RA-MICRO Tipp des Monats: Verschlüsselter Anlagenversand mit dem RA-MICRO E-Brief

kanzleisoftware, ra-micro, dictanet, anwaltssoftware,Unsere Kanzleiberaterin Jasmin Besseling verrät monatlich einen RA-MICRO Tipp aus der Praxis. So können Sie einfacher oder auch sicherer arbeiten. In diesem Beitrag erhalten Sie einen sehr wichtigen und praktischen Hinweis zum verschlüsselten Anlagenversand mit dem RA-MICRO E-Brief. E-Brief

Damit der E-Brief tatsächlich auch genutzt werden kann und Nachrichten elektronisch direkt aus RA-MICRO versandt werden können, muss zunächst ein E-Mail Versandpostfach über das Modul E-Mail Konten in RA-MICRO hinterlegt werden. E-Mail Konten Zusätzlich benötigt die Kanzlei für die Nutzung des E-Briefs einen html-fähigen Briefkopf. Dieser ist je nach Design des Kanzleibriefkopfes mit einem gewissen notwendigen Aufwand zu erstellen. Liegen diese Voraussetzungen vor, können Nachrichten aus dem Modul E-Brief direkt an den gewählten Aktenbeteiligten versandt werden.

Verschlüsselung E-BriefAnlagen, die gemeinsam mit der E-Brief Nachricht verschickt werden, können verschlüsselt werden, mit einem Passwort zum Öffnen versehen und als zip-Datei komprimiert werden. 08-2017.04 Der Empfänger dieser Nachricht kann die Anlagen erst dann Öffnen, wenn er Kenntnis über das Passwort erhalten hat und wenn er die zum Entschlüsseln benötigte ausführbare Datei aus dem Internet heruntergeladen hat. Dies macht nicht nur den Versand von vertrauenswürdigen Unterlagen sicherer, sondern kommt bei den Mandanten gleich sehr professionell an.

Sie benötigen unsere Unterstützung oder gar eine Anwenderschulung zum E-Workflow von RA-MICRO oder haben auch einen guten RA-MICRO Tipp aus der Praxis? Dann freuen wir uns auf Ihren Kommentar oder Ihre Anfrage an die E-Mailadresse info@michgehl.de. Bei Fragen rund um RA-MICRO Kanzleisoftware, Kanzleiorganisation und Kanzlei-IT stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

RA-MICRO Tipp des Monats: Upgrade Open Limit CC Sign Version 2.10

Unsere Kanzleiberaterin Jasmin Besseling verrät monatlich einen RA-MICRO Tipp aus der Praxis. So können Sie einfacher oder sicherer arbeiten. In diesem Beitrag erhalten Sie einen wichtigen Hinweis für die tägliche Arbeit in Ihrer Kanzlei bei Nutzung der Signatursoftware Open Limit CC Sign.ra-micro tipp 07-17-02

Kanzleien, die das RA-MICRO Notariat Modul  lizenziert haben und für die elektronische Signatur die Software Open Limit CC Sign verwenden, erhalten hier wichtige Informationen bezüglich der verwendbaren Version:

“Wichtiger Hinweis für Kunden mit älteren Versionen: Bitte beachten Sie, dass wir die Softwarepflege für die Versionen 2.8 und älter zum 30. Juni 2017 einstellen. Aufgrund der europäischen eIDAS-Verordnung (elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt der Europäischen Union) entsprechen diese Versionen nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen. Wir empfehlen Ihnen daher dringend, Ihre Signatursoftware mit einem Upgrade auf den neuesten Stand zu bringen.” Siehe auch https://www.openlimit.com/de/produkte/cc-sign/aktuelles.html

ra-micro tipp 07-17-01Zur Überprüfung, welche Version in der Kanzlei im Einsatz ist, klickt man innerhalb der Taskleiste auf das Symbol der Software Open Limit CC Sign und wählt die Funktion Info. Für ein Versionsupgrade benötigt man den vorhandenen Lizenzschlüssel; diesen können Sie über die Eigenschaften einsehen. ra-micro tipp 07-17-03

Sie benötigen unsere Unterstützung beim Versionsupgrade oder haben auch einen guten RA-MICRO Tipp aus der Praxis? Dann freuen wir uns auf Ihren Kommentar oder Ihre Anfrage an die E-Mailadresse info@michgehl.de. Bei Fragen rund um RA-MICRO Kanzleisoftware, Kanzleiorganisation und Kanzlei-IT stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

RA-MICRO Tipp des Monats: Fristenanzeige im Kalender+

kanzleisoftware, ra-micro, dictanet, anwaltssoftware,Unsere Kanzleiberaterin Jasmin Besseling verrät monatlich einen RA-MICRO Tipp aus der Praxis. So können Sie einfacher oder sicherer arbeiten. In diesem Beitrag erhalten Sie einen praktischen Hinweis für die tägliche Arbeit in Ihrer Kanzlei. 06-2017.01Der RA-MICRO Kalender+ kann für jede Art von Kalendereintragungen genutzt werden und parallel geöffnet sein.

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Es können Allgemeine Besprechungstermine mit Mandanten, Gerichtstermine, interne Kanzleibesprechungen oder auch Urlaubstermine von Kanzleimitarbeitern und Mitarbeiterinnen eingetragen werden. So erhält man täglich eine detaillierte Übersicht aller wahrzunehmenden und geplanten Termine. 06-2017.03Über die Einstellungen im RA-MICRO Kalender+ besteht die Möglichkeit, dass man zu all diesen Terminen auch die täglichen Fristen im Kalender angezeigt bekommt. Diese werden dann im oberen Bereich innerhalb des Kalenders angezeigt und mit einem Fähnchen versehen, solange diese noch nicht erledigt sind. Eine Vorfrist erhält ein gelbes Fähnchen und ein Fristende erhält ein rotes Fähnchen. Sobald diese Frist erledigt ist, wird vor diesem Eintrag ein grünes Häkchen gesetzt. Dies ermöglicht also eine gute Übersicht über die bereits erledigten Fristen und über die noch zu erledigenden Fristen. Jeder selbst kann dann auch auswählen, von welchem Aktensachbearbeiter die Fristen angezeigt werden sollen.

 

Sie haben auch einen guten RA-MICRO Tipp aus der Praxis? Dann freuen wir uns auf Ihren Kommentar. Bei Fragen rund um RA-MICRO Kanzleisoftware, Kanzleiorganisation und Kanzlei-IT stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

RA-MICRO Tipp des Monats: Unterschied der Benutzer- und Sachbearbeiterverwaltung

kanzleisoftware, ra-micro, dictanet, anwaltssoftware,Unsere Kanzleiberaterin Jasmin Besseling verrät monatlich einen RA-MICRO Tipp aus der Praxis. So können Sie einfacher oder sicherer arbeiten. In diesem Beitrag erhalten Sie einen wichtigen Hinweis für die tägliche Arbeit in Ihrer Kanzlei. Eventuell ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass Sie bei der Aktenanlage Aktensachbearbeiter auswählen können, die aber eigentlich keine Aktensachbearbeiter sind. Sobald man in RA‑MICRO einen neuen Benutzer innerhalb der Benutzerverwaltung anlegt, erhält dieser auch Rechte des Typs Sachbearbeiter für die Aktenanlage und für Wiedervorlagen.

Der neu angelegte Benutzer, beispielsweise die neue Sekretärin, erhält u. U. nicht den Typ Akten- und/oder Wiedervorlagensachbearbeiter und muss daher auch aus der Sachbearbeiterverwaltung entfernt werden. Blog 05-2017_2 Hier reicht es aus, auf das Feld des SB-Kürzels in der Zeile des neuen Benutzers zu klicken. Es öffnet sich dann die Sachbearbeiterverwaltung.  Hier wird der neue Benutzer ausgewählt und im nächsten Schritt wird dieser gelöscht.Blog 05-2017_3 Nach einem Neustart von RA-MICRO kann dieser Benutzer dann auch nicht mehr innerhalb der Aktenanlage als Aktensachbearbeiter ausgewählt werden. Vorsicht jedoch beim Löschen von Sachbearbeitern, wenn bereits Akten auf diesen Benutzer angelegt sind oder Wiedervorlagen für diesen Benutzer eingetragen sind.

Sie haben auch einen guten RA-MICRO Tipp aus der Praxis? Dann freuen wir uns auf Ihren Kommentar. Bei Fragen rund um RA-MICRO Kanzleisoftware, Kanzleiorganisation und Kanzlei-IT stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

RA-MICRO Tipp des Monats: Einfaches Erstellen von inhaltlich gleichen Anschreiben an mehrere Beteiligte

kanzleisoftware, ra-micro, dictanet, anwaltssoftware,Unsere Kanzleiberaterin Jasmin Besseling verrät monatlich einen RA-MICRO Tipp aus der Praxis. So können Sie einfacher oder sicherer arbeiten. In diesem Beitrag erhalten Sie einen praktischen Tipp für die tägliche Arbeit in Ihrer Kanzlei. Wie häufig erhalten mehrere Beteiligte einer Angelegenheit denselben Inhalt eines Schreibens? Die meisten erstellen dann ein Anschreiben und kopieren den Text des ursprünglichen Schreibens in die Zwischenablage und fügen diesen Text in ein Anschreiben an einen weiteren Beteiligten manuell ein. RA-MICRO bietet hierfür eine praktische Möglichkeit. Hierzu muss lediglich ein Haken in den Word-Einstellungen gesetzt werden.

Einstellungen Word und RA-MICRO

Einstellungen Word und RA-MICRO

Man erstellt dann ein Schreiben, speichert es zur Akte und druckt es wie gewohnt aus.

Sternchenbefehl unter dem Ursprungstext

Sternchenbefehl unter dem Ursprungstext

Anstelle der Kopie des Textes in die Zwischenablage stellt man sich mit dem Cursor einfach nach ganz unten in den bereits gedruckten Text und gibt über den Sternchen-Befehl *B und die dazugehörige Aktennummer ein und bestätigt diesen mit der Entertaste.

Beteiligtenstruktur RA-MICRO und Word

Beteiligtenstruktur RA-MICRO und Word

Nun öffnet sich die Beteiligtenstruktur der Akte und man kann auswählen, wer denselben Text erhalten soll. Nach dem der nächste Beteiligte ausgewählt wurde, erhält man nun ein Schreiben mit dem Inhalt des Ursprungsschreibens allerdings mit der veränderten Adresszeile. Auch dieses Schreiben kann nun separat zur Akte gespeichert und für den Versand gedruckt werden.

Sie haben auch einen guten RA-MICRO Tipp aus der Praxis? Dann freuen wir uns auf Ihren Kommentar. Bei Fragen rund um RA-MICRO Kanzleisoftware, Kanzleiorganisation und Kanzlei-IT stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

RA-MICRO Tipp des Monats: Unterordner für eine übersichtliche elektronische Akte

kanzleisoftware, ra-micro, dictanet, anwaltssoftware,Unsere Kanzleiberaterin Jasmin Besseling verrät monatlich einen RA-MICRO Tipp aus der Praxis. So können Sie einfacher oder sicherer arbeiten. In diesem Beitrag erhalten Sie einen praktischen Tipp für die tägliche Arbeit in Ihrer Kanzlei. Nutzen Sie bereits in RA-MICRO die E-Akte? Stellen Sie Ihrem Mandanten Dokumente aus der E-Akte und der Schnittstelle Outlook per E-Mail zur Verfügung? Dann können Sie mit diesem Hinweis Ihre E-Akte übersichtlicher gestalten.

Aktenanlage Unterordner RA-MICROInnerhalb der Aktenanlage können Unterordner zur Akte gleichzeitig mit angelegt werden. In diese Unterordner können im weiteren Verlauf alle Dokumente zur Akte gespeichert werden.

E-Akte Ansicht UnterordnerDies ermöglicht Ihnen eine strukturierte Übersicht über alle Dokumente der E-Akte. Ist die E-Akte so eingerichtet, dass in der Tabelle nur die Dokumente angezeigt werden, die in dem jeweiligen Unterordner gespeichert wurden, muss nicht mehr lange gescrollt werden, bis man das gesuchte Dokument gefunden hat.

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RA-MICRO Tipp des Monats: Das RA-MICRO Notariatmodul und die direkte Schnittstelle zum besonderen elektronischen Notarpostfach (beN)

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E-NotarpostfachErstellen Sie bereits die Handelsregisteranmeldungen über das Notarmodul in RA-MICRO? Haben Sie den Umzug vom EGVP zum beN schon hinter sich? Nein? Der technische Support vom EGVP ist bereits seit dem 01.01.2017 nicht mehr verfügbar. PIN EGVPWer also bisher noch die Registeranmeldungen über das Notarmodul in RA-MICRO erstellt und über das EGVP verschickt, kann jetzt auch die direkte Schnittstelle zum beN aus RA-MICRO heraus nutzen, sobald der Umzug vom EGVP zum beN stattgefunden hat.

Übersicht Ein- und Ausgänge E-Notarpostfach

Sind die Registeranmeldungen im Notarmodul erstellt und bereit für den Versand, werden diese direkt über die Funktion E-Notarpostfach in den Postausgangsordner des Notars gestellt. Hierzu geben Sie die Ihnen bekannte EGVP-PIN als Passwort ein und Sie bekommen so eine Übersicht über Ihr Postfach im beN. Aus dieser Übersicht können die gesendeten Elemente sowie die Posteingänge direkt zur RA-MICRO E-Akte gespeichert werden.

Sie haben auch einen guten RA-MICRO Tipp aus der Praxis? Dann freuen wir uns auf Ihren Kommentar. Bei Fragen rund um RA-MICRO Kanzleisoftware, Kanzleiorganisation, Kanzlei-IT sowie für die technische Unterstützung zur Einrichtung des E-Notarpostfaches stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

 

 

 

 

RA-MICRO Tipp des Monats: Berechnung des Kostenrisikos

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Berechnungen RA-MICROHäufig kommt es vor, dass der Mandant oder auch der Rechtsanwalt/ die Rechtsanwältin selbst, das Kostenrisiko eines bestimmten Verfahrens ermitteln möchte. Dies dient beispielweise der Auskunft an den Mandanten, damit er auf einen Blick schnell über die möglichen Kosten informiert werden kann.

Im Modul Berechnungen in RA-MICRO gibt es dann das weitere Modul Kostenrisiko.Kostenrisiko RA-MICRO Alle notwendigen Werte können sodann in dieser Maske eingetragen werden und das Kostenrisiko wird demnach berechnet. Diese Programmfunktion kann auch mit der Tastenkombination AltGr + D gestartet werden.Aufstellung Kostenrisiko RA-MICRO

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RA-MICRO TIPP DES MONATS: Das RA-MICRO Kostenblatt zur Erfassung von Zusatzkosten

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Im normalen Kanzleialltag ist es üblich, Kopien aus z. B. Gerichts- und Behördeakten vorzunehmen. Häufig werden diese aber nicht erfasst, so dass diese Kosten entweder gar nicht mit abgerechnet werden oder aber bei Abrechnung der Sache noch einmal gezählt werden müssen.

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Um sich diese Arbeit zu sparen und um gleichzeitig mehr abrechnen zu können, bietet sich das Modul Kostenblatt in RA-MICRO super an. Man erfasst die Kopien einfach nach dem man sie vorgenommen hat zur Akte und diese stehen einem für die Abrechnung über das Gebührenmodul im späteren Verlauf direkt zur Verfügung und können mit abgerechnet werden. 2beitrag-12-2016_icon Nach Übertragung der Gebührenpositionen kann man dann Kosten für Fotokopien abrechnen, wie man es im folgenden Fenster sieht. 3beitrag-12-2016_icon

 

Es entsteht eine Gebührenrechnung inkl. Kosten für Fotokopien, ohne dass man übermäßig viel Zeit für die Erfassung und Berechnung investieren musste.

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RA-MICRO TIPP DES MONATS: Schnelles und einfaches Erstellen von Standardschreiben

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Der Großteil der täglich ausgehenden Schreiben der Kanzlei handelt von einfachen Schreiben, wie beispielsweise ein einfaches Kenntnisnahmeschreiben an den Mandanten. Kennen Sie hierzu schon die Möglichkeit aus der Schnittstelle MS Word heraus so ein Schreiben mit wenigen Klicks zu erstellen? Genau das werde ich in diesem Beitrag erklären. Hierzu wählt man innerhalb der Schnittstelle RA-MICRO und MS Word über die Funktion Anschreiben das Symbol in der Mitte aus.

RA-MICRO Schnittstelle AnschreibenEs öffnet sich die Maske zur Erstellung eines Kurzbriefes. Zunächst muss hier die Akte ausgewählt werden, in der man diesen Kurzbrief erstellen möchte. Erst dann wählen Sie den Empfänger des Schreibens aus. Wichtig ist hier die Stammdatenpflege der Akte, damit auch hier jeder Beteiligter zur Auswahl steht.

RA-MICRO KurzbriefNachdem die Akte und der Empfänger ausgewählt wurden, kann hier einer von 22 mitgelieferten Standardtexten von RA-MICRO als Textbaustein für das zu erstellende Schreiben gewählt werden. Schließlich wählt man nur noch die passende Grußformel aus. Über das MS Word Symbol übergibt man dieses Schreiben an die Textverarbeitung und MS Word startet. Man kann hier aber auch  das Schreiben direkt an den Drucker übergeben, wenn eine Vorschau in MS Word nicht mehr benötigt wird.

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