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Neue Erpressungstrojaner-Welle: Wie Sie Ihre Kanzlei schützen

Mail ProtectionOb im privaten Posteingang oder in der Anwaltskanzlei: Bestimmt haben auch Sie einen sehr starken Anstieg zweifelhafter E-Mails beobachtet. Es grassiert eine neue Welle von Angriffen mit manipulierten Nachrichten und Erpressungstrojanern im Anhang. Die Methode ist dabei weiter verfeinert worden, um die Erfolgswahrscheinlichkeit nochmals zu steigern. In diesem Beitrag zeigen wir auf, wie sich Kanzleien wirksam schützen können.

Doc und zip auch von bekannten Absendern

Manipulierte E-Mails erkannte man vor wenigen Jahren noch an schlechten Übersetzungen, grammatischen Fehlern und einer geradezu lächerlichen Aufmachung – Diese Zeiten sind vorbei. Aktuelle Angriffswellen nutzen Bewerbungen oder Rechnungen im Anhang und sind gut formuliert. So werden plausible Signaturen real existierender Online-Shops verwendet und die Mails werden über Botnetze auch von bekannten Absendern zugestellt.

Hinzu tritt ein weiterer Effekt, der das Angriffsszenario so gefährlich macht, dass es selbst das Innenministerium getroffen hat: Die eigentlich veraltete Methode, Makros in Word-Dokumenten zu nutzen, wurde reaktiviert. So kommt der Schadcode unerkannt durch die meisten Virenscanner. Auch die zip-Datei profitiert häufig von diesem Effekt, da der Inhalt im Vorfeld nicht ersichtlich ist. Dabei sind allerdings einige Schritte nötig, um ein Virus wirklich freizusetzen: Word-Dokumente müssen zunächst geöffnet werden und dann müssen noch die standardmäßig deaktivierten Makros aktiviert werden. Und wer versendet schon eine Rechnung als Word-Datei? Die Sensibilisierung von Mitarbeitern spielt daher eine große Rolle bei der Vermeidung von Infektionen. Leiten Sie diesen Beitrag daher gerne an Ihre Kollegen und Mitarbeiter, damit sie die Gefahren erkennen und sich adäquat verhalten.

To Donts: Das sollten Sie nicht machen

  • Grundsätzlich gilt noch immer: Öffnen Sie nur E-Mail von bekannten Absendern
  • In der aktuellen Situation sollten Sie Word-Dateien und zip-Dateien grundsätzlich nicht öffnen, wenn sie nicht direkt in dieser Form beim Absender angefordert wurden
  • Aktivieren Sie keinesfalls Makros in heruntergeladenen Word-Dateien, auch wenn Sie dazu aufgefordert werden
  • Besondere Vorsicht ist bei den gängigen Maschen geboten:
    • Mail-Benachrichtigung über eine WhatsApp Sprachdatei mit einer zip-Datei im Anhang
    • Rechnung eines Ihnen unbekannten Onlineshops mit .doc oder .zip Datei im Anhang
    • Beliebt sind auch große und bekannte Absender: Amazon, eBay, Google.

To Dos: Grundregeln für sicheres Arbeiten

  • Datensicherung: Man kann es gar nicht oft genug betonen: Eine professionelle Datensicherung nimmt jedem Cyber-Angriff den Schrecken. Auch ein Erpressungstrojaner läuft völlig ins Leere und hält Sie im schlimmsten Fall ein paar Stunden von der Arbeit ab. Ohne richtig gute Datensicherung erleiden Sie hingegen einen Datenverlust – und das kann existenzgefährdend sein, zumindest aber bedeutet es einen großen Schaden. Richten Sie daher unbedingt eine Datensicherung ein, die folgende Kriterien erfüllt:
    • Sicherung an mindestens zwei Orten (hier ist Online-Backup eine gute Lösung)
    • Automatisierte Sicherung
    • Sicherung in mehreren Generationen, so dass Sie auch Datenbestände von vor zwei Wochen wieder herstellen können
    • Regelmäßige Archivierung der Sicherungen
    • Laufende Überprüfung der erfolgreichen Datensicherung
    • Regelmäßige Rekonstruktion der Daten, um die Wiederherstellbarkeit wirklich zu prüfen
    • Lassen Sie diese Punkte nicht durch einen Dienstleister erledigen, das ist Chefsache. Ein Dienstleister kann Sie lediglich unterstützen.
  • Patch Management: Viele Viren nutzen offene Sicherheitslücken. Spielen Sie unverzüglich alle relevanten Updates ein, auch für Browser, Java und weitere Anwendungen. Am besten geht das mit einem automatisierten Patch Management.
  • Mail Protection: Viele Virenscanner beinhalten einen Schutz vor Spam und Viren auch bei E-Mails. Die Prüfung erfolgt dabei erst in der Kanzlei. Eine neue Generation von Virenschutz leitet E-Mails zunächst über ein Rechenzentrum, in dem mehrere verschiedene Virenscanner und Spamfilter die Nachrichten intensiv durchleuchten, um eine Gefährdung mit deutlich höherer Wahrscheinlichkeit auszuschließen. 

Professionelle Unterstützung vor Ort

Nehmen Sie erfahrene Spezialisten hinzu, wenn Sie die IT-Sicherheit Ihrer Kanzlei planen und umsetzen. Wir bei der Michgehl & Partner GmbH teilen unsere langjährige Erfahrung in Anwaltskanzleien gerne mit Ihnen. Nehmen Sie direkt Kontakt auf.

Mail Protection

Mit Mail Protection wäre der Bundestag noch virenfrei

Mail ProtectionDer jüngste Cyber-Angriff auf den Bundestag zeigt eindrücklich, welche Auswirkungen Schadsoftware in Behörden, Unternehmen und Kanzleien haben kann:  Die 20.000 Rechner müssen zwar vermutlich nicht ausgetauscht werden und auch sonst ranken sich einige wenig glaubhafte Gerüchte um diesen ernsten Zwischenfall – Der Schaden ist dennoch immens. Neben den erforderlichen IT-Investitionen und deutlichem Zusatzaufwand, weil Abgeordnete und Mitarbeiter nun von Privatrechnern aus arbeiten, verlieren gleich mehrere Behörden ihre Glaubwürdigkeit. In den Medien ist nun häufig zu lesen und zu hören: „Gegen so einen Angriff können Sie nichts ausrichten – es ist unmöglich, sich dagegen zu verteidigen“. Hier möchten wir vehement widersprechen.

Das Virus kam per E-Mail – ganz wie gewohnt

Nach aktuellen Informationen der „Welt“ wurde die Schadsoftware nicht etwa von spezialisierten Hackern auf abenteuerliche Weise in den Bundestag geschleust, wie man es sich vielleicht Hollywood-inspiriert vorstellen könnte. Nein, das Virus kam so, wie die meisten Viren kommen: per E-Mail. Klickt nur einer der 20.000 Mitarbeiter auf den enthaltenen Link, startet automatisch der Download der Schadsoftware, die in der Folge in kürzester Zeit das gesamte Netzwerk infiziert. Anders gesagt: Wenn nur 0,005% der Mitarbeiter einen schlechten Tag haben und unaufmerksam einen Link klicken, dann ist es passiert. Wie soll man sich dagegen verteidigen?

Infizierte E-Mails dürfen gar nicht erst zugestellt werden

Ist das Virus erst einmal im Bundestag, wird es in der Tat sehr schwierig, das Netzwerk zu verteidigen. Daher empfehlen wir seit Jahren, E-Mails bereits zuvor umfangreich überprüfen zu lassen. Mit der Michgehl & Partner Mail Protection leiten wir alle Mails über ein Rechenzentrum, wo sie intensiv durchleuchtet werden: Gigantische Rechenleistung, mehrere Virenscanner und Scanebenen garantieren die bestmögliche Untersuchung ohne Leistungsverlust beim Empfänger. Und das Wichtigste: Infizierte Mail gelangen gar nicht erst in den Posteingang.

Auch Unternehmen und Anwaltskanzleien sollten sich schützen

Um es ganz offen zu sagen: Es ist uns ein Rätsel, warum Software-Lösungen zur Mail Protection nicht viel weiter verbreitet sind. Sie hätten den Bundestag zuverlässig vor großem Schaden bewahrt und erfüllen die gleiche Funktion auch in Unternehmen und Kanzleien. Letztere sollten gerade aufgrund ihrer besonderen Verschwiegenheitspflicht an zuverlässigen Abwehrmöglichkeiten interessiert sein. Vermutlich ist das Kind in manchen Organisationen auch bereits in den Brunnen gefallen, ohne dass es jemand gemerkt hat: Immer mehr Viren und Trojaner werden nicht sofort aktiv, sondern warten einige Zeit ab, bis sie aktiv werden. Gerne führen wir bei Ihnen eine Sicherheitsüberprüfung durch und unterstützen Sie bei der professionellen Absicherung Ihrer Kanzlei, Ihres Unternehmens oder Ihres Bundestages.

 

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IT-Panne des Monats Mai: Einmal falsch geklickt…

it-monitoring, it-service, it-dienstleister, it-dienstleistung, managed service, elektronischer rechtsverkehr, erv, bea, besonderes elektronisches anwaltspostfach, ra-micro, kanzleisoftwareAuf vielfachen Wunsch, und weil es der Realität entspricht, steht bei der IT-Panne des Monats Mai mal wieder ein Mann im Fokus: Unser Anwalt Dr. Adam Ahnungslos hat, anders als sein frei erfundener Name vermuten lässt, zu jedem Thema eine Meinung und, wie es sein Beruf vermuten lässt, eigentlich immer Recht. Nur in diesem Fall ist ihm ein kleiner Fehler unterlaufen, der gemeinsam mit vielen kleinen Nachlässigkeiten zuvor dazu führt, dass er für längere Zeit nicht ganz so ruhig schläft wie bisher.

Der Klassiker: Eine Mahnung

Wie so häufig beginnt die Geschichte aus unserer Sicht mit einem Anruf. Dr. Ahnungslos, oder sagen wir doch einfach „der Adam“ war irritiert und etwas besorgt – zu Recht. Er hat per Mail eine Mahnung erhalten und wollte das angehängte pdf-Dokument öffnen. Daraufhin sei allerdings gar nichts passiert, erläuterte er. Dann habe er es noch drei Mal ausprobiert mit gleichem Ergebnis. Wer der Absender der Mail gewesen sei? Keine Ahnung! Eine Mahnung! Da muss man doch nachsehen, zumal es sich ja um eine pdf-Datei handelt, da kann doch nichts passieren.

Wie aus einer pdf-Datei eine exe-Datei wird

Die Systeme laufen alle einwandfrei in der Kanzlei Dr. Ahnungslos & Partner. Dennoch war es die beste Idee von Adam, uns anzurufen – weil er mal wieder Recht hatte. Beim Scan der Kanzleisysteme haben wir den bekannten Wurm Conficker gefunden, und zwar auf jedem Rechner. Der Schädling baut seit Jahren ein gigantisches Botnetz auf, um ungeheure Mengen an Spam zu versenden. Dabei nutzt er aktuelle Sicherheitslücken und überträgt sich automatisch an weitere Rechner. Andere Viren sind zur Verbreitung auf E-Mail-Anhänge angewiesen. Aber wie konnte das passieren? Adam hat doch nur ein pdf-Dokument geöffnet, mahnung.pdf? So scheint es zunächst. Allerdings sind bei ihm wie bei fast allen Rechnern die bekannten Dateinamenerweiterungen ausgeblendet: Die Datei heißt eigentlich mahnung.pdf.exe – Adam sieht nur mahnung.pdf und wähnt sich in Sicherheit.

Conficker-Entfernung oder Neuinstallation?

Mit der Entfernung ausgereifter Viren ist es so eine Sache: Viele Anwendungen sind in der Lage, den Schädling zu beseitigen, allerdings entwickeln sich die Viren schneller weiter als die Antivirus-Software. So besteht keine Sicherheit, dass nicht doch Hintertüren und Code-Reste nach der Entfernung übrig bleiben. Daher empfehlen wir in solchen Fällen dringend die Neuinstallation. Mit einer aktuellen virenfreien Datensicherung wäre das ja auch kein Problem. Und wieder erleben wir die Standard-Reaktion, wenn wir im Ernstfall das Wort Datensicherung aussprechen – einen weit geöffneten Mund… Natürlich gibt es ein Backup des Servers, aber alle Arbeitsplätze? Hm, dann nicht.

Vorsorgen, Beobachten, Daumen drücken

Wir entfernen also den Virus von allen befallenen Arbeitsplätzen und weisen Adam darauf hin, dass wir nicht mit absoluter Sicherheit sagen können, ob das Problem damit endgültig behoben ist. Wir setzen nun ein professionelles IT-Monitoring ein und beobachten CPU-Auslastungen und ausgehende Datenvolumen, um eine Tätigkeit des Virus direkt zu bemerken. Vor allem aber führen wir ein ausführliches Gespräch, wie dieser Vorfall hätte vermieden werden können.

  • Managed Antivirus: Eine aktuelle Virenschutz-Software, die in Echtzeit von Vorfällen weltweit lernt, hätte den Schädling direkt erkannt und die Ausführung verhindert.
  • Patch Management: Wären alle Sicherheitsupdates unverzüglich eingespielt worden, hätte der Virus sich nicht verbreiten können. Aber bei Dr. Ahnungslos pp hat man ja bisher die Updates lieber manuell gemacht – also gar nicht.
  • Datensicherung: Eine regelmäßige Datensicherung aller Arbeitsplätze, am besten als Image, hätten die schnelle Wiederherstellung eines völlig unbelasteten Systems ermöglicht. Nun ist nur die Virenentfernung mit allen Unwägbarkeiten möglich.
  • Schulung: Adam hätte wissen können, dass sich hinter dem pdf eine ausführbare Anwendung verbergen kann. Eine Schulung zur IT-Sicherheit hat er allerdings schon immer abgelehnt – Läuft doch alles.
  • Dateinamenerweiterung: In der Folge einer Schulung hätte Adam die Anzeige der Dateinamenerweiterung wieder aktivieren können, was wir jeder Kanzlei ans Herz legen.

Testen Sie Ihren Rechner

Conficker hat nach aktuellen Schätzungen bereits millionenfach Rechner befallen. Wird das Botnet aktiv, drohen Sperrankündigungen des Internetanbieters wegen missbräuchlicher Nutzung des Breitbandanschlusses. Außerdem können Ihre Kontakte Spam-Mails in Ihrem Namen erhalten. Testen Sie Ihren Rechner, ob er von Conficker befallen ist: http://www.confickerworkinggroup.org/infection_test/cfeyechart.html . Im Zweifel nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

 

 

Icon Checkliste

Mitarbeiter-Informationen zur IT-Sicherheit für Anwaltskanzleien

Icon ChecklisteTäglich lesen wir von neuen Schäden durch Viren und Trojaner. Systemausfälle und Datenverlust sind die Folge auch in vielen Anwaltskanzleien. Neben der technischen Absicherung sind Wissen und Verhalten der Mitarbeiter wesentliche Faktoren der IT-Sicherheit. Die folgenden Informationen sollen dazu beitragen, Schadsoftware von Ihrer Kanzlei fernzuhalten und Schäden durch digitale Angriffe erfolgreich abzuwehren.    

Gefahren-Beispiele aus der Praxis

  • Der Virus Cryptowall verschlüsselt alle RA-MICRO Daten und fordert Lösegeld
  • Die Telekom sperrt den Internetanschluss, weil die Kanzlei Teil eines Botnets ist
  • Kriminelle Angreifer leiten Überweisungen einer Kanzlei auf ein eigenes Konto um

Wie kommen Viren und Trojaner in unser System?

In der Regel gelangt Schadsoftware auf zwei Wegen in die Anwaltskanzlei: Über eine E-Mail oder über eine manipulierte Webseite. Bei der E-Mail liegt der Virus meist direkt im Anhang und tarnt sich als Rechnung oder Mahnung. Bei der Öffnung startet die Installation. Manipulierte Webseiten hingegen starten einen versteckten Download schon beim Besuch der Seite. Die Infektion mit einem Virus findet in der Regel unbemerkt statt. Viele Viren nutzen dabei Sicherheitslücken in Windows und verbreiteten Anwendungen Java oder Ihrem Internet-Browser.

Umgang mit E-Mails und Anhängen

  • Öffnen Sie nur E-Mails von Absendern, die Sie kennen
  • Löschen Sie unerwünschte E-Mails direkt, ohne sie zu öffnen
  • Klicken Sie keinesfalls Links in unerwünschten E-Mails, geben Sie die Adresse der Internetseite per Hand in den Browser ein
  • Laden Sie keinesfalls unbekannte Anhänge herunter

Umgang mit Webseiten

  • Besuchen Sie nur bekannte Webseiten
  • Wenn Sie eine Anwendung herunterladen, stellen Sie sicher, dass Sie wirklich auf der Seite des Anbieters sind. Häufig stehen bei Google gefälschte Seiten sehr weit oben, die nebenbei Schadsoftware installieren
  • Meiden Sie unseriöse Seiten, insb. Online-Gewinnspiele, Erotikseiten, Werbung für Finanzdienstleistungen etc.

Umgang mit Updates

Die Frage nach Sicherheitsupdates ist lästig. Aber: Führen Sie sie umgehend durch, wenn Sie danach gefragt werden. Updates schließen bekannte Sicherheitslücken, die eine Einladung an Viren und Trojaner sind. Das gilt nicht nur für Windows: Alle Anwendungen müssen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Eine automatisierte Patch Management Software kann Ihnen die Arbeit abnehmen.

Vorsichtsmaßnahmen bei der täglichen Arbeit

Trennen Sie Privates und Berufliches strikt voneinander. Verwenden Sie den beruflichen Computer ausschließlich beruflich.

Umgang mit Passwörtern

  • Das häufigste Passwort weltweit ist immer noch “password”
  • Aktualisieren Sie Ihr Passwort mindestens monatlich, insbesondere in wichtigen Systemen (E-Mail, Kanzleisoftware, Online-Banking, Facebook)
  • Nutzen Sie möglichst lange Passwörter mit Groß-Kleinschreibung, Zahlen und Sonderzeichen
  • Verwenden Sie eine eigene Passwortregel, z.B. für den Facebook-Account (FB) von Michael (Mi) Meier (Mei), geboren 1980 (80): Mi80Mei&FB

Datensicherung

Eine der wichtigsten Maßnahmen der IT-Sicherheit ist die Datensicherung. Egal was passiert: Selbst wenn Ihr Rechner einen Tag ausfällt, mit einer guten Datensicherung sind Sie schnell und ohne Datenverlust wieder einsatzfähig. Daher kümmern Sie sich selbst um die Sicherung Ihres Rechners:

  • Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig automatisch
  • Erstellen Sie mehrere Versionen bzw. Generationen der Sicherung
  • Nutzen Sie mehrere Orte und verschlüsseln Sie die Daten
  • Simulieren Sie den Notfall und versuchen Sie mindestens halbjährlich, die Daten wirklich zu rekonstruieren
  • Zur schnellen Wiederherstellung sichern Sie am besten ein Image, also ein Abbild Ihres gesamten Rechners

Was tun nach einer Vireninfektion?

  • Rechner sofort vom Netz trennen
  • IT-Verantwortlichen oder Dienstleister kontaktieren
  • Virenentfernung oder Neuinstallation
  • Datenrekonstruktion oder Datenrettung

Wir wünschen Ihnen eine sorgenfreie Zeit!

Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. Es ist unsere Mission, Ihnen das Arbeiten so komfortabel und sicher wie möglich zu machen. Die Mitarbeiterinformationen zur IT-Sicherheit helfen Ihnen hoffentlich dabei. Im Notfall kontaktieren Sie uns gerne direkt.

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Die Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft: Ein Rückblick auf Zukunftsweisendes

RA-MICRO, Kanzleisoftware, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, ERV, Schulung, IT-Sicherheit, IT-ServiceDer elektronische Rechtsverkehr kommt. Mit der Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA) für jeden Anwalt setzt am 1. Januar 2016 die mehrstufige flächendeckende Digitalisierung aller Anwaltskanzleien ein. Dementsprechend ist das Interesse der Anwaltschaft an Kanzleisoftware und Kanzlei-IT sehr groß.

Am 24. April haben wir in Düsseldorf die Michgehl & Partner Kanzlei der Zukunft eröffnet. Hier ist die komplette IT-Infrastruktur einer modernen Anwaltskanzlei aufgebaut. Sie dient uns selbst als Labor zur Entwicklung und Überprüfung neuer IT-Lösungen und soll darüber hinaus Anwälten die Möglichkeit bieten, mobiles und digitales Arbeiten vor Ort auszuprobieren und im Detail zu erleben.

Neue Webseite: www.elektronischer-rechtsverkehr.net

Elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, ERV-check, RA-MICRO, KanzleisoftwareIn den vergangenen Monaten wurde rund um die Kanzlei der Zukunft ein umfassendes Konzept für den elektronischen Rechtsverkehr aufgebaut: Der Michgehl & Partner ERV-Check hat bereits über 100 Kanzleien mit einem individuellen Leitfaden bei den anstehenden Veränderungen unterstützt. Auf Basis der Antworten konnten wir die wichtigsten Sicherheitslücken und fehlenden Vorbereitungen für den elektronischen Rechtsverkehr in Anwaltskanzleien identifizieren und entsprechende ERV-Module dafür entwickeln. Das gesamte Konzept sowie aktuelle Informationen zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach und zum elektronischen Rechtsverkehr haben wir auf der neuen Webseite www.elektronischer-rechtsverkehr.net zusammengefasst.

Wegen Überfüllung geschlossen

elektronischer rechtsverkehr, besonderes elektronisches anwaltspostfach, kanzlei der zukunft, michgehl, kanzleisoftware, ra-micro, dictanetZum ersten Mal in der langen Geschichte der Michgehl & Partner Veranstaltungen mussten wir in den letzten Tagen Absagen wegen Überbuchung aussprechen. Mit 50 Teilnehmern aus Anwaltskanzleien war unser Standort in Düsseldorf prall gefüllt und auch der Zusatztermin am 13. Mai ist bereits gut gebucht. Wir möchten gemeinsam mit Ihnen zurückblicken auf eine zukunftsweisende Veranstaltung. Alle Vorträge und Diskussionen werden in den kommenden Tagen als Video zur Verfügung gestellt und auf www.elektronischer-rechtsverkehr.net publiziert. Auch die IT-Lösungen für den elektronischen Rechtsverkehr werden in Wort, Bild und Video aufbereitet und dort bereitgestellt. Wir freuen uns auf Ihren Besuch.

Wie arbeitet der Anwalt 2020?

andrea brandenburg, ra-micro, erv, eloektronischer rechtsverkehr, kanzleisoftware, rechtsanwalt software, anwaltssoftware, dictanet, Nach der Begrüßung durch Franz-Josef Michgehl, Geschäftsführer und Inhaber der Michgehl & Partner GmbH, läutete Rechtsanwältin Andrea Brandenburg (RA-MICRO GmbH & Co. KGaA, Berlin) die Agenda ein: „Wie arbeitet der Anwalt 2010?“, war die Fragestellung ihres inspirierenden Vortrags. Die Zahl zugelassener Anwälte steigt stetig, insbesondere in den Ballungsgebieten. Hier versprechen Spezialisierung und Kooperation, Marketing und Organisation eine Behauptung im enger werdenden Markt. Die Arbeitsweise von 70% der Anwaltschaft arbeitet noch mehrheitlich papiergebunden, Scanprozesse sind kaum etabliert – Es wird einzeln bei Bedarf digitalisiert, elektronische Akten sind nicht das führende System.

Diese Ausgangslage wird sich in den nächsten Jahren dramatisch verändern: Kaum eine Kanzlei wird darauf verzichten, ihren gesamten Posteingang einzuscannen. In der Folge wird die Weiterverarbeitung der digitalen Schriftstücke an Bedeutung gewinnen. Die marktführende Kanzleisoftware RA-MICRO unterstützt dabei mit einer Schnittstelle zur integrierten Benutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches und mit einem umfassenden elektronischen Workflow, um die wesentlichen Prozesse in der Kanzlei digital abzubilden. Abschließend stellte RAin Brandenburg den möglichen Tagesablauf eines Anwalts im Jahr 2020 vor: Digital vernetzt mit jederzeitigem Zugriff auf alle Informationen der Kanzlei kann der Anwalt der Zukunft an jedem Ort vollwertig seiner Arbeit nachgehen. Die digitale Kommunikation in sozialen Netzwerken dient nicht nur der Mandantenakquise sondern auch der Pflege strategisch wichtiger Kooperationen. Der einzige Nachteil: Die Trennung von Beruf und Privatleben erfordert mehr Disziplin und ist an einigen Stellen nicht mehr aufrecht zu erhalten.

Elektronischer Rechtsverkehr: Wie fit ist Ihre Kanzlei?

Holger Esseling, Franz-Josef Michgehl, Kanzlei der Zukunft, Michgehl, Elektronischer Rechtsverkehr, ERV-Check, ERV-Module, Im Anschluss präsentierten Franz-Josef Michgehl und Dipl.-Kfm. Holger Esseling (Marketingleiter bei Michgehl & Partner) das Herzstück der Veranstaltung: Die Kanzlei der Zukunft. „Wie sind wir überhaupt darauf gekommen, hier eine eigene Kanzlei aufzubauen?“, leitete Esseling den Vortrag ein. Die Unsicherheit in der Anwaltschaft in Bezug auf den elektronischen Rechtsverkehr sei so groß gewesen, dass der eigens entwickelte ERV-Check von vielen Anwaltskanzleien dankbar angenommen wurde. Dabei beantworten Anwälte einen Fragebogen zu ihrer Kanzlei-IT und erhalten im Anschluss einen individuellen 20-seitigen Leitfaden zum elektronischen Rechtsverkehr für ihre Kanzlei.

Die Antworten, die bisher von über 100 Kanzleien eingegangen sind, helfen wiederum dabei, den Status Quo und die wichtigsten Sicherheitslücken zu identifizieren. Für alle wichtigen Bedürfnisse wurden bei Michgehl & Partner daraufhin Lösungen entwickelt, die als „ERV-Module“ angeboten werden. Frei nach dem Motto des Unternehmens „Kanzlei. IT. Einfach. Sicher.“ erhalten Anwälte damit gezielte Lösungen auf Knopfdruck. Mit einem Beispiel sorgte Holger Esseling für Verständnis aber auch für betretenes Schweigen Raum:

Esseling: Wer von Ihnen hat in dieser Woche seine Daten gesichert?

Publikum (unter Gelächter): Ja, sicher. Ist doch selbstverständlich.

Esseling: Wer von Ihnen sichert seine Daten an mehreren Orten?

Publikum (zumindest 70% davon): Klar, machen wir.

Esseling: Und wer von Ihnen hat irgendwann einmal überprüft, ob sich die Daten wirklich wieder herstellen lassen?

Publikum (irritierte Blicke, Schweigen, vereinzeltes Schmunzeln)

Esseling: Halten wir fest: Wir alle halten Datensicherung für extrem wichtig, aber niemand von Ihnen hat eine Ahnung, was er überhaupt sichert und ob es sicher wieder herstellen lässt. Das ist nur eines von 14 häufigen Problemen, für die wir eine einfache Lösung geschaffen haben.

Franz-Josef Michgehl führte die Präsentation fort mit der Vorstellung der Kanzlei der Zukunft am Düsseldorfer Standort. Zu betrachten sind ein Anwalts-Arbeitsplatz mit NAS-Speicher und Server, die Vernetzung und Absicherung über Router und Firewall, VoIP-Telefonie, eine Assistentenarbeitsplatz mit verschiedenen Möglichkeiten zum Einscannen und vieles mehr. Deutlich wird bei der Präsentation: Auf den ersten Blick wird die Kanzlei-IT mobiler und einfacher – doch im Hintergrund sind einige Voraussetzungen zu treffen, um sicher und komfortabel zu arbeiten.

Elemente der Kanzlei der Zukunft

Scannen, Scan, Einscannen, Multifunktionsgerät, Samsung, Elektronischer Rechtsverkehr, ERV, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, RA-MICRO, KanzleisoftwareUnmittelbar nach dem Vortrag zur Kanzlei der Zukunft nutzten die Teilnehmer die Gelegenheit, vor Ort alle Facetten intensiver zu ergründen und auszuprobieren. Besonderen Zulauf erhielt der aufgebaute Arbeitsplatz für Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, an dem unter anderem verschiedene Möglichkeiten des Einscannens von Schriftstücken gezeigt wurden. So können Dokumente über Multifunktionsgeräte direkt in die RA-MICRO Akte importiert werden oder als Stapelscan in einem Vorgang verarbeitet werden. Besondere Aufmerksamkeit erregte der spezielle Dokumentenscanner, der 80 Seiten innerhalb einer Minute beidseitig scannt, voneinander trennt, mit einer Texterkennung analysiert und in Buchstaben übersetzt und auf Wunsch verschlüsselte Dokumente importiert. Die Rechtsanwältin Tina Ablas-Henrichmann und die Assessorin Eva-Maria Bendick (beide Kanzleiberaterinnen bei Michgehl & Partner) präsentierten die verschiedenen Möglichkeiten mit technischer Unterstützung von Guido Weitkämper, der als IT-Techniker über langjährige Erfahrung in Anwaltskanzleien verfügt.

Datensicherung, NAS, Backup, Wiederherstellung, Rekonstruktion, Recovery, Elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, beA, ERV, Kanzleisoftware, RA-MICROAm Anwalts-Arbeitsplatz erwartete Gunnar Holm (IT-Techniker und Consultant bei Michgehl & Partner) viele interessierte Rechtsanwälte und Kanzlei-Mitarbeiter. Im Fokus standen hier neben dem allgemeinen Aufbau und der Vernetzung von Telefonie, Datenspeicher und Server vor allem die Themen Datensicherung und professioneller IT-Service. Unterstützt wurde Herr Holm vom Geschäftsführer der Michgehl & Partner Süd GmbH Assessor jur. Reinhard Cebulla sowie den vertrieblichen Consultants Jürgen Hennecke und Ismail Aksoy.

it-monitoring, it-service, it-dienstleister, it-dienstleistung, managed service, elektronischer rechtsverkehr, erv, bea, besonderes elektronisches anwaltspostfach, ra-micro, kanzleisoftwareWie die aktive Überwachung der Kanzlei-IT aus Sicht des Dienstleisters aussieht, konnten die Teilnehmer im nächsten Raum begutachten. Hier stand IT-Techniker und Consultant Max Riedel mit weiteren Kollegen Frage und Antwort. Insbesondere zeigte er das Dashboard des Michgehl & Partner Monitoring-Systems: Hier werden wesentliche Parameter vieler Kanzlei-Infrastrukturen in Echtzeit gesammelt und analysiert: Prozessorauslastungen, freie Speicherkapazitäten oder Ereignisse wie eine erfolgte Datensicherung. Im Ergebnis können die Spezialisten von Michgehl & Partner Probleme in der Kanzlei-IT häufig erkennen und beheben, bevor sie in der Anwaltskanzlei überhaupt registriert werden.

Elektronische Kommunikation mit RA-MICRO

RA-MICRO, Kanzleisoftware, Anwaltssoftware, Eva-Maria Bendick, Tina Ablas, Tina Ablas-Henrichmann, Michgehl, Kanzlei der Zukunft, Musterkanzlei, Elektronischer Rechtsverkehr, ERV, besonderes elektronisches Anwaltspostfach,Nach dem Rundgang durch die Kanzlei der Zukunft stellten Tina Ablas-Henrichmann und Eva-Maria Bendick die elektronische Kommunikation mit RA-MICRO im Detail vor. Wie kommen die Schriftstücke in die Akte? Wie werden digitale Akten im elektronischen Workflow bearbeitet, mit Verfügungen und Kommentaren versehen und weitergeleitet? Wie werden elektronische Briefe erstellt, signiert und versendet, um massiv Druck- und Portokosten zu senken? All diese Fragen beantworteten die beiden Kanzleiberaterinnen durch einen Vergleich der analogen mit der digitalen Kanzlei.

Digitalisierung? Aber sicher!

it-sicherheit, virus, trojaner, michgehl, elektronischer Rechtsverkehr, erv, beA, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, RA-MICRO, Kanzleisoftware, AnwaltssoftwareFranz-Josef Michgehl und Maximilian Hampe wiesen im Anschluss anschaulich auf die Gefahren des elektronischen Rechtsverkehrs für Anwaltskanzleien hin: Eine höhere Bedeutung der Kanzlei-IT erfordert bessere Schutzmechanismen. Wie einfach Viren und Trojaner in die Kanzlei gelangen, zeigte Hampe am Beispiel einer manipulierten Webseite: Ein falscher Klick und schon werden automatisch schadhafte Anwendungen heruntergeladen. Der Benutzer bekommt es meistens gar nicht mit. Auch referierte er über Schadensfälle aus der Praxis, in denen es zu Systemausfällen und Datenverlusten als Folge von Virenbefall kam. Dabei gehen die Hacker immer kreativer und intelligenter vor, so dass eine Viren-Software alleine längst nicht mehr ausreicht. Michgehl und Hampe zeigten, wie ein professioneller Rundum-Service mit einem unternehmenstauglichen Router, intensiverem Scannen der eingehenden Mails und umgehenden Sicherheitsupdates gegen viele Gefahren schützen kann. Dabei ist auch die Schulung der Mitarbeiter ein wichtiger Bestandteil des Sicherheitskonzepts.

Drei Meinungen zum elektronischen Rechtsverkehr

Holger Esseling, Claas Kuhfuß, Ralf Heidemann, Andrea Brandenburg, Elektronischer Rechtsverkehr, Podiumsdiskussion, besonderes elektronisches Anwaltspostfach, bea, erv, it-service, ra-micro, kanzleisoftware, Den Abschluss der Veranstaltung bildete die Podiumsdiskussion zum Thema „Chancen und Risiken der digitalen Kanzlei“. Moderiert von Holger Esseling brachten drei Teilnehmer ihre Sicht aus der Praxis zu Gehör. RAin Andrea Brandenburg von RA-MICRO ist naturgemäß optimistisch im Hinblick auf den elektronischen Rechtsverkehr. Sie sieht insbesondere massive Einsparungen von Druck- und Portokosten sowie eine schnellere Verfügbarkeit von Informationen als wesentliche Vorteile. Dafür seien zwar einige Änderungen in der Kanzleiorganisation notwendig, was allerdings mit einer bewährten und innovativen Kanzleisoftware wie RA-MICRO einfach umsetzbar sei.

RA Claas Kuhfuß von der Kanzlei Worbs und Partner in Düsseldorf zeigte sich zurückhaltend optimistisch. Er unterschied klar zwischen Hype und realem Nutzen in der Digitalisierung. In der Kanzlei sind Skeptiker und Befürworter des elektronischen Rechtsverkehrs vertreten und es ist ein Balanceakt, hier für einen reibungslosen Übergang zu sorgen. Dieses Zwischenstadium hat RA Ralf Heidemann bereits hinter sich gelassen: In seiner Kanzlei CNH Anwälte in Essen ist die elektronische Akte bereits führend. Voraussetzung war auch hier eine behutsame Einführung mit sanftem Druck. Ein paar Tipps für die Praxis lassen sich aus der Diskussion und den drei Sichtweisen ziehen:

– Die Digitalisierung der Anwaltskanzlei ist ein kultureller Prozess. Er lässt sich nicht von heute auf morgen verordnen, sondern muss sich entwickeln.

– Planen Sie ein Jahr für die Vorbereitung der Umstellung ein und starten Sie mit einem Workshop. Alle Kollegen der Kanzlei sollten teilnehmen und ein Projektteam aufgesetzt werden. Die rechtzeitige und umfassende Information ist ein Erfolgkriterium

– Definieren Sie frühzeitig den eindeutigen Zeitpunkt, ab dem die elektronische Akte das führende System wird.

– Machen Sie nach der Umstellung die Arbeit mit Papierakten unbequemer: So könnte jeder Anwalt seine Akten selbst ausdrücken müssen, wenn er unbedingt Papier nutzen möchte.

– Lassen Sie sich begleiten von einem professionellen Dienstleister, der sich mit Kanzlei-IT, Kanzleisoftware und den zugehörigen Prozessen in der Kanzlei auskennt.

www.elektronischer-rechtsverkehr.net

michgehl, elektronischer Rechtsverkehr, besonderes elektronisches anwaltspostfach, beA, ERV, Kanzleisoftware, RA-MICRO, DictanetWir danken allen Beteiligten herzlich für die sehr gelungene Veranstaltung. Alle anwesenden Kanzleivertreter waren hoch interessiert und haben die Veranstaltung mit Fragen und Meinungen bereichert. Das Team von Michgehl & Partner zeigte innovative Lösungen für die Anwaltskanzlei und stand jederzeit für die Teilnehmer zur Verfügung, um konstruktive fachliche Gespräche zu führen. Alle Vorträge werden nun in der Folge als Video aufbereitet und auf www.elektronischer-rechtsverkehr.net zur Verfügung gestellt. Hier finden sich auf die neuen Module zum elektronischen Rechtsverkehr sowie der Michgehl & Partner ERV-Check. Besuchen Sie uns auf www.elektronischer-rechtsverkehr.net.

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IT-Panne des Monats März: Telekom sperrt Internetanschluss

URLZone2, Virus, Botnetz, Spam, IT-Sicherheit, Sperrung, Internetverbindung, Telekom, Speedport, Häufig sind es die kleinen Pannen, die in Summe zu großen Problemen führen. Auch im März möchte ich Ihnen die IT-Panne des Monats nicht vorenthalten. In der Hauptrolle ist dieses Mal seit langer Zeit wieder eine Frau, nennen wir sie Bärbel. Bärbel macht eigentlich nur einen kleinen Flüchtigkeitsfehler, der sich zusammen mit weiteren Nachlässigkeiten in der IT der Kanzlei allerdings zur Resonanzkatastrophe entwickelt. Aber lesen Sie selbst.

Wir haben kein Internet mehr

Wie so oft beginnt die Geschichte aus unserer Perspektive mit einem klingelnden Telefon. Witzig ist übrigens, dass man nach einem wirklichen Problemanruf denkt, das Telefon hätte vorher lauter geklingelt als sonst, zumindest irgendwie anders, aggressiver. Am anderen Ende eine aufgelöste Bärbel, in deren Kanzlei keine Internetverbindung besteht. Ob sie schon mit dem Internet-Anbieter telefoniert habe? Ja, das sei ja das Schlimme: Der Anschluss wurde vorübergehend gesperrt, weil von der Kanzlei ein hohes Volumen an Spam-Nachrichten ausgehe. Von Bärbels Kanzlei! In ihrem Namen!

Nichtstun kann schön sein, „Nichts-tun-können“ eher nicht!

Der Schaden für den Ruf der Kanzlei ist das eine – vielleicht merkt es ja keiner. Auf der anderen Seite kann in der Kanzlei erstmal nicht gearbeitet werden. Bei elf Mitarbeitern ist das ein bisschen mehr als ärgerlich. Wie gut, dass unser Techniker am Michgehl & Partner Standort Düsseldorf als schnelle Eingreiftruppe bereitsteht und dem Problem auf den Grund geht.

Telekom? Das hefte ich mal ab.

Wie kommt es denn eigentlich zur Sperrung des Anschlusses? Auf Nachfrage stellt sich heraus, dass die Telekom bereits vor Wochen eine Ankündigung zur Sperrung gesendet hat. Aber Bärbel hat die nie erhalten. Oder doch? Telekom – da gibt es doch einen Ordner… Und tatsächlich: Zwischen den Rechnungen findet sich der freundliche Brief des Telekom Abuse Teams, mit der Bitte, die missbräuchliche Nutzung des Breitbandanschlusses doch einzustellen. Bärbel hatte ihn im Eifer des alltäglichen Gefechts für eine Rechnung gehalten und wie gewohnt abgeheftet. Kann ja mal passieren…

Von Auslösern und Ursachen

Ohne Bärbels Fehler wäre es nicht zur Sperrung gekommen. Die Ursache liegt allerdings, wie so häufig, in der mangelhaften IT-Ausstattung der Kanzlei. Das müssen wir bei der Fehlersuche und Behebung am eigenen Leibe erfahren. Im ersten Schritt trennen wir den befallenen Rechner vom Netz. Aber welcher Arbeitsplatz ist denn befallen? „Hoffentlich hat Bärbels Chef ein paar Euro für einen professionellen Router ausgegeben, der alle Netzwerkaktivitäten protokolliert“, denkt unser Techniker auf seinem kurzen Fußweg, der vor einem Speedport Router endet. Es gibt so Tage, da bleibt man besser im Bett. Für einen echten Vollblut-ITler fängt es jetzt allerdings erst an, richtig spannend zu werden.

Die schwierige Suche nach der einfachen Lösung

Mithilfe eines sogenannten Sniffers sucht unser Techniker nach dem infizierten Computer. Das Schnüffel-Tool zur Netzwerkanalyse, das auch gerne zur Spionage eingesetzt wird, durchsucht das Kanzleinetzwerk nach Auffälligkeiten im Datenverkehr. Schließlich kann ein Rechner eindeutig identifiziert werden, der mit dem Virus URLZone2 zum Bestandteil eines Botnetzes gemacht wurde und seitdem in unregelmäßigen Abständen haufenweise Spam-Nachrichten versendet. Nun ist die Lösung brutal, aber einfach: Es hilft nichts, außer den Rechner komplett neu aufzusetzen. Gut dass Bärbel eine aktuelle Datensicherung – ach, wir fragen gar nicht erst… Das Problem ist nach 5 Arbeitsstunden behoben, die Internet-Sperre wird am nächsten Tag aufgehoben. Der Gesamtschaden insbesondere durch ausfallende Arbeitszeit beläuft sich auf 5.000 €.

Die Moral von der Geschicht

Es gibt eine ganze Reihe von Tipps, die wir abschließend zur Vermeidung solcher Zwischenfälle oder zur Reduzierung des Schadens geben möchten

  1. Lesen Sie Ihre Briefe, bevor Sie sie abheften
  2. Verwenden Sie einen professionellen Router und keine Privatgeräte
  3. Nutzen Sie eine Managed Antivirus Software, die von anderen Vorfällen weltweit in Echtzeit lernt und auch neueste Schädlinge entdeckt
  4. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der Erkennung böswilliger Mails und schadhafter Anwendungen
  5. Setzen Sie eine Mail Protection Software ein, um Viren und Trojaner VOR der Zustellung im Rechenzentrum ausführlich überprüfen zu lassen.

Darf man darüber eigentlich lachen?

Wir hoffen, unsere kleine Geschichte hat Sie amüsiert. Ehrlich gesagt wäre es mir am liebsten, wenn Sie schmunzeln oder herzlich lachen und es Ihnen dann doch ein bisschen im Halse stecken bleibt. Darf man das sagen? Ich finde ja. Sie sind ein Profi. Sie sind Rechtsanwalt mit besonderen Verschwiegenheits- und Sorgfaltspflichten. Wir möchten Sie bestmöglich beim Schutz Ihrer Daten und Ihrer Infrastruktur unterstützen. Wir machen Kanzlei. IT. Einfach. Sicher.

 

 

 

IT-Sicherheit ist DAS Kanzlei-Thema 2015 und die Basis für den Elektronischen Rechtsverkehr

ERV BlogIn weniger als einem Jahr startet der elektronische Rechtsverkehr. Damit ist auf den ersten Blick auch klar, was Anwaltskanzleien in 2015 bewegt. Und in der Tat wird die Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA) in den nächsten Jahren die Arbeitsweise in Anwaltskanzleien grundlegend verändern. Die flächendeckende Digitalisierung der Kanzleien führt letztlich dazu, dass Papier durch Tablet ersetzt wird, Brief durch Mail und Akte durch Dateiordner. Weiterlesen

MICROSOFT Patchday Dezember 2014

UpdateAm vergangenen Dienstag hat MICROSOFT zum Dezember-Patchday sieben Sicherheits-Updates veröffentlicht. Damit werden 17 Sicherheitslücken in Windows, Word und Internet Explorer geschlossen. Drei dieser Sicherheitslücken werden als kritisch eingestuft, da sie das Einschleusen und die Ausführung von Schadcode ermöglichen. Es wird dringend empfohlen, die Updates durchzuführen, wenn Sie nicht über ein automatisches Patch Management verfügen. Weiterlesen

Die 1-2-3-Regel für Anwälte: 1 Anwalt – 2 Rechner – 3 Zugänge

Gebäude MichgehlWir stellen in der Praxis fest, dass die meisten erfolgreichen Angriffe von Viren und Trojanern über den Computer des Anwalts erfolgen. Ob per Mail oder von einer manipulierten Webseite: Anwaltsrechner sind aus mehreren Gründen eine größere Sicherheitslücke als die PCs ihrer Mitarbeiter. Weiterlesen

IT-Sicherheitsstudie: Anwaltskanzleien sind gleich doppelt gefährdet

ERV BlogBesonders sensible Daten und besonders mangelhafte Absicherung – diese beiden Faktoren sorgen für ein stark erhöhtes IT-Risiko in Anwaltskanzleien. Der „Global Corporate IT Security Risks 2013 Survey“ von Kaspersky Lab zeigt das anhand von Zahlen, Fakten und einem Praxisbeispiel.

Kleinunternehmen und Kanzleien sind besonders schlecht geschützt

Zusammengefasst sind die Ergebnisse der Studie:

  • 96% aller KMU waren in 2013 von mindestens einer externen Bedrohung betroffen (zum Beispiel Phishing, Viren oder Trojaner)
  • 87% waren von mindestens einer internen Bedrohung betroffen (zum Beispiel unerledigte Updates und Patches oder unsichere Passwörter)
  • 21% der Bedrohungen führten zum Verlust vertraulicher Finanz- oder Kundendaten
  • 30% der Bedrohungen wurden in KMU mit bis zu 100 Mitarbeitern festgestellt

Anwaltskanzleien mit erhöhtem Schutzbedarf

Auch die meisten Anwaltskanzleien fallen in die Kategorie „KMU bis 100 Mitarbeiter“. Trotz des erhöhten Sicherheitsbedarfs sind hier die Probleme ähnlich: Kleine IT-Budgets und fehlende IT-Kompetenz sorgen für große Sicherheitslücken. Zudem werden viele Attacken gar nicht entdeckt, was die handelnden Personen in trügerischer Sicherheit wiegt. Dabei sind Anwälte zur besonderen Verschwiegenheit verpflichtet und bewahren sensible Daten und Dokumente – zunehmend auch digital. Ein Praxisbeispiel aus der Studie zeigt, wohin Unachtsamkeit führen kann.

Ein USB-Stick treibt Anwaltskanzlei fast in den Ruin

Im vorliegenden Fall war die Kanzlei unter anderem mit der Verwahrung vertraulicher Dokumente in digitaler Form beauftragt. Der USB-Sticks eines Klienten war nun aber mit einem Virus befallen, der selbständig und sehr gründlich mit der Löschung von Daten begann. Dieser Zwischenfall führte fast zum Ruin der Kanzlei, aus drei vermeidbaren Gründen:

1. Die Kanzlei hat den häufigen Fehler gemacht, Wechseldatenträgern von Klienten zu vertrauen und den USB-Stick ungeprüft mit der Kanzlei-IT verbunden

2. Das Sicherheitssystem der Kanzlei war nicht in der Lage, die Ausführung des Schadcodes zu bemerken und Alarm zu schlagen oder einzugreifen

3. Die Datensicherung der Kanzlei war nicht versioniert, so dass der Rückgriff auf einen fehlerfreien Datenbestand unmöglich war

IT-Profis sind ein Muss für jede Anwaltskanzlei

Der Fall zeigt deutlich, was die Studie nahelegt: Jede Anwaltskanzlei benötigt mindestens ein rudimentäres Sicherheitskonzept, einen Notfallplan und professionelle IT-Unterstützung. Datenschutz und Berufsrecht erfordern nicht ohne Grund besondere Sicherheitsvorkehrungen für die sensiblen Mandantendaten. Wir unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Kanzlei sicher zu gestalten – mit über 30 Jahren im IT-Service für Anwaltskanzleien.