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Datensicherung, Backup, RA-MICRO, Kanzleisoftware

IT-Panne des Monats November: Rien ne va plus

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, KanzleisoftwareManchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht. Täglich ereilen uns Meldungen von Cyber-Angriffen, Hackern und Geheimdienst-Spionage. Selbst Großunternehmen und der Bundestag bleiben nicht verschont. Da beschleicht den einen oder anderen der Eindruck, man könne ja eh nichts machen. Allerdings geht die größte Gefahr für Anwaltskanzleien von ungezielten Angriffen aus, gegen die man sich sehr gut schützen kann. Und von ganz handfesten Bedrohungen, wie die folgende Geschichte zeigt.

Nichts geht mehr

Wie so häufig beginnt die IT-Panne mit einem Anruf. Susi Sorglos ist Bürovorsteherin einer renommierten Anwaltskanzlei – eine höfliche und aufgeschlossene Dame mit dem Herzen am rechten Fleck. Und heute hat sie ein Problem: Sie kann nicht auf den Server zugreifen – die Kollegen auch nicht. Leider konnten wir Susi noch nicht davon überzeugen, unseren Managed IT-Service in Anspruch zu nehmen, dann hätten wir den Fehler aus der Ferne erkannt, bevor sie ihn realisiert. So müssen wir ihr wohl einen Besuch abstatten.

Die Fehlersuche vor Ort ist schnell beendet: Alle Festplatten wurden entfernt. Offenbar ist über Nacht jemand in die Kanzlei eingebrochen und hat den kompletten Serverschrank gründlich aufgeräumt. Ja, wer rechnet denn mit sowas? Erstmal tief durchatmen und dann geht es an die Wiederherstellung. Hilft ja nichts…

Wo ist die Datensicherung?

Gott sei dank ist es nicht lange her, dass wir der Susi eine NAS-Station für die Datensicherung eingerichtet haben. Dumm allerdings, dass auch hier die Festplatten entfernt wurden. Gut, dann nehmen wir halt die externe Sicherung… Es ist einer unserer Grundsätze, dass jede Kanzlei eine Datensicherung außerhalb der eigenen Räumlichkeiten aufbewahrt, am besten mit unserem Online-Backup, um eine schnelle Wiederherstellung zu garantieren.

Doch nun dämmert es unserem Techniker: War da nicht letztens ein schwieriges Vertriebsgespräch, bei dem die Sicherung an mehreren Orten vehement abgelehnt wurde? Aus Kostengründen oder so? Das sei übertrieben? War es vielleicht Susi, die zuletzt in unserem Beratungsprotokoll unterzeichnet hat, dass sie entgegen unserer expliziten und dringenden Empfehlung auf eine externe Sicherung verzichtet? Hoffentlich nicht. Doch.

Und jetzt?

Wir können ja niemanden zwingen. Wir würden gerne, aber wir können nicht. Seit Jahren missionieren wir: Datensicherung ist die wichtigste Maßnahme der IT-Sicherheit und die Sicherung an zwei Orten ist genau so notwendig wie mehrere Generationen, Verschlüsselung und weitere Faktoren. Wir lassen uns aus Haftungsgründen gegenzeichnen, wenn jemand darauf verzichtet und bitten eindringlich, diesen Punkt professionell zu organisieren. Wenigstens die RA-MICRO Daten sollten umfassend geschützt werden. Dafür bieten wir eine Rundum-Sorglos-Lösung ab 22,65 € im Monat.

22,65 €! Susi wollte das Geld nicht ausgeben. Irgendwann muss es ja auch mal gut sein, schließlich hat sie gerade die NAS-Station gekauft – war ja auch nicht billig. Das bittere Ergebnis: Die Daten sind weg – alle. Also irgendwie sind sie ja noch da: In den Papierakten. Aber Mandantendaten der letzten 20 Jahre nachpflegen macht nun wirklich keinen Spaß und kosten Zeit und Geld.

Was hätten wir noch machen können? Hätten wir Susi noch intensiver auf die Gefahren hinweisen können? War es nicht eindeutig genug? Wir sind selbst etwas ratlos – Vielleicht können wahre Geschichten wie diese dazu beitragen, solche Tragödien in Zukunft zu vermeiden – zumal es bald keine Papierakten mehr geben wird, die als greifbares Backup zur Verfügung stehen. Wenn Ihnen, lieber Leser, noch eine Idee einfällt, freuen wir uns sehr auf Ihren Kommentar.

Update

Windows 10 Upgrade: Nicht auf dem Kanzleirechner

UpdateAm 29. Juli 2015 ist es so weit: MICROSOFT veröffentlicht sein neues Betriebssystem Windows 10. Die Software verspricht, die besten Eigenschaften der beiden Vorgänger Windows 7 und Windows 8 zu kombinieren und darüber hinaus einige Zusatzfunktionen bereit zu stellen. Viele Fachleute und auch wir bei der Michgehl & Partner GmbH haben einen durchweg guten Eindruck vom neuen Betriebssystem und sind voller Vorfreude auf den offiziellen Start.

Die Kanzlei-IT ist keine Spielwiese

Eine deutliche Warnung möchten wir allerdings an alle Anwaltskanzleien senden: Installieren Sie Windows 10 nicht einfach auf Ihrem Kanzleirechner. MICROSOFT  macht es Nutzern von Windows 7 und Windows 8 sehr einfach, kostenlos auf Windows 10 zu aktualisieren. Über Windows Update wird das neue Betriebssystem bereitgestellt und kann mit wenigen Klicks installiert werden. Seit einigen Tagen finden viele Nutzer sogar ein neues Symbol in ihrer Taskleiste, mit dem das automatische Upgrade am Erscheinungstag durchgeführt wird.

Nutzen Sie ein Testsystem und probieren Sie risikofrei alle Funktionen

Der Wechsel eines Betriebssystems ist ein schwerwiegender Eingriff. MICROSOFT wird zwar alles dafür tun, dass das Upgrade so einfach wie möglich durchgeführt werden kann. Trotzdem werden einige Funktionen und Treiber nicht kompatibel sein und nach dem Upgrade nicht mehr verfügbar sein. Vorsicht ist insbesondere bei Fremdsoftware geboten: Warten Sie auf jeden Fall auf die Freigabe durch den Software-Hersteller. So können auch bei RA-MICRO Kompatibilitätsprobleme auftreten, wenn die Freigabe noch nicht erfolgt ist.

Unsere dringende Empfehlung lautet daher: Lassen Sie das Erscheinungsdatum 29. Juli ohne Upgrade verstreichen. Sehen Sie sich in Ruhe die ersten Reaktionen an, lassen Sie andere die Fehler finden und korrigieren. Dann probieren Sie selbst alle Funktionen des neuen Windows 10 nach einem Upgrade. Nutzen Sie dafür auf jeden Fall ein Testsystem, also einen Rechner, den Sie nicht produktiv in der Kanzlei einsetzen. Erst wenn alle Funktionen ausgiebig überprüft wurden, installieren Sie das Upgrade auf Ihren Kanzlei-Rechnern. Gerne unterstützen wir Sie bei der Aktualisierung.

Kein Upgrade ohne Datensicherung

Ein weiterer wichtiger Punkt: Sichern Sie Ihre Daten, bevor Sie Windows 10 installieren. Dazu erstellen Sie ein Image Ihres gesamten Rechners. Nutzen Sie dafür Ihre Datensicherungs-Software oder den kostenlosen Windows Sicherungsdienst. Das Backup ist in diesem Falle doppelt wichtig: Auf der einen Seite sollte vor jedem größeren Eingriff in ein IT-System eine Sicherung durchgeführt werden, auf der anderen Seite können Sie auf diesem Weg zu Ihrem alten System zurückkehren, wenn Windows 10 nicht wie erwartet funktioniert oder Ihnen schlicht nicht gefällt.

Kanzleisoftware und IT-Service für Kanzleien

Sprechen Sie uns gerne an bei Fragen zur Aktualisierung auf Windows 10, zur Datensicherung und grundsätzlich zum sicheren und einfachen Betrieb Ihrer Kanzlei-IT und Kanzleisoftware RA-MICRO. Von Nordwalde / Münster, Düsseldorf und München aus stehen wir Ihnen vielen Standorten in Deutschland mit kurzen Anfahrtswegen zur Verfügung. Gerne teilen wir über 30 Jahre Erfahrung in Anwaltskanzleien mit Ihnen.

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Die Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft: Ein Rückblick auf Zukunftsweisendes

RA-MICRO, Kanzleisoftware, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, ERV, Schulung, IT-Sicherheit, IT-ServiceDer elektronische Rechtsverkehr kommt. Mit der Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA) für jeden Anwalt setzt am 1. Januar 2016 die mehrstufige flächendeckende Digitalisierung aller Anwaltskanzleien ein. Dementsprechend ist das Interesse der Anwaltschaft an Kanzleisoftware und Kanzlei-IT sehr groß.

Am 24. April haben wir in Düsseldorf die Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft eröffnet. Hier ist die komplette IT-Infrastruktur einer modernen Anwaltskanzlei aufgebaut. Sie dient uns selbst als Labor zur Entwicklung und Überprüfung neuer IT-Lösungen und soll darüber hinaus Anwälten die Möglichkeit bieten, mobiles und digitales Arbeiten vor Ort auszuprobieren und im Detail zu erleben.

Neue Webseite: www.elektronischer-rechtsverkehr.net

Elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, ERV-check, RA-MICRO, KanzleisoftwareIn den vergangenen Monaten wurde rund um die Kanzlei der Zukunft ein umfassendes Konzept für den elektronischen Rechtsverkehr aufgebaut: Der Michgehl & Partner ERV-Check hat bereits über 100 Kanzleien mit einem individuellen Leitfaden bei den anstehenden Veränderungen unterstützt. Auf Basis der Antworten konnten wir die wichtigsten Sicherheitslücken und fehlenden Vorbereitungen für den elektronischen Rechtsverkehr in Anwaltskanzleien identifizieren und entsprechende ERV-Module dafür entwickeln. Das gesamte Konzept sowie aktuelle Informationen zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach und zum elektronischen Rechtsverkehr haben wir auf der neuen Webseite www.elektronischer-rechtsverkehr.net zusammengefasst.

Wegen Überfüllung geschlossen

elektronischer rechtsverkehr, besonderes elektronisches anwaltspostfach, kanzlei der zukunft, michgehl, kanzleisoftware, ra-micro, dictanetZum ersten Mal in der langen Geschichte der Michgehl & Partner Veranstaltungen mussten wir in den letzten Tagen Absagen wegen Überbuchung aussprechen. Mit 50 Teilnehmern aus Anwaltskanzleien war unser Standort in Düsseldorf prall gefüllt und auch der Zusatztermin am 13. Mai ist bereits gut gebucht. Wir möchten gemeinsam mit Ihnen zurückblicken auf eine zukunftsweisende Veranstaltung. Alle Vorträge und Diskussionen werden in den kommenden Tagen als Video zur Verfügung gestellt und auf www.elektronischer-rechtsverkehr.net publiziert. Auch die IT-Lösungen für den elektronischen Rechtsverkehr werden in Wort, Bild und Video aufbereitet und dort bereitgestellt. Wir freuen uns auf Ihren Besuch.

Wie arbeitet der Anwalt 2020?

andrea brandenburg, ra-micro, erv, eloektronischer rechtsverkehr, kanzleisoftware, rechtsanwalt software, anwaltssoftware, dictanet, Nach der Begrüßung durch Franz-Josef Michgehl, Geschäftsführer und Inhaber der Michgehl & Partner GmbH, läutete Rechtsanwältin Andrea Brandenburg (RA-MICRO GmbH & Co. KGaA, Berlin) die Agenda ein: „Wie arbeitet der Anwalt 2010?“, war die Fragestellung ihres inspirierenden Vortrags. Die Zahl zugelassener Anwälte steigt stetig, insbesondere in den Ballungsgebieten. Hier versprechen Spezialisierung und Kooperation, Marketing und Organisation eine Behauptung im enger werdenden Markt. Die Arbeitsweise von 70% der Anwaltschaft arbeitet noch mehrheitlich papiergebunden, Scanprozesse sind kaum etabliert – Es wird einzeln bei Bedarf digitalisiert, elektronische Akten sind nicht das führende System.

Diese Ausgangslage wird sich in den nächsten Jahren dramatisch verändern: Kaum eine Kanzlei wird darauf verzichten, ihren gesamten Posteingang einzuscannen. In der Folge wird die Weiterverarbeitung der digitalen Schriftstücke an Bedeutung gewinnen. Die marktführende Kanzleisoftware RA-MICRO unterstützt dabei mit einer Schnittstelle zur integrierten Benutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches und mit einem umfassenden elektronischen Workflow, um die wesentlichen Prozesse in der Kanzlei digital abzubilden. Abschließend stellte RAin Brandenburg den möglichen Tagesablauf eines Anwalts im Jahr 2020 vor: Digital vernetzt mit jederzeitigem Zugriff auf alle Informationen der Kanzlei kann der Anwalt der Zukunft an jedem Ort vollwertig seiner Arbeit nachgehen. Die digitale Kommunikation in sozialen Netzwerken dient nicht nur der Mandantenakquise sondern auch der Pflege strategisch wichtiger Kooperationen. Der einzige Nachteil: Die Trennung von Beruf und Privatleben erfordert mehr Disziplin und ist an einigen Stellen nicht mehr aufrecht zu erhalten.

Elektronischer Rechtsverkehr: Wie fit ist Ihre Kanzlei?

Holger Esseling, Franz-Josef Michgehl, Kanzlei der Zukunft, Michgehl, Elektronischer Rechtsverkehr, ERV-Check, ERV-Module, Im Anschluss präsentierten Franz-Josef Michgehl und Dipl.-Kfm. Holger Esseling (Marketingleiter bei Michgehl & Partner) das Herzstück der Veranstaltung: Die Kanzlei der Zukunft. „Wie sind wir überhaupt darauf gekommen, hier eine eigene Kanzlei aufzubauen?“, leitete Esseling den Vortrag ein. Die Unsicherheit in der Anwaltschaft in Bezug auf den elektronischen Rechtsverkehr sei so groß gewesen, dass der eigens entwickelte ERV-Check von vielen Anwaltskanzleien dankbar angenommen wurde. Dabei beantworten Anwälte einen Fragebogen zu ihrer Kanzlei-IT und erhalten im Anschluss einen individuellen 20-seitigen Leitfaden zum elektronischen Rechtsverkehr für ihre Kanzlei.

Die Antworten, die bisher von über 100 Kanzleien eingegangen sind, helfen wiederum dabei, den Status Quo und die wichtigsten Sicherheitslücken zu identifizieren. Für alle wichtigen Bedürfnisse wurden bei Michgehl & Partner daraufhin Lösungen entwickelt, die als „ERV-Module“ angeboten werden. Frei nach dem Motto des Unternehmens „Kanzlei. IT. Einfach. Sicher.“ erhalten Anwälte damit gezielte Lösungen auf Knopfdruck. Mit einem Beispiel sorgte Holger Esseling für Verständnis aber auch für betretenes Schweigen Raum:

Esseling: Wer von Ihnen hat in dieser Woche seine Daten gesichert?

Publikum (unter Gelächter): Ja, sicher. Ist doch selbstverständlich.

Esseling: Wer von Ihnen sichert seine Daten an mehreren Orten?

Publikum (zumindest 70% davon): Klar, machen wir.

Esseling: Und wer von Ihnen hat irgendwann einmal überprüft, ob sich die Daten wirklich wieder herstellen lassen?

Publikum (irritierte Blicke, Schweigen, vereinzeltes Schmunzeln)

Esseling: Halten wir fest: Wir alle halten Datensicherung für extrem wichtig, aber niemand von Ihnen hat eine Ahnung, was er überhaupt sichert und ob es sicher wieder herstellen lässt. Das ist nur eines von 14 häufigen Problemen, für die wir eine einfache Lösung geschaffen haben.

Franz-Josef Michgehl führte die Präsentation fort mit der Vorstellung der Kanzlei der Zukunft am Düsseldorfer Standort. Zu betrachten sind ein Anwalts-Arbeitsplatz mit NAS-Speicher und Server, die Vernetzung und Absicherung über Router und Firewall, VoIP-Telefonie, eine Assistentenarbeitsplatz mit verschiedenen Möglichkeiten zum Einscannen und vieles mehr. Deutlich wird bei der Präsentation: Auf den ersten Blick wird die Kanzlei-IT mobiler und einfacher – doch im Hintergrund sind einige Voraussetzungen zu treffen, um sicher und komfortabel zu arbeiten.

Elemente der Kanzlei der Zukunft

Scannen, Scan, Einscannen, Multifunktionsgerät, Samsung, Elektronischer Rechtsverkehr, ERV, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, RA-MICRO, KanzleisoftwareUnmittelbar nach dem Vortrag zur Kanzlei der Zukunft nutzten die Teilnehmer die Gelegenheit, vor Ort alle Facetten intensiver zu ergründen und auszuprobieren. Besonderen Zulauf erhielt der aufgebaute Arbeitsplatz für Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, an dem unter anderem verschiedene Möglichkeiten des Einscannens von Schriftstücken gezeigt wurden. So können Dokumente über Multifunktionsgeräte direkt in die RA-MICRO Akte importiert werden oder als Stapelscan in einem Vorgang verarbeitet werden. Besondere Aufmerksamkeit erregte der spezielle Dokumentenscanner, der 80 Seiten innerhalb einer Minute beidseitig scannt, voneinander trennt, mit einer Texterkennung analysiert und in Buchstaben übersetzt und auf Wunsch verschlüsselte Dokumente importiert. Die Rechtsanwältin Tina Ablas-Henrichmann und die Assessorin Eva-Maria Bendick (beide Kanzleiberaterinnen bei Michgehl & Partner) präsentierten die verschiedenen Möglichkeiten mit technischer Unterstützung von Guido Weitkämper, der als IT-Techniker über langjährige Erfahrung in Anwaltskanzleien verfügt.

Datensicherung, NAS, Backup, Wiederherstellung, Rekonstruktion, Recovery, Elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, ERV, Kanzleisoftware, RA-MICROAm Anwalts-Arbeitsplatz erwartete Gunnar Holm (IT-Techniker und Consultant bei Michgehl & Partner) viele interessierte Rechtsanwälte und Kanzlei-Mitarbeiter. Im Fokus standen hier neben dem allgemeinen Aufbau und der Vernetzung von Telefonie, Datenspeicher und Server vor allem die Themen Datensicherung und professioneller IT-Service. Unterstützt wurde Herr Holm vom Geschäftsführer der Michgehl & Partner Süd GmbH Assessor jur. Reinhard Cebulla sowie den vertrieblichen Consultants Jürgen Hennecke und Ismail Aksoy.

it-monitoring, it-service, it-dienstleister, it-dienstleistung, managed service, elektronischer rechtsverkehr, erv, bea, besonderes elektronisches anwaltspostfach, ra-micro, kanzleisoftwareWie die aktive Überwachung der Kanzlei-IT aus Sicht des Dienstleisters aussieht, konnten die Teilnehmer im nächsten Raum begutachten. Hier stand IT-Techniker und Consultant Max Riedel mit weiteren Kollegen Frage und Antwort. Insbesondere zeigte er das Dashboard des Michgehl & Partner Monitoring-Systems: Hier werden wesentliche Parameter vieler Kanzlei-Infrastrukturen in Echtzeit gesammelt und analysiert: Prozessorauslastungen, freie Speicherkapazitäten oder Ereignisse wie eine erfolgte Datensicherung. Im Ergebnis können die Spezialisten von Michgehl & Partner Probleme in der Kanzlei-IT häufig erkennen und beheben, bevor sie in der Anwaltskanzlei überhaupt registriert werden.

Elektronische Kommunikation mit RA-MICRO

RA-MICRO, Kanzleisoftware, Anwaltssoftware, Eva-Maria Bendick, Tina Ablas, Tina Ablas-Henrichmann, Michgehl, Kanzlei der Zukunft, Musterkanzlei, Elektronischer Rechtsverkehr, ERV, besonderes elektronisches Anwaltspostfach,Nach dem Rundgang durch die Kanzlei der Zukunft stellten Tina Ablas-Henrichmann und Eva-Maria Bendick die elektronische Kommunikation mit RA-MICRO im Detail vor. Wie kommen die Schriftstücke in die Akte? Wie werden digitale Akten im elektronischen Workflow bearbeitet, mit Verfügungen und Kommentaren versehen und weitergeleitet? Wie werden elektronische Briefe erstellt, signiert und versendet, um massiv Druck- und Portokosten zu senken? All diese Fragen beantworteten die beiden Kanzleiberaterinnen durch einen Vergleich der analogen mit der digitalen Kanzlei.

Digitalisierung? Aber sicher!

it-sicherheit, virus, trojaner, michgehl, elektronischer Rechtsverkehr, erv, beA, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, RA-MICRO, Kanzleisoftware, AnwaltssoftwareFranz-Josef Michgehl und Maximilian Hampe wiesen im Anschluss anschaulich auf die Gefahren des elektronischen Rechtsverkehrs für Anwaltskanzleien hin: Eine höhere Bedeutung der Kanzlei-IT erfordert bessere Schutzmechanismen. Wie einfach Viren und Trojaner in die Kanzlei gelangen, zeigte Hampe am Beispiel einer manipulierten Webseite: Ein falscher Klick und schon werden automatisch schadhafte Anwendungen heruntergeladen. Der Benutzer bekommt es meistens gar nicht mit. Auch referierte er über Schadensfälle aus der Praxis, in denen es zu Systemausfällen und Datenverlusten als Folge von Virenbefall kam. Dabei gehen die Hacker immer kreativer und intelligenter vor, so dass eine Viren-Software alleine längst nicht mehr ausreicht. Michgehl und Hampe zeigten, wie ein professioneller Rundum-Service mit einem unternehmenstauglichen Router, intensiverem Scannen der eingehenden Mails und umgehenden Sicherheitsupdates gegen viele Gefahren schützen kann. Dabei ist auch die Schulung der Mitarbeiter ein wichtiger Bestandteil des Sicherheitskonzepts.

Drei Meinungen zum elektronischen Rechtsverkehr

Holger Esseling, Claas Kuhfuß, Ralf Heidemann, Andrea Brandenburg, Elektronischer Rechtsverkehr, Podiumsdiskussion, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, bea, erv, it-service, ra-micro, kanzleisoftware, Den Abschluss der Veranstaltung bildete die Podiumsdiskussion zum Thema „Chancen und Risiken der digitalen Kanzlei“. Moderiert von Holger Esseling brachten drei Teilnehmer ihre Sicht aus der Praxis zu Gehör. RAin Andrea Brandenburg von RA-MICRO ist naturgemäß optimistisch im Hinblick auf den elektronischen Rechtsverkehr. Sie sieht insbesondere massive Einsparungen von Druck- und Portokosten sowie eine schnellere Verfügbarkeit von Informationen als wesentliche Vorteile. Dafür seien zwar einige Änderungen in der Kanzleiorganisation notwendig, was allerdings mit einer bewährten und innovativen Kanzleisoftware wie RA-MICRO einfach umsetzbar sei.

RA Claas Kuhfuß von der Kanzlei Worbs und Partner in Düsseldorf zeigte sich zurückhaltend optimistisch. Er unterschied klar zwischen Hype und realem Nutzen in der Digitalisierung. In der Kanzlei sind Skeptiker und Befürworter des elektronischen Rechtsverkehrs vertreten und es ist ein Balanceakt, hier für einen reibungslosen Übergang zu sorgen. Dieses Zwischenstadium hat RA Ralf Heidemann bereits hinter sich gelassen: In seiner Kanzlei CNH Anwälte in Essen ist die elektronische Akte bereits führend. Voraussetzung war auch hier eine behutsame Einführung mit sanftem Druck. Ein paar Tipps für die Praxis lassen sich aus der Diskussion und den drei Sichtweisen ziehen:

- Die Digitalisierung der Anwaltskanzlei ist ein kultureller Prozess. Er lässt sich nicht von heute auf morgen verordnen, sondern muss sich entwickeln.

- Planen Sie ein Jahr für die Vorbereitung der Umstellung ein und starten Sie mit einem Workshop. Alle Kollegen der Kanzlei sollten teilnehmen und ein Projektteam aufgesetzt werden. Die rechtzeitige und umfassende Information ist ein Erfolgkriterium

- Definieren Sie frühzeitig den eindeutigen Zeitpunkt, ab dem die elektronische Akte das führende System wird.

- Machen Sie nach der Umstellung die Arbeit mit Papierakten unbequemer: So könnte jeder Anwalt seine Akten selbst ausdrücken müssen, wenn er unbedingt Papier nutzen möchte.

- Lassen Sie sich begleiten von einem professionellen Dienstleister, der sich mit Kanzlei-IT, Kanzleisoftware und den zugehörigen Prozessen in der Kanzlei auskennt.

www.elektronischer-rechtsverkehr.net

michgehl, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches anwaltspostfach, beA, ERV, Kanzleisoftware, RA-MICRO, DictanetWir danken allen Beteiligten herzlich für die sehr gelungene Veranstaltung. Alle anwesenden Kanzleivertreter waren hoch interessiert und haben die Veranstaltung mit Fragen und Meinungen bereichert. Das Team von Michgehl & Partner zeigte innovative Lösungen für die Anwaltskanzlei und stand jederzeit für die Teilnehmer zur Verfügung, um konstruktive fachliche Gespräche zu führen. Alle Vorträge werden nun in der Folge als Video aufbereitet und auf www.elektronischer-rechtsverkehr.net zur Verfügung gestellt. Hier finden sich auf die neuen Module zum elektronischen Rechtsverkehr sowie der Michgehl & Partner ERV-Check. Besuchen Sie uns auf www.elektronischer-rechtsverkehr.net.

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Positionierung schafft Klarheit – für Unternehmen und Kunden

Michgehl und Partner, IT-Service, Positionierung, EKS, Engpass-konzentrierte Strategie, EKS Phasen, Workshop, Kanzleisoftware, Rechtsanwalt, anwalt software, Manchmal sind große Veränderungen von außen kaum sichtbar. So würde wohl niemand auf die Idee kommen, dass hinter der Veränderung des Michgehl & Partner Logos ein halbes Jahr Strategie-Arbeit steckt. Natürlich haben wir nicht 6 Monate für ein neues Bild gebraucht – es symbolisiert jedoch einige grundlegende Entscheidungen, die wir in dieser Zeit getroffen haben. Zusammengefasst haben wir uns noch klarer fokussiert auf unsere Zielgruppe Rechtsanwälte und den Nutzen, Ihnen das Arbeiten in der Kanzlei so sicher und einfach wie möglich zu machen – Kanzlei.IT. Einfach. Sicher.

Warum sollte sich jedes Unternehmen (und jede Anwaltskanzlei) positionieren?

In erster Linie geht es um bewusste Entscheidungen. Das Ergebnis ist zweitrangig. Steuern Sie Ihr Unternehmen aktiv oder werden sie gesteuert? Wer sich zwei Tage gemeinsam zurückzieht, trifft bessere Entscheidungen als Einzelpersonen im hektischen Alltag. Eine klare Positionierung hilft bei der Herausbildung von besonderen Stärken. So können bessere Lösungen für klar definierte Kundengruppen entwickelt werden. Sie behalten leichter den Überblick über Ihre Kunden, kennen deren Probleme besser und ihre Botschaften kommen ohne Streuverlust an. Ein Problem richtig zu durchdenken und überzeugend zu lösen, hat viele Vorteile. Aber das wichtigste ist die bewusste Entscheidung.

Wie läuft eine Positionierung ab?

Wir haben uns bei der Reflektion und Ausrichtung unseres Unternehmen stark an die Engpass-konzentrierte Strategie (EKS) angelehnt, da ich (Holger Esseling, Marketingleiter Michgehl & Partner) hier bereits praktische Erfahrung in der Moderation und praktischen Anwendung habe. Leicht abweichend haben wir allerdings die Fähigkeiten gar nicht so sehr betont, da sie teils relativ leicht erlernbar sind. Die wichtigsten Schritte sind die Konzentration auf eine Zielgruppe und das Finden der wichtigsten Bedarfe sowie einer richtig guten Lösung dafür. Und das schafft ein kleines mittelständisches Unternehmen nicht für zehn Zielgruppen, sondern für eine. Der Ablauf im Überblick:

Phase 1: Bestandsaufnahme und Stärken

Phase 2: Aussichtsreichstes Geschäftsfeld / Spezialgebiet

Phase 3: Aussichtsreichste Zielgruppe

Phase 4: Brennendstes Problem der Zielgruppe

Phase 5: Innovationsstrategie

Phase 6: Kooperations-Strategie

Phase 7: Konstantes Grund-Bedürfnis

Phase 1 – Ganz ehrlich: Was können wir richtig gut und was nicht?

Diese Frage ist häufig nicht einfach zu beantworten, insbesondere für vertriebsorientierte Menschen, die den ganzen Tag verkaufen, dass ein Unternehmen alles brillant beherrscht. Hinzu kommt die Sorge: Wenn wir das nicht mehr verkaufen, dann verkaufen wir doch weniger. Wir haben unsere Leistungen ehrlich hinterfragt und auch die Entwicklungen der eigenen Umsätze und jeweiligen Motivation sowie Marktprognosen, Trends, und Wettbewerber angesehen. Das Ergebnis wurde von allen Vertriebsmitarbeitern gemeinsam erarbeitet und war stimmig:

  • Wir sind bundesweit einer der erfahrensten Experten für RA-MICRO Kanzleisoftware und können sie daher sehr gut verkaufen, installieren, schulen und betreuen.
  • Wir kennen die Abläufe in Anwaltskanzleien sehr gut. So können wir Prozesse verbessern und durch den Einsatz von IT-Lösungen Kosten senken und Ergebnisse erhöhen
  • Wir kennen die Sicherheitslücken in Anwaltskanzleien sehr gut. So können wir Lösungen genau für diese Schwachstellen entwickeln.
  • Der elektronische Rechtsverkehr ist gesetzlich festgeschrieben und führt zur Digitalisierung aller Anwaltskanzleien. Wir beschäftigen selber Rechtsanwälte, beobachten alle Entwicklungen im IT-Markt und im juristischen Markt. Damit schaffen wir eine einzigartige Verbindung.
  • Wir sind keine Händler, aber auch keine Berater. Wir sind Dienstleister, die auch handeln und auch beraten. Im Kern allerdings stellen wir Leistungen für Anwälte gegen monatliche Entgelte zur Verfügung. Es macht uns Freude, und das ist wesentlich, im Hintergrund laufend für die Sicherheit unserer Kunden zu sorgen.

Phasen 2 und 3 – Machen ist machbar, Lassen ist wirklich schwer

In den nächsten beiden Schritten geht es um eine scheinbar einfache Frage: Welche Leistung wollen wir für wen erbringen? Dabei sind verschiedene Arten der Spezialisierung genauso zu berücksichtigen wie die Zielgruppe. Und ganz wichtig: Es ist von großer Bedeutung, was das gesamte Team mit Freude macht und was nicht. Schnell sind wir uns einig, dass unsere Zielgruppe Rechtsanwälte sind. Und diese Definition wurde noch deutlich verfeinert, bis wir wirklich die Gesamtheit von Menschen vor Augen hatten, die wir damit meinen: Rechtsanwälte in Kanzleien bis 50 Mitarbeiter, die einen professionellen Anspruch an IT-Lösungen haben und sich noch in weitere Untergruppen teilen lassen.

Neukunden-Akquise? Ja! Nein, doch nicht.

Doch was bedeutet das? Verkaufen wir unsere guten Sicherheitslösungen an mittelständische Unternehmen? NEIN! Sprechen wir aktiv Großkanzleien an? NEIN! Wir konzentrieren uns auf unsere Zielgruppe. Auf Basis von Marktdaten und eigenen Kundenbetrachtungen können wir die 160.000 Anwälte in Deutschland weiter differenzieren: Von 54.000 Kanzleien sind 15.000 RA-MICRO Kanzleien, 10.000 dieser Kanzleien kennen wir bereits und stehen in einer mehr oder weniger festen Kommunikationsbeziehung mit ihnen. Ca. 1000 davon können wir als Kunden bezeichnen. Das sind wichtige Erkenntnisse: Wir müssen keine neuen Kontakte generieren, wir müssen den bestehenden Kontakten besseren Nutzen bieten. Das sind völlig verschiedene Aufgaben. Also konzentrieren wir uns auf die Verbesserung unserer Leistungen RA-MICRO Kanzleisoftware und sichere IT-Systeme für Kanzleien.

Phase 4 – Engpass-Analyse: Wann platzt der Knoten?

Die schönste Frage, um den Sinn dieser Phase zu verbildlichen: „Wann werden Sparsame verschwenderisch?“. Was also ist der zentrale Engpass? Was hält unsere Zielgruppe davon ab, bei uns zu kaufen? Hier fragen wir nochmal intensiv weiter und geben uns nicht mit der erstbesten Lösung zufrieden. Ein zentraler Engpass unserer Kunden: Sicherheit und Orientierung. Die IT wird immer wichtiger, gerade im Zuge des elektronischen Rechtsverkehrs und der damit verbundenen Digitalisierung. Hinzu kommen besondere rechtliche Pflichten für Rechtsanwälte im Straf- und Berufsrecht. Wir wollen diese Orientierung bieten, diese Sicherheit gewährleisten. Wie genau wir das umsetzen, wird in Workshops am zweiten Tag konkretisiert.

Kanzlei. IT. Einfach. Sicher.

An dieser Stelle, nach Phase vier, ist die eigentliche Positionierung abgeschlossen. Unsere Mission diskutieren wir lebhaft und einigen uns auf die kurze Formel: Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. In weniger Worten kann man nicht zum Ausdruck bringen, was wir im Kern machen. Wir machen IT-Systeme für Kanzleien einfach und sicher. Und alle vier Elemente sind gleichermaßen wichtig, ohne dass ein fünftes fehlen würde. Als Moderator bin ich nach einem halben Tag Arbeit ziemlich zufrieden mit diesem Ergebnis.

Phasen 5 und 6 – Innovation und Kooperation: Make or Buy?

Die beiden folgenden Phasen dienen letztlich dazu, die Unternehmensmission besser zu erfüllen. Welche Innovationen benötigen wir noch, um den Nutzen für unsere Kunden zu erhöhen? Was können wir selbst und was kann ein anderes Unternehmen besser für uns machen? Wir stellen fest, dass wir bessere Möglichkeiten der Vorführung benötigen – eine eigene Kanzlei als internes Labor und Präsentationsmöglichkeit für Anwälte wäre optimal. Aufbereitete Informationen zum elektronischen Rechtsverkehr und zur Kanzleiorganisation wären hilfreich, um dem Kunden gegenüber deutlich zu machen, dass wir mehr sind als der Verkäufer seiner IT-Systeme. Viele weitere gute Ideen und Kampagnen konnten in dieser Phase generiert werden.

Phase 7 – Das konstante Grundbedürfnis: Die Elementarschaden-Versicherung

Zum Abschluss stellt sich noch eine Frage: Wenn sich das Umfeld ändert, verschwindet dann das Bedürfnis, auf das wir uns gerade spezialisieren? Um das zu verhindern, sollte ein konstantes Grundbedürfnis identifiziert werden, das über kurzfristige Trends hinaus geht. Würden wir uns nur auf den elektronischen Rechtsverkehr stürzen, könnte es sein, dass wir 2022 unsere Existenzberechtigung verlieren. Anwaltskanzleien, die sichere und einfache IT-Strukturen benötigen, wird es allerdings auch dann noch geben. Unser Ziel ist der Zielgruppenbesitz: Wenn es um Kanzlei-IT geht, dann sind wir der erste Ansprechpartner unserer Zielgruppe.

Und? Hat es etwas gebracht?

Strategie-Workshops werden von Pragmatikern häufig belächelt – und manchmal zu Recht. „Was Ihr in der Zeit alles hättet arbeiten können“, lautet dann der Vorwurf bloßer Zeitverschwendung. In diesem Fall ist es allerdings offensichtlich, dass wir unsere Zeit kaum besser hätten investieren können. Das sollen nur drei Ergebnisse zeigen, die in den letzten Monaten seit dem Workshop erreicht wurden:

  • Verdoppelung der Klickrate im Newsletter: Wir haben die Inhalte unseres Newsletters konsequent an den Interessen unserer Kunden ausgerichtet und mehr Aufwand in die Erstellung guten Contents gesteckt. Ergebnis: Wir erreichen mit jedem Newsletter doppelt so viele Kunden.
  • Steigerung der Online-Buchungen um 200%: Unsere Idee einer eigenen Kanzlei haben wir mit der Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft umgesetzt. Allein die Ankündigung (im mittlerweile besser gelesenen Newsletter) führt dazu, dass die Mindestteilnehmerzahl der Veranstaltung nach kurzer Zeit erreicht ist. Früher waren dafür tausende Print-Einladungen nötig.
  • Über 30% Antwortquote auf ein Mailing: Die Idee „Orientierung geben“ haben wir konsequent umgesetzt in Bezug auf den Trend „elektronischer Rechtsverkehr“. So haben wir den Michgehl & Partner ERV-Check entwickelt, mit dem Anwälte prüfen können, wie fit ihre Kanzlei für die anstehenden Herausforderungen ist. Über 30% der Kanzleien sendeten uns vollständig ausgefüllte vierseitige Fragebögen. Eine Antwortquote von 1% war bisher der Durchschnitt.

Und das alles nur durch Positionierung?

Jeder amerikanische Wirtschaftsautor würde schreiben: Sicher! Das ist eine Wunderwaffe! Ich wünsche mir da immer mehr Bescheidenheit. Ganz ehrlich: Wir wissen es nicht genau. Wir treffen seit dem Workshop offenbar besser die Themen unserer Kunden und wir haben uns ein paar Kampagnen sehr genau überlegt und sie waren überaus erfolgreich. Viele Überlegungen wurden allerdings auch in der Zeit vor und nach dem Workshop entwickelt und verfeinert. Einige Effekte wären auch ohne die Zusammenkunft bestimmt eingetreten. Entscheidend für diese Erfolge ist es, sich ehrlich zu hinterfragen und sich in den Kunden hinein zu versetzen, erst an den Kundennutzen und dann an Geld zu denken. Geld folgt automatisch, wenn die Lösung gut ist.

 

Crypto-Virus: IT-Service hilft

IT-Panne des Monats Februar: Lösegeld oder Daten weg

Crypto-Virus: IT-Service hilftEs gibt so Fälle, da kann einem ein Kunde einfach nur leid tun. Insbesondere wenn er sich auf einen scheinbar professionellen IT-Dienstleister verlässt, um das wahre Ausmaß seiner Inkompetenz erst im Schadensfall kennen zu lernen.  So wie bei unserer IT-Panne des Monats Februar. Was ist geschehen?

Cryptovirus verschlüsselt RA-MICRO Daten

Einmal mehr ruft ein aufgeregter Rechtsanwalt an, nennen wir ihn Hans. Hans kann nicht mehr auf seine Kanzleisoftware RA-MICRO zugreifen und wird stattdessen aufgefordert, eine Lösegeldzahlung in Höhe von 300 US-$ in Bitcoins vorzunehmen. Gut, der Schaden wäre überschaubar – aber werden die Daten dann wirklich entschlüsselt? Also erstmal den IT-Dienstleister des Vertrauens hinzuziehen, denkt sich Hans. Bis hierher hat er also alles richtig gemacht.

Woran erkennt man einen guten IT-Dienstleister?

In den folgenden Stunden zeigt sich, dass Hans‘ Fehler weiter vorne lag: Er hat den falschen IT-Dienstleister ausgewählt – und bis der Notfall eintrat, konnte er das nicht einmal bemerken. Es lief doch immer alles. Jetzt allerdings werden die großen Sicherheitslücken der Kanzlei genau so offensichtlich wie die Unfähigkeit, das System strukturiert wieder herzustellen. Die Qualität eines IT-Systemhauses erkennt der Laie erst im Notfall – oder daran, dass überhaupt ein Notfall daraus wird.

Wie kommt ein Virus in die Kanzlei?

Machen wir uns nichts vor: Es gibt keine 100% Sicherheit, wenn es um die Abwehr digitaler Angriffe und Schadsoftware geht. Auf der anderen Seite gibt es einfache Lösungen, um über 99% aller Bedrohungen zu vermeiden. Die meisten Schadprogramme kommen per E-Mail oder über manipulierte Webseiten ins IT-System. Geeignete Absicherungen sind professionelle Virenschutzlösungen, Firewalls und Router für den professionellen Einsatz und zusätzliche Mail- und Web-Protection Software. Doch selbst bei der besten Ausstattung kann niemand eine Garantie auf Virenfreiheit übernehmen – da möchten wir gar nicht auf unserem Marktbegleiter herumhacken.

Wie entfernt man ein Virus?

Ist der Schaden erstmal eingetreten, offenbart sich die Professionalität eines IT-Systemhauses und im vorliegenden Fall die Inkompetenz: Alle Versuche, den Virus zu entfernen, schlugen fehl. Doch es ist vor allem der Fehler aller Fehler, der den Zwischenfall zur Katastrophe werden lässt: Unzureichende Datensicherung. So installierte der IT-Dienstleister den Server neu – spielte die Datensicherung auf – und damit leider auch den Virus, der umgehend seine Arbeit aufnahm… Und es kommt noch schlimmer: Eine „saubere“ Datensicherung war überhaupt nicht mehr vorhanden. Der Virus befand sich vor seiner Aktivierung schon mehrere Tage im System und eine professionelle Datensicherung über mehrere Generationen wurde nie eingerichtet. Leider merkt man erst hinterher, ob vorher gute Arbeit geleistet wurde.

Daten sichern!

Aber irgendwie ist es auch gut, dass es IT-Pfuscher gibt: So kommen regelmäßig verzweifelte Menschen zu uns und werden treue Kunden, so wie Hans. Wir haben seinen Server neu aufgesetzt, die Kanzleisoftware von Grund auf neu installiert und die wesentlichen Daten aus der Sicherung retten und wieder importieren können. Das hat unsere Zeit und sein Geld gekostet. Daher ist er jetzt auch sehr offen für eine professionelle Datensicherung mit dem M-IT Backup von Michgehl & Partner. Damit aus dem nächsten Fall kein Notfall wird.