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Datensicherung, Backup, RA-MICRO, Kanzleisoftware

IT-Panne des Monats Dezember: Die Mutter aller IT-Pannen

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, KanzleisoftwareJeden Monat bieten unsere IT-Pannen einen Einblick, was so alles passieren kann in der Kanzlei-IT. Eine Sache gibt es allerdings, die darf nicht passieren, da raufe ich mir jedes Mal die Haare, da denke ich: „Das gibt es doch gar nicht! Jeder Anwalt weiß genau um das Risiko und kümmert sich nicht darum“. Die Rede ist von der Mutter aller IT-Pannen, dem Super-GAU der Kanzlei-IT: DATENVERLUST. Dieser DATENVERLUST ist so einfach zu vermeiden bei so hohem Schaden im Ernstfall, dass wir einfach nicht aufhören mit der Missionierung. Der vorliegende Fall zeigt es wieder einmal.

Schon wieder ein Cryptovirus

Kaum eine Online-Bedrohung ist derzeit so gefährlich wie die Verschlüsselungsviren Cryptolocker und Cryptowall. Sie werden massenhaft in E-Mails-Anhängen versendet – getarnt als Rechnungen oder Bewerbungen in der Dateiform pdf, zip oder neu: .doc. Wöchentlich rufen uns Kanzleien an, deren Datenbestände verschlüsselt wurden und die nur gegen Zahlung eines Lösegelds wieder entschlüsselt werden sollen. So ist es auch unserem Anrufer ergangen: Rechtsanwalt Stefan Sorglos ärgert sich spürbar, dass er „nur einmal falsch geklickt“ hat.

Wer klickt denn auf sowas?

Die Wiederherstellung des Systems nach einem erfolgreichen Crypto-Angriff gehört für uns mittlerweile (leider) zum Tagesgeschäft. Man fragt sich ja immer: „Wer klickt denn auf sowas?“, aber die E-Mails sind auch wirklich besser geworden. Vor einigen Jahren konnte man betrügerische Mails noch aus hundert Metern riechen: „Wichtiger News für Herr Müller“ – da war schon klar, dass die Mail schnell entsorgt werden sollte. Heute werden die Signaturen realer Online-Shops verwendet, deutsche Grammatik fehlerfrei umgesetzt und im Ergebnis täuschend echte Nachrichten versendet – nur eben so viele, dass immer wieder jemand den einen Klick zu viel tätigt.

Das kriegen wir schon wieder hin – oder?

Der Stefan ist also ziemlich aufgebracht und wir beruhigen ihn: Das bekommen wir schon wieder hin. Nach der eindeutigen Bestätigung, dass es sich um einen Crypto-Virus handelt, machen wir uns daran, das System neu aufzusetzen. Sichtlich erleichtert und vielleicht etwas stolz holt Stefan die letzte Datensicherung in Form einer externen Festplatte. Perfekt, da kann doch nichts mehr schiefgehen, oder? Doch! Die drei Jahre alte Platte ist defekt. Hm, dann nehmen wir eine andere Festplatte. Wie, nur eine Platte? Och nö, bitte sagen Sie schnell, dass das ein Scherz ist… Ist es nicht.

Glück im Unglück

Wir sind also auf eine einzige Festplatte angewiesen und die ist kaputt – tolle Ausgangslage. Hätte Stefan nicht unserer dringenden Empfehlung folgen können und erstens seine Festplatte laufend analysieren lassen und zweitens ein professionelles zusätzliches Online-Backup nutzen können? Dann hätten wir jetzt innerhalb von Minuten seine Arbeitsbereitschaft über eine virtuelle Maschine wieder hergestellt. Aber nein – war ja zu teuer… 22,65 € im Monat sind aber auch ein Batzen Geld. Nun gut, hilft ja nichts. Dann machen wir uns an die Datenrettung. Diese IT-Panne wäre natürlich viel überzeugender, wenn die Festplatte vollkommen zerstört gewesen wäre. Alle Daten weg – das wäre eine tolle Geschichte. RA Sorglos hatte hingegen Glück im Unglück: Die Daten ließen sich mit einigem Aufwand retten. Schlecht für die Story – gut für Stefan. Der war auch so hinreichend bedient: Zwei Tage Arbeitsausfall und ein niedriger vierstelliger Betrag für die gesamte Rettungsaktion. Für den Gesamtaufwand hätte er auch ungefähr 10 Jahre Online-Backup nutzen können. Macht er jetzt übrigens auch. Einfach um mal wieder ruhig zu schlafen.

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, Kanzleisoftware

RA-MICRO Programmhinweis zur Datensicherung

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, KanzleisoftwareAktuell wird Anwendern der RA-MICRO Kanzleisoftware ein Hinweis angezeigt, der in seiner Bedeutung gar nicht überschätzt werden kann. Daher möchten wir die Aussagen noch einmal bekräftigen, ergänzen und unsere Unterstützung bei der Umsetzung anbieten. Der Hinweis betrifft die Lebensversicherung Ihrer Kanzlei-IT: Ihre Datensicherung. Wir wissen aus eigenen Untersuchungen in über 150 Anwaltskanzleien, dass kaum eine Kanzlei alle wesentlichen Regeln der Sicherung einhält und damit das Risiko eines Datenverlustes eingeht.

Was würde ein Verlust Ihrer Kanzleidaten für Sie bedeuten?

Täglich hören und lesen wir von neuen Schreckensszenarien: Viren, Trojaner, Systemausfälle, Einbrüche und vieles mehr. Die Angriffe werden immer intelligenter und erreichen auch in Anwaltskanzleien immer häufiger ihr Ziel. Fast beschleicht einen das Gefühl: „Da kann man eh nichts machen“. Und in der Tat kann man einen kurzzeitigen Systemausfall nicht zu 100% ausschließen. Die schlimmste Folge aller IT-Fehler und Angriffe jedoch ist zuverlässig vermeidbar: Der Datenverlust. Führen Sie sich einmal kurz vor Augen, was es bedeuten würde, wenn Ihre Kanzleidaten ein für alle Mal weg wären.

Die Grundregeln professioneller Datensicherung in Anwaltskanzleien

RA-MICRO stellt in seinem Programmhinweis bereits einige Anforderungen an eine verlässliche Datensicherung vor:

  • Zwei verschiedene Sicherungsmethoden verhindern einen Datenverlust auch dann, wenn ein Sicherungssystem falsch konfiguriert oder fehlerhaft ist.
  • Die Verwahrung einer Sicherung außerhalb der Kanzleiräume sollte eine Selbstverständlichkeit sein – am besten täglich. Hierzu bietet sich ein Online-Backup an.
  • Verschlüsselung ist gerade für Geheimnisträger eine Pflicht. Ob auf der Wechselfestplatte, einer NAS-Station oder im Online-Backup: Fremder Zugriff kann nicht ausgeschlossen werden. Eine Verschlüsselung hilft allerdings zuverlässig vor dem Geheimnisverrat.
  • Die Sicherung der SQL-Datenbank darf nicht vergessen werden und sollte unbedingt von einem Fachmann durchgeführt werden, der sich in Anwaltskanzleien und mit RA-MICRO auskennt.
  • Jährliche Notfallübung: Hier spricht RA-MICRO einen sehr wichtigen Punkt an, den kaum eine Kanzlei beherzigt. Die Wiederherstellung der Daten muss regelmäßig überprüft werden – und zwar vom Anwalt selbst für seine Mandanten. Ein Dienstleister kann dabei unterstützen, aber letztlich müssen Sie als Anwalt selbst nachsehen, ob Ihre Daten rekonstruierbar sind. Viele Kanzleien wägen sich hier in einer Sicherheit, die sich erst im Schadensfall als trügerisch entpuppt.

Weitere wichtige Hinweise zur Datensicherung

Wer die obigen Regeln des RA-MICRO Programmhinweises befolgt, der verfügt über eine gute Datensicherung. Ein paar Punkte sind nicht explizit aufgeführt, die wir gerne ergänzen:

  • Generationen: Daten sollten immer in mehreren Generationen gesichert werden. So wird beispielsweise täglich das gesamte RA-Verzeichnis gesichert und aufbewahrt. Im Ernstfall kann dann auch auf ältere Versionen zurückgreifen. Das wird wichtig, wenn Sie sich ein Virus einfangen, das erst nach einigen Tagen oder Wochen aktiv wird. Dann sollten Sie noch „saubere“ Bestände haben.
  • Archivierung: Über die Generationen hinaus sollten regelmäßig, am besten monatlich Archive erstellt werden. So können Sie auch über längere Zeiträume hinweg auf alle Daten zugreifen. Auch erfüllen Sie damit Grundanforderungen für Steuer- und Finanzbehörden.
  • Automatisierung: Ein häufiger Fehler besteht darin, dass schlicht nicht gesichert wird. Es wird vergessen. Daher empfehlen wir, die Datensicherung vollständig zu automatisieren. Kein Wechsel der Festplatten, nicht einmal ein Klick sollte nötig sein. Die Sicherung sollte vollautomatisch starten.
  • Überprüfung: Wissen Sie, ob Ihre Datensicherung der letzten Nacht erfolgreich war? Richten Sie eine Überprüfung ein, die nicht nur Alarm gibt, wenn die Sicherung nicht funktioniert hat, sondern die aktiv eine Bestätigung versendet. Die Folge ist auch hier bei Nichtbeachtung: Sie verlieren die Datensicherung aus dem Blick und merken erst im Ernstfall, dass sie seit Monaten nicht erfolgreich durchgeführt wurde.
  • Datensicherungskonzept: Erstellen Sie eine Dokumentation Ihrer Datensicherung mit technischen Informationen zu den verwendeten Geräten, Speichermedien und Datenbeständen. Zusätzlich müssen Verantwortliche, Passwörter, Lizenzen und Fristen notiert werden.

RA-MICRO Backup ab 22,65 €

Speziell für Anwaltskanzleien mit der Kanzleisoftware RA-MICRO wurde die Datensicherung RA-MICRO Backup entwickelt. Hierbei wird Ihr gesamtes RA-Verzeichnis (oder der SQL-Server) verschlüsselt in einem zertifizierten Rechenzentrum abgelegt. Die Lösung entspricht den Anforderungen des § 203 StGB und § 2 BORA. Eine Besonderheit: Ihre Daten und damit Ihre Arbeitsfähigkeit lassen sich innerhalb von Minuten wieder herstellen. Damit ist auch die regelmäßige Rekonstruktion mit wenigen Klicks erledigt. Gerne stellen wir Ihnen unser Konzept vor und sorgen für eine wirklich sichere Datensicherung in Ihrer Kanzlei.

 

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Studie zum Stand der Vorbereitungen in den Anwaltskanzleien in Bezug auf den elektronischen Rechtsverkehr

Aufgrund der gestiegenen Anforderungen an die IT-Systeme in Anwaltskanzleien haben wir für unsere Kunden den Michgehl & Partner ERV-Check entwickelt: Wir überprüfen mit einem Fragebogen die wichtigsten Eckdaten zu IT-Sicherheit und Infrastruktur sowie zu Kanzleisoftware und Prozessen im Unternehmen. Dabei stellen wir fest, dass einige Kanzleien bereits gut vorbereitet sind, in fast allen Kanzleien allerdings auch schwerwiegende IT-Fehler existieren, die einen Verstoß gegen Berufs- und teilweise Strafrecht bedeuten und im Notfall die Existenz der Kanzlei kosten können. Manchmal erlauben die bestehenden Fehler auch einfach kein flüssiges Arbeiten. Die wichtigsten Erkenntnisse und Hinweise fassen wir hier für Sie zusammen.

Die folgende Auswertung basiert auf 107 Antworten von Anwaltskanzleien mit 1-48 Arbeitsplätzen – durchschnittlich 8,15. Die Kanzleien sind mit einer Ausnahme Nutzer der Kanzleisoftware RA-MICRO. Durchgeführt wurde die Umfrage im Zeitraum von Januar bis Juli 2015.

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Windows Server 2003

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Am 14. Juli 2015 ist der erweiterte Support für Windows Server 2003 ausgelaufen. Damit werden keine Sicherheitsupdates mehr bereitgestellt und das System wird eine offene und bekannte Sicherheitslücke. Genau wie bei Windows XP in 2014 muss das Betriebssystem Server 2003 dringend ersetzt werden. In den meisten Kanzleien ist das jedoch bereits geschehen.

MICROSOFT SQL-Server

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Ab Januar 2016 sollte in jeder RA-MICRO Kanzlei ein MICROSOFT SQL-Server ab Version 2008 zur Verfügung stehen (bis 7 Arbeitsplätze auch in der Express-Version). RA-MICRO empfiehlt für die Integration des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA)  einen SQL-Server. Insbesondere bei steigenden Datenmengen durch vermehrte Nutzung digitaler Dokumente kommt die herkömmliche file-basierte Datenhaltung an ihre Grenzen, weshalb RA-MICRO vollständig alternativ auf SQL umstellt. Aktuell ist allerdings in weniger als 20% der Kanzleien ein SQL-Server vorhanden.

Datensicherung

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Datensicherung ist mit Abstand die wichtigste Maßnahme in der IT-Sicherheit. Dabei gehört es zu den Grundregeln, dass mindestens zwei Orte für die Sicherung verwendet werden, wie es sowohl das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) als auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfehlen. Fast zwei Drittel der befragten Kanzleien befolgen diesen Grundsatz nicht, was zusätzlich ein deutliches Indiz für weitere Fehler in der Datensicherung ist: Nicht ausreichende Anzahl an Generationen, kein schriftliches Datensicherungskonzept, keine Automatisierung der Sicherung oder keine Verschlüsselung.

Zu einer hinreichenden Datensicherung gehört zudem zwingend die regelmäßige Rekonstruktion der Daten. Über 67% der Kanzleien geben offen zu, dass sie noch nie überprüft haben, ob sich ihre Daten wieder herstellen lassen. Die Dunkelziffer dürfte enorm sein, denn die wenigsten Kanzleien und IT-Verantwortlichen sind überhaupt in der Lage, Anwendungsdaten der Kanzleisoftware in ein Testsystem zu importieren und die vollständige Rekonstruktion zu überprüfen. In Summe stellt sich die Datensicherung als größter und dringendster Sicherheitsmangel in Anwaltskanzleien dar.

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Updates und Patch-Management

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In mehr als 80% der Kanzleien werden Updates für wesentliche Anwendungen wie Java und Adobe-Produkte manuell geprüft und installiert. Auch hier dürfte der realistische Wert noch höher sein, da wir in der Praxis feststellen, dass Kanzleien von automatisiertem Update-Management ausgehen, wo keines installiert ist. Eine weitere Erfahrung aus der Arbeit in Anwaltskanzleien: Manuelle Updates werden schlicht nicht durchgeführt, wodurch bekannte Sicherheitslücken nicht umgehend geschlossen werden. Eine sehr deutliches Sicherheitsproblem, das Schadsoftware geradezu einlädt. Darüber hinaus verlangt auch RA-MICRO im Lizenzvertrag die regelmäßige Aktualisierung der IT-Systeme.

Router

55 der befragten 107 Kanzleien setzen einen Router ein, der sich der Kategorie „Privatkunden-Router“ zuordnen lässt. Besonders beliebt sind in diesem Segment die FRITZ!Box Modelle von AVM. Betrachtet man weiterhin, dass 27 Kanzleien zu diesem Punkt keine Angabe gemacht haben, liegt die Verbreitung der Privatkundenrouter bei über zwei Dritteln. Dabei spielt der Router eine zentrale Rolle in der IT-Sicherheit. An der Schnittstelle zwischen internem Netz und Internet koordiniert und protokolliert er den Datenverkehr. Anwaltskanzleien sollten hier unbedingt professionelle Geräte einsetzen. Darauf ist auch RA-MICRO im Anwenderrundschreiben zu Beginn des Jahres in aller Deutlichkeit eingegangen.

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Mitarbeiter-Schulung

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Wesentlich für die Veränderungsprozesse in der Anwaltskanzlei sind die Motivation und das Wissen der Mitarbeiter. Daher sollten alle Angestellten und Berufsträger, die in die Aktenbearbeitung involviert sind, für die digitale Bearbeitung und Kommunikation in der Kanzleisoftware geschult werden. Das betrifft insbesondere elektronische Briefe, Signaturen, digitale Postfächer, Ordnerstrukturen, Textbausteine und Verfügungen. Die wenigsten Kanzleien sind auf diese Herausforderung vorbereitet: Nur 17,8% halten ihren eigenen Schulungsstand für ausreichend.

HTML-Briefkopf

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Viele Anwaltskanzleien legen großen Wert auf ein professionelles Erscheinungsbild: Die Kanzlei wirkt sauber und modern, der Briefkopf ist gestaltet und vermittelt einen hochwertigen Eindruck. Im Zuge des elektronischen Rechtsverkehrs kommt ein weiterer Ort hinzu, der in die Gestaltung einbezogen werden sollte: Der elektronische Brief. Ohne einen digitalen Briefkopf wirkt die Kommunikation eher wie eine E-Mail, mit Briefkopf erweckt sie den bewährten Anschein eines vollwertigen Schriftstücks. Allerdings kann dafür nicht einfach der bestehende Briefkopf aus MICROSOFT Word genutzt werden. Dieser muss im HTML-Format neu aufgebaut werden, um in der Kanzleisoftware nutzbar zu sein. Über 70% der Befragten verfügen allerdings noch nicht über einen solchen Briefkopf.

Signaturmöglichkeiten

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Für viele Anwendungen des elektronischen Rechtsverkehrs ist eine eindeutige Identifikation notwendig. Nicht nur das elektronische Mahnverfahren, auch das besondere elektronische Anwaltspostfach wird nur mit einer Signatur nutzbar sein. Hierfür benötigt jeder Anwalt in der Kanzlei ein Kartenlesegerät und eine Signaturkarte. Da die Details von der BRAK noch nicht bekannt gegeben wurden, ist es nur verständlich, dass über 80% der Teilnehmer noch keine Signaturmöglichkeiten für jeden Anwalt vorhalten. Hier besteht allerdings bis Jahresende deutlicher Bedarf, insbesondere an Lesegeräten.

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Scanprozess

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Die typische Anwaltskanzlei scannt einzelne Schriftstücke bei Bedarf ein und legt sie in einem Dateiordner ab, von wo aus sie zugeordnet werden. Weniger als 30% der Befragten, in der Regel größere Kanzleien, scannen den gesamten Posteingang. Vom Stapelscan mehrerer Schriftstücke in einem Vorgang macht nur eine Kanzlei unter 107 Gebrauch. Dieses Verhältnis wird sich mit zunehmender Digitalisierung verändern.  

Digitales Diktat

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Das digitale Diktat hat sich weitestgehend durchgesetzt: Nur ca. 20% der Teilnehmer nutzen noch Kassetten-basierende Geräte, 7,4% diktieren gar nicht. Es ist davon auszugehen, dass nach dem nächsten Generationenwechsel die Kassette endgültig ausstirbt und durch digitale Diktiergeräte und zunehmend auch Smartphones ersetzt wird.

Spracherkennung

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Die neueste Generation von Spracherkennungssoftware ist sehr leistungsfähig und durchaus in der Lage, Kosten in der Kanzlei zu senken bzw. den Komfort zu erhöhen. Denn nutzen nur 41,7% die Möglichkeiten der Diktat-Erleichterung. Vermutlich liegt das an negativen Erfahrungen mit den teils holprigen Vorgänger-Anwendungen. Gerade durch den Aufstieg der Smartphones wird Spracherkennung allerdings innerhalb weniger Jahre zur Grundausstattung gehören.

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Ursachen und weiterführende Empfehlungen

Die Ergebnisse der Studie haben uns an einigen Stellen sehr überrascht. Insbesondere der fahrlässige Umgang mit Sicherheitsupdates und der Datensicherung legen den Verdacht nahe, dass viele Kanzleien nicht über ausreichende interne oder externe IT-Unterstützung verfügen. Daher fassen wir unsere wesentlichen Erkenntnisse aus der Praxis und einige grundlegende Empfehlungen zusammen, die über die Umfrage hinausreichen und die Ergebnisse ergänzen sollen.

IT-Administration

Im Zuge des elektronischen Rechtsverkehrs erhalten die IT-Systeme in Anwaltskanzleien eine immer höhere Bedeutung. Auch die Anforderungen an Ihre IT-Ausstattung im Straf- und Berufsrecht werden immer anspruchsvoller, was die besondere Sorgfalts- und Verschwiegenheitspflicht betrifft. Daher sollte jede Anwaltskanzlei über einen internen oder externen IT-Experten mit der notwendigen Ausbildung und Erfahrung verfügen, der sich sowohl in IT-Sicherheit als auch Kanzlei-Prozessen hervorragend auskennt. In vielen Kanzleien ist das nicht der Fall. Hierin liegt nach unserer Auffassung das Grundproblem, das zu vielen Sicherheitslücken und Organisationsengpässen führt.

IT-Dokumentation

Die Basis jeder IT-Administration stellt eine schriftliche Dokumentation aller Geräte, Komponenten und Software-Lizenzen im Kanzlei-Netzwerk dar. Nur so kann im Falle einer Störung zuverlässig und schnell die richtige Ursache gefunden und behoben werden. Darüber hinaus sind die Planung und Optimierung des Netzwerks ohne Übersicht schwer möglich. Gerade bei der Kostenoptimierung für Software-Lizenzen liegt viel Potential in der Dokumentation. Der Wechsel eines IT-Dienstleisters ist ebenfalls ohne lückenlose Aufzeichnung der Infrastruktur kaum möglich oder mit großem Aufwand verbunden. Daher überrascht es uns durchaus, dass kaum eine Anwaltskanzlei eine saubere, automatisierte IT-Dokumentation führt.

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Notfallkonzept

In den meisten Kanzleien existiert kein schriftliches Notfallkonzept, in dem unter anderem geregelt ist, welche Systeme in welcher Reihenfolge wieder betriebsfähig gemacht werden. Wir empfehlen, das in Verbindung mit einem Datensicherungskonzept zu erstellen, um im Notfall schnell wieder handlungsfähig zu sein.

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Virenschutz

Eine wichtige und auch weit verbreitete Maßnahme im IT-Sicherheitskonzept ist Anti-Viren-Software. In der Kanzlei sollte mindestens ein Mitarbeiter benannt sein, der für die Auswahl und den Betrieb der Software zuständig ist, insbesondere für automatische tägliche Updates und Patches. Auch sollte der Zuständige alle Mitarbeiter über Verhaltensregeln zur Vermeidung von Virenbefall informieren. Dabei reicht ein Virenschutz alleine längst nicht mehr aus und sollte durch effektive Maßnahmen wie E-Mail-Sicherheit, Router, Firewall und Schulungen ergänzt werden.

E-Mail Sicherheit

Die meisten Würmer, Trojaner und Viren kommen via Mail oder manipulierter Webseite in die Anwaltskanzlei. Mittlerweile gibt es Software-Lösungen zur Mail Protection und Web Protection, die diese Infektionswege effektiv schützen. Auch diese Sicherheitsmaßnahmen sind noch in wenigen Kanzleien zu finden.

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IT-Monitoring

In Großunternehmen seit langem etabliert, setzt sich die laufende Überwachung und Analyse von IT-Systemen mittlerweile auch in Kleinunternehmen und Anwaltskanzleien durch. Dabei werden Parameter wie CPU-Auslastung, Temperaturen oder Festplattenkapazitäten erfasst und ausgewertet. So können die meisten IT-Probleme vor ihrer Entstehung erkannt und behoben werden.

Telefon- und Internet-Anschluss

Viele Anwaltskanzleien arbeiten aktuell noch mit Analog- oder ISDN-Anschlüssen. In den nächsten Monaten bis spätestens 2018 werden alle Telefonanschlüsse auf IP-Technologie umgestellt. Hier herrscht Nachholbedarf in vielen Kanzleien. Zusätzlich sollte auf ausreichende Bandbreite geachtet werden. Gerade in ländlichen Gebieten sind manche Anwälte mit unzureichenden Internetzugängen ausgestattet. Hier ist es nur eine Frage des Preises und nicht der Machbarkeit, die Bandbreite zu erhöhen. 

Verschlüsselung

Viele Kanzleien setzen keine Verschlüsselungsverfahren zum Schutz Ihrer Daten ein. Jede Kanzlei besitzt dabei Daten, die nicht in die falschen Hände geraten sollen. Ob es nun Betriebsgeheimnisse oder Mandantendaten sind: Diebstahl, Verlust oder Einbruch sind keine Seltenheit und kommen in der Praxis häufig vor. Gerade die sensiblen Daten sollten dann ausreichend verschlüsselt sein.

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Elektronische Zusammenarbeit

Was in beinahe allen Branchen seit geraumer Zeit zum unentbehrlichen Standard geworden ist, hat sich in der Anwaltschaft noch nicht flächendeckend durchgesetzt: Die gemeinsame Verwaltung von E-Mails, Kontakten, Kalendern und Dokumenten. MICROSOFT Exchange ist hierbei die Standard-Lösung für die digitale Zusammenarbeit. So können Verteiler angelegt werden, Kalender der Kollegen zur gezielten Terminvereinbarung eingesehen werden und Dokumente gemeinsam bearbeitet werden. Wir raten dazu, sich mit den Möglichkeiten der Zusammenarbeit so früh wie möglich vertraut zu machen.

Mobiles Arbeiten

In naher Zukunft wird das mobile Arbeiten für Anwälte zum Regelfall und bei vielen das Bedürfnis entstehen, zum Beispiel im Gericht auf elektronische Akten oder Kanzleidaten zuzugreifen. Hierfür wird eine sichere Verbindung zur Kanzlei benötigt. Daher empfehlen wir die Verwendung eines professionellen Routers zur Herstellung einer sicheren und verschlüsselten VPN-Verbindung. Darüber hinaus sollte der Zugriff über einen Terminalserver erfolgen.

Schlussbemerkungen

Wir hoffen, dass wir Ihnen mit der Michgehl & Partner Studie zum elektronischen Rechtsverkehr einen guten Überblick über den Status Ihrer Kanzlei geben konnten. Die aufgezeigten Handlungsoptionen sollen dazu beitragen, dass Sie von der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs profitieren. Seit 30 Jahren haben wir es uns zur einzigen Aufgabe gemacht, Anwaltskanzleien ein sicheres und effizientes Arbeiten zu ermöglichen. So spannend wie heute war es dabei selten: Der elektronische Rechtsverkehr in Verbindung mit massiv zunehmenden Risiken in der IT-Sicherheit wird gravierende Auswirkungen auf Anwaltskanzleien haben. Ohne einen professionellen Partner werden diese Herausforderungen kaum zu bewältigen sein. Dieser professionelle Partner möchten wir gerne für Sie sein. Sprechen Sie uns an.

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Bis zum 30.08.2015: Sichern Sie sich 2 Freikarten für das Michgehl & Partner Anwaltsforum 2015 mit einer formlosen Mail an info@michgehl.de 

  • Austausch von Anwalt zu Anwalt
  • Kanzleiorganisation, Strategie und Akquise
  • Vom Organ der Rechtspflege zum Unternehmer – Keynote von Prof. Dr. Peter Knief
  • viele weitere Vorträge und Workshops von Anwälten
  • gemeinsamer Ausklang bei Barbecue und Cocktails
Datensicherung, Backup, RA-MICRO, Kanzleisoftware

IT-Panne des Monats Juni: Es läuft doch alles…

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, KanzleisoftwareSeit heute weiß ich: Es gibt einen Gott und er meint es gut mit mir! Ich muss ja zugeben, dass es immer schwieriger wird, eine gute IT-Panne des Monats zu finden und die besten Geschichten scheinen schon erzählt zu sein. Doch wenn Du denkst, es geht nicht mehr, kommt von irgendwo ein Lichtlein her. Und so darf ich Ihnen heute wieder eine IT-Panne präsentieren, die auf drastische Weise darstellt, was im Ansatz in vielen Anwaltskanzleien falsch läuft.

Wir hatten noch nie Probleme damit

Die meisten Pannen beginnen mit einem aufgeregten Anruf bei uns – in dieser Geschichte starten wir ein paar Wochen zuvor. Kundentermin bei einer RA-MICRO Kanzlei. Der Anwalt, nennen wir ihn Peter Pfennigfuchser, weigert sich mal wieder, unseren dringenden Rat anzunehmen und seine IT-Infrastruktur zu aktualisieren. Der Server ist mittlerweile 13 Jahre alt, die Datensicherung wurde noch nie überprüft – solche Zustände in einer Kanzlei mit 20 Arbeitsplätzen, das ist einfach unhaltbar. Der Peter ist da anderer Meinung, schließlich läuft das seit Jahren, es gab noch nie Probleme, „Never touch a running system“.

Basale Vertriebsstrategien für IT-Verkäufer

Vertriebler lieben es, Kunden in Schubladen zu stecken. Versuchen wir es mal. Es gibt schlaue Menschen: Denen muss man nur vernünftig erklären, warum ein 13 Jahre alter Server Unsinn ist. Dann wird er kurz nachdenken und ihn aktualisieren. Dann gibt es ängstliche Menschen: Wenn man denen die fatalen Folgen eines Datenverlustes vor Augen führt, dann unterschreiben sie und wollen noch heute mit der Umsetzung beginnen. Und dann gibt es eine Restgruppe, die weder schlau noch ängstlich ist: Die Peters der Welt. Für einen Verkäufer, selbst wenn er es noch so gut meint, kann das eine unlösbare Herausforderung sein. Uns zumindest ist es mit fast unangenehmer Hartnäckigkeit nicht gelungen, den Peter vor seinem drohenden Schaden zu bewahren.

Nur eine Frage der Zeit…

Es kommt also wie es kommen musste: Der panische Anruf von Peter ließ ganze drei Monate auf sich warten. Nichts bewegt sich mehr, der Server steht still. Ärgerlich, aber kein Weltuntergang. Dann kann der Peter samt seinen 20 Kollegen eben ein oder zwei Tage nicht arbeiten und mit etwas Glück verpasst er keine Fristen. Und die Datensicherung schützt ihn ja vor dem Verlust seiner Informationen. Moment. Datensicherung? Hatten wir da nicht mit Nachdruck empfohlen, den Notfall zu simulieren und herauszufinden, ob sie wirklich funktioniert? Hatten wir, aber das kostet ja Geld… Es sind diese Momente, in denen man nicht weiß, ob man schreien, lachen oder weinen soll.

Am falschen Ende gespart

Weinen ist allerdings die einzig angebrachte Reaktion, nachdem wir feststellen: Die Datensicherung ist seit Jahren nicht gelaufen – und niemand hat es gemerkt. Kein Monitoring (zu teuer), keine Rekonstruktion (zu teuer), kein Notfallplan (zu teuer), ja nicht einmal ein professioneller IT-Dienstleister (zu teuer). Nun sind alle Daten der Kanzlei: WEG. Ja, weg. Die kommen nicht wieder – es dauert eine Weile, bis sich der Gedanke bei allen Beteiligten setzt. Und genau in diesem stillen Moment, in dem es „Klick“ macht im Kopf, versteht der Kunde die Bedeutung von Datensicherung. Entweder ist er gerade schlauer oder ängstlicher geworden. Vermutlich beides.

 

ERV Blog

IT-Sicherheit ist DAS Kanzlei-Thema 2015 und die Basis für den Elektronischen Rechtsverkehr

ERV BlogIn weniger als einem Jahr startet der elektronische Rechtsverkehr. Damit ist auf den ersten Blick auch klar, was Anwaltskanzleien in 2015 bewegt. Und in der Tat wird die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA) in den nächsten Jahren die Arbeitsweise in Anwaltskanzleien grundlegend verändern. Die flächendeckende Digitalisierung der Kanzleien führt letztlich dazu, dass Papier durch Tablet ersetzt wird, Brief durch Mail und Akte durch Dateiordner. Weiterlesen

Schild Michgehl und Partner IT-Sicherheit IT-Service Kanzleisoftware

IT-Panne des Monats: Mitarbeiterin löscht alle Datensicherungen und das operative System

Schild Michgehl und Partner IT-Sicherheit IT-Service KanzleisoftwareDie größte Sicherheitslücke sitzt vor dem Bildschirm – diese Erkenntnis bestätigt sich immer wieder. Wenn die Schäden nicht so groß wären, könnte man herzlich lachen, was in Anwaltskanzleien alltäglich an IT-Pannen passiert, wenn kein professioneller IT-Dienstleister zu Rate gezogen wird. Die folgende Geschichte setzt dem Ganzen allerdings die Krone auf. Weiterlesen

IT-Service IT-Sicherheit Datensicherung

Die sieben Todsünden der Datensicherung in Anwaltskanzleien

Icon Text DatensicherungDatensicherung ist wichtig. Dieser Aussage stimmen alle Anwaltskanzleien zu. Der unwiederbringliche Verlust kritischer Daten ist eine Katastrophe. Folgerichtig wurde auch in jeder Kanzlei irgendwann ein Backup eingerichtet und es wird regelmäßig gesichert. Die Frage ist also nicht “ob” sondern: “Wie?”.

Trügerische Sicherheit

Häufig wähnen sich Anwälte dabei in einer trügerischen Sicherheit: Schwerwiegende Fehler in der Datensicherung werden nämlich erst im Schadensfall sichtbar. Lassen sich dann beispielsweise die Daten der Kanzleisoftware nicht wieder herstellen, kann das die Existenz der Kanzlei kosten.

Ausnahmesituationen sind die Regel

Regelmäßige Hilferufe von Anwälten zeigen uns, dass diese Gefahren durchaus real und keine Seltenheit sind:

  • Datenverlust durch einen Festplattendefekt
  • Datenverlust durch einen Virus, zum Beispiel Crypto-Virus
  • Unbrauchbare Datenbestände durch Virus, zum Beispiel URLZone2
  • Datenverlust durch Verlust oder Diebstahl eines Mobilgeräts
  • Verletzung von Datenschutz durch unverschlüsselte Sicherung

Datensicherung ist existenziell wichtig

Bevor Sie sich um irgendeine andere Maßnahme der IT-Sicherheit kümmern: Stellen Sie ein professionelles Backup sicher, und zwar richtig. Das Datensicherungskonzept in kleinen Anwaltskanzleien sieht in der Praxis häufig so aus: Ab und zu werden die wichtigsten Daten auf eine Wechselfestplatte übertragen. Fertig.

Die sieben Todsünden der Datensicherung

Wir möchten Ihnen die wichtigsten Fehler im Backup und Recovery vorstellen und hoffen, dass wir uns nicht erst zur Datenrettung kennen lernen.

1. Sicherung an einem Ort

Der wohl häufigste Fehler ist es, aus Kostengründen und Bequemlichkeit nur an einer Stelle die Daten zu sichern. Es muss ja nicht gleich die Kanzlei abbrennen, aber die Aufbewahrung aller existenziellen Daten an einem Ort ist unverantwortlich. Einbruch, Hochwasser, Rache eines ehemaligen Mitarbeiters: Die Liste ist lang, warum sie immer eine aktuelle Datensicherung an einem zweiten, sicheren Ort verwahren sollten. Viele Unternehmen bringen ihre Sicherungsbänder zur Bank. Auch ein heimischer Tresor bietet sich an.

Wir empfehlen Kanzleien folgendes Vorgehen: Nutzen Sie ein Bandlaufwerk mit sechs Bändern – eines für jeden Wochentag und eines zum Mitnehmen. Zusätzlich wird häufig ein Online-Backup eingerichtet. Ist das nicht übertrieben? Lesen Sie bitte weiter und stellen Sie sich diese Frage am Ende des Artikels noch einmal.

2. Keine Versionierung

Mit aktuellen Datensicherungen auf zwei Wechselfestplatten oder Datensicherungsbändern sind Sie beim Ausfall des Servers oder eines Arbeitsplatz-Rechners gut abgesichert. Was allerdings passiert, wenn sich ein Virus in Ihr System geschlichen hat? In jüngster Zeit hatten wir vermehrt Anfragen von Anwaltskanzleien mit einem Crypto-Virus. Die Folge: Alle Daten der Kanzleisoftware waren verschlüsselt und mit einer freundlichen Aufforderung zur Lösegeldzahlung versehen. Auch die Datensicherungen waren nicht wieder herstellbar. Was war geschehen?

Wenn eine Kanzlei nur über ein oder zwei Datenträger verfügt und täglich sichert, dann sind nach ein oder zwei Tagen die vorherigen Datenbestände überschrieben. Was eigentlich nicht schlimm wäre, ist im Fall eines Virenbefalls verheerend: Der Virus wird einfach mitgesichert. Daher sind mehrere Datenträger eben so wichtig wie die Versionierung des Backups: Es werden nur inkrementelle Datensicherungen vorgenommen, also die Änderungen zur vorherigen Sicherung. Im Recovery-Fall kann auf eine vorhergehende Datensicherung zurückgegriffen werden – in diesem Falle die ohne Virus.

3. Keine Automatisierung

„Natürlich sichern wir unsere Daten. Das macht der Schmidt“. Und wenn der Urlaub hat? Krank ist? Wird der vertreten? Und was macht der, wenn Sie sich mal zerstreiten und im Unguten auseinander gehen? Unsere Erfahrung in der Praxis zeigt: In sehr vielen Fällen wird wochenlang keine Datensicherung durchgeführt. Daher sollte auf jeden Fall eine automatisierte Sicherung angelegt werden. Hierfür eignet sich besonders das Online-Backup, da auch das Wechseln von Bändern entfällt. Einmal richtig eingerichtet, schafft automatisiertes Online-Backup eine Grundsicherheit unabhängig von handelnden Personen.

4. Keine Überprüfung

Fehlende Datensicherungen über Wochen sind nur möglich, wenn es niemandem auffällt. Können Sie mir sagen, ob Ihre Datensicherung gestern tatsächlich erfolgreich durchgeführt wurde? Vermutlich nicht. Und es ist auch verständlich, dass Sie nicht jeden Tag etwas überprüfen, was doch vermutlich eh funktioniert. Aber es ist vielleicht die wichtigste Aufgabe in der Kanzlei-IT dafür zu sorgen, dass Ihre Daten gesichert werden. Mit einem kleinen Software-Tool können Sie automatisiert überprüfen, ob Ihre Sicherung erfolgreich war – jeden Tag, ohne Aufwand.

5. Unvollständige Datensicherung

Wann haben Sie das letzte Mal nachgesehen, was Sie eigentlich sichern? Datensicherungen werden häufig einmal angelegt und dann lange Zeit nicht mehr beachtet. Es läuft ja. Im Schadensfall stellt sich dann heraus: Da fehlen ja Daten! Wichtige Daten. Geänderter Speicherort, Software-Updates, es gibt viele Gründe, warum Dateien von einem auf den anderen Tag nicht mehr mitgesichert werden. Sehen Sie sich mindestens einmal im Monat an, was Sie sichern und prüfen Sie, ob das Backup vollständig ist. Am besten verbinden Sie das gleich mit dem nächsten Punkt.

6. Keine Rücksicherung

Die Existenz von Dateien ist schon mal ein Anfang. Aber lassen sich die Daten auch wirklich so wieder herstellen, wie Sie sie benötigen? Uns rief mal ein aufgeregter Anwalt an, der die Daten seiner Kanzleisoftware RA-MICRO auf neun DVDs gesichert hatte. Nachdem die Festplatte seines Notebooks defekt war, mussten das System nun wieder aufgesetzt werden.

Die Daten waren auch alle da, nur waren die Strukturen und Beziehungen der Daten zueinander nicht vorhanden. Es war schlicht unmöglich, diese Daten wieder in RA-MICRO zu importieren. Fragmente wie Mandantenstammdaten ließen sich zwar retten, aber das Backup war ansonsten wertlos. Prüfen Sie daher mindestens einmal im Halbjahr, ob sich ihre Daten auch wirklich wieder herstellen lassen. Am besten nehmen Sie einen Fachmann hinzu.

7. Keine Verschlüsselung

„One more thing“, hätte Steve Jobs gesagt: Und dabei geht es weniger um Datensicherheit als mehr um Datenschutz. Was machen Sie, wenn Ihre Datensicherung gestohlen wird? Die Schutzerfordernisse des §203 StGB, §43a BRAO und §2 BORA an Anwälte sind hoch – eine unverschlüsselte Datensicherung können Sie sich einfach nicht erlauben. Das gilt mindestens für Mandantendaten.

Einfach, günstig und schnell – und notwendig 

Datensicherung ist kein Hexenwerk. Gerade mit einem erfahrenen IT-Service an der Seite, der sich mit den Besonderheiten in Anwaltskanzleien bestens auskennt, können Sie eine professionelle Backup & Recovery – Lösung in Ihrer Kanzlei einsetzen und damit den wichtigsten Grundstein Ihrer IT-Sicherheit endlich sauber gestalten. Gerne unterstützen wir Sie dabei mit Rat und Tat.