RA-MICRO TIPP DES MONATS: IHR BUNDESLAND IM MODUL NOTARIAT

kanzleisoftware, ra-micro, dictanet, anwaltssoftware,Unsere Kanzleiberaterin Jasmin Besseling verrät monatlich einen RA-MICRO Tipp aus der Praxis. So können Sie einfacher oder sicherer arbeiten. In diesem Beitrag erhalten Sie eine allgemeine Information für das Modul Notariat.

Legen Sie Ihr Bundesland im Modul Notariat durch eine einfache Einstellung fest und passen Sie somit ihr Modulsiegel an.kanzleisoftware, ra-micro, dictanet, anwaltssoftware, notariat Wer das Notariatsmodul lizensiert hat, wundert sich eventuell seit dem Jahresupdate, warum im Modulsiegel ein Fragezeichen enthalten ist. Hierzu öffnet man die Einstellungen für das Notariatsmodul und prüft, welches Bundesland hier hinterlegt ist. kanzleisoftware, ra-micro, dictanet, anwaltssoftware, notariat

 

kanzleisoftware, ra-micro, dictanet, anwaltssoftware, notariatNachdem Sie Ihr Bundesland ausgewählt haben, verschwindet das Fragezeichen und es wird zum Landeswappen des ausgewählten Bundeslandes.

Sie haben auch einen guten RA-MICRO Tipp aus der Praxis? Dann freuen wir uns auf Ihren Kommentar. Bei Fragen rund um RA-MICRO Kanzleisoftware, Kanzleiorganisation und Kanzlei-IT stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

RA-MICRO TIPP DES MONATS: Einstellungen Finanzbuchhaltung DATEV-KONVERTIERUNG

kanzleisoftware, ra-micro, dictanet, anwaltssoftware,Unsere Kanzleiberaterin Jasmin Besseling verrät monatlich einen RA-MICRO Tipp aus der Praxis. So können Sie einfacher oder sicherer arbeiten. In diesem Beitrag erhalten Sie eine allgemeine Information für das Modul Finanzbuchhaltung.

Mit dem Jahresupdate von 2015 auf 2016 wurden die Einstellungsmöglichkeiten im Modul der RA-MICRO Finanzbuchhaltung innerhalb der DATEV-Konvertierung verändert.

In den Einstellungen zur DATEV-Konvertierung konnten Sie grundlegende Eingaben, u. a. die Steuerberater-Nummer und den Namen Ihres Steuerberaters eintragen.

Diese Einstellungen können seit dem Update zum Jahreswechsel 2015/2016 nicht mehr vorgenommen werden. Hier sehen Sie zum Abgleich das “neue” und das “alte” Eingabefenster zur DATEV-Konvertierung.

Neben dem Auswahlbutton Umschlüsselungstabellen fehlt also nun der Auswahlbutton Einstellungen.

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RA-MICRO TIPP DES MONATS: Aktennummern in RA-MICRO vereinfacht eingeben

kanzleisoftware, ra-micro, dictanet, anwaltssoftware,Unsere Kanzleiberaterin Jasmin Besseling verrät monatlich einen RA-MICRO Tipp aus der Praxis. So können Sie einfacher oder sicherer arbeiten. In diesem Beitrag erhalten Sie einen tollen Hinweis, für die Eingabe einer Aktennummer in bestimmten Aktensuchfeldern.

Um schneller an die Bearbeitung bzw. an die Informationen einer bestimmten Akte zu gelangen, kann man bei Eingabe der Aktennummer auf die Eingabe des Jahres (1/16) verzichten. Kennt man die Aktennummer, dann gibt man statt 1/16 ganz einfach 1 + Leertaste ein und bestätigt mit Enter. Die Anzahl der Leertasten ist entscheidend für das Jahr, aus der die Akte stammt.

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Für das Jahr 2016, wählt man einmal die Leertaste und für das Jahr 2015 wählt man diese zweimal. Benötigt man also eine Akte aus 2015 gibt man anstelle von 15 zweimal die Leertaste ein und bestätigt dann mit Enter (1 + Leertaste + Leertaste). In der Akteninfo oder im Modul Akte ändern öffnet nach Bestätigung mit Enter die gewählte Akte und kann eingesehen bzw. bearbeitet werden.

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RA-MICRO TIPP DES MONATS: Das neue Modul in der RA-MICRO Zwangsvoll-streckung

kanzleisoftware, ra-micro, dictanet, anwaltssoftware,Unsere Kanzleiberaterin Jasmin Besseling verrät monatlich einen RA-MICRO Tipp aus der Praxis. So können Sie einfacher oder sicherer arbeiten. In diesem Beitrag lesen Sie einen wichtigen Hinweis, für die Anwendung des ab dem 01.04.2016 verbindlichen Gerichtsvollzieherformularvordrucks (§ 1 GVFV) in RA-MICRO.

ZV-Auftrag-Formular

Am 01.10.2015 ist das neue Gerichtsvollzieherformular durch die Gerichtsvollzieherformular-Verordnung (GVFV) in Kraft getreten. Ab dem 01.04.2016 ist dieser Formularvordruck für Zwangsvollstreckungsaufträge von Geldforderungen verbindlich.

kanzleisoftware, ra-micro, dictanet, anwaltssoftware,In RA-MICRO ist das Formular bereits eingepflegt und es kann bereits jetzt für Vollstreckungsaufträge genutzt werden. Hierzu ist es wichtig, dass Sie spätestens ab dem 01.04.2016 mit dem RA-MICRO Modul ZV- Auftrag Formular arbeiten.

Prüfen Sie in RA-MICRO die Einstellungen der Zwangsvollstreckung.

Im Reiter Maßnahmen muss der Haken im Feld Formular gemäß § 1 GVFV verwenden gesetzt sein, damit Sie mit dem neuen Formularvordruck in RA-MICRO arbeiten können.

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Die Stammdaten für den ZV-Auftrag werden Ihnen  bei Antragstellung bequem aus den Aktenstammdaten in das Formular eingelesen.

Regelmäßige Updates 

Für die Nutzung des Formulars ist es wichtig, dass alle Anwender das neue Formular per Patch selbständig einpflegen und regelmäßig aktualisieren (RA-MICRO – Modul Kanzlei – Online Patch).

Für nähere Informationen bieten wir zu dem neuen Gerichtsvollzieherformularvordruck unser RA-MICRO Kompetenz-Seminar Zwangsvollstreckung inkl. Reform der Sachaufklärung an. Aufgrund der hohen Nachfrage haben wir bereits Zusatztermine für Sie organisiert:

22.03.2016, München: Link zur Anmeldung

13.04.2016, München: Link zur Anmeldung

14.04.2016, Düsseldorf: Link zur Anmeldung

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Icon Print Scan

Präsentation von Scan-Lösungen für Anwaltskanzleien

Icon Print ScanIm Zuge des elektronischen Rechtsverkehrs wird die effiziente Digitalisierung von Dokumenten zu einem Kernprozess in der Anwaltskanzlei. Nicht nur die Geschwindigkeit des Scannens selbst auch diverse weitere Faktoren sind für einen reibungslosen Start in die digitale Aktenführung entscheidend. Am 18. und 23. März präsentiert Reinhard Cebulla professionelle Scanlösungen im RA-MICRO Go-Store München:

  • Texterkennung: Eine gute Scanlösung sollte nicht nur Bilder speichern, sondern Sprache erkennen und als solche speichern. Damit kann die Volltextsuche diese Dokumente einbeziehen – eine Grundvoraussetzung für professionelle Aktenbearbeitung.
  • Stapelscan: Wer jedes Blatt einzeln digitalisiert, kommt schnell an die Grenzen seiner Kapazitäten. Moderne Scanner bieten daher die Möglichkeit, den gesamten Posteingang in einem Vorgang einzuscannen und eine Datei pro Dokument anzulegen statt einer Datei pro Seite.
  • Duplex-Scan und Erkennung von Leerseiten: Schriftstücke haben zwei Seiten. Ein guter Scanner digitalisiert beide Seiten und erkennt, welche Seiten leer sind, um sie entsprechend zu löschen. Diese Aufgaben können von Hand erledigt werden, bedeuten nur einen großen Arbeitsaufwand.
  • Dateigröße: Wie hoch ist die Auflösung? Muss der Scan farbig sein? Viele Einstellungsmöglichkeiten bedeuten eine Abwägung zwischen Qualität und Dateivolumen. Für die Bearbeitung, Archivierung und Sicherung ist es jedoch von hoher Bedeutung, die passenden Scaneinstellungen zu wählen.

Melden Sie sich jetzt an und erleben Sie die Möglichkeiten professioneller Scanlösungen direkt vor Ort.

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Änderungen in der Zwangsvollstreckung zum 1. April 2016

RA-MICRO Schulung, RA-MICRO Seminare, Kanzleisoftware RA-MICROKaum ein Bereich hat in den vergangenen Jahren so grundlegende Veränderungen erfahren wie die Zwangsvollstreckung. Nach der Reform der Sachaufklärung wird nun zum 1.4.2016 ein neues Formular für den Vollstreckungsauftrag bundesweit verpflichtend eingeführt. Zur Vorbereitung der Kanzlei auf die Änderungen in der Zwangsvollstreckung bieten wir am 15. März in Dortmund und München jeweils ein RA-MICRO Kompetenzseminar an:

Die Verordnung über das Formular für den Vollstreckungsauftrag an den Gerichtsvollzieher (Gerichtsvollzieherformular-Verordnung – GVFV) vom 28. September 2015 (BGBl. I S. 1586) ist am 1.10.2015 in Kraft getreten. In § 5 wird die verbindliche Nutzung des neuen Formulars ab dem 1. April 2016 geregelt. Die gesamte Verordnung finden Sie hier: https://www.gesetze-im-internet.de/gvfv/BJNR158600015.html

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, Kanzleisoftware

Aktion des Monats: Die Locky-Versicherung

Datensicherung, Backup, RA-MICRO, KanzleisoftwareEs gibt sehr viele sinnvolle Werkzeuge für eine einfache und sichere Kanzlei-IT. Die besten möchten wir Ihnen in unseren monatlichen Aktionen nahelegen und Ihnen den Einstieg oder der Test so einfach wie möglich machen. In diesem Monat reagieren wir auf die aktuelle und sehr gefährliche Welle des Verschlüsselungstrojaners Locky.

Sicherheit durch Sensibilisierung und Online-Backup

Wir haben bereits in einem separaten Beitrag die wichtigsten Hinweise zur Vermeidung einer Locky-Infektion gegeben. Teilen Sie diese Hinweise mit Ihren Mitarbeitern, damit ist der erste wichtige Schritt getan. Ein Befall lässt sich dennoch nicht ausschließen und führt meist zu einem vollständigen Datenverlust der Kanzlei. Die einzig wirksame Gegenmaßnahme: Professionelle externe Datensicherung außerhalb der Kanzlei, mindestens für die Daten der Kanzleisoftware. 

RA-MICRO Online-Backup kostenlos testen

Genau für diese Anforderung haben wir RA-MICRO Online-Backup entwickelt. Die Daten Ihrer Kanzleisoftware werden in einem hochverfügbaren zertifizierten Rechenzentrum in Düsseldorf verschlüsselt gesichert. Dabei wird jeden Tag eine neue Version erstellt, so dass 20 verschiedene Sicherungen verfügbar sind. Monatlich wird ein Archiv erstellt. Und das Beste: Locky kommt an diese Daten nicht heran. Sie haben keinen Aufwand, die Einrichtung übernehmen wir und den laufenden Betrieb auch. Und für die durchschnittliche Größe der RA-Verzeichnisse in den meisten Kanzleien fallen lediglich 20-40 Euro im Monat an für die sicherste Datensicherung, die Sie jemals hatten. Testen Sie RA-MICRO Backup bis 31.03.2016 kostenlos. Eine formlose Nachricht über unser Kontaktformular genügt, um sich dieses Recht zu sichern. 

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IT-Panne des Monats Februar: Doppelt verschlüsselt ist einmal zu viel

it-panne, ra-micro, kanzleisoftware, michgehl & partner,Die schönsten Geschichten schreibt noch immer das Leben – die schlimmsten leider auch. Fast täglich schlagen bei uns IT-Pannen in Anwaltskanzleien auf, über die man nur mit dem Kopf schütteln kann und die nicht ganz frei von unfreiwilligem Humor sind. Aktuell jedoch ereilen uns jeden Tag mehrere Hilferufe aufgrund eines neuartigen und besonders aggressiven Verschlüsselungstrojaners – und das ist wirklich so gar nicht witzig. Einen Fall möchte ich an dieser Stelle exemplarisch schildern, um deutlich zu machen, wie die Schadsoftware in die Kanzlei gelangt und wie Sie sich schützen können.

Hier geht gar nichts mehr

Unser Job beginnt wie so oft mit einem verzweifelten Anruf: Rechtsanwalt Dr. Sören Sorgenfrei macht seinem Namen heute keine Ehre. Begonnen hat alles mit vereinzelten Fehlermeldungen, dass sich Dateien nicht öffnen lassen. Nun geht nichts mehr und der Sören erhält eine dubiose Lösegeldforderung zur Entschlüsselung seiner Daten. Das könne doch wohl nicht wahr sein und wie denn sowas passieren könne – Ja, das kann ich Ihnen erzählen.

Locky kommt gerne per Mail

Cyber-Kriminelle sind ja nicht doof, das muss man ihnen lassen. Sie sind so schlau, dass sie wissen, dass so viele doof genug sind, um fingierte Mails zu lesen, die fingierte Rechnung im Anhang zu öffnen und dann auch noch die Makros zu aktivieren. Das sind drei Klicks zum Unglück, man könnte fast Vorsatz unterstellen. Dazu allerdings hätte in den letzten Jahren mal eine Sensibilisierungsschulung stattfinden müssen, was in den meisten Kanzleien nicht der Fall ist. So klicken sich also bundesweit ahnungslose Anwälte und ihre Mitarbeiter durch die bunte Vielfalt der elektronischen Nachrichten und jeder Millionste gewinnt einen Trojaner. Bei der unglaublichen Masse an Mails reicht das aus, um jeden Tag tausende von Vorfällen zu erhalten.

Der macht sich aber breit hier

Nach kurzer Analyse per Fernwartung stellen wir zweifelsfrei fest, dass der Sören von der aktuellen Locky-Welle erwischt wurde. Also nichts wie hin. Wie immer hat der Trojaner ganze Arbeit geleistet und innerhalb weniger Stunden die gesamte Kanzlei-IT verschlüsselt. Und das ist neu: Locky verbreitet sich auch über das Netzwerk und chiffriert alles, was er finden kann. Besonders blöd ist das für die Datensicherung: Die ist zwar bereits verschlüsselt, eine zweite Verschlüsselung hingegen macht das Backup unbrauchbar – gerade in dem Moment, wo es dringend benötigt wird.

So finden wir beim sorgenvollen Sören auch eine NAS-Station, die in mehreren Generationen richtig gute Datensicherungen anlegt, die jetzt leider alle nicht zugänglich sind. Seine externe Festplatte soll nun im nächsten Schritt das Leben der Kanzlei-Daten retten. Doch wie so häufig lag diese lebensrettende Platte seit Jahren unüberprüft in der Gegen herum und ist vermutlich schon länger kaputt, ohne das es jemand merkt. Ja, bei dieser Aussage “Unsere IT läuft eigentlich einwandfrei” muss man schon vorsichtig sein…

Darum in die Ferne schweifen

Datensicherung ist die wichtigste Maßnahme der IT-Sicherheit und dieser Fall zeigt einmal mehr, dass ein gesundes Maß an Paranoia angebracht ist. Seit Jahren missionieren wir Kanzlei mit der Aussage “Sichern Sie Ihre Daten auch außerhalb der Kanzlei”. Im vergangenen Jahr haben wir extra ein RA-MICRO Backup für die besonders sensiblen Daten der Kanzleisoftware entwickelt. Und der Sören hat nach einigem Zögern zugeschlagen. Das soll sich jetzt als großes Glück erweisen.

Das zusätzliche Online-Backup wird in einem zertifizierten Rechenzentrum abgelegt, mit 30 Versionen und monatlichen Archiven. Und es bietet zwei unschlagbare Vorteile: Erstens kommt Locky nicht an die Dateien heran, da sie nicht über das Netzwerk erreichbar sind und zweitens lässt sich innerhalb von Minuten eine virtuelle Maschine erstellen, mit der weitergearbeitet werden kann. So verpasst der Sören keine Fristen und hat vollen Zugriff auf seine Akten. Die Wiederherstellung dauert nun zwar bis in die Abendstunden, weil eine große Datenmenge über die recht magere Internetleitung bezogen wird. Aber was wäre die Alternative gewesen? Ein vollständiger Datenverlust der Kanzlei wäre die Alternative gewesen. Auch das haben wir in den letzten Wochen häufiger erlebt. Deshalb können wir den zentralen Aufruf nur wiederholen: SICHERN SIE IHRE DATEN AUßERHALB DER KANZLEI! Um es Ihnen so einfach wie möglich zu machen, können Sie unser Online-Backup einen Monat lang kostenfrei testen.

 

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RA-MICRO Tipp des Monats: Vorsicht beim Löschen von Icons

kanzleisoftware, ra-micro, dictanet, anwaltssoftware, Seit über 30 Jahren macht Michgehl & Partner Kanzlei. IT. Einfach. Sicher. Als einer der größten RA-MICRO Vertriebs- und Schulungspartner erleben wir sehr viel in unseren Seminaren und in den Kanzleien vor Ort. Unsere Kanzleiberaterin Jasmin Besseling verrät an dieser Stelle monatlich einen RA-MICRO Tipp aus der Praxis. So können Sie einfacher oder sicherer arbeiten. In diesem Beitrag lesen Sie einen wichtigen Warnhinweis, dessen Nichtbeachtung bereits mehrfach zu Datenverlusten geführt hat.

Wir kennen alle die Funktion, dass in RA-MICRO der Arbeitsplatz Desktop individuell nach eigenem Modul-Bedarf angepasst werden kann. Wir können uns per Drag und Drop aus dem Explorer-Baum unsere notwendigen Module in das Hauptmenü ziehen. Hierbei kommt es auch sehr häufig vor, dass bestimmte Kacheln der Module in RA-MICRO für meine Tätigkeiten im Büro nicht benötigt werden.

Diese können mit Klick der rechten Maustaste auf das Modul und sodann mit dem Klick auf dem Mülleimer für löschen  von meinem individuellen Desktop entfernt werden.

Löschung des Inhalts statt des Icons

Die Kachel für einen Datenpool in dem Programm-Menü Kanzlei bitte nicht entfernen, wenn man mit Datenpools arbeitet. Entfernt man diese Kachel, so hat dies die Folge, dass der gesamte Datenpool gelöscht wird. Somit ist auch der Inhalt des Datenpools (Aktenbestand u. a.) gelöscht. Es erscheint zuvor allerdings noch eine Sicherheitsabfrage, ob der Datenpool tatsächlich gelöscht werden soll, aber wir wissen auch, dass wir diese Mitteilungen gerne mal wegklicken.

Fazit: Bitte niemals die Kachel für den Datenpool löschen.

Sie haben auch einen guten RA-MICRO Tipp aus der Praxis? Dann freuen wir uns auf Ihren Kommentar. Bei Fragen rund um RA-MICRO Kanzleisoftware, Kanzleiorganisation und Kanzlei-IT stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

 

 

 

Elektronischer Rechtsverkehr Kanzleisoftware

Letzte Chance: 3 Gutscheine für die einfache und sichere Kanzlei-IT

Elektronischer Rechtsverkehr Kanzleisoftware

Trotz der Verschiebung des beA-Starts steht eines fest: Anwaltskanzleien werden innerhalb weniger Jahre flächendeckend digitalisiert. Jetzt ist die richtige Zeit, um die Vorbereitungen zu treffen. Und bis zum 31. Januar ist die richtige Zeit, um unsere Gutscheine in Anspruch zu nehmen – danach verfallen sie nämlich. Sichern Sie sich daher bis zum Ende des Monats die drei Sonderaktionen zu Datensicherung, Dokumentenscanner und IT-Sicherheitscheck – eine formlose Mail reicht zur Reservierung aus.

Die wichtigsten Punkte zur Vorbereitung auf die Digitalisierung und den elektronischen Rechtsverkehr haben wir zudem in einem beA-Leitfaden für Sie zusammengefasst. Die Sonderaktionen bis Ende Januar im Einzelnen:

  • Datensicherung: Spätestens mit der beA-Einführung wird eine professionelle Datensicherung Pflicht. Mit unserem RA-MICRO Backup bieten wir Ihnen eine Rundum-Sorglos-Lösung ab 22,65 € monatlich. Testen Sie RA-MICRO Backup bei Bestellung im Januar 1 Monat lang kostenlos.
  • Dokumentenscanner: Ein spezialisierter Dokumentenscanner ist Multifunktionsgeräten in Geschwindigkeit, Stapelscan und Texterkennung deutlich überlegen. Wir bieten Ihnen den perfekt geeigneten Scanner Fujitsu FI-7160 inklusive Konfiguration und Einweisung im Komplettpaket – und bei Bestellung im Januar 2016 erhalten Sie ein iPad Air 32 GB gratis dazu, um Ihre digitalen Akten auch mobil einsehen zu können.
  • IT-Sicherheit: Wie sicher ist Ihre Kanzlei-IT? Die Bedrohungen nehmen so stark zu wie die Bedeutung Ihrer IT. Wir bieten Ihnen im Januar einen umfassenden Sicherheits-Check für nur 99,- €(Normalpreis 549,- €) an. Der Sicherheitscheck umfasst eine Systemanalyse, die Erstellung eines Sicherheitsreports und ein persönliches Beratungsgespräch.

Das Jahr 2016 wird für Anwaltskanzleien spannend. Wir halten Sie auf dem Laufenden zur weiteren Entwicklung des beA und freuen uns, Sie bei der Digitalisierung zu begleiten.

GUTSCHEIN 1

Testen Sie RA-MICRO Backup 1 Monat lang kostenlos

Die Rundum-Sorglos-Lösung für Ihre RA-MICRO-Daten bietet Ihnen:

  • Verschlüsselte Sicherung im zertifizierten deutschen Rechenzentrum
  • Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit innerhalb von Minuten
  • Sicherung in 20 Generationen mit Langzeitarchiven
  • Erfüllt die Anforderungen gem. § 203 StGB und § 2 BORA
  • Bereits ab 22,65 € pro Monat, 1 Monat kostenlos testen

GUTSCHEIN 2

beA-Dokumentenscanner Paket + iPad Air GRATIS!

  • Effizienter Dokumentenscanner mit Duplexfunktion und Stapelscan
  • Konfiguration und Einbindung in RA-MICRO, 3 Jahre Vor-Ort-Service
  • Einrichtung der OCR Texterkennung und Volltextsuche
  • Einweisung in die Handhabung und den RA-MICRO E-Workflow
  • Gesamtpaketpreis nur 2.350 €
  • iPad Air 32 GB gratis bei Bestellung im Januar

GUTSCHEIN 3

IT-Sicherheitscheck zum Sonderpreis von 99,- € (Normalpreis 549,- €)

  • Umfassende softwaregestützte Analyse Ihrer Kanzlei-IT
  • Überprüfung auf Sicherheitslücken
  • Erstellung eines Sicherheitsreports
  • Erstellung eines Leitfadens für die IT-Sicherheit
  • Persönliches Beratungsgespräch
  • Nur 99,- € statt 549,- €

Sichern Sie sich Ihre Vorteile bis zum 31.01.2016 formlos per Mail an info@michgehl.de oder gleich hier per Kontaktformular.

IT-Service und Kanzleisoftware für Anwaltskanzleien