembehebung erfolgte noch am gleichen Tag. Für die Anwaltskanzlei gab es genau eine Sache zu tun: Sie mussten dem HP-Techniker einmal die Tür öffnen. Ansonsten lief die Problemlösung völlig unbemerkt. So soll es sein, finden wir und finden unsere Service-Kunden.