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Veranstaltungen 2016

Über 100 Seminare und Events in 2016: RA-MICRO, Kanzlei-IT und Strategie

Veranstaltungen 2016Die Anwaltschaft steht vor einer großen Veränderung: Mit der Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches
beA am 1. Januar 2016 beginnt die flächendeckende Digitalisierung der anwaltlichen Arbeit. Diese Entwicklung stellt vollkommen neue Anforderungen an die Kanzleiorganisation und die zugrundeliegende IT-Infrastruktur und IT-Sicherheit.

Wir möchten Sie bestmöglich vorbereiten auf die Risiken und die Chancen, die der elektronische Rechtsverkehr mit sich bringt.
In über 100 Seminaren an den vier Standorten München, Düsseldorf, Dortmund und Nordwalde werden wir in 2016 insbesondere die folgenden Themen mit Ihnen bearbeiten:

  • RA-MICRO: Einführungskurse, Finanzbuchhaltung, effektive Korrespondenz mit Word und beA, Gebühren, Mahnwesen und Zwangsvollstreckung
  • Elektronischer Rechtsverkehr und RA-MICRO E-Workflow
  • Datenschutz und Datensicherheit in der Anwaltskanzlei
  • Online-Marketing und betriebswirtschaftliche Steuerung mit Kanzlei-Kennzahlen
  • Michgehl & Partner Anwaltsforum: Impulse von Anwalt zu Anwalt - Kanzleistrategie, Mandantenakquise und Kanzleiorganisation

Unsere 30-jährige Erfahrung in Anwaltskanzleien teilen wir gerne mit Ihnen und begleiten Sie auf dem Weg zu mehr Erfolg in der Anwaltskanzlei. Melden Sie sich einfach auf www.michgehl.de an. Wir freuen uns auf Sie.

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Positionierung schafft Klarheit – für Unternehmen und Kunden

Michgehl und Partner, IT-Service, Positionierung, EKS, Engpass-konzentrierte Strategie, EKS Phasen, Workshop, Kanzleisoftware, Rechtsanwalt, anwalt software, Manchmal sind große Veränderungen von außen kaum sichtbar. So würde wohl niemand auf die Idee kommen, dass hinter der Veränderung des Michgehl & Partner Logos ein halbes Jahr Strategie-Arbeit steckt. Natürlich haben wir nicht 6 Monate für ein neues Bild gebraucht – es symbolisiert jedoch einige grundlegende Entscheidungen, die wir in dieser Zeit getroffen haben. Zusammengefasst haben wir uns noch klarer fokussiert auf unsere Zielgruppe Rechtsanwälte und den Nutzen, Ihnen das Arbeiten in der Kanzlei so sicher und einfach wie möglich zu machen – Kanzlei.IT. Einfach. Sicher.

Warum sollte sich jedes Unternehmen (und jede Anwaltskanzlei) positionieren?

In erster Linie geht es um bewusste Entscheidungen. Das Ergebnis ist zweitrangig. Steuern Sie Ihr Unternehmen aktiv oder werden sie gesteuert? Wer sich zwei Tage gemeinsam zurückzieht, trifft bessere Entscheidungen als Einzelpersonen im hektischen Alltag. Eine klare Positionierung hilft bei der Herausbildung von besonderen Stärken. So können bessere Lösungen für klar definierte Kundengruppen entwickelt werden. Sie behalten leichter den Überblick über Ihre Kunden, kennen deren Probleme besser und ihre Botschaften kommen ohne Streuverlust an. Ein Problem richtig zu durchdenken und überzeugend zu lösen, hat viele Vorteile. Aber das wichtigste ist die bewusste Entscheidung.

Wie läuft eine Positionierung ab?

Wir haben uns bei der Reflektion und Ausrichtung unseres Unternehmen stark an die Engpass-konzentrierte Strategie (EKS) angelehnt, da ich (Holger Esseling, Marketingleiter Michgehl & Partner) hier bereits praktische Erfahrung in der Moderation und praktischen Anwendung habe. Leicht abweichend haben wir allerdings die Fähigkeiten gar nicht so sehr betont, da sie teils relativ leicht erlernbar sind. Die wichtigsten Schritte sind die Konzentration auf eine Zielgruppe und das Finden der wichtigsten Bedarfe sowie einer richtig guten Lösung dafür. Und das schafft ein kleines mittelständisches Unternehmen nicht für zehn Zielgruppen, sondern für eine. Der Ablauf im Überblick:

Phase 1: Bestandsaufnahme und Stärken

Phase 2: Aussichtsreichstes Geschäftsfeld / Spezialgebiet

Phase 3: Aussichtsreichste Zielgruppe

Phase 4: Brennendstes Problem der Zielgruppe

Phase 5: Innovationsstrategie

Phase 6: Kooperations-Strategie

Phase 7: Konstantes Grund-Bedürfnis

Phase 1 – Ganz ehrlich: Was können wir richtig gut und was nicht?

Diese Frage ist häufig nicht einfach zu beantworten, insbesondere für vertriebsorientierte Menschen, die den ganzen Tag verkaufen, dass ein Unternehmen alles brillant beherrscht. Hinzu kommt die Sorge: Wenn wir das nicht mehr verkaufen, dann verkaufen wir doch weniger. Wir haben unsere Leistungen ehrlich hinterfragt und auch die Entwicklungen der eigenen Umsätze und jeweiligen Motivation sowie Marktprognosen, Trends, und Wettbewerber angesehen. Das Ergebnis wurde von allen Vertriebsmitarbeitern gemeinsam erarbeitet und war stimmig:

  • Wir sind bundesweit einer der erfahrensten Experten für RA-MICRO Kanzleisoftware und können sie daher sehr gut verkaufen, installieren, schulen und betreuen.
  • Wir kennen die Abläufe in Anwaltskanzleien sehr gut. So können wir Prozesse verbessern und durch den Einsatz von IT-Lösungen Kosten senken und Ergebnisse erhöhen
  • Wir kennen die Sicherheitslücken in Anwaltskanzleien sehr gut. So können wir Lösungen genau für diese Schwachstellen entwickeln.
  • Der elektronische Rechtsverkehr ist gesetzlich festgeschrieben und führt zur Digitalisierung aller Anwaltskanzleien. Wir beschäftigen selber Rechtsanwälte, beobachten alle Entwicklungen im IT-Markt und im juristischen Markt. Damit schaffen wir eine einzigartige Verbindung.
  • Wir sind keine Händler, aber auch keine Berater. Wir sind Dienstleister, die auch handeln und auch beraten. Im Kern allerdings stellen wir Leistungen für Anwälte gegen monatliche Entgelte zur Verfügung. Es macht uns Freude, und das ist wesentlich, im Hintergrund laufend für die Sicherheit unserer Kunden zu sorgen.

Phasen 2 und 3 – Machen ist machbar, Lassen ist wirklich schwer

In den nächsten beiden Schritten geht es um eine scheinbar einfache Frage: Welche Leistung wollen wir für wen erbringen? Dabei sind verschiedene Arten der Spezialisierung genauso zu berücksichtigen wie die Zielgruppe. Und ganz wichtig: Es ist von großer Bedeutung, was das gesamte Team mit Freude macht und was nicht. Schnell sind wir uns einig, dass unsere Zielgruppe Rechtsanwälte sind. Und diese Definition wurde noch deutlich verfeinert, bis wir wirklich die Gesamtheit von Menschen vor Augen hatten, die wir damit meinen: Rechtsanwälte in Kanzleien bis 50 Mitarbeiter, die einen professionellen Anspruch an IT-Lösungen haben und sich noch in weitere Untergruppen teilen lassen.

Neukunden-Akquise? Ja! Nein, doch nicht.

Doch was bedeutet das? Verkaufen wir unsere guten Sicherheitslösungen an mittelständische Unternehmen? NEIN! Sprechen wir aktiv Großkanzleien an? NEIN! Wir konzentrieren uns auf unsere Zielgruppe. Auf Basis von Marktdaten und eigenen Kundenbetrachtungen können wir die 160.000 Anwälte in Deutschland weiter differenzieren: Von 54.000 Kanzleien sind 15.000 RA-MICRO Kanzleien, 10.000 dieser Kanzleien kennen wir bereits und stehen in einer mehr oder weniger festen Kommunikationsbeziehung mit ihnen. Ca. 1000 davon können wir als Kunden bezeichnen. Das sind wichtige Erkenntnisse: Wir müssen keine neuen Kontakte generieren, wir müssen den bestehenden Kontakten besseren Nutzen bieten. Das sind völlig verschiedene Aufgaben. Also konzentrieren wir uns auf die Verbesserung unserer Leistungen RA-MICRO Kanzleisoftware und sichere IT-Systeme für Kanzleien.

Phase 4 – Engpass-Analyse: Wann platzt der Knoten?

Die schönste Frage, um den Sinn dieser Phase zu verbildlichen: „Wann werden Sparsame verschwenderisch?“. Was also ist der zentrale Engpass? Was hält unsere Zielgruppe davon ab, bei uns zu kaufen? Hier fragen wir nochmal intensiv weiter und geben uns nicht mit der erstbesten Lösung zufrieden. Ein zentraler Engpass unserer Kunden: Sicherheit und Orientierung. Die IT wird immer wichtiger, gerade im Zuge des elektronischen Rechtsverkehrs und der damit verbundenen Digitalisierung. Hinzu kommen besondere rechtliche Pflichten für Rechtsanwälte im Straf- und Berufsrecht. Wir wollen diese Orientierung bieten, diese Sicherheit gewährleisten. Wie genau wir das umsetzen, wird in Workshops am zweiten Tag konkretisiert.

Kanzlei. IT. Einfach. Sicher.

An dieser Stelle, nach Phase vier, ist die eigentliche Positionierung abgeschlossen. Unsere Mission diskutieren wir lebhaft und einigen uns auf die kurze Formel: Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. In weniger Worten kann man nicht zum Ausdruck bringen, was wir im Kern machen. Wir machen IT-Systeme für Kanzleien einfach und sicher. Und alle vier Elemente sind gleichermaßen wichtig, ohne dass ein fünftes fehlen würde. Als Moderator bin ich nach einem halben Tag Arbeit ziemlich zufrieden mit diesem Ergebnis.

Phasen 5 und 6 – Innovation und Kooperation: Make or Buy?

Die beiden folgenden Phasen dienen letztlich dazu, die Unternehmensmission besser zu erfüllen. Welche Innovationen benötigen wir noch, um den Nutzen für unsere Kunden zu erhöhen? Was können wir selbst und was kann ein anderes Unternehmen besser für uns machen? Wir stellen fest, dass wir bessere Möglichkeiten der Vorführung benötigen – eine eigene Kanzlei als internes Labor und Präsentationsmöglichkeit für Anwälte wäre optimal. Aufbereitete Informationen zum elektronischen Rechtsverkehr und zur Kanzleiorganisation wären hilfreich, um dem Kunden gegenüber deutlich zu machen, dass wir mehr sind als der Verkäufer seiner IT-Systeme. Viele weitere gute Ideen und Kampagnen konnten in dieser Phase generiert werden.

Phase 7 – Das konstante Grundbedürfnis: Die Elementarschaden-Versicherung

Zum Abschluss stellt sich noch eine Frage: Wenn sich das Umfeld ändert, verschwindet dann das Bedürfnis, auf das wir uns gerade spezialisieren? Um das zu verhindern, sollte ein konstantes Grundbedürfnis identifiziert werden, das über kurzfristige Trends hinaus geht. Würden wir uns nur auf den elektronischen Rechtsverkehr stürzen, könnte es sein, dass wir 2022 unsere Existenzberechtigung verlieren. Anwaltskanzleien, die sichere und einfache IT-Strukturen benötigen, wird es allerdings auch dann noch geben. Unser Ziel ist der Zielgruppenbesitz: Wenn es um Kanzlei-IT geht, dann sind wir der erste Ansprechpartner unserer Zielgruppe.

Und? Hat es etwas gebracht?

Strategie-Workshops werden von Pragmatikern häufig belächelt – und manchmal zu Recht. „Was Ihr in der Zeit alles hättet arbeiten können“, lautet dann der Vorwurf bloßer Zeitverschwendung. In diesem Fall ist es allerdings offensichtlich, dass wir unsere Zeit kaum besser hätten investieren können. Das sollen nur drei Ergebnisse zeigen, die in den letzten Monaten seit dem Workshop erreicht wurden:

  • Verdoppelung der Klickrate im Newsletter: Wir haben die Inhalte unseres Newsletters konsequent an den Interessen unserer Kunden ausgerichtet und mehr Aufwand in die Erstellung guten Contents gesteckt. Ergebnis: Wir erreichen mit jedem Newsletter doppelt so viele Kunden.
  • Steigerung der Online-Buchungen um 200%: Unsere Idee einer eigenen Kanzlei haben wir mit der Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft umgesetzt. Allein die Ankündigung (im mittlerweile besser gelesenen Newsletter) führt dazu, dass die Mindestteilnehmerzahl der Veranstaltung nach kurzer Zeit erreicht ist. Früher waren dafür tausende Print-Einladungen nötig.
  • Über 30% Antwortquote auf ein Mailing: Die Idee „Orientierung geben“ haben wir konsequent umgesetzt in Bezug auf den Trend „elektronischer Rechtsverkehr“. So haben wir den Michgehl & Partner ERV-Check entwickelt, mit dem Anwälte prüfen können, wie fit ihre Kanzlei für die anstehenden Herausforderungen ist. Über 30% der Kanzleien sendeten uns vollständig ausgefüllte vierseitige Fragebögen. Eine Antwortquote von 1% war bisher der Durchschnitt.

Und das alles nur durch Positionierung?

Jeder amerikanische Wirtschaftsautor würde schreiben: Sicher! Das ist eine Wunderwaffe! Ich wünsche mir da immer mehr Bescheidenheit. Ganz ehrlich: Wir wissen es nicht genau. Wir treffen seit dem Workshop offenbar besser die Themen unserer Kunden und wir haben uns ein paar Kampagnen sehr genau überlegt und sie waren überaus erfolgreich. Viele Überlegungen wurden allerdings auch in der Zeit vor und nach dem Workshop entwickelt und verfeinert. Einige Effekte wären auch ohne die Zusammenkunft bestimmt eingetreten. Entscheidend für diese Erfolge ist es, sich ehrlich zu hinterfragen und sich in den Kunden hinein zu versetzen, erst an den Kundennutzen und dann an Geld zu denken. Geld folgt automatisch, wenn die Lösung gut ist.

 

Essen Michgehl IT-Service Düsseldorf Kanzleisoftware

Moderner Fünfkampf zum Elektronischen Rechtsverkehr – ein Rückblick auf eine inspirierende Neueröffnung in Düsseldorf

I20140918_161828m Zuge des Elektronischen Rechtsverkehrs werden Anwaltskanzleien flächendeckend digitalisiert. Doch was bedeutet das konkret? Zur Neueröffnung unseres neuen Büros in der Nähe des Landgerichts Düsseldorf sind wir dieser Frage auf den Grund gegangen. Unsere Ausstellung, Podiumsdiskussion, Vortrag und moderner Fünfkampf hatten ein Ziel: Die digitale Kanzlei zum Anfassen. 61 Anmeldungen waren die erstaunlich positive Resonanz der Anwaltschaft.

 

RA-MICRO: Die digitale Kanzlei ist nicht aufzuhalten

20140919_111437Zum Auftakt des Tages begrüßte Franz-Josef Michgehl (Geschäftsführer der Michgehl & Partner GmbH) die Teilnehmer im prall gefüllten Seminarraum und kündigte gleich den ersten Vortrag an: Rechtsanwältin Andrea Brandenburg von der RA-MICRO Software GmbH & Co. KGaA referiert über die Einführung des Elektronischen Rechtsverkehrs und die digitale Kanzlei.

20140919_112124Die Schrittweise Einführung der elektronischen Kommunikation mit den Gerichten ist gesetzlich in einem mehrstufigen Prozess von 2016 bis 2022 vorgeschrieben. Die Umsetzung in der Kanzlei bedeutet einige Vorbereitungs-Arbeiten, aber auch deutliche Arbeitserleichterung und Kostenersparnis, insbesondere bei Porto, Büromaterial und Arbeitszeit. Sind die Aktenstrukturen einmal passend eingerichtet, lassen sich mit RA-MICRO Kanzleisoftware schnell und bequem digitale Workflows durchführen, Anlagen zu Akten und Schriftsätzen hinzufügen und Verfügungen erstellen. RAin Brandenburg zeigte überzeugend, wie einfach einige Schritte bereits heute in RA-MICRO durchführbar sind.

DSC_4267Die Reaktionen der Teilnehmer zeigten allerdings auch: Es herrscht Skepsis bei einigen Anwälten. Was mache ich mit Originaldokumenten? Wie kann ich mein IT-System sicher gestalten? Gut, dass wir noch eine Podiumsdiskussion zu genau diesen Fragen auf der Agenda hatten.

 

Handakte oder iPad?

DSC_4308Am Nachmittag moderierte Holger Esseling (Marketing Manager Michgehl & Partner GmbH) die Podiumsdiskussion „(Wann) Verschwindet die Handakte?“. Die beiden Diskutanten RA Oliver Braun und RA Horst Leis diskutierten gemeinsam mit dem engagierten Publikum die Zukunft der Aktenbearbeitung.

RA Braun stellte die gängige Praxis in vielen Kanzleien vor, die auch in der Kanzlei Preuß und Partner eingesetzt wird: Posteingänge werden zwar eingescannt, es wird aber grundsätzlich mit einer physischen Handakte gearbeitet. RA Leis stellte die Strukturen in der Großkanzlei SNP Schlawien Partnerschaft mit 70 Anwälten bundesweit vor: Es wird alles eingescannt, mit digitalen Akten gearbeitet, im eigenen Rechenzentrum verarbeitet und 90% der Dokumente werden vernichtet oder den Mandanten zurück gegeben.

Einig waren sich Diskutanten und Zuhörer: Wir werden in ein paar Jahren alle unsere Posteingänge einscannen und weitestgehend digital arbeiten. Zusätzlich wird es noch lange eine Handakte geben, in der beweispflichtige Originaldokumente zur Vorlage bei Gericht liegen und in der Notizen gemacht werden. Auch werden längere Schriftsätze noch auf absehbare Zeit mit Stift und Papier gelesen und kommentiert.

Beim Aufbau der Kanzlei-Infrastruktur wird es zwei Bauarten geben: Eine lokale Client-Server-Struktur, bei der auch der Zentralrechner in der Kanzlei steht oder eine Auslagerung des Servers und einiger Anwendungen in Rechenzentren. Dabei sind jedoch einige technische und rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten. Für die meisten kleinen und mittelgroßen Kanzleien bedeutet das: Holen Sie sich Unterstützung von einem professionellen IT-Dienstleister mit Erfahrung und Expertise in Anwaltskanzleien.

 

Fünfkampf: Die Disziplinen zum elektronischen Rechtsverkehr.

Neben den Vorträgen und Diskussionen des Tages war es uns ein großes Anliegen, die Kanzlei der Zukunft erlebbar zu machen – zum Anfassen, zum Ausprobieren. Zu diesem Zweck haben wir die wichtigsten Anforderungen an die digitale Kanzlei in fünf Disziplinen verpackt. In unserer Ausstellung konnten die Teilnehmer dann spielerisch die fünf Elemente erkunden:

20140919_083317Digitaliseren: Irgendwie müssen die Schriftstücke in die Akte kommen. Dazu gibt es verschiedene Wege des Scannens und Zuordnens.

20140919_083701Diktieren: Auch das Diktat spielt eine große Rolle in der digitalen Kanzlei. Fehlerfreie Spracherkennung und Workflows vereinfachen die Arbeit dramatsich.

DSC_4247Kommunizieren: Das Leben und Arbeiten des digitalen Anwalts wird mobiler. Daher sollte auch die gesamte Telefonanlage von unterwegs konfigurierbar sein. So sind Handy-Anrufe mit der Büronummer möglich und Weiterleitungen schnell eingerichtet.

DSC_4171Organisieren: Die Verwaltung der digitalen Akten spart Zeit und Nerven – alles ist vollständig zu jeder Zeit an jedem Ort verfügbar. Dafür müssen allerdings die Voraussetzungen geschaffen werden, zum Beispiel Aktenstrukturen und Verfügungsvorlagen.

SicherheitskonzeptSchützen: Die Bedeutung der IT-Infrastruktur steigt immens – und damit auch ihr Schutzbedarf. Anti-Virus-Software reicht dafür nicht aus. Professioneller IT-Service, Monitoring, Patch Management und Mail Protection sind nur einige Elemente eines IT-Sicherheitskonzepts, um das Herzstück der digitalen Kanzlei zuverlässig zu schützen.

 

20140919_155524Der Gewinner des modernen Fünfkampfs zum Elektronischen Rechtsverkehr konnte mit 47 von 50 möglichen Punkten zeigen, dass die Systeme der digitalen Kanzlei schon heute reibungslos funktionieren. Der „Digitale Anwalt 2014“ ist: Rechtsanwalt Werner Reinhardt (Rechtsanwälte Reinhardt und Kniffka in Hagen, Fachanwaltskanzlei mit Schwerpunkt Immobilienrecht, Medizinrecht, Familienrecht, Strafrecht). Wir gratulieren dem Sieger von Herzen!

 

Fazit: Die digitale Kanzlei kommt – stellen Sie jetzt die Weichen

DSC_4369Neben vielen tollen Gesprächen mit interessierten und engagierten Anwälten bleibt vor allem eines hängen: Die flächendeckende Digitalisierung der Anwaltskanzleien ist nicht aufzuhalten. Noch ist kein großer Veränderungsdruck spürbar, aber es sind einige Vorbereitungen zu treffen: Welche Lösungen möchten Sie einsetzen für Scan, Diktat, Telefonie, Aktenverwaltung, IT-Sicherheit und Service? Beginnen Sie jetzt, damit Sie in einigen Monaten nicht überrollt werden von den Umwälzungen, die zwangsläufig auf Kanzleien zukommen.

SektDie Teilnehmer des Fünfkampfs zum Elektronischen Rechtsverkehr haben begonnen, sich zu informieren, zu diskutieren und auszuprobieren. Wir danken allen Beteiligten für eine wunderschöne und inspirierende Veranstaltung.